BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan
teknologi
informasi
membuat
sejumlah
entitas
mulai
menggunakan teknologi ke dalam aktivitas bisnisnya. Hal tersebut disebabkan semakin banyak dan kompleksnya aktivitas-aktivitas yang dilakukan sehingga manajemen memerlukan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Terutama dalam pengelolaan manajemen keuangan. Manajemen membutuhkan teknologi sistem informasi yang terkomputerisasi untuk mengolah dan menganalisis kegiatan keuangan secara real time. Selain itu teknologi di gunakan untuk membantu dalam perkembangan perusahaan dalam menghadapi globalisasi. Globalisasi mengancam perusahaan yang tidak mampu ikut dalam perkembangan persaingan bisnis global. Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer menghadapi berbagai bentuk risiko dan ancaman yang tidak sama dengan sistem informasi akuntansi berbasis manual. Hal ini disebabkan karena perbedaan karakteristik komponen yang digunakan. Dalam sistem manual, dokumen yang digunakan merupakan bentuk hardcopy atau tercetak, sehingga kalau ada kesalahan, atau ada perubahan dalam dokumen tersebut akan terlihat oleh mata orang awam. Dalam sistem komputer, data dicatat dalam suatu bentuk digital, kalau diubah, tidak akan dapat diketahui perbedaannya, meskipun oleh seorang ahli komputer sekalipun. Oleh karena itu, manajemen perlu menerapkan sistem pengendalian yang berbeda.(Winarno,2006) Menurut Winarno (2006), Ancaman terhadap sistem yang sudah terkomputerisasi ada beberapa, diantaranya adalah sebagai berikut ini:
1
1. Proses dilakukan secara terpusat. Keuntungan menggunakan komputer adalah program dan data dapat digunakan bersama-sama oleh banyak pemakai. Mereka tidak terbatas hanya disatu gedung saja, tetapi dapat berada di berbagai lokasi yang saling berjauhan, bahkan di belahan bumi yang saling berlainan, sepanjang ada jalur komunikasi. Karena pengolahan dilakukan secara terpusat, pengamanan juga harus dilakukan terpusat. 2. Jejak audit tidak mudah terlihat. Semua catatan dalam sistem yang terkomputerisasi sudah dilakukan degnan program dan disimpan dalam bentuk digital. Faktur penjualan, presensi karyawan, pembayaran kepada pemasok, semuanya tersimpan dalam di dalam file komputer. Apabila manajemen memerlukan untuk menelusur atau melacak suatu transaksi, maka akan memerlukan program komputer juga, karena komputer tidak dapat dibaca dengan mata orang. 3. Pertimbangan orang diabaikan. Dalam sistem manual, karyawan dapat mengetahui kalau ada sesuatu yang aneh dan tidak lazim. Misalnya karyawan akan mencatat penjualan dengan diskon sebesar 10%, karyawan tidak akan merasa aneh. Dalam sistem komputer, seorang karyawan tidak sengaja meng-input besarnya diskon 100% (harusnya 10% tetapi tanpa sengaja mengetik tombol 0 dua kali) komputer tidak merasa aneh dengan angka 100% ini, yang penting diskon akan mengurangi total penjualan. 4. Sistem komputer memang canggih, tetapi sebenarnya sangat rentan. Tidak perlu dipungkiri lagi, pengolahan data dengan komputer dapat dilakukan
2
atas data dalam jumlah yang sangat banyak dengan akurasi yang sangat tinggi, namun komputer juga sangat rentan terhadap gangguan dan kesalahan. Kalau ada kesalahan kecil saja, akan mudah menjadi besar, karena proses dalam komputer dilakukan secara berulang-ulang. Risiko yang semakin bersar mendorong perlunya pengendalian yang semakin memadai dan perlunya evaluasi apakah sistem cukup dilengkapi kontrol dan apakah kalau sudah ada kontrol maka kontrol tersebut sudah dijalankan dengan secara sungguh-sungguh (Gondodiyoto, 2007:476). Dalam rangka meminimalkan terjadinya risiko dalam sistem informasi maka kebutuhan audit sistem informasi sebagai sarana dalam melakukan evaluasi pengendalian internal yang semakin di butuhkan. Pengendalian internal tersebut
bertujuan untuk
mewujudkan efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan laporan keuangan dan kepatuhan pada hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian Internal menurut model COSO (dalam Gondodiyoto, 2007) terdapat dua aktivitas pengendalian dalam mendorong kehandalan proses data elektronik. Pengendalian tersebut yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum merupakan pengendalian yang berfokus pada pengendalian yang tidak terkait langsung pada aplikasi komputer sedangkan pengendalian aplikasi terkait langsung pada aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi merupakan salah satu pengendalian internal yang cukup penting bagi entitas yang mengandalkan teknologi informasi ke dalam aktivitas utamanya. Pengendalian aplikasi tidak terlepas dari risiko-risiko yang ada.
3
Selain itu perkembangan perekonomian di Indonesia juga tidak terlepas dari perkembangan teknologi yang ada. Salah satu sektor yang mengalami perkembangan adalah sektor ritel dan pusat perbelanjaan. Sektor tersebut menunjukan perkembangan yang signifikan serta memberikan kontribusi positif dalam perkembangan ekonomi Indonesia. Seiring dengan perkembangan ekonomi yang maju pada kota-kota besar di Indonesia, telah terjadi perubahan diberbagai bidang industri dan produksi serta pada kegiatan ritel yang menyediakan kebutuhan masyarakat. Kegiatan ritel di Indonesia menjadi usaha berkala besar. Selain itu gaya hidup masyarakat di Indonesia mengalami pergeseran dari tradisional menjadi modern, sehingga menciptakan perubahan pola hidup konsumtif masyarakat. Dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif, sebuah perusahaan dipaksa untuk mempunyai dan menggunakan sistem informasi dan teknologi yang dapat membantu perusahaan. Teknologi dan sistem informasi yang digunakan tentunya dapat membantu perusahaan dalam bertahan dalam persaingan tersebut. Salah satu perkembangan teknologi dan sistem informasi yang digunakan pada perusahaan ritel adalah adanya sistem point of sales. Sistem tersebut membantu pengusaha dalam menjalankan bisnisnya. Sistem Point of sales sendiri berbeda dengan mesin kasir atau cash register. Sistem Point of sales memungkinkan diadakannya transaksi yang terjadi didalamnya termasuk dalam penggunaan mesin kasir. Sistem tersebut dapat melakukan beberapa tugas, diantaranya mencatat transaksi jual beli, perhitungan akuntansi, manajemen barang dan stock, modul penggajian karyawan dan perhitungan hutang piutang
4
dan berbagai macam fungsi lainnya. Sistem Point of sales sendiri telah digunakan banyak perusahaan retail dan perusahaan-perusahaan pada bidang lainnya. Koperasi Mahasiswa (KOPMA) Universitas Gadjah Mada adalah organisasi yang berbadan hukum koperasi sekaligus merupakan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di lingkungan Universitas Gadjah Mada, beranggotakan orang perorang yang telah terdaftar sebagai anggota. KOPMA UGM sendiri memiliki beberapa divisi diantara swalayan, kafetarian, dll. Divisi swalayan atau yang dikenal dengan nama Gama Mart adalah salah satu divisi yang menyediakan kebutuhan dasar civitas akademia UGM yang meliputi perlengkapan kuliah dan barangbarang kelontong untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari serta cindera mata atau produk khas berlogo UGM. Sebagai salah satu unit dibidang ritel, Gama Mart telah menggunakan sistem POS. Dimana sistem tersebut telah menjadi sistem yang digunakan KOPMA UGM dalam menjalankan bisnisnya dibidang ritel. Berdasarkan uraian tersebut, penggunaan sistem informasi berbasis komputer sebagai teknologi memerlukan pengawasan yang berbeda dengan sistem informasi yang berbasis manual. Perkembangan sistem informasi baru yang diterapkan oleh perusahaan ritel pada satu sisi dapat meningkatkan efisiensi kegiatan operasional, kualitas, dan kecepatan pelayanan kepada konsumen. Akan tetapi disisi lain sistem informasi tersebut juga mengandung risiko yang berpotensi apabila tidak dilakukan antisipasi dengan baik sehingga hal tersebut akan banyak menimbulkan kerugian bagi perusahaan maupun pelanggan.
5
Oleh karena itu penulis melakukan penelitian berdasarkan latar belakang diatas
dengan
judul
EVALUASI
SISTEM
PENGENDALIAN
INTERN
ELECTRONIC DATA PROCESSING (EDP) PADA APLIKASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN POINT OF SALES (POS) STUDI KASUS KOPERASI MAHASISWA UGM.
1.2 Rumusan Masalah Penelitian yang akan dilakukan berdasarkan latar belakang tersebut memiliki rumusan masalah yang akan menjadi dasar penelitian dilakukan. Rumusan masalah yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah 1.2.1 Bagaimana sistem pengendalian intern EDP pada aplikasi sistem informasi penjualan? 1.2.2 Apa saja kelemahan-kelemahan yang tedapat pada sistem pengendalian intern tersebut?
1.3 Tujuan Penelitian Penelitian yang akan dilakukan ini bertujuan untuk : 1.3.1 Mengetahui sistem pengendalian intern EDP pada aplikasi sistem informasi penjualan. 1.3.2 Mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem pengendalian intern tersebut.
6
1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini akan memberikan manfaat untuk beberapa pihak terkait. Manfaat yang diproleh: 1.4.1 Bagi Perusahaan Ritel/ Unit Usaha Swalayan KOPMA UGM. Memberikan gambaran kelemahan dan pengendalian yang perlu diterapkan dalam penggunaan aplikasi sistem informasi penjualan. 1.4.2 Bagi Pengembang Sistem Memberikan sedikit gambaran mengenai kelemahan sistem yang ada sehingga dapat mengembangkan sistem yang lebih baik. 1.4.3 Bagi Peneliti selanjutnya Memberikan referensi tambahan dalam melakukan penelitian berikutnya.
7
1.5 Kerangka Penulisan
Gambar 1. Alur Penelitian
1.6 Sistematika Penulisan Evaluasi pengendalian internal EDP pada aplikasi sistem informasi penjualan POS merupakan suatu penelitian dimana penulis akan meneliti penerapan pengendalian sebuah aplikasi yang diterapkan pada sistem informasi penjualan POS di perusahaan ritel. Proses penelitian yang akan dilakukan penulis dengan mengenal lebih dekat aplikasi tersebut dengan menggunakannya secara langsung. Selanjutnya penulis akan melakukan observasi dalam penggunaannya. Setelah memahami penggunaan aplikasi, penulis akan melakukan analisis
8
menggunakan intrumen penelitian sistem pengendalian intern EDP. Hasil dari analisis akan dijelaskan kedalam sistematika penulisan. Dalam penulisan laporan hasil penelitian, peneliti menggunakan sistem penulisan sebagai berikut: Bab I
: Pendahuluan, bab yang berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta kerangka penelitian.
Bab II
: Gambaran Umum Penulisan yang dirinci meliputi kondisi umum/ deskripsi topik penulisan : bagian ini menjelaskan secara detail mengenai aktivitas umum dari topik penulisan. Termasuk didalamnya adalah kondisi terdahulu dan kondisi terkini dari topik penulisan. Tinjauan Pustaka/Kajian sebelumnya : bagian ini merangkum secara umum tentang tulisan ilmiah yang terkait dengan topik penulisan. Landasan Teori : Teori dasar yang digunakan peneliti dalam melakukan penelitian. Metodologi : bagian ini menjelaskan secara detail mengenai cara yang akan digunakan oleh penulis dalam menganalisis topik penulisan.
Bab III
: Analisis dan Pembahasan yang berisi tentang: Analisis
: pada bagian ini mencakup gambaran kegiatan yang
dilakukan penulis sekaligus peneliti dalam mengevaluasi sistem
9
dengan menggunakan kertas kerja. Kegiatan analisis dibagi menjadi beberapa sub bab sesuai dengan analisis yang dilakukan. Pembahasan
: Pada bagian ini berisi mengenai pembahasan
mengenai hasil analisi yang didapatkan. Bab IV
: Kesimpulan dan Saran Kesimpulan : berisi rangkuman dan jawaban dari hasil penelitian berdasarkan rumusan masalah yang ada. Saran : berisi rekomendasi dari temuan dalam melakukan penelitian. Saran juga berisi mengenai rekomendasi yang penulis maupun peneliti berikan mengenai hal-hal yang berkaitan selama proses penelitian berlangsung.
10
