BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

A. Kajian Pustaka 1. Risiko Risiko senantiasa berhubungan dengan ketidakpastian, ini terjadi karena kurangnya atau tidak tersedianya informasi yang memadai tentang apa yang akan terjadi di masa mendatang. Risiko dapat berdampak negatif terhadap tujuan perusahaan, dan lebih jauh dapat menimbulkan terjadinya kerugian atau ancaman bagi kelangsungan hidup perusahaan (Christo, 2012). Menurut The Institute of Internal Auditors (The Role of Internal Auditing in Enterprise-wide Risk Management, 2004) mendefinisikan risiko sebagai berikut: “Risk is the probability that an event or action, or inaction, may adversely, effect the organization or activity under review”. Risiko adalah kemungkinan suatu peristiwa atau kejadian atau akibat yang mungkin memberikan dampak terhadap organisasi atau aktivitas yang direview. Dampak atas risiko tersebut senantiasa mengarah pada suatu kerugian atau hal-hal buruk yang tidak diinginkan oleh perusahaan, yang pada akhirnya dampak tersebut akan berimbas pada terganggunya pencapaian tujuan perusahaan (Christo, 2012). Vaughan dan Elliot (1996) dalam Christo (2012) menyebutkan bahwa risiko merupakan kemungkinan kerugian, ketidakpastian, penyimpangan kenyataan dari hasil yang diharapkan dan probabilitas bahwa suatu hasil

1 http://digilib.mercubuana.ac.id/

2

berbeda dari yang diharapkan. Dengan demikian risiko sebisa mungkin dihindari sedini mungkin, meskipun risiko yang terjadi mungkin disebabkan oleh aktivitas pencapaian tujuan perusahaan. Standards for Professional Pratice of Internal Auditing (2009), memberikan definisi risiko sebagai berikut: “risk is the probability that an event may adversely affect the organization or activity under audit”. Secara harafiah diterjemahkan sebagai kemungkinan suatu peristiwa memberikan dampak yang merugikan organisasi atau aktivitas yang sedang dilakukan. Berdasarkan Work Book Level 1 Global Association of Risk Professionals (Badan Sertifikasi Manajemen Risiko 2005:A4), risiko didefinisikan sebagai “chance of bad outcome” atau suatu kemungkinan akan terjadinya hasil yang tidak diinginkan yang dapat menimbulkan kerugian apabila tidak diantisipasi serta dikelola dengan baik. Pada dasarnya, definisi risiko mengarah pada suatu ketidakpastian atas terjadinya peristiwa dalam periode waktu tertentu. Peristiwa tersebut menyebabkan suatu kerugian baik kerugian kecil yang tidak berarti, maupun kerugian besar yang berpengaruh terhadap keberlangsungan hidup suatu perusahaan. Secara umum, risiko dapat didefinisikan sebagai suatu keadaan yang dihadapi oleh organisasi dengan kemungkinan yang merugikan. Sehingga dapat dikatakan bahwa selama perusahaan mengalami kerugian walau sekecil apapun, hal tersebut dianggap risiko (Christo, 2012).

http://digilib.mercubuana.ac.id/

3

1.1. Jenis – jenis Risiko Zea (2004) dalam Christo (2012) mengkategorikan risiko utama yang dihadapi oleh perusahaan penerbangan menjadi empat yaitu : a. Risiko Strategis Risiko ini terkait erat sehubungan dengan implementasi suatu strategi atau keputusan di masa mendatang yang diambil oleh perusahaan dalam menghadapi perubahan kondisi eksternal atau perkembangan proses bisnis perusahaan. b. Risiko Operasional Merupakan risiko langsung maupun tidak tidak langsung yang timbul akibat kegagalan atau tidak memadainya proses pengendalian, baik yang disebabkan oleh sumber daya manusia, sistem, maupun kejadian - kejadian eksternal perusahaan. Risiko ini terkait erat dengan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. c. Risiko Keuangan Merupakan risiko kerugian yang timbul secara langsung dalam bidang keuangan, yang antara lain disebabkan oleh fluktuasi nilai tukar mata uang harga komoditas bahan bakar, perubahan tingkat suku bunga, dan ketidakmampuan pihak kreditur dalam mengembalikan kewajibannya. d. Risiko Hazard Risiko ini biasanya berkaitan dengan keadaan bahaya, seperti tindakan teroris, kondisi sosial politik, dan keadaan cuaca, maupun risiko yang berkaitan dengan adanya gugatan hukum oleh pihak lain.


4

1.2 Sumber Risiko Menurut sumber atau penyebab timbulnya Christo (2012) membagi risiko menjadi 2 kelompok, yaitu : 1.2.1 Risiko Eksternal Risiko yang berasal dari luar perusahaan, seperti fluktuasi harga, persaingan dalam bisnis. Risiko eksternal dapat memaksa terjadinya perubahan pada praktek dan strategi operasional perusahaan dan menunjukkan pentingnya rencana kontijensi atas setiap perubahan yang terjadi di luar kendali perusahaan. 1.2.2 Risiko Internal Risiko internal bersumber dari dalam perusahaan itu sendiri, seperti kerusakan aset perusahaan, gangguan atas fasilitas pengolahan sistem informasi yang dapat berdampak negatif terhadap keseluruhan aktivitas operasional yang ada. Kualitas personil dan metode pelatihan personil yang ada dapat mempengaruhi tingkat pengendalian dalam perusahaan. Selain

itu

penyalahgunaan

aset

perusahaan

akibat

adanya

penyalahgunaan wewenang oleh personil juga dapat menimbulkan risiko bagi internal perusahaan.

1.3 Manipulasi (Fraud) Ardana (2016) mengatakan bahwa suatu tindakan dikatakan bersifat manipulatif, jika memenuhi 5 kondisi sebagai berikut:


5

1.

Penyajian palsu (false representation), artinya harus ada penyajian / pernyataan ataupun pengungkapan palsu, atau ada sesuatu yang tidak diungkapkan.

2.

Fakta material (material fact), suatu fakta harus cukup substansial sehingga mendorong seseorang untuk bertindak.

3.

Ada niat (intent), ada maksud yang disengaja untuk menipu atau ada kesengajaan bahwa informasi yang disampaikan adalah palsu.

4.

Keterandalan yang dijustifikasi (justifiable reliance), pernyataan palsu hendaknya menjadi suatu faktor yang substansial yang dipercaya oleh pihak yang dirugikan.

5.

Kerugian (injury / loss), penipuan menyebabkan kerugian bagi pihak lain yang menjadi korban.

Selanjutnya Ardana (2016) juga menjelaskan bahwa manipulasi dalam konteks bisnis sering mempunyai arti yang sangat khusus, misalnya: penggelapan atau pencurian aset perusahaan, mark up harga barang, rekayasa laporan keuangan, KKN, dan sebagainya.

1.4 Pengendalian Internal Definisi pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring Organizations of The Treadway Commisions (COSO) dalam Christo (2012), pengendalian internal adalah sebuah proses, yang dilakukan oleh seluruh personil perusahaan mulai dari direksi, manajemen, dan seluruh karyawan,


6

yang disusun untuk memberikan keyakinan yang memadai terkait dengan pencapaian tujuan beberapa hal sebagai berikut: a.

Efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional.

b.

Kehandalan laporan keuangan.

c.

Kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan.

Pengendalian internal mencakup rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi yang diterapkan, antara lain untuk mengamankan harta perusahaan, keakuratan dan keandalan sistem akuntansi dan keuangan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Sehingga pengendalian internal tidak sebatas pada fungsi akuntansi dan keuangan, melainkan mencakup keseluruhan fungsi pada perusahaan (Christo, 2012). Definisi juga diadopsi oleh Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) yang dinyatakan dalam Standard Profesional Akuntan Publik, Pedoman Standard Akuntansi No.69, Seksi 319 mengenai Pertimbangan Atas Pengendalian Internal Dalam Audit Laporan Keuangan, “pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: keandalan laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian internal sebagaimana didefinisikan oleh COSO dalam Christo (2012), Brink’s Modern Internal Auditing, p. 32, 7th edition terdiri atas lima komponen yang saling terkait, yaitu:


7

1.4.1 Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan landasan dari semua komponen pengendalian internal (internal control risk assessment, internal control activities, information and communications internal controls, dan monitoring internal controls) dan memiliki pengaruh pada masing-masing ketiga tujuan pengendalian internal (financial reporting internal controls, compliance internal controls, dan operations internal controls) dan aktivitas baik pada setiap unit bisnis maupun pada keseluruhan level pada perusahaan. Lingkungan pengendalian merefleksikan keseluruhan dari tingkah laku (attitude), kepedulian (awareness), dan tindakan oleh direksi, manajemen dan lainnya tentang pentingnya pengendalian internal dalam perusahaan. Komponen dalam lingkungan pengendalian menurut COSO mencakup: 1.1. Integritas dan Nilai-nilai Etik. Integritas dan nilai-nilai etika adalah produk dari standar etika dan perilaku perusahaan, serta bagaiman standar itu dikomunikasikan dan diberlakukan dalam praktek. Sub komponen ini meliputi tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi dorongan dan godaan

yang mungkin membuat karyawan

melakukan tindakan yang tidak jujur, illegal, atau tidak etis. Ini juga meliputi pengkomunikasian nilau-nilai perusahaan dan standar


8

perilaku kepada para karyawan melalu pernyataan kebijakan, kode perilaku, dan teladan. 1.2. Komitmen pada Kompetensi Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mendefinisikan pekerjaan seseorang. Komitmen pada kompetensi meliputi pertimbangan manajemen tentang tingkat kompetensi bagi pekerjaan tertentu, dan bagaiman tingkatan tersebut diterjemahkan menjadi keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan. 1.3. Dewan Direksi dan Komite Audit Lingkungan pengendalian sangat dipengaruhi oleh tindakan Dewan Direksi maupun Komite Audit. Komite Audit memegang peranan yang penting untuk review atas tata kelola perusahaan. Meskipun tanggung jawab atas pengendalian internal didelegasikan kepada manajemen, dewan harus secara teratur menilai pengendalian tersebut. Selain itu, dewan yang aktif dan objektif sering kali juga dapat

mengurangi

kemungkinan

bahwa

manajemen

mengesampingkan pengendalian yang ada. 1.4. Filosofi Manajemen dan Cara Kerja Operasional Manajemen melalui aktivitasnya memberikan isyarat yang jelas kepada para karyawan tentang penting pengendalian internal. Sebagai contoh, apakah manajemen mengambil risiko yang cukup besar atau malah menghindari risiko. Filosofi dan gaya operasi


9

manajemen akan membuat auditor dapat merasakan sikap manajemen tentang pengendalian internal. 1.5. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka kerja dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pengawan oleh manajemen.

Struktur

organisasi

yang

tidak

jelas

dapat

menimbulkan inefisiensi dan mempengaruhi pengendalian internal serta tidak berfungsinya kebijakan-kebijakan yang berlaku dalam entitas tersebut. Struktur organisasi menentukan garis-garis tanggung jawab dan kewenangan yang ada. 1.6. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung jawab Komponen lingkungan pengendalian ini hampir sama dengan struktur

organisasi.

Struktur

organisasi

berkaitan

dengan

pendelegasian kewenangan dan tanggung jawab setiap personil sesuai job description masing-masing. Tujuan yang dicapai adalah agar level manajemen yang paling dasar memiliki pengetahuan dan otoritas dalam pengambilan keputusan namun tetap sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai entitas secara keseluruhan walaupun tanggung jawab atas keputusan tersebut terdapat pada manajemen level yang lebih tinggi. 1.7. Kebijakan dan Prosedur atas SDM Aktivitas dalam lingkungan pengendalian ini adalah perekrutan, orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi, kompensasi, dan


10

pengambilan tindakan yang tepat untuk mencapai rencana dan tujuan organisasi. Aspek terpenting dari pengendalian internal adalah personil. Personil yang kompeten dan bisa dipercaya, pengendalian internalnya dapat diandalkan. 1.4.2 Penilaian Risiko Penilaian risiko merupakan tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko-risiko yang relevan. Proses deteksi atas risiko perlu dilakukan untuk mengevaluasi risiko potensial yang dapat berdampak pada pencapaian tujuan perusahaan. Hal yang utama dari proses ini adalah penilaian atas risiko yang mungkin akan terjadi di masa mendatang dengan 3 tahapan proses sebagai berikut: a) Estimasi tingkat signifikansi risiko yang mungkin terjadi Manajemen harus mampu mengukur seberapa signifikan suatu risiko yang mungkin terjadi terhadap tujuan perusahaan. b) Penilaian probabilitas dan frekuensi kemungkinan risiko terjadi Setelah mengetahui tingkat signifikansi suatu risiko, manajemen harus dapat menentukan besaran kemungkinan dan frekuensi ririko tersebut terjadi. c) Pertimbangan penanganan risiko dan tindakan yang diambil bila risiko terjadi Dengan kedua langkah awal, manajemen pada akhirnya harus mempertimbangkan setiap tindakan yang harus diambil atas risiko yang terjadi, tentunya dengan memperhitungkan biaya dan benefitnya.


11

1.4.3 Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil untuk menangani risiko untuk mencapai tujuan entitas. COSO mengajukan aktivitas pengendalian yang dapat dilakukan oleh entitas, yaitu: a. Top Level Review Manajemen pada berbagai tingkat dalam struktur organisasi perlu melakukan

review

atas

setiap

pencapaian

kinerjanya

dan

membandingkannya dengan anggaran, statistik, atau benchmark lainnya, dan kemudian mengambil tindakan perbaikan

yang

diperlukan sebagai tindakan pengendalian. b. Direct Functional (Activity Management) Manajer di berbagai level perlu melakukan review atas pelaporan operasional dalam lingkup otoritasnya dan mengambil tindakan korektif yang sesuai kebutuhan. c. Information Processing Sistem informasi terdiri dari berbagai pengendalian, yakni dalam melakukan pemeriksaan atas kepatuhan terhadap berbagai hal dan melaporkan adanya pengecualian atas kepatuhan yang membutuhkan tindakan korektif dari manajemen. Pengendalian lainnya termasuk pengendalian atas pengembangan sistem baru ataupun akses data dan program yang ada dalam sistem.


12

d. Physical Controls Perusahaan perlu memiliki pengendalian yang sesuai atas fisik aset. Dengan dilakukannya pemeriksaan fisik atas aset secara periodik menggambarkan adanya aktivitas pengendalian atas aset. e. Performance Indicators Manajemen perlu menghubungkan serangkaian data baik operasional maupun keuangan dan melakukan penyelidikan analitis ataupun tindakan perbaikan. Adanya proses tersebut menunjukkan adanya aktivitas pengendalian dalam perusahaan. f. Segregation of Duties Tugas dan tanggung jawab harus didelegasikan kepada setiap personil yang berbeda fungsinya untuk mengurangi kemungkinan terjadinya tindakan penyalahgunaan. Hal ini merupakan prosedur pengendalian yang paling mendasar. 1.4.4 Komunikasi dan Informasi COSO menekankan bahwa kebijakan apapun yang dimiliki perusahaan dan dikomunikasikan perlu dilaksanakan dengan perencanaan yang baik dimengerti oleh seluruh personil perusahaan dan dilaksanakan secara konsisten. Komponen informasi dan komunikasi merupakan dua komponen yang berhubungan namun sangat berbeda komponen pengendalian internal.


13

A. Hubungan antara Informasi dan Pengendalian Internal Pendekatan COSO atas konsep sistem informasi, yaitu mengakui pentingnya sistem otomatis, manual, ataupun konseptual. Selain itu, COSO juga menyakinkan pentingnya menjaga informasi dan mendukung sistem secara konsisten sesuai kebutuhan organisasi secara keseluruhan. a) Sistem Strategis dan Integrasi COSO

menganjurkan

mempertimbangkan

agar

perencanaan,

manajemen merancang,

harus dan

mengimplementasikan sistem informasi sebagai bagian dari keseluruhan strategi

perusahaan. Begitu juga dengan

pentingnya sistem informasi otomatis dengan kegiatan operasional lainnya. b) Kualitas Informasi Sistem informasi yang lemah mempengaruhi kemampuan manajemen untuk pengambilan keputusan. Laporan harus memuat data yang cukup dan informasi untuk memberikan dukungan yang efektif atas aktivitas pengendalian. Informasi yang berkualitas dapat dilihat dari isi dari informasi, ketepatan waktu, akurasi data, akses hanya kepada yang berwenang atas informasi.


14

B. Aspek Komunikasi dari Pengendalian Internal Saluran komunikasi menyediakan detail untuk masing-masing individu untuk membuat laporan keuangan, operasional, dan kelengkapan tanggung jawab. a) Komponen Internal Komunikasi Komponen terpenting dalam komunikasi adalah penerimaan pesan oleh setiap anggota dari manajemen senior untuk mengingatkan pelaksanaan tanggung jawab atas pengendalian internal secara serius. b) Komponen Eksternal Komunikasi Perusahaan perlu membuat saluran komunikasi yang cukup dengan pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan, supplier, stockholders, bank, pemerintah, dan lainnya. 1.4.5 Pemantauan Komponen ini merupakan puncak kerangka pengendalian internal. Pengandalian internal dapat berjalan efektif bila didukung manajemen, prosedur pengendalian, hubungan antar komunikasi dan informasi, sebuah proses harus ditempatkan untuk memonitor aktivitas tersebut. A. Aktivitas Monitoring Berkelanjutan Beberapa contoh dalam komponen monitoring berkelanjutan dari pengendalian internal menurut COSO adalah:


15

a) Kegiatan Operasional Manajemen Fungsi Normal Review atas kegiatan operasional dan laporan keuangan oleh manajemen merupakan kegiatan monitoring yang penting. b) Komunikasi Dari Pihak Eksternal Komunikasi eksternal dibutuhkan untuk mengukur aktivitas monitoring dan mengambil tindakan korektif bila dibutuhkan. c) Struktur Organisasi dan Aktivitas Supervisi Manajemen senior mereview laporan dan mengambil tindakan korektif, supervise level bawah dan struktur organisasi yang berhubungan biasanya memiliki peran yang lebih signifikan dalam pelaksanaan monitoring. B. Evaluasi Pemisahan Pengendalian Internal COSO juga menyarankan untuk senantiasa melakukan pembaharuan dalam evaluasi pemisahan pengendalian internal. Kegiatan evaluasi dapat dilakukan oleh manajemen lini pertama dengan cara review. Seperti pada proses evaluasi pengendalian internal, hal yang pertama kali dilakukan dalam mengevaluasi pengandalian internal adalah membangun

pemahaman

atas

sistem

desain,

identifikasi

pengendalian, menguji pengendalian, dan membuat kesimpulan atas dasar hasil pengujian. C. Kekurangan Pelaporan Pengendalian Internal Kekurangan pengendalian internal biasanya dari sistem pengendalian internal itu sendiri, aktivitas monitoring, atau kejadian eksternal,


16

harus dilaporkan kepada manajemen yang berkepentingan dalam perusahaan. Kekurangan dalam pengendalian internal harus segera dilaporkan kepada siapa pun yang dapat mengambil tindakan yang diperlukan secepatnya.

1.5 Pengelolaan Perbekalan Rumah Sakit Kesehatan merupakan hak dari semua manusia. Setiap orang mempunyai hak yang sama untuk hidup layak, baik kesehatan pribadi maupun kesehatan bagi keluarganya, termasuk hak untuk mendapatkan makanan, pakaian, dan pelayanan kesehatan, serta pelayanan social lainnya.yang diperlukan. Upaya kesehatan mempunyai tujuan memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar dan upaya kesehatan rujukan. Sarana kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dibidang kesehatan. Salah satu sarana kesehatan yang menyelenggarakannya adalah rumah sakit (Sheina, 2010). Salah satu pelayanan yang ada di rumah sakit adalah pelayanan farmasi. Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Hal ini diperjelas dengan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor: 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit, yang menyebutkan bahwa


17

pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu. Salah satu upaya yang dilakukan oleh pemerintah untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan rumah sakit antara lain dapat dicapai dengan penggunaan obat-obatan yang rasional dan berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat (Siregar, 2004). Pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya. Kegiatan mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi. Tujuan pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yaitu agar tersedianya sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu dalam jumlah dan pada saat yang tepat sesuai spesifikasi dan fungsi yang yang ditetapkan oleh panitia farmasi dan terapi secara berdaya guna dan berhasil guna (Quick, 1997). Pengelolaan obat-obat yang dilakukan oleh instalasi farmasi rumah sakit mempunyai peranan yang sangat penting dalam pelaksanaannya di rumah sakit, oleh karenanya pengelolaan obat yang kurang baik, baik dari perencanaannya sampai dengan evaluasinya akan berpengaruh terhadap rumah sakit secara keseluruhan.


18

1.5.1 Perencanaan Perencanaan merupakan proses kegiatan yang dilakukan untuk menjamin tersedianya barang dalam jenis dan jumlah sesuai kebutuhan pada waktu dan tempat yang tepat serta bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara besarnya manfaat yang diperoleh dari persediaan dengan biaya yang dikeluarkan. Perencanaan obat adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Dalam merencanakan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang tersedia. Perencanaan mengacu kepada formularium yang telah disepakati oleh perngguna dan ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan hendaknya dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien. Dalam merencanakan obat terdapat tujuan yang akan dicapai oleh instalasi farmasi, beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi


19

secara efektif dan efisien. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu : a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan sasaran. b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku. c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang. d. Pertimbangan anggaran dan prioritas. Dalam melakukan perencanaan pengadaan obat, ada dua prinsip yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu: a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus

penderita dengan dasar formularium rumah sakit,

kebutuhan disusun menurut data tersebut. b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau akuntansi instalasi farmasi rumah sakit. Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan panitia farmasi dan terapi. Perencanaan kebutuhan obat mempunyai dua tahap, yaitu tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi : 1.

Tahap persiapan perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai


20

dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat. 2. Tahap perencanaan a.

Tahap pemilihan obat untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli.

b.

Tahap perhitungan kebutuhan obat untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu.

Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu : 1. Metode konsumsi. Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. 2. Metode morbiditas. Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.


21

3. Metode penyesuaian konsumsi. Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan. 4. Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran. Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama. Kegiatan perencanaan perbekalan farmasi sangat penting bagi berlangsungnya ketersediaan perbekalan farmasi di rumah sakit karena dengan perencanaan yang baik, kemungkinan terjadinya kekosongan obat maupun kelebihan stok akan semakin kecil. Perencanaan berpedoman DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional), formularium Rumah Sakit, standar terapi rumah sakit, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu dan rencana pengembangan (Quick, 1997) Tujuan dari perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit

dan kebutuhan pelayanan kesehatan di

rumah sakit.

Perencanaan perbekalan farmasi merupakan salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi rumah sakit


22

untuk mendapatkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan dan anggaran rumah sakit. 1.5.2 Pengadaan Pengadaaan barang menurut Tuanakotta (2012) adalah sektor dimana guna memperoleh barang atau jasa dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan jumlah dan mutu yang sesuai, serta tepat pada waktunya. Tujuan dari pengadaan adalah mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar, tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan. 1.5.3 Landasan Hukum Landasan hukum berbagai sistem pengadaan barang/jasa di Indonesia diatur melalui beberapa produk hukum, yaitu: Keputusan Presiden / Peraturan Presiden (Kepres / Perpres), keputusan dan surat edaran menteri / pimpinan lembaga dan berbagai keputusan serta instruksi lainnya. Prosedur dan pelaksanaannya telah dikembangkan selama bertahun-tahun serta mengalami beberapa perbaikan dan penyempurnaan dari waktu kewaktu, guna mencapai tujuan yang diharapkan. 1.5.4 Peraturan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Ketentuan pokok pengadaan barang / jasa pemerintah yang saat ini berlaku adalah

Keppres No . 80 tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah dengan beberapa


23

perubahan ketentuan sebagaimana diatur dalam Kepres No.61 Tahun 2004, Perpres No. 32 Tahun 2005, Perpres No. 70 tahun 2005. 1.5.5 Pencegahan Kecurangan Pengadaan Obat Menurut Tuanakotta (2012) ada ungkapan yang secara mudah ingin menjelaskan penyebab atau akar permasalahan dari fraud. Ungkapan itu adalah: fraud by need, by greed and by opportunity. Ungkapan tersebut diartikan jika kita ingin mencegah fraud, hilangkan atau tekan sekecil mungkin penyebabnya. Banyak organisasi tidak memiliki upaya untuk menghadapi fraud dengan pendekatan proaktif. Ketika fraud terjadi dalam suatu organisasi harus menghadapi suatu dilema. Apabila terjadi dugaan fraud, umumnya banyak organisasi menyelesaikannya secara internal tanpa mau dipublikasikan selanjutnya kasus ditutup dan masalahnya dianggap selesai. Menurut Hall (2001), fraud menunjuk pada penyajian fakta yang bersifat material secara salah yang dilakukan oleh satu pihak kepihak lain dengan tujuan untuk membohongi dan mempengaruhi pihak lain untuk bergantung pada fakta tersebut, fakta yang akan merugikannya dan berdasarkan hukum yang berlaku, suatu tindakan yang curang (fraudulent act) harus memenuhi lima kondisi ini: 1) Penyajian yang salah. Terdapat laporan yang salah atau tidak diungkapkan;


24

2) Fakta yang sifatnya material. Suatu fakta harus merupakan faktor yang substansial yang mendorong seseorang untuk bertindak; 3) Tujuan.Harus terdapat tujuan untuk menipu atau pengetahuan bahwa laporan tersebut salah; 4) Ketergantungan yang dapat dijustifikasi.Penyajian yang salah harus merupakan faktor yang substansial yang menyebabkan pihak lain merugi karena ketergantungannya; 5) Perbuatan tidak adil atau kerugian. Kebohongan tersebut telah menyebab-kan ketidakadilan atau kerugian bagi korban fraud. Menurut Tuanakotta (2012) pencegahan fraud dapat dilakukan dengan mengaktifkan pengendalian internal. Pengendalian internal yang aktif biasanya merupakan bentuk pengendalian internal yang paling banyak diterapkan. Ia seperti pagar-pagar yang menghalangi pencuri masuk ke halaman rumah orang. Seperti pagar, bagaimanapun kokohnya tetap dapat ditembus oleh pelaku fraud yang cerdik dan mempunyai nyali untuk melakukannya. Menurut Pope (2007), pencegahan fraud dalam hal pengadaan barag publik, antara lain: memperkuat kerangka hukum. Alat yang paling ampuh

adalah menyingkapkannya kepada

publik. Media dapat

memainkan peran penting untuk menciptakan kesadaran publik mengenai masalah ini dan untuk membangun dukungan bagi langkah-langkah yang perlu diambil. Jika masyarakat diberi informasi rinci mengenai


25

keburukan dan pelanggaran hukum dalam korupsi - siapa yang terlibat, berapa suap yang diterima, berapa kerugian yang timbul dan jika masyarakat terus mendapat informasi seperti ini secara teratur, sulit dibayangkan masyarakat tidak akan menuntut diadakan pembaruan. 1.5.6 Penerimaan Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan barang harus ada tenaga farmasi. Barang yang dikirim oleh distributor obat ke instalasi farmasi diterima dan diperiksa oleh Unit Penerima Barang (UPB). Pada saat barang datang, Unit Penerima Barang melakukan pemeriksaan terhadap kualitas fisik barang, tanggal kadaluarsa, kondisi penyimpanan pada saat pengiriman, kesesuaian jumlah perbekalan farmasi yang diterima dengan jumlah perbekalan farmasi yang dipesan pada Surat Pesanan Barang dan faktur. Setelah dinyatakan memenuhi syarat dan sesuai, maka dilakukan pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) serta pencatatan data delivery order (DO).Selanjutnya dilakukan serah terima barang dari UPB ke petugas gudang instalasi farmasi dan penandatanganan BAP oleh kedua pihak.


26

Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Semua perbekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat persediaan, segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus segera disimpan di dalam lemari atau tempat lain yang aman. Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan perbekalan farmasi adalah : 1. Harus mempunyai Material, Safety, Data, Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya 2. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai sertifikat keaslian. 3. Sertifikat analisa produk (Depkes RI, 2008) 1.5.7 Penyimpanan Penyimpanan

adalah

suatu

kegiatan

penyimpanan

dan

pemeliharaan dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak obat. Tujuan penyimpanan perbekalan farmasi di gudang adalah memelihara mutu barang farmasi dan menjaga kelangsungan persediaan, memudahkan dalam pencarian, memudahkan pengawasan persediaan (stok), kerusakan dan kadaluarsa, menjamin


27

pelayanan yang tepat dan cepat, serta menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. Metoda penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabeth dengan menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). FIFO merupakan system penyimpanan barang dimana barang yang pertama kali masuk akan menjadi yang pertama kali dikeluarkan pada saat ada permintaan. Sedangkan FEFO merupakan sistem penyimpanan barang dimana barang yang masa kadaluarsanya terdekat akan menjadi yang pertama kali dikeluarkan pada saat ada permintaan. Pengaturan tata ruang untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi diperlukan pengaturan tata ruang gudang yang baik. Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah; kemudahan

bergerak,

sirkulasi

udara

yang

baik,

rak,

kondisi

penyimpanan khusus, pencegahan kebakaran. Gudang penyimpanan perbekalan farmasi sebaiknya dibedakan menjadi gudang obat, gudang alat kesehatan, gudang infus, depo farmasi dan penyimpanan khusus (gas medis, radio aktif, reagen, produksi nutrisi dan lain-lain). Disetiap ruangan penyimpanan dilengkapi dengan alat pengukur suhu dan kelembaban udara. Hal ini berguna untuk pengawasan kondisi penyimpanan barang.


28

1.5.8 Pendistribusian Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk perbekalan farmasi dasar, perbekalan farmasi individu dalam proses terapi (rawat inap dan rawat jalan) dan paket tindakan (penunjang pelayanan medis). 1.5.9 Pengendalian Pengendalian perbekalan farmasi merupakan kegiatan mengelola perbekalan farmasi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi persediaan dan meminimalkan kerusakan serta kehilangan barang didasari oleh metode analisis VEN-ABC sebagai pedoman menentuka prioritas dalam perencanaan dan pengadaan. VEN (V adalah obat vital dengan jumlah sedikit tetapi harus selalu disediakan untuk menyelamatkan jiwa pasien, misal insulin, serum anti bisa ular, E adalah obat esensial yang umum digunakan dalam pelayanan kesehatan masyarakat, misal obat hipertensi, obat jantung, obat diabetes, N adalah obat non-esensial yang boleh disediakan karena tidak membahayakan nyawa bila tidak tersedia, misalnya food suplement dan vitamin (Quick, 1997). ABC/Paretto mengelompokkan obat berdasarkan volume and value of consumtion obat, yaitu (A adalah kelompok obat yang berharga mahal dan sering ditulis dengan resep dokter, menyerap dana sebesar + 80 % dari total dana dengan jumlah item + 20 % dari total item obat yang ada, B adalah obat yang dibutuhkan dalam banyak kasus dan sering


29

keluar, menyerap dana sebesar + 15 % dari total dana dengan jumlah item + 60 % total item obat yang ada, C adalah kelompok obat yang hanya sebagai suplemen saja, Menyerap dana sebesar + 5 % dari total dana dengan jumlah item + 20 % total item obat yang ada (Quick, 1997) Kegiatan pengendalian bertujuan agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan pada perbekalan farmasi yang ada di unit-unit pelayanan kegiatan, seperti rawat inap, rawat jalan., instalasi bedah sentral, dsb. Kegiatan pengengendalian dapat dilakukan dengan cara memperkirakan atau melakukan penghitungan pemakaian dari perbekalan farmasi secara rata-rata untuk periode tertentu, menentukan jumlah stok yang aman di gudang, dan menentukan waktu pemesanan yang tepat dari mulai pemesanan sampai dengan diterimanya obat. 1.5.10 Penghapusan Kegiatan penghapusan adalah merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menghapuskan barang-barang yang kadaluarsa atau rusak yang tidak dapat diselamatkan lagi dengan prosedur penyelamatan. Kegiatan penghapusan barang-barang dimulai dengan melakukan pencatatan barang-barang yang telah kadaluarsa dan rusak setiap tiga bulan oleh pihak Instalasi Farmasi. Data tersebut kemudian direkap setiap satu tahun dan dilaporkan ke Kepala Instalasi Farmasi untu kemudian diteruskan kapada Panitia Penghapusan Barang. Panitia Penghapusan Barang Kemudian akan melaporkan kepada pihak-pihak terkait (Kementerian Kesehatan RI dan Direktorat Lelang) dan dibuat berita acara.


30

1.5.11 Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk. Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan, pencatatan dilakukan secara rutin dari hari kehari, setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang atau rusak/kadaluarsa) langsung dicatat dalam kartu stok, penerimaan dan pengeluaran barang dijumlahkan pada setiap akhir bulan. Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan, Tujuan pelaporan adalah tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan. 1.6 Siklus Pembelian Siklus pembelian merupakan satu rangkaian kegiatan pembelian yang terjadi secara berulang-ulang dan diikuti dengan proses perekaman data dan informasi bisnis. Rangkaian kegiatan dalam siklus pembelian diawali dengan


31

aktivitas permintaan pembelian dari gudang, dilanjutkan dengan proses seleksi pemasok dan penyiapan order pembelian oleh bagian pembelian, penerimaan barang oleh bagian penerimaan barang, dan proses pencatatan pembelian dan utang oleh bagian akuntansi. Pada saat jatuh tempo faktur, dilakukan proses pembayaran oleh keuangan dan proses pencatatan dan pembayaran utang oleh bagian akuntansi (Ardana 2016) Bagan alir dokumen terkait dengan siklus pembelian terdiri dari antara lain : 1. Bagan Alir Dokumen Permintaan Pembelian dan Pemesanan Barang Gambar 2.1 BAGAN ALIR DOKUMEN PERMINTAAN PEMBELIAN DAN PEMESANAN BARANG Gudang / Bagian yang Meminta

Fungsi Pembelian

PP

Cek Status Br

Tidak

1

Daftar Pemasok

5 Siapkan OP

Reorder point?

6

Ya

2

Pemasok

OP 5x

Siapkan PP

3

7 PP

Otorisasi Op

PP

8

4 PP (Blind) 2

OP 1

OP 2 OP 3 - 5

9 D

D Keterangan: PP = Permintaan Pembelian OP= Order Pembelian Br = Barang

Ke Akuntansi

Ke Keuangan

Sumber : Ardana, Sistem Informasi Akuntansi, Mitra Wacana Media 2015


32

Penjelasan Bagan Alir Dokumen Permintaan Pembelian dan Pemesanan Barang (Gambar pertama), dapat diberikan sebagai berikut: 1.

Fungsi Gudang mengecek status barang yang ada di gudang apakah telah mencapai tingkat pemesanan kembali (reorder point), atau bagian yang meminta barang mengecek rencana kebutuhan barang tersebut,

2.

Jika status barang yang ada di gudang telah mencapai tingkat pemesanan kembali, atau jika bagian yang meminta telah merencanakan kebutuhan barang tersebut, maka gudang atau bagian yang meminta barang menyiapkan formulir Permintaan Pembelian (PP) rangkap 2,

3.

PP diotorisasi oleh pejabat berwewenang (Kepala Gudang, atau kepala bagian yang meminta barang),

4.

PP yang asli di kirimkan ke fungsi pembelian, sedangkan PP (tembusan) ditahan untuk arsip di gudang, atau di bagian yang meminta barang,

5.

Atas dasar PP yang diterima, fungsi pembelian membuka arsip caloncalon pemasok barang,

6.

Jika proses seleksi pemasok sudah dilakukan dan sudah ada kontrak, atau penunjukkan pemasok, maka fungsi pembelian langsung menyiapkan Order Pembelian (OP) rangkap 5. Jika belum ada proses seleksi pemasok maka terlebih dahulu dilakukan proses seleksi pemasok sebelum OP dibuat,

7.

Pejabat berwewenang (Manajer Pembelian) mengotorisasi OP,

8.

OP didistribusikan sebagai berikut:


33

a) Asli (Lembar ke-1) dikirim ke pemasok, b) Lembar ke-2 untuk Gudang, berfungsi untuk pengecekan barang, c) Lembar ke-3 untuk fungsi akuntansi, sebagai dasar pendukung proses

pencatatan,

d) Lembar ke-4 untuk keuangan, sebagai dasar rencana pembayaran, e) Lembar ke-5 untuk arsip fungsi pembelian 2. Bagan Alir Dokumen Penerimaan Barang Gambar 2.2 PEMASOK

BAGAN ALIR DOKUMEN PENERIMAAN BARANG

PENERIMA BARANG

GUDANG

D

Barang

4 DP 1 & 2

5

OP

OP Blind 2

OP Blind 2

Periksa Br dan dokumen Siapkan br & DP

6

Keterangan: OP = Order Pembelian Br = Barang DP = Dokumen Pendukung Sj = Surat Jalan DO = Dokumen TTB = Tanda Terima Barang

Siapkan TTB

3 7

Barang DP 2x

TTb 5x 8

TTB 1

TTB 3 DP 1

TTB 2 TTB 4

DP 2

TTB 5

Ke Keuangan

Ke Akuntansi

Ke pembelian



Barang

34

Penjelasan Bagan Alir Dokumen Penerimaan Barang (Gambar kedua) dapat diberikan sebagai berikut: 1. Lihat sebelumnya tentang Bagan Alir Dokumen Permintaan Pembelian dan Pemesanan Barang, 2. Berdasarkan Order Pembelian (OP) yang diterima, Pemasok menyiapkan barang yang dipesan disertai dokumen pendukung (misalnya: Surat Jalan/SJ, atau Delivery Order/DO), dan kemudian mengirim barang dan SJ ke perusahaan, 3.

Fungsi Gudang perusahaan (melalui petugas penerima barang) menerima barang yang dipesan dilengkapi dengan Dokumen Pendukung (DP),

4.

Lihat sebelumnya Gambar 8-6a,

5.

Fungsi Gudang/pemasok menyerahkan salinan OP ke Petugas Penerima Barang untuk dasar pengecekan barang yang diterima dari pemasok,

6.

Petugas Penerima Barang memeriksa barang dari pemasok, menghitung dan mencocokkan barang tersebut dengan dokumen pendukung dan salinan OP,

7.

Petugas Penerima Barang menyiapkan Tanda Terima Barang (TTB) rangkap 5 dan menanda tangani TTB tersebut,

8.

Petugas Penerima Barang mendistribusikan/menyerahkan barang dan dokumen pendukung sbb:


35

a.

TTB (1), dan DP (1) diberikan ke pemasok, melalui petugas pengiriman barang,

b.

Barang, DP, dan TTB (2) diserahkan ke petugas gudang,

c.

TTB (3) untuk Fungsi Keuangan,

d.

TTB (4) untuk Fungsi Akuntansi,

e.

TTB (5) untuk Fungsi Pembelian,

3. Bagan Alir Dokumen Penerimaan faktur Pembelian Gambar 2.3 BAGAN ALIR DOKUMEN PENERIMAAN FAKTUR PEMBELIAN PEMASOK

PEMBELIAN

KEUANGAN

AKUNTANSI

FAK

1

TTB

KWT DP

FAK 1

5

FAK KWT

8

2 Cocokkan dengan OP

Siapkan FAK & KWT

9

6

3

Proses Catat

A

FAK 2x FAK 2

FAK 1-2

KWT KWT

DP

7

4

10 OP

TTB SJ

A

KETERANGAN: TTB: TANDA TERIMA BARANG SJ: SURAT JALAN OP : ORDER PEMBELIAN FAK: FAKTUR KWT: KWITANSI DP: DOKUMEN PENDUKUNG

A



D

36

Penjelasan Bagan Alir Dokumen Penerimaan Faktur Pembelian (Gambar ketiga) sebagai berikut: 1.

Lihat sebelumnya Gambar tentang Bagan Alir Dokumen Penerimaan Barang sebagai dasar Bagan Alir Dokumen Faktur Pembelian,

2.

Pemasok menyiapkan Faktur dan Kuitansi berdasarkan Tanda Terima Barang dan Dokumen Pendukung Penjualan,

3.

Pemasok mengotorisasikan Faktur dan Kuitansi,

4.

Pemasok mengirimkan Faktur dan Kuitansi ke perusahaan melalui Fungsi Pembelian,

5.

Fungsi pembelian menerima Faktur dan Kuitansi dari Pemasok,

6.

Fungsi pembelian mencocokkan Faktur dan Kuitansi Pemasok dengan salinan Order Pembelian yang telah dikirim ke pemasok sebelumnya,

7.

Fungsi Pembelian mendistribusikan dokumen pendukung pembelian sebagai berikut: a. Faktur lembar ke-1 dan Kuitansi diserahkan ke Fungsi

Keuangan,

untuk proses pembayaran, b. Faktur lembar ke-2 diserahkan ke Fungsi Akuntansi, c. OP lembar ke-5 diarsipkan oleh fungsi pembelian menurut nama abjad pemasok, 8.

Fungsi Keuangan menerima dan menyimpan Faktur dan Kuitansi Pemasok, menunggu proses pembayaran pada saat faktur telah jatuh tempo,


37

9.

Fungsi Akuntansi melakukan proses pencatatan Faktur dan Dokumen Pendukung (DP) Pembelian,

10.

Fungsi Akuntansi mengarsipkan Faktur dan DP menurut tanggal transaksinya.

1.7 Siklus Penjualan Gambar 2.4 Siklus Penjualan Flow Chart Penjualan Kredit – Proses Penagihan Piutang Usaha dan Penerimaan Kas

Fs Penjualan

OK

Fs Keuangan

Fs Akuntansi

Bank

Pelanggan

FK

OK

Periksa jt Faktur

Siapkan KWT

KW (2x)

KW (1) BS/BT

KW (2)

Setor / Transfer bank Uang

BS / BT



38

Keterangan: 1. OK dan FK: Order Kirim dan Fungsi Keuangan 2. KWT: Kwitansi 3. BS / BT: Bukti Setor / Bukti Transfer Penjelasan Bagan Alir Dokumen Penerimaan Faktur Pembelian (Gambar ketiga) sebagai berikut: 1. Petugas fungsi keuangan menerima Order Kirim (Shipping Order) yang telah ditandatangani pelanggan dan fungsi penjualan, 2. Petugas fungsi dengan

Faktur

keuangan memeriksa dan mencocokkan Order Kirim Penjualan

yang

telah

diterima

sebelumnya

dan

mengarsipkannya menurut nama pelanggan, 3. Petugas fungsi keuangan memeriksa dan memilah faktur-faktur penjualan pelanggan menurut urutan jatuh tempo kredit setiap pelanggan, 4. Pada saat faktur jatuh tempo, petugas fungsi keuangan mengambil Faktur yang telah jatuh tempo, kemudian menyiapkan Kuitansi dalam rangkap 2, 5. Petugas fungsi keuangan mendistribusikan Kuitansi sebagai berikut : a. Lembar asli (lembar ke-1) disampaikan kepada Pelanggan, b. Lembar ke-2 diserahkan kefungsi akuntansi, 6. Setelah menerima kwitansi, pelanggan menyiapkan pembayaran berupa transfer ke rekening bank yang telah ditentuka, 7. Petugas fungsi keuangan menerima salinan bukti setor/bukti transfer bank ke fungsi akuntansi.


39

B.

Penelitian Terdahulu Beberapa penelitian tentang sistem pengendalian intern terhadap pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit yang telah dilakukan di Indonesia dengan hasil yang berbeda. Penelitian Dewi Kurniasari (2006) yang dilakukan terhadap sistem pengendalian intern atas pengadaan dan pengelolaan persediaan medis pada rumah sakit Mardi Waluyo Blitar hanya menganalisa struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab dan wewenang yang ada di instalasi farmasi, menganalisa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, menganalisa praktek dalam melaksanakan tugas, dan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Penelitian yang dilakukan oleh Yans Dwi (2011) terhadap pengendalian intern persediaan obat di rumah sakit tk II DR. Soedjono Magelang dengan hasil belum adanya pemisahan fungsi, belum adanya internal audit, adanya penaksiran risiko, masih memadainya pelaksanaan informasi dan komunikasi dan masih memadainya aktivitas pengendalian serta aktivitas pengawasan. Penelitian yang dilakukan oleh Petty Aprilia (2013) analisis pengendalian intern persediaan obat-obatan

di klinik Ibumas Tanjung Pinang dengan hasil

pengendalian intern terhadap persediaan obat-obatan telah efektif walaupun masih ada beberapa kekurangan. Berikut

ini

adalah hasil

ringkasan penelitian terdahulu

pengendalian intern sebagai berikut :


tentang

40

Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu No Nama Peneliti

Lokasi Penelitian

1

Dewi Kurniasari (2006)

2

Yans Dwi Putri Pamungkas (2011)

RS Tingkat II dr Soejono Magelang

3

Petty (2013)

Klinik Ibumas Tanjung Pinang

Aprilia

Sari

RS. Mardi Waluyo Blitar

Judul Penelitian

Hasil Penelitian

Evaluasi terhadap sistem pengendalian intern atas pengadaan dan pengelolaan persediaan medis pada RS. Mardi Waluyo Blitar Pengendalian Intern Persediaan Obat Untuk Pasien Dinas di RS Tingkat II dr Soejono Magelang

Sistem pengendalian intern belum baik, masih ada perangkapan jabatan pada bagian penerimaan dan penyimpanan barang, otorisasi pembelian dilakukan oleh 1 orang, belum ada tim pengendali intern. Belum dilakukan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian, gudang dan akuntansi. Terdapat penaksiran resiko atas faktor kadaluarsa obat,stok opname Pelaksanaan informasi dan komunikasi atas persediaan obat mendukung pengendalian intern. Aktivitas pengendalian yang dilakukan terhadap pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran obat juga masih memadai. Setiap transaksi yang terjadi juga telah diotorisasi oleh pegawai yang berwenang dan dokumen-dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi tersebut telah memiliki nomor urut tercetak. Pengawasan fisik atas persediaan dan catatan juga sudah memadai walaupun belum ada pengecekan.

Analisis Pengendalian Intern Persediaan Obatobatan untuk pasien umum di klinik Ibumas Tanjung Pinang

pengendalian intern terhadap persediaan obat-obatan telah efektif walaupun masih ada beberapa kekurangan.

C. Kerangka Pemikiran Kerangka pemikiran adalah seluruh kegiatan penelitian, sejak dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan penyelesaiannya dalam satu kesatuan yang utuh. Kerangka pemikiran diwujudkan dalam bentuk skema sederhana yang menggambarkan isi penelitian secara keseluruhan. Kerangka

pemikiran

yang

diperlukan

sebagai

gambaran

didalam

penyusunan penelitian ini, agar penelitian yang dilakukan dapat terperinci


41

dan terarah. Guna memudahkan dan memahami inti pemikiran peneliti, maka perlu kiranya dibuat kerangka pemikiran dari masalah yang diangkat, yaitu sebagai berikut:

Gambar 2.5 Kerangka Pemikiran

Peranan pengendalian internal dalam pencegahan kecurangan terhadap pengelolaan perbekalan farmasi di RS.Kanker “Dharmais”

Pengendalian internal menurut teori COSSO

Analisis dan Evaluasi

Sudah dilaksanakan /belum


BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

Recommend Documents