BAB II DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN
2.1.
Sejarah Singkat Obyek Penelitian
Sekretariat Wakil Presiden sebagai lembaga pemerintah yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Menteri Sekretaris Negara, berdasarkan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara, yang merupakan penjabaran atas Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2010 sebagaimana diubah dalam Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2010 tentang Kementerian Sekretariat Negara, mengamanatkan bahwa tugas Sekretariat Wakil Presiden adalah memberikan
dukungan
teknis
dan
administrasi
kerumahtanggaan
dan
keprotokolan kepada Wakil Presiden, serta analisis dalam rangka pengambilan kebijakan
Wakil
Presiden
dalam
penyelenggaraan
pemerintahan
dan
pembangunan. Dalam
pelaksanaan
tugas
tersebut,
Sekretariat
Wakil
Presiden
diamanatkan untuk menyelenggarakan berbagai macam fungsi manajemen dan kelembagaan yang profesional, transparan, dan akuntabel, demi pemberian pelayanan prima kepada Wakil Presiden. Gambaran umum organisasi Sekretariat Wakil Presiden diilustrasikan sebagai berikut:
15
16
2.2.
Lingkup dan Bidang Usaha Sekretariat Wakil Presiden mempunyai kedudukan yang strategis dalam
penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan oleh karena itu sangat diperlukan dukungan birokrasi pegawai Sekretariat Wakil Presiden yang bersih, efektif, efisien, profesional, transparan, dan akuntabel. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Sekretariat Wakil Presiden terus berupaya meningkatkan kinerjanya sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen modern untuk mendukung terciptanya kepemerintahan yang baik. Untuk memberikan dukungan secara optimal kepada Wakil Presiden, seluruh pegawai di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden diharapkan mampu melayani kepentingan stakeholder dalam hal ini Wakil Presiden. Berdasarkan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara, maka kedudukan, tugas pokok dan fungsi Sekretariat Wakil Presiden adalah sebagai berikut: 2.2.1. Kedudukan Sekretariat Wakil Presiden dipimpin oleh Sekretaris Wakil Presiden dan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Sekretaris Negara. Dalam melaksanakan tugasnya Sekretaris Wakil Presiden dapat menerima penugasan langsung dari Wakil Presiden. 2.2.2. Tugas Pokok Sekretariat
Wakil
Presiden
mempunyai
tugas
menyelenggarakan
pemberian dukungan teknis dan administrasi kerumahtanggaan dan keprotokolan
17
kepada Wakil Presiden, serta analisis dalam rangka pengambilan kebijakan Wakil Presiden dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. 2.2.3. Fungsi Sekretariat Wakil Presiden menyelenggarakan fungsi: a. pemberian dukungan data, informasi, dan analisis dalam rangka pengambilan kebijakan Wakil Presiden di bidang politik, hukum, keamanan, perekonomian, peningkatan kesejahteraan rakyat dan penanggulangan kemiskinan, serta dukungan kebijakan tata kelola pemerintahan,
dalam
rangka
membantu
Presiden
dalam
penyelenggaraan tugas kenegaraan dan pemerintahan; b. penyelenggaraan pelayanan kerumahtanggaan Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden; c. penyelenggaraan urusan keprotokolan Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden; d. penyiapan dan pelaksanaan acara kenegaraan dan acara resmi yang dipimpin atau dihadiri Wakil Presiden, dan acara lainnya yang dihadiri Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden; e. penyiapan dan pelaksanaan acara perjalanan Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden baik di dalam maupun di luar negeri; f. pengkoordinasian kegiatan pers, media, dan pelayanan informasi serta dokumentasi kegiatan Wakil Presiden dan acara lainnya dilingkungan Sekretariat Wakil Presiden;
18
g. pelaksanaan hubungan dan kerja sama dengan lembaga negara, kementerian negara dan lembaga pemerintah non kementerian lainnya, serta instansi terkait yang diperlukan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugasnya; h. perencanaan program dan anggaran serta pengelolaan keuangan di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden; i.
pengelolaan dana operasional Wakil Presiden;
j.
koordinasi dengan satuan-satuan organisasi lain di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet, dalam rangka pemberian dukungan teknis dan administrasi, serta analisis bagi pelaksanaan tugas-tugas Wakil Presiden;
k. pemberian petunjuk-petunjuk teknis di bidang kerumahtanggaan dan keprotokolan kepada para Ajudan Wakil Presiden dan Ajudan Istri/Suami Wakil Presiden; l.
pengkoordinasian Tim Dokter Kepresidenan dalam rangka pemberian layanan kesehatan Wakil Presiden dan/atau Istri/SuamiWakil Presiden;
m. pelayanan administrasi umum di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden; dan n. pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Wakil Presiden 2.3.
Sumber Daya Sekretariat Wakil Presiden mempunyai pegawai yang mempunyai
kompetensi sesuai dengan bidang dan keahliannya. Kalau dilihat historisnya,
19
kantor Wakil Presiden pada era sebelum reformasi lebih banyak fungsinya sebagai pelayanan keprotokolan dan kerumahtanggaan kepada Wakil Presiden, namun setelah era reformasi kegiatan Wakil Presiden tidak hanya sekedar ceremonial saja akan tetapi ada pembagian tugas yang jelas sejak awal pemerintahan. Pada saat ini Sekretariat Wakil Presiden terdiri dari 4 (empat) Kedeputian Subtansi dan 1 (satu) Kedeputian Administrasi. Masing-masing Kedeputian dipimpin oleh seorang Deputi setingkat eselon I dan setiap Deputi dibantu oleh 3 sampai 4 orang Asisten Deputi/Kepala Biro setingkat Eselon II. Masing-masing Asisten Deputi/Kepala Biro dibantu oleh 3 sampai dengan 4 orang Kepala Bidang/Kepala Bagian setingkat eselon III yang dibantu oleh 2 Kepala Sub Bidang/Kepala Sub Bagian setingkat Eselon IV. Selain pejabat struktural (Eselon I-IV) tersebut di atas,
pegawai di Sekretariat Wakil Presiden juga didukung oleh pejabat
fungsional. Berdasarkan data yang ada pada Biro Tata Usaha dan Kepegawaian secara kuantitatif SDM Sekretariat Wakil Presiden sampai dengan 31 Januari 2014 berjumlah 451 (empat ratus lima puluh satu) orang, berdasarkan golongan dapat dilihat sebagai berikut: Golongan IV (31 orang), Golongan III (238 orang), dan Golongan II (180 orang) dan Golongan I (2 orang), SDM berdasarkan latar belakang pendidikan S3 (12 orang), S2 (60 orang), S1
(172 orang), D3 (26
orang), dan tingkat SMA/SMK (179 orang) dan SMP
(2 orang), dilihat dari
tingkat jabatan Eselon I sebanyak 5 orang, Eselon II sebanyak 19 orang, Eselon III sebanyak 60 orang, Eselon IV sebanyak 112 orang , Jabatan Fungsional Umum (JFU) sebanyak 200 orang dan Jabatan Fungsional Khusus (JFK) sebanyak 55
20
orang. Sedangkan kekuatan SDM berdasarkan jenis kelamin laki-laki sebanyak 305 orang dan wanita sebanyak 146 orang. Kekuatan SDM Setwapres tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.1, dan Tabel 2.2. sebagai berikut: Tabel 2.1 Pegawai Sekretariat Wakil Presiden Berdasarkan Golongan Golongan
Jumlah
IV
31
III
238
II
180
I
2
Jumlah
451
Sumber: Biro Tata Usaha dan Kepegawaian, 31 Januari 2014 Tabel 2.2 Pegawai Sekretariat Wakil Presiden Berdasarkan Pendidikan 200
179
172
150 100
60
50
26
12
2 0 SMP
SMA/SMK
D3
S1
S2
S3
Sumber: Biro Tata Usaha dan Kepegawaian, 31 Januari 2014
2.3.1. Kompetensi Pegawai Pegawai di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden yang bertugas menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi serta analisis kepada Wakil
21
Presiden tentu saja harus memiliki kualitas dan keahlian yang dibutuhkan dalam membantu Wakil Presiden dalam menjalankan tugas negara. Oleh karena itu, pegawai di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden berasal dari PNS dari berbagai instansi/lembaga, seperti dari Bappenas, BPKP, Kementerian Dalam Negeri, LIPI, Kementerian Luar Negeri, TNI/Polri, Tenaga Ahli, serta pegawai non PNS. 2.3.2. Struktur Organisasi Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, berdasarkan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011, Sekretariat Wakil Presiden dipimpin oleh Sekretaris Wakil Presiden yang dibantu oleh: 1. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Politik; 2. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Ekonomi; 3. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Kesejahteraan Rakyat dan Penanggulangan Kemiskinan; 4. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Tata Kelola Pemerintahan; 5. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Adminstrasi Gambaran Struktur Organisasi Sekretariat Wakil Presiden dapat di lihat pada gambar 2.1. di bawah ini.
22
Sumber: Biro TU dan Kepegawaian, 31 Maret 2014 Gambar 2.1. Struktur Organisasi Sekretariat Wakil Presiden
23
2.4.
Tantangan Bisnis a. Tuntutan untuk memberikan pelayanan prima Peningkatan pelayanan prima, utamanya dalam memberikan pelayanan dibidang teknis dan administrasi kepada Wakil Presiden, maupun kepada lembaga/instansi terkait dan masyarakat, dengan menerapkan prinsip tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) dan pemerintahan yang bersih (clean governance) merupakan keniscayaan dalam era reformasi dan demokratisasi. Oleh karena itu, Sekretariat Wakil Presiden harus responsif terhadap tantangan tersebut. Hal ini penting mengingat tugas dan fungsinya yang sangat strategis dan tingginya harapan masyarakat. b. Tuntutan dinamika perubahan lingkungan eksternal yang cepat dan sulit diprediksi Perkembangan lingkungan eksternal di luar organisasi Sekretariat Wakil Presiden seperti perkembangan globalisasi membawa dampak terhadap
meningkatnya
tuntutan
terhadap
peningkatan
kinerja
organisasi dengan selalu bersifat adaptif dan responsif terhadap perkembangan. Dinamika perubahan lingkungan eksternal merupakan tantangan yang harus dihadapi oleh segenap SDM Sekretariat Wakil Presiden untuk senantiasa meningkatkan pengetahuan dan melakukan perubahan yang terus menerus ke arah yang lebih baik. c. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi merupakan
24
tantangan yang harus dimanfaatkan guna peningkatan kualitas SDM yang adaptif terhadap tuntutan kinerja individu yang pada akhirnya akan menentukan kinerja organisasi secara keseluruhan. d. Manajemen Perubahan Keterbatasan kemampuan keuangan negara merupakan tantangan yang harus diatasi dengan baik agar tidak menjadi ancaman terhadap peningkatan kinerja organisasi. Ditengah tuntutan yang tinggi dengan pemberlakuan indikator kinerja utama, perlu dikembangkan strategi dalam mengelola anggaran yang terbatas dengan menetapkan skala prioritas, efisiensi serta optimalisasi dalam pengunaan anggaran.
2.5.
Proses Bisnis
2.5.1. Visi Visi Sekretariat Wakil Presiden adalah: “Terwujudnya Sekretariat Wakil Presiden yang profesional, transparan dan akuntabel dalam rangka memberikan pelayanan prima kepada Wakil Presiden Republik Indonesia”. 1. Profesional mengandung pengertian memiliki wawasan yang luas dan dapat memandang masa depan, memiliki kompetensi di bidangnya, memiliki jiwa berkompetisi/bersaing secara jujur dan sportif serta menjunjung tinggi etika profesi. 2. Transparan mengandung pengertian, membuka diri terhadap hak masyarakat untuk memperoleh informasi yang benar, jujur dan tidak
25
diskriminatif
tentang
penyelenggaraan
negara
dan
tetap
memperhatikan perlindungan atas hak asasi pribadi, golongan dan rahasia negara. 3. Akuntabel mengandung arti bahwa setiap kegiatan dan hasilnya dipertanggung jawabkan dan tanggung gugat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 4. Prima mengandung arti sebagai yang utama, sempurna atau sangat baik dan memuaskan. 5. Integritas
mengandung
arti
mutu,
sifat
atau
keadaan
yang
menunjukkan kesatuan yang utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan dan kejujuran . 6. Efektif mengandung arti bahwa setiap usaha dan tindakan yang dilakukan dapat berhasil guna. 7. Efisien mengandung arti bahwa mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya. Untuk mewujudkan visi tersebut, Sekretariat Wakil Presiden mempunyai tiga misi: (1) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam rangka optimalisasi dukungan teknis dan administrasi kepada Wakil Presiden; (2) Meningkatkan sarana dan prasarana kerja yang memadai dalam rangka mewujudkan efektifitas dan efisiensi dukungan teknis dan administrasi kepada Wakil Presiden; (3) Meningkatkan kualitas kinerja dalam rangka penyiapan bahan
26
untuk perumusan kebijakan Wakil Presiden di bidang politik, ekonomi, kesejahteraan rakyat dan penanggulangan kemiskinan, serta tata kelola pemerintahan. Sekretariat Wakil Presiden menganut nilai yang merupakan ukuran yang mengandung kebenaran atau kebaikan mengenai keyakinan dan perilaku organisasi yang dianut dan diaplikasikan sebagai budaya kerja organisasi dalam pengambilan keputusan. Nilai-nilai yang ada dirumuskan sebagai berikut: 1. Kejujuran, mengandung makna bahwa SDM memiliki nilai-nilai sifat lurus hati, menjunjung sportifitas, adil dalam bertindak dan berprilaku; 2. Komitmen mengandung makna bahwa SDM memiliki kesepakatan atau janji untuk melakukan suatu tindakan positif pada diri sendiri maupun orang lain yang tercermin dalam perilaku sehari-hari; 3. Kedisiplinan mengandung makna bahwa SDM selama melaksanakan pekerjaan memiliki sikap mental, perilaku, kepatuhan dan ketaatan pada peraturan dan hukum yang berlaku; 4. Kerjasama mengandung makna bahwa SDM memiliki dorongan atau kemampuan untuk bekerjasama dengan orang lain dan menjadi bagian dari suatu kelompok dalam melaksanakan tugas; 5. Kompetensi mengandung makna bahwa SDM dalam melaksanan tugas dan pekerjaan dituntut untuk melaksanakan pekerjaannya secara optimal dalam mencapai tujuan organisasi, meliputi pengembangan
27
pengetahuan, keahlian, kemampuan dan kematangan emosi dan spiritual; 6. Inovasi mengandung makna bahwa SDM memiliki kemampuan untuk menghasilkan solusi-solusi inovatif dalam menyelesaiakan tugas pekerjaan dengan cara yang berbeda dan baru; 7. Etika mengandung makna bahwa SDM memiliki sikap, tingkah laku, perbuatan, dan ucapan pegawai dalam melaksanakan tugas dan fungsi serta pergaulan hidup sehari-hari sesuai dengan peraturan yang berlaku; dan 8. Karakter mengandung makna bahwa SDM memiliki ahlak, budi pekerti sebagai ciri khas abdi negara dan abdi masyarakat. 2.5.2. Tujuan dan Indikator Strategis Dalam rangka mewujudkan visi dan melaksanakan misi yang telah ditetapkan, Sekretariat Wakil Presiden merumuskan tujuan strategis dan indikator strategis sebagai berikut: 1. Terwujudnya kelancaran tugas Wakil Presiden dalam perumusan dan pengambilan keputusan melalui rekomendasi hasil analisis di bidang kebijakan kepada Wakil Presiden yang dirumuskan sesuai standar. 2. Terwujudnya kelancaran pelayanan kerumahtanggaan dan keprotokolan bagi Wakil Presiden melalui pelayanan kerumahtanggaan kepada Wakil Presiden sesuai dengan standar dan pelayanan keprotokolan kepada Wakil Presiden
28
sesuai dengan standar. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.2 di bawah ini:
Sumber: Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 9 Tahun 2013:36 Gambar 2.2. Peta Strategi Kementerian Sekretariat Negara
29
Sebagai pedoman gerak langkah Sekretariat Wakil Presiden dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya sebagai organisasi publik, terdapat beberapa payung hukum yang menjadi dasar yaitu: 1.
Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara
2. Terkait dengan bisnis bahwa dalam rangka mewujudkan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden, telah diterbitkan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 15 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan dan Evaluasi Standard Operating Procedur Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia, yang didalamnya terdapat beberapa Standar Pelayanan antara lain: a. Standar Pelayanan Pengamatan kebijakan Pemerintah di Bidang Hubungan Internasional b. Standar Pelayanan Pengamatan Pelaksanaan kebijakan pemerintah di Bidang Ekonomi, Logistik Nasional, Restrukturisasi BUMN c. Standar Pelayanan Pengamatan Pelaksanaan kebijakan Pemerintah di Bidang Agama, Pendidikan, Pemuda dan Olah raga, Kesehatan dan Perlindungan Sosial, dan Penanggulangan Kemiskinan d. Standar Pelayanan Pengamatan Pelaksanaan Kebijakan Pemerintah di Bidang Reformasi Birokrasi
30
e.
Standar Pelayanan Peyiapan Acara Harian Wakil Presiden dan Acara Harian Istri/Suami Wakil Presiden
f.
Standar Pelayanan Penyiapan Acara Kunjungan Kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke Daerah dan ke Luar Negeri
g. Standar Pelayanan Penyiapan Sidang/Rapat yang dipimpin oleh Wakil Presiden h. Standar Pelayanan Penyediaan jamuan, Dekorasi, Natura serta peralatan Rumah Tangga dan Perawatan Linen Untuk Acara Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden, tamu negara serta kegiatan lainnya di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden.
