BAB II Dasar Teori
2.1 Konsep dan Dasar Definisi Konsep 1. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. (Mulyadi, 2001:5) 2. Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, process, dan output. (Widjajanto, 2001:2) 3. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.(Mulyadi, 2001:3) 4. Impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.(Mulyadi, 2001:299) 5. Komponen adalah unsur pokok atau bagian-bagian dari sebuah produk.(Locker, Muhleman dan Oakland, 1990:72)
Berdasarkan uraian diatas, definisi Sistem Pembelian Impor Komponen adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan seperti organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
5
memudahkan pengelolaan perusahaan untuk mengadakan pembelian unsur pokok atau bagian-bagian dari sebuah produk yang didatangkan dari pemasok luar negeri.
2.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, yaitu: (Mulyadi, 2001:301-303) 1. Prosedur Permintaan Pembelian Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. 2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur Order Pembelian Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur Penerimaan Barang Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
6
5. Prosedur Pencatatan Utang Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.3 Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Pembelian Impor Komponen Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pembelian impor komponen adalah sebagai berikut: (Mulyadi, 2001:300) 1. Fungsi Gudang (Warehouse) Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang (warehouse) bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang (warehouse) dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan . 2. Fungsi Pembelian (Purchasing) Fungsi pembelian (purchasing) bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
7
3. Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dengan transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab utnuk mencatat transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 5. Bagian Marketing Bagian ini berfungsi untuk merencanakan penjualan (sales plan) barang baik dalam negeri maupun luar negeri. 6. Bagian PPIC (Production Plan and Inventory Control) Fungsi bagian ini yaitu menentukan jadwal produksi dan kebutuhan material yang dibutuhkan untuk proses produksi.
8
2.4 Dokumen-dokumen dalam Sistem Pembelian Impor Komponen Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam Sistem Pembelian Impor adalah sebagai berikut: (Mulyadi, 2001:303-308) 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang (warehouse) atau pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian Digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat Perubahan Order Pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 6. Bukti Kas Keluar
9
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayarang utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
2.5 Catatan-catatan Akuntansi dalam Sistem Pembelian Impor Komponen Catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pembelian Impor Komponen adalah sebagai berikut: (Mulyadi, 2001:309-310) 1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register) Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu Utang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. 4. Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
10
2.6 Struktur Pengendalian Internal dalam Sistem Akuntansi Pembelian Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2001:163) Tujuan sistem pengendalian internal menurut definisi tersebut adalah : (Mulyadi, 2001:163) 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya pihak manajemen
Unsur pokok sistem pengendalian internal adalah : (Widjajanto, 2001:18) 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. 3. Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawab yang dipikulnya.
11
2.7 Unsur Pengendalian Internal Unsur pengendalian internal yang ada dalam sistem pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian internal akuntansi. Untuk merancang pengendalian internal akuntansi yang diterapkan dalam sistem pembelian, unsur pokok pengendalian internal terdiri dari (Mulyadi, 2001:313): 1. Organisasi Dalam merangcang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian, dua unsur pokok sistem pengendalian internal tersebut dijabarkan sebagai berikut: a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan internal dalam pelaksanaan transaksi pembelian. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi Salah satu unsur pokok sistem pengendalian internal mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima dari pemasok. d. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari fungsi dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, harus diperhatikan unsur pokok sistem pengendalian internal bahwa: setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi.
12
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh Kepala Fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan. d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. 3. Praktik yang Sehat a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak b. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. c. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. d. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginpeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
13
