BAB II LANDASAN TEORI
A. Konsep Dasar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 1. Pengertian Mutu Mutu merupakan faktor dasar yang mempengaruhi pilihan konsumen untuk berbagai jenis produk dan jasa yang berkembang pesat dewasa ini. Sistem mutu adalah sesuatu yang disetujui bersama, struktur kerja operasi keseluruhan perusahaan dan pabrik, terdokumentasi dalam prosedur-prosedur manajerial dan teknik terpadu yang efektif, untuk membimbing tindakan-tindakan terkoordinasi dari orang, mesin, dan informasi di perusahaan dan pabrik tersebut melalui cara yang terbaik dan paling praktis untuk menjamin kepuasan pelanggan akan mutu dan biaya mutu yang ekonomis. Dipandang dari sisi produsen, ternyata pengertian mutu lebih rumit, karena menyangkut berbagai segi sebagai berikut : merancang (to design). memproduksi (to produce), mengirimkan (menyerahkan), barang kepada konsumen (to deliver), pelayanan pada konsumen (consumers service),dan digunakannya barang (jasa) tersebut oleh konsumen. Jadi tampaknya pengertian mutu dipandang dari sisi produsen harus dikaitkan dengan berbagai segi tersebut diatas yang melingkupi suatu manajemen mutu atau management of quality.
22
23
Ditinjau dari produsen definisi mutu adalah keadaan fisik, fungsi, dan sifat suatu produk bersangkutan yang dapat memenuhi selera dan kebutuhan konsumen dengan memuaskan sesuai niali uang yang telah dikeluarkan. Mengelola sekolah dengan pendekatan manajemen mutu berarti pengelolaan sekolah berorientasi pada upaya meningkatkan mutu pendidikan secara terus-menerus dan berkesinambungan. Tentang mutu, orang dapat memandangnya dari satu sisi pengertian atau dapat pula memandang dari banyak sisi pengertian, yaitu antara lain dengan memandang arti mutu dari sisi selera pelanggan, sisi kehandalan hasil produk, sisi kebermanfaatan, sisi daya tarik tampilan, sisi pembiayaan, ataupun memandang dari banyak sisi secara terpadu (total). Secara umum, dapat disimpulkan bahwa : •
Mutu mencakup usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan
•
Mutu mencakup produk, jasa manusia, proses, dan lingkungan Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang dianggap sudah memenuhi mutu sekarang mungkin menjadi kurang bermutu di masa datang)
Dalam mendefinisikan mutu ada beberapa pendapat yang berbeda, seperti pendapat dari lima pakar mutu seperti yang tertulis di bawah ini: •
Mutu adalah kecocokan penggunaan produk untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan (J.M. Juran)
24
•
Mutu adalah kesesuaian dengan persyaratan atau spesifikasi (Crosby)
•
Mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar (Deming)
•
Mutu adalah kepuasan pelanggan sepenuhnya (Feigenbaum)
•
Mutu adalah kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia/tenaga kerja, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan konsumen (Garvin)
•
Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan (ISO 9000:2000)
2. Dimensi Mutu Mutu mempunyai sembilan dimensi yang berbeda. Menurut Dale H. Besterfield (1999:6), sembilan dimensi tersebut adalah:
Sifat khas mutu suatu produk yang andal harus mempunyai multi dimensi karena harus memberi kepuasan dan nilai manfaat yang besar bagi konsumen dengan melalui berbagai cara. Oleh karena itu, sebaiknya setiap produk harus mempunyai ukuran yang mudah dihitung (misalnya berat, isi, luas dan diameter) agar mudah dicari konsumen sesuai dengan kebutuhannya.
25
Tabel 2.1 Sembilan Dimensi Mutu Menurut Dale H. Besterfield (1999:6) Dimensi D Performance / Kinerja a Features / Kelebihan v Conformance / Kesesuaian kerja i Reliability / Keandalan d Curability / Ketahanan
Arti dan Contoh Karakteristik utama produk, seperti kecerahan pada gambar Karakteristik sekunder, ciri yang ditambahkan seperti remote control Memenuhi spesifikasi atau standar industri, kecakapan kerja Konsistensi kerja terhadap waktu, waktu rata-rata kegagalan unit
Serviceability / Mampu Grawat
Pemecahan masalah dan komplain, kemudahan perbaikan Hubungan manusia ke manusia, seperti keramahan penjual
Response / Respon a Aesthetic / Keindahan r Reputation / Reputasi v
Ketahanan berguna termasuk repair
Karakteristik sensorik, seperti cat eksterior Kinerja dan intangible lain di masa lalu, seperti mendapat peringkat nomor satu
David Garvin (1999:22) dalam bukunya Managing Quality, menjelaskan lima pendekatan utama terhadap mutu: a. Transcendent: mutu tidak dapat dijelaskan, tetapi dapat dikenali jika dilihat Contohnya, mutu seorang artis tidak dapat dilihat sampai ia pentas. b. Product-based: mutu didasarkan pada keunikan atribut. c. Manufacturing-based: mutu didefinisikan sebagai kesesuaian produk atau jasa dengan persyaratan yang telah ditentukan d. User-based mutu “terletak di mata pelihatnya” atau “qualify lies in the eyes of the beholder”. Mutu didefinisikan sebagai kemampuan untuk memenuhi persyaratan dan harapan pelanggan. e. Value-based: mutu sebagai kombinasi terbaik antara harga dan keistimewaan.
26
Didasari oleh konsep yang dikemukakan oleh Yoseph S.Martinice tentang dimensi mutu suatu barang produk maka dapat dikemukakan di sini beberapa dimensi mutu sekolah atau kriteria-kriteria mutu sekolah sebagai berikut: Dimensi Mutu Barang Produk Dimensi Mutu Sekolah (Yoseph S.Martinice) Bermanfaat, tepat, sesuai Sekolah melaksanakan kegiatan sesuai fungsinya. fungsinya sebagai lembaga pendidikan. Memiliki keistimewaan. Bermanfaat, tepat, sesuai fungsinya. Handal, tahan lama / tidak Bermanfaat, tepat, sesuai fungsinya. cepat rusak Memiliki kemudahan dalam Bermanfaat, tepat, sesuai fungsinya. penggunaan/ pemakaian. Penampilannya manarik. Bermanfaat, tepat, sesuai fungsinya. Mengesankan
Profil sekolah mengesankan, favorit.
3. Pengertian Manajemen Mutu Terpadu Manajemen Mutu Terpadu atau Total Quality Management (TQM) juga dikenal sebagai TQC adalah aplikasi prinsip-prinsip mutu pada semua bagian perusahaan. Teknik TQM terbukti dapat menjamin ketahanan perusahaan dalam kompetisi kelas dunia. Dari kata pembentuknya, dapat diartikan sebagai: • Total : Keseluruhan • Quality : Derajat / tingkat keunggulan suatu produk atau jasa • Management
:
Tindakan,
seni,
atau
cara
penanganan,
pengendalian, pengarahan, dan sebagainya. Maka, TQM berarti seni menangani suatu badan usaha atau perusahaan secara keseluruhan untuk mencapai keunggulan. Poin yang
27
terpenting dari TQM adalah lakukan kepada orang lain apa yang Anda harapkan orang lain untuk Anda. Manajemen Mutu Terpadu mempersyaratkan enam konsep dasar: a.
Kepemimpinan Manajemen
harus
berkomitmen
dan
terlibat
untuk
menyediakan dukungan organisasi dari atas ke bawah dalam jangka panjang. b.
Kepuasan Pelanggan Kunci kesuksesan program TQM adalah fokus pada kepuasan pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal. Langkah yang tepat untuk permulaan adalah memuaskan pelanggan internal. Suara pelanggan harus didengarkan, desain mutu dan pencegahan cacat juga harus ditekankan.
c.
Pemberdayaan dan Keterlibatan Karyawan Mutu adalah tanggung jawab seluruh karyawan dalam organisasi. Diharapkan adanya keterlibatan dan pemanfaatan seluruh tenaga kerja secara efektif, dimana orang-orang tidak hanya datang ke tempat kerja untuk bekerja tetapi juga memikirkan bagaimana meningkatkan pekerjaan mereka.
d.
Perbaikan Proses Berkelanjutan Harus ada perbaikan proses yang berkelanjutan. Proyek peningkatan mutu seperti pengiriman tepat waktu, efisiensi pesanan masuk, tingkat kesalahan penagihan, kepuasan
28
pelanggan, waktu siklus, pengurangan cacat, dan manajemen pemasok, merupakan awal yang bagus. e.
Kemitraan dengan Pemasok Fokus kemitraan dengan pemasok ini lebih pada biaya mutu dan biaya siklus hidup daripada kepada harga.
f.
Ukuran Kinerja Pengukuran kinerja seperti waktu setup, persen cacat, ketidakhadiran, dan kepuasan pelanggan perlu ditentukan untuk setiap area fungsional. Tabel 2.2
Perbandingan Keadaan Sebelum dengan Setelah TQM Diterapkan
Elemen Mutu Definisi
Kondisi Sebelumnya Product-Oriented
TQM Customer-Oriented
Prioritas Keputusan
Kedua, dibandingkan service dan biaya Jangka Pendek
Pertama, dibandingkan service dan biaya Jangka Panjang
Penekanan
Pencaran/deteksi
Pencegahan
Kesalahan
Operasi
Sistem
Tanggung Jawab Pemecahan Masalah Pengadaan
Quality Control
Setiap Orang
Manajer
Tim
Biaya
Biaya siklus hidup, kemitraan
Peran Manajer
Merencanakan, menugaskan, mengendalikan dan mengimplementasikan
Mendelegasikan, melatih, memfasilitasi dan membimbing
29
Tujuan TQM adalah menghasilkan produk bermutu, meningkatkan produktivitas, dan menurunkan harga. Penerapan TQM membutuhkan perubahan budaya. Perubahan ini penting dan tidak akan tercapai dalam waktu
singkat.
Organisasi
yang
kecil
akan
jauh
lebih
mudah
bertransformasi daripada organisasi yang besar. Tabel di bawah ini menunjukkan perbandingan antara keadaan sebelum dengan setelah TQM diterapkan sesuai menurut Dale H. Besterfield (1999:3).
4. Pengertian Sistem Manajemen Mutu Menurut Nasution (2001:25) Sistem manajemen mutu adalah salah satu elemen dalam organisasi Manajemen Mutu Terpadu. Sistem manajemen mutu menggambarkan suatu sistem dengan prosedur terdokumentasi dan terkendali untuk memastikan bahwa produk tidak sesuai tidak dilepaskan ke pelanggan.
Sedangkan Menurut PPPG Teknologi Bandung (2003:35) Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam mutu Untuk memimpin dan mengoperasikan organisasi perlu dilakukan pengelolaan yang sistematis dan dengan cara yang dapat dibuktikan. Kesuksesan
organisasi
didapatkan
dari
adanya
penerapan
dan
pemeliharaan sistem manajemen mutu dengan melakukan peningkatan berkesinambungan kinerja organisasi yang efektif dan efisien.
30
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen mutu mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Juga dapat dirangkum menjadi struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk menerapkan manajemen mutu. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen mutu: - Sistem manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Mutu dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama: (1) transcendent quality, yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan, (2) product-based quality, yaitu suatu atribut produk yang memenuhi mutu, (3) manufacturing-based quality, yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5) value-based quality, yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif. - Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. - Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak
31
sistem manajemen mutu tidak akan efektif 100% pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen mutu juga harus berlandaskan pada tindakan korektif dengan hal ini, sistem manajemen mutu merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan koreksi. Bagaimanapun proporsi terbesar (lebih dari 85%) harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal. - Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan
(customers), hasil-hasil (outputs),
proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan-balik dan umpan maju (measurements for feedback and feedforward). Dalam akronim bahasa Inggris dapat disingkat menjadi: SIPO-COM – Supplier, Inputs,
Processes,
Outputs,
Customers,
Objectives
and
Measurements. Penerapan sistem manajemen mutu akan sangat efektif apabila setiap bagian dari organisasi memahami fungsi, tanggung jawab, dan keterkaitannya dengan bagian lain dalam sistem tersebut. Sebagai gambaran mengenai sistem manajemen mutu, manual mutu/pedoman mutu harus mencakup kebijakan mutu, penjelasan mengenai organisasi, hal yang dikecualikan, interaksi proses, garis besar prosedur mutu, dan referensi silang panduan mutu dengan dokumen lain yang lebih detail.
32
Dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu, organisasi harus membuat, mendokumentasikan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu dan melakukan peningkatan berkesinambungan secara efektif sesuai dengan persyaratan standar internasional ini. Identifikasi dan pengelolaan proses juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi.
5. ISO 9001:2000 a. Pengertian ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen
kualitas.
ISO
9001:2000
menetapkan
persyaratan-
persyaratan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan / atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi. ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk
33
(barang dan / atau jasa). Tidak ada kriteria penerimaan produk dalam ISO 9001:2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk terhadap standar-standar produk. ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Dengan demikian apabila ada perusahaan yang mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, itu merupakan hal yang salah dan keliru, karena seyogianya manajemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa sistem
manajemen
kualitasnya
yang
telah
memenuhi
standar
internasional bukan produk berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian prdouk dalam ISO 9001:2000. bagaimanapun diharapkan meskipun tidak selalu, bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional akan berkualitas baik (standar). Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000 diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok produk, sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain. 6. Pengenalan ISO ISO berasal dari bahasa Yunani yang berarti sama atau seragam atau standar. ISO (International Organization for Standardization) merupakan suatu lembaga federasi dunia badan-badan standar nasional (badan anggota ISO) yang pertama kali didirikan pada 1947, di Jenewa, Swiss.
34
Perlu diketahui bahwa ISO memiliki beberapa definisi sebagai berikut: a.
ISO adalah suatu organisasi internasional yang berwenang menerbitkan standar
b.
ISO bukan merupakan standar untuk kualitas produk tetapi standar sistem kualitas dan kestabilannya
c.
ISO merupakan suatu standar sistem kualitas yang diakui oleh semua negara
d.
ISO adalah suatu pengakuan yang diberikan bagi perusahaan yang telah dapat memenuhi persyaratan minimum yang ditetapkan
b. Prinsip Dasar ISO 9001:2000 Delapan prinsip manajemen mutu pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dipergunakan oleh Top Manajemen untuk memimpin organisasi kearah perbaikan kinerja. Delapan prinsip manajemen mutu tersebut adalah : Contoh sederhana dari standar ISO adalah ukuran kertas (A3, legal, A4, folio, dll), ukuran kecepatan film (ASA 100, ASA 200, dll), ukuran kekentalan oli (SAE 40, SAE 60). ISO bertujuan untuk: a.
Membuat berbagai standar internasional
b.
Menyebarluaskan standar-standar tersebut
c.
Mempromosikannya untuk dilaksanakan
35
Badan ini intinya bertujuan untuk mengharmonisasi standarstandar nasional masing-masing negara dan menjadikannya menjadi satu standar internasional. Fungsi dari standar ISO, yaitu: a. Sebagai fondasi dari kegiatan perbaikan yang kontinu untuk kepuasan pelanggan b. Sistem dokumentasi yang benar dari perusahaan c. Cara yang jelas dan sistematik dari manajemen kualitas d. Mendapatkan stabilitas dan konsistensi dalam kegiatan dan sistem e. Kerangka kerja yang bagus untuk perbaikan kualitas f. Praktek manajemen yang lebih efektif dengan otoritas dan tanggung jawab yang jelas dari orang yang berkaitan dengan kualitas proses dan produk g. Dapat melakukan segala sesuatu dengan benar setiap saat h. Untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, kualitas, dan kemampuan berkompetisi dari perusahaan i. ISO untuk melakukan bisnis pada kelas dunia ISO mengembangkan sekumpulan standar untuk industri-industri manufaktur, perdagangan, dan komunikasi. Standar Internasional ISO 9000 dipersiapkan oleh Komite Teknik ISO/TC 176, Manajemen Mutu dan Pemastian Mutu. Seri ISO 9000 pertama kali dipublikasikan pada tahun 1987, direvisi pada tahun 1994 dan 2000.
36
Seri ISO 9000:1987 (edisi pertama) mencakup beberapa seri berikut: a. ISO 8402, Mutu - Perbendaharaan Kata b. ISO 9001, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam Desain/Pengembangan, Produksi, Instalasi, dan Pelayanan c. ISO 9002, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam Produksi dan Instalasi, dan Pelayanan d. ISO 9003, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam Inspeksi dan Pengujian Akhir e. ISO 9004, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem Mutu - Petunjuk Seri ISO 9000:1994 (edisi kedua) mencakup beberapa seri berikut: a. ISO 8402, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu Perbendaharaan Kata b. ISO 9000-1, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu Bagian 1: Petunjuk untuk Pemilihan dan Penggunaan c. ISO 9000-2, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu Bagian 2: Petunjuk untuk aplikasi ISO 9001 , ISO 9002, dan ISO 9003 d. ISO 9000-3, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu Bagian 3: Petunjuk untuk aplikasi ISO 9001: 1994 pada Pengembangan,
Pengadaan,
Perangkat Lunak (Software)
dan
Pemeliharaan
untuk
37
e. ISO 9000-4, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu Bagian 4: Petunjuk untuk Manajemen Program Keandalan (Dependability Program Management) f. ISO 9001, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam Desain/pengembangan, Produksi, Instalasi, dan Pelayanan g.
ISO 9002, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam Produksi dan Instalasi, dan Pelayanan
h. ISO 9003, Sistem Mutu - Model untuk Jaminan Mutu dalam Inspeksi dari Pengujian Akhir i. ISO 9004-1, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem Mutu - Bagian 1: Petunjuk Untuk Penjelasan Elemen sistem j. ISO 9004-2, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem Mutu - Bagian 2: Petunjuk Untuk Pelayanan k. ISO 9004-3, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem Mutu - Bagian 3: Petunjuk untuk Material yang Diproses l. ISO 9004-4, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem Mutu - Bagian 4: Petunjuk untuk Perbaikan Mutu m. ISO 9004-5, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem Mutu -Bagian 5 : Petunjuk untuk Rencana-rencana Mutu n. ISO 9004-6, Manajemen Mutu dan Elemen-eiernen Sistem Mutu - Bagian 6: Petunjuk untuk Mutu dalam Manajemen Proyek
38
o. ISO 9004-7, Manajemen Mutu dan Elemen-elemen Sistem Mutu - Bagian 7: Petunjuk untuk Manajemen Konfigurasi p. ISO 1001 1-1, Petunjuk untuk Audit Sistem Mutu- Bagian 1 : Auditing q. ISO 10011-2, Petunjuk untuk Audit Sistem Mutu- Bagian 2: Kriteria Kualifikasi untuk Auditor Sistem Mutu r. ISO 1001 1-3, Petunjuk untuk Audit Sistem Mutu- Bagian 3: Manajemen Program Audit s. ISO 1001 2-1, Persyaratan Jaminan Mutu untuk Pengukuran Peralatan - Bagian 1 : Sistem Konfigurasi Metrologikal untuk Pengukuran Peralatan t. ISO 10013, Petunjuk untuk Mengembangkan Manual Mutu Seri ISO 9000:2000 (edisi ketiga) mencakup beberapa seri berikut: a. ISO 9000, Manajemen Mutu dan Standar Jaminan Mutu Konsep dan Perbendaharaan Kata b. ISO 9001 , Sistem Manajemen Mutu - Persyaratan c. ISO 9004, Petunjuk Sistem Manajemen Mutu untuk Perbaikan Kinerja d. ISO 19011, Petunjuk untuk Audit Kualitas dan Sistem Manajemen
Sejak pertama kali dikeluarkan standar-standar ISO 9000 pada tahun 1987, Komisi Teknik 176 (TC 176) menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000
39
akan menjadi up date dan relevan untuk organisasi. Dan dengan diterbitkannya ISO 9001:2000, berarti membatalkan dan menggantikan edisi kedua (ISO 9001:1994) bersama dengan ISO 9002:1994 dan ISO 9003:1994. ISO 9000 versi tahun 2000 mencakup beberapa seri yaitu: a. ISO 9000:2000 mengenai sistem manajemen mutu, konsep, dan arti masalah b. ISO 9001:2000 mengenai persyaratan sistem manajemen mutu c. ISO 9004:2000 mengenai pedoman peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. d. ISO 10011:2000 mengenai pedoman audit sistem manajemen mutu. ISO 9000:2000 merupakan standar sistem manajemen mutu bukan standar produk. Standar ini menitikberatkan pada sistem dan proses yang memberikan kepastian konsistensi mutu produk. Dari keempat seri di atas, ISO 9001:2000 merupakan seri yang paling sering ingin dicapai oleh perusahaan, sedangkan seri yang lainnya hanya melengkapi. Isi dari ISO 9000:2000: a.
Ruang Lingkup (Scope)
b.
Referensi Standar (Normative Reference)
c.
Istilah dan Definisi (Terms and definitions)
d.
Persyaratan Sistem Manajemen Mutu (Quality management systems Requirements)
e.
Tanggungjawab Manajemen (Management responsibility)
40
f.
Manajemen Sumber Daya (Resource management)
g.
Realisasi Produk (Product Realization)
h.
Penilaian, Analisis dan Perbaikan (Measurement, analysis and improvement)
2.
Prinsip 1. Fokus Pada Pelanggan Organisasi tergantung pada pelanggan mereka dan karena itu harus mengerti akan kebutuhan mereka baik yang sekarang maupun di masa datang, harus memenuhi permintaan/persyaratan pelanggan, dan berjuang untuk melebihi harapan pelanggan. Pihak manajemen pengembangan,
diharuskan
menunjukan
implementasi,
dan
komitmen
perbaikan
dari
pada sistem
manajemen kualitas dengan tujuan untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen, selain itu standard ini juga menuntut komumkasi dan pengukuran kepuasan konsumen. Yang termasuk didalamnya antara lain adalah: -
Memperhatikan
persyaratan
pelanggan
yang
tidak
dispesifikasi. -
Komunikasi dengan pelanggan.
-
Mengawasi kepuasan pelanggan.
Manfaat pokok yang didapat organisasi bila menerapkan fokus pada pelanggan ini adalah:
41
-
Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar, yang diperoleh melalui tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.
-
Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber daya
organisasi
menuju
peningkatan
kepuasan
pelanggan. -
Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin pada
percepatan
pengembangan
bisnis
melalui
pengulangan transaksi-transaksi. 3. Prinsip 2. Kepemimpinan Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip kepemimpinan ini, adalah: -
Orang-orang akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi.
-
Aktivitas-aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara.
-
Meminimumkan kesalahan komunikasi di antara tingkattingkat dalam organisasi
42
4. Prinsip 3. Pelibatan Orang Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan secara optimal untuk manfaat organisasi. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip keterlibatan orang ini adalah: -
Orang-orang dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan komitmen dan terlibat.
-
Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.
-
Orang-orang menjadi tanggung jawab terhadap kinerja mereka.
-
Orang-orang
menjadi
giat
berpartisipasi
dalam
peningkatan terus-menerus.
5. Prinsip 4. Pendekatan Proses Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Keunggulan pendekatan proses adalah
kendali
terus-menerus
yang
diberikannya
terhadap
hubungan antara proses sendiri-sendiri dalam sistem proses, seperti juga terhadap gabungan dan interaksinya. Manfaat-manfaat pokok
43
apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan proses ini adalah: -
Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus menjadi lebih pendek, melalui efektifivitas penggunaan sumbersumber daya
-
Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten, dan dapat diperkirakan
-
Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan terfokus Gambar 2.1
Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 (Vincent Gaspersz, 2006:3) Perbaikan Berkesinambungan Sistem Manajemen Mutu
Tanggung Jawab Manajemen
Pelanggan
Manajemen Sumber Daya
Syarat Masukan
Pelanggan
Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan
Realisasi Produk
Kepuasan
Produk
Keluaran
44
Gambar 2.1 menggambarkan hubungan proses yang disajikan dalam klausul 4 sampai klausul 8. Gambar ini menunjukkan metodologi PDCA dapat dipakai dalam semua proses. PDCA dalam hal ini secara singkat diuraikan sebagai berikut: Plan
:
Tetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk
menyerahkan
persyaratan
hasil
pelanggan
sesuai dan
dengan
kebutuhan
organisasi Do
:
Check :
Terapkan prosesnya Pantau dan ukur proses dan produk terhadap kebijakan tujuan dan persyaratan bagi produk dan laporkan hasilnya
Act
:
Lakukan
tindakan
untuk
perbaikan
berkelanjutan dari peri kerja proses
6. Prinsip 5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuannya. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan sistem pada manajemen ini adalah:
45
-
Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses yang akan paling baik mencapai hasil-hasil yang diinginkan
-
Kemampuan memfokuskan pada proses-proses kunci
-
Memberikan
kepercayaan
kepada
pihak
yang
berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi 7. Prinsip 6: Perbaikan Berkelanjutan Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan
harus
menjadi
tujuan
tetap
dari
organisasi.
Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus-menerus membutuhkan langkah-langkah konsolidasi
yang
progresif,
menanggapi
perkembangan
kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen kualitas. Gambar 2.2 Perbaikan Berkelanjutan Total Customer Satisfaction
A P C D
QMS
46
8. Prinsip 7: Pendekatan Fakta dalam Pengambilan Keputusan Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan pada analisa data dan informasi. Analisa tersebut berguna untuk mencari dan menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan fakta dalam pembuatan keputusan adalah: -
Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang akurat
-
Meningkatkan
kemampuan
untuk
menunjukkan
efektivitas dari keputusan melalui referensi terhadap catatan-catatan faktual -
Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusan-keputusan
9. Prinsip 8: Kemitraan dengan Pemasok yang Saling Menguntungkan Suatu organisasi dan pemasok adalah saling tergantung dan hubungan
yang saling menguntungkan akan meningkatkan
kemampuan bersama dan menciptakan nilai tambah. Manfaatmanfaat apabila organisasi menerapkan prinsip kemitraan dengan pemasok yang saling menguntungkan adalah: -
Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak
-
Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan
47
ekspektasi pelanggan Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya Hubungan antara delapan prinsip manajemen mutu dengan ISO 9001:2000 dapat dilihat pada table 2.3 Tabel 2.3 Hubungan Antara Delapan Prinsip Manajemen Mutu Dengan ISO 9001:2000 DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU
Fokus pada pelanggan
Kepemimpinan
Keterlibatan Personil
Pendekatan Proses
ISO 9001:2000 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus Terhadap Pelanggan 5.5.2 Wakil Manajemen 5.6.2 Masukan Tinjauan 5.6.3 Keluaran Tinjauan 6.1 Penyediaan Sumber Daya 7.2 Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan 7.5.4 Kepemilikan Pelanggan 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.4 Analisa Data 8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan 8.5.2 Tindakan Perbaikan 5 Tanggung Jawab Manajemen 6 Manajemen Sumber Daya 8.5 Peningkatan 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang 5.5.2 Komunikasi Internal 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan 6.4 Wakil Manajemen 8.5.2 Tindakan Perbaikan 8.5.3 Tindakan Pencegahan 4.1 Persyaratan Umum 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang 6.1 Penyediaan Sumber Daya 7 Realisasi Produk
48
Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen
Peningkatan Berkesinambungan
Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 4 Sistem Manajemen Mutu 5 Tanggung Jawab Manajemen 6 Manajemen Sumber Daya' 7 Realisasi Produk 8 Pengukuran, Analisa, dan Perbaikan 4.1 Persyaratan Umum 5.1 Komitmen Manajemen 5.3 Kebijakan Mutu 5.5.2 Wakil Manajemen 5.6 Tinjauan Manajemen 6.1 Penyediaan Sumber Daya 8.1 Umum 8.5 Peningkatan 5.6 Tinjauan Manajemen 8 Pengukuran, Analisa, dan Perbaikan 7.4 Pembelian
c. Persyaratan Standar dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Persyaratan-persyaratan dalam ISO 9001:2000 lebih sederhana dan lebih fleksibel daripada ISO 9001:1994. Perubahan penting dalam standar ISO 9001:2000, antara lain: a.
Struktur berorientasi pada proses dan rangkaiannya lebih logis.
b.
Proses perbaikan berkelanjutan merupakan bagian penting untuk meningkatkan sistem manajemen mutu pada organisasi.
c.
Menekankan
komitmen
manajemen
puncak
untuk
mengembangkan dan memperbaiki sistem manajemen mutu dan menetapkan tujuan yang dapat diukur pada semua tingkat dan fungsi yang sesuai.
49
d.
Adanya konsep “perkecualian yang diijinkan” (permissible exclusion),
memberikan
kemungkinan
organisasi
untuk
mengeluarkan lausul yang tidak dapat diterapkan. e.
Adanya syarat bagi organisasi untuk memantau informasi kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan sebagai ukuran kinerja sistem.
f.
Berkurangnya jumlah dokumen yang diwajibkan
g.
Perubahan istilah untuk mempermudah interpretasi.
h.
Sesuai dengan struktur sistem manajemen lingkungan ISO 14000.
i.
Mengacu pada delapan prinsip manajemen mutu.
j.
Mempertimbangkan manfaat dan kebutuhan pihak yang berkepentingan.
Karena sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen mutu yang berfokus pada proses dan pelanggan, maka pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan standar dari ISO 9001:2000 ini akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu secara sistematik untuk memenuhi kepuasan pelanggan (customers’ satisfaction) dan peningkatan proses terus-menerus (continuous process improvement). Interpretasi terhadap persyaratan standar ISO 9001:2000 ini dilakukan berdasarkan pemahaman serta pengalaman seorang penulis (Vincent Gaspersz) ketika menerapkan sistem manajemen mutu 9001:2000
50
pada beberapa perusahaan industri di Indonesia. Interpretasi persyaratan standar ISO 9001:2000 didasarkan pada paper ISO 9001:2000, yang dikeluarkan oleh lembaga ISO. Klausul-klausul ISO 9001:2000 yang penting dan yang harus diperhatikan oleh manajemen organisasi akan dibahas berikut ini, sedangkan klausul-klausul yang hanya bersifat informasi tidak akan dibahas. Di bawah ini ditunjukkan struktur klausul-klausul yang terpenting dan yang harus diperhatikan dalam ISO 9001:2000. Tabel 2.4 Struktur Klausul-klausul Dalam ISO 9001:2000 (Vincent Gaspersz, 2006:7) Bagian 1
Keterangan Ruang Lingkup
2
1.1 Umum 1.2 Aplikasi Referensi Normatif
3
Istilah dan Definisi
4
Sistem Manajemen Mutu
5
4.1 Peryaratan Umum 4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum 4.2.2 Manual Mutu 4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2.4 Pengendalian Rekaman Tanggung Jawab Manajemen 5.1 5.2 5.3 5.4
Komitmen Manajemen Fokus Pelanggan Kebijakan Mutu Perencanaan Mutu 5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
51
6
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang 5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.3 Komunikasi Internal 5.6 Tinjauan Manajemen 5.6.1 Umum 5.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen 5.6.3 Keluaran dan tinjauan manajemen Pengelolaan Sumber Daya
7
6.1 Ketersediaan sumber daya 6.2 Sumber daya manusia 6.2.1 Umum 6.2.2 Kompetensi, kepedulian dan pelatihan 6.3 Instruktur 6.4 Lingkungan kerja Realisasi Produk
8
7.1 Perencanaan realisasi produk 7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan 7.2.1 Persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.3 Komunikasi Pelanggan 7.3 Desain dan pengembangan 7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan 7.3.2 Masukan desain dan pengembangan 7.3.3 Keluaran desain dan pengembangan 7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan 7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan 7.3.6 Validasi desain dan pengembangan 7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan 7.4 Pembelian 7.5 Produk dan penyediaan jasa 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur 7.5.4 Milik pelanggan 7.5.5 Preservasi Produk 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran Pengukuran analisis perbaikan 8.1 Umum 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan 8.2.2 Audit internal 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses 8.2.4 Pemantauan pengukuran produk
52
8.3 Pengendalian produk tidak sesuai 8.4 Analisis data 8.5 Perbaikan 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan 8.5.2 Tindakan Korektif 8.5.3 Tindakan pencegahan
7. Struktur Klausul-klausul Dalam ISO 9001:2000 Klausul 1. RUANG LINGKUP Klausul 1.1 Umum Ruang lingkup dari ISO 9001:2000 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini persyaratan-persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui efektivitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk peningkatan terus-menerus dan jaminan kesesuaian. Klausul 1.2 Aplikasi Klausul ini merupakan klausul baru dan merupakan suatu deskripsi umum tentang aplikasi dari Standar Internasional ISO 9001:2000. Apabila ada persyaratan-persyaratan dari Standar Internasional ISO 9001:2000 yang tidak dapat diterapkan karena keadaan organisasi dan produknya, maka persyaratan itu dapat dipertimbangkan untuk dikeluarkan. Bagaimanapun juga, persyaratan-persyaratan yang tidak dapat diterapkan itu hanya dibatasi pada persyaratan-persyaratan dalam Klausul 7 (Realisasi Produk), dan harus dibuktikan bahwa persyaratan yang tidak dapat diterapkan itu tidak akan mempengaruhi kemampuan organisasi, atau tanggung jawabny, untuk memberikan produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan peraturan-
53
peraturan yang dapat diterapkan. Jika ditemukan ada persyaratanpersyaratan di luar Klausul 7 (Realisasi Produk) yang tidak diterapkan, maka sistem manajemen mutu dari organisasi itu dianggap tidak memenuhi persyaratan-persyaratan Standar Internasional ISO 9001:2000. Klausul 2. REFERENSI NORMATIF Klausul ini hanya memutar referensi-referensi dari ISO 9001:2000, dan karena itu tidak perlu dibicarakan di sini. Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI Klausul ini menyatakan bahwa istilah dan definisi-definisi yang diberikan dalam ISO 9001:2000 (Quality management systems – Fundamentals and vocabulary), diterapkan pada ISO 9001:2000. Istilah “organisasi” menggantikan istilah “pemasok”, yang digunakan dalam ISO 9001:1994, dan mengacu pada unit di mana Standar Internasional ISO 9001:2000 ini diterapkan. Demikian pula, istilah “pemasok” menggantikan istilah “subkontraktor”. Istilah produk dalam Standar Internasional ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan / atau jasa (good and / or service). Klausul 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU Klausul 4.1 Persyaratan Umum Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus (continual improvement). Manajemen organisasi harus menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus-menerus, melalui:
54
a.
Mengidentifikasi
proses
yang
dibutuhkan
untuk
sistem
manajemen mutu, dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi, b.
Menetapkan sekuens dan interaksi dari proses-proses ini,
c.
Menetapkan kriteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas operasional dan pengendalian proses di atas,
d.
Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses-proses ini,
e.
Mengukur, memantau dan menganalisis proses-proses ini, dan
f.
Menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses-proses ini.
Klausul 4.2 Persyaratan Dokumentasi Klausal 4.2.1 Umum Klausal membutuhkan
ini
menyatakan
dokumentasi.
bahwa
Dokumentasi
sistem
manajemen
merupakan
proses
mutu untuk
menghasilkan dokumen-dokumen, di mana dokumen dalam ISO 900:2000 didefinisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya. Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: a.
Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu
b.
Manual (buku panduan) mutu. manual mutu merupakan dokumen yang menspesifikasikan sistem manajemen mutu dari
55
suatu organisasi. Spesifikasi di sini didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan persyaratan-persyaratan. c.
Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000. Prosedur didefinisikan sebgai cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau suatu proses. Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak. Beberapa prosedur tertulis standar yang dibutuhkan oleh ISO 9001:2000 adalah: pengendalian dokumen (4.2.3), pengendalian catatan mutu (4.2.4), audit internal (8.2.2), pengendalian produk nonkonformans (8.3), tindakan korektif (8.5.2), dan tindakan preventif (8.5.3).
d.
Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin
efektivitas
perencanaan,
operasional
dan
pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses di luar organisasi (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu produk sesuai persyaratan yang ditetapkan. e.
Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000. Catatan didefinisikan sebagai dokumen yang menyataka hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti dari aktivitas yang dilakukan. Catatan-catatan yang diperlukan oleh ISO 9001:2000 akan dibahas kemudian (lihat Klausul 4.2.4).
56
Klausal 4.2.2 Manual Mutu Klausul ini telah dikembangkan dan mencakup persyaratan untuk suatu organisasi menspesifikasikan dan mempertimbangkan persyaratan yang tidak dapat diterapkan dalam Manual Mutu dari organisasi itu (lihat Klausul 1.2 dari ISO 9001:2000). Manual mutu harus merupakan suatu deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam sistem manajemen mutu. manual mutu juga harus menjadi referensi terhadap prosedur-prosedur sistem manajemen mutu dan outline dari struktur pendokumentasian yang digunakan dalam sistem manajemen mutu. Dengan demikian, Manual Mutu harus memperhatikan hal-hal berikut: a.
Ruang lingkup dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.
b.
Hal-hal yang berkaitan dengan Klausul 7 (Realisasi Produk) yang dikeluarkan berdasarkan pertimbangan karena tidak dapat ditetapkan dalam organisasi.
c.
Prosedur-prosedur tertulis atau referensi-referensi yang terkait dengan prosedur-prosedur itu.
d.
Deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, berkaitan dengan relevansi terhadap aktivitas organisasi, cakupannya, kompleksitas operasional dan kompetensi personil .
57
Klausal 4.2.3 Pengendalian Dokumen Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Dokumentasi harus dapat dibaca, revisi harus dikendalikan dan dapat diidentifikasi dengan segera, dipelihara dalam susunan yang teratur dan dipertahankan untuk suatu periode waktu yang ditentukan. Prosedur dan tanggung jawab harus ditetapkan dan dipelihara berkaitan dengan pembuatan dan modifikasi dari berbagai jenis dokumen. Prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen harus memperhatikan hal-hal berikut: a.
Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan.
b.
Peninjauan ulang, pembaharuan apabila diperlukan, dan persetujuan ulang dokumen-dokumen.
c.
Identfikiasi status revisi dari dokumen-dokumen.
d.
Menjamin bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan itu tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan.
e.
Menjamin
bahwa
dokumen-dokumen
itu
dapat
dibaca,
teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali. f.
Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari eksternal adalah teridentifikasi dan pendistribusiannya terkendali.
58
g.
Mencegah penggunaan dokumen-dokumen yang usang atau tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu.
Klausal 4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan mutu yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis itu harus menetapkan untuk kperluan identifikasi, penyimpanan, pengambilan kembali, pemeliharaan dan disposisi dari catatan-catatan mutu. Catatan mutu diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratanpersyaratan dan efektivitas operasional dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Beberapa catatan mutu yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000, adalah: -
Hasil-hasil peninjauan ulang manajemen (5.6.1).
-
Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan pengalaman, kompetensi personil (6.2.2).
-
Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan (7.1d).
-
Hasil-hasil dari peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut tindakan-tindakan dari hasil peninjauan ulang (7.2.2).
59
-
Hasil-hasil dari input desain dan pengembangan yang terkait dengan persyaratan produk (7.3.2).
-
Hasil-hasil peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.4).
-
Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakantindakan yang diperlukan (7.3.5).
-
Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakantindakan yang diperlukan (7.3.6)
-
Hasil-hasil
peninjauan
ulang
perubahan
desain
dan
pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.7). -
Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu (7.4.1).
-
Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi oleh subsekuens pemantauan atau pengukuran (7.5.2).
-
Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur (traceability) produk itu diperlukan (7.5.3).
-
Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan (7.5.4).
-
Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional (7.6a).
60
-
Validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratan (7.6).
-
Hasil-hasil audit internal beserta tindak lanjut yang dilaksanakan berdasarkan hasil audit internal itu (8.2.2).
-
Pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau meluluskan produk (8.2.4).
-
Keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh (8.3).
-
Hasil-hasil dari tindakan korektif (8.5.2).
-
Hasil-hasil dari tindakan pencegahan (8.5.3).
Klausul 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Klausul 5.1 Komitmen Manajemen Klausul ini menekankan pada komitmen manajemen puncak (top management commitment). Manajemen organisasi harus memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 melalui hal-hal berikut: a. Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan.
61
b. Memulai
atau
mengajukan
tindakan/ukuran-ukuran
serta
mengkomunikasikanny ke seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan. c. Menetapkan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan tujuan mutu (Quality Objectives). d. Meninjau ulang persyaratan-persyaratan sumber daya, memiliki ukuran-ukuran dan data serta pada saat yang sama menyediakan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan-tujuan mutu. e. Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2000 yang perlu diperhatikan, akan dibahas kemudian. f. Melakukan peninjauan ulang manajemen (Management Review) pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Klausul 5.2 Fokus Pelanggan Klausul ini memaksa atau menguatkan keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen organisasi harus memiliki metodologi yang mencermin bahwa kebutuhan-kebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah ditetapkan melalui sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan dikonversikan ke dalam persyaratan-persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Demikian pula tanggung jawab yang terkait dengan produk, termasuk persyaratan-
62
persyaratan hukum dan peraturan-peraturan telah diidentifikasi dan ukuranukuran telah ditetapkan untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Klausul 5.3 Kebijakan Mutu Klausul ini telah dikembangkan agar menjamin bahwa manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mutu. Kebijakan mutu yang dirumuskan harus memberikan perhatian utama pada komitmen manajemen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan meningkatkan terus-menerus efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta memberikan suatu kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuan-tujuan mutu. Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut agar memenuhi persyaratan dalam Klausul 5.3 tentang Kebijakan Mutu. a. Memiliki Kebijakan Mutu dari organisasi. b. Kebijakan Mutu itu ditandatangani oleh manajemen puncak. c. Kebijakan Mutu itu sesuai dengan tujuan dari organisasi. d. Kebijakan Mutu itu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan, kepuasan pelanggan dan peningkatan terus-menerus. e. Kebijakan Mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai. f. Menetapkan mekanisme untuk meninjau ulang kesesuaian kebijakan mutu. g. Mengendalikan Kebijakan Mutu (4.2.3).
63
Klausul 5.4 Perencanaan Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat (level) yang relevan di dalam organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Tujuan-tujuan mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan Kebijakan Mutu untuk peningkatan terus-menerus. Penulis menyarankan untuk menggunakan konsep SMART (Spesific, Measureable, Achieveable, Result-oriented, Timely) ketika menetapkan tujuan-tujuan mutu, yang berarti: tujuan-tujuan mutu harus ditetapkan secara: -
Spesifik (Bukan bersifat umum)
-
Dapat diukur
-
Dapat dicapai
-
Berorientasi pada pencapaian hasil
-
Tepat waktu untuk mencapai tujuan itu (ada batas waktu yang jelas untuk pencapaian tujuan mutu itu).
Klausul 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Klausul ini diperbaiki untuk kejelasan dan menjamin bahwa manajemen perubahan telah dimasukkan dalam perencanaan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan dalam Klausul 4.1, tujuan-tujuan mutu, dan integritas dari Sistem Manajemen Mutu ISO
64
9001:2000 tetap terpelihara apabila perubahan-perubahan pada sistem manajemen mutu itu direncanakan dan dilaksanakan. Perencanaan mutu harus konsisten dengan semua persyaratan lain dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan didokumentasikan dalam suatu format yang sesuai dengan praktek pengoperasian organisasi. Penulis menyarankan
untuk
menggunakan
konsep
RHUMBA
(Realistic,
Humanistic, Understandable, Measureable, Behavioral, Attainable) ketika merencanakan mutu organisasi, yang berarti: perencanaan mutu harus bersifat. -
Realistic – ambisius yang menantang (bukan angan-angan)
-
Humanistic – memperhatikan aspek sumber daya manusia
-
Dapat dipahami oleh seluruh anggota organisasi
-
Memiliki ukuran-ukuran (indikator pengukuran) yang jelas
-
Dapat ditindaklanjuti sampai pada rencana tindakan (action plan) menggunakan 5W-2H (What, Where, When, Who, Why, How, How-much)
-
Dapat dicapai apabila rencana itu dilaksanakan
Organisasi harus memberikan pertimbangan pada isu-isu berikut, secara tepat, ketika melakukan perencanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000,
agar
mampu
memenuhi
persyaratan-persyaratan
dispesifikasikan: a. Tujuan-tujuan mutu dan rencana-rencana mutu,
yang
65
b. Alokasi sumber-sumber daya spesifik, tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan, c. Proses-proses yang merupakan praktek pengoperasian organisasi dan prosedur-prosedur beserta instruksi-instruksi tertulis spesifik mana yang ditetapkan, termasuk mempertimbangkan prosesproses dari persyaratan-persyaratan dalam Klausal 7 (Realisasi Produk) dari ISO 9001:2000 yang dikeluarkan karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi (Klausul 1.2 dari ISO 9001:2000), d. Identifikasi dan akuisi (tambahan) dari setiap peralatan, sumbersumber daya dan keterampilan yang mungkin dibutuhkan, e. Identifikasi dari verifikasi (pengujian) yang sesuai pada tahaptahap yang tepat selama realisasi dan penyerahan produk agar memenuhi kebutuhan pelanggan, f. Klarifikasi penerimaan
(penjelasan untuk
atau
semua
uraian)
dari
persyaratan
standar-standar
mutu,
termasuk
pertimbangan-pertimbangan subyektif yang ada, g. Keperluan untuk dan penyiapan catatan-catatan mutu, dan h. Peningkatan terus-menerus dari sistem manajemen mutu. Klausul 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Klausul 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut:
66
a. Mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektivitas sistem manajemen mutu. b. Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi. c. Membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional. d. Mendefinisikan
tanggung
mengkomunikasikan
kepada
jawab mereka
dan
wewenang
yang
terlibat
serta dalam
opersaional dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen Klausal ini secara tegas menyatakan bahwa manajemen puncak harus mengangkat secara formal seorang anggota manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, serta memiliki wewenang yang didefinisikan secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Dengan demikian, seorang Wakil Manajemen harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi: a.
Jaminan bahwa proses-proses dari Sistem Manajemen Mutu ditetapkan dan dipelihara.
b.
Laporan kepada manajemen tentang kinerja dari Sistem Manajemen peningkatan.
Mutu,
termasuk
kebutuhan-kebutuhan
untuk
67
c.
Promosi kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pelanggan ke seluruh organisasi.
Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal Klausul ini merupakan klausul baru yang menyatakan bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen Klausul 5.6.1 Umum Klausul ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta menetapkan dan merencanakan agar menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas dari sistem manajemen mutu. Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang Klausul ini menyatakan bahwa bahwa input peninjauan ulang manajemen harus meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan terus-menerus yang berkaitan dengan: a. Hasil-hasil audit, b. Umpan-balik pelanggan, c. Kinerja proses dan kesesuaian produk, d. Status dari tindakan korektif dan preventif, e. Tindak lanjut dari peninjauan ulang manajemen yang lalu,
68
f. Perubahan-perubahan
yang
dapat
mempengaruhi
Sistem
Manajemen Mutu. Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang Klausul ini menyatakan bahwa output peninjauan ulang manajemen harus mencakup tindakan-tindakan yang berkaitan dengan: a.
Peningkatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 beserta proses-prosesnya,
b.
Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan.
c.
Sumber-sumber daya yang diperlukan.
Klausul 6 MANAJEMEN SUMBER DAYA Klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta
meningkatan
efektivitasnya
terus-menerus,
dan
meningkatkan
kepuasan pelanggan. Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia Klausul 6.2.1 Umum Klausul ini menyatakan bahwa personil yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan, pengalaman.
69
Klausul 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Ruang lingkup dari klausul ini telah dikembangkan sehingga mencakup tidak hanya kebutuhan pelatihan, tetapi juga kompetensi dan kesadaran. Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut: a. Mengidentifikasi dan menetapkan kebutuhan kompetensi untuk personil
yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi
mutu produk, b. Memberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi kebutuhan kompetensi itu serta melakukan evaluasi efektivitas dari tindakan yang dilakukan itu, c. Menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya
aktivitas
mereka
dan
bagaimana
mereka
berkontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu, d. Memelihara catatan-catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalmaan kerja dari personil (6.2.2.). Klausul 6.3 Infrastruktur Klausul ini menyatakan bahwa manajemen
organisasi harus
menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup: a. Bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai, b. Perlatan proses (perangkat keras dan perangkat lunak), c. Pelayanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi).
70
Klausul 6.4 Lingkungan Kerja Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus mendefinisikan lingkungan kerja yang sesuai serta menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Klausul 7 REALISASI PRODUK Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menjamin bahwa proses realisasi produk berada di bawah pengendalian, agar memenuhi persyaratan produk. Manajemen organisasi harus memperhatikan beberapa aspek berikut: a. Menetapkan hal-hal secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk: -
Tujuan mutu untuk produk,
-
Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi serta memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk,
-
Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta kriteria untuk penerimaan produk,
-
Catatan-catatan yang diperlukan agar memberikan keyakinan akan kesesuaian
dari
proses-proses dan
produk
yang
dihasilkan. b. Merencanakan agar realisasi produk konsisten dengan persyaratnpersyaratan lain dari Sistem Manajamen Mutu ISO 9001:2000,
71
serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metode-metode operasional yang digunakan oleh organisasi. c. Memperhatikan
apabila ada persyaratan-persyaratan
dalam
Klausul 7 (Realisasi Produk) dari ISO 9001:2000 yang tidak dapat ditetapkan oleh organisasi dan telah dipertimbangkan untuk dikeluarkan (tidak diterapkan), maka persyaratan itu telah dinyatakan dan didefinisikan dalam Manual Mutu (4.2.2). Klausul 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan Klausul 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk Di bawah klausul ini, tiga persyaratan baru telah ditambahkan dalam proses penetnuan kebutuhan pelanggan. Persyaratan-persyaratan baru itu, adalah: a. Persyaratan-persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau ditetapkan dalam penggunaan, seperti: ketersediaan, penyerahan, petunjuk penggunaan produk, dukungan teknikal, dll. b. Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang terkait dengan produk. c. Persyaratan tambahan lain yang ditentukan oleh organisasi. Klausul 7.2.2 Peninjauan Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus melakukan hal-hal berikut:
72
a. Meninjau ulang persyaratan dari pelanggan dan persyatan lain yang ditentukan oleh organisasi sebelum memberikan komitmen untuk menawarkan produk, b. Menetapkan tahap-tahap peninjauan ulan (seperti pengajuan tender, penerimaan kontrak atau pesanan), c. Menjamin bahwa proses peninjauan ulang memperhatikan hal-hal berikut: -
Persyaratan produk telah didefinisikan secara tepat,
-
Dalam hal pelangganan memberikan persyaratan berbentuk pernyataan
tidak
tertulis,
persyaratan
itu
telah
dikonfirmasikan sebelum penerimaan persyaratan itu, dan seyogianya persyaratan itu dicatat, -
Persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari persyaratan-persyaratan
terdahulu
yang
dispesifikasikan
(misalnya dalam tender) telah diselesaikan kembali. -
Organisasi
memiliki
kemampuan
untuk
memenuhi
persyaratan yang didefinisikan. d. Menjamin bahwa proses peninjauan ulang terhadap perubahan persyaratan-persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh personil yang relevan dalam organisasi, e. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil peninjauan ulang dan tindak lanjut yang berkaitan.
73
Klausul 7.2.3 Komunikasi Pelanggan Klausul
ini
merupakan
persyaratan
baru.
Organisasi
harus
menetapkan dan menerapkan peraturan-peraturan yang efektif untuk mengkomunikasikan dengan pelanggan. Komunikasi dengan pelanggan harus berkaitan dengan: a.
Informasi produk
b.
Pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk tambahan-tambahan persyaratan yang ada
c.
Umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan
Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan Klausul 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut: a.
Merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk,
b.
Menetapkan perencanaan desain dan pengembangan yang memperhatikan: -
Tahap-tahap proses desain dan pengembangan,
-
Aktivitas-aktivitas peninjauan ulang, verifikasi dan validasi yang tepat pada setiap tahap desain dan pengembangan,
-
Tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan aktivitas desain dan pengembangan.
74
c.
Mengelola keterkaitan antara kelompok-kelompok yang berbeda yang terlibat dalam aktivitas desain dan pengembangan, agar menjamin efektivitas komunikasi dan kejelasan tanggung jawab,
d.
Memperbaharui output dari aktivitas perencanaan desain dan pengembangan itu, demikian pula kemajuannya.
Klausul 7.3.2 Input Desain dan Pengembangan Klausul ini mengharuskan manajemen organisasi untuk melakukan hal-hal berikut: a.
Mendefinisikan, mendokumentasikan, dan meninjau ulang secara tepat terhadap input yang berkaitan dengan persyaratan produk,
b.
Memberikan perhatian utama pada aspek berikut: -
Persyaratan-persyaratan fungsional dan kinerja,
-
Persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang dapat diterapkan,
-
Informasi
relevan
yang
diturunkan
dari
desain
dan
desain
dan
pengembangan produk serupa terdahulu, -
Persyaratan
lain
yang
penting
untuk
pengembangan, -
Mengidentifikasi ketidaklengkapan,
dan
menyelesaikan
ketidakjelasan
kembali
atau
semua
persyaratan-
persyaratan yang saling bertentangan selama peninjauan ulang.
75
Klausul 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan Menurut klausul ini, output dari proses desain dan pengembangan harus
didokuemntasikan
dandinyatakan
dalam
suatu
cara
yang
memungkinkan untuk verifikasi (pengujian) terhadap persyaratan input desain dan pengembangan yang relevan. Output desain dan pengembangan harus: a.
Memenuhi
persyaratan-persyaratan
input
desain
dan
pengembangan, b.
Memberikan informasi yang tepat untuk pengoperasian produksi dan pelayanan,
c.
Memiliki kriteria penerimaan (acceptance criteri) produk,
d.
Mendefinisikan karakteristik produk yang penting berkaitan dengan keselamatan atau keamanan dan penggunaan yang tepat dari produk.
Dokumen-dokumen output desain dan pengembangan harus menjadi subyek terhadap peninjauan ulang dan persetujuan terlebih dahulu sebelum dikeluarkan atau diterbitkan untuk penggunaan. Klausul 7.3.4 Peninjauan Ulang Desain dan Pengembangan Menurut klausul ini, peninjauan ulang desain dan pengembangan harus sistematik dalam menjamin kesesuaian dengan persyaratan input desain dan pengembangan. Proses peninjauan ulang harus memperhatikan:
76
-
Kesesuaian dari output desain dan pengembangan terhadap persyaratan input desain dan pengembangan,
-
Area masalah dan kelemahan potensial,
-
Setiap kekurangan atau kelemahan yang teridentifikasi dalam setup proyek atau operasi dari proses desain dan pengembangan,
-
Tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai suatu hasil dan peninjauan ulang,
Personil yang terlibat dalam proses peninjauan ulang desain dan pengembangan, harus merupakan wakil-wakil dari semua fungsi yang berkaitan dengan tahap-tahap desain dan pengembangan yang sedang ditinjau ulang itu. Catatan-catatan dari peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta tindakan yang mengikutinya (follow up actions) harus dipelihara. Klausul 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan Menurut klausul ini, pada tahap-tahap yang tepat dari desain dan pengembangan, verifikasi harus dilakukan untuk menjamin bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan. Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindak lanjut yang sesuai harus dicatat dan disimpan. Sebagai catatan tambahan dalam melakukan peninjauan ulang desain dan
pengembangan,
verifikasi
desain
memasukkan aktivitas-aktivitas seperti:
dan
pengembangan
boleh
77
-
Membandingkan desain dan pengembangan baru dengan desain dan pengembangan serupa yang telah terbukti baik jika tersedia,
-
Melakukan uji-uji dan demonstrasi,
-
Melakukan metode-metode analisis alternatif,
-
Meninjau ulang dokumen-dokumen pada tahap desain dan pengembangan sebelum dikeluarkan atau diterbitkan.
Klausul 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan Menurut klausul ini, validasi desain dan pengembangan harus dilakukan untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan-persyaratan penggunaan dari produk itu. Pada dasarnya validasi desain dan pengembangan diperlukan untuk menegaskan bahwa produk akhir yang dihasilkan adalah mampu memenuhi kebutuhan pelanggan di bawah kondisi-kondisi yang diantisipasi. Apabila memungkinkan, maka validasi itu harus didefinisikan, direncanakan dan diselesaikan sebelum penyerahan produk. Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan harus dicatat dan didokumentasikan. Apabila tidak memungkinkan untuk dilakukan validasi secara penuh, maka validasi sebagian (partial validation) dari output desain atau pengembangan diperlukan untuk memberikan jaminan tentang kesesuaian penggunaannnya dalam produksi, konstruksi atau penyerahan. Validasi sebagian boleh menggunakan metode-metode seperti: -
Meninjau ulang stakeholders lain yang terlibat,
-
Studi pemodelan dan simulasi,
78
-
Percobaan produksi, konstruksi atau penyerahan yang berkaitan dengan aspek-aspek kunci dari produk.
Klausul 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan Klausul ini sekarang menuntut organisasi untuk menentukan dampak dari perubahan-perubahan pada komponen utama dan produk yang telah diserahkan. Perubahan-perubahan desain dan pengembangan harus ditinjau ulang, diverifikasi, divalidasi, dan disetujui sebelum implementasi. Hasilhasil dari peninjauan ulang perubahan-perubahan desain dan pengembangan beserta tindak lanjut yang sesuai harus dicatat dan didokumentasikan. Klausul 7.4 Pembelian Klausul 7.4.1 Proses Pembelian Menurut klausul ini, manajemen organisasi harus melakukan hal-hal berikut: a. Mengendalikan proses pembeliannya agar menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan, b. Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka menawarkan produk berkaitan dengan persyaratanpersyaratan organisasi, c. Mendefinisikan kriteria untuk pemilihan dan evaluasi periodik terhadap pemasok, d. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil dari evaluasi pemasok dan tindak lanjut yang sesuai.
79
Klausul 7.4.2 Informasi Pembelian Menurut klausul ini, organisasi harus mendefinisikan hal-hal pokok dan penting dalam dokumen pembelian. Dokumen pembelian harus berisi informasi yang secara jelas menjabarkan produk yang dibeli, persyaratanpersyaratan untuk persetujuan atau kualifikasi dari produk, prosedur, peralatan, personil , dan proses. Organisasi harus meninjau ulang dan menyetujui dokumen-dokumen pembelian untuk kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan yang ditetapkan sebelum dikeluarkan atau diterbitkan untuk dipergunakan. Klausul 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Menurut
klausul
ini,
organisasi
harus
mengidentifikasi
dan
menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produkproduk yang dibeli, serta menspesifikasikan peraturan verifikasi yang diinginkan (melalui organisasi atau pelanggan) dan metode pengeluaran produk. Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan Klausul 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Menurut klausul ini, organisasi harus mengendalikan produksi dan pelayanan melalui: a. Menyediakan informasi yang menspesifikasikan karakteristik dari produk, b. Apabila diperlukan, menyediakan instruksi-instruksi kerja,
80
c. Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai untuk produksi dan pelayanan, d. Menyediakan dan menggunakan peralatan pengukuran dan pemantauan, e. Menerapkan aktivitas pemantauan, f. Menerapkan proses-proses yang didefinisikan untuk pengeluaran produk, penyerahan dan aktivitas setelah penyerahan apabila diterapkan. Klausul 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan Pelayanan Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan peraturan-peraturan untuk validasi proses, yang meliputi hal-hal berikut apabila diterapkan: a. Kriteria yang didefinisikan untuk peninjauan ulang dan persetujuan dari proses-proses, b. Persetujuan peralatan dan kualifikasi personil , c. Penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikan, d. Kebutuhan untuk catatan-catatan, e. Validasi ulang Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability) Menurut klausul ini, organisasi harus melakukan hal-hal berikut: a. Mengidentifikasi produk, apabila diterapkan, melalui cara-cara yang tepat sepanjang proses-proses produksi dan pelayanan,
81
b. Mengidentifikasi status dari produk yang berhubungan dengan pengukuran dan pemantauan, c. Mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk, jika kemampuan telusur (traceability) merupakan suatu persyaratan yang diterapkan. Klausul 7.5.4 Hak Milik Pelanggan Menurut klausul ini, organisasi harus melakukan hal-hal berikut: a. Menetapkan proses-proses untuk memelihara hak milik pelanggan apabila itu berada di bawah pengendalian organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi, b. Memperhatikan proses-proses yang ditetapkan berkaitan dengan hak milik pelanggan, untuk keperluan verifikasi, proteksi dan pemeliharaan, c. Menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti: kehilangan, kerusakan, atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, itu dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan. Klausul 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk Menurut klausul ini, organisasi harus melakukan hal-hal berikut: a. Menetapkan metode dan pengendalian agar menjaga kesesuaian produk dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal dan penyerahan sampai tujuan yang diinginkan,
82
b. Metode dan pengendalian yang ditetapkan harus mencakup identifikasi, penyimpanan, penanganan, proteksi, dan pengepakan, c. Jika dapat diterapkan, maka pengendalian itu diperluas sampai pada komponen utama dari produk. Klausul 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan Menurut klausul ini, organisasi harus melakukan hal-hal berikut: a. Mengidentifikasi pengukuran-pengukuran yang dibuat beserta peralatan-peralatan pengukuran dan pemantauan yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian produk terhadap persyaratan yang dispesifikasikan, b. Menggunakan dan mengendalikan peraltan pengukuran dan pemantauan, agar menjamin bahwa kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran, c. Apabila dapat diterapkan, maka alat-alat pengukuran dan pemantauan itu harus: e. Dikalibrasi dan disesuaikan secara periodik atau sebelum dipergunakan, terhadap alat-alat yang memiliki standar nasional atau internasional, dalam hal tidak ada standar kalibrasi yang sesuai, maka landasan yang digunakan untuk kalibrasi itu harus dicatat dan didokumentasikan, f. Dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi menjadi tidak sah,
83
g. Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan (kemerosotan) selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan, h. Memiliki catatan tentang hasil-hasil kalibrasi, i. Memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yang dinilai ulang, jika ada peralatan pengukuran dan pemantauan itu ditemukan bahwa waktu kalibrasi telah lewat atau jatuh tempo serta melakukan tindakan korektif. j. Melakukan validasi terhadap perangkat lunak (softwares) yang digunakan untuk pengukuran dan pemantauan terhadap persyaratan yang dispesifikasikan. Klausul 8`PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN Klausul 8.1 Umum Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu, dan meningkatkan terusmenerus efektivitas dari sistem manajemen mutu. hal ini dapat dicapai melalui penentuan metode-metode yang dapat diterapkan, termasuk teknikteknik statistika, dan lainnya.
84
Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan Klausul 8.2.1 Kepuasan Pelanggan Menurut klausul ini, organisasi harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan agar mengetahui apakah organisasi telah memenuhi kebutuhan pelanggan. Klausul 8.2.2 Audit Internal Menurut klausul ini, organisasi harus melaksanakan audit terhadap sistem manajemen mutu, agar menjamin bahwa sistem manajemen mut telah sesuai dengan persyaratan-persyaratan serta telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif. Kesesuaian dan efektivitas dari sistem manajemen mutu merupakan tanggung jawab manajemen, bagaimanapun implementasi yang efektif dari persyaratan-persyaratan dalam Standar Internasional ISO 9001:2000, harus diuji lebih sering daripada hanya mengandalkan peninjauan ulang oleh manajemen. Program audit internal organisasi, termasuk setiap jadwal harus berdasarkan pada status dan kepentingan dari akativitas yang diaudit, hasilhasil audit terdahulu, dan ukuran-ukuran sistem yang lain. Program audit internal harus mencakup hal-hal berikut agar sesuai: a. Perencanaan dan penjadualan aktivitas-aktivitas spesifik dan area yang diaudit, juga berdasarkan pada input lain termasuk perubahanperubahan organisasional, umpan balik, pelanggan termasuk
85
keluhan-keluhan pelanggan, laporan-laporan nonkonformans, dan survei, b. Penugasan personil , bebas dari tanggung jawab langsung terhadap aktivitas yang diaudit, dengan kualifikasi yang tepat untuk melakukan audit, c. Suatu dafatar periksa yang digunakan guna memberikan landasan yang konsisten untuk proses audit. Daftar periksa audit (audit checklist) telah disusun oleh Penulis, dan akan diberikan pada lampiran 2 dari buku ini, d. Menindaklanjuti (follow up) hasil-hasil dari audit terdahulu, e. Laporan audit berisi hasil-hasil audit. Laporan audit internal harus mencakup: a. Aktivitas dan area yang diaudit, b. Ketidaksesuaian atua kekurangan-kekurangan yang ditemukan, c. Tindakan korektif yang diambil sebagai hasil dari audit sistem mutu terdahulu yang menemukan ketidaksesuaian, d. Kesempatan-kesempatan untuk peningkatan (improvement). Klausul 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan metode-metode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses-proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, serta metodemetode ini harus menunjukkan kemampuan dari proses untuk mencapai hasilhasil yang direncanakan.
86
Klausul 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Menurut klausul ini, organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut: a. Menetapkan tahap-tahap yang tepat untuk mengukur dan memantau karakteristik produk, b. Memiliki bukti-bukti yang mengkonfirmasikan bahwa karkateristik produk memenuhi persyaratan untuk produk itu, c. Memiliki bukti-bukti kesesuaian dengan kriteria penerimaan yang didokumentasikan, d. Mejamin bahwa catatan-catatan pengukuran dan pemantauan menunjukkan kewenangan personil yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan atau meluluskan produk, e. Menjamin bahwa produk akan diserahkan kepada pelanggan, apabila semua aktivitas yang dispesifikasikan telah diselesaikan secara memuaskan, kecuali hal-hal lain yang disetujui oleh pelanggan. Klausul 8.3 Pengendalian Produk Nonkonformans Menurut klausul ini, organisasi harus memperhatikan aspek-aspek berikut: a. Menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses yang
dilibatkan
(ketidaksesuaian),
dalam
pengendalian
nonkonformans
87
b. Menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah dari penggunaan yang tidak diinginkan atau penyerahan, c. Produk non-konformans yang diperbaiki ulang, maka hasil perbaikan ulang itu diverifikasi kembali agar menjamin kesesuaian, d. Menjamin bahwa tindakan yang tepat dilakukan, berkaitan dengan konsekuensi
dari
ketidaksesuaian
itu,
apabila
produk
nonkonformans itu diketahui setelah penyerahan atau setelah dimulainya penggunaan produk itu oleh pihak-pihak yang berkepentingan, e. Apabila ditentukan, melaporkan untuk memperoleh konsesi (kelonggaran-kelonggaran) kepada pelanggan, pengguna akhir, lembaga hukum atau lembaga lainnya berkaitan dengan perbaikan yang diajukan dari produk yang tidak sesuai itu. Klausul 8.4 Analisis Data Sebagai penambahan terhadap persyaratan teknik-teknik statistika dalam ISO 9001:1994, maka klausul 8.4 dalam ISO 9001:2000, memfokuskan perhatian pada analisis data yang tepat sebagai satu alat untuk menentukan di mana peningkatan terus-menerus dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Organisasi harus menganalisis data untuk memberikan informasi tentang: (1) kepuasan pelanggan, (2) kesesuaian terhadap persyaratan produk, (3) karakteristik dan kecendrungan dari proses-proses
88
dan produk, termasuk kesempatan untuk tindakan preventif, dan (4) pemasokpemasok. Klausul 8.5 Peningkatan Klausul 8.5.1 Peningkatan Terus-menerus Menurut klausul ini, organisasi harus meningkatkan terus-menerus efektivitas dari sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebajikan mutu, tujuan-tujuan mutu, hasl-hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif, dan peninjauan ulang manajemen. Manajemen puncak harus menunjukkan bukti bahwa terlibat secara intensif dalam upaya peningkatan terus-menerus. Klausul 8.5.2 Tindakan Korektif Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan prosedur tertulis untuk melakukan tindakan korektif dengan persyaratan-persyaratan yang didefinisikan untuk: a. Mengidentifikasi ketidaksesuaian, termasuk keluhan pelanggan, b. Menentukan penyebab-penyebab dari ketidaksesuaian itu, c. Mengevaluasi
kebutuhan
untuk
mengambil
tindakan
agar
menjamin bahwa ketidaksesuaian itu tidak akan terjadi (terulang) lagi, d. Menentukan dan menerapkan tindakan korektif yang diperlukan, e. Mencatat hasil-hasil dari tindakan korektif yang dilakukan, f. Meninjau ulang tindakan korektif yang dilakukan.
89
Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif Menurut klausul ini, organisasi harus menetapkan prosedur tertulis untuk melakukan tindakan preventif dengan persyaratan-persyaratan yang didefinisikan untuk: a. Mengidentifikasi
ketidaksesuaian
potensial
dan
penyebab-
penyebabnya, b. Menentukan dan menjamin implementasi dari tindakan preventif yang diperlukan, c. Mencatat hasil-hasil dari tindakan preventif yang dilakukan, d. Meninjau ulang tindakan preventif yang dilakukan. Tabel 2.5 Ringkasan Perbandingan ISO 9001:2000 dengan ISO 9001:1994
Perbedaan Keberadaan
ISO 9001:2000 Standar Sistem Manajemen Mutu ISO tunggal yang menggantikan ISO 9001:1994, ISO 9002:1994, dan ISO 9003:1994
Struktur Pendekatan Penekanan
5 bagian klausul Pendekatan proses Lebih customer-oriented. Lebih detil disbandingkan ISO 9001:1994
Fleksibilitas
Memungkinkan perkecualian terbatas pada persyaratan dalam klausul 7
ISO 9001:1994 Bukan standar Sistem Manajemen Mutu ISO tunggal, selevel dengan ISO 9002:1994 dan ISO 9003:1994 20 elemen klausul Pendekatan klausul Juga berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan dan kepuasan pelanggan, namun tidak detil Tidak memungkinkan perkecualian
90
Perbaikan berkelanjutan
Ditekankan secara eksplisit
Ditekankan secara implicit
Consistent pair
Dengan ISO 9004:2000
-
Persesuaian dengan Sistem Manajemen Lain Istilah dan definisi
Dengan ISO 9004:2000
-
Pemasok -> Organisasi -> Pelanggan
Substraktor -> Organisasi -> Pelanggan
8. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Bagi organisasi yang berkeinginan untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, sekaligus ingin memperoleh sertifikat ISO 9001:2000, dapat mengikuti langkah-langkah berikut (Vincent Gasperz, 2006:18): 1.
Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. Implementasi
dari
sistem
manajemen
mutu
membutuhkan
kommitmen dari manajemen organisasi dan semua standar sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen ini agar dapat didokumentasikan yang biasanya dalam bentuk Pernyataan Kebijakan mutu Organisasi, yang berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedurprosedur kerja. 2.
Membentuk komite pengarah (steering commitee) atau koordinator ISO.
91
Komite ini memantau proses agar sesuai dengan persyaratan standar dalam sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Komite juga berfungsi mengangkat atau menunjuk satu atau lebih auditor internal. Komite ini menjadi tim yang memberi nasihat pada Management Representative mengenai bagaimana mendesain dan menerapkan sistem. Management Representative, pada gilirannya, memberi nasihat pada Steering Committe mengenai aspek teknis dart standar dan status penerapan. 3.
Mempelajari
persyaratan-persyaratan
standar
dari
sistem
manajemen mutu ISO 9001:2000. Persyaratan standar ini meliputi pasal 4: Sistem Manajemen Mutu, pasal 5: Tanggungjawab Manajemen, pasal 6: Manajemen Sumber Daya, pasal 7: Realisasi Produk, dan pasal 8: Pengukuran, Analisa dan Perbaikan. Memahami persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 adalah kunci sukses menuju keberhasilan dari proses dokumentasi dan implementasi. 4.
Melakukan pelatihan (training) terhadap semua anggota organisasi. Semua tenaga kerja dalam organisasi harus familiar dengan ISO 9000 dan mengapa perusahaan menginginkan registrasi. Manajermanajer, supervisor-supervisor, dan anggota-anggota. organisasi sangat menentukan keberhasilan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Karena itu mereka harus benar-benar mengerti tentang sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.
92
Pemahaman ini dapat diperoleh melalui serangkaian pelatihan tentang sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. 5.
Memulai peninjauan ulang terhadap manajemen (manajemen review). Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggung jawab mutu dari organisasi itu kepada wakil manajemen (management representative). Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan
pada
persyaratan-persyaratan
standar
sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2000. 6. Identifikasi
kebijakan
kualitas,
prosedur-prosedur,
instruksi-
instruksi yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumendokumen tertulis. Dokumentasi dalam ISO 9000 terdiri dari empat level: a. Manual sistem kualitas (level I) Memuat kebijakan dan mutu. memberikan gambaran mengenai proses-proses di dalam perusahaan serta menjelaskan bagaimana perusahaan memenuhi standar setiap elemen ISO 9000. b. Prosedur-prosedur (level II) Dokumentasi
rencana
dan
implementasi
strategi
mutu.
Ditetapkan oleh departemen yang membuat aturan dan instruksi umum kegiatan-kegiatan tertentu. c. Instruksi-instruksi (level III)
93
lnstruksi kerja terinci menjelaskan langkah demi langkah bagaimana tugas harus diselesaikan. d. Rekaman Mutu (level IV). Rekaman mutu merupakan suatu bukti objektif bahwa sistem mutu
diterapkan
dan
diperagakan
untuk
membuktikan
efektivitasnya. Rekaman merupakan suatu dokumen yang permanen. Rekaman harus diverifikasi keabsahannya, mudah diperoleh dan disimpan selama periode tertentu, dilindungi dari kerusakan, dan dicegah hilang atau cacat selama penyimpanan. 7. Implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Sekali sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dibangun, maka sistem manajemen kualitas yang ada selama ini harus dimodifikasi, dan dokumentasi pendukung dibuat sehingga implementasi menjadi sukses. 8. Memulai audit sistem manajemen kualitas perusahaan. Audit sistem manajemen kualitas diperlukan untuk menjamin bahwa dokumentasi dan penerapan sesuai dengan persyaratan standar dan menunjukan keefektifan sistem manajemen kualitas. 9. Memilih registrar. Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa sistem manajemen kualitas telah memenuhi persyaratan standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, maka manajemen perlu memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian. Registrar akan menilai
94
dokumen-dokumen seperti manual mutu, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi dan formulir-formulir yang berkaitan dengan persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Dalam memilih registrar harus dilakukan secara hati-hati dengan memperhatikan bonafiditas dari registrar tersebut. karena tidak sermua sertifikat ISO 9001:2000 yang dikeluarkan oleh registrar diakui oleh Badan Akreditasi Nasional (National Accreditation Body). Kita juga harus memilih registrar yang memahami tentang usaha yang kita jalankan
dan kita merasa bisa bekerja sama
dengannya karena registrar tersebut akan menjadi partner bisnis kita dalam jangka waktu yang lama. 10. Registrasi Jika
sistem
manajemen
kualitas
ISO
9001:2000
yang
diimplementasikan dalam organisasi dianggap telah sesuai dengan persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, dan dinyatakan lulus dalam penilaian, kepada organisasi itu akan diberikan sertifikat ISO 9001:2000. Masa berlaku sertifikat ISO 9001:2000 yang dikeluarkan registrar melalui lembaga registrasi yang terakreditasi pada umumnya adalan tiga tahun. Langkah-Iangkah implementasi di atas hanya merupakan panduan yang dapat diterapkan secara tidak urut dan dapat juga untuk diterapkan secara bersamaan sesuai dengan kondisi organisasi.
95
Proses implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9000 ditunjukan dalam gambar di bawah ini: Gambar 2.3 Diagram Alir Proses Implementasi Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 (Vincent Gaspersz, 2006:25) Rekomendasi Oleh Tim Evaluasi
Pelatihan ISO 9000 Dokumentasi Sistem Kualitas ISO 9000
Pemberian Sertifikat ISO 9000 Oleh Lembaga Registrasi
Implementasi Sistem Kualitas ISO 9000
Pemantauan Setiap 6 Bulan Perbaikan
Audit Internal
Apakah Sesuai dengan ISO 9000
Tidak
Apakah Sesuai dengan ISO 9000
Tidak
Perbaikan Kunjungan Lapangan
Ya Aplikasi Ke Lembaga Registrasi
A
Sertifikasi ISO diteruskan Apakah Sesuai dengan ISO 9000
Angka Kecukupan Ya
Permohonan Memperbaharui Sertifikasi ISO 9000 setelah masa berlaku 3 Tahun
Apakah Sesuai dengan ISO 9000
Tidak
Perbaikan
Ya
A Evaluasi Kesesuaian
Audit Ulang Sebagian
Perbaikan
Tidak Banyak Mayor
Sertifikat ISO 9000 ditangguhkan
Apakah Sesuai dengan ISO 9000 Ya
Tidak Sertifikat ISO 9000 dicabut
96
9. Manfaat Penerapan Sistem Manjamen Mutu ISO 9001:2000 Masih sedikitnya organisasi di Indonesia yang mendapatkan sertifikat ISO menunjukkan masih lemahnya kesadaran organisasi akan pentingnya ISO 9000. Honoris Perdana Industry merupakan perusahaan yang mendapatkan sertifikat ISO pada bulan Desember 1999 menunjukkan perubahan yang signifikan pada organisasinya. Honoris merasakan kondisi yang berat sebelum menerapkan ISO, seperti tugas dan wewenang yang kurang jelas dan tumpang tindih. tidak ada kriteria penilaian hasil kerja yang telah dilakukan tiap personil, kurang dilakukannya tindakan pencegahan untuk permasalahan yang timbul yang disebabkan karena tindakan perbaikan yang hanya dilakukan jika terjadi masalah yang mengakibatkan terhambatnya proses produksi. Juga tidak adanya standarisasi dalam penyimpanan dan panggunaan dokumen di setiap departemen. Dengan menggunakan ISO 9000, kondisi tersebut dapat diubah ke arah yang lebih baik. Ada
banyak
alasan
mengapa
suatu
organisasi
mengimplementasikan sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO. Alasan utama adalah pelanggan utama mereka menuntut atau karena kompetitor utama mereka telah atau sedang mendaftar. Alasan lain adalah untuk melakukan perbaikan proses atau sistem yang diperlukan dan keinginan untuk dapat bersaing secara global. Ketika banyak dan lebih banyak lagi organisasi mendaftar untuk mendapatkan sertifikat ISO, mereka meminta subkontraktor atau pemasok mereka mendaftar juga, ini
97
menciptakan efek bola salju. Ada beberapa manfaat yang memotivasi organisasi untuk menerapkan sistem manajemen mutu sesuai standar ISO. Menurut Zulfadhli (2004:12) sebuah organisasi atau perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2000 akan memperoleh sedikitnya tujuh manfaat: 1.
Dokumentasi mutu yang lebih baik. ISO 9001 memberikan pedoman dalam mengelola sistem dokumentasi agar dokumendokumen yang dibuat oieh suatu perusahaan bersifat efektif dan efisien. Setiap organisasi menentukan tingkat dokumentasi yang dibutuhkan dan media yang digunakan.
2.
Pengendalian mutu secara sistematik. Dalam ISO 9001 pengendalian mutu harus dimulai dari masing-masing proses yang terdapat dalam perusahaan. Setiap proses adalah input bagi proses sesudahnya dan sekaligus merupakan output dari prosessebelumnya. Karena proses proses tersebut saling berinteraksi satu sarna lain dalam satu sistem, maka pengendalian mutu yang baik pada setiap proses tentunya secara keseluruhan akan menghasilkan suatu pengenda1ian mutu secara sistematik.
3.
Koordinasi yang lebih baik. Adanya kesamaan persepsi untuk menghasilkan
output
yang
memenuhi
persyaratan
dan
kebutuhan akan adanya satu sistem yang mendukung pencapaian hal tersebut, mendorong terjadinya kegiatan
98
koordinasi an.tar proses da1am sistem tersebut. ISO 9001 merancang suatu sistem manajemen mutu yang mengarahkan proses-proses dalam suatu perusahaan agar melakukan koordinasi yang lebih baik. 4.
Deteksi awal ketidaksesuaian. Setiap proses selalu melakukan pemeriksaan terhadap output dari proses lain (sebelumnya), maka diharapkan setiap ketidaksesuaian yang terjadi dapat segera dikenali, diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang kembali.
5.
Konsistensi mutu yang lebih baik. Jika semua unsur yang membentuk sistem manajemen mutu melakukan upaya terus menerus untuk memperbaiki kinerja dengan berdasar kepada pedoman dan prosedur yang telah di dokumentasikan, maka akan dihasilkan konsistensi pengendalian mutu yang lebih baik. Kepercayaan pelanggan bertambah. Suatu perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 dengan baik, akan memberikan rasa aman terhadap pelanggan produk/pelayanannya,
dan
pada
akhirnya
meningkatkan
kepercayaan. Kepercayaan tersebut timbul karena pelanggan melihat
bahwa
kegiatan
pemenuhan
persyaratan-
persyaratannya dikelola secara baik dan memadai. 6.
Disiplin dalam pencatatan mutu bertambah. ISO 9001 mensyaratkan adanya pengelolaan sistem pencatatan mutu
99
yang baik. Setiap catatan harus jelas, mudah dibaca, dapat diidentifikasi dan diperoleh kembali dengan mudah. Dengan adanya
persyaratan
tersebut
maka
perusahaan
yang
menerapkan ISO 9001 akan membuat suatu prosedur pencatatan mutu termasuk pengendalian ya, yang menciptakan kedisiplinan dalam pencatatan mutu. 7.
Lebih banyak kesempatan untuk peningkatan. Pada akhirnya penerapan ISO 9001 akan memberikan peluang-peluang bagi peningkatan kinerja perusahaan yang diperoleh dari sistem dokumentasi yang baik, pengendalian mutu secara sistematik, koordinasi antar proses dalam sistem dan disiplin dalam pencatatan. Sehingga setiap ketidaksesuaian dapat dideteksi lebih awal untuk diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang kembali.
Sedangkan
potensi-potensi
munculnya
ketidaksesuaian yang belum terjadi akan dapat dikenali, kemudian dicegah agar tidak terjadi. Sedangkan Menurut Vincent Gaspersz (2006:17) manfaat dari penerapan ISO 9001:2000 untuk perusahaan adalah sebagai berikut: 1.
Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan kualitas telah direncanakan dengan baik.
100
2.
Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang lebih konsisten serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal lebih baik.
3.
Meningkatkan kesadaran kualitas perusahaan.
4.
Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-nstruksi yang terdefenisi secara baik.
5.
Terjadi perubahan positif dalam hal kualitas dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun.
B. Konsep Dasar Kinerja 1. Pengertian Kinerja Kinerja adalah sebuah kata dalam bahasa Indonesia dari kata dasar "kerja" yang menterjemahkan kata dari bahasa asing prestasi. Bisa pula berarti hasil kerja. Pengertian kinerja di sekolah merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan sekolah yang telah ditetapkan. Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan dikonfirmasikan kepada pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil suatu sekolah dihubungkan
101
dengan visi yang diemban suatu sekolah serta mengetahui dampak positif dan negatif dari suatu kebijakan operasional. Pemimpin di setiap sekolah sering tidak memperhatikan hal tersebut, kecuali sudah amat buruk atau segala sesuatu jadi serba salah. Terlalu sering kepala sekolah sebagai manajer tidak mengetahui betapa buruknya kinerja segenap personil sekolah telah merosot sehingga sekolah menghadapi krisis yang serius. Kesan-kesan buruk sekolah yang mendalam berakibat dan mengabaikan tanda-tanda peringatan adanya kinerja yang merosot. Dalam mendefinisikan kinerja ada beberapa pendapat yang berbeda yang tertulis di bawah ini: •
Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya (Anwar Prabu Mangkunegara, 2000:67)
•
Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya (Ambar Teguh Sulistiyani, 2003:223)
•
Kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu (Maluyu S.P. Hasibuan, 2001:34)
102
•
Kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari seseorang, kinerja adalah suatu perbuatan, suatu prestasi, suatu pameran umum ketrampikan (John Whitmore, 1997:104)
•
Kinerja adalah menilai bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan dengan target yang telah ditentukan (Barry Cushway, 2002:1998)
•
Kinerja
adalah
merupakan
perilaku
yang
nyata
yang
ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan (Menurut Veizal Rivai, 2004:309) •
Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan (Robert L. Mathis dan John H. Jackson Terjamahaan Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira, 2001:78)
•
Kinerja adalah pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari seorang atau suatu perbuatan, suatu prestasi, suatu pameran umum keterampilan (John Witmore dalam Coaching for Perfomance, 1997:104)
•
Mink (1993:76) mengemukakan pendapatnya bahwa individu yang memiliki kinerja yang tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu diantaranya: (a) berorientasi pada prestasi, (b) memiliki percaya diri, (c) berperngendalian diri, (d) kompetensi.
103
Berdasarkaan pengertian di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktifitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi. 2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Jika kinerja adalah kuantitas dan kualitas pekerjaan yang diselesaikan oleh individu, maka kinerja merupakan output pelaksanaan tugas. Kinerja mempunyai hubungan yang erat dengan masalah produktivitas, karena merupakan indikator dalam menentukan bagaimana usaha untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi dalam suatu organisasi. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja personil sekolah, mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja bagi kepala sekolah dapat digunakan untuk menentukan pendekatan kepada personil sekolah dalam meningkatkan kinerja personil sekolah di sekolah tersebut. Para pimpinan sekolah sangat menyadari adanya perbedaan kinerja antara satu personil
dengan personil
lainnya yang berada di bawah
pengawasannya. Walaupun para personil sekolah bekerja pada tempat yang sama namun produktifitas mereka tidaklah sama. Secara garis besar perbedaan kinerja ini disebabkan oleh dua faktor (As'ad, 1991:49), yaitu : faktor individu dan situasi kerja.
104
Menurut Gibson, et al (dalam Srimulyo, 1999:39), ada tiga perangkat variabel yang mempengaruhi perilaku dan prestasi kerja atau kinerja, yaitu: 1. Variabel individual, terdiri dari: a. Kemampuan dan ketrampilan: mental dan fisik. b. Latar belakang: keluarga, tingkat sosial, penggajian. c. Demografis: umur, asal-usul, jenis kelamin. 2. Variabel organisasional, terdiri dari: a. b. c. d. e.
Sumberdaya. Kepemimpinan. Imbalan. Struktur. Desain pekerjaan.
3. Variabel psikologis, terdiri dari: a. b. c. d. e.
Persepsi. Sikap. Kepribadian. Belajar. Motivasi.
Menurut Tiffin dan Me. Cormick (dalam Srimulyo, 1999:40) ada dua variabel yang dapat mempengaruhi kinerja, yaitu: 1. Variabel individual, meliputi: a. b. c. d. e. f. g. h.
Sikap. Karakteristik. Sifat-sifat fisik minat dan motivasi. Pengalaman. Umur. Jenis kelamin. Pendidikan. Serta faktor individual lainnya.
105
2. Variabel organisasi, meliputi: a. Faktor fisik dan pekerjaan, terdiri dari: metode kerja, kondisi dan desain perlengkapan kerja, penataan ruang dan lingkungan fisik (penyinaran,temperatur, dan fentilasi). b. Faktor sosial dan organisasi, meliputi: peraturan-peraturan organisasi.
Sutemeister
(dalam
Srimulyo,
1999:40-41)
mengemukakan
pendapatnya, bahwa kinerja dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu: 1. Faktor Kemampuan a. Pengetahuan: pendidikan, pengalaman, latihan dan minat. b. Ketrampilan: kecakapan dan kepribadian. 2. Faktor Motivasi a. Kondisi sosial: organisasi formal dan informal, kepemimpinan. b. Serikat kerja kebutuhan individu : fisiologis, sosial dan egoistik. c. Kondisi fisik : lingkungan kerja.
3. Penilaian Kinerja Penilaian
kinerja
(performance
appraisal)
pada
dasarnya
merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Penilaian kinerja individu sangat bermanfaat bagi dinamika pertumbuhan organisasi secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka dapat diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja karyawan.
106
Berikut ini pengertian penilaian kinerja menurut beberapa ahli: 1. Bernardin dan Russel (1993:379) “A way of measuring the contribution of individuals to their organization”. Penilaian kinerja adalah cara mengukur konstribusi individu ( karyawan) kepada organisasi tempat mereka bekerja. 2. Bambang Wahyudi (2002:101) “penilaian kinerja adalah suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi kerja / jabatan seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya”. 3. Cascio (1992:267) “penilaian kinerja adalah sebuah gambaran atau deskripsi yang sistematis tentang kekuatan dan kelemahan yang terkait dari seseorang atau suatu kelompok”. 4. Henry Simamora (338:2004 ) “penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu karyawan”. Penilaian kinerja personil sekolah dapat ditempuh dengan berbagai metode seperti di bawah ini sesuai pendapat Tim Dosen Adpen FIP UPI (2003:107): 1. Rating Scale, yaitu penilaian atas prestasi kerja personil yang didasarkan pada skala tertentu misalnya sangat baik, baik, sedang, jelek, sangat jelek.
107
2. Weighted performance checklist yaitu penilaian atas prestasi kerja personil yang didasarkan pada kirteria tertentu dengan menggunakan bobot penilaian. 3. Crictical incident method, yaitu metode penilaian yang didasarkan atas perilaku-perilaku sangat baik (peristiwaperistiwa kritis) dari seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan. 4. Test dan observation yaitu penilaian prestasi kerja didasarkan atas tes pengetahuan dan keterampilan dan atau melalui observasi. 5. Rank method yaitu penilaian yang dilakukan untuk menentukan siapa yang lebih baik dengan menempatkan setiap personil dalam urutan terbaik hingga terburuk. 6. Forced distribution yaitu penilaian atas personil yang kemudian dikategorisasikan dalam kategori yang berbeda. 7. Self appraisals yaitu penilaian oleh diri sendiri dimaksudkan untuk mempelajari pengembangan diri dan sebagainya.
4. Tujuan Penilaian Kinerja Penilaian kinerja personil sekolah merupakan usaha yang dilakukan untuk mengetahui seberapa baik performa seorang personil sekolah dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dan seberapa besar potensinya untuk berkembang. Performa ini dapat mencakup prestasi kerja, cara kerja yang pribadi. Sedangkan potensinya untuk berkembang mencakup kreativitas dan kemampuan mengembangkan karir.
108
Menurut Syafarudin Alwi (200:187) secara teoritis tujuan penilaian dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development. Yang bersifat evaluation harus menyelesaikan: 1. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi 2. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision 3. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar meengevaluasi sistem seleksi. Sedangkan yang bersifat development harus menyelesaikan: 1. Prestasi riil yang dicapai individu. 2. Kelemahan - kelemahan individu yang menghambat kinerja. 3. Prestasi - pestasi yang dikembangkan. Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan suatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan di sekolah. Adapun secara terperinci manfaat penilaian kinerja bagi sekolah adalah: 1. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi personil sekolah. 2. Perbaikan kinerja personil sekolah. 3. Kebutuhan latihan dan pengembangan personil sekolah. 4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, pemecatan, pemberhentian dan perencanaan personil baru. 5. Untuk kepentingan penelitian personil sekolah. 6. Membantu diagnosis terhadap kesalahan desain personil sekolah.
109
C. PENGARUH PENERAPAN SISTEM MANAJAMEN MUTU ISO 9001:2000 TERHADAP KINERJA PERSONIL SEKOLAH Sistem manajemen kualitas yang memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2000 menjamin posisi pasar yang stabil, peningkatan terus-menerus, dan pengembangan dalam hal kualitas. Hal tersebut dapat dicapai melalui perencanaan, pemeliharaan, dan peningkatan berkelanjutan dari semua proses yang berdampak pada peningkatan profit, efektivitas dan kepuasan pelanggan. Menurut Frans S.Sunito, standar manajemen mutu ISO 9000 itu unik, karena merupakan satu-satunya standar yang mengatur proses, bukan hasil akhir. Oleh karena itu standar ini dapat diterapkan secara luas dalam semua bidang usaha, termasuk bidang pendidikan (Sunito, 1997:32). Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di Sekolah akan mendorong personil sekolah yang ada di sekolah untuk bekerja lebih baik dan lebih bersemangat untuk meningkatkan kinerjanya supaya mutu sekolah dapat tercermin melalui sertifikat ISO yang didapat oleh pihak sekolah. Kobe (1997:62) mengungkapkan bahwa “penerapan Sistem Manajemen Mutu berstandar ISO 9001 dan dengan sistem kerja yang konsisten, maka secara alamiah masing-masing karyawan melakukan perbaikan terus menerus baik metode kerja maupun sikap mentalnya menjadi lebih disiplin dan terarah ”. Hal itu juga senada dengan pendapat Zulfadhli (2004:12) yang mengungkapkan bahwa: “ Salah satu manfaat dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada organisasi / perusahaan adalah Lebih
110
banyak kesempatan untuk peningkatan. Pada akhirnya penerapan ISO 9001 akan memberikan peluang-peluang bagi peningkatan kinerja perusahaan yang diperoleh dari sistem dokumentasi yang baik, pengendalian mutu secara sistematik, koordinasi antar proses dalam sistem dan disiplin dalam pencatatan. Sehingga setiap ketidaksesuaian dapat dideteksi lebih awal untuk diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang kembali. Sedangkan potensipotensi munculnya ketidaksesuaian yang belum terjadi akan dapat dikenali, kemudian dicegah agar tidak terjadi ”. Sistem manajemen mutu merupakan salah satu elemen dalam organisasi
Manajemen
Mutu
Terpadu.
Sistem
manajemen
mutu
menggambarkan suatu sistem dengan prosedur terdokumentasi dan terkendali untuk memastikan bahwa produk tidak sesuai tidak dilepaskan ke pelanggan. Kinerja personil sekolah merupakan hasil kerja yang dapat dilihat dalam segala aktifitas kerja yang dilakukan di sekolah baik secara kuantitas maupun kualitas. Menurut Lawson (2004), sejumlah area dalam implementasi TQM sebagaimana tertuang dalam klausul-klausul ISO 9001:2000 yang secara signifikan akan mempengaruhi terbentuknya budaya kualitas, diantaranya adalah: keterlibatan manajemen puncak, fokus pada konsumen, komunikasi, manajemen sumber daya manusia, lingkungan kerja dan manajemen, pengukuran, analisis, dan peningkatan. Juga menurut Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan dan Pengembangan dan Pemberdaayaan Pendidik dan Personil sekolah
111
Bidang Otomotif dan Elektronika Malang (dalam buku panduan mengenal sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, 2007:2) bahwa: “Setiap personil memiliki tanggung jawab, wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi”. Berdasarkan pendapat tersebut, maka penerapan suatu sistem mutu ISO 9001:2000 tentunya akan membawa dampak positif bagi sekolah, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan siswa dan orang tua siswa sebagai konsumen terhadap produk atau layanan yang sekolah sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan yang ada. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja Sekolah yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya-biaya, memotivasi personil sekolah untuk menujukkan hasil kerjanya baik kuantitas maupun kualitas yang selalu optimal demi mempertahankan sertifikat ISO yang telah diperoleh. Dari beberapa pendapat di atas, maka meningkatnya kinerja personil sekolah di sekolah dapat dipengaruhi oleh adanya penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Hal itu dapat dilihat dari pedoman mutu SMK Negeri 8 Bandung (2008:10-11) yang menegaskan bahwa Semua orang yang bekerja mempengaruhi mutu, termasuk untuk keperluan rekruitmen personil baru, harus memenuhi kompetensi yang sesuai dengan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang ditetapkan. Setiap orang dinilai kompetensinya terhadap
112
persyaratan tersebut. Bila kompetensi orang belum terpenuhi maka SMK Negeri 8 Bandung memberikan pelatihan yang diperlukan atau tindakan lain yang sesuai. Dalam upaya penerapan sistem manajemen ini secara efektif, maka dituntut adanya suatu kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengelola seluruh proses kerja yang saling berhubungan dan berinteraksi baik secara intern maupun ekstern. Selain itu, perlunya kemampuan dalam meningkatkan secara terus menerus efektivitas dari proses sistem manajemen mutu, sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal sesuai dengan tujuan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Oleh karena itu perlu adanya suatu program berkesinambungan yang perlu didukung oleh semua personil yang terlibat dalam penerapan sistem ini. Penerapan sistem manajemen mutu di Sekolah akan sangat efektif apabila setiap bagian dari organisasi memahami fungsi, tanggung jawab, dan keterkaitannya dengan bagian lain dalam sistem tersebut. Sebagai gambaran mengenai sistem manajemen mutu, manual mutu/pedoman mutu harus mencakup kebijakan mutu, penjelasan mengenai organisasi, hal yang dikecualikan, interaksi proses, garis besar prosedur mutu, dan referensi silang panduan mutu dengan dokumen lain yang lebih detail. Berdasarkan uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kinerja personil sekolah dapat dipengaruhi oleh adanya penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 di sekolah. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 berlaku secara menyeluruh dalam Sekolah dan mempengaruhi berbagai proses yang ada dalam tubuh Sekolah. Tanggung jawab mutu suatu produk
113
merupakan tanggung jawab seluruh anggota organisasi, sehingga dalam Sekolah tanggung jawab mutu tidak hanya terletak pada pimpinan atas, tetapi juga pada personil sekolah di sekolah yang berhubungan langsung terhadap produk / pelayanan yang dihasilkan.
