BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1.
Ketersediaan Koleksi Pengertian ketersediaan koleksi menurut Sutarno (Sutarno 2007, 85) yaitu
“Ketersediaan koleksi perpustakaan adalah sejumlah koleksi atau bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan dan cukup memadai jumlah koleksinya dan koleksi tersebut disediakan agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan tersebut”. Pengertian dari kutipan di atas dapat dipahami bahwa ketersediaan koleksi adalah koleksi yang siap digunakan atas kesiapan perpustakaan yang telah menyediakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna sehingga bisa dimanfaatkan. Ketersediaan koleksi berhubungan erat dengan pemanfaatannya. Apabila koleksi yang tersedia lengkap dan siap digunakan oleh pengguna, tentu koleksi tersebut akan dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Karena yang dibutuhkan oleh pengguna tersedia sesuai dengan kebutuhan mereka. Sejalan dengan pernyataan Sutarno (Sutarno 2007, 26) bahwa “Tujuan ketersediaan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan yang akan dilayaninya sehingga pengguna tersebut senang memanfaatkan koleksi yang telah dimiliki oleh perpustakaan
tersebut”.
Tersedianya
koleksi
pada
perpustakaan
akan
menimbulkan kesenangan kepada pengguna dalam memanfaatkan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Kesenangan tersebut kemudian akan menjadi kekerapan pengguna ke perpustakaan untuk memanfaatkan koleksi.
5
Perpustakaan menyediakan koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang dilayaninya. Tentunya, koleksi yang disediakan adalah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Perpustakaan harus mengetahui koleksi atau informasi apa yang dibutuhkan oleh pengguna yang akan dilayaninya. Perpustakaan harus mengupayakan untuk menyediakan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna sehingga pemanfaatan koleksi akan maksimal. Menurut Sutarno (Sutarno 2006, 75) ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan ketersediaan koleksi sebuah perpustakaan antara lain: 1. Kerelevanan, koleksi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. 2. Berorientasi kepada pengguna perpustakaan. 3. Kelengkapan koleksi. 4. Kemutakhiran koleksi. Berdasarkan pernyataan di atas dapat dipahami bahwa beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan ketersediaan koleksi yaitu koleksi harus relevan dan berorientasi dengan kebutuhan informasi pengguna perpustakaan, serta memperhatikan kelengkapan dan kemutakhiran koleksi yang akan disediakan. Pernyataan di atas sejalan dengan yang dinyatakan Lasa, dalam menyediakan koleksi atau bahan informasi suatu perpustakaan terdapat beberapa hal yang hendaknya dipertimbangkan : 1. Relevansi, yaitu kesesuaian bahan informasi dengan keperluan pengguna, hal ini dimaksudkan agar perpustakaan memiliki nilai dan berdaya guna bagi pengguna, terutama para pengguna potensial. 2. Kemutakhiran, yaitu dalam pengembangan bahan informasi ini perlu antisipatif dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan bidang cakupan perpustakaan itu sendiri.
6
3. Rasio judul, pemakai, dan spesialis bidang, yaitu banyak sedikitnya bahan informasi atau koleksi yang harus dimiliki oleh suatu perpustakaan hendaknya dipertimbangkan dengan jumlah pengguna, banyaknya judul, spesialis bidang, dan anggaran. 4. Tidak bertentangan dengan politik, ideologi, agama/keyakinan, ras, maupun golongan. 5. Kualitas, yaitu bahan informasi yang direncanakan hendaknya memnuhi syarat-syarat kualitas, misalnya berkaitan dengan subjek, reputasi pengarang, dan reputasi penerbit. Perlu diperhatikan pula fisik bahan informasi seperti kertas, pita, lay out, label, warna, sampul, dan lainnya. 6. Objek keilmuan, yaitu koleksi atau bahan informasi suatu perpustakaan diharapkan menunjang keilmuan anggota potensial dan sesuai dengan visi misi lembaga induknya. (Lasa 2005, 122) Berdasarkan pernyataan di atas dapat diketahui bahwa dalam menyediakan koleksi, hal yang dipertimbangkan adalah relevansi koleksi dengan kebutuhan informasi pengguna, kemutakhiran koleksi yaitu perpustakaan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan untuk koleksi terbarunya, serta jumlah koleksi yang harus dimiliki sesuai dengan jumlah pengguna yang dilayani, banyaknya judul, spesialis bidang, dan anggaran perpustakaan, koleksi tidak bertentangan dengan agama, ideologi serta ras, kualitas koleksi yaitu terkait dengan reputasi penerbit serta pengarang serta kualitas fisik koleksi seperti kertas, lay out, label, warna, dll serta yang terakhir yang menjadi pertimbangan adalah koleksi diharapkan menunjang keilmuan anggota potensial perpustakaan serta visi misi lembaga induknya. Hal ini sejalan dengan pendapat yang disampaikan Qalyubi (Qalyubi 2003, 4) yang menyebutkan bahwa : Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka, perpustakaan harus mampu mengkaji/mengenali siapa pemustaka dan informasi apa yang diperlukan, mengusahakan tersedianya jasa pada saat yang diperlukan, dan mendorong pemustaka untuk menggunakan fasilitas yang disediakan perpustakaan.
7
Pernyataan di atas dapat dipahami bahwa ketersediaan koleksi bukan hanya menyediakan koleksi seadanya. Namun, menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna yang dilayani oleh perpustakaan. Penyelenggara perpustakaan harus terlebih dahulu mengenali serta mengkaji pengguna yang akan dilayaninya. Pada perpustakaan Perguruan Tinggi yang dilayani adalah mahasiswa dari tingkat S1, S2, dan juga S3, dan juga para dosen dan staf Perguruan tinggi. Setiap pengguna tersebut memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis kebutuhan dan ketersediaan koleksi ditujukan untuk pengembangan koleksi di perpustakaan demi tersedianya koleksi perpustakaan yang lebih mutakhir dan relevan dengan kebutuhan pemustaka yang dilayani serta memenuhui akan jasa-jasa yang diperlukan oleh pemustaka. Penyelenggara perpustakaan harus mengusahakan tersedianya jasa pada saat diperlukan serta mendorong dan memperkenalkan kepada pengguna fasilitas atau layanan yang akan memudahkannya dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Begitu pentingnya analisis terhadap kebutuhan informasi pengguna sebagai seorang penyelenggara perpustakaan. 2.1.1
Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Salah satu unsur yang harus ada pada perpustakaan adalah koleksi.
Menurut Darmono (Darmono 2001, 48) bahwa “Koleksi adalah sekumpulan rekaman informasi dalam berbagai bentuk, tercetak (buku, majalah, surat kabar) dan tidak tercetak (bentuk mikro, bahan audio visual, peta)”. Hal tersebut sejalan
8
dengan pendapat (Sutarno 2006, 113) yang menyatakan bahwa “Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama (pilar) sebuah perpustakaan”. Dari pendapat di atas dapat dipahami bahwa koleksi perpustakaan dapat berupa rekaman informasi yang tercetak dan tidak tercetak. Tidak terbatas hanya pada buku, rekaman informasi dengan berbagai bentuk dapat menjadi koleksi perpustakaan. Tujuan mahasiswa ke perpustakaan adalah mencari informasi mengenai pembelajaran mata kuliah yang mereka jalani. Informasi-infromasi tersebut terekam dalam koleksi bahan pustaka perpustakaan. Koleksi bahan pustaka yang telah dikumpulkan serta diolah oleh penyelenggara perpustakaan dengan baik akan memudahkan para mahasiswa untuk menemukan dan memanfaatkan koleksi dengan baik. Oleh karena itu, koleksi merupakan faktor utama perpustakaan. Berdasarkan SK Mendikbud 0685 tahun 1991 Pasal 11 ayat 1 butir 3 yang berisi persyaratan minimal koleksi yang harus dimiliki suatu Pendidikan Tinggi yaitu : 1. Diploma dan Sarjana a. Buku mata kuliah pengembangan kepribadian (MPK) 1 judul per matakuliah b. Buku mata kuliah keterampilan dan keahlian (MKK) 2 judul per matakuliah c. Jumlah buku sekurang-kurangnya 10% dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi jenis judul d. Berlangganan jurnal ilmiah sekurang-kurangnya 1 judul untuk setiap program studi. 2. Pasca Sarjana a. Memiliki 500 judul pustaka per program studi b. Melanggan 2 (dua) jurnal ilmiah untuk setiap program studi Pernyataan di atas menjadi acuan bagi penyelanggara perpustakaan dalam mengelola
perpustakaan
dengan
menyediakan
9
setidaknya
minimal
dari
persyaratan koleksi tersebut. Untuk jenjang Diploma dan Sarjana, jumlah buku yang harus disediakan adalah sekurang-kurangnya 10% dari jumlah mahasiswa dengan tetap memperhatikan komposisi jenis judul. Dalam 10% koleksi tersebut harus terdapat buku matakuliah pengembangan kepribadian (MPK) satu judul per matakuliah dan dua judul per matakuliah buku keterampilan dan keahlian (MKK). Serta melanggan sekurang-kurangnya satu judul jurnal untuk setiap program studi yang diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi. Untuk jenjang Pasca Sarjana, persyaratan minimal koleksi yang harus dimiliki perpustakaan adalah memiliki 500 judul pustaka per program studi dan melanggan sedikitnya dua jurnal ilmiah untuk setiap program studi. a.
Jenis Koleksi Koleksi perpustakaan tidak hanya bentuk tercetak seperti buku. Beragam
jenis koleksi yang dapat mendukung pembelajaran dan pendidikan sivitas akademis perguruan tinggi akan menambah keragaman koleksi yang dimiliki perpustakaan. Jenis koleksi yang biasanya di temui di perguruan tinggi adalah koleksi tercetak, dan terekam. Kemajuan teknologi memberikan dampak pada setiap bidang seperti halnya juga perpustakaan. Kemajuan ini memberikan dampak positif bagi perpustakaan sebagai sumber informasi. Informasi yang selama ini dalam bentuk tercetak dapat diubah menjadi bentuk elektronik. Hal ini merupakan suatu kemudahan dalam pemanfaatan informasi. Informasi yang terekam dalam bahan tercetak seperti buku, dapat diubah menjadi buku elektronik.
10
Jenis bahan pustaka yang biasanya tersedia pada Perpustakaan Perguruan Tinggi menurut (Prianto 2007, 3) adalah a. Buku Teks ( Print Books) 1. Buku wajib, merupakan buku-buku referensi dari mata kuliah/berbasis mata kuliah. 2. Buku referensi, merupakan bahan rujukan umum, koleksi tersebut hanya untuk baca di tempat dan difotokopi sebagian, tidak dipinjamkan keluar. b. Terbitan Berkala, berisi informasi terkini (current information). c. Terbitan Pemerintah, perlu diadakan karena berisi informasi penting yang terkait dengan aturan, Undang-Undang Pemerintah dan sebagainya. d. Buku-buku hiburan/rekreatif, untuk bacaan refreshing bagi pemakai yang membutuhkan. Misalnya, cerpen, novel, kumpulan anekdot, cerita lucu, dan sebagainya. e. Koleksi AV (Audio Visual), perlu diadakan untuk melengkapi koleksi perpustakaan dan mendukung kegiatan belajar mengajar. Misalnya, VCD, CD, microfilm, mikrofis, kaset, dan sebagainya. Dari pendapat di atas dapat dipahami bahwa jenis bahan pustaka yang biasanya dapat ditemui pada Perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu buku teks yang terdiri dari buku wajib dan buku referensi, terbitan berkala, terbitan pemerintah, buku-buku hiburan/rekreatif, dan koleksi Audio Visual. Sejalan dengan pendapat Prianto, di dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi juga dijelaskan tentang ragam koleksi yang ada di perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut : a. b.
c. d.
Koleksi Rujukan, merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Seperti ensiklopedi dan kamus. Bahan Ajar, berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi bahan yang lain. Terbitan Berkala, memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Terbitan Pemerintah, Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi, dan sebagainya. Sering juga dimanfaatkan oleh para peneliti atau dosen dalam menyiapkan kuliahnya. (Depdiknas 2004, 6)
11
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi di atas dapat dipahami bahwa pentingnya ragam koleksi yang harus ada di perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademis yang dilayaninya. Ragam koleksi seperti jenis koleksi rujukan yang merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat karena memberikan informasi data, fakta, dan lain-lain. Untuk memenuhi tujuan kurikulum, perpustakaan wajib memenuhi bahan ajar untuk setiap mata kuliah yang diajarkan di Perguruan Tinggi. Selain bahan ajar wajib, perpustakaan juga harus memenuhi bahan ajar untuk menambah wawasan serta memperkaya informasi mengenai mata kuliah yang diajarkan. Terbitan berkala sebagai pelengkap informasi juga sedikitnya dilanggan oleh perpustakaan satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan di Perguruan Tinggi. Karena terbitan berkala merupakan informasi terbaru yang tidak dapat ditemukan di bahan ajar. Hal tersebut juga penting untuk mewujudkan research university. Perpustakaan juga harus mengantisipasi kebutuhan pemakai dengan menambah ragam koleksi terbitan pemerintah. Berbagai terbitan pemerintah sering juga dimanfaatkan oleh para sivitas akademis. Terbnitan ini perlu diadakan karena berisi informasi penting yang terkait dengan aturan, Undang-Undang Pemerintah dan sebagainya. Buku-buku hiburan juga merupakan bahan pustaka yang perlu diadakan meskipun hanya dalam skala kecil. Buku-buku ini berguna sebagai bentuk refreshing bagi pengguna.
12
Koleksi perpustakaan didapat dengan berbagai cara. Selain dengan pembelian melalui anggaran yang telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi, perpustakaan juga bisa mendapatkan koleksi dari sumbangan, hadiah, tukarmenukar, kerjasama dan terbitan sendiri. Penyelenggara perpustakaan harus mengetahui apa saja program studi atau bidang-bidang yang diajarkan, serta perkembangan kurikulum perkuliahan dan juga perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi yang sedang berlangsung untuk menyediakan koleksi yang dibutuhkan untuk proses pembelajaran dan pengajaran oleh sivitas akademis. Perpustakaan juga sebagai pendukung penelitian pada Perguruan Tinggi. Dalam meneliti tentu diperlukan rujukan atau literatur pendukung. Oleh karena itu, perpustakaan harus berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan oleh peneliti, serta memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak. Menyediakan akses yang mudah kepada sivitas akademis untuk mendapatkan informasi dengan cara lebih mudah. 2.1.2
Relevansi koleksi Relevansi koleksi erat kaitannya dengan ketersediaan koleksi dan
pemanfaatan koleksi. Koleksi yang relevan dengan kebutuhan informasi pengguna maka akan dimanfaatkan dengan baik. Seperti yang dinyatakan oleh Reitz (Reitz 2007) Online Dictionary for Library and Information Science bahwa “Relevance the extent to which information retrieved in a search of a library collection or other resource, such as an online catalog or bibliographic database”. Dapat
13
diartikan bahwa relevansi adalah kesesuaian antara permintaan informasi pada perpustakaan atau sumber informasi lainnya seperti katalog online atau database bibliographi. Dapat dipahami dari pengertian di atas bahwa koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna adalah saat pengguna memasukkan kata kunci bahan pustaka yang dicari dan kemudian katalog menunjukkan bahan pustaka tersebut tersedia di perpustakaan. Penggunaan katalog online dapat menjadi salah satu bantuan perpustakaan sebagai masukan bahan pustaka apa yang dipaling banyak dicari oleh pengguna. Perpustakaan dapat melihat kata kunci yang paling sering dimasukkan pengguna untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkannya. Banyaknya koleksi yang dimiliki perpustakaan tidak menjamin tingkat pemanfaatan yang tinggi terhadap koleksi perpustakaan. Meskipun penyelenggara perpustakaan menyediakan keragaman terhadap koleksi. Apabila koleksi tidak relevan dengan kebutuhan informasi pengguna, maka pemanfaatan koleksi akan rendah. Sintesis : Yang dimaksud dengan ketersediaan koleksi adalah kesiapan perpustakaan dalam menyediakan koleksi guna memenuhi kebutuhan pengguna yang dilayaninya, dengan indikator (1) keragaman koleksi (2) kemutakhiran koleksi dan (3) relevansi koleksi.
14
2.2
Pemanfaatan Koleksi Penjelasan mengenai pemanfaatan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
(2005, 711) bahwa “Pemanfaatan adalah suatu cara atau proses dalam memanfaatkan suatu benda atau objek”. Menurut Sutarno (Sutarno 2006, 220) mengenai pemanfaatan koleksi yaitu, ‘’Agar perpustakaan tersebut dibaca dan dipergunakan secara maksimal oleh masyarakat, maka perpustakaaan harus menyediakan
berbagai
jenis
koleksi
dan
layanan
beserta
sarana
dan
prasarananya’’. Berdasarkan pernyataan ini, dapat dipahami bahwa masyarakat akan membaca dan mempergunakan perpustakaan dengan maksimal apabila perpustakaan menyediakan koleksi dan layanan serta sarana dan prasarana yang mendukung kemudahan masyarakat dalam memanfaatkan koleksi perpustakaan. Sehingga, dapat dipahami juga bahwa pemanfaatan koleksi adalah suatu cara untuk menggunakan bahan pustaka yang telah disediakan perpustakaan, baik dengan cara membaca maupun meminjam. Hal yang disebut memanfaatkan koleksi perpustakaan adalah dengan menggunakan secara maksimal koleksi yang telah dilayankan oleh perpustakaan. Dengan membaca di tempat, memfotokopi, meminjam dan lain-lain. Lancaster (Lancaster 1993, 77) membatasi pengertian pemanfaatan di ruang baca dengan bentuk pertanyaan sebagai berikut : 1. Jika koleksi diambil dari rak, dan dikembalikan lagi, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan? 2. Jika koleksi diambil dari rak dan sebagian dibaca, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan? 3. Jika koleksi ada di ruang baca dan dibaca sekilas, apakah koleksi itu juga sudah dimanfaatkan?
15
Dari pendapat di atas dapat dipahami bahwa pemanfaatan koleksi berlangsung apabila koleksi keluar dari rak dan koleksi dipinjam keluar dari gedung perpustakaan. Koleksi yang keluar dari rak dan dibaca diruang baca (inlibrary use) serta koleksi yang dipinjam keluar gedung perpustakaan melalui sirkulasi (out-library use). Namun, Koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan belum tentu dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna apabila perpustakaan tidak mengolah, dan melayankan koleksi tersebut kepada pengguna dengan tepat, dan kemudian pengguna tidak dapat menemukan koleksi yang dibutuhkannya. 2.2.1
Tujuan pemanfaatan koleksi Terdapat
beberapa
faktor
yang
mempengaruhi
tujuan
pengguna
memanfaatkan koleksi perpustakaan. Handoko dalam Handayani (Handayani dan Laugu 2007, 28) menyatakan bahwa dari segi pengguna, pemanfaatan bahan pustaka di perpustakaan dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal sebagai berikut : 1.
Faktor Internal, meliputi : a. Kebutuhan, yang dimaksud dengan kebutuhan disini adalah kebutuhan akan informasi b. Motif, merupakan sesuatu yang melingkupi semua penggerak, alasan atau dorongan yang menyebabkan ia berbuat sesuatu c. Minat, adalah kecenderungan hati yang tinggi terhadap sesuatu 2. Faktor Eksternal, meliputi : a. Kelengkapan koleksi. Banyaknya koleksi referensi yang dapat dimanfaatkan informasi oleh pengguna b. Keterampilan pustakawan dalam melayani pengguna. Keterampilan pustakawan dalam melayani pengguna dapat dilihat melalui kecepatan mereka memberi layanan c. Keterbatasan fasilitas dalam pencarian kembali.
16
Berdasarkan pendapat di atas dinyatakan bahwa kebutuhan akan informasi serta motif yang menjadi dorongan dan minat terhadap pemanfaatan koleksi adalah faktor internal (dari dalam diri pengguna) yang muncul untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan yaitu salah satunya adalah kebutuhan pengguna akan informasi. Selain dari faktor yang berasal dari dalam diri, ada juga faktor eksternal yang merupakan faktor dari luar diri pengguna yang dapat mempengaruhi dalam memanfaatkan koleksi yaitu kelengkapan koleksi, hal yang tentu menjadi ketertarikan pengguna untuk memanfaatkan koleksi di perpustakaan adalah tersedianya koleksi atas informasi yang dibutuhkan pengguna. Pelayanan yang diberikan pustakawan yang terampil dalam melayani kebutuhan pengguna serta fasilitas pencarian kembali koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna menjadi faktor eksternal atas pemanfaatan koleksi di perpustakaan. Terdapat banyak jenis layanan pengguna yang ada di perpustakaan. Layanan pada setiap perpustakaan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna pada perpustakaan tersebut. Jenis-jenis layanan pengguna yang biasanya ditemui adalah layanan sirkulasi, referensi, pendidikan pemakai, fotokopi, anak, remaja, kelompok pembaca khusus, perpustakaan keliling dan lain-lain. Menurut Kosmayadi (Kosmayadi dan Andriaty 2006, 51) bahwa: Layanan merupakan salah satu subsistem perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna (user), baik yang langsung maupun tidak langsung datang ke perpustakaan. Layanan merupakan ujung tombak dan sekaligus gambaran kualitas suatu perpustakaan. Kinerja suatu perpustakaan tercermin dari tingkat dan kualitas layanan yang diberikan. Dari pendapat di atas dapat diuraikan bahwa layanan merupakan suatu gambaran kualitas perpustakaan karena layanan berhubungan langsung dengan
17
pengguna, baik yang datang langsung maupun tidak langsung ke perpustakaan. Sehingga, kinerja suatu perpustakaan tercermin dari tingkat dan kualitas layanan perpustakaan yang diberikan. Layanan yang baik dalam melayani pengguna juga menjadi suatu ketertarikan bagi pengguna untuk berkunjung ke perpustakaan. Menyajikan informasi kepada pengguna melalui suatu layanan yang mudah untuk digunakan oleh pengguna. Layanan yang biasanya diberikan di perpustakaan menyangkut fasilitas dan juga koleksi. Sejalan dengan pernyataan di atas Rubianti (Rubianti 2008, 3) menjelaskan bahwa “Pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan penyampaian bantuan kepada pemakai melalui berbagai fasilitas, aturan, dan cara tertentu pada sebuah perpustakaan agar seluruh koleksi perpustakaan dimanfaatkan dengan semaksimal mungkin”. Dari pendapat di atas dapat dipahami bahwa pelayanan di perpustakaan mempengaruhi pemanfaatan pengguna perpustakaan. Pelayanan perpustakaan meliputi kegiatan menyampaikan bantuan kepada pengguna agar seluruh koleksi perpustakaan dimanfaatkan dengan semaksimal mungkin oleh pengguna. Pemanfaatan koleksi oleh pengguna menjadi salah satu tolok ukur kinerja perpustakaan.
Semakin
memanfaatkan
koleksi
tinggi
minat
perpustakaan
pengguna maka
untuk
perpustakaan
berkunjung telah
dan
berhasil
melayankan koleksi yang ada kepada pengguna. Tingginya pemanfaatan menunjukkan ketersediaan dan kerelevanan koleksi terhadap informasi yang dibutuhkan pengguna.
18
2.2.2
Frekwensi pemanfaatan koleksi Setiap pengguna mempunyai perbedaan frekwensi atau kekerapan dalam
memanfaatkan koleksi di perpustakaan. Menurut Salim (Salim dan Yenny 2002, 425) bahwa “Frekuensi adalah sejumlah pengulangan kejadian tertentu yang teratur”. Frekwensi yang dimaksud adalah kekerapan atau keseringan pengguna datang ke perpustakaan untuk memanfaatkan koleksi baik hanya dibaca ditempat atau meminjam bahan pustaka. Frekwensi pengguna memanfaatkan koleksi dapat menjadi indikator bagi perpustakaan. Ketersediaan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna tentu akan meningkatkan frekwensi pemanfaatan koleksi oleh pengguna tersebut. Jadi, frekwensi pemanfaatan koleksi berhubungan erat dengan ketersediaan serta relevansi koleksi dengan kebutuhan infromasi pengguna. Kekerapan pengguna memanfaatkan koleksi dapat dilihat dari data sirkulasi yang tinggi dan juga banyaknya bahan pustaka keluar dari rak dan terletak di meja baca yang menunjukkan bahwa koleksi dibaca di ruang baca. Data peminjaman bahan pustaka dapat meningkat setiap tahun apabila banyak pengguna memanfaatkan koleksi dengan melakukan peminjaman. Data sirkulasi dapat menjadi salah satu indikator pemanfaatan bahan pustaka oleh pengguna. Apabila setiap tahun peminjaman yang dilakukan oleh pengguna semakin menurun, maka penyelenggara perpustakaan harus mengkaji kembali ketersediaan dan kerelevanan bahan pustaka yang mereka layankan kepada penggunanya
19
2.2.3
Bentuk pemanfaatan koleksi Koleksi perpustakaan Perguruan Tinggi dapat berupa koleksi tercetak dan
tidak tercetak. Berdasarkan perbedaan tersebut, tentunya perbedaan juga terdapat dalam bentuk pemanfaatan setiap koleksi. Berikut ini adalah bentuk-bentuk pemanfaatan koleksi di perpustakaan yang dibedakan antara koleksi tercetak dan elektronik. 1.
Koleksi Tercetak
a. Peminjaman Peminjaman dilakukan di meja sirkulasi setelah pengguna mendapatkan bahan pustaka yang dibutuhkannya. Peminjaman merupakan salah satu cara untuk pengguna memanfaatkan bahan pustaka yang dipinjamnya. Dengan meminjam maka pengguna mempunyai waktu yang lebih banyak untuk memanfaatkan bahan pustaka. Terdapat batas waktu peminjaman pada setiap perpustakaan. Sejalan dengan pendapat Salim (Salim 2002, 1165), “Makna meminjam adalah memakai barang (dalam hal ini buku) orang lain untuk sementara waktu”. b. Baca di tempat Menurut Salim (Salim 2002, 114), “Makna membaca adalah melihat isi sesuatu yang tertulis dengan teliti serta memahaminya (dengan melisankan atau dalam hati)”. Pengguna yang memiliki waktu luang dapat memanfaatkan bahan pustaka dengan dibaca di tempat. Setelah mengambil buku dari rak, kemudian pengguna memilih tempat di ruang baca untuk membaca bahan pustaka yang telah dipilihnya tersebut. Hal ini dibatasi dengan jam layanan perpustakaan.
20
c. Mencatat Informasi dari buku Beberapa pengguna melakukan pencatatan informasi yang dianggapnya penting pada suatu bahan pustaka. Hal ini biasanya dilakukan dengan berbagai bahan pustaka sehingga pengguna mendapatkan informasi yang dibutuhkannya dari berbagai sumber. Seperti pendapat Salim (Salim 2002, 263), “Makna mencatat adalah menulis atau memasukkan sesuatu dalam buku sebagai peringatan”. d. Memperbanyak (Foto Copy) Salim (Salim 2002, 425) berpendapat bahwa, “Menjelaskan makna memfotokopi adalah membuat salinan bahan cetakan atau barang tulisan lainnya dengan menggunakan mesin fotokopi”. Dengan jasa layanan foto copy yang disediakan oleh pepustakaan, tentu pengguna dapat memilih-milih setiap lembar bahan pustaka yang berisi informasi yang dibutuhkannya. Dengan cara ini, pengguna yang memiliki waktu terbatas akan dapat memanfaatkan bahan pustaka. Namun, dengan cara memperbanyak bahan pustaka cenderung akan melanggar hak cipta karena kebanyakan dari pengguna lupa untuk mengikutsetakan cover atau halaman judul yang berisi bibliografi buku tersebut yang berguna untuk diajadikan sumber atau daftar pustaka atas dokumen tercopy tersebut. 2.
Koleksi elektronik Dengan koleksi elektronik pengguna lebih leluasa dalam menemukan
informasi yang dibutuhkannya. Karena koleksi elektronik tidak mengharuskan pengguna untuk datang ke perpustakaan dan melakukan peminjaman. Jadi, dalam pemanfaatan koleksi elektronik yang dimiliki oleh perpustakaan, pengguna harus
21
terlebih dahulu tersambung untuk mengakses web ataupun database koleksi elektronik. Kemudian memilih pilihan view untuk hanya melihat dokumen elektronik tersebut atau memilih download pada koleksi elektronik untuk mengunduh dokumen elektronik yang diinginkan, setelah melakukan download, file dapat disimpan maupun dicetak. Akses terhadap koleksi elektronik di perpustakaan biasanya dibatasi dengan keanggotaan perpustakaan atau yang telah mendaftar untuk mendapatkan akses saja yang bisa melakukannya. Hal ini dibuat dengan tujuan untuk menjaga hak cipta koleksi elektronik yang cenderung lebih mudah untuk disalahgunakan oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Beberapa
Perpustakaan
Perguruan
Tinggi
yang
tidak
lagi
mempublikasikan koleksi seperti skripsi, tesis, dan disertasi menjadi koleksi elektronik karena kecenderungan semakin meningkatnya plagiatisme dalam penulisan kaya ilmiah. Namun, hal ini tetap dapat berjalan dan menjadi suatu hal yang berguna jika perpustakaan menemukan cara yang tepat dalam publikasi koleksi elektronik. Kesenjangan informasi serta pemahaman yang tidak cukup baik yang dimilki pengguna perpustakaan, memerlukan adanya bantuan serta peran pustakawan untuk membantu pengguna memanfaatkan koleksi perpustakaan. Peran pustakawan bukan hanya mengolah dan menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Namun, juga memberikan bimbingan kepada pengguna dalam mencari dan memanfaatkan informasi di perpustakaan yang telah tersedia agar pencarian informasi efisien, efektif serta tepat sasaran. Selain itu,
22
Pustakawan juga bekerjasama dengan pengguna untuk memilih bahan pustaka yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam dunia pendidikan tinggi dengan sivitas akademika sebagai masyarakat yang dilayani, maka tenaga pengelola perpustakaan harus memiliki kriteria tertentu. Pengelola perpustakaan harus dapat merubah image dan paradigma bahwa pustakawan adalah seorang dengan kacamata tebal, tua, dan tidak bersahabat. Peran pustakawan harus meningkat seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini. Pustakawan membantu mengarahkan pengguna untuk mendapatkan informasi yang berorientasi kebutuhan pengguna serta informasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Salah satu indikator peningkatan mutu pelayanan yang terkait dengan kompetensi dan peran pustakawan dalam menjalankan tugas dan fungsinya adalah peningkatan jumlah pengunjung ke perpustakaan. Menurut Hadi (2005, 17) bahwa : Peran pustakawan yang penting adalah sebagai penyaji informasi yang relevan dan berkualitas. Pustakawan harus mampu menyediakan fasilitas, suasana, dan sistem yang memungkinkan pencarian dan penemuan informasi yang relevan dan berkualitas di tengah banjir informasi yang semakin deras melanda para pengguna perpustakaan dan pencari informasi pada umunya. Dari pendapat di atas, dapat dipahami bahwa banjirnya informasi saat ini, menyulitkan bagi masyarakat untuk mendapatkan informasi yang berkualitas serta relevan bagi kebutuhannya. Pentingnya pustakawan dalam hal ini adalah menyajikan informasi yang relevan dan berkualitas tersebut kepada pengguna. Dan juga pustakawan harus mampu menyediakan sistem yang memungkinkan
23
pengguna untuk melakukan pencarian dan penemuan terhadap informasi yang relevan dan berkualitas tersebut. Selain itu pustakawan juga berperan dalam menyediakan fasilitas serta suasana perpustakaan yang nyaman bagi pengguna. Selain itu Hasanah (Hasanah 1993, 47) menyatakan bahwa “Pendidikan pemakai merupakan salah satu kegiatan pemanduan dari perpustakaan untuk membantu pemakai perpustakaan dalam meningkatkan keterampilan pemakai menemukan informasi yang diinginkan secara cepat dan tepat”. Tidak hanya
dalam ruang lingkup pencarian koleksi di perpustakaan,
Pustakawan juga harus dapat membantu pengguna dalam melakukan penelusuran informasi melalui internet. Memandu pengguna menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya serta menunjukkan informasi-informasi yang berkualitas. 2.2.4
Alat bantu penelusuran koleksi Untuk menemukan bahan pustaka dan informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna, maka pengguna perlu melakukan penelusuran terlebih dahulu. Alat bantu penelusuran membantu untuk menemukan bahan pustaka yang dicari sehingga hasil penelusuran akan lebih efektif dan efisien daripada pengguna datang ke rak dan mencari bahan pustaka secara langsung. Pengertian katalog menurut Arif dalam Kosmayadi (Kosmayadi dan Andriaty 2006, 52) mennyatakan bahwa: Katalog merupakan keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen, demikian pula katalog elekronik dari sistem perpustakaan yang terautomasi. Subsistem seperti OPAC dan sirkulasi saling berinteraksi dalam menyediakan layanan automasi.
24
Alat bantu penelusuran koleksi yang biasanya dipakai perpustakaan adalah Online Public Access Catalog. Menurut Hafiah (Hafiah 2011, 168) menyatakan bahwa: OPAC adalah katalog terpasang, yaitu suatu database dari record-record katalog yang dapat diakses oleh umum atau pencari informasi. OPAC dapat mengetahui koleksi tertentu di perpustakaan, sehingga pemustaka dengan cepat, tepat dan akurat dalam mencari koleksi yang dibutuhkan. Dari pendapat di atas dapat dipahami bahwa OPAC berisi cantuman bibliografi koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan sistem temu balik informasi berbasis komputer. Dengan OPAC, pencarian pada suatu bahan pustaka akan lebih tepat. Pengguna dapat melakukan penelusuran dengan kata kunci nama pengarang, judul, subyek, dan kata kunci yang berkaitan dengan bahan pustaka yang dicari. Menurut Kosmayadi (Kosmayadi dan Andriaty 2006, 53), tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC adalah: (1) Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan, (2) Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi, (3) Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja, (4) Mempercepat pencarian informasi, dan (5) Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas. Dapat dipahami bahwa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC di atas adalah memberikan pelayanan akses terhadap bahan pustaka dengan mudah kepada pengguna. Akses ke dalam pangkalan data secara langsung yang dapat dilakukan pengguna dimana saja sehingga lebih menghemat biaya dan waktu yang harus dikeluarkan oleh pengguna bila ternyata bahan pustaka yang
25
mereka cari tidak tersedia di perpustakaan tersebut, pengguna tidak perlu datang ke perpustakaan, dengan memastikan kesediaan bahan pustaka melalui OPAC membantu pengguna menghemat biaya dan menghemat waktu. Kemudahan mendapatkan informasi melalui internet saat ini seharusnya menjadi kemajuan bagi Perpustakaan Perguruan Tinggi untuk mengembangkan perpustakaanya karena yang dilayaninya saat ini adalah sivitas akademis yang ingin kecepatan, ketepatan, serta kemudahan dalam menemukan informasi yang mereka butuhkan. Tidak tersedianya alat bantu penelusuran koleksi di perpustakaan dapat menyebabkan pemanfaatan koleksi semakin menurun drastis. Sintesis : Pemanfaatan koleksi adalah suatu cara untuk menggunakan bahan pustaka yang telah disediakan perpustakaan, baik dengan cara membaca maupun meminjam, dengan indikator (1) Frekwensi pemanfaatan koleksi (2) Pelayanan perpustakaan (3) Bentuk pemanfaatan koleksi (4) Peran Pustakawan.
26
