BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Dalam era globalisasi sekarang ini, otomasi suatu badan usaha
dengan memanfaatkan
alat Bantu komputer sangat
dibutuhkan sekali untuk dapat melaksanakan tugas dengan cepat dan tepat. Sejalan dengan perkembangan era tekologi informasi sekarang ini, kebutuhan akan suatu informasi yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan bagi semua bidang usaha, tidak terkecuali bidang jasa. Dalam pembahasan topik penulisan ilmiah ini, penulis mencoba meneliti suatu badan usaha yang bergerak dalam pelayanan Kaca Mata baca dan lain-lain yaitu PT OPTIC AXIS. Maka penulis memutuskan untuk membuat suatu sistem pembaharuan, dalam arti mengembangkan sistem yang sudah ada, yang mudah-mudahan akan cukup membantu mempermudah penyajian
informasi
secepat
dan
seakurat
mungkin
untuk
menunjang poses evaluasi, analisa dan pengambilan keputusan pada tingkat pimpinan, mengingat pada saat ini kita sedang menuju era pasar bebas yang menuntut keprofesionalan manajemen yang tinggi. 1
Bersumber pada sistem informasi dan laporan yang telah ada serta kaitannya dengan informasi eksternal, maka dapat disusun suatu prosedur personalia yang lebih sistematis dan cepat.
1.2 .
Pembatasan Masalah Mengingat
pentingnya
pembatasan
masalah
dan
pengetahuan untuk Menganalisa maka penulis akan membahas pada divisi front office yaitu : customer service yang penulis anggap penting dan bermanfaat yang terkandung di dalam penulisan ilmiah ini. Maka dalam hal ini penulis mengambil tentang Sistem Penjualan Kaca Mata pada PT OPTIC AXIS.
1.3.
Maksud dan Tujuan Penulisan. Maksud dan tujuan dari penulisan ilmiah ini merupakan sumbangan
selama
perkuliahan
berlangsung
dengan
memanfaatkan semua sumber daya yang ada, baik Software, Hardware, Brainware dan lain sebagainya. Adapun tujuan dari penulisan ilmiah ini adalah selain sebagai syarat dalam rangka menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek pada program informatika komputer, Serta sebagai salah satu syarat tugas akhir untuk dapat menyelesaikan program Diploma III di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Jakarta ( STMIK Jakarta STI&K ). Juga secara khusus untuk menyusun 2
atau memberikan gambaran pada pihak pemakai tentang sistem yang berjalan.
1.4.
Metode Penelitian Metode
Penelitian
adalah
menggambarkan
cara
mengumpulkan data yang diperlukan sebagai bahan untuk menyusun tugas akhir ini adalah :
1.4.1. Studi Pustaka. Penelitian yang penulis lakukan untuk membantu penulisan ilmiah ini yaitu dengan mencari data-data dari buku-buku, diktatdiktat serta catatan-catatan yang dapat dijadikan pendukung dalam tugas ini.
1.4.2. Studi Lapangan Metode pengumpulan data yaitu mendapatkan data dengan cara : 1. Wawancara. Penulis melakukan serangkaian tanya jawab dan wawancara pada bagian-bagian yang berhubungan dengan masalah yang terkait, untuk mengetahui masalah-masalah yang menjadi kendala bagi para personil tersebut.
3
2. Observasi Melakukan
observasi
ke
sumber
utama
yaitu
customer service, untuk mendapatkan gambaran jelas mengenai pelaksanaan sistem yang berjalan. Kegiatan ini diperlukan guna mencari dan mengumpulkann data yang dibutuhkan langsung.
1.5.
Sistematika Penulisan Untuk
memudahkan
pembahasan,
keseluruhan
perancangan sistem ini dibagi menjadi empat bab dengan pokok pikiran dari tiap-tiap bab :
BAB I
: PENDAHULUAN Dalam bab ini menguraikan tentang latar belakang, masalah,
tujuan
penulisan,
ruang
lingkup,
metode
penulisan dan sistematika penulisan. BAB II
: LANDASAN TEORI Dalam bab ini menjelaskan mengenai teori-teori yang sesuai
dengan
permasalahan
yang
dihadapi
dan
menjelaskan tentang pengertian sistem, konsep, DFD, ERD, FOD, Normalisasi
4
BAB III
: ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH Dalam
bab
ini
menjelaskan
tentang
sejarah
singkat
perusahaan, struktur dan tugas organisasinya, tata laksana sistem yang berjalan serta pembahasan dari masalah yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan.
BAB IV
: PENUTUP Merupakan bab terakhir yang dan saran-saran.
5
menjelaskan kesimpulan
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Data dan Informasi Data adalah sekelompok simbol teratur yang mewakili kuantitas
tindakan, benda
dan
sebagainya.
Data
adalah
informasi yang belum diolah. Defenisi umum untuk “ Informasi “ dalam pemakaian sistem informasi adalah sebagai berikut : informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang, Data tersebut diolah kembali dan selanjutnya membentuk suatu siklus-siklus.( Jogianto,HM 1989 ). Hubungan antar data dengan informasi dapat dilihat pada gambar 2.1 Penyimpanan data
.
Data
Pengolah
Informasi
Gambar 2.1 Tranformasi Data Menjadi Informasi
Dengan
perkataan
lain
sistem
pengolahan
informasi
mengolah data menjadi informasi atau lebih tepatnya sistem pengolahan mengolah data bentuk tak berguna menjadi berguna, Definisi sistem itu sendiri menurut ( Gordon B Davis 1995 ) data 6
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
2.2.
Pengertian Sistem Menurut
Moscove
(1994)
yang
diterjemahkan
oleh
Baridwan, sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Cushing dan Romney (1994) berpendapat bahwa sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk satu tujuan. Menurut McLeod (1995), sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berhubungan dengan maksud untuk mencapai satu tujuan. Jogiyanto (1990), berpendapat bahwa sistem adalah suatu
jaringan
kerja
dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Mulyadi (1989), sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
7
Prosedur
adalah
suatu
kegiatan
klerikal,
biasanya
melibatkan beberapa orang dalam departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang berulang-ulang.
2.2.1. Elemen – Elemen Sistem. Seperti telah di sebutkan diatas bahwa sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berkaitan dan elemen –elemen yang menyusun tersebut terdiri dari : 1. Tujuan Merupakan tujuan dari sistem tersebut yang dapat berupa : tujuan usaha, kebutuhan dan masalah. 2. Batasan Merupakan batasan yang ada di dalam berupa : peraturan – peraturan, biaya – biaya, personel dan peralatan. 3. Kontrol Merupakan
pengawasan
dari
pelaksanaan
pencapaian tujuan sistem, yang dapat berupa : kontrol pemasukan data, pengaturan data dan pengoperasian.
4. input 8
merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk pemasukan, dimana data dapat berupa : asal, frekwensi dan jenis masukan. 5. Proses Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima : klasifikasi, peringkasan dan perencanaan. 6. output merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem, output dapat berupa : laporan dan grafik. 7. umpan balik Berupa : perbaikan dan pemeliharaan
2.2.2. Kriteria sistem yang baik Tahap akhir dari studi kelayakan dalam membuat sistem adalah pembuat sistem harus menentukan kriteria sistem pemecahan masalah yang baik, antara lain : 1. Kegunaan sistem harus menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan keputusan manajemen dan operasional operasi di dalam organisasi.
2. Ekonomis 9
Semua bagian dari sistem termasuk laporan, pengawasan, harus menyumbangkan sesuatu nilai tambah. 3. Keandalan Keluaran ( output ) sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif dan efesien. 4. Kapasitas Sistem harus mempunyai kapasitas yang mamadai untuk mengenai periode operasi puncak. 5. Kesederhanaan Sistem
harus
cukup
sederhana
sehingga
struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti. 6. Fleksibelitas Sistem
harus
cukup
fleksibel
untuk
menampung perubahan – perubahan.
2.3.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen digambarkan sebagai struktur piramida ( gambar 2.2) pada lapisan bawah terdiri dari informasi untuk mengolah transaksi, penjelasan status dan sebagainya, level 10
berikutnya terdiri dari sumber informasi yang mendukung informasi sehari hari, dan pengawasan, level ketiga terdiri dari sumber sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengawasan manajemen, dan pada level tertinggi terdiri dari sumber informasi untuk strategi perencanaan dan perumusan kebijaksanaan oleh level-level manajemen yang lebih tinggi.
SIM Perencanaan Strategis Serta Pengambilan keputusan Informasi Manajemen Untuk Perancangan Taktis dan Pengambilan Keputusan Informasi Manajemen Untuk Perencanaan Operasional, Pengambilan Keputusan dan Pengendalian Pengolahan Transaksi Pemberian Informasi ( tanggapan dan Pertanyaan )
Gambar 2.2. Sistem Informasi Manajemen
2.4. Pengertian Sistem Penjualan
11
Sistem Penjualan adalah suatu usaha yang di lakukan untuk memasarkan barang dalam suatu perusahaan kepada pelanggan yang membutuhkan barang tersebut.
2.5. Data-Data Dalam Sistem Penjualan Data-data
yang
ada
pada
penjualan
yaitu
seperti,
menguraikan tentang sistem berjalan, FOD usulan. Pembuatan DFD, data ERD, Bentuk Normalisasi dan Pembuatan Tabel.
2.6. Prosedur Penjualan dan Laporan Disini pembeli ( konsumen ) datang langsung ke counter untuk membeli barang yang diinginkan, custumer juga dapat melakukan pesanan terhadap berbagai jenis dan ukuran lensa. Bila ada pembeli membeli salah satu model kaca mata, maka petugas custumer service akan membuatkan form pembelian.
2.7. Data Flow Diagram ( DFD ) Data
flow
diagram
adalah
suatu
network
yang
menggambarkan suatu sistem otomatis, manual atau gabungan dari keduannya yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
12
2.7.1. Konsep Dasar Data
Flow
Diagram
adalah
suatu
network
yang
menggambarkan suatu sistem otomatis, manual atau gabungan dari keduannya yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
2.7.2. Simbol Data Flow Diagram ( DFD ) 1.
External Entitty / Terminator. Simbol ini untuk menggambarkan asas atau tujuan data.
2.
Proses. Simbol
ini
menggambarkan
suatu
proses atau tranformasi data. 3.
Data Flow. Simbol
ini
menggambarkan
digunakan
untuk
aliran
yang
data
mengalir / berjalan. 4.
Data Store Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan data flow yang sudah disimpan. 2.7.3. Levelisasi Data Flow Diagram ( DFD ) 13
1. Diagram Konteks Adalah
diagram
yang
digunakan
untuk
menggambarkan sistem secara global. 2. Diagram Nol. Diagram yang digunakan untuk menggambarkan tahapan-tahapan
proses
yang
ada
pada
diagram
konteks. 3. Diagram Detail. Diagram yang di gunakan untuk menggambarkan arus data secara lebih detail
tahapan-tahapan proses
pada diagram nol.
2.8. Entity Relation Diagram ( ERD ) Ada empat macam relasi dalam hubungan atribut dalam suatu file yaitu : 1.
One to One. Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah berbanding satu. Seperti sebuah entity A diasosiasikan pada sebuah entity B, dan sebuah entity B diasosiasikan dengan sebuah entity A.
2.
One to Many. 14
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dikatakan banyak lawan satu. Seperti sebuah entity A diasosiasikan dengan sejumlah entity B, tetapi entity B dapat diasosiasikan tidak lebih dari satu. 3.
Many to One. Hubungan antara satu file dengan atribut yang lain dalam satu file yang sama mempunyai hubungan banyak lawan satu. Seperti dua entity A dapat diasosiasikan dengan sebuah entity B, tetapi sebuah entity B dapat diasosiasikan dengan sejumlah entity A.
4.
Many to Many Hubungan antar file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. Seperti sejumlah entity A dapat diasosiasikan dengan sejumlah entity B dan sejumlah entity B dapat diasossiasikan dengan sejumlah entity A.
2.9.
Konsep Normalisasi Normalisasi adalah proses pengelompokan atribut / field dari suatu relasi sehingga membentuk relasi yang strukturnya baik. Normalisasi merupakan suatu teknik dalam logical design sebuah database. 2.9.1. Tahapan-tahapan dalam Normalisasi : 15
1. Normalisasi Bentuk Pertama (First Normal Form/1NF ) Yaitu menghilangkan beberapa group elemen yang berulang
agar
menjadi
satu
harga
tunggal
yang
berinteraksi diantara setiap baris dan kolom. 2. Normalisasi bentuk kedua ( Second Normal Form / 2NF ) Yaitu
menghilangkan
beberapa
bagian
ketergantungan fungsional atau dengan kata lain apabila sudah berada pada 1 NF dan setiap atribut yang bukan key tergantung pada primary key. 3. Normalisasi bentuk ketiga ( Third Normal Form / 3NF ) Yaitu
menghilangkan
beberapa
ketergantungan
transitive ( Trancitive devence ) atau dengan kata lain apabila sudah berada pada 2NF dan setiap attribut yang bukan key tidak tergantung terhadap atribut lain kecuali terhadap primary key.
2.10. Komponen Flow Of Document Flow Of Dokumen adalah proses yang menjelaskan aliran dokumen dan pengolahan data pada dokumen tersebut dalam suatu sistem.
Simbol Flow of Dokumen 16
No
Simbol
Penjelasan / Arti Proses
1
Menggambarkan Kegiatan dengan menggunakan program komputer Dokumen
2
Menggambarkan kegiatan masukan atau keluaran data berupa media kertas Dokumen dan Tembusannya Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya,
3
nomor lembar dokumen di cantumkan di sudut kanan bawah Manual Operator
4
Menggambarkan
Kegiatan
yang
dilaksanakan
secara manual Arus Data
5
Menggambarkan suatu arus dari satu simbol ke simbol lainnya Merge
6
Digunakan untuk menyimpan arsip permanen Conector
7
Digunakan sebagai alat untuk tanda penghubung dari suatu kegiatan ke kegiatan lainnya. 2.3. Gambar Simbol Flow of Dokumen
2.11. Microsoft Acces 2000 Microsoft Acces adalah program aplikasi pengolahan basis data ( Database ). Paket program Microsoft Acces merupakan sistem manajemen basis data relasional untuk operation sistem 17
windows
yang
memiliki
kemampuan
untuk
mengatur
serta
melaporkan informasi penting yang dibutuhkan . Microsoft Acces 2000 merupakan perangkat lunak pengolahan basis data yang cocok untuk mengelola informasi dalam jumlah banyak. Microsoft Acces 2000 adalah perangkat manajemen basis data yang sering disebut DBMS, yang terdiri dari dari kumpulan infornasi yang saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu : table query, form, report, macro dan modul. Komponen – komponen ini disimpan dalam Microsoft Acces dalam satu file ( Singgih S, 2002). Dalam
hal
ini
Microsoft
Acces
2000
merupakan
pengembangan dari Microsoft Acces versi sebelumnya, dengan harapan agar mudah di pakai dan diintegrasikan dengan Microsoft Office 2000.
2.12. Database Database adalah sekumpulan data operasional yang saling berhubungan dengan redudansi minimal, yang digunakan secara bersama oleh beberapa aplikasi. Database diterapkan untuk mengatasi masalah pengolahan data dengan cara konvensional, yaitu : jika struktur data di rubah, program harus disesuaikan ( Basic, Cobol ) dan jika ada dulikasi file, sulit untuk memelihara integritas data. 18
Sehingga dengan database output yang ingin di capaia adalah agar program tidak tergantung pada struktur dan tehnik akses data (
data
bisa
independent
)
dan
kerangkapan
data
dapat
diminimalkan sehingga memudahkan dalam pemeliharaan data. Sistem database terdiri dari hardware berupa komputer, software berupa DBMS, OS dll, serta user atau pemakai. Keuntungan – keuntungan yang diperoleh dari penggunaan database adalah : redudansi data dapat ditekan, inkonsistensi data dapat
diminimalkan,data
dapat
digunakan
secara
bersama,
pembakuan ( standarisasi ) data dapat diterapkan, kemudian sistem keamanan dapat diterapkan, integritas data dapat dipelihara dan konflik kepentingan terhadap data dapat di seimbangkan ( Madcom, 2003 )
BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN
3.1. Sejarah Singkat Perusahaan 19
PT OPTIC AXIS merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan Kaca Mata dengan SIUP bernomorkan 2140/13021P/0601/KAAM/XII/79 dan Nomor NPWP 1.331271.5-021, dengan keberadaan tepat di Mall Ciputra, Jakarta Barat. Sampai saat ini memiliki lima anak cabang yang tersebar di lima wilayah Jakarta. PT OPTIC AXIS didirikan tepat pada 12 Agustus 1990. dengan perjalanan kariernya perusahaan tersebut terus berupaya melakukan terobosan-terobosan guna meningkatkan penjualan. Dengan cara mengadakan penggantian frame gratis, pemasangan iklan baik itu di media cetak maupun elektronik. Hal tersebut ternyata sangat efektif dalam meningkatkan jumlah penjualan juga menambah pelanggan. Dengan kemampuan manajemen yang baik serta kemampuan staf-staf
pada
tiap
divisi
masing-masing
memperkuat kinerja perusahaan tersebut.
3.2.
Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI 20
sehingga
semakin
PT OPTIC AXIS
Direktur
Beuty Manager
Manager Operasional
Divisi Front Office (Customer Service)
Divisi Operasional
Manager Keuangan
Divisi Keuangan
Jalur Pimpinan * Garis Tebal : Garis Tanggaung jawab * Garis Putus-Putus : Garis Wewenang Gambar 3.1.Struktur Organisasi
Tugas dan fungsi dari jabatan meliputi : a. Direktur 1. Bertanggung penuh terhadap jalannya operasional perusahaan.
21
2. Mengkaji semua lampiran yang diterima tentang jalannya perusahaan. 3. Menerapkan suatu kebijakan pemasaran perusahaan pada masa yang akan datang. 4. Membuat jadwal rapat kepada para manager terkait b. Beuty Manager 1. Menentukan target pemasaran yang harus dicapai perbulan. 2.
Memberi briefing kepada bawahan untuk terus
meningkatkan penjualan. 3.
Memberi laporan serta masukan dan target yang telah
dicapai kepada pihak direktur PT. OPTIC AXIS. 4.
Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan
mengenai proses pembayaran customer. 5. Menetapkan kebijakan-kebijakan di dalam penjualan. 6.
Memberikan masukan terhadap proses pengambilan
keputusan yang sifatnya strategis terhadap perusahaan.
c. Divisi Operasional 1. Menentukan kebijakan operasional perusahaan. 2. Membuat schedule jam kerja.
22
3.
Bertanggung jawab penuh kepada pihak direktur
perusahaan mengenai operasional kerja. 4. Membuat jadwal training. 5.
Memberikan hasil kerja akhir kepada pihak direktur
perusahaan. 6.
Memberikan masukan terhadap proses pengambilan
putusan yang sifatnya strategis terhadap keberadaan perusahaan. d. Divisi Keuangan 1.
Memimpin
kegiatan
akuntansi
yang
meliputi
pengolahan data akuntansi serta penyusunan akuntansi yang sesuai dengan sistem yang telah ditetapkan. 2.
Memimpin
mengendalikan
dan
mengkoordinasikan
pelaksanaan
kegiatan
serta
pengelolaan
keuangan perusahaan yang meliputi penerimaan dan pengeluaran keuangan. 3.
Menilai dan menyetujui pengeluaraan kas perusahaan
dalam batas wewenang yang diberikan oleh direktur operational 4. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan administrasi kas. 5.
Mengawasi
pelaksanaan
anggaran,
anggaran kas. 3.3. Penjelasan Umum Sistem yang sedang berjalan. 23
penyusunan
Menggambarkan proses dari awal yang dibuat oleh Front Office, yaitu berupa data customer atau transaksi pada saat pembelian kaca mata, dimana setiap data disimpan dalam penyimpanan sementara Dapat digambarkan dalam FOD berikut yang berjalan maupun usulan.
3.3.1. FOD Yang Berjalan. 24
Pesanan
2 Kwitansi
Pesanan
Laporan
Cek Barang
Pesanan
Buat Kwitans i
Customer 1
2
Customer Service Bag Keuangan 3
1
2
Kwitansi
Kwitansi
Bayar
1 Kwitansi
2 Buat Lapora n
3 Laporan
Gambar 3.2. FOD Berjalan
3.4.
Kendala-kendala yang di hadapi
25
Pimpinan
Beberapa kendala yang dihadapi pada saat sistem berjalan adalah : 1. Pengecekan barang digudang sangat lambat karena bisa mempengaruhi pelayanan 2. Terkadang terjadi kekosongan barang digudang untuk pengadaan baru 3. Pembuatan laporan bisa terjadi kesalahan karena kemungkinan terselipnya faktur dapat terjadi 4. Membutuhkan sarana yang banyak untuk menyimpan tumpukan arsip
3.5 Tujuan Sistem yang diusulkan Tujuan
penulis
adalah
untuk
mempermudah
dan
mengefisienkan waktu di saat terjadi proses transaksi penjualan pada PT. AXIS, sehingga diharapkan akan memperkecil kesalahan di saat melakukan transaksi, pengecekan stock barang dan pembuatan laporan.
26
3.5.1. FOD yang diusulkan
2 Transaksi Pesanan
Pesanan
Laporan
Cek Barang
Pesanan
Transaksi
Customer
Customer Service Bag Keuangan 3
1
2
1
2
Transaksi
Transaksi
Pembayaran
1
2
Transaksi
Cetak Laporan
3 Laporan
Gambar 3.3. FOD usulan
3.6. Data Flow Diagram 27
Pimpinan
Berdasarkan uraian proses yang telah penulis kemukakan pada Bab sebelumnya, maka diperoleh suatu design sistem yang dapat mewakili arus data atau sistem dengan terstruktur dan jelas.
3.6.1. Diagram Konteks
Data customer Customer
Kwitansi Pembayaran
Sistem Laporan Informasi Data Customer Penjualan 1.0 Mata PT Kaca OPTIC AXIS Pembelian
Data Barang
Customer
Data Barang
Data Customer
Stock Barang
Permintaan Kaca Mata 2.0 Pencarian Kaca Mata Data Barang Barang Gambar 3.4. Diagram Kontek Penjualan
Data Transaksi Kwitansi Pembayaran
3.0 Transaksi Pembayar n
Data Transaksi
3.6.2. Diagram Zero Data Barang 4.0 Laporan28
Laporan
Pimpinan
Data Customer
Pimpinan
Customer
Data Barang
Barang
Pembayaran
Transaksi
Data Customer
Data Barang
1.1. Entry Data Cust
1.2. Entry data Barang
Gambar 3.5 Diagram Zero (Detail)
Data Transaksi
3.6.3. Diagram Detail
1.3. Entry Data Trans
29 Data Laporan
1.3. Entry Data Laporan
Customer
Barang
Transaksi
Laporan
Gambar 3.6. Diagram Detail
3.7
E – R Diagram
30
Untuk menggambarkan hubungan antar setiap data, maka harus dibuat ERD dari system. Model yang digunakan sebagai acuan pembuatan ERD adalah DFD ( Data Store ), adapun ERD dari system yang dirancang ini adalah :
M
Kode Customer Article Barang Nama Customer Alamat
M
Transaksi Pembayar an
Customer
Stock Barang Tgl Transaksi
Kd_Transaksi *
Article Brg
Description Stock Barang
Totl_Transaks i
Nomor_Telp
Transfer Out
Transfer In
Kd_Customer ** Cabang
Stock Akhir
Total_Pembayaran an
Description
Harga Brg
Article Barang **
Jns Pembayaran
Gambar 3.7. Diagram E-R
3.8 Normalisasi 31
Sale s
Harga Barang
a. 1NF ( Bentuk Normal Pertama )
b. 2NF (Bentuk Normal Kedua)
Tgl_Pesanan Kode_Cutomer Nama_Customer Alamat_Customer Nomor_Telp Cabang Article Barang
Tgl_Pesanan *Kode_Customer Nama_Customer Alamat_Customer Nomor_Telp Cabang Article_Barang
Tgl_Transaksi Kode_Transaksi Kode_Customer Article_Barang Desciption Harga_Barang Total_Transaksi Total_Pembyaran Jenis_Pembyaran
*Kode_Transaksi Kode_Custumer Article_Barang Description Harga_Barang Tgl_Transaksi Total_Transaksi Total Pembyaran Jenis_Pembyaran *Article_Barang Description Harga_Barang Stock_Barang Transfer In Transfer Out Sisa_Barang
c. 3NF ( Bentuk Normal Ketiga ) Tabel Transaksi Pembayaran
Tabel Customer Tanggal Pesanan Kode Customer * Nama Customer Alamat Customer Nomor Telepon Cabang Article Barang
Kode Transaksi* Kode Customer ** Article Barang ** Description Harga Barang Tanggal Transaksi Total Transaksi Total Pembayaran Jenis Pembayaran
Gambar 3.8. Bentuk Normalisasi
3.9. Design Struktur Database. 32
Tabel Stock Baran g Article Barang * Description Harga Barang Stock Barang Transfer In Transfer Out
Tabel 3.9.1. File : Customer. Mdb. Field 1 2 3 4 5 6 7
Field Name Tgl_Pesan Kd_Cst Nm_Cst Almt_Cst No_Telp Cabang Article_Brg
Type Date/Time Number Text Text Number Text, Text
Lengt 10 4 20 50 15 20 20
Keterangan Tanggal_Pesanan Kode_Customer Nama_Customer Alamat_Customer Nomor_Telpon Cabang Article_Barang
Lengt 10 20 10 3 3 3 3 3
Keterangan Article_Barang Description Harga_Barang Stock_Barang Transfer_Masuk Transfer_Keluar Penjualan Stock Akhir
Lengt 10 3 4 20 20 10 4 9 10
Keterangan Tanggal Transaksi Kode_Transaksi Kode_Customer Article_Barang Description Tanggal_Transaksi Total_Transaksi Total _Pembayarn Jenis_Pembayaran
Tabel 3.9.2. File : Stock Barang. Mdb. Field 1 2 3 4 5 6 7 8
Field Name Article_Brg Description Harga_Brg Stock_Brg Transfer_Masuk Transfer_Keluar Sales Stock_Akhir
Type Text Text Number Number Number Number Number Number
Tabel 3.9.3. File : Transaksi Pembayaran.Mdb. Field 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Field Name Tgl_Transaksi Kd_Transaksi Kd_Customer Article_Brg Description Harga_Brg Ttl_Transaksi Ttl_Pembayaran Jns_Pembyran
Type Date/Time Auto Number Number Text Text Number Number Number Text
3.10 Spesifikasi File .
33
a.
Nama file Media Isi Organisasi Primary Key Panjang Record Jumlah Record
: Customer : Harddisk : Identitas Customer : Index Sequential : Kd_Customer : 59 : 720
b.
Nama File Media Isi Organisasi Primary Key Panjang Record Jumlah Record
: Data Stock Barang : Harddisk : Stock Barang : Index sequential : Kd_Barang : 42 : 720
c.
Nama File Media Isi Organisasi Primary Key Panjang Record Jumlah Record
: Transaksi Pembayaran : Harddisk : Transaksi : Index Sequential : Kd_Transaksi : 39 : 720
3.11. Design Tampilan Input - Output
Menu Customer 34
Tanggal Pesan Kode Customer
1
Nama Customer
Bayu Setiawan
12/4/2005
Alamat Customer
Jl.Kemang Raya No :22
Nomor Telepon
021_7199416
Cabang
Mall Ciputra
Article Barang
72 - 169
Form Biodata Jakarta Customer Selatan
Simpan
Data Baru
Hapus
Cetak Keluar
Keluar
72-169
Article Barang
Black Gold Harga Barang
Rp. 129.000
Form Stock Barang
MENU STOCK BARANG
35 Data Baru
Simpan
Hapus
Cetak Keluar
Keluar
Description
Menu Transaksi Stock Barang
2
Tranfer Masuk
0
Transfer Keluar
1
Sales
1
Stock Akhir
0
Tanggal Transaksi
MENU TRANSAKSITotal PEMBAYARAN Transaksi
Kode Transaksi
001
Kode Custumer
111
Article Barang
72-169
Nama Barang
Black Gold
Harga Barang
Rp. 129.000
Data Baru
12/09/2004
Simpan
1
Form Transaksi
36
Hapus
Cetak Keluar
Keluar
BAB IV
Jenis Pembayaran
PENUTUPTotal Pembayaran
Cash Rp.129.000
BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan Sistem Komputerisasi penjualan Kaca Mata yang penulis buat berdasarkan hasil analisa dan data – data seputar sistem 37
berjalan pada badan usaha ini adalah merupakan salah satu usaha untuk
memperkenalkan
metoda
penerapan
sistem
secara
komputerisasi pada PT OPTIC AXIS, sehingga badan usaha ini menjadi efisien dalam pelayanannya terhadap setiap customer yang berkunjung ke badan usaha tersebut. Sistem komputerisasi penjualan Kaca Mata yang penulis buat mungkin dapat digunakan oleh perusahaan yang bergerak pada bidang usaha yang sama.
4.2.
Saran - Saran Dalam rangka memberi masukan ide bagi badan usaha ini didalam usahanya untuk mewujudkan suatu sistem Penjualan Kaca Mata yang baik dan efektif, maka penulis memberikan saran yang penulis harap dapat dijadikan sebuah pertimbangan ataupun jalan keluar bagi permasalahan ini. Usaha yang perlu dilakukan menurut penulis adalah dengan mencoba alternatif baru penerapan sistem yang satu tingkat lebih canggih sistem yang sebelumnya.
Selain itu, satu hal yang perlu dipertimbangkan kembali oleh perusahaan dalam penerapan sistem baru yang terkomputerisasi ini adalah masalah penyedian tenaga terampil yang mampu dan memahami dasar – dasar komputer dan dapat menjalankan yang ada dengan baik, hal ini akan sangat membantu didalam memenuhi 38
kebutuhan perusahaan akan informasi – informasi penting dan akurat beserta laporan – laporan yang baik dan tepat bagi pimpinan.
Daftar Pustaka
1.
Abdul Kadir, Penuntun Peraktis Belajar Database Dengan Microsoft Access, Andi Offset, Yogyakarta.
39
2.
Gordon B Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian
3.
1, Pustaka Biraman Presindo, Jakarta, 1989.
Jogiyanto,HM. Analisa dan Design Sistem Informasi, Andi, Offset, Yogyakarta, 1989.
4.
McLeod, Konsep dan Perancangan Database, Yogyakarta,1996.
5.
Moscove, Cushing dan Romney, Sistem Informasi, 1989
6.
Mulyadi, Perancangam Sistem, 1999.
40
