1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pada saat sekarang ini, kebutuhan akan informasi merupakan salah satu hal yang
penting bagi setiap perusahaan. Terdapat berbagai macam informasi di dalam perusahaan, baik informasi internal maupun informasi eksternal. Informasi internal perusahan berbagai macam bentuknya seperti informasi yang diperoleh dari pendokumentasian data-data yang terdapat di dalam internal perusahaan, informasi atau pengetahuan berupa target penjualan, strategi penjualan. Sedangkan informasi eksternal perusahaan berupa informasi yang berasal dari lingkungan eksternal perusahaan, seperti trend-trend, informasi mengenai pelanggan. Informasi-informasi yang diperoleh setiap perusahaan akan diolah menjadi sebuah knowledge yang membantu karyawan pada setiap bagian unit bisnis perusahaan, dalam melakukan dan mengembangkan kegiatan operasional perusahaannya. Knowledge Management merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge (pengetahuan) dalam organisasi. Sehingga, knowledge dapat digunakan setiap saat, dan juga oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. Selain itu knowledge management juga mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, basisdata, kebijakan, dan prosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman, keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif, yang dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi.
2 PT. SINAR SOSRO merupakan sebuah perusahaan perintis produk teh dalam kemasan botol.
Sebagai perusahaan pertama yang menciptakan produk teh dalam
kemasan botol, PT. SINAR SOSRO terus mengikuti perkembangan zaman, sehingga bentuk kemasan teh dan produk-produk teh yang dihasilkan juga semakin kreatif dan inovatif, mengikuti selera masyarakat dan perkembangan zaman. Saat ini PT. SINAR SOSRO sudah semakin berkembang, dan memiliki berbagai macam cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Jika dilihat dari besarnya perusahaan ini dan semakin banyaknya informasi dan knowledge yang diperoleh, maka PT. SINAR SOSRO tentunya membutuhkan sebuah wadah untuk menampung keseluruhan informasi ataupun knowledge yang dimiliki. Tujuannya adalah agar setiap informasi ataupun knowledge-knowledge tersebut tidak terbuang sia-sia, karena suatu saat nanti tentunya perusahaan akan membutuhkannya kembali. PT. SINAR SOSRO KPW (Kantor Penjualan Wilayah) Banten juga merupakan salah satu cabang PT. SINAR SOSRO yang tergolong dalam perusahaan besar. Pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten tentunya memiliki banyak informasi penting dan knowledge-knowledge yang berguna bagi perusahaan. Agar informasi dan knowledgeknowledge tersebut dapat terus digunakan, maka diperlukan wadah untuk menampung informasi maupun knowledge-knowledge tersebut. Wadah tersebut itulah yang disebut sebagai Knowledge Management. Dengan memiliki sistem knowledge management, secara tidak langsung akan membantu perusahaan dalam menjaga informasi perusahaan dan knwoledge perusahaan. Selain itu juga dapat meningkatkan kualitas kinerja SDM pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi, karena dengan terdokumentasinya knowledge-knowledge dan informasi pada perusahaan, seperti work
3 flow, job description, informasi mengenai trend-trend yang sedang berlaku di pasaran, permasalahan yang terjadi dan solusi yang digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut dan knowledge mengenai promosi atau event-event yang pernah dilaksanakan oleh pihak perusahaan, maka secara tidak langsung karyawan dapat menggunakan knowlegde dan informasi tersebut untuk lebih meningkatkan kualitas kinerjanya.
1.2
Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup dari kegiatan penelitian yang akan kami lakukan pada PT.
SINAR SOSRO KPW Banten adalah : 1.
Penelitian terhadap work flow, knowledge-knowledge pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi.
2.
Penelitian terhadap setiap permasalahan yang dihadapi serta dilengkapi dengan solusi dari permasalahan tersebut dan juga informasi mengenai outlet-outlet yang ada oleh PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi.
3.
Penelitian terhadap kegiatan promosi, event-event dan pengumpulan informasi mengenai trend pasar dan rapat-rapat yang pernah dilakukan oleh PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi.
4.
Pembuatan aplikasi yang mendukung dalam penyimpanan work flow, permasalahan dan solusi, informasi mengenai outlet-outlet yang ada, kegiatan promosi, event-event, serta trend pasar, serta rapat-rapat yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi.
4 1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan
diadakannya
kegiatan
penelitian
penerapan
sistem
knowledge
management pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi ini adalah : 1.
Melakukan penelitian terhadap work flow, knowledge-knowledge mengenai outlet-outlet yang ada, knowledge kegiatan promosi dan event-event yang dilakukan, dan permasalahan yang dihadapi oleh PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi, yang disertai dengan solusinya. Dengan demikian
karyawan
dapat
meningkatkan
kualitas
kinerjanya,
dengan
menggunakan knowledge-knowledge yang ada. 2.
Membangun knowledge repository pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi untuk membantu dalam menyimpan informasi dan knowledge yang dimiliki oleh PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi. Karena tidak semua knowledge atau informasi yang terdapat pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten terdokumentasikan dengan baik, oleh karena itu dengan adanya knowledge repository ini, knowledge atau informasi yang belum terdokumentasikan, dapat terdokumentasikan dengan baik, dan dapat digunakan kembali pada suatu saat nanti. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan penelitian penerapan
sistem knowledge management pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi antara lain : 1.
Meningkatkan kualitas kinerja dari SDM PT.SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribusi, sehingga pelayanan perusahaan kepada konsumen dapat semakin meningkat.
5 2.
Meningkatnya kegiatan sharing knowledge, yang tentunya akan sangat bermanfaat bagi karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten, dalam memperoleh knowledge dengan mudah dan praktis, sehingga kegiatan sharing knowledge dapat menjadi lebih efisien dan efektif.
3.
Memperjelas dan memberikan kemudahan kepada karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten yang ingin mengakses informasi-informasi mengenai work flow, knowledge-knowledge yang ada. Sehingga dengan demikian dapat membantu dan mempermudah mereka dalam melakukan proses pencapaian kinerja yang baik, sesuai dengan apa yang diharapkan.
4.
Peningkatan efisiensi waktu dan tenaga dalam mengatasi permasalahan yang sama, yang dihadapi oleh karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten.
5.
Dapat menampung dan menyimpan seluruh informasi dan knowledge yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga dapat digunakan kembali di masa yang akan datang.
1.4
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang akan kami gunakan dalam penelitian penerapan
sistem knowledge management pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten, adalah : 1.
Metode Analisa Dalam metode analisa ini, langkah pertama yang akan kami lakukan adalah mengumpulkan data-data yang ada pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten, kemudian data-data tersebut akan kami olah dan analisa, dimana nantinya dapat digunakan menjadi knowledge bagi karyawan PT. SINAR SOSRO KPW Banten. Analisis yang dilakukan :
6 a. Analisis SWOT. b. Analisis Lima Daya Porter. c. Analisis model Probst. 2.
Metode Perancangan Perancangan sistem yang diusulkan melalui tahapan perancangan UML, perancangan database, perancangan layar, dan kami akan membuat perancangan aplikasi yang akan mendukung pengimplementasian sistem knowledge management pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten.
3.
Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan untuk mendapatkan sumber-sumber teori dan pengetahuan lebih baik, teknologi yang akan dipakai untuk merancang sistem. Sumber studi kepustakaan berasal dari buku-buku panduan yang diperoleh dari perpustakaan dan sumber-sumber lain yang mendukung kegiatan penelitian ini.
7 1.5
Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan laporan hasil penelitian penerapan knowledge
management pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten adalah : BAB 1 PENDAHULUAN Berisi tentang latar belakang dilakukannya penelitian penerapan sistem knowledge management pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten bagian marketing dan distribsusi, tujuan dan manfaat penelitian tersebut diadakan, ruang lingkup penelitian, metodologi yang digunakan dalam kegiatan penelitian, dan sistematika dari tiap-tiap bab yang ada pada laporan hasil penelitian ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Berisi tentang landasan teori, dimana landasan teori tersebut terdiri teori-teori umum dan khusus yang berhubungan dengan topik yang akan dibahas. BAB 3 ANALISIS KNOWLEDGE MANAGEMENT Pada bab tiga ini akan dibahas mengenai analisa knowledge-knowledge yang ada di perusahaan. Analisa dilakukan dengan mengunakan analisa lima daya Porter, yang dilanjutkan dengan melakukan analisa SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities,
Threats),
menetukan
knowledge
goal
perusahaan,
dan
mengidentifikasikan knowledge perusahaan yang akan digunakan untuk mendukung pembuatan aplikasi sistem knowledge management pada PT. SINAR SOSRO KPW Banten.
8 BAB 4 RANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT Pada bab empat ini akan dibahas mengenai perancangan aplikasi sistem knowledge management yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Hal tersebut dilakukan dengan cara melakukan pemetaan fitur-fitur yang akan dibuat, penjelasan fitur, pengelompokkan informasi, menganalisa sistem yang akan dirancang dengan menggunakan teori OOAD (Object Oriented Analisys and Design) dan dilengkapi dengan perancangan layar, sehingga dapat digunakan untuk menampung knowledge-knowledge yang telah dianalisa pada bab tiga. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab lima ini berisi tentang simpulan dan saran. Dimana pada bagian simpulan, akan diuraikan mengenai garis besar tentang kesimpulan yang diambil dari penelitian dan dari hasil penelitian yang berupa informasi kualitatif. Dan pada bagian saran, berisi mengenai garis besar saran-saran yang merupakan tindakan yang perlu diambil sebagai tindak lanjut yang lebih baik dari hasil permasalahan tersebut.
