BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Definisi, Fungsi, Tingkatan, fungsi manajer, dan hubungan manajer
2.1.1 Definisi Manajemen Manajemen adalah bekerja dengan orang-orang untuk menentukan menginterpretasikan, dan mencapai tujuan- tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, kepemimpinan, dan pengawasan. (T.Hani Handoko 2000)
Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan ( Mulayu S.P Hasibuan 2000) Manajemen
adalah
proses
perencanaan,
pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebagai suatu proses pencapaian tujuan maka dalam aktifitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating dan controlling (yang biasa disingkat POAC). (stoner 2006)
Planning (perancanaan) meliputi proses penatapan tujuan dan cara pencapain tujuan tersebut
Organizing (pengorganisasian) setelah menetapkan tujuan dan membuat program cara pencapaiannya selanjutnya manajer harus segera merancang dan mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan
program
itu
dengan
baik.
Setiap
perusahaan 12
membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Contoh organisasi sebuah perguruan tinggi berbeda dengan perusahaan konfeksi.
Actuating (pengarahan) setelah membuat perencanaan membentuk struktur organisasi dan penempatan tenaga kerja langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya organisasi supaya sampai tujuan dengan kata lain mengajak atau menggerakan angora organisasi untuk melakukan perkerjaan dengan cara yang akan membantunya untuk mecapai tujuan.
Controling (pengendalian) akhirnya manajer harus mengendelikan para anggota organisasi agar tindakannya benar-benar menggerakan organisasi kearah tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi pengendalian ini mencakup tiga hal yaitu :
1.
Menetapkan standar prestasi.
2.
Mengukur pretasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
3.
Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.
13
2.1.2 Fungsi-Fungsi Manajemen Perencanaan Perencanaan melibatkan urusan memilih tugas yang harus di lakukan untuk mempertahankan tujuan organisasi, menjelaskan bagaimana tugas harus dilaksanakan, dan memberi indikasi kapan harus dikerjakan.
Aktivitas perencanaan memfokuskan pada mempertahankan tujuan. Para manajer menegaskan secara jelas apa yang organisasi harus lakukan agar berhasil. Perencanaan fokus terhadap kesuksesan dari organisasi dalam jangka waktu pendek dan juga jangan panjang.
Pengorganisasian Pengorganisasian yakni memberi tugas sebagai hasil dari tahapan perencanaan, tugas tersebut di berikan kepada beragam individu atau grup didalam organisasi. Mengorganisir adalah untuk menciptakan mekanisme untuk menjalankan rencana.
Pengendalian Pengendalian merupakan sejumlah peranan yang dimainkan oleh para manajer:
Mengumpulkan informasi untuk mengukur performa.
Membandingkan performa masa kini dengan sebelumnya.
Menentukan aksi selanjutnya dari rencana dan melakukan modifikasi untuk menuai parameter performa diharapakan.
14
2.1.3 Tingkatan Manajemen Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda, yaitu : 1. Manajer lini – pertama Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. 2. Manajer menengah Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional. 3. Manajer puncak Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksklusif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang dikelola, para manajer dapat pula diklasifikasikan sebagai manajer fungsional atau manajer umum. Manajer fungsional mempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan otganisai, seperti produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaian (personalia), atau akutansi. Pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, manajer umum mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan-kegiatan fungsional satuan kerja.
15
2.1.4 Fungsi-fungsi yang dilaksanakan manajer Ada lima fungsi yang dilaksanakan manajer, yaitu : 1. Perencanaan 2. Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan : a) Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber dayasumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan. b) Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih. c) Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan koreksi dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
Perencanaan (planning), adalah : 1. Pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi. 2. Penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, system, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian (organizing) 1. Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “membawa” hal-hal tersebut ke arah tujuan. 3. Penugasan tanggung jawab tertentu. 4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individuindividu untuk melaksanakan tugasnya.
Penyusunan personalia (staffing), adalah : 1. Penarikan (recruitment). 2. Latihan dan pengembangan. 3. Penempatan dan pemberiam orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
16
Pengarahan (leading) Fungsi pengarahan secara sederhana adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang dinginkan,dan harus mereka lakukan.
Pengawasan (controlling), adalah :
Penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur, yaitu : 1. Penetapan standar pelaksanaan 2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan 3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan 4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar
2.1.5 Hubungan Manajer Dan Manajemen Manajer dalam hubungan dengan menajemen menjelaskan tentang substansi tugas yangada padanya. Pada satu sisi, manajer ada pada posisi tugas pelaksana kepemimpinan denganmembantu pemimpin memimpin pekerjaan yang bersifat departemenal. Di sini manajeradalah kepala atau pemimpin suatu departemen atau unit kerja dalam suatu organisasi. Padasisi yang bersifat lebih substansial, manajemen adalah tugas seorang manajer
yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas kepemimpinan pada aras ma najerial. Tentu tatkalamelaksanakan tugasnya, manajer memanejemeni, tetapi perbedaannya, ialah bahwa ia memanejemeni tugasnya atas nama pemimpin yang mendelegasikan tugas manajerial kepadanya
17
2.2 Definisi, fungsi, tujuan, prinsip, ciri-ciri, kegiatan manajemen kantor 2.2.1 Definisi Manajemen Perkantoran Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Menurut MC.Maryati (2008;25) Manajemen perkantoran efektif yaitu Suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Manajemen perkantoran menurut Badri Munir (2008;32) Administarsi perkantoran modern dapat didefinisakan sebagai perancanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Serta penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat,menggunakan metode yang paling baik, dan memberikan lingkungan yang kondusif. Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya :
mengetik (typing)
menghitung (calculating)
memeriksa (checking)
18
menyimpan warkat/arsip (filing)
menelepon (telephoning)
menggandakan (duplicating)
mengirim surat (mailing)
mengadakan
mencatat
menyortir
2.2.2 Fungsi dan Tujuan Manajemen Perkantoran Fungsi-fungsi dalam manajemen perkantoran meliputi : a) Perencanaan
Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam pelayanan kantor.
Melakukan perbaikan setiap waktu dengan melakukan perubahanperubahan yang mengarah pada perkembangan,kemajuan serta efisiensi kerja.
Menganalisis sarana dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk layanan kantor.
Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
Mengembangkan system administrasi yang efektif
Membuat prosedur operasi standar SOP (standar operasional perusahaan) tolak ukur dalam evaluasi kerja.
Mengevaluasi metode dan prosedur kerja untuk menetapkan yang terbaik.
19
b) Pengorganisasian
Mengatur pengalokasian sarana dan sumberdaya kantor agar tidak terjadi pemborosan.
Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pada setiap bagian layanan kantor,dan menjelaskannya pada karyawan kantor.
Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor.
Mengimplementasikan semua perencanaan kantor yang telah di buat. (print ulang)
c) Pengarahan
Menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan.
Memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk system, metode, prosedur kerja yang baru.
Memotivasi karyawan agar selalu bekerja dengan efektif dan efisien searah dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.
d) Pengawasan
Mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan SOP (standar operasional perusahaan) yang sudah ditetapkan.
Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien.
Menjamin terlaksananya prosedur pengawasan kerja yang efektif dan efisien.
20
e) Menerima Informasi
Informasi tersebut diterima dari berbagai bentuk, seperti : surat, telepon, pesanan, faktur, laporan, pengiriman dari faksmili dan sebagainya.
f) Merekam Informasi
Kegiatan ini bertujuan untuk menyimpan informasi untuk memenuhi
kebutuhan
manajemen
dalam
perencanaan
dan
pengendalian. Isi rekaman dalam rincian negosiasi, transaksi operasi misalnya korespondensi, pesanan, faktur, ringkasan rincian seperti laporan keuangan dan manajemen, rekaman stok dan analisis penjualan. (print ulang) g) Informasi mengolah
Mengolah informasi adalah mengumpulkan informasi, mengolah, merangkum, mengklarifikasi, menafsirkan, menggandakan.
h) Memberikan informasi atau menyebarkan informasi
Kegiatan tersebut umumnya dilakukan melalui surat atau laporan, faktur, telepon, rapat, computer atau secara langsung berhadapan.
i) Melindungi asset Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu[1]:
Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendahrendahnya.
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat 21
2.2.3 prinsip manajemen perkantoran Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1) Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja; 2) Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan; 3) Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis; 4) Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor; 5) Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya; 6) Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor; 7) Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah; 8) Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
22
9) Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai
2.2.4 Ciri-ciri pekerjaan kantor Ciri-ciri pekerjaan kantor menurut MC Maryati antara lain : a) Bersifat pelayanan, artinya tata usaha dilakukan untuk menunjang dan mendukung usaha kantor. b) Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi, artinya tata usaha terdapat disemua unit kantor. c) Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi tanpa kecuali d) Membantu bagian keuangan dalam hal efisiensi biaya. e) Membantu bagian personalia dalam penggajian. f) Membantu bagian pemasaran dalam pengiriman pesanan barang. g) Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam mengoperasikan pekerjaannya.
23
2.2.5 Kegiatan Pekerjaan Perkantoran Kegiatan Pekerjaan Perkantoran Ida Nuraida, SE (2008;22) 1. Menerima
pesanan-pesanan
barang/jasa,
mengantarkan
dan
mengirimkannya 2. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan. 3. Mengusahakkan fasilitas pelayanan dan komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan. 4. Surat-menyurat, korespondensi, mendikte, mengetik surat 5. Menyampaikan
hutang
dan
mengumpulkan
perhitungan-
perhitungan yang belum diselesaikan. 6. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal. 7. Mengurus, mendistribusikan, dan mengirimkan surat-surat pos 8. Macam-macam pekerjaan, seperti menerima telepon, menerima tamu, dan pekerjaan pesuruh 9. Membuat
arsip-arsip dinamis/laporan (mencatat
data
yang
diinginkan) 10. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja, untuk mencari yang terbaik sebelum dijadikan standar kerja.
24
2.3 Pengertian, tugas, Tata Usaha 2.3.1 Pengertian Tata Usaha Tata usaha (kantor) adalah tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Sedangkan tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang
dimulai
dari
menghimpun
(menerima),
mencatat,
mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang di perlukan. 2.3.2 Tugas Tata Usaha
Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang menghimpun informasi dengan berbagai cara.
Mencatat yaitu keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat atau disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/video sehingga dapat dilihat dan didengar.
Mengola yaitu kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan
25
kembali informasi sehingga lebih berguna.
Menggandakan yaitu keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.
Mengirim yaitu kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan kepada pihak yang memerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik dan lain sebagainya.
Menyimpan yaitu kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.
Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti mengisi formulir, menangani surat masuk dan surat keluar, mengarsipkan dokumen dokumen penting, mengetik (membuat naskah), mengurus kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, membuat laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah kegiatan kantor yang tidak berhubungan dengan kegiatan tulis menulis seperti pelayanan keamanan, pekerjaan office boy. Memelihara gedung kantor, penerimaan tamu.
26
2.4 Pengertian, syarat-syarat keaslian, penyimpanan arsip 2.4.1 Manajemen Kearsipan Manajemen
kearsipan
menurut
Dra.Suparjati
(2009;38)
pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah penyimpanan arsip organisasi untuk menjalankan usahanya.
2.4.2 Syarat-syarat keaslian arsip Syarat-syarat keaslian arsip yaitu : 1) Otentik Untuk menunjukkan keontektikan sebuah arsip, organisasi perusahaan harus mengarsipkan dan melaksanakan dengan baik kebijakan dan prosedur yang mengawasi penciptaan, transmisi, dan pemeliharaan arsip untuk menjamin bahwa arsip dapat dikenal dan mempunyai kewenangan untuk mencipta arsip 2) Andal Suatu arsip dikatakan andal jika isinya dipercaya, akurat dan lengkap dari transaksi 3) Bulat Sebuah arsip harus dilindungi dari adanya perubahan, kebijakan, dan prosedur manajemen arsip harus menjelaskan
27
tambahan yang mungkin dibuat pada penciptaanya. 4) Siap pakai Sebuah arsip dapat dikatakan siap pakai jika diketahui lokasinya, dapat ditemukan kembali, dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan bisnis yang lebih luas. 5) Akurat memadai dan lengkap Sebuah arsip harus dengan benar menggambarkan apa yang telah
dikomunikasikan,
diputuskan
atau
dilaksankan.
Mendukung kebutuhan-kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikan alat bukti.
28
2.4.3 penyimpanan arsip-arsip Aktifitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsiparsip. Menurut The Liang Gie arsip-arsip itu harus disimpan menurut suatu system yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Berikut ini, ada lima macam penyimpanan arsip yang sudah dikenal yaitu : a.
Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic)
b.
Penyimpanan menurut pokok soal (Subject filling)
c.
Penyimpanan menurut wilayah (Geograph filling)
d.
Penyimpanan menurut nomer (Numeric filling)
e.
Penyimpanan menurut tanggal (Chronological filling)
29
2.5 Recruitment Pegawai, Kebaikan dan kelemahan sumber eksternal, sumber internal 2.5.1 Rekrutmen pegawai Pengadaan karyawan atau pegawai berhubungan erat dengan kegiatan penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tenaga kerja sesuai dengan bidang keahliannya. Penarikan tenaga kerja disini tidak hanya untuk mencari jumlah tenaga kerja saja tetapi juga memperoleh tenaga kerja yang tepat untuk setiap jenis pekerjaan yang ada diperusahaan. Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut beberapa ahli, sebagai berikut:
Henry
Simamora
Universitas
(1997:212)
Kristen
Petra
dalam
buku
menyatakan
koleksi
bahwa
digital
Rekrutmen
(Recruitment) adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Menurut Randall
S.
Schuler
dan
Susan
E.
Jackson
(1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008) rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
Menurut Noe at. all ( 2000 ) rekrutmen didefinisikan sebagai pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial.
30
Sebelum organisasi dapat mengisi sebuah lowongan pekerjaan, organisasi tersebut mestilah mencari orang-orang yang tidak hanya memenuhi syarat untuk posisi tersebut,namun juga menginginkan pekerjaan itu. Suatu organisasi akan dapat mengisi lowongan secara lebih cepat dengan biaya yang rendah pula jika sumber daya rekrutmen digunakan secara optimal. Adapun sumber-sumber rekrutmen terdiri dari: Sumber Eksternal, yaitu penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan untuk menempati jabatan yang kosong. Sumber eksternal bisa berasal dari: Catatancatatan/file lamaran; Walk in Applicants (mendatangi secara langsung); Lembagalembaga penjelasan
pendidikan; Open pada
Houses (pelamar
watu-waktu
yang
datang
untuk
dikehendakinya)Field
mendapatkan
Interview (sama
dengan open houses, hanya dilakukan diluar kota dengan biaya lebih mahal serta membutuhkan lebih banyak iklan); Tenaga kerja sementara; Part-time dan kontrak; Organization Outplacing Employees;Direct Mail Recruitment; Telephone Recruitment; Pertemuan para profesional, Asosiasi dagang dan pameran; Agenagen tenaga kerja swasta; dan Iklan Rekrutmen.
2.4.4 Kebaikan dan kelemahan sumber Eksternal 1. kebaikan dari sumber eksternal :
Kewibawaan pejabat relatif baik.
Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.
2. Kelemahan-kelemahan dari sumber eksternal
Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk promosi.
Biaya perekrutan besar, karena iklan dan seleksi.
Waktu perekrutan relatif lama.
Orientasi dan induksi harus dilakukan.
Turnover cenderung akan meningkat.
Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.
31
2.5.3 Kebaikan dan kelemahan sumber Internal Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan itu baik yang bersifat vertikal (promosi ataupun demosi) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial. Hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada. Jika lowongan pekerjaan yang kosong diisi oleh orang dalam, berarti dalam perekrutannya adalah melalui karyawan perusahaan tersebut yang dipromosikan, yang mempunyai keahlian sesuai dengan jabatan yang akan diisi. Pengaruhnya terhadap perusahaan jika lowongan tersebut diisi oleh orang dalam bisa lebih baik jika dilihat dari segi biaya perekrutan, waktu perekrutan dan sebagainya. Dilain hal, perusahaan telah banyak mengetahui kinerja dari karyawan yang dipromosikan tersebut berdasarkan data base yang mereka punya. Dengan demikian tidak ada kekhawatiran dari perusahaan terhadap kemampuan karyawan tersebut. Dan dengan adanya promosi ini akan menimbulkan motivasi bagi karyawan untuk bekerja lebih baik sehingga mempunyai kesempatan untuk menempati posisi yang lebih baik pula. Yang perlu diperhatikan jika lowongan yang kosong diisi oleh orang dalam adalah apakah orang atau karyawan tersebut mempunyai potensi sesuai dengan jabatan yang akan diisinya. Karena pada umumnya setiap jabatan dari suatu perusahaan diisi oleh orang – orang dengan potensi yang berbeda – beda dan sedikit saja yang mempunyai potensi yang lebih. Misalkan satu orang karyawan mempunyai kemampuan sebagai leader belum tentu mempunyai potensi sebagai pemasar. Kita tidak akan bisa meningkatkan kinerja seseorang yang pekerjaannya tidak sesuai dengan potensinya, bagaimanapun kita melatih
32
dan memotivasinya. Kinerja yang sebelumnya baik, belum tentu didapat juga jika karyawan tersebut menempati posisi yang tidak sesuai dengan potensinya. Ada orang yang potensi dan bakatnya adalah menjadi pengikut dan pelaksana. Ia akan bisa menjadi the best sales performer misalnya; namun ketika dipromosikan menjadi supervisor atau manager, bisa saja kinerja dan prilakunya menjadi buruk; yang mengakibatkan perusahaan rugi dua kali: Pertama, kehilangan sales, karena salesman terbaiknya dijadikan supervisor atau manager. Kedua, kehilangan kekompakan team, karena dipimpin oleh bad leader! Jadi dengan mengetahui bakat serta potensi terbaik seseorang, ia bisa ditempatkan pada posisi yang tepat. Dan dengan tambahan pelatihan dan kepemimpinan yang baik, ia akan bisa mengembangkan potensi dirinya kelevel yang optimal dan menghasilkan prestasi terbaik. Permasalahan lain yang akan timbul dengan adanya pengisian lowongan kerja dari orang dalam yaitu kekosongan pada posisi atau jabatan yang ditinggalkan oleh karyawan yang mendapatkan promosi tersebut. Jika posisi yang ditinggalkan juga merupakan posisi yang penting tentu saja akan mempengaruhi
kerja
perusahaan.
Apakah
yang
akan
menggantikan
mempunyai potensi dan keahlian yang sesuai dengan jabatan tersebut atau tidak. Hal ini akan menimbulkan permasalahan yang sama. Pengisian lowongan pekerjaan dengan orang dalam juga berpengaruh terhadap masyarakat. Kaitannya yaitu dengan kesempatan bagi masyarakat untuk dapat bekerja diperusahaan tersebut. Jika perusahaan membuka lowongan pekerjaan untuk orang luar tentu saja masyarakat mempunyai kesempatan untuk mendapatkan pekerjaan. Dengan mendapat pekerjaan maka mereka mempunyai penghasilan dan dapat meningkatkan perekonomiannya. Jika perusahaan mampu merekrut beberapa orang dari masyarakat sekitar tentu saja perekonomian masyarakat akan lebih baik.
33
2.5.4 Keunggulan dan kelemahan rekrutmen karyawan melalui orang dalam 1. Keunggulan rekrutmen internal adalah:
Meningkatkan moral kerja & kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan promosi.
Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap perusahaan.
Biaya perekrutan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.
Waktu perekrutan relatif singkat.
Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
Kestabilan karyawan semakin baik.
2. Kelemahan dari rekrutmen internal adalah:
Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.
Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.
Terjadinya kekosongan kembali dari jabatan yang ditinggalkan
34
