BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1 Landasan Teori 2.1.1 Konsep Pengelolaan Sulistiyo ( 1982 : 18 ), mengemukakan bahwa pengelolaan adalah “seluk beluk liku usaha yang di jalankan oleh perusahan dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan potensi yang ada, yang di lakukan oleh personil yang di kerjakan di bawah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi serta evaluasi dari petugas yang bersangkutan. Sedangkan menurut Saiman ( 2002 : 16 ) “ pengelolaan adalah bermacam-macam kegiatan mengerjakan kegiatan yang dimaksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Istilah dari pengelolaan merupakan pedoman kata dari konsep manajemen sehingga pengelolaan tidak terlepas dari fungsi-fungsi manajemen yang ada, baik dari perencanaannya sampai dengan pengawasannya sehingga kegiatan yang dilakukan dapat terencana dan terstruktur dengan baik. Peran manajemen dilakukan oleh pimpinan dalam suatu organisasi. Sehubungan dengan konsep ini, Wanardi ( 2000:6), mengemukakan beberapa ciri pokok tentang manajemen yang secara ilmiah juga merupakan fungsi manajemen sebagai berikut : a. Perencanaan Menyebabkan dipilihnya arah tindakan yang akan mengarahkan sumber-sumber daya manusia serta alam suatu organisasi untuk masa yang akan datang. Rencana menggariskan batas – batas dimana orang-orang mengambil keputusan dan melaksanakan aktifitas-aktifitas yang telah dirancang.
Sebagai suatu proses formal, maka perencanaan mencakup suatu pendekatan rasional yang melihat ke “depan”, yang akan mengembangkan alternatif dan kemudiaan dipilih arah tindakan yang baik. Secara subtansil, konsep perencanaan mencakup elemen-elemen sebagai berikut : 1. Penentuan sasaran 2. Peramalan masa mendatang 3. Pengampilan keputusan 4. Penggunaan pendekatan yang tepat b. Pengorganisasian Merupakan kegiatan mengkombinasikan berbagai macam sumber daya manusia dan alam menjadi keseluruhan yang berarti. Hal ini dapat dicapai dengan cara membagi pekerjaan dalam bidang-bidang spesialisasi, mengelompokkan aktifitas-aktifitas yang sejenis, mengidentifikasi hubungan-hubungan otoritas yang dikehendaki serta mendelegasikan otorisasi dan wewenang. Dengan jalan pengorganisasian orang-orang, pekerja yang akan dilaksanakan serta faktorfaktor fisik kedalam suatu struktur yang berarti, maka tujuan-tujuan yang akan di capai lebih efektif. Di samping hubungan-hubungan yang digariskan secara formal, para karyawan/bawahan sering kali membentuk hubungan-hubungan informal.
c. Penggerakkan Mencakup kegiatan motivasi, kepemimpinan, komunikasi, pelatihan serta bentuk-bentuk pengaruh pribadi lainnya, untuk itu fungsi pengarahan hendaknya berkaitan dengan fungsi-fungsi lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian serta pengawasan.
Untuk itu, fungsi pengarahan hendaknya dikaitkan dengan fungsi- fungsi lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, serta pengawasan. d. Pengawasan Mencakup tindakan mengecek dan membandingkan hasil yang dicapai dengan standarstandar yang telah digariskan. Apabila hasil pekerjaan menyimpang dari standar-standar yang telah di tetapkan, maka perlu dilakukan tindakan-tindakan korektif untuk perbaikan selanjutnya yang meliputi :
Memperbaiki peralatan yang rusak
Merevisi sebuah rencana orisinal
Mengorganisasi sebuah departemen
2.2 Arsip dan Kearsipan 2.2.1 Pengertian Arsip Dilihat dari kata istilah arsip berasal dari bahasa yunani”Arche”, yang berarti permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian kata Arche berubah menjadi “teache” yang berarti dokumen yang terkhir menjadi “archevum” yang dalam bahasa latin berarti balai kota. Menurut istilah bahasa inggris “archeves” yang berarti tempat atau dokumen. Menurut The Liang Gie ( 1999 : 127 ), mengemukakan bahwa pengertian arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan secara cepat ditemukan kembali. Undang – undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1 ayat a dan b ( Soetrisno, 2003 : 50 ), menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan pemerintah. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam kehidupan berkebangsaan. Pada undang-undang arsip tersebut, arsip dapat di bedakan menurut fungsinya menjadi 2 golongan yaitu: 1. Arsip Dimanis Arsip Dimanis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan bangsa. Pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
2. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang tidak dapat dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara. Dalam bidang kearsipan dikenal istilah daur hidup arsip dinamis (life cycle of records ). Menurut model ini, arsip dinamis dianggap sebagai entitas fisik dan organik yang hidup, tumbuh dan terus berkembang seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata kelola pemerintahan. Dalam perundang-undangan kearsipan No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan, dijelaskan bahwa fungsi arsip ada dua yakni arsip dinamis dan arsip statis. Bila dikaji pembedaan fungsi arsip ini, tamoak bahwa hal ini dipengaruhi oleh ide-ide kearsipandari T.R. Schellenberg, pemikir ulang kersipan dari Amerika, dengan modelnya terkait, life cycle of records. Model ini menekankan penentuan nilai guna yang ada pada records, yakni nilai guna primer dan sekunter, dan nilai guna sekunder masih dibagi lagi menjadi nlai guna kebuktian dan informsional. Dalam metode ini, schellenberg menekankan secara khusus akan tanggung jawab arsiparis untuk melakukan penilaian arsip dinamis yang bernilai sekunder, nilai guna riset, sehingga pembedaan arsip dinamis (records) dan arsip statis (archiver) semakin jelas. Menurut schellenberg, archives adalah “ those records of any public or private institution which are adjudgend worthy of permanent presertion for reference and secondary pusposes ”.( dalam http://arsiparis.blogspot.com). Menurut schellenberg, nilai guna informasional didasarkan atas tiga kriteria : -
Uniqueness : Informasi yang ada dalam arsip tidak ditemukan dalam rekaman informasi lainnya, sehingga bentuknya memang unik ( misalnya, bukan hasil duplikasi).
-
From: Seseorang arsiparis haruslah mempertimbangkan bukti informasinya ( sejauh mana esensi tingkat informasinya tersirat ) serta bentuk arsip itu sendiri ( apakah ia dapat dengan mudah dibaca atau tidak oleh orang lain, misalnya arsip dalam bentuk punchcards, dan rekaman pita akan memerlukan alat bantu baca khusus), serta
-
Importance: Ketika melakukan penilain, seseorang arsiparis pertama kali harus mempertimbangkan
kebutuhan
pemerintah
itu
sendiri,
lalu
kebutuhan
para
sejarawan/peneliti, maupun genealogists. Arsip adalah semua warkat yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena kasih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan dan kegiatan administrasi lainnya, dan sering disebut “record”. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disamping di arsip nasional (Arnas) yang berada dalam arsip dinamis dan berbagai kantor, sering disebut “Archieve”. Amsyah (1990 : 3 ), menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan record / warkat yang tertulis, pencetak atau ketikan dalam bentuk huruf angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi,yeng terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film,( slide film strip, mikro film ),media komputer (peta tape, piringan tekaman / disket ), kertas “ fhoto copy” dan lain-lain. Menurut Wiriadiharja ( 1987 : 1 ), mengemukakan arsip itu sangat penting sehingga perlu dijaga, peran arsip yaitu : 1. Menunjukan sejarah kehidupan bangsa dengan tepat 2. Menunjukan bukti otentik pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan pemerintahan 3. Menjadi
bahan
perencanaan
dan
membuat
keputusan
dalam
pelaksanaan
pembangunan serta 4. Menjadi bahan informasi ilmiah lainnya. 2.2.2 Pengertian Kearsipan Sama halnya dengan pengertian kearsipan, pengertian kearsipan berbeda bagi setiap ahlinya. Sebagai bahan pertimbangan dapat disimak dengan jelas pengertian kearsipan dari berbagai sudut pandang kamus administrasi ( dalam Anwar, 1990 : 24 ), menyatakan bahwa kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkirannya”. Sedangkan The Liang Gie ( 1999 : 124 ), mengemukakan bahwa kearsipan merupakan ” sekumpulan kegiatan menyimpang warkat yang tujuannya menemukan kembali secara tepat sesuai warkat yang diperlukan”.
Kearsipan adalah pekerjaan perguruan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, pendistribusian, dan pemusnahan. Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, pusat informasi, alat pengawasan, yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengampilan keputusan, pembuatan laporan, pertangung jawaban, dan pengendalian secepatnya. Setiap kegitan tersebut, baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah kearsipan. Kearsipan juga mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pemimpin untuk membuat keputusan dan juga membuat kebijakan. Menurut massofa dalam http:// www. Risket.go.id bahwa dalam kegiatan kearsipan adalah proses kegiatan yang bersinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk media rekam di mulai dari proses penciptaan, pengelolaan informasi dan penggunaan, pengaturan, penyimpanaan, pelayanan duplikat, pemeriharaan dan penyusutan samapi dengan proses pelestariannya kegiatan pembinaannya. Kearsipan mempunyai peranan penting dalam proses manajemen informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan memutuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Adanya arsip timbul pekerjaan kearsipan baik dengan peralatan yang paling sederhana maupun dengan peralatan yang paling canggih atau teknologi tinggi seperti komputer. Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukan diatas, maka untuk melaksanakan tugas pemerintah dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna.
Definisi lain mengenai kearsipan dikemukakan oleh Barthor ( 2003 : 2 ), sebagai “ suatu badan ( agency ) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan, surat - surat / warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik yang menyangkut pemerintah maupun non pemerintah, dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu dapat di pertanggung jawabkan”. Definisi ini menggariskan bahwa kearsipan secara umum dapat berlaku pada semua instansi, baik lembaga pemerintah maupun lembaga non pemerintah. Wiyasa ( 2003 : 44 ), memambahkan pula bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien, harus mememuhi karakteristik di antaranya: 1. Berkas yang diarsipkan sedikit tetepi benar-benar bermutu; 2. Berkas yang disisipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui seleksi yang cermat; 3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya yang terlalu besar. Terkait dengan pemikiran diatas, maka beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris ( Wijasa, 2003 :44 ), diantaranya :1 ) petugas kearsipan harus mahir / profesional ; 2) Prosedur kerja yang cukup sederhana ; 3) Perlu adanya pengaturan –pengaturan formulir yang sederhana ; 4) Perlengkapan lemari filling kabinet cukup memadai serta ; 5) Perlu adanya pelaporan berkala secara periodik / teratur.
2.2.3 Penciptaan dan Pendistribusian arsip
Menurut Wiyasa ( 2003 : 55 ), dalam bukunya tugas sekretaris dalam pengelolaan surat dan arsip dinamis, menjelaskan tentang penciptaan dan pendistribusian arsip menyangkut surat masuk dan keluar,yaitu: 1. Pengurusan surat masuk Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dalam instansi lain atau perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang dari kurir ( pengirim surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi). Woursanto ( 2003 : 4 ), dalam bukunya kearsipan 1 menyebutkan lima ( 5 ) langkah dalam pengurusan surat yaitu: a. Penerimaan surat Surat yang masuk diterima oleh petugas penerima surat, baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir dan lain-lain. b. Penyortiran surat Menyortir adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat – surat yang masuk disortir untuk menentukan dan pengelompokan surat yang boleh dibuka (surat rahasia), dan surat-surat pribadi dan tertutup lainnya diberi stempel yang menunjukan saat ( pukul berapa) dan tanggal terima surat pada amplop/sampul bagian belakang.
c. Pembukaan surat Surat-surat yang boleh di buka distempel pada halaman surat di bgian depan. Selanjutnya petugas meneliti apakah lampirannya sesuai dengan tercantum pada surat
- surat atau ada tidaknya tembusan dan lain-lain. Jika surat tidak jelas alamatnya bahkan tidak ada, maka amplop di klip dijadikan satu dengan suratnya. d. Pencatatan surat Setelah petugas pencatat surat menerima kumpulan surat, maka surat-surat ini dinilai untuk menentukan mana yang penting dan mana yang biasa saja. Untuk surat dinas penting dicatat di kartu kendali dan untuk surat biasa di catat di lembar pengantar ( disposisi ). e. Pengantar surat Kegiatan terakhir dalam mengurus surat masuk adalah mengarahkan surat kepala unit atau bagian mana yang berkepentingan dengan isi surat. 2. Pengurusan surat keluar Yang di maksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap
(bertanggal,
bernomor, berstempel, dan telah ditanda tanggani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh instansi/kantor atau lembaga yang ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Pengurusan surat keluar diawali dengan pembuatan konsep surat oleh unit yang berkepentingan dalam pengeluaran surat. Konsep surat tersebut kemudian diketik oleh petugas di bidang kearsipan. Setelah itu diteliti kembali apakah telah sesuai dengan konsep. Jika telah sesuai surat dibuat rangkap kedua asli dan tindakan. Surat keluar yang asli kemudian di serahkan kembali kepada unit yang mengeluarkan untuk dimintai tandatangan/pengesahan kepada pimpinan atau pihak yang berwenang. Sedangkan tindakannya disimpan dibagian kearsipan.
Surat keluar yang asli di tandatangani dan diberi stempel. Kemudian surat tersebut di catat pada buku agenda dan di masukkan pada amplop yang telah tertuliskan alamat dari penerima surat. Pekerjaan terakhir dalam pengurusan surat
keluar adalah penyampaian atau
pendistribusian surat kepada lembaga/badan/kantor yang ditujui. 2.2.4 Sistem Penyimpanan Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan dalam penyimpanan waktu agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan secepat, bilaman waktu tersebut sewaktu
-waktu diperlukan ( Amsyah, 1990
:25 ), sebagai berikut : 1.
Sistem abjad ( Alfabet ) Sistem abjad adalah penyimpanan atau penemuan kembali arsip berdasarkan abjad, nama
orang, organisasi, atau kantor. Abjad dijadikan dasar kode adalah abjad pertama dari suatu nama atau judul. Berdasarkan kebiasaan, dalam sistem abjad diambil dari abjad pertama nama si pengirim atau si penerima surat. Hal ini sesuai dengan pendapat The Ling Gie ( 2000 : 120 ) bahwa penyimpanan sistem abjad yaitu warkat-warkat yang disimpan menurut abjad dari namanama organisasi atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat. 2.
Sistem pokok soal Dalam ini semua naskah / dokumen disusun dan di kelompokan berdasarkan masalah,
satu masalah dipecahkan kedalam sub masalah sampai kepada masalah terkecil. Arsip mengenai masalah yang sama ditetapkan suatu atau lebih folder / map yang sudah diberi label / tab yang bertuliskan judulnya dan terletak dikanan atas secara horizontal. 3.
Sistem nomor / angka ( numerical filling system )
Dalam sistem ini susunan dokumen di dalam file diatur berdasarkan nomor / kode klasifikasi persepuluhan, yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. 00 Personalia 100 Keuangan
Main subjek
200 Materai Dan seterusnya 000 Personalia 010
Formasi
020
Lamaran
030
Pengangkatan
Sub subyek
Dan seterusnya 000 Personalia 010 Formasi 011
Formasi guru TK
012
Formasi guru SMP
013
Formasi guru SMTA
Sub-sub subyek
Dan seterusnya Langkah-langkah yang harus ditempuh panata arsip sama seperti pada sistem abjad dan sistem pokok soal. 4. Sistem wilayah / daerah
Dalam sistem ini susunan dokumen / arsip diatur berdasarkan judul, nama wilayah / daerah sistem ini sama halnya dengan subjet dan numeric filling. Susunan guide dan foldernya diatur menurut singkat caption goegraphyc (Negara, provinsi, kabupaten, dan sebagainya). 5. Sistem tanggal ( Chronological filling system ) Dalam sistem ini disusun berdasarkan waktu, seperti tanggal, bulan dan tahunan yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun kemudian diikut bulan dan tanggal dalam tahun yang bersangkutan mengunakan cara kronologis dalam filling. Jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah hanya didasarkan pada tanggal surat, karena itu indeksnya mungkin nama instansi atau maslah yang sama namun judulnya adalah tanggal. Penulisan indeks, tanggal – bulan tahun atau sebaliknya ; tahun – bulan – tanggal. Bentuk penulisan harus dengan angka. Contoh : kode 250299 menyatakan tanggal 25, bulan februari, tahun 1999 atau sebaliknya. Kode 990225 menyatakan tahun 1999, bulan februari tanggal 25. 2.2.5 Pekerjaan Penyimpanan Arsip ( Filling ) Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat, tepat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Oleh karena itu suatu filling dapat dianggap sebagai “ingatan” dari suatu organisasi. Maka filling merupakan yang sangat penting dan harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Soetrisno ( 2003 : 52 ), mengemukakan padangannya tentang filling sebagai proses mengklasifikasi, mengatur dan penyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Ada banyak sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filling agar dapat melakukan tugasnya dengan efektif dan efesien. Oleh itu sifat-sifat harus dimiliki adalah ketelitian, kerapian, serta menguasai bidangnya. Oleh karena itu, filling merupakan dasar pengetahuan harus dimiliki oleh setiap pegai kantor, karena
suatu organisasi yang tidak terlibat dari pada filling, dimana ia harus menyimpan segala catatan, menyimpan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan catatan yang mempunyai satu dengan yang lain menjadi suatu riwayat yang lengkap. Pekerjaan filling bukan hanya menyimpan surat-surat / dokumen untuk tujuan disimpan. Filling mencakup pada pekerjaan menempatkan ( placing ) dan mencari ( finding ) menempatkan surat dokumen pada arsip. Sistem yang disesuaikan dengan ( failor made ) karena tidak sistem yang terbaik yang dapat diterapkan dengan aktivitas sama terhadap semua kantor harus menggunakan sistem yang paling baik memenuhi kebutuhan-kebutuhan individunya. Pertimbangan-perimbangan yersebut disebabkan oleh jenis bahan yang digunakan, sifat dan luas perusahaan atau organisasi/ lembaga bersangkutan yang mempengaruhi dari sistem filling. 2.2.6 penyusutan Arsip Arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
Oleh karena
itu,
dalam rangka usulan
menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, di tetepkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah: 1.
mendapatkan penghematan dan efisiensi ;
2.
pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) ;
3.
memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai fungsi ; serta
4.
menyelamatkan bahan bukti kegiatan organisasi.
Sebagai dasar pertimbangan dikeluarkannya peraturan- peraturan arsip Tahun 1979 disebutkan hal-hal yang berikut : 1. bahwa volume arsip sebagianh akibat kegiatan administrasi pemerintah pembangunan berkembang dengan cepat seirama dengan dinamika kehidupan bangsa 2. bahwa dalam rangka meningkatkan data guna dan tepat guna kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional seperti dimaksud dalam undangundang No. 7 Tahun 1979, dipandang perlu mengatur penyusunan arsip dalam peraturan pemerintah. The Liang Gie ( 1974 : 238 ), mengemukakan beberapa langkah dalam penyusunan arsip, sebagai berikut : 1. Menggolong-golongkan semua warkat dari suatu organisasi dalam kelas-kelas tertentu menurut urutan. Pengelolaan yang banyak dipakai dibagi dalam 4
( empat ) bagian yaitu
vital, warkat penting, warkat berguna dan warkat tidak berguna ; 2. Kemudian oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan hendanya ditetapkan ukuran-ukuran dan ketentuan lainnya untuk menggolongkan suatu warkat yang termasuk kelas yang aman serta jangka waktu penyimpanan masing-masing kelas itu. Selanjutnya sebagaimana yang dikemukakan oleh The Gie ( 1999 :154 ), bahwa penyusutan arsip dapat diukur dengan mengunakan rumus sebagai berikut:
Angka pemakaian =
Rumus diatas dapat dipergunakan untuk mengetahui bermutu tidaknya suatu arsip. Semakin besar presentasi angka pemakain, semakin baik pula arsip tersebut, karena hal itu berarti bahwa warkat-warkat yang disimpan masih memiliki faedah. Dalam arti arsip tersebut benar - benar masih aktif membantu jalannya organisasi bersangkutan. Sebagai contoh, arsip terdiri dari 1000 lembar surat, kemudian selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 lembar surat maka angka pemakainnya adalah: Angka permintaan =
=
= 10%
Jadi, jumlah pemakain mencapai 10 %. Dengan demikian, dapat dikatakan tingkat penggunaan arsip mencapai arsip 10% dari totalitas yang ada. Hal ini menegaskan pula bahwa arsip yang dimaksud memberikan kotribusi sebesar 10% bagi kebutuhan-kebutuhan arsip organisasi yang bersangkutan secara ideal, angka pemakain untuk arsip aktif adalah harus mencapai angka 5% hingga 20% ( The Gie, 1974 : 237 ).
2.3 Klasifikasi Dalam Kearsipan Klasifikasi merupakan sarana kegiatan untuk menggolong-golongkan surat atau dokumen atas dasar perbedaan yang ada dan pengelompokan atas dasar persamaan dan adanya. Hubungan serta kaitan logis dan kronologis atas kepentingan yang terkandung didalamnya dikelompokan kedalam satu golongan. Prinsip klasifikasi ialah mengarah pada penataan susunan arsip yaitu mengatur, mengelompokan dan menyimpanan, kedalam unit-unit kecil. Menurut Mills
( 1991 : 48 ),
bahwa pola klasifikasi itu efektif diperlukan syarat-syaratnya lain, sebagai berikut: a. Harus tertulis ;
b. Golongan masalah dan perincihan harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan kantor ; c. Perincihan tidak terlalu terurai dan sebaiknya untuk melebihi dari tindakan masalah; d. Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu memberikan pengertian, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu ; e. Dilengkapi dengan berbagai penjelasn tentang arti dan ruang lingkup masing-masing subyek / masalah ; f. Dilengkapi dengan kode ( tanda ) baik berbentuk huruf ataupun angka ; g. Bentuk dan susunan pola hendaknya diatur dan luwes ; h. Di lengkapi dengan indeks subyek / masalah yang disusun secara alphabeta. Hal tersebut sesuai dengan Pendapat Barthos ( 2003 : 47 ), dimana surat-surat yang diterima disimpan berdasarkan tanggal surat, bulan dan tahun surat tersebut. Untuk memperoleh penghematan tenaga, waktu dan tempat, penulisan pokok surat harus ditulis dengan cara pemberian kode. Kode adalah alat untuk memastikan dan mengenal naskah utama sampai dengan perincihan, dan mengatur susunan berkas dalam penyimpanannya. Dalam membuat kode, dapat mempergunakan huruf angka, atau gabungan huruf dan angka. Menurut The Gie (1999 : 130 ), menjelaskan tentang sistem kearsipan pemberian kode pada setiap sistem yaitu : 1. Sistem Penyimpanan kode huruf (alphabetic) pada kode huruf dapat berupa Huruf tunggal seperti :A,B,C dan seterusnya,misalnya: Kode A -
untuk Ketatausahaan
Kode B -
Untuk Kepegawaian
Kode C -
Untuk Keuangan
Huruf yang merupakan singkatan dari man dan masalah ,misalnya:
BANK ( badan administrasi kepegaian Negara BTN ( badan tabungan Negara ) LEN ( lembaga elektronika kepegawaian ) dan seterusnya Satuan huruf yang merupakan singkatan ( Akrinim, istilah-istilah masalah atau nama), misalnya : BULOG
( Badan Usaha Logistik )
DIKLAT
( Pendidikan dan Latihan )
PUSPEN
( Pusat Penerangan ) dan seterusnya
2. Penyimpanan kode Angka (Numeric) Pada kode angka dapat berupa: - Angka atau nomor urut 1, 2, 3, dan seterusnya, masing-masing nomor digunakan sebagai tanda suatu masalah, misalnya : a. untuk ketatausahaan b. untuk kepegawaian c. untuk keuangan dan seterusnya - suatu angka blok yang terdiri dari beberapa angka, misalnya dua (00), tiga (000), empat (0000), dan seterusnya sampai pada batas jumlah tertentu digunakan untuk suatu masalah pokok tertentu, misalnya : 000 – 099 untuk ketatausahaan 100 – 199 untuk kepegawaian 200 – 299 untuk keuangan dan seterusnya - angka duplikasi, yaitu kesatuan angka tang dirangkaikan dengan garis penghubung, misalnya 20 – 10 – 30 yang menandakan : angka pertama 20 untuk masalah utama ( pokok masalah )
angka kedua 10 untuk masalah kedua ( sub masalah ) angka ketiga 30 untuk masalah ketiga ( sub – sub masalah ) kode-kode tersebut menggambarkan tentang sub-sub pemberian kode sistem kearsipan, sehingga bagi seorang arsiparis dapat dengan mudah mengetahui dan menemukan kembali setiap lembaran arsip yang telah disimpan. 3. Penyimpanan menurut pokok soal ( subject fillng ) Penyimpanan pokok soal ini artinya bahwa warkat-warkat mengenai iklan yang dibutuhkan dan dikumpulkan dalam satu tempat atau satu penyimpanan, oleh karena itu misalnya satu instansi pemerintah mempunyai kumpulan berkas yang disimpan menurut urutan pokok yaitu: Akte notaris Bak surat Buku pesanan Buku telepon Formasi pegawai Jepitan kertas Gedung Honorarium penerjemah Berdasarkan hal tersebut, jelas bahwa setiap warkat yang memiliki jenis yang sama dapat dikumpulkan menjadi satu kumpulan tertentu atau dapat diarsipkan berdasarkan klasifikasi jenis warkat. 4. Penyimpanan menurut wilayah ( Geographyc fillng ) Penyimpanan menurut wilayah adalah penyimpanan yang didasarkan pada wilayah yang ada. Untuk Indonesia yang memiliki wilayah yang luas yang terdiri dari beberapa daerah maka
sistem penyimpanan berdasarkan daerah masing-masing misalnya Sumatra, Jawa Barat, Sulawesi dan lain – lain. 5. Penyimpanan menurut tanggal ( Chronological fillng ) Penyimpanan menurut tanggal adalah penyimpanan warkat-warkat menurut urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat yang harus memperhatikan suatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan atau surat lain yang berhubungan dengan instansi atau lembaga tertentu. Sistem ini umumnya banyak digunakan oleh lembaga – lembaga pemerintahan karena dianggap lebih praktis dan efektif bila digunakan karena tidak memerlukan keahlian tertentu untuk setiap orang dalam mengetahuinya.
2.4 Pengorganisasian Penyimpanan Arsip Martono ( 1991 : 74 ), sistem pengorganisasian arsip didasarkan pada keperluan organisasi perusahaan/instansi adalah dapat dibedakan atas tiga jenis yaitu: 1.
Penyimpanan Terpusat (Sentralisasi) Penyimpanan secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam
proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat ( satu lokasi ) sebagai berikut: a.
arsip hilang atau salah penyimpanan, kecil terjadi, karena arsip dikelolah oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip ( professional )
b.
Kemungkinan penyimpanan arsip ganda, kecil sekali karena akan di ketahui arsiparsip yang bersangkutan akan merupakan duplikasi atau bukan.
c.
Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
d. 2.
Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar
Penyimpana Secara Terpadu ( Desentralisasi ) Kebalikan dari sentralisai adalah desentralisasi, dimana setiap unit mengawasi dan
menyimpan arsip-arsipnya sendirinya. Ada beberapa pelaksanaan kerugian dari desentralisasi sebagai berikut: a.
Akan terjadi penyimpanan duplikat yang berlebihan
b.
Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien
c.
Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas
d.
Kebijakan penyusutan arsip tidak diketahui, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja.
e.
Petugas kearsipan dan unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang-bidang kearsipan.
3.
Desentralisasi Terawasi Sistem desentralisasi terawasi adalah dimana masih-masing unit kerja mempunyai
tanggung jawab penyimpanan dan memeliharaan arsip aktif yang diciptakannya namun pelaksanaan tetap dalam pengawasan secara terpusat oleh unit kerja kearsipan. Dengan sistem pengendalian terpusat ini diharapkan ketertiban dipusat arsip aktif pada masing-masing unit, dapat memunjang kegiatan organisasi pada umumnya dan dengan mudah dapat dilakukan pengawasan terhadap arsip yang dimiliki informasi tinggi.
2.5 Kerangka Pikir
Pengelolaan arsip akan di rasakan bermanfaat oleh organisasi untuk menjadi bahan rujukan dalam pengambilan kebijakan-kebijakan strategi
Lembaga / Instansi dengan
memperhatikan data-data tersimpan. Sekaligus sebagai bukti yang sah dimata hukum dan merupakan Aset Negara . Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, pusat informasi, alat pengawasan,
yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengampilan keputusan, pembuatan laporan, pertangung jawaban, dan pengendalian secepatnya. Menurut The Liang Gie ( 1999 : 127 ), mengemukakan bahwa pengertian arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan secara cepat ditemukan kembali.
Kearsipan
Kumpulan Warkat
Penyimpanan secara Sistematis
Mudah Ditemukan
