BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sekilas Tentang Hop Hop The Bubble Drink 1.1.1 Sejarah Perusahaan Produk Hop Hop The Bubble Drink muncul dari kecintaan Pak Michael Karnady, penemu dan inisiator Hop Hop untuk memulai sebuah bisnis berbasis makanan dan minuman. Berbekal pengalaman dan observasi selama di Amerika dibuatlah sebuah merek baru mengacu kepada sebuah minuman unik yang aslinya berasal dari Taiwan kemudian berkembang pesat di USA dan Kanada pertengahan tahun 1990-an. Mendapat lisensi dari Kanada dalam bentuk produk, Hop Hop mulai diperkenalkan di Indonesia. Pada tahun 2000, Bapak Michael Karnady bersama 2 saudaranya membangun PT. Mata Air Boga Lestari sebagai perusahaan yang memproduksi Hop Hop The Bubble Drink. Nama Hop Hop The Bubble Drink sendiri muncul setelah melalui berbagai alternatif nama seperti Bubba, Bubble Tea, Bubble King yang dicoba sebelumnya. Akhirnya diputuskan dengan nama Hop Hop karena bubble-nya yang kenyal dan seolah dapat meloncat-loncat. PT. Mata Air Boga Lestari secara resmi mendaftarkan produknya, Hop Hop The Bubble Drink pada tahun 2001. Gerai Hop Hop pertama kali dibuka di Pasaraya Grande, Jakarta lantai basement. Hampir sebagian besar bahan bakunya masih diimpor dari luar negri untuk tetap menjaga kualitas dan mutu produk.
1
2
Tahun berikutnya berkembang pesat karena banyak pula merk-merk lain
serupa
yang
buka
sehingga
membantu
sosialisasi
produk
franchise/waralaba pertama yang dibuka di Sumatera. Pada saat profil perusahaan ini dibuat (2006), total gerai berjumlah 44 outlet/gerai. Hop Hop itu sendiri adalah minuman unik berwarna-warni dan beraneka rasa yang dikemas dalam gelas plastik berukuran 400 ml yang dapat ditutup baik oleh lid atau sealed. Ciri khasnya, terdapat 5 gram bubble tapioka kenyal berwarna coklat kehitaman yang seolah bisa melompatlompat sehingga diberi nama Hop Hop. Proses pembuatannya adalah dengan menggunakan blender yang mencampurkan 4 elemen utama yaitu bubble, bubuk rasa, gula, dan es batu. Pembuatan bubble dilakukan dengan cara dimasak langsung setiap hari sesuai dengan pesanan masing-masing outlet. Hop Hop pertama kali dijual pada tahun 2001 dengan harga Rp 6.500 dan sekarang (2010) harganya menjadi Rp 10.000 untuk Tea, Rp 12.000 untuk Regular dan Rp 15.000 untuk Premium. Variasi rasa Hop Hop berjumlah kurang lebih 20 varian dengan beberapa varian baru yang diperkenalkan pada masa-masa tertentu. Hingga kini, Hop Hop memiliki 26 varian rasa yang berbeda-beda yang terdiri dari Chocollate, Capucino, Bubble gum, Strawberry, Taro, Milk tea, Vanilla, Green tea, Grape, Mango, Chol Mond, Apple, Chotar, Guava, Lychee, Melon, Bastro, Orange, Avocado, Moccacino, Coffecino, Macha, Lime, Durian, Sirsak, dan Kiwi.
3
Hop Hop memiliki produk best seller yaitu rasa coklat, strawberry, bubble gum, dan taro. Adapun gambaran menu yang dipasang di counter Hop Hop The Bubble Drink yakni sebagai berikut : Gambar 1.1 Menu Minuman Hop Hop The Bubble Drink
Sumber : Arsip PT. Mata Air Boga Lestari, 2010 Hop Hop The Bubble Drink dianggap pionir dalam menciptakan minuman bubble di Indonesia, karena kemunculannya pada tahun 2001 dan terus berkembang menjadi salah satu minuman bubble terkemuka di Jakarta dan sekitarnya. Maka dari itu, Hop Hop selalu berkreasi dalam menciptakan cita rasa minuman bubble yang lezat, segar, nikmat, dan berkualitas. Gambar 1.2 Ilustrasi Minuman Hop Hop
Sumber : Arsip PT. Mata Air Boga Lestari, 2010
4
1.1.2 Visi & Misi Perusahaan 1.1.2.1 Visi Perusahaan Suatu merek harus memberikan arti bagi konsumennya. Maka dari itu Hop Hop The Bubble Drink memiliki visi perusahaan yaitu sebagai berikut : Memberikan pengalaman 3 K yaitu berupa Kegembiraan (Joy), Kebahagiaan (Happiness), dan Keceriaan (Fun) di dalam suasana positif – positif setiap saat membangun sikap positif (positive attitude) dan sikap “Saya Pasti Bisa” (“Yes I Can” behavior). Dan itu dapat dilakukan oleh Hop Hop dengan cara menjual sebanyak mungkin minuman unik ini dan membuka diri sebagai bagian dari pengalaman itu sendiri. Tugas perusahaan adalah menciptakan nilai tersebut melalui pelayanan terbaik (service excellence), kualitas terbaik (quality excellence), dan pengembangan inovasi terbaik (innovation excellence) melalui asset yang kita miliki. 1.1.2.2 Misi Perusahaan Salah satu misi Hop Hop adalah menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam kehidupan pergaulan kaum muda dan generasi sesudahnya, sesuai dengan slogan Hop Hop, yaitu fun, cool and friends. Yang memiliki arti yaitu, dimanapun Anda berada dalam keadaan senang ataupun sedih, Hop Hop akan membuat kamu fun (senang) dengan pilihan-pilihan rasanya, dan Anda akan merasa cool
5
(keren) ketika meminumnya dan menjadi friends (teman-teman) bagi Anda untuk berbagi perasaan. Beberapa misi Hop Hop lainnya yaitu : Menjadi market leader di industri minuman bubble. Menciptakan
sebanyak-banyaknya
outlet/gerai
melalui
pengembangan strategis di seluruh Indonesia. 1.1.3 Kultur Perusahaan (Corporate Culture) Hop Hop The Bubble Drink memiliki kultur perusahaan (corporate culture) sebagai berikut : Saling menghormati Belajar dari kesalahan Selalu mencari jalan untuk belajar Komunikasi dengan penuh tanggung jawab Menyelesaikan masalah bersama tim Memberi contoh melalui partisipasi Keseimbangan jiwa dan materi Berkembang bersama-sama Fun di setiap aktivitas 1.1.4 Logo Perusahaan 1.1.4.1 Logo PT. Mata Air Boga Lestari Di bawah ini merupakan logo dari perusahaan PT. Mata Air Boga Lestari yang memproduksi minuman Hop Hop The Bubble Drink. Sesuai dengan namanya, yaitu mata air, maka PT. Mata Air Boga
6
Lestari berharap agar minuman Hop Hop The Bubble Drink dapat menjadi mata air yang terus mengalir dan memberikan kesejukan. Gambar 1.3 Logo PT. Mata Air Boga Lestari
Sumber : Arsip PT. Mata Air Boga Lestari, 2010 1.1.4.2 Logo Hop Hop The Bubble Drink Sebagai produk minuman, Hop Hop The Bubble Drink juga memiliki logo produk yang digunakan sebagai sarana pengenal yang mempunyai makna informative, bertujuan agar mudah diingat dan lekat di hati. Gambar 1.4 Logo Hop Hop The Bubble Drink
Sumber : Arsip PT. Mata Air Boga Lestari, 2010 Ini adalah identitas visual Hop Hop The Bubble Drink dengan bentuk utama berupa gelas minuman berwarna biru dan di dalamnya terdapat
7
tulisan “HOP HOP” yang berwarna oranye, dan sebuah sedotan di atas gelas minumannya. Desainnya sederhana, mudah diidentifikasi, dan melambangkan pesan emosi yang dianutnya. Bentuknya juga memberikan makna fun (keceriaan) yang dapat memberikan energi yang lepas dan santai. 1.1.4.3 Warna Logo Warna logo Hop Hop menggunakan banyak warna festive (riang), tujuannya adalah untuk membangun citra fun (keceriaan). Secara keseluruhan, warna logo Hop Hop terdiri dari 3 warna dasar yaitu kuning, oranye, biru muda dan merah. Filosofi warna tersebut adalah :
Warna kuning melambangkan sifat kegembiraan yang baik, santai dan keinginan untuk mencapai harapan.
Warna oranye melambangkan keceriaan dan kehangatan. Kehangatan di sini adalah Hop Hop berusaha memberikan pelayanan yang berkualitas dengan harga yang terjangkau.
Warna biru melambangkan jenis perusahaan Hop Hop yang menjual minuman. Dan warna air dilambangkan dengan warna biru. Warna ini juga mewakili sifat anak muda yang kreatif, aktif, gaul, dan lain-lain.
Warna merah melambangkan produktivitas, dan semangat. Tulisannya sendiri dibuat unik & eksklusif (personal made) untuk menghindari plagiarisme. Desainnya sederhana tetapi
8
juga langsung pada tujuan. Merupakan perpaduan kompak antara gelas dan teks yang menyatu. 1.1.4.4 Ruang Bebas Adalah suatu ruang kosong pada sekitar logo yang tidak boleh diisi dengan apapun juga dengan tujuan menjaga keterbacaan dan kekonsistensian dari suatu identitas. 1.1.5 Target Market Hop Hop The Bubble Drink memiliki target market atau sasaran pasar yang terdiri dari : Remaja putri yang berusia 13-18 tahun, urban, aktif, dinamis, gaul. Segmen pasar B – C ++. Pede. Suka mencoba hal-hal yang baru, suka manis, suka mengoleksi berbagai macam barang. Sensitif, romantis, dan gaya. Terbuka persamaan gender/jenis kelamin. Memiliki biaya pengeluaran pada barang-barang di bawah Rp. 50.000, Mall grade B. Anak-anak berusia 6-12 tahun. Suka mengikuti kegiatan. Praktis dan efisien.
9
Anak-anak yang tidak memiliki buying power (kekuatan membeli) sehingga peranan ibu sebagai decision maker (pembuat keputusan) menjadi lebih dominan. 1.1.6 Cara Kerja 1.1.6.1 Cara Teoritis Pencapaian Target Untuk mencapai target yang telah dituju, maka ada beberapa cara pencapaian target yang perlu dilakukan, antara lain : Total support dari manajemen dengan menggunakan contoh. Artinya di sini seluruh manajemen yang ada di perusahaan perlu terlibat dengan situasi dan kondisi di lapangan. Membangun kultur perusahaan yang sehat. Memfokuskan diri pada mall “B” dan daerah sub urban. Membuka counter di mana dianggap nilai fun berada. Melakukan evaluasi tahunan. Melakukan pemberdayaan SDM yang konsisten. National Exposure yang efektif dan kreatif. Co-branding. Perencanaan tahunan yang efisien. Menjadikan nilai “fun” sebagai personalitas diri. 1.1.6.2 Cara Praktis Pencapaian Target Untuk mencapai target secara konkrit, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
10
Sekali dalam 6 bulan mengadakan “MGT In Touch Programme”, yaitu merupakan management training /pelatihan manajemen yang diberikan secara intensif dan mendalam guna menyokong kegiatan perusahaan ke arah yang lebih baik. Mengikuti sebanyak-banyaknya bazaar. Company outing atau membangun kekompakan tim. Membangun kredibilitas yang baik dengan mall B maupun tempat umum berkategori “fun” . Membuka franchise/waralaba dengan departemen atau pihakpihak yang tertarik. Kreatif
dalam
membuat
program
dan
selalu
ingin
mengembangkan produk. Bekerja sama dengan media seperti media cetak, yaitu majalah. Membangun database pelanggan. 1.2 Sejarah Divisi Public Relations PT. Mata Air Boga Lestari
Divisi (bagian) yang saya tempati pada saat melakukan PKL (Praktek Kerja Lapangan) adalah divisi public relations. Divisi public relations di perusahaan PT. Mata Air Boga Lestari berdiri pada tahun 2009. Berdirinya divisi ini, disebabkan karena adanya kebutuhan dari para manajemen perusahaan terutama para direktur mengenai hal-hal yang berkaitan dengan cara perusahaan membina hubungan dengan khalayak. Hal ini disebabkan karena gerai Hop Hop yang semakin banyak, tidak hanya di Jabodetabek, tetapi juga di luar ibu kota seperti Cibubur, Bogor, dan Bandung.
11
Dengan bertambahnya gerai Hop Hop, maka semakin banyak pula konsumen Hop Hop The Bubble Drink yang tersebar. Dengan demikian, untuk menjaga hubungan dengan konsumen secara baik dan harmonis, maka diperlukan sebuah divisi yang dapat mengkomunikasikan seluruh keinginan perusahaan juga keinginan publik sehingga tercipta sebuah keharmonisan yang menguntungkan di antara kedua belah pihak. Divisi itu adalah divisi public relations. Oleh karena tahun berdiri divisi public relations di perusahaan Hop Hop The Bubble Drink dapat dikatakan masih baru, maka divisi ini bergerak di bawah naungan divisi marketing/pemasaran dengan tujuan kedua-duanya dapat saling membantu dalam menunjang penjualan. Maka dari itu, ada beberapa tugas divisi public relations yang melibatkan divisi pemasaran, begitu pula sebaliknya. Sampai saat ini, divisi public relations di PT. Mata Air Boga Lestari hanya terdiri dari satu orang. Pada dasarnya, tugas Public Relations di perusahaan Hop Hop The Bubble Drink memiliki 4 tugas, yaitu : 1. Administrasi Facebook dan Website Hop Hop The Bubble Drink. 2. Mendukung program marketing/pemasaran dalam hal undian, produk, dan gerai/counter. 3. Bertugas sebagai Customer Care. 4. Program Corporate Social Responsibility (CSR) / tanggung jawab sosial perusahaan.
12
1.3 Struktur Perusahaan PT. Mata Air Boga Lestari Sejak masa berdirinya PT. Mata Air Boga Lestari pada tahun 2001 oleh Bapak Michael Karnady, struktur organisasi di perusahaan Hop Hop The Bubble Drink terdiri dari direktur, divisi Human Resources Department (HRD) & Training, Finance & Accounting, Marketing, dan Operasional. Lalu kemudian pada tahun 2007, bagian divisi marketing diperbantukan oleh divisi Event & Promotion (Bazaar). Lalu selanjutnya pada tahun 2009, dibentuklah divisi Public Relations yang bertujuan untuk membantu divisi marketing serta divisi Event & Promotion (Bazaar). PT. Mata Air Boga Lestari memiliki tiga direktur yang masing-masing mengepalai dan bertanggung jawab atas sebuah divisi. Direktur tersebut terdiri dari direktur finance & human resources department/ departemen keuangan dan sumber daya manusia. Lalu ada pula direktur event & promotion (bazzaar) serta direktur marketing/pemasaran dan operasional. Untuk keperluan penjualan dan pemasaran maka ketiga divisi yaitu divisi marketing, divisi Event & Promotion (Bazaar), dan divisi public relations diperbantukan oleh para sales support, sales supervisor, team leader, dan para Sales Promotion Girl/Boy (SPG/B). Setiap tahunnya, jumlah supervisor, team leader, dan Sales Promotion Girl/Boy (SPG/B) akan bertambah seiring dengan pertambahan counter/gerai Hop Hop di Jakarta maupun di luar kota. Untuk lebih jelasnya maka di bawah ini merupakan gambar/bagan struktur perusahaan dari PT. Mata Air Boga Lestari. Bagan ini telah diperbaharui dan dibuat per tanggal April 2009 dan masih berlaku sampai sekarang.
13
14
Bagian manajemen atas (top management) terdiri dari para direktur atau biasa disebut dengan jajaran para direktur/ Board Of Director (BOD). Jajaran direktur ini terdiri dari penemu dan penggagas Hop Hop The Bubble Drink yaitu Bapak Michael Karnady. Selaku penemu dan penggagas, maka tugasnya di perusahaan adalah mengontrol dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan. Jajaran direktur lainnya terdiri dari direktur finance & human resources department/ departemen keuangan dan sumber daya manusia. Lalu ada pula direktur event & promotion (bazzaar) serta direktur marketing/pemasaran dan operasional. Di bawah jajaran direktur, adalah para manajer yang langsung membawahi tugas dari para direktur. Yaitu yang pertama finance department/departemen keuangan terdiri dari 2 manajer yaitu manajer bagian finance dan manajer bagian acoounting. Bagian ini bertanggung jawab pada direktur finance & human resources department/ departemen keuangan dan sumber daya manusia. Yang kedua adalah bagian marketing/pemasaran terdiri dari manajer pemasaran. Manajer pemasaran bertanggung jawab langsung pada direktur marketing/pemasaran
dan
operasional.
Bagian
marketing/pemasaran
diperbantukan oleh divisi Public Relations, Sales Support 1 dan Sales Support 2, dan Supervisor Of Franchise. Sales Support 1 memimpin para Sales Supervisor (SS) dari gerai Hop Hop yang berada di daerah Bekasi, Utara, Pusat, dan Timur. Sedangkan Sales Support 2 memimpin para Sales Supervisor (SS) dari gerai Hop Hop yang berada di Selatan, Barat, Tangerang, dan Bogor.
15
Di bawah bagian Sales Supervisor (SS) ada bagian yang disebut Team Leader (TL), yaitu mereka yang bertugas untuk memimpin dan memantau beberapa gerai Hop Hop. Dan di bawah Team Leader (TL) adalah para Sales Promotion Girl/Boy (SPG/B) yang ditugaskan untuk menjaga di setiap gerai Hop Hop. Divisi selanjutnya adalah divisi human resources. Divisi ini terdiri dari manajer Human Resources Department (HRD) dan manajer training. Divisi bertanggung jawab pada direktur Finance dan Human Resources Department. Divisi terakhir terdiri dari bagian operasional. Bagian ini terdiri dari administration (administrasi) manajer, operational officer (pekerja operasional), serta stock & flavor (gudang dan produk) manajer. 1.4 Job Description / Deskripsi Tugas Di bawah ini akan diuraikan job description / deskripsi tugas dari masingmasing bagian (divisi) di PT. Mata Air Boga Lestari yang memproduksi Hop Hop The Bubble Drink. 1.4.1 Divisi Finance & Accounting ( Keuangan & Akuntansi) Divisi Finance & Acoounting ( Keuangan & Akuntansi), memiliki beberapa tanggung jawab, yaitu terdiri dari : 1) Membantu Direktur Keuangan & Umum dalam mengkoordinasikan kegiatan
pengelolaan
keuangan
beserta
administrasinya,
penyusunan laporan keuangan, penyusunan anggaran tahunan, dan bahan penyusunan laporan manajemen. 2) Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, dan Sistem Informasi Keuangan,
16
3) Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusahaan. 4) Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan. 5) Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. 6) Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi kepada direksi. 7) Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan dan tahunan. 8) Mengevaluasi rencana kebutuhan biaya operasional dan modal kerja 9) serta rencana penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. 1.4.2 Divisi Marketing (Pemasaran) Divisi
Marketing
bertanggung
jawab
pada
direktur
marketing/pemasaran dan operasional. Adapun tugasnya terdiri dari : 1) Membuat laporan penjualan counter harian, mingguan, bulanan, dan tahunan beserta grafik. 2) Melakukan kegiatan promosi yang terdiri dari 3 kegiatan pokok yaitu :
17
a. Produk, yaitu berusaha mempromosikan produk baru maupun lama kepada masyarakat luas. b.
Counter/Gerai
,
yaitu
dalam
hal
ini
membantu
mempromosikan counter/gerai Hop Hop. Kegiatan promosi counter/gerai dapat dilakukan melalui
bentuk gerai itu
sendiri, spanduk, umbul-umbul, stiker booth dan lainnya. c. Undian, yaitu mempromosikan produk Hop Hop dan menarik perhatian konsumen dengan cara melakukan undian. Undian ini biasanya dilakukan setiap 2-3 bulan sekali dalam setahun dengan tema undian yang berbeda-beda. 3) Membuat data promosi yang telah berjalan dan membuat laporan hasil promosi yang berjalan tersebut untuk panduan promosi berikutnya. 4) Menghubungi dan menindaklanjuti pihak mall untuk rencana pembukaan counter baru, serta memfile surat masuk dan membuat surat keluar. 5) Membuat surat penawaran untuk pembukaan counter baru maupun franchise. 6) Membuat target penjualan di setiap counter. 1.4.3 Divisi Event & Promotion (Bazaar) Divisi Event & Promotion (Bazaar) memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab antara lain :
18
1) Mencari event-event/kegiatan/bazaar/festival/acara lainnya untuk bekerja sama dalam kegiatan promosi Hop Hop. 2) Membuat
approval
budget
setelah
disetujui
oleh
penyelenggara bazaar, kemudian meyerahkan kepada
panitia direktur
marketing dan promotion untuk meminta approval kemudian menyerahkannya ke divisi finance. 3) Menginformasikan kepada team independent mengenai bazaar yang sudah pasti akan diikuti. 4) Mengirimkan/mem-fax kepada panitia bukti pembayaran bazaar. 5) Membuat surat penghantar bazaar kepada divisi operasional. 6) Menerima surat masuk dan membuat surat keluar khususnya kepada pihak mal dan dunia fantasi. 7) Memfile dokumen-dokumen bazaar dan membuat database bazzar yang ada. 1.4.4 Divisi Human Resources Department (HRD) /Sumber Daya Manusia Divisi ini terdiri dari 2 bagian yaitu bagian sumber daya manusia (human resources department) serta bagian pengembangan sumber daya manusia (training human resources). Pada bagian ini saya akan menjelaskan tugas divisi sumber daya manusia (human resources department). Tugas seorang divisi sumber daya manusia (human resources department) adalah : 1) Memilih dan mewawancarai setiap calon karyawan baru.
19
2) Memilih dan mewawancarai calon Sales Promotion Girl (SPG) atau Sales Promotion Boy (SPB) yang akan ditempatkan di countercounter. 3) Mengadakan psiko test kepada para calon karyawan baru. 4) Melakukan negosiasi gaji dengan para calon karyawan. 5) Mengadakan medical check up kepada seluruh karyawan per tahunnya. 6) Membuat database mengenai informasi seluruh karyawan dan SPG. 7) Membuat laporan gaji karyawan per bulan dan per tahun. 8) Membuat aturan dasar ketenagakerjaan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan seperti absensi, cuti, ijin, dsb. 9) Melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). 1.4.5 Divisi Training (Pengembangan SDM) Divisi ini merupakan bagian dari divisi sumber daya manusia (human resources department). Divisi Training dan divisi sumber daya manusia (human resources department) sama-sama bertanggung jawab pada direktur Finance and Human Resources. Tugas dari divisi Training (Pengembangan Sumber Daya Manusia) adalah : 1) Pemenuhan kebutuhan kuantitas sumber daya manusia. 2) Evaluasi terhadap sistem kesejahteraan pegawai, 3) Menyusun rencana kerja
pendidikan dan pelatihan untuk
peningkatan kompetensi pegawai.
20
1.4.6 Divisi Operational Divisi Operational terdiri dari divisi administration (administrasi) manajer, operational officer (pekerja operasional), serta stock & flavor (gudang dan produk) manajer. Kesemuanya memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Mengkoordinir, mengarahkan dan memastikan para pegawai yang bertugas dalam mengantarkan barang-barang yang masuk dan keluar. 2) Mengkoordinir, mengecek, dan mencatat barang-barang yang telah masuk. 3) Memasukkan dan menyimpan barang-barang yang masuk dengan baik. 4) Mengolah bubble untuk diantarkan ke counter-counter. 5) Mengkoordinir, mengarahkan dan memastikan seluruh jaringan kantor, mobil kas keliling, jaringan pelayanan kantor lainnya termasuk menjaga fasilitas pelayanan yang ada di kantor. 6) Mengkoordinir,
mengarahkan,
dan
mengawasi
tingkat
kenyamanan, dan kebersihan yang ada di kantor. 1.4.7 Divisi Public Relations Divisi Public Relations berada di bawah pimpinan manajer pemasaran (marketing manager). Dan kedua-duanya sama-sama bertanggung jawab pada direktur marketing dan operational. Tugas Public Relations di PT. Mata Air Boga Lestari adalah :
21
1) Administrasi Facebook & Website Hop Hop The Bubble Drink. a. Facebook, dalam hal ini, tugas Public Relations adalah : Melakukan pengecekan wall di facebook yang masuk dan memberikan tanggapan bagi yang perlu untuk diberikan tanggapan. Memberikan ucapan selamat bagi teman-teman yang berulang tahun di facebook. Menulis status “Inspiring Words” atau kata-kata inspirasi maupun menyapa teman-teman yang ada di facebook setiap hari. Memantau jumlah teman dan penggemar setiap harinya. b. Website, memiliki tanggung jawab yaitu : Memperbaharui hal-hal baru yang terjadi di Hop Hop The Bubble Drink. Mempublikasikan tulisan dari para konsumen, di mana sebelumnya melakukan penyaringan dari tulisan yang masuk terlebih dahulu. 2) Mendukung kerja divisi marketing dalam mendesain atribut promosi (bekerjasama dengan pihak desainer dan percetakan, seperti product, counter, dan undian. a. Product, yaitu sebagai perpanjangan tangan dari Director of Marketing, pihak desainer dan percetakan mengenai desain product Hop Hop.
22
b. Counter : yaitu dalam hal ini spanduk, umbul-umbul, stiker booth
dan
lainnya
(kerjasama
dengan
Director
Of
Marketing), desainer, dan percetakan mengenai desain dan supervisor mengenai ukuran yang dibutuhkan. c. Undian : Menerima dan kemudian memfilter kertas undian yang masuk,
menghitung
dan
membuat
database
dan
menyerahkan kepada direktur pemasaran (Director Of Marketing) untuk menentukan pemenang undian. Menghubungi pemenang dan kemudian menyerahkan hadiah kepada pemenang (termasuk meminta comment pemenang, biodata lengkap, dan memastikan foto pemenang saat menerima hadiah). Sebagai mediator / perantara antara direktur pemasaran (Director Of Marketing) dengan desainer undian untuk desain pemenang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. 3) Bertugas sebagai Customer Care, dalam hal ini mengurusi keluhan customer (pelanggan). Yang terdiri dari : a. Mencari Informasi selengkap-lengkapnya mengenai complain yang masuk.
23
b. Menghubungi customer (pelanggan) dan membuat janji untuk bertemu kemudian memberikan voucher dan kartu ucapan terima kasih atas keluhan-keluhan dari pelanggan. 4) Corporate Social Responsibility (CSR) Program. a. Bertemu dengan direktur marketing/pemasaran maupun direktur Hop Hop lainnya untuk membicarakan bentuk kerjasama dengan yayasan yang sehubungan dengan program ini. b. Menindaklanjuti
kemudian
membuat
Memorandum
of
Understanding (MoU) dan berada saat pelaksanaannya. 1.4.8 Sales Support Divisi Sales Support memiliki tanggung jawab kepada divisi marketing. Divisi Sales Support “Hop Hop The Bubble Drink” memiliki tugas, yaitu : 1. Memegang tanggung jawab atas penjualan beberapa gerai/counter Hop Hop. Biasanya Sales Support diberikan kepercayaan untuk memegang 3-5 counter. 2. Memantau hasil kerja “Sales Supervisor” dengan memberikan motivasi agar mencapai target penjualan. 3. Membuat dan menyerahkan laporan hasil penjualan kepada divisi marketing. 4. Bersama-sama dengan “Sales Supervisor” untuk mengumpulkan keluhan-keluhan atau masalah yang berhubungan dengan Hop Hop. Jika masalah tersebut berkaitan dengan publik maka akan
24
diserahkan kepada divisi Public Relations. Tetapi jika berkaitan dengan penjualan, maka akan diserahkan kepada divisi marketing. 1.4.9 Sales Supervisor Divisi sales supervisor memiliki tanggung jawab kepada divisi sales supervisor dan divisi marketing. Divisi ini juga sering bekerja sama dengan divisi public relations dalam hal menyelesaikan keluhan-keluhan yang berasal dari publik. Tugas dari divisi sales supervisor adalah : 1. Memegang tanggung jawab atas penjualan beberapa gerai/counter Hop Hop.
Sales Supervisor diberikan kepercayaan untuk
memegang 2-3 counter. 2. Memotivasi Sales Promotion Boy/Girl (SPG/B) setiap harinya sesuai dengan counter yang dipegang oleh Sales Supervisor masing-masing agar mencapai target penjualan. 3. Berusaha mencapai target penjualan yang telah ditetapkan oleh divisi marketing. 1.5 Sarana dan Prasarana Perusahaan Untuk menunjang aktivitas perusahaan baik di dalam maupun di luar, maka diperlukan pula sarana dan prasarana yang menunjang demi kelancaran aktivitas tersebut. PT. Mata Air Boga Lestari memiliki beberapa sarana perusahaan dalam menunjang kegiatan perusahaan, antara lain :
25
Tabel 1.1 Sarana Perusahaan PT. Mata Air Boga Lestari Sarana Perusahaan No. Nama 1.
Jumlah
Pabrik dan Kantor 1
1 unit
Keterangan Pabrik
pembuatan
produk
dan kantor divisi marketing, public relations, event & promotions,
operational.
Gedung ini terletak di Jalan Kayu Putih II No. 34, Jakarta Timur.
2.
Kantor 2 Hop Hop
1 unit
Kantor
divisi
ruangan
HRD
dan
meeting/rapat.
Kantor ini terletak di Jalan Kayu Putih II no. 8, Jakarta Timur.
3.
Mobil Produk
Operasional
11 unit
Digunakan
untuk
mengantarkan produk dan bahan-bahan counter.
produk
ke
26
4.
Mobil
Operasional
2 unit
Karyawan
Digunakan
untuk
mengantarkan karyawan
karyawan-
yang
dengan
berkaitan kepentingan
perusahaan.
5.
Motor
4 unit
Digunakan
untuk
kepentingan perusahaan.
Selain sarana perusahaan, PT. Mata Air Boga Lestari juga memiliki prasarana perusahaan untuk kelancaran kegiatan perusahaan. Prasarana tersebut antara lain : Tabel 1.2 Prasarana Perusahaan PT. Mata Air Boga Lestari Prasarana Perusahaan No. Nama 1.
Peralatan Produk
Jumlah ~
Keterangan Digunakan untuk membuat produk
yang
terdiri
dari
kompor, panci, ember, kuali, kotak penyimpan es, forklip (meja dorong), freezer, mesin penghalus, dll. 2.
Alat Penunjang Kantor
~
Adalah
prasarana
dalam
menunjang aktivitas di kantor
27
terdiri
dari
meja,
kursi,
komputer, lemari, rak buku, telepon, mesin
mesin
scanner,
fotocopy,
mesin
faximile. 3.
Alat-Alat Tulis
~
Terdiri dari pensil, pulpen, spidol,
tipe-x,
penggaris,
kertas, buku, CD, dll. 4.
Fasilitas Lainnya :
3
Internet
Terdapat 3 buah komputer yang memberikan pelayanan internet
yang
untuk
digunakan kepentingan
perusahaan.
1.6 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL) 1.6.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan (PKL) Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilakukan di PT. Mata Air Boga Lestari atau perusahaan minuman Hop Hop Bubble Drink yang berlokasi di Jl. Kayu Putih Selatan II No. 34, Jakarta Timur, 13210, Telp : (021) 4898338, (021)
4890049,
Fax
:
(021)
4704949,
Email
[email protected], Website : www.hopandme.com.
:
28
1.6.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL) Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan dalam kurun waktu dua (2) bulan, yaitu pada tanggal 5 Juli hingga 3 September 2010. Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Mata Air Boga Lestari dilakukan dengan hari kerja dari hari Senin sampai hari Jumat dengan jam kerja pukul 08.00 - 17.00 WIB.
