BAB I PENDAHULUAN. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB) Petenjuk Penggunaan hal: 1

Biro Kepegawaian Kementerian Kesehatan RI

http://www.ropeg-kemenkes.or.id

BAB I PENDAHULUAN

Pada tahun 2010 SIMKA lebih dititik beratkan untuk diintegrasikan dengan Sistem Informasi Layanan Kepegawaian (SILK). Validitas data SIMKA tahun 2009 dianggap sudah diatas 95%. Artinya data SIMKA sudah dianggap benar. Hal ini dapat terjadi karena adanya intervensi melalui updating data tahun 2009 dan konversi NIP. Hal yang menggembirakan dengan adanya konversi NIP adalah secara tidak langsung untuk modul Kenaikan Pangkat pada Oktober 2006 dan pengangkatan dokter/dokter gigi PTT pada Maret s.d April 2007. Hasilnya cukup signifikan untuk mendorong percepatan proses administrasi kepegawaian, kinerja Biro Kepegawaian menjadi meningkat. Disamping itu, kesalahan-kesalahan klasik dalam pengetikan SK untuk 2 modul tersebut seprti NIP, tgl lahir, pendidikan dapat ditekan hingga 1%. Kedepan, data SIMKA ini akan lebih banyak dimanfaatkan untuk proses administrasi kepegawaian untuk berbagai produk kepegawaian lainnya. Penyempurnaan SIMKA tahun 2009 dititik beratkan pada peningkatan kinerja sistem dengan merubah tata kerja sistem (bisnis prosesnya) terutama pada query laporan-laporan yang dihasilkan. Sebelumnya, untuk menampilkan field tertentu query akan mencari di table riwayat, kemudian akan memilih riwayat yang terakhir. Setelah itu baru dapat menampilkanya. Saat itu semua field riwayat pegawai yang terakhir akan dikirim ke field yang sama yang ada di Tabel Riwayat Data Utama (RDU), sehingga semua query laporan dapat langsung mengambil dan menampilkan field yang dikehendaki dalam laporan hanya ke satu table dan tidak perlu adanya sortir lagi. Hal ini terbukti dapat meningkatkan kerja sistem saat akan menarik laporan, sekalipun dilakukan secara on line dari daerah. Hal ini yang dibenahi untuk meningkatkan kinerja sistem antara lain dengan mengganti Operating Sistem server yang semula menggunakan windows menjadi Linuk. Hal ini dilakukan disamping untuk meningkatkan kinerja server juga untuk menghindari server dari pencemaran virus. Dan yang lebih penting adalah unsur keamanan. Dengan Operating Sistem Linuk mempersempit bahkan meniadakan ”back door” bagi yang mencoba masuk ke dalam server untuk mengganggu atau merusak data yang ada dalam sistem dari jarak jauh/melalui internet (remote). Sistem keamanan juga diperkuat dengan pemisahan server data base dan server aplikasi. Server database memiliki backup data Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)

Petenjuk Penggunaan hal: 1



otomatis dan hanya bisa diakses oleh admin secara fisik ( LAN card tersendiri). Melalui upaya-upaya tersebut, sejak satu tahun terakhir tidak dijumpai masalah yang berarti apalagi setelah pengadaan server yang lebih besar kapasitasnya terealisir. Tercatat server belum pernah mati akibat sistem didalamnya, kecuali beberapa kali mati akibat pemadaman listrik oleh PLN. Penyempurnaan pada tabel-tabel database pada tahun 2009 kemungkinan tidak ada sama sekali, hal ini menunjukan bahwa SIMKA berbasis WEB sudah aplikabel untuk digunakan setelah mulai dikembangkan pada tahun 2002 (berarti dibutukan waktu 4 tahun untuk penyempurnaan sistem ini). Penyempurnaan tabel database dilakukan hanya pada riwayat jabatan dengan penambahan lokasi kerja yaitu field Provinsi dan Kabupaten. Hal ini berguna untuk menghasilkan output/laporan UPT berdasarkan wilayah tersebut. Saat ini penyempurnaan dilakukan pada output/laporan yang dihasilkan. Sebagai contoh laporan pendidikan sudah dapat merekap sekaligus menampilkan daftar nama dan melihat row data masing-masing nama yang ada dalam daftar tersebut dalam bentuk DRH (Daftar Riwayat Hidup). Penambahan laporan akan terus dilakukan semaksimal mungkin. Salah satu yang sedang dirancang adalah laporan rekap data pendidikan berdasarkan UPT perwilayah (Provinsi). Aplikasi SIMKA sejak tahun 2004 sudah diuji cobakan berbasis ineternet; artinya program ditempatkan di website Biro Kepegawaian, sedangkan unit kerja dapat mengakses program ini sebagai klient melalui internet tamap ahrus menginstall di PC masing-masing. Kebijakan ini ditempuh karena berbagai alasan; seperti mudahnya memaintenance program bila ada kesalahan, updating data tanpa harus mengirim hard copy/soft copy, unit kerja tidak harus menyediakan sarana terutama PC dengan spesifikasi yang terlalu tinggi (yang sulit diperoleh didaerah), dan yang terpenting adalah output yang dihasilkan menjadi sama/seragam. Dengan system jaringan (internet) ini beberapa kendala yang harus diperhatikan baik dari sisi provider (Biro Kepegawaian) maupun klient (unit kerja) adalah sebagai berikut: 1. Program aplikasi itu sendiri (tanggung jawab provider) 2. Spesifikasi server yang digunakan (tanggung jawab provider) 3. Koneksi internet (bandwidth) yang tersedia bagi website (tanggung jawab provider) 4. Koneksi internet klient (tanggung jawab klient) 5. Spesifikasi PC yang digunakan sebagai klient (tanggung jawab klient)

Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




Dari uraian diatas, kendala dari sisi klient sebagai akibat masalah tadi adalah akses yang lambat dalam menjalankan program aplikasi tersebut baik waktu mengentry data ataupun menarik laporan Biro Kepegawaian sebagai provider terus berusaha untuk meminimalisir tiga dari lima masalah yang menjadi tanggung jawabnya. Pada tahun 2005 server Biro Kepegawaian telah ditingkatkan spesifikasinya, dan dari uji coba yang sesungguhnya dengan klient yang mengakses sekitar 3.000 orang secara bersamaan pada sekitar bulan April 2005 (waktu itu pengumuman penerimaan PTT), dari garfik terlihat normal. Demikian pula dengan bandwidth yang disediakan pada tahun 2008 sebesar 11 Mbps (10 Mbps lokal dan 1 Mbps Internasional) rata-rata pemakaian hanya 5 Mbps, kecuali pada fix season penerimaan CPNS bisa mencapai 16 Mbps. Untuk mengatasi kekurangan, setiap ada event CPNS provider menyediakan tambahan bandwidth sesuai kebutuhan. Sedangkan untuk kendala program aplikasi sudah dibicarakan di awal pendahuluan ini. Dua masalah yang berkaitan dengan tanggung jawab klient sering terabaikan, sehingga bila terjadi kesulitan mengakses dari unit kerja seolah-olah masalahnya ada di provider. Program aplikasi SIMKA baru dapat berjalan normal bila bandwidth yang tersedia di klient minimal 30 Kbps, bila kurang kemungkinan kecil untuk bisa login. Oleh karena itu, kepada unit kerja agar dapat mengaplikasikan SIMKA hendaknya menyediakan bandwidth yang adekwat. Saat ini di banyak UPT Depkes di daerah, sudah banyak yang menyediakan bandwidth cukup besar sehingga aplikasi SIMKA dapat berjalan normal.





BAB II PENGGUNAAN APLIKASI SIMKA

II.1.

Membuka Aplikasi SIMKA Melalui Web Browser Adapun cara membuka aplikasi SIMKA melalui web browser Anda adalah sebagai

berikut : 1. Pastikan bahwa computer anda telah tersambung/terkoneksi dengan internet 2. Klik atau klik 2 kali pada icon bertuliskan “Internet Explorer” pada desktop Anda. Atau melalui Start menu Program : Start  Programs  Internet Explorer

Melalui Desktop :  double click icon ini

Melalui Start Menu Program :

Klik bagian ini





3. Setelah aktif web browser Anda (dalam hal ini Internet Explorer), lalu pada URL / Address Bar ketikkan : http://www.ropeg-kemenkes.or.id

Link untuk masuk ke dalam SIMKA

4. Setelah website Biro Kepegawaian terbuka, pada halaman depan, klik SIMKA pada menu sebelah kanan maka akan muncul tampilan awal aplikasi SIMKA.




II.2.


Login ke Sistem Aplikasi SIMKA

Setelah aplikasi SIMKA muncul di web browser Anda, maka untuk masuk ke sistem aplikasi SIMKA diperlukan username dan password, dimana username dan password ini diperoleh dari Administrator SIMKA WEB.

Isikan username Anda

Isikan password Anda Tombol untuk login ke aplikasi SIMKA

II.3.

Menu Utama pada Aplikasi SIMKA

Menu utama pada aplikasi Simka terdiri atas 8 bagian, yaitu : Data Pegawai, Laporan dan Rekap Data, Compare Data, Gaji, Profile User Setup Data, Tentang Simka Web dan Logout. Namun demikian, menu utama yang ditampilkan akan berbeda sesuai dengan level user yang login. o Tampilan Menu Utama untuk user dengan level Administrator : Menu ini digunakan untuk melihat seluruh proses yang terdapat dalam SIMKA.





o Tampilan Menu Utama untuk user dengan level Pejabat : Menu ini digunakan hanya untuk melihat laporan dan rekap serta data pegawai di masing – masing unit kerja sesuai dengan username dan password.

o Tampilan Menu Utama untuk user dengan level Operator : Level operator digunakan untuk melakukan proses entry data, edit data serta melihat laporan dan rekap data pegawai di masing – masing unit kerja sesuai dengan username dan password. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




A. Data Pegawai Menu ini merupakan fitur untuk melihat dan memodifikasi data pegawai, seperti tambah maupun ubah data pegawai.

Pada menu Data Pegawai terdiri atas 4 bagian, yaitu : 1. Input Data Baru Menu ini digunakan untuk menambah data pegawai baru. Data yang ditambah berupa Identitas Pribadi, Kepegawaian, Tempat Kerja dan Riwayat Pegawai. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




o Identitas Pribadi Bagian ini merupakan bagian pertama dari input data pegawai baru, dan bagian ini harus diisi terlebih dahulu dan disimpan sebelum bisa melakukan input data pegawai untuk bagian yang lain.

Keterangan: - NIP/NRP Lama : diisi sesuai NIP pegawai 9 digit diharapkan hati-hati memasukkan NIP karena merupakan primary key; - NIP/NRP Baru : diisi sesuai NIP pegawai 18 digit diharapkan hati-hati memasukkan NIP karena merupakan primary key; - No. Kartu Pegawai: diisi sesuai no kartu pegawai yang bersangkutan, apabila masih berstatus CPNS (belum punya Karpeg) field tersebut harus diisi dengan karakter apa saja agar data dapat tersimpan; - Nama: diisi dengan nama sesuai SK pengangkatan pertama, tanpa gelar karena field gelar ada tersendiri. Memasukkan nama harus sesuai dengan ejaan bahasa Indonesia yang benar. Contoh: R. Giri Wurjandaru; - Gelar Depan/Belakang: dapat dikosongkan bila pegawai yang bersangkutan tidak memilikinya; - Jenis Kelamin: pilih (drop down) dari pilihan yang disediakan; - Tempat lahir: diisi Kabupaten/Kota tempat lahir. Bila dalam SK pengangkatan tertulis kecamatan atau desa, ditulis Kabupaten kemudian Kecamatan/Desa di dalam kurung. Contoh: Bandung (Padalarang); - Tanggal Lahir: pilih (drop down) dari pilihan yang disediakan meliputi tanggal, bulan, dan tahun. Bila dalam SK pengangkatan tertulis hanya tahun, sesuai peraturan ybs ditetapkan 31 Desember; - Agama: pilih (drop down) dari pilihan yang disediakan; - Status perkawinan: pilih (drop down) dari pilihan yang disediakan; - Alamat: tulis alamat lengkap tempat tinggal atau alamat korespondensi lengkap dengan kode pos; - No. Telp : tulis nomor telepon yang dapat dihubungi; - Foto: masukan foto pegawai ybs dengan cara mengklik tombol browse, kemudian cari foto dikomputer Anda yang akan dimasukkan ke dalam database.





Informasi tentang user yang membuat data, meliputi jam dan tanggal pembuatan.

Informasi tentang user yang mengubah data, meliputi jam dan tanggal ubah.

Tombol untuk menyimpan datai

Catatan: file foto yang akan dimasukkan berukuran 3x4 dan besar filenya maksimal 1 Mb. o Kepegawaian Bagian ini merupakan bagian data berkaitan dengan kepegawaian yang terdiri atas Pendidikan waktu diangkat, TMT CPNS, TMT PNS, Status Kepegawaian (CPNS, PNS, Berhenti/Keluar), Jenis Kepegawaian, Golongan Terakhir, TMT Golongan Terakhir, Masa Kerja Keseluruhan, Masa Kerja Golongan, TMT KGB Terakhir dan Tahun Cuti Besar.

Keterangan: Field yang harus diisi pada bagian kepegawaian hanya TMT menjadi CPNS, TMT menjadi PNS, Status Kepegawaian, Jenis Kepegawaian, TMT KGB terakhir, Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




Satuan Kerja dan Tahun Cuti Besar.

- TMT CPNS/TMT PNS: diisi sesuai yang tertera dalam SK pengangkatan (80%) dan SK peningkatan status (100%); - Status Kepegawaian ada 3 pilihan, yaitu ”CPNS”,”PNS”, dan ”Berhenti/Keluar”. Pilih Berhenti/Keluar bila pegawai yang bersangkutan: pensiun, berhenti APS, meninggal, hukuman disiplin, atau pindah ke luar Depkes. Bila status dipilih berhenti/keluar, otomatis data pegawai yang bersangkutan tidak akan tampil atau di analisis; - Jenis Kepegawaian: pilih atau dropdown sesuai dengan jenis pegawai ybs,terdiri atas PNS Pusat Depkes, PNS Pemda Prov, PNS Pemda Kota/Kab, dan PNS Instansi Lain; - Golongan Terakhir: akan terisi secara otomatis sesuai dengan golongan terakhir; - Masa Kerja Tambahan: diisi bila masa kerja yang ada kurang sesuai,terutama untuk pegawai honorer dan dr/drg PTT; - Status

Gaji:

pilihan

menanggung

untuk

pegawai

yang

menanggung

suami/istri/anak, dan tidak menanggung bagi pegawai yang suami/istri bekerja sebagai PNS dan anak-anaknya ditanggung oleh suami/istrinya. Pilihan untuk lokasi gaji, bila pegawai yang bersangkutan bergaji di satker yang bersangkutan pilih Dalam Satker, bila yang bersangkutan bergaji di luar satker pilih Luar Satker dan pilih satker dimana gaji pegawai tersebut diterbitkan; - TMT KGB terakhir: pilih tanggal, bulan dan tahun yang sesuai dengan SK KGB terakhir yang dimiliki pegawai tersebut; - Satuan Kerja: isi atau pilih sesuai dengan nama tempat bekerja; - Cuti Besar: isi tahun cuti besar yang terakhir diambil oleh pegawai yang bersangkutan;





Pendidikan waktu diangkat secara otomatis yang diperoleh dari riwayat pendidikan. Gol. Terakhir dan TMT Gol. Terakhir terisi secara otomatis yang diperoleh dari riwayat kepangkatan.

Masa Kerja Keseluruhan dan Masa kerja Gol. Menghitung sendiri berdasarkan waktu yang ada di server

Tombol untuk menyimpan data

o Tempat Kerja Bagian ini merupakan bagian yang berisikan informasi tempat kerja pegawai yang terakhir. Bagian ini tidak dientry, melainkan akan muncul secara otomatis jika riwayat jabatan yang ada di bagian Riwayat Jabatan sudah diisi datanya.

Keterangan: Bagian tempat kerja sama sekali tidak ada yang diisi, proses pengisian dilakukan di riwayat jabatan. Ini dilakukan untuk menghindari perbedaan data.





Terisi secara otomatis yang datanya diambil dari riwayat jabatan yang terakhir.

o Riwayat Pegawai Bagian ini berisikan entry-an untuk riwayat data pegawai seperti Kepangkatan, Pendidikan, Jabatan, Diklat Jabatan, Diklat Teknis, Penghargaan, Suami-Istri, Riwayat Anak dan Hukuman Disiplin.

Link Riwayat Pegawai

Riwayat Kepangkatan Tampilan Awal Riwayat Kepangkatan

Link ubah data riwayat kepangkatan Link hapus data riwayat kepangkatan Tombol tambah data riwayat kepangkatan





Tampilan Tambah Data Riwayat Kepangkatan

Tombol simpan data Batal tambah data

Keterangan: - Golongan: pilih golongan sesuai dengan pilihan yang ada; - Nama Golongan: merupakan pangkat, terisi secara otomatis; - TMT Kepangkatan: isi sesuai TMT yang ada dalam SK KP; - Pejabat Penanda Tangan: tulis jabatan penandatangan SK; - No. SK: tulis No. SK yang ada pada SK Kenaikan Pangkat; - Tanggal: pilih tanggal, bulan, tahun SK KP di tandatangani.

Riwayat Pendidikan Tampilan Awal Riwayat Pendidikan

Symbol pendidikan wkt diangkat yg diperoleh dari input riwayat pendidikan

Tombol tambah data riwayat pendidikan

Tampilan Tambah Data Riwayat Pendidikan





Tombol simpan data

Batal tambah data

Keterangan: - Strata: pilih strata yang sesuai; - Kategori: pilih kategori yang sesuai dengan pendidikan; - Jenis tenaga: pilih yang sesuai. Bila kategori dipilih selain Kesehatan, jenis tenaga akan hanya ada 1 pilihan yaitu ”non kesehatan”, bila kategori dipilih kesehatan, jenis tenaga akan muncul 7 pilihan yaitu: medis, keperawatan, kefarmasian, kesehatan masyarakat, kegizian, keterapian fisik, dan keteknisan medis. Pilih salah satu yang sesuai; - Program Studi dan jurusan: pilih sesuai dengan pendidikan yang tersedia; - Nama Sekolah: tulis sesingkat mungkin nama sekolah/PT; - Tahun lulus: tulis tahun ijazah pendidikan yang bersangkutan; - Pendidikan saat diangkat: isi bulet di depan ”ya” atau ”tidak”. Field ini hanya untuk satu pendidikan, bila satu dipilih ”ya” yang lain tidak dapat dipilih ”ya”.

Catatan: Hati-hati dalam memilih pendidikan karena field ini berhubungan dengan banyak laporan. Bila salah, maka laporan akan salah pula. Sebagai panduan telah diterbitkan buku kodifikasi pendidikan yang merupakan suplemen dari buku petunjuk pengoperasian SIMKA ini. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




Riwayat Jabatan Tampilan Awal Riwayat Jabatan

Tombol tambah data riwayat jabatan





Tampilan Tambah Data Riwayat Jabatan

Tombol simpan data

Batal simpan data





Keterangan: - Jabatan: pilih sesuai yang tersedia. Jabatan ada 3 pilihan yaitu: ”struktural”, ”fungsional”, dan ”staf”. Bila dipilih struktural akan muncul eselon dan TMT, pilih eselon yang sesuai dan TMT Jabatan struktural sesuai SK. Bila dipilih fungsional akan muncul TMT Jafung, jumlah PAK dan TMT PAK, pilih yang sesuai dan masukkan nilai PAK yang tertera dalam SK PAK; - No SK : tulis atau isi no SK sesuai dengan no SK jabatan tersebut; - Tanggal SK : pilih tanggal SK itu dibuat/ditetapkan; - TMT Jabatan : pilih tanggal TMT jabatan sesuai dengan SK dalam jabatan; - Tgl Masuk Unit : pilih tanggal masuk diunit sesuai dengan SPMT; - Instansi: pilih instansi sesuai struktur baru Kemenkes yaitu: ”Kementerian Kesehatan”; - Organisasi, Satuan Organisasi, Unit Organisasi, dan Unit Kerja: pilih sesuai dengan lokasi dimana pegawai yang bersangkutan bekerja. (Usernama dan password yang digunakan akan membatasi kewenangan pengguna SIMKA sesuai dengan tempat bekerja pegawai yang menjadi tanggung jawabnya); - Unit Kerja Penempatan: diisi apabila ada pegawai yang bergaji di satker tetapi bekerja di luar satker di isi dengan nama unit kerja dimana pegawai tersebut bekerja; - Provinsi dan Kabupaten: pilih yang sesuai; - Jenis Jabatan: akan muncul pilihan jabatan fungsional dan jenjangnya apabila pada pilihan jabatan di atas dipilih ”fungsional”; - Nama Jabatan: isi nama jabatan struktural yang sesuai.

Catatan: Hati-hati dalam memilih tempat kerja. Bila diisi salah akan berakibat data pegawai tidak akan dapat dibaca.

Riwayat Diklat Jabatan Tampilan Awal Riwayat Diklat Jabatan





Tombol tambah data riwayat diklat jabatan

Tampilan Tambah Riwayat Diklat Jabatan

Tombol tambah data

Batal simpan data

Keterangan: - Jenis Pelatihan: pilih salah satu yang tersedia (struktural atau fungsional); - Nama Pelatihan: akan muncul pilihan sesuai dengan Jenis Pelatihan (bila dipilih struktural akan muncul pilihan diklat penjenjangan, bila dipilih fungsional akan muncul diklat jabatan fungsional). Pilih salah satu yang inginkan; Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




- Lembaga Pelaksana: tulis lembaga pelaksana diklat tersebut; - Tahun sertifikat: isi atau pilih tahun sertifikat dikeluarkan; - Jumlah jam kursus: tulis jumlah jam yang tertera dalam sertifikat.

Riwayat Diklat Teknis Tampilan Awal Riwayat Diklat Teknis

Tombol tambah data riwayat diklat teknis

Tampilan Tambah Riwayat Diklat Teknis

Batal simpan data


Tombol tambah data




Keterangan: - Kategori: pilih kategori yang sesuai; - Nama Pelatihan: tulis nama pelatihan sesuai dengan sertifikat; - Lembaga Pelaksana: tulis lembaga penyelenggara pelatihan; - Negara Pelaksana: pilih negara pelaksana; - Jenis Pelatihan: tulis bidang pelatihan seperti yang tertera dalam kategori pendidikan (bidang pendidikan, Kesehatan, Agama, Pertanian, Teknik, Sastra, Hukum, Sosial, Ekonomi, MIPA, Administrasi, Komunikasi, Perhubungan, Industri, dan Pertahanan). Khusus untuk kesehatan dapat dirinci lagi, misalnya NTBS, Epidemologi, ATLS/ACLS, Gadar, dll; - Tahun Sertifikat: pilih tahun dikeluarkannya sertifikat; - Jumlah Jam Kursus: tulis jumlah jam yang tertera dalam sertifikat.

Catatan: Pelatihan teknis yang direkam ke dalam SIMKA hanya yang mempunyai jumlah jam minimal 30 jam, dan ada sertifikatnya.

Riwayat Penghargaan Tampilan Awal Riwayat Penghargaan

Tombol tambah data riwayat penghargaan





Tampilan Tambah Riwayat Penghargaan

Tombol tambah data

Batal simpan data Keterangan: - Instansi Pelaksana: pilih salah satu (Presiden, Menteri, Instansi Lainnya); - Tanda Jasa: pilih salah satu nama tanda jasa yang ada sesuai dengan pilihan instansi pelaksana; - No. SK: tulis nomor SK tanda jasa tersebut; - Tanggal SK: pilih atau tulis tanggal, bulan, dan tahun SK diterbitkan.

Riwayat Suami-Istri Untuk data suami-istri, setiap pegawai hanya diperbolehkan untuk menginput 1 (satu) nama pasangannya. Apabila data sudah terisi, maka tombol untuk tambah data akan terkunci (disabled).

Tampilan Awal Riwayat Suami-Istri

Tombol tambah data riwayat suami-istri





Tampilan Tambah Riwayat Suami-Istri

Tombol tambah data

Batal simpan data

Keterangan: - Nomor Karis/karsu : isi nomor kartu suami/istri; - Nama Suami/Istri: tulis nama suami/istri lengkap dengan gelar yang dimiliki; - Tanggal lahir: pilih atau tulis tanggal, bulan, tahun lahir Suami/Istri; - Tanggal Pernikahan: pilih atau tulis tanggal, bulan, tahun pernikahan; - Pekerjaan: tulis pekerjaan Suami/Istri, singkat dan jelas. Contoh PNS Pemda. Kab. Bandung; Karyawan PT. Tempo Jakarta, dll; - Status : checklist bila status suami/istri sudah meninggal.

Riwayat Anak Tampilan Awal Riwayat Anak

Tombol tambah data riwayat anak





Tampilan Tambah Riwayat Anak

Tombol simpan data

Batal simpan data

Keterangan: - Nama Anak: isi nama anak sesuai dengan akte kelahiran, surat kenal lahir, atau ijazah yang dimiliki; - Jenis Kelamin: pilih salah satu bulet yang tersedia; - Tanggal Lahir: pilih tanggal, bulan, tahun kelahiran anak yang bersangkutan; - Status Perkawinan: pilih salah satu (belum menikah, menikah, janda/duda); - Status Pekerjaan: pilih salah satu (sekolah/kuliah, bekerja, tidak bekerja); - Status Anak: pilih salah satu (Anak kandung, Anak Tiri, Anak Adopsi, Anak Angkat).

Catatan: Semua anak yang menjadi tanggung jawab pegawai yang bersangkutan harus dimasukkan, baik anak kandung, anak tiri, atau anak adopsi walaupun usianya sudah diatas 21 tahun.

Riwayat Hukuman Disiplin Riwayat hukuman disiplin ini hanya dapat diakses oleh Administrator, hukuman disiplin ini digunakan untuk melihat apakah pegawai yang bersangkutan pernah melakukan pelanggaran atau tidak.

Tampilan Awal Riwayat Hukuman Disiplin Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




Tombol tambah data riwayat anak

Tampilan Tambah Riwayat Hukuman Disiplin

Tombol simpan data

batal simpan data

Keterangan: - Nama Pelanggaran: tulis nama pelanggarannya; - Aturan yang dilanggar: pilih (drop down) PP tentang pelanggaran disiplin; - Tingkat Hukuman: pilih tingkatan hukuman (ringan, sedang, berat); - Nama Pelanggaran: meliputi no SK, tanggal SK (pilih tanggal, bulan, dan tahun), dan tanggal berlaku hukuman. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




2. Modifikasi Data Menu ini digunakan untuk mengubah data pegawai yang sudah pernah di-entry. Prosedur yang dilakukan adalah dengan mengklik Modifikasi Data pada menu pilihan di sebelah kiri pada bagian Data Pegawai, lalu akan muncul fitur pencarian pegawai. Klik ubah pada pegawai yang dikehendaki untuk dirubah datanya. Setelah muncul halaman baru yang terbagi dalam 4 bagian seperti Identitas Pribadi, Kepegawaian, Tempat Kerja dan Riwayat Pegawai. User dapat memilih bagian yang ingin diubah, dan tiap link akan menghubungkan bagian tersebut dengan data yang sudah tersedia. Untuk menyimpan data yang sudah diubah gunakan tombol “Simpan” atau “Submit”.

Isikan kriteria pegawai yang mau dicari


Link untuk ubah data pegawai




Ubah identitas pribadi

Ubah kepegawaian

Ubah tempat kerja

Ubah riwayat pegawai Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




3. Hapus Data Menu ini digunakan untuk menghapus data pegawai yang sudah pernah di-entry. Prosedur yang dilakukan adalah dengan mengklik Hapus Data pada menu pilihan di sebelah kiri pada bagian Data Pegawai, lalu akan muncul fitur pencarian pegawai. Klik Hapus pada pegawai yang dikehendaki untuk dihapus datanya.

Hapus Data Pegawai

4. Pencarian Data Pegawai Menu ini digunakan untuk mencari data pegawai. Prosedur yang dilakukan adalah dengan mengklik Pencarian Data Pegawai pada menu pilihan di sebelah kiri pada bagian Data Pegawai, lalu akan muncul fitur pencarian pegawai. Pada menu ini, juga terdapat pilihan untuk melihat detail pegawai dan ubah data pegawai.





Tombol untuk melihat hasil pencarian pegawai

Link untuk ubah data pegawai

Isi kriteria pencarian pegawai

Link untuk lihat detail pegawai

Kategori pencarian berdasarkan NIP, Nama dan Kartu Pegawai

B. Profile User Menu ini merupakan fitur mengganti nama user dan password user yang sedang login ke sistem SIMKA.

Isi dengan nama user yang baru Link untuk mengganti password user

Tombol untuk meng-update profile user

Kembali ke menu utama

Berikut tampilan jika ingin mengubah password user (dengan mengklik link Update Password) Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




Isi dengan password yang lama Isi dengan password yang baru Isi dengan password yang baru lagi Tombol untuk simpan data password yang baru

C. Laporan dan Rekap Data Menu ini merupakan fitur untuk melihat laporan dan rekap data pegawai. Laporan dan rekap data dibagi menjadi 21 bagian dimana di tiap-tiap bagian memiliki fungsi filter berdasarkan instansi, organisasi, satuan organisasi, unit organisasi dan unit kerja. Laporan data dan riwayat pegawai juga dilengkapi oleh pencarian NIP, Nama dan Kartu Pegawai.





a. Daftar Riwayat Hidup Menu ini digunakan untuk melihat profile atau data pegawai secara detail dari identitas pribadi hingga riwayat keluarga. Menu ini dilengkapi fasilitas pencarian data pegawai selain fasilitas filter instansi berkerja.

Link untuk melihat DRH Pegawai

Tampilan DRH pegawai ketika diklik link Detail

Link untuk simpan DRH ke dalam format MS. Word

Cetak DRH ke Printer









b. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Menu ini digunakan untuk melihat daftar urut kepangkatan dari pangkat yang paling tinggi hingga pangkat terendah. Simpan laporan ke dalam format MS. Word

Cetak DUK ke Printer

Simpan laporan ke dalam format MS. Exel

c. Daftar Nominatif Pegawai Menu ini digunakan melihat daftar nominatif pegawai yang ada di masing – masing satuan kerja. Simpan laporan ke dalam format MS. Exel

Cetak Daftar Nominatif Pegawai ke Printer Simpan laporan ke dalam format MS. Word





d. Laporan Distribusi Pegawai Digunakan untuk melihat distribusi pegawai berdasarkan waktu (TMT CPNS, TMT PNS, dll) dan Data Pegawai yang dibagi menjadi beberapa kriteria.





e. Laporan Kekuatan Personil Menu ini digunakan untuk melihat kekuatan personil dimasing – masing satuan kerja, untuk melihat kekuatan personil ini dapat dipilih berdasarkan kriteria jabatan, golongan, dan pendidikan.

f. Rekap Pegawai Yang Akan Pensiun Menu ini digunakan untuk melihat data pegawai yang akan pensiun berdasarkan periode tahun. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




Klik disini untuk melihat nama pegawai yang pensiun

Tampilan Nama Pegawai Yang Akan Pensiun





g. Rekap Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Reguler Menu ini digunakan untuk melihat rekap pegawai yang akan naik pangkat reguler.

Klik disini untuk melihat nama pegawai yang akan naik pangkat reguler

Tampilan Nama Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Reguler





h. Rekap Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Pilihan Menu ini digunakan untuk melihat rekap pegawai yang akan naik pangkat reguler.

Klik disini untuk melihat nama pegawai yang akan naik pangkat pilihan

Tampilan Nama Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Pilihan





i. Rekap Pegawai Yang Akan KGB Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang akan KGB.

Klik disini untuk melihat nama pegawai yang akan KGB

Tampilan Nama Pegawai Yang Akan KGB





j. Rekap Pegawai Yang 5 Tahun Tidak Naik Pangkat Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang tidak naik pangkat dalam 5 (lima) tahun terakhir.

Klik disini untuk melihat nama pegawai yang 5 tahun tidak naik pangkat

Tampilan Nama Pegawai Yang 5 Tahun Tidak Naik Pangkat





k. Rekap Pegawai Yang Sudah 5 Tahun Menjabat Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang telah 5 (lima) tahun menjabat dalam jabatannya.

Klik disini untuk melihat nama pegawai yang sudah 5 tahun menjabat

Tampilan Nama Pegawai Yang Sudah 5 Tahun Menjabat





l. Rekap Pegawai Yang Sudah 10 Tahun Menjabat Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang telah 10 (sepuluh) tahun menjabat dalam jabatannya.

Klik disini untuk melihat nama pegawai yang sudah 10 tahun menjabat

Tampilan Nama Pegawai Yang Sudah 5 Tahun Menjabat





m. Rekap Pegawai Menurut Pendidikan Terakhir Menu ini digunakan untuk mengetahui jumlah pegawai berdasarkan pendidikan terakhirnya.

n. Rekap Pegawai Menurut Pendidikan Kesehatan Menu ini digunakan untuk mengetahui jumlah pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan kesehatan di satuan kerja masing – masing.





o. Rekap Pegawai Menurut Pendidikan Digunakan untuk mengetahui rekap pegawai berdasrkan pendidikan.





p. Rekap Data Riwayat Pegawai





q. Grafik Jumlah Tenaga Kesehatan & Nonkesehatan

r. Grafik Latar Pendidikan





s. Grafik Kekuatan Personil





D. Compare Data Menu ini terdiri atas beberapa menu diantaranya : Jumlah Pegawai, Distribusi Menurut Jabatan, Verifikasi Data BKN, Feedback data BKN, Verifikasi Berkas BKN, Laporan belum dapat NIP Baru, Laporan sudah dapat NIP Baru, Update jabatan formasi, Rekap Jab. Struktural, Rekap Jab.Fungsional, Rekap Jab.staf, Update tanggal lahir, Laporan jabfung 1, laporan jabfung 2.

a. Jumlah Pegawai Digunakan untuk melihat jumlah pegawai dimasing-masing satuan organisasi.





b. Distribusi Menurut Jabatan Digunakan untuk melihat distribusi pegawai berdasarkan tipe jabatan yaitu : struktural, fungsional dan staf.





c. Verifikasi Data BKN Digunakan untuk memverifikasi data antara data Kemenkes dengan data dari BKN.





d. Feedback Data BKN





e. Verifikasi Berkas BKN

f. Laporan Belum dapat NIP Baru





g. Laporan Sudah dapat NIP Baru

h. Update Jabatan Formasi





i. Rekap Jab. Struktural

j. Rekap Jab. Fungsional





k. Rekap Jab. Staf

l. Update tanggal lahir





m. Laporan Jabfung 1

n. Laporan Jabfung 2





E. Gaji Menu ini merupakan fitur untuk melihat gaji pegawai. Penambahan modul gaji meliputi input di form kepegawaian untuk mengetahui pegawai ybs menanggung gaji atau tidak. Menu Gaji dibagi menjadi 11 (sebelas) bagian dimana di tiap-tiap bagian memiliki fungsi filter berdasarkan instansi, organisasi, satuan organisasi, unit organisasi, dan unit kerja.

a. Update Satuan Kerja Menu ini digunakan untuk melakukan update gaji kedalam satuan kerja masing – masing.

b. Pegawai Bergaji di Satker Menu ini digunakan untuk mngetahui jumlah pegawai yang bergaji didalam satuan kerja masing – masing.





c. Pegawai Bekerja dan Bergaji Dalam Satu Satker Menu ini digunakan untuk mengetahui jumlah pegawai yang bekerja dan bergaji di satuan kerja masing – masing.

d. Pegawai Bergaji di Satker dan Bekerja diluar Satker Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang bergaji didalam satuan kerja masing – masing tetapi bekerja diluar satuan kerja.





e. Pegawai Bekerja di Satker dan Bergaji diluar Satker Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang bekerja didalam satuan kerja masing – masing tetapi bergaji diluar satuan kerja.

f. Pegawai Bekerja di Satker dan Bergaji diinstasni lain Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang bekerja didalam satuan kerja masing – masing tetapi bergaji di Instansi lain.





g. Daftar Gaji Menu ini digunakan untuk mengetahui daftar gaji pegawai dimasing – masing satuan kerja.

h. Rekap Gaji Menu ini digunakan untuk mengetahui rekap gaji di satuan kerja.





i. Analisis Perhitungan Kebutuhan Gaji Menu ini digunakan untuk melakukan perhitungan kebutuhan gaji pegawai yang akan datang.

j. Analisis Kekurangan Gaji Menu ini digunakan untuk melakukan analisis perhitungan kekurangan gaji pegawai.





k. Data Input Perencanaan Gaji Menu ini digunakan untuk melakukan input perencanaan gaji pegawai.

F. Setup Data Menu ini merupakan fitur untuk mengatur pemakai (user management) dan mengatur Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




tabel yang digunakan (table management). Bagian ini hanya dapat diakses oleh user dengan level administrator. Pada bagian Setup Data, dibagi menjadi 2 bagian yaitu :

a. User Management Bagian ini meerupakan bagian untukmemanipulasi user. User itu sendiri terbagi dalam 3 level akses, yakni : o Administrator : memiliki wewenang untuk akses ke semua bagian. o Pejabat

: memiliki wewenang untuk melihat semua bagian kecuali “Setup Data” dan “Data Pegawai”.

o Operator

: memiliki wewebang untuk melihat semua bagian kecuali “Setup Data” dan “Laporan dan Rekap Data”.

Di menu ini juga terdiri atas 7 bagian, yaitu : 1. Entry User Baru Bagian ini digunakan untuk menambah user SIMKA yang baru.

`` Tombol untuk simpan data

2. Lihat User : Admin Bagian ini digunakan untuk melihat data user dengan level Administrator saja.





Tombol untuk menampilkan hasil pencarian

Untuk ubah data user

Untuk hapus data user

3. Lihat User : Pejabat Bagian ini digunakan untuk melihat data user dengan level Pejabat saja.


4. Lihat User : Operator Bagian ini digunakan untuk melihat data user dengan level Operator saja.


5. Lihat Seluruh User Bagian ini digunakan untuk melihat semua data user dengan level apa saja.





6. Pencarian User Bagian ini digunakan untuk mencari data user SIMKA. Pada menu pencarian ini, terdapat menu untuk mengubah data user (dengan mengklik link Ubah) dan menu untuk menghapus data user (dengan mengklik link Hapus).

Ubah Data User

Hapus Data User

7. Audit Trail Bagian ini digunakan untuk melihat semua aktifitas yang pernah user SIMKA lakukan., baik itu input data, update data, hapus data maupun aktifitas login.





Tombol untuk menampilkan data audit trail

b. Table Management Bagian ini memuat semua tabel yang digunakan di SIMKA. Manfaat dari fitur ini adalah untuk menambah data pada tabel. Di setiap bagian dari menu Table Management, terdapat fasilitas pencarian data pada tabel.

1. Tabel Agama Tampilan Pencarian Data

Tampilan Tambah Data





2. Tabel Lokasi Tampilan Pencarian Data

3. Tabel Status Kepegawaian Tampilan Pencarian Data






4. Tabel Jenis Kepegawaian Tampilan Pencarian Data


5. Tabel Pangkat-Golongan Tampilan Pencarian Data






6. Tabel Instansi Tampilan Pencarian Data


7. Tabel Organisasi Tampilan Pencarian Data






8. Tabel Satuan Organisasi Tampilan Pencarian Data






9. Tabel Unit Organisasi Tampilan Pencarian Data


10. Tabel Unit Kerja Tampilan Pencarian Data






11. Tabel Pendidikan Tampilan Pencarian Data


12. Tabel Diklat Pelatihan Tampilan Pencarian Data






13. Tabel Eselon Tampilan Pencarian Data

Tampilan Tambah Data Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB)




14. Tabel Jabatan Tampilan Pencarian Data


15. Tabel Jenis Jabatan Tampilan Pencarian Data






16. Tabel Negara Tampilan Pencarian Data


17. Tabel Penghargaan Tampilan Pencarian Data






G. Tentang Simka Web Menu ini merupakan fitur untuk melihat versi dan pembuat software SIMKA.





H. Logout Menu ini merupakan fitur untuk keluar dari aplikasi SIMKA. Setelah muncul dialog box yang menanyakan “Anda yakin ingin keluar dari aplikasi SIMKA v4.0”, klik tombol OK jika ingin keluar atau klik tombol Cancel jika batal keluar dari aplikasi SIMKA.

Keluar dari aplikasi SIMKA


Batal keluar dari aplikasi SIMKA


BAB I PENDAHULUAN. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web (SIMKA WEB) Petenjuk Penggunaan hal: 1

Recommend Documents