BAB II KAJIAN TEORITIS

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Evaluasi 2.1.1 Pengertian Evaluasi Menurut pengertian bahasa kata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily, 2000 : 220). Sedangkan menurut Crawford (2000 : 13) mengartikan penilaian sebagai suatu proses untuk mengetahui/menguji apakah suatu kegiatan, proses kegiatan, keluaran suatu program telah sesuai dengan tujuan atau kriteria yang telah ditentukan. Dari pendapat diatas evaluasi atau penilaian dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengukur kadar pencapaian tujuan. Beberapa pendapat para ahli mengenai evaluasi dapat diuraikan sebagai berikut: Menurut Umar (2002 : 36) “evaluasi adalah suatu proses umtuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegitan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih di antara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh”. Arikunto (2002 : 1) menyatakan bahwa “evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan”. Sedangkan menurut Matthews (2007 : 1) “evaluasi adalah : process of delineating, obtaining and providing useful information for judging decision alternatives. Artinya evaluasi merupakan proses menggambarkan, memperoleh, dan menyajikan informasi yang berguna untuk merumuskan suatu alternatif keputusan. Dalam evaluasi ada beberapa unsur yang terdapat dalam evaluasi yaitu : adanya sebuah proses (process) perolehan (obtaining), penggambaran (delineating), penyediaan (providing) informasi yang berguna (useful information) dan alternatif keputusan (decision alternatives)”.

Universitas Sumatera Utara

Roznovski (1996 : 4) juga memaparkan evaluasi sebagai "setiap usaha atau proses dalam menentukan nilai". Secara khusus evaluasi atau penilaian juga diartikan sebagai proses pemberian nilai berdasarkan data kuantitatif hasil pengukuran untuk keperluan pengambilan keputusan. Menurut Tague-Sutclife (1996 : 1-3) mengartikan evaluasi sebagai "a systematic process of determining the extent to which instructional objective are achieved by pupils". Evaluasi bukan sekadar menilai suatu aktivitas secara spontan dan insidental, melainkan merupakan kegiatan untuk menilai sesuatu secara terencana, sistematik, dan terarah berdasarkan tuiuan yang jelas. Evaluasi berkaitan erat dengan pengukuran dan penilaian yang pada umumnya diartikan tidak berbeda (indifferent), walaupun pada hakekatnya berbeda satu dengan yang lain. Pengukuran (measurement) adalah proses membandingkan sesuatu melalui suatu kriteria baku (meter, kilogram, takaran dan sebagainya), pengukuran bersifat kuantitatif. Penilaian adalah suatu proses transformasi dari hasil pengukuran menjadi suatu nilai. Evaluasi meliputi kedua langkah di atas yakni mengukur dan menilai yang digunakan dalam rangka pengambilan keputusan. Jadi, pengukuran itu merupakan proses mengukur yang berfungsi sebagai alat evaluasi. Dari kegiatan pengukuran ini proses evaluasi dimulai (Kasim, 1993 : 18). Karenanya, dalam keberhasilan ada dua konsep yang terdapat didalamnya yaitu efektifitas dan efisiensi. Efektifitas merupakan perbandingan antara output dan inoutnya sedangkan efisiensi adalah taraf pendayagunaan input untuk menghasilkan output lewat suatu proses (Kasim, 1993 : 18) Kriteria untuk memilih efektifitas standar (Sulistyo-Basuki, 1992 : 198) adalah : a. b. c. d. e.

Tingkat yang sesuai dengan kebutuhan yang telah dirancang sebelumnya. Kemudian penerapannya Informasi standar yang tepat serta terpilih padanya Pemakai menerimanya Apabila diterapkan pada masyarakat yang berbeda/ sesuai terkenal akan mempunyai hasil yang sesuai Hal yang sama juga dikemukakan Crawford (2000 : 1) evaluasi adalah

mencari sesuatu yang berharga (worth). Sesuatu yang berharga tersebut dapat berupa informasi tentang suatu program, produksi serta alternatif prosedur tertentu.


Karenanya evaluasi bukan merupakan hal baru dalam kehidupan manusia sebab hal tersebut senantiasa mengiringi kehidupan seseorang. Seorang manusia yang telah mengerjakan suatu hal, pasti akan menilai apakah yang dilakukannya tersebut telah sesuai dengan keinginannya semula. Dari pengertian-pengertian tentang evaluasi yang telah dikemukakan beberapa orang diatas, kita dapat menarik benang merah tentang evaluasi yakni, evaluasi merupakan sebuah proses yang dilakukan oleh seseorang untuk melihat sejauh mana keberhasilan sebuah program. Keberhasilan program itu sendiri dapat dilihat dari dampak atau hasil yang dicapai oleh program tersebut.

2.1.2 Tujuan dan Fungsi Evaluasi Ada beberapa tujuan dan atau fungsi evaluasi (Crawford, 2000 : 30) yaitu: 1. Untuk mengetahui apakah tujuan-tujuan yang telah ditetapkan telah tercapai dalam kegiatan. 2. Untuk memberikan objektivitas pengamatan terhadap perilaku hasil. 3. Untuk mengetahui kemampuan dan menentukan kelayakan. 4. Untuk memberikan umpan balik bagi kegiatan yang dilakukan. Setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai tujuan tertentu, demikian juga dengan evaluasi. Menurut Suharsimi Arikunto (2002 : 13) ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen. Implementasi program harus senantiasa di evaluasi untuk melihat sejauh mana program tersebut telah berhasil mencapai maksud pelaksanaan program yang telah ditetapkan sebelumnya. Tanpa adanya evaluasi, program-program yang berjalan tidak akan dapat dilihat efektifitasnya. Dengan demikian, kebijakankebijakan baru sehubungan dengan program itu tidak akan didukung oleh data. Karenanya, evaluasi program bertujuan untuk menyediakan data dan informasi serta rekomendasi bagi pengambil kebijakan (decision maker) untuk memutuskan apakah akan melanjutkan, memperbaiki atau menghentikan sebuah program.


2.1.3 Alat Penilaian Evaluasi Secara garis besar alat penilaian dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu tes dan non-tes. Alat yang berupa non-tes dapat berupa (1) skala bertingkat untuk mengukur sikap, pendapat, keyakinan, dan nilai, (2) wawancara, dan (3) pengamatan.

Penggunaan ala-alat evaluasi tergantung pada apa yang akan di

evaluasi (Umar, 2002 : 45).

2.1.4 Standar Evaluasi Standar yang dipakai untuk mengevaluasi suatu kegiatan tertentu dapat dilihat dari tiga aspek utama (Umar, 2002 : 40) yaitu: b. Utility (manfaat) Hasil evaluasi hendaknya bermanfaat bagi manajemen untuk pengambilan keputusan atas program yang sedang berjalan. c. Accuracy (akurat) Informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat tingkat ketepatan tinggi. d. Feasibility (layak) Hendaknya proses evaluasi yang dirancang dapat dilaksanakan secara layak. 2.1.5 Model Evaluasi Ada beberapa model yang dapat dicapai dalam melakukan evaluasi (Umar, 2002 : 41) yaitu: •

System Assessment Yaitu evaluasi yang memberikan informasi tentang keadaan atau posisi suatu sistem. Evaluasi dengan menggunakan model ini dapat menghasilkan informasi mengenai posisi terakhir dari suatu elemen program yang tengah diselesaikan.

•

Program Planning Yaitu evaluasi yang membantu pemilihan aktivitas-aktivitas dalam program tertentu yang mungkin akan berhasil memenuhi kebutuhannya.

•

Program Implementation Yaitu evaluasi yang memberikan informasi tentang bagaimana program berfungsi, bagaimana program berkerja, bagaimana mengantisipasi masalahmasalah yang mungkin dapat mengganggu pelaksanaan kegiatan.


2.1.6 Pendekatan-Pendekatan Terhadap Evaluasi Evaluasi mempengaruhi

memiliki

tujuan-tujuan

alternatif

dan

tujuan-tujuan

ini

evaluasi perpustakaan. Mengenal pandangan-pandangan yang

beraneka ragam dan mengetahui bahwa tidak semua pustakawan setuju pada pendekatan tersebut dalam melakukan evaluasi perpustakaan adalah penting. Ada empat pendekatan yang biasa dipakai dalam evaluasi perpustakaan (Crawford, 2002 : 54) yaitu : a. Pendekatan Orientasi Objektif Pendekatan orientasi objektif menekankan pada pengkhususan tujuan-tujuan dan sasaran serta penentuan tingkat yang telah dicapai. Evaluator mengumpulkan bukti hasil-hasil program dan membandingkan pelaksanaan yang sebenarnya terhadap sasaran-sasaran program.

b. Pendekatan Orientasi Manajemen Penekanan pada pendekatan ini terletak pada pada pengindetifikasian dan pemenuhan kebutuhan dari para pernbuat keputusan manajerial. Evaluator memberikan informasi dan alternatif-alternatif pada pembuat keputusan. Metode evaluasi ini biasanya dilakukan oleh evaluator-evaluator dari luar. Manajemen memberitahukan pada evaluator apa yang harus mereka periksa dan hasil-hasil yang diharapkan. Pendekatan evaluasi perpustakaan adalah penggunaan tanda untuk mengarahkan keputusan-keputusan manajemen. Tanda tersebut adalah standar mutu yang paling baik terhadap hasil-hasil lain yang sama diukur dan dinilai.

c. Pendekatan Orientasi Keahlian Penekanan dari pendekatan ini adalah penerapan langsung keahlian profesional untuk menilai kualitas. Penilaiannya dibuat dengan menggunakan standar-standar dan praktek-praktek yang diterima oleh para profesional. Pendekatan ini telah mengarahkan pada perkembangan standar-standar untuk perpustakaan-perpustakaan umum secara historis dan pendekatan ini banyak digunakan oleh negara-negara bagian Amerika Serikat. Dengan demikian


penekatan orientasi objektif terhadap evaluasi menjadi metode evaluasi yang populer, mengalahkan pendekatan orientasi keahlian.

d. Pendekatan Orientasi Alamiah dan Partisipan Pendekatan ini menekankan pada keterlibatan partisipan atau pemegang saham dalam menentukan nilai-nilai, kriteria, kebutuhan dan data. Evaluator bekerja dengan pemegang saham, dan berhubungan serta berinteraksi dengan kepetingan-kepentingannya. Pendekatan ini mengarahkan kegiatan-kegiatan penelitian pada evaluasi proyek-proyek perpustakaan digital saat ini.

Berbagai pendekatan untuk mengevaluasi perpustakaan telah diterapkan untuk mendapatkan keefektifan dan keefisienan perpustakaan baik secara internal untuk perpustakaan sendiri maupun secara eksternal untuk pengguna perpustakaan. Untuk itu mulai dari pendekatan orientasi objektif, Pendekatan Orientasi Manajemen, Pendekatan Orientasi Keahlian serta Pendekatan Orientasi Alamiah dan Pertisipan terus dikembangkan. Keefektifan dan keefisienan perpustakaan untuk tujuan eksternal adalah terutama untuk meningkatkan kepuasan pengguna perpustakaan.

2.2 Kinerja 2.2.1 Pengertian Kinerja Prawirasantono (1998 : 168) ; Rivai (2005 :17) menyatakan bahwa “Kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan tanggung jawab dan wewenang masing-masing, dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral dan etika.” Soeprihanto (2000 : 7) menyebutkan “Kinerja adalah hasil kerja seseorang atau organisasi selama periode tertentu dibanding dengan berbagai kemungkinan, misalnya standar, target sasaran atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama.” Dengan demikian bahwa kinerja dapat diartikan sebagai hasil kerja yang dicapai dalam melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan selama periode tertentu.


Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa kinerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh masing-masing staf dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang diberikan kepadanya baik sesuai dengan tanggung jawab yang telah diberikan secara kualitas maupun kuantitas melalui prosedur tertentu yang berfokus pada tujuan yang hendak dicapai, serta dengan terpenuhinya standar pelaksanaan.

2.2.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Ada tiga faktor yang mempengaruhi kinerja (performance) (Mangkunegara, 2006 : 14) yaitu : a. Faktor Individual yang terdiri dari : 1) Kemampuan dan keahlian 2) Latar belakang 3) Demografi b. Faktor Psikologis yang terdiri dari : 1) Persepsi 2) Attitude 3) Personality 4) Pembelajaran 5) Motivasi c. Faktor Organisasi yang terdiri dari : 1) Sumber daya 2) Kepemimpinan 3) Penghargaan 4) Struktur 5) Job design 2.2.3 Aspek-aspek Standar Kinerja Adapun aspek-aspek standar pekerjaan menurut Mangkunegara (2006 : 18) terdiri dari dua aspek yaitu aspek kuantitatif dan aspek kualitatif dengan perincian sebagai berikut : a. Aspek kuantitatif meliputi : 1) Proses kerja dan kondisi pekerjaan 2) Waktu yang digunakan atau lamanya melaksanakan pekerjaan 3) Jumlah kesalahan dalam melaksanakan pekerjaan 4) Jumlah dan jenis pemberian pelayanan dalam pekerjaan b. Aspek kualitatif meliputi : 1) Ketepatan kerja dan kualitas pekerjaan 2) Tingkat kemampuan dalam pekerjaan 3) Kemampuan menganalisis data informasi, kemampian / kegagalan menggunakan mesin / peralatan 4) Kemampuan mengevaluasi (keluhan keberatan konsumen)


Menurut Rivai (2005 : 324) aspek-aspek kinerja dapat dikelompokkan menjadi : a. Kemampuan teknis, yaitu menggunakan pengetahuan, metode, teknik dan peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas serta pengalaman dan penelitian yang diperolehnya. b. Kemampuan konseptual, yaitu kemampuan untuk memahami kompleksitas perusahaan danpenyesuaian bidang gerak dari unit menyeluruh, yang pada intinya memahami tugas, fungsi dan tanggung jawabnya. c. Kemampuan hubungan interpersonal, yaitu antara lain kemampuan untuk bekerjasama dengan orang lain, memotivasi staf, melakukan negosiasi dan lain-lain. Menurut Husein dalam Mangkunegara (2006 18) membagi aspek-aspek kinerja sebagai berikut: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Mutu pekerjaan Kejujuran karyawan Inisiatif Kehadiran Sikap Kerjasama Keandalan Pengetahuan tentang pekerjaan Tanggung jawab Pemanfaatan waktu kerja Dari uraian di ata, dapat disimpulkan bahwa aspek kinerja merupakan

kemampuan dalam menggunakan suatu metode dalam menyelesaikan pekerjaan, kemampuan dalam menyesuaikan bidang operasional dan kemampuan bekerjasama dengan orang lain dalam menyelesaikan pekerjaan.

2.2.4 Penilaian Kinerja Penilaian kinerja dapat menciptakan, memelihara suatu iklim dan suasana yang baik di perpustakaan. Soeprihanto (2000 : 129) mengemukakan bahwa, yang dapat melakukan penilaian adalah : 1. 2. 3. 4. 5.

Atasan langsung Rekan sekerja Evaluasi diri (penilaian sendiri) Penilaian oleh panitia Penilaian oleh bawahan


Sedangkan menurut Mathis dan Jackson (2002 : 67) mengemukakan bahwa penilaian kerja dapat dilakukan oleh siapa saja yang paham benar tentang staf secara individual. Kemungkinan antara lain adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Para atasan yang menilai stafnya Staf yang menilai atasannya Anggota kelompok yanga menilai satu sama lain Sumber-sumber dari luar Penilaian staf sendiri Penilaian dengan multisumber Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa penilaian kinerja dapat

dilakukan oleh semua pihak di lingkungan organisasi yang mengetahui atau memehami tentang kinerja dan penilaian kinerja merupakan penetapan peningkatan kinerja yang akan dicapi dalam waktu singkat atau lama.

2.2.5 Pengertian Kinerja Perpustakaan Kinerja atau “performance” sebuah perpustakaan adalah gambaran atas keberhasilan atau pun kegagalan penyelenggaraan perpustakaan. Suatu kegiatan dinilai berhasil atau mengalami kegagalan dapat diukur dengan mengitung perbandingan antara rencana yang ditetapkan dengan hasil riil yang dicapai (Sutarno 2006 : 116). Kinerja perpustakaan adalah efektivitas jasa yang disediakan perpustakaan dan efesiensi sumber daya yang digunakan untuk menyiapkan jasa. Untuk menilai efektivitas kinerja perpustakaan dikenal beberapa teori, antara lain konsep kriteria. Dengan konsep ini memungkinkan untuk menilai efektivitas perpustakaan melalui pengukuran terhadap akses, kepuasan pemakai, dan keuntungan penggunaan (Crawford, 2000 : 34). Peyelenggaraan perpustakaan adalah seluruh proses rangkaian kegiatan yang diawali

dengan

perencanaan

dan

pembentukan

perpustakaan,

pengelolaan

dilanjutkan dengan pembinaan. Untuk mengetahui apakah pembinaan tersebut berhasil atau sebaliknya mengalami kegagalan maka diperlukan indikator-indikator yang ditetapkan sebelumnya. Indikator-indikator tersebut adalah: 1. 2. 3. 4. 5.

masukan (input) proses (process) keluaran atau hasil (output) dampak yang dihasilkan/dirasakan (outcome) pengaruh (impact)


6.

keuntungan (benefit) (Sutarno 2006 : 116). Menurut Fajar (2005 : 12) Indikator kinerja perpustakaan adalah pernyataan

numerik, simbol, atau verbal yang diperoleh dari statistik dan data perpustakaan yang digunakan untuk memberi ciri terhadap kinerja sebuah perpustakaan dan menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran yang telah ditetapkan. Pengukuran indikator kinerja dapat digunakan untuk membandingkan kinerja satu perpustakaan dari waktu ke waktu, maupun membandingkan beberapa perpustakaan, atau di antara unit-unit kerja pada satu perpustakaan dengan tugas yang setara.

2.3 Pengertian Evaluasi Kinerja Evaluasi kinerja disebut juga “performance evaluation” atau “performance appraisal”. Appraisal berasal dari kata Latin “appratiare” yang berarti memberikan nilai atau harga (Simanjuntak, 2005 : 103). Dengan demikian, evaluasi kinerja berarti memberi nilai atas pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang dan untuk itu diberikan imbalan, kompensasi atau penghargaan. Evaluasi kinerja merupakan cara yang paling adil dalam memberikan imbalan atau penghargaan kepada pekerja (Simanjuntak, 2005 : 103). Evaluasi kinerja adalah suatu metode dan proses penilaian pelaksanaan tugas (performance) seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam satu perusahaan atau organisasi sesuai dengan standar kinerja atau tujan yang ditetapkan lebih dahulu (Simanjuntak, 2005 : 103).

2.3.1 Tujuan Evaluasi Kinerja Tujuan evaluasi kinerja adalah untuk menjamin pencapaian sasaran atau tujuan perusahaan. Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk mengetahui posisi dan tingkat pencapaian perusahaan terutama untuk mengetahui bila terjadi kelambatan atau penyimpangan supaya segera diperbaiki, sehingga sasaran atau tujuan dapat tercapai. Evaluasi kinerja merupakan tahap akhir dari siklus manajemen kinerja. Evaluasi kinerja dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh rencana kinerja telah dilaksanakan dan seberapa jauh rencana tujuan pembinaan kinerja telah dicapai (Simanjuntak, 2005 : 103).


2.3.2 Tolak Ukur Evaluasi Kinerja Beberapa jenis tolak ukur evaluasi kinerja (Simanjuntak, 2005 : 103) yaitu: 1. Sasaran atau target sebagaimana telah dirumuskan atau dinyatakan dalam rencana kerja 2. Standar umum, baik yang ditetapkan sebagai ketentuan atau pedoman oleh instansi resmi, maupun yang diterima secara konsensus di tingkat nasional atau internasional 3. Standar yang telah ditetapkan secara khusus misalnya dalam menerima kerja kontrak 4. Uraian tugas atau uraian jabatan menggambarkan pekerjaan atau tugas yang harus dilaksanakan oleh pejabat yang bersangkutan 5. Misi dan atau tugas pokok organisasi atau unit organisasi menggambarkan apa yang harus dicapi oleh organisasi tersebut dalam kurun waktu tertentu

Masing-masing tolak ukur tersebut pada dasrnya mempunyai dimensi kuantitas, kualitas, waktu dan kecepatan, nilai dan biaya, persentasi dan indeksyang menggunakan sistem pembobotan.

2.4 ISO (International Organization for Standardization) ISO adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standar nasional setiap negara. Pada awalnya, singkatan dari nama lembaga tersebut adalah IOS, bukan ISO. Tetapi sekarang lebih sering memakai singkatan ISO, karena dalam bahasa Yunani ISOS berarti sama (equal). (Wikipedia, 2000 : 1) . ISO Didirikan pada 23 Februari 1947, ISO menetapkan standar-standar industrial dan komersial dunia. ISO, yang merupakan lembaga nirlaba internasional, pada awalnya dibentuk untuk membuat dan memperkenalkan standardisasi internasional untuk apa saja. Standar yang sudah kita kenal antara lain standar jenis film fotografi, ukuran kartu telepon, kartu ATM Bank, ukuran dan ketebalan kertas dan lainnya. Dalam menetapkan suatu standar tersebut mereka mengundang wakil anggotanya dari 130 negara untuk duduk dalam Komite Teknis (TC), Sub Komite (SC) dan Kelompok Kerja (WG).


Meski ISO adalah organisasi nonpemerintah, kemampuannya untuk menetapkan standar yang sering menjadi hukum melalui persetujuan atau standar nasional membuatnya lebih berpengaruh daripada kebanyakan organisasi nonpemerintah lainnya, dan dalam prakteknya ISO menjadi konsorsium dengan hubungan yang kuat dengan pihak-pihak pemerintah. Peserta ISO termasuk satu badan standar nasional dari setiap negara dan perusahaan-perusahaan besar. ISO bekerja sama dengan Komisi Elektroteknik Internasional (IEC) yang bertanggung jawab terhadap standardisasi peralatan elektronik.

Penerapan ISO di suatu perusahaan berguna untuk (Wikipedia, 2000 : 1): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Meningkatkan citra perusahaan Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan Meningkatkan efisiensi kegiatan Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act) Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan Mengurangi resiko usaha Meningkatkan daya saing Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal

2.5 ISO 11620 Sebenarnya draf standar internasional ISO 11620 mengenai indikator kinerja perpustakaan ini berhasil disampaikan pada konferensi IFLA ke-61 di Turki (Carbone 1995). Setelah mengalami proses panjang, draf tersebut resmi dipublikasikan pada tahun 1998. Standar ini dapat digunakan oleh semua jenis perpustakaan di dunia untuk mengetahui perbandingan perpustakaan satu dengan perpustakaan yang lain (Lasa, 2005 : 318). Sebagaimana disebutkan di atas bahwa terbitnya

ISO 11620-1998

merupakan hal yang pantas ditunggu-tunggu agar dapat dijadikan rujukan dalam penyusunan pedoman untuk mengevaluasi kinerja perpustakaan. Pengukuran

indikator

kinerja

perpustakaan

dimaksudkan

untuk

membandingkan kinerja suatu perpustakaan dari waktu ke waktu, atau dengan alasan yang sangat kuat, dapat juga digunakan untuk membandingkan kinerja perpustakaan


yang satu dengan yang lain dengan mempertimbangkan perbedaan misi perpustakaan, indikator yang digunakan dan hati-hati dalam menginterpretasikan data. Kinerja perpustakaan didefinisikan sebagai efektivitas jasa yang disediakan oleh perpustakaan dan efisiensi sumber daya yang dialokasikan dan digunakan untuk menyiapkan jasa tersebut. Adapun indikator kinerja adalah pernyataan numerik, simbol atau verbal yang diperoleh dari statistik dan data perpustakaan yang digunakan untuk memberi ciri terhadap kinerja sebuah perpustakaan (Saleh, 2001 : 5). Mengingat begitu bervariasinya perpustakaan yang ada, maka tidak semua indikator yang disusun cocok untuk semua perpustakaan. Untuk memilih indikator yang akan digunakan, perpustakaan dapat berkonsultasi dengan pihak lain, seperti: lembaga induk, instansi terkait, pemakai dan lain-lain.

2.5.1 Standarisasi Perpustakaan menurut ISO 11620 2.5.1.1 Standarisasi Sebelum membahas sistem pengukuran kinerja perpustakaan menurut Standar ISO 11620, sebaiknya perlu memahami standardisasi menurut konsep ISO (International Standardization Organization) yaitu suatu lembaga internasional yang menangani Standar internasional dan beranggotakan lebih dari 140 badan standardisasi nasional dari berbagi negara yang ada di dunia. Standardisasi saat ini lebih dikenal dengan istilah gabungan dari Standar dan penilaian kesesuaian (standard and conformity assessment) yang merupakan salah satu faktor penting dalam memasuki era globalisasi, sebagaimana yang dicanangkan dan disepakati dalam perjanjian GATT, APEC 2010/2020 dan AFTA 2003. Standar adalah kriteria atau tolok ukur suatu tingkatan mutu minimal yang perlu dicapai dan atau dipenuhi agar produk (barang dan atau jasa) yang dihasilkan selalu

memberikan

kenyamanan,

keamanan

dan

keselamatan

bagi

konsumen/pengguna dan lingkungannya (Perpusnas RI, 2001 : 4). Penilaian kesesuaian adalah berkaitan dengan pengujian dan evaluasi terhadap penerapan Standar dalam suatu sistem apakah mekanisme/prosedur kerja atau proses yang dilaksanakan dan keluaran yang dihasilkan untuk suatu kegiatan sesuai dengan Standar atau pedoman yang dipilih atau yang diberlakukan (metode ini banyak dikenal orang dengan istilah sistm


akreditasi dan sertifikasi yang ditujukan untuk membangun keberterimanaan dan kepercayaan pasar (Perpusnas RI, 2001 : 4). Standar dapat diberlakukan wajib oleh instansi teknis yang berwenang apabila Standar tersebut terkait dan atau mempunyai dampak terhadap kesehatan, keselamatan, keamanan, kenyamanan dan lingkungan.

Standar berdasarkan fungsi dan penerbitnya dibedakan atas (Perpusnas RI, 2001 : 4) yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Standar Perpustakaan Standar Asosiasi Standar Produk (barang dan Jasa) Standar Proses (Jaminan Mutu) Standar Nasional Standar International Standar Ukur dan pengukuran

2.5.1.2 Indikator Kinerja Perpustakaan menurut Standar ISO 11620 Standar ISO 11620 dirumuskan oleh Technical Committee ISO/TC 46 Information and documentation, subcommittee SC 8 statistic and performance evaluation. Standar ini memuat Indikator kinerja perpustakaan secara urnum dan telah dilakukan uji coba dan diterapkan untuk semua jenis perpustakaan di berbagai negara. Dalam ISO 11620-1998, terdapat 15 aspek kegiatan yang dapat diukur dengan menggunakan 23 indikator (Lihat Tabel 1). Tabel 1 Matriks Indikator Kinerja Perpustakaan menurut ISO 11620 No.

Layanan/Kegiatan/ Aspek yang diukur

1.

Persepsi Pemakai

2.

Layanan Publik 2.1 Umum

2.2 Penyediaan dokumen

Indikator Kinerja 1. User Satisfaction (Kepuasan Pemakai) 2. Percentage of Target Population Reached (Persentase Target Populasi yang Dicapai) 3. Library Visits per Capita (Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita) 4. Titles Availability (Ketersediaan Judul Dokumen) 5. In Library Use per Capita (Penggunaan di Perpustakaan per Kapita)


No.

Layanan/Kegiatan/ Aspek yang diukur

Indikator Kinerja

6. Median Time of Document Retrieval from 2.3 Temu kembali dokumen Closed Stacks (Waktu Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Tertutup) 7. Median Time of Document Retrieval from Open Access Areas (Waktu Median Temu Kembali Dokumen dari Koleksi Terbuka) 8. Collection Turnover 2.4 Peminjaman dokumen (Perputaran Koleksi) 9. Loans per Capita (Peminjaman per Kapita) 10. Documents on Loan per Capita (Dokumen yang Sedang Dipinjam per Kapita) 11. Loans per Employee (Peminjaman per Karyawan) 2.5 Pengiriman dokumen 12. Speed of Interlibrary Lending dari sumber luar (Kecepatan Silang Layan) 13. Correct Answer Fill Rate 2.6 Layanan Referensi (Tingkat Ketepatan Jawaban) 14. Title Catalogue Search Success Rate (Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui 2.7 Penelusuran Informasi Katalog Judul)

2.8 Pendidikan Pemakai 2.9 Fasilitas

3.

Layanan Teknis 3.1 Pengadaan dokumen 3.2 Pengolahan dokumen 3.3 Katalogisasi

4. 5.

15. Subject Catalogue Search Success Rate (Tingkat Keberhasilan Penelusuran melalui Katalog Subjek) Belum ada indikatornya 16. Facilities Availability (Ketersediaan Fasilitas) 17. Facilities Use Rate (Tingkat Penggunaan Fasilitas) 18. Seat Occupancy Rate (Tingkat Keterisian Kursi) 19. Automated System Availability (Ketersediaan Sistem Otomasi) 20. Automated System Availability (Ketersediaan Sistem Otomasi)

Promosi Layanan Ketersediaan dan Penggunaan SDM

21. Median Time of Document Acquisition (Waktu Median Pengadaan Dokumen) 22. Median Time of Document Processing (Waktu Median Pengolahan Dokumen) 23. Cost per Title Catalogued (Biaya Katalogisasi per Judul) Belum ada indikatornya Belum ada indikatornya

Sumber : Perpusnas RI, 2001 : 16


Indikator di atas dapat digunakan untuk membandingkan data komoditi suatu perpustakaan dari waktu ke waktu. Perbandingan data antar perpustakaan tidak disarankan, namun untuk alasan tertentu dan kondisi serupa sistem ini juga dapat digunakan. Standar ini belum mencakup semua Indikator, termasuk Indikator untuk mengevaluasi dampak perpustakaan terhadap perorangan atau masyarakat di sekitar perpustakaan. Namun demikian standar ini cukup membantu perpustakaan dalam mengukur kinerjanya. Tujuan Indikator kinerja perpustakaan adalah sebagai salah satu metode pendekatan atau alat untuk mengevaluasi mutu dan efisiensi sumberdaya yang dialokasikan oleh perpustakaan dalam menyelenggarakan jasa dan atau kegiatan lain yang terkait. Mengingat begitu bervariasinya perpustakaan yang ada, maka tidak semua indikator yang disusun cocok untuk semua perpustakaan. Untuk memilih indikator yang akan digunakan, perpustakaan dapat berkonsultasi dengan pihak lain, seperti: lembaga induk, instansi terkait, pemakai dan lain-lain. Indikator kinerja yang digambarkan dalam standar ISO 11620 mencakup 5 aspek (Perpusnas RI, 2001 : 4) yaitu : 1. 2. 3. 4. 5.

Persepsi pengguna perpustakaan Layanan perpustakaan Layanan teknis Promosi jasa Ketersediaan dan pemanfaatan sumberdaya manusia

a. Persepsi pengguna perpustakaan Indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan dari aspek ini adalah kepuasan pengguna jasa perpustakaan. Faktor yang dievaluasi antara lain pendapat pengguna perpustakaan terhadap jam buka layanan perpustakaan, fasilitas ruang baca/belajar yang disediakan perpustakaan. Untuk melakukan pengukuran dari indikator ini dapat menggunakan sistem kuesioner dengan sistem pembobotan pendapat dari angka 1 s.d 5 (dari nilai persepsi terendah s.d tertinggi). Penentuan tingkat kepuasan rata-rata pengguna untuk masing-masing jasa dihitung dengan rumus: A/B, dimana A adalah jumlah nilai masing-masing jasa yang diindikasikan oleh pengguna, dan B jumlah orang yang menjawab pertanyaan.


b. Layanan perpustakaan Indikator yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja perpustakaan ditentukan melalui berbagai aspek (Perpusnas RI, 2001 : 4 ; Lasa, 2005 : 319) yaitu: 1. kunjungan perpustakaan (meliputi persentase pencapaian target pengunjung, kunjungan per capita) 2. penyediaan dokumen (meliputi ketersediaan judul, ketersediaan judul yang diminta, prosentase judul yang diminta dalam koleksi, ketersediaan perluasan judul yang diminta, penggunaan perpustakaan per kapita, dan derajad penggunaan dokumen), 3. penelusuran dokumen (meliputi waktu rata-rata penelusuran dokumen dari koleksi akses tertutup maupun akses terbuka), 4. peminjaman dokumen (meliputi perputaran koleksi, peminjaman per capita, dokumen dalam peminjaman per kapita, peminjaman per pegawai), 5. silang layan (meliputi kecepatan pinjam antar perpustakaan), 6. jasa referensi dan enquiri (meliputi derajat jawaban yang benar), 7. penelusuran inforrnasi (meliputi derajat keberhasilan penelusuran katalog judul dan katalog subyek), 8. pendidikan pengguna/pemakai (belum dijabarkan), dan 9. fasilitas layanan (meliputi ketersediaan fasilitas., derajat pemakaian fasilitas, derajat pemakaian tempat duduk, ketersediaan sistem yang terotomasi). Pengukuran masing-masing indikator diatas dihitung dengan rumus tertentu. Untuk menghitung persentasi hasil evaluasi kinerja layanan perpustakaan maka dapat dilihat pada Lampiran.

c. Layanan teknis Dalam kegiatan layanan teknis, ada tiga indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan (Perpusnas RI, 2001) yaitu: 1. pengadaan dokumen (meliputi waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk pengadaan dokumen) 2. pengolahan dokumen (meliputi waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk mengolah dolumen), dan 3. katalogisasi (meliputi biaya setiap judul yang dikatalogisasikan) d. Promosi jasa Untuk aspek ini ISO belum menjabarkan indikatornya namun mereka telah mempridiksi bahwa promosi merupakan langkah strategis untuk meningkatkan daya beli masyarakat pemakai atau daya guna dari koleksi yang ada diperpustakaan. Karena itu perpustakaan yang ingin sukses perlu memiliki program dan metoda pemasaran jasa perpustakaan.


e. Ketersediaan dan Pendayagunaan Sumberdaya Manusia Untuk aspek ini, ISO juga belum menjabarkan indikatornya namun kita percaya bahwa sumberdaya manusia merupakan modal untuk meningkatkan kemampuan

suatu

organisasi/lembaga/maupun

instansi

teknis

termasuk

perpustakaan.

2.6 Layanan Perpustakaan Banyak argumentasi yang menyatakan bahwa layanan perpustakaan merupakan titik sentral kegiatan perpustakaan. Dengan kata lain, perpustakaan identik dengan layanan karena tidak ada perpustakaan jika tidak ada kegiatan layanan. (Haryono, 1998 : 16). Layanan perpustakaan adalah pemenuhan kebutuhan dan keperluan kepada pengguna jasa perpustakaan. Tugas yang mulia dan tujuan sebenarnya layanan perpustakaan adalah melayani pengunjung dan pengguna perpustakaan. Aktivitas layanan perpustakaan dan informasi bararti penyediaan bahan pustaka secara tepat dan akurat dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna perpustakaan. Perpustakaan memberikan layanan bahan pustaka kepada masyarakat adalah agar bahan pustaka tersebut yang telah diolah dapat dimanfaatkan dengan cepat oleh masyarakat pengguna perpustakaan . Layanan

perpustakaan

merupakan

tolak

ukur

keberhasilan

sebuah

perpustakaan. Hal itu karena kegiatan layanan merupakan kegiatan yang mempertemukan langsung antara petugas dengan pengguna perpustakaan sehingga penilaian pengguna akan muncul ketika kegiatan layanan tersebut dilangsungkan. (Rahyuningsih, 2007 : 85) Pelayanan perpustakaan merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut (Rahyuningsih, 2007 : 85) yaitu: 1. Pelayanan bersifat universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individuindividu tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara umum. 2. Pelayanan berorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan kepentingan pengelola. 3. Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan perpustakaan. 4. Sistem yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.


Dalam buku Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi (1994 : 53) pelayanan perpustakaan ialah pemberian informasi kepada pengguna. Melalui pelayanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh hal berikut : 1. Informasi yang dibutuhkannya secara optimal 2. Manfaat berbagai perkakas penelusuran yang tersedia

Dalam memberikan pelayanan, perlu diperhatikan asas sebagai berikut (Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi, 1994 : 53) yaitu: 1. Berorientasi pada kebutuhan dan kepentingan pengguna, 2. Diberikan kepada pengguna atasdasar keseragaman, keadilan, dan kemerataan 3. Dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas 4. Dilaksanakan secara cepat, tepat, dan mudah melalui cara yang teratur, terarah, dan cermat. Dalam buku Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi (1994 : 53) ada tujuh jenis pelayanan yang umum diselenggarakan yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Peminjaman Perujukan Pelayanan Pandang-dengar Jasa kesiagaan informasi Pendidikan pengguna Silang layan Pelayanan dengan komputer

2.6.1 Tujuan dan Fungsi Layanan Perpustakaan Tujuan dan fungsi layanan perpustakaan adalah menyajikan informasi guna kepentingan pelaksanaan proses belajar mengajar dan rekreasi bagi penggunanya, dengan menggunakan bahan pustaka yang ada di perpustakaan tersebut. Kegiatan layanan di perpustakaan meliputi, peminjaman buku-buku, melayani kebutuhan belajar dalam kelas, menyediakan sumber informasi bagi mahasiswa dan dosen serta tenaga administrasi, membimbing siswa untuk mahir dalam mencari informasi secara mandiri. Menurut Haryono (1998 : 17) fungsi perpustakaan dapat dibagi menjadi 5 (lima) yaitu: 1) Menunjang proses pendidikan; 2) Mengembangkan minat dan bakat pelajar;


3) Mengembangkan minat baca dosen dan mahasiswa; 4) Menjadi sumber informasi; 5) Memperoleh bahan rekreasi kultural Sedangkan dalam Surat Keputuan Menteri Pendidikan dan Kebudayan Nomor: 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, membagi beberapa fungsi perpustakaan sekolah sebagai berikut: 1. Sebagai Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum; 2. Pusat penelitian sederhana yang memungkinkan para pelajar mengembangkan kreativitas dan imajinasinya; 3. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-buku hiburan). Dari pendapat di atas tentang fungsi dan tujuan perpustakaan tersebut di atas, ada salah satu fungsi yang sangat menarik dan perlu dikembangkan adalah sebagai fungsi sumber informasi. Fungsi ini memiliki multifungsi karena dapat dijadikan sebagai sarana belajar untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas mahasiwa dan juga dapat berfungsi menambah wawasan dan mewujudkan kreativitas bakat mahasiswa yang dimiliki sehingga dapat menghasilkan prakarya sederhana bagi diri pribadi yang mandiri kelak.

2.6.2 Sistem Layanan Perpustakaan Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan teknis yang pada pelaksanaannya perlu adanya perencanaan dalam penyelenggaraannya. Layanan perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila akses layanan digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Ada tiga jenis akses dalam layanan perpustakaan (Haryono, 1998 : 30) yakni akses layanan terbuka (Open Access), akses layanan tertutup (Close Access), dan akses layanan campuran. Ketiga akses layanan ini ada hubungannya dengan cara bagaimana perpustakaan memberikan kesempatan kepada pembacanya untuk menemukan bahan pustaka dalam mencari informasi. Masing-masing akses tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahannya, dan berbeda dalam pelaksanaannya.


2.7 Teknik Mengevaluasi Pelayanan Mengevaluasi pelayanan merupakan salah satu kegiatan perpustakaan untuk menilai secara kuantitatif dan kualitatif daya guna dan hasil guna pelayanan perpustakaan. Dalam buku Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi (1994 : 53) tujuan mengevaluasi layanan ialah agar perpustakaan dapat: 1. Menyajikan data kegiatan pelayanan untuk diketahui umum 2. Memberikan laporan kegiatan pelayanan yang berupa angka dan nnalisisnya kepada pimpinan perpustakaan dan lembaga induk 3. Memberikan gambaran tentang perkembangan pelayanan dalam jangka waktu tertentu 4. Menilai kegiatan pelayanan sebagai dasar untuk menyusun rencana dan program selanjutnya dan untuk meminta kebijakan pelayanan, Ada berbagai cara mengevaluasi pelayanan perpustakaan, di antaranya, pengumpulan data statistik, pengumpulan masukan dan saran dari segi, semi penelitian. Teknik evaluasi yang digunakan bergantung kepada jenis pekerjaan yang dilselenggarakan (Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi, 1994 : 53).

1. Mengevaluasi Pelayanan Peminjaman Mengevaluasi pelayanan peminjaman dimaksudkan agar kita mengetahui tingkat pemamfaatan koleksi perpustakaan oleh pengguna. Oleh sebab itu, pencatatan peminjaman pustaka perlu dikerjakan dengan tertib (Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi, 1994 : 53). Cara mengevaluasi kegiatan yang biasa digunakan ialah pengumpulan data statistik yang sekurang-kurangnya meliputi (Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi, 1994 : 53) sebagai berikut: 1. Pengunjung perpustakaan 2. Peminjam 3. Pustaka yang dipinjamkan


Dalam buku Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi (1994 : 53) pengumpulan data tersebut dapat dikerjakan dengan menggunakan alat seperti berikut ini : 1. 2. 3. 4. 5.

Buku kebadiran pengunjung Girik pustaka buku yang dipinjamkan Tabel/formulir statistik pengunjung Tabel/fommlir statistik peminjam Tabel/statistik data tentang pustaka yang dipinjamkan

2. Mengevaluasi Pelayanan Perujukan Mengevaluasi pelayanan perujukan dimaksudkan agar kita mengetahui kekurangan atau kelebihan pelayanan perujukan, khususnya untuk menyempurnakan koleksi dan menentukan pustaka rujukan yang masih harus diadakan dan kegiatan lain yang masih perlu dilaksanakan. (Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi, 1994 : 53). Caranya yang biasa meliputi pengumpulan data statistik, pengumpulan saran dan masukan dari pengguna, penyigian, dan mengadakan penelitian data statistik yang dikumpulkan meliputi (Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi, 1994 : 53) yaitu: a. b. c. d.

Jenis pertanyaan rujukan Macam kegunaan informasi yang ditanyakan Media yang digunakan untuk bertanya Media yang digunakan untuk menjawab

3. Mengevaluasi Silang Layang Pencatatan kegiatan pinkam meminjam pustaka atau pesan-memesan informasi perlu dilakukan secara tertip dengan maksud (Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi, 1994 : 53) agar : a. Mengetahui jenis jumlah pustaka yang dipinjam dari dan dipinjamkan kepada perpustakaan lain. b. Mengetahui perpustakaan yang diminta informasi dan yang memberikan informasi c. Mengetahui kecepatan pelayanan 4. Mengevaluasi Pendidikan Pengguna Evaluasi program pendidikan pengguna dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana metode dan materi pendidikan bermamfaat bagi pengguna


perpustakaan. Evaluasi mengenai bimbingan pengguna ini dapat dilakukan dengan tiga cara (Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi, 1994 : 53) yaitu: 1. Membagikan daftar pertanyaan yang memuat butir pertanyaan tentang keterampilan pengguna memamfaatkan sumber informasi di perpustakaan 2. Wawancara untuk mengetahui kemampuan pengguna memamfaatkan sumber informasi di perpustakaan 3. Mengamati dan mencatat perilaku pengguna dalam menelusur informasi


BAB II KAJIAN TEORITIS

Recommend Documents