5 BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Landasan Teori Sebagai dasar untuk penulisan penerapan dari isi laporan ini penulis harus membuat
landasan teori agar penulis dapat mempertanggung jawabkan hasil karyanya. Oleh karena itu pada sub bab ini, penulis akan menuliskan landasan teori mengenai pengertian sistem, informasi, sistem informasi, penggajian, jaringan prosedur sistem penggajian, komponen gaji, bagian dalam sistem penggajian, formulir, database serta sistem pengendalian internal.
2.2
Konsep Dasar Sistem Terdapat dua pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu yang menekankan pada
prosedur dan yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai jaringan kerja dari proseduprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Tata Sutabri (2003 :2). 2.3 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk
digunakan
dalam
proses
pengambilan
5
keputusan.
Sistem
6 pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penggunanya. Tata Sutabri (2003 :18) Adapun nilai dari suatu informasi didasarkan atas 10 sifat, yaitu : a. Mudah diperoleh Sifat ini menunjukan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi.Sifat ini menunjukan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi. b. Luas dan lengkap Sifat ini menunjukkan kelengkapan isi informasi. Hal ini tidak hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. c. Ketelitian Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi.Pada volume data yang besar biasanya terdapat dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan. d. Kecocokan Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. e. Ketepatan waktu Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih pendek dari siklus untuk mendapatkan informasi.Masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran kepada pemakai, harus tepat waktu. f. Kejelasan
7 Sifat ini menunjukan tingkat kejelasn informasi.Informasi hendaknya terbebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. g. Keluwesan Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk membuat lebih dari satu keputusan. h. Dapat dibuktikan Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi itu dapat diuji oleh beberapa pemakai hingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama. i. Tidak ada prasangka Sifat ini berhubungandengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah informasi tersebut guna mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya. j. Dapat diukur Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan oleh system informasi formal. Tata Sutabri (2003 :26-27) 2.4
Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu Dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan berdasarkan laporanlaporan yang diperlukan.Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut
8 kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.(Mc. Leod,2004:9) 2.5
Konsep Dasar Persediaan Persediaan adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan
dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau persediaan barangbarang yang masih dalam pengerjaan/ proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam proses produksi. Jadi persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, parts yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen setiap waktu. (Assauri Sofjan,1975: 230). Persediaan jika dikelompokan menurut jenis dan posisi urutan pengerjaan produk, yaitu : Persediaan Bahan Baku (Raw Materials Stock), yaitu : persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan untuk proses produksi, barang dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supllier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan lain yang menggunakannya. Persediaan Bagian Produk atau parts yang dibeli (Purchased Parts/Components Stock), yaitu : persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts yang lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Persediaan Bahan-bahan Pembantu/Perlengkapan (Supplies Stock), yaitu : persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu
9 berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan komponen dari barang jadi. Persediaan Barang Setengah Jadi atau Barang dalam proses (Work in Process/Progress Stock), yaitu: persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam suatu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses kembali untuk menjadi barang jadi. Tetapi mungkinsaja barang setengah jadi suatu pabrik, merupakan barang jadi bagi pabrik lain. Mungkin pula barang setengah jadi itu merupakan bahan baku bagi perusahaan lainnya yang akan memprosesnya menjadi barang jadi. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods Stock), yaitu : persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. (Assauri Sofjan,1975: 234-235). 2.6
Konsep Dasar Database Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek
tertentu pada tujuan tertentu pula.Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.Banyak sekali kegiatan manusia yang menggunakan komputer sebagai sarana pengolahan data, sehingga diperlukan suatu perangkat lunak database.Jika dikaji lebih mendasar tentang batasan suatu database, maka dapat disebutkan bahwa segala bentuk koleksi data adalah suatu database.
10 a) Data merupakan sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti. b) Informasi merupakan hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu tujuan tertentu. c) Tabel merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field dan record. d) Field (Kolom) merupakan elemen dari tabel yang berisikan informasi tertentu yang spesifik tentang subjudul tabel pada sebuah item data. (Tata Sutabri ,2003 :166-167) 2.7
Normalisasi Perancangan basis data diperlukan, agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan
efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasiaan (tambah, ubah, hapus) data. Dalam merancang basis data, kita dapat melakukannya dengan: a) Menerapkan Normalisasi terhadap struktur tabel yang telah diketahui b) Lansung membuat model Entity-Relationship. Dalam uraian tentang normalisasi basis data, kita akan banyak menggunakan istilahistilah seperti atribut, key, domain dan ketergantungan fungsional. Ada beberapa kunci/key relasi dalam teknologi normalisasi antara lain: a) Kunci calon (candidate key) :
11 Kunci calon adalah kunci yang mendefinisikan secara unik suatu kejadian dari entitas. b) Kunci primer (primary key) : Kunci primer adalah kunci yang tidak hanya mendefinisikan secara unik suatu kejadian tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari entitas. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi kunci primer, tetapi dipilih satu saja yang dapat mewakili secara menyeluruh terhadap entity yang ada. c)
Kunci alternatif :
Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang
tidak dipakai sebagai kunci
primer.
Biasanya kunci altenatif dipakai sebagai kunci dalam pengurutan data. d) Kunci tamu (foreign key) : Kunci tamu adalah kunci yang melengkapi suatu relasi atau hubungan yang menunjukan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entitas anak yang direlasikan ke kunci primer pada induknya. Hubungan antara kunci tamu dengan kunci primer adalah hubungan satu lawan banyak. (Fathansyah, 2004:39-43) 2.8
Relasi Kardinalitas Relasi menunjukan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan
entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas Relasi yang terjadi antara dua himpunan entitas (misalkan A dan B) dapat berupa: a) Satu ke Satu (One to One) yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, begitu juga sebaliknya.
12 Contoh: setiap barang memiliki satu kode barang. b) Satu ke Banyak (One to Many) yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya. Contoh: setiap jenis barang dapat dibeli oleh banyak pembeli. c) Banyak ke Banyak (Many to Many) yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, begitu juga sebaliknya. Contoh: banyak pembeli bisa membeli banyak jenis barang. (Fathansyah, 2004:77-79)
2.9
Relational Database
Relational Database berisi kumpulan tabel, dimana setiap tabel mempunyai nama dan srtuktur yang unik. Dalam setiap tabel, masing-masing record data diorganisasikan dalam srtuktur yang sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi penghubung antar tabel yang ada dan berkait satu sama lain.
Bentuk relasi antar file dikategorikan menjadi 3 macam :
Hubungan satu lawan satu (one to one relationship) :
1. Hubungan satu lawan satu mempunyai ciri-ciri : a. Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding satu.
13 b. Tanda lingkaran untuk menunjukan file dan relasi antara file digambarkan dengan tanda panah tunggal. Contoh : pada kode barang dimana barang hanya memiliki satu kode barang dan kode barang hanya dimiliki oleh satu barang. 2. Hubungan satu lawan banyak (one to many relationship) : a. Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding banyak, atau dapat dibalik. b. Tanda lingkaran untuk menunjukan file dan relasi antara file digambarkan dengan tanda panah ganda. Contoh : pada pengeluaran barang di Store, dimana user dapat mengambil lebih dari satu barang. 3. Hubungan banyak lawan banyak (many to many relationship) : a. Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak banding banyak, b. Tanda lingkaran untuk menunjukan file dan relasi antara file digambarkan dengan tanda panah ganda. Contoh : user mengambil lebih dari satu barang dan barang di ambil lebih dari satu user. (Fathansyah, 2004:90-91) 2.10 Konsep Dasar User Interface (UI) Antarmuka pemakai (User Interface) merupakan mekanisme komunikasi antara pengguna (user) dengan sistem. Antarmuka pemakai (User Interface) dapat menerima informasi dari pengguna (user) dan memberikan informasi kepada pengguna (user) untuk membantu mengarahkan alur penelusuran masalah sampai ditemukan suatu solusi.
14 (Fathansyah,2004:105)
