1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi tidak dapat dihindari dalam kehidupan kita sehari-hari. Seiring berkembangnya zaman teknologi pun ikut berkembang dan memberikan solusi untuk permasalahan yang sedang dihadapi oleh manusia. Teknologi diciptakan untuk mempermudah
pekerjaan
manusia.
Sehingga
dengan
perkembangan
teknologi
diharapkan dapat membantu mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan manusia. Salah satu perkembangan teknologi bisa kita rasakan dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi. Dengan menginputkan beberapa data sistem bekerja sesuai dengan prosedur yang telah dirancang sehingga data yang diinputkan diolah sehingga menghasilkan informasi yang diinginkan. Pencatatan arsip surat dan inventaris barang merupakan proses tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Pencatatan sangat berguna untuk pendokumentasian surat atau berkas. Dalam pencatatan
berkas diperlukan kehati-hatian dan keseriusan dalam
melaksanakan penyimpanan dokumen. Hal ini sangat berguna dalam memudahkan instansi atau perusahaan tersebut. Menyikapi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta arus informasi di era globlalisasi ini, perlu adanya sistem administrasi yang akurat baik di instansi pemerintah atau swasta lainya. Begitu pula halnya
di
Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Sumedang yang merupakan suatu instansi pemerintahan yang tidak lepas dari sistem pencatatan dokumen yang baik. Di dalam instansi atau perusahaan yang
2
merupakan sumber datanya adalah arsip, arsip merupakan bukti dan rekaman dari segala kegiatan yang terjadi di dalam instansi
atau perusahaan
tersebut. Hal ini
disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap pekerjaan yang
dilakukan, sekaligus arsip merupakan alat bantu untuk mengingat
segala keperluan instansi atau perusahaan baik untuk keperluan administrasi maupun kegiatan yang otentik dari data tersebut. Yang termasuk dalam arsip di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang
ialah surat edaran yang dikeluarkan oleh
departemen itu sendiri dan surat yang masuk dari departemen lain. Untuk menerapkan sistem yang akan dirancang dengan prosedur yang sesuai, diperlukannya analisa terhadap sistem yang akan dibuat. Agar nantinya sistem yang dibuat bisa menggantikan sistem yang sedang berjalan. Oleh karena itu, dalam laporan kerja praktik ini penulis mengambil judul “Aplikasi Pengarsipan Surat dan Inventaris Barang di Kantor Kementerian Agama Sumedang”.
1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah dari latar belakang yang telah dipaparkan adalah : 1. Bagaimana
analisa
kebutuhan
untuk
pada Aplikasi Pengarsipan Surat
dan
Inventaris Barang di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang? 2. Bagaimana perancangan Aplikasi Pengarsipan Surat Dan Inventaris Barang di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang? 3. Bagaimana perancangan Database Aplikasi Pengarsipan Surat dan Inventaris Barang di Kantor Kementerian Agama Sumedang? 4. Bagaimana tampilan aplikasi yang akan dibuat?
3
1.3 Tujuan Tujuan dari Kerja Praktik ini adalah : 1. Merancang
aplikasi yang
sesuai dengan kebutuhan pengarsipan suran dan
inventaris barang di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang 2. Menerapkan proses pengarsipan surat dan inventaris barang ke dalam aplikasi. 3. Merancang struktur tabel agar database yang dirancang sesuai. 4. Merancang tampilan program agar mudah digunakan.
1.4 Batasan Masalah Batasan Masalah dalam Laporan Kerja Praktik adalah : 1. Analisa kebutuhan pada aplikasi pengarsipan surat dan inventaris barang. 2. Aplikasi yang dibangun bisa menginput, edit, delet, searching dan menampilkan laporan pengarsipan surat dan inventaris barang. 3. Analisa Entity Relationship Diagram (ERD) database aplikasi pengarsipan surat dan inventaris barang. 4. Perancanan tampilan program pada aplikasi pengarsipa surat dan inventaris barang.
1.5 Metodelogi Kerja Praktik Dalam penulisan ini, penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan untuk
mengumpulkan data sebagai identifikasi dan analisa kebutuhan sistem, antara
lain : 1. Observasi Yaitu metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan langsung dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang terkait tanpa
4
mengajukan pertanyaan. Pada waktu pelaksanaan observasi, penulis mengamati cara kerja sistem pengarsipan berkas data untuk disimpan. Penulis juga ikut dalam melakukan kegiatan penyimpanan maupun pencarian berkas surat
tersebut di
Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang. Dengan melakukan observasi penulis mengetahui bagaimana
menyimpan dan mencari berkas dan informasi apa
yang diperlukan petugas dalam melakukan tugas – tugasnya. 2. Wawancara Wawancara dilakukan secara langsung dengan pimpinan atau pihak-pihak yang berwenang dalam pengelolaan yang berhubunganan dengan masalah yang diteliti, sehingga ditemukan kesamaan dan perbedaan kebutuhan sistem. Dalam metode ini penulis
melakukan
wawancara
langsung
dengan
karyawan
yang
menangani
langsung pengarsipan tersebut. 3. Studi Literatur Merupakan cara pengumpulan data dengan mempelajari literatur, paket modul dan panduan, buku-buku pedoman, buku-buku perpustakaan dan segala kepustakaan lainnya yang dianggap perlu untuk lebih mempertajam konsep dan teori yang mendukung permasalahan yang dibahas. 4. Implementasi Kegiatan yang mengimplementasikan seluruh pengetahuan yang dimiliki untuk menyelesaikan Kerja Praktik.
1.6 Sistematika Penyusunan Sistematika penyusunan laporan kerja praktik, terdiri dari 6 bab yang masingmasing berisi sub-bab yang berfungsi sebagai penjelas daari setiap pembahasan yang dibahas. Berikut sistematika panyusunan laporan kerja praktik, diantaranya:
5
BAB I
: PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan Latar Belakang, Rumusan Masalah, Maksud dan Tujuan, Batasan Masalah, Metodologi Kerja Praktik dan Sistematika Penyusunan Laporan Kerja Praktik.
BAB II
: LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori yang mendukung penyelesaian kerja praktik, berdasarkan studi literature, analisis permasalahan, hasil wawancara dan hasil studi experiment yang telah kilakukan.
BAB III : TINJAUAN UMUM DINAS Bab ini memberikan gambaran singkat mengenai profil perusahaan tempat penulis melakukan kerja praktik. BAB IV : ANALISIS PERANCANGAN Bab ini berisi hasil analisa penulis, setelah melakukan metode analisis kepada pihak kementerian agama, mengenai modul dan komponen yang akan digunakan dan juga menjelaskan proses perancangan dan pembuatan Aplikasi Pengarsipan. BAB V
: IMPLEMENTASI Bab ini membahas mengenai tahapan - tahapan dalam mengimplementasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah yang didukung dengan ilmu dari hasil observasi, studi literatur, wawancara dan studi experiment.
BAB VI : PENUTUP Pada bab ini akan dipaparkan kesimpulan dan saran yang penulis peroleh selama menyelesaikan Kerja Praktik.
6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Aplikasi 2.1.1 Pengertian Aplikasi Perangkat lunak aplikasi adalah suatu sub kelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan menerapkan
berbagai
kemampuan
kemampuan tersebut
komputer, untuk
tapi
mengerjakan
tidak
secara
suatu
langsung
tugas
yang
menguntungkan pengguna. Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media. [Anonim,2011].
2.1.2 Klasifikasi Aplikasi Aplikasi dapat digolongkan menjadi beberapa kelas, antara lain: 1. Perangkat lunak bantu perusahaan (enterprise). 2. Perangkat lunak bantu infrastruktur perusahaan. 3. Perangkat lunak bantu informasi kerja. 4. Perangkat lunak bantu media dan hiburan. 5. Perangkat lunak bantu pendidikan. 6. Perangkat lunak bantu pengembangan media. 7. Perangkat lunak bantu rekayasa produk.
2.2 Metode Pengembangan Rekayasa Perangkat Lunak Metode Prototyping Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan metode prototyping. Prototipe paradigma dimulai dengan mengumpulkan kebutuhan.
7
Pengembangan dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan keseluruhan sistem yang akan dibuat, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, kemudian melakukan perancangan.
Gambar 2.1 Prototipe Paradigma Sumber: Rekayasa Perangkat Lunak, Roger S. Pressman, Ph.D. (2002 : 40)
Menurut Roger S. Pressman, Ph.D. ( 2002 : 41) Prototipe bisa berfungsi sebagai sistem yang pertama, memang benar bahwa baik pelanggan maupun pengembang menyukai paradigma
prototipe. Para pemakai merasa enak dengan sistem aktual,
sedangkan pengembang sistem membangunnya dengan segera. Tetapi
prototiping
bisa juga terjadi masalah karena alasan-alasan sebagai berikut. 1. Pelanggan melihat apa yang tampak tanpa melihat bahwa prototipe itu dijalin bersama-sama “dengan permen karet dan baling ware”, didalam permintaan untuk membuatnya bekerja,
tanpa melihat bahwa
kita belum mencantumkan
kualitas perangkat lunak secara keseluruhanatau kemampuan pemeliharaan untuk jangka panjang. 2. Pengembang sering membuat kompromi - kompromi implementasi untuk membuat prototipe
bekerja dengan cepat, sistem operasi atau bahasa pemrograman yang
tidak sesuai bisa dipakai secara sederhana karena mungkin diperoleh dan dikenal,
8
algoritma
yang
tidak
mendemonstrasikan
efisien
dan
kemampuan.
sederhana
Setelah
bisa
diimplementasikan
selang waktu tertentu,
untuk
pengembang
mungkin mengenali pilihan - pilihan tersebut dan melupakan semua alasan mengapa mereka tidak cocok. Meskipun berbagai masalah bisa terjadi, prototipe bisa menjadi paradigma yang efektif. Kuncinya adalah mendefinisikan aturanaturan main sejak awal, yaitu pelanggan dan pengembang keduanya harus setuju bahwa prototipe dibangun untuk
berfungsi sebagai mekanisme pendefinisian
kebutuhan.
2.3 Object Oriented Programming (OOP) Object-Oriented
Programming
(OOP)
adalah sebuah pendekatan untuk
pengembangan / development suatu software dimana dalam struktur software tersebut didasarkan kepada interaksi object dalam penyelesaian suatu proses. Interaksi tersebut mengambil form dari pesan-pesan dan mengirimkannya kembali antar object tersebut. Object akan merespon pesan tersebut menjadi sebuah tindakan atau metode. Bahasa pemrograman berbasis object menyediakan mekanisme untuk bekerja dengan: a. Kelas dan object b. Methods c. Inheritance d. Polymorphism e. Reusability Object-oriented programs terdiri dari objects yang berinteraksi satu sama lainnya untuk menyelesaikan sebuah tugas. Seperti dunia nyata, users dari software programs dilibatkan dari logika proses untuk menyelesaikan tugas. Contoh, ketika
9
kamu mencetak sebuah halaman diword processor, kamu berarti melakukan inisialisasi tindakan dengan mengklik tombol printer. Kemudian kamu hanya menunggu respon apakah job tersebut sukses atau gagal, sedangkan proses terjadi internal tanpa kita ketahui. Tentunya setelah kamu menekan tombol printer, maka secara simultan object tombol tersebut berinteraksi dengan object printer untuk menyelesaikan job tersebut. Konsep dari Object Oriented Programming (OOP) adalah lebih dari sekedar sebuah konsep pemrograman, Object oriented programming adalah cara berpikir tentang aplikasi yang mempelajari untuk berpikir bahwa aplikasi bukan sekedar prosedur melainkan sebagai object dan real entity. Object yang dimaksud disini memiliki pengertian suatu modul yang mengkombinasikan antara data dan kode program yang bekerja sama dalam program dengan melewatkan proses satu sama lain. Jadi Object Oriented Programming merupakan cara yang paling efisien untuk menulis program komputer yang sangat mudah untuk di kombinasikan dan untuk dipergunakan kembali. Object Oriented Programming lebih memfokuskan kepada manipulasi object. Kenapa seorang programmer harus mempelajari object oriented programming bahkan seorang programmer yang tidak pernah bekerja dengan object oriented programing pun harus mempelajarinya juga. Hal ini dikarenakan pada suatu hari nanti semua bahasa pemrograman akan menambahkan kemampuan object oriented programming pada bahasanya. Object oriented programming yang paling populer adalah java dan C++, tetapi visual basic pun sudah ikut menambahakan kemampuan ini sejak meluncurkan VB 4.0. Pada kesempatan kali ini kita hanya akan membahas tentang visual basic dan C++ saja. Sesuai dengan namanya object oriented programming maka konsep object merupakan jantung dari object oriented programming.
10
2.4 Unified Modelling Language (UML) UML
adalah
memvisualisasikan,
suatu
membangun,
bahasa
yang
digunakan
untuk
menentukan,
dan mendokumentasikan suatu sistem informasi.
UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian UML dapat digunakan
untuk
memahami
dan
mendokumentasikan
setiap
sistem informasi.
Penggunaan UML dalam industri terus meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industri peranti lunak dan pengembangan sistem.
2.4.1 Use Case Diagram Usecase diagram memperlihatkan hubungan diantara aktor dan usecase. Aktor merepresentasaikan seorang user atau sub sistem lain yang akan berinteraksi dengan sistem. Sedangkan usecase merupakan urutan kejadian yang menggambarkan interaksi antara user dengan sistem fungsionalitas sistem didefinisikan ke dalam usecase dari sudut eksternal sistem yang berguna untuk uji kelayakan fungsionalitas. Gambar berikut menampilkan usecase diagram dalam UML :
Gambar 2.2 Use Case Diagram
Terdapat tiga jenis hubungan yang terjadi antara usecase yaitu : 1. Extends relationship: Hubungan generalization dimana satu usecase memperluas usecase yang lain dengan cara penambahan aksi-aksi pada usecase yang umum.
11
2. Uses relationship: Hubungan generalization dimana satu usecase menggunakan usecase yang lain, ini menandakan sebagai bagian dari specilized usecase, tingkah laku dari usecase yang umum akan diikutsertakan. 3. Grouping: Ketika sejumlah usecase menangani fungsi yang sama atau dalam beberapa cara berhubungan satu dengan yang lainnya, mereka dapat diikat (bundle) dalam UML Package.
2.4.2 Activity Diagram Diagram ini menjelaskan alur kerja sebuah sistem. Activity diagram mirip dengan state diagram karena sejumlah aktivitas menggambarkan keadaan suatu proses dengan memperlihatkan urutan aktivitas yang dijalankan baik berupa pilihan maupun paralel.
Diagram ini juga berguna untuk menganalisa sebuah usecase dengan
menggambarkan aksi-aksi yang diperlukan dan kapan aksi-aksi tersebut dijalankan, menjelaskan urutan algoritma yang komplek dan memodelkan sejumlah aplikasi dengan proses paralel.
Gambar 2.3 Activity Diagram
12
2.4.3 Class Diagram Digunakan untuk menggambarkan tipe-tipe objek dan hubungannya dalam sebuah sistem. Class diagram memodelkan struktur class dan isinya dengan menggunakan elemen-elemen model seperti class, package dan objek. Class terdiri dari tiga bagian yaitu Nama class, atribut dan operasi. Class yang didefinisikan secara global dapat diakses oleh objek diluar class tersebut. Gambar berikut menampilkan class diagram dalam UML :
Gambar 2.4 Class diagram
Keterangan : 1. Nama kelas ditulis dalam huruf tebal dan diletakkan di tengah-tengah. Nama diambil dari domain permasalahan dan harus sejelas mungkin. Oleh karena itu nama kelas haruslah berupa kata benda. 2. Attribut kelas menggambarkan karakteristik dari objek. Atribut kelas yang benar adalah yang dapat mencakup informasi-informasi yang dilukiskan dan mengenali instance tertentu dari kelas. Tipe dari atribut dapat berupa primitif atribut atau tipe lainnya. 3. Operasi digunakan untuk memanipulasi atribut atau menjalankan aksi-aksi. Operasi biasanya disebut dengan fungsi, tetapi mereka terdapat didalam kelas dan dapat diaplikasikan hanya pada objek dalam kelas tersebut.
13
2.4.4 Sequence Diagram Diagram ini menjelaskan bagaimana objek berinteraksi dengan lainnya dengan cara mengirim dan menerima pesan. Sequence diagram memiliki dua sumbu: sumbu vertikal
dan
sumbu
horizontal.
Sumbu
vertikal putus-putus
merepresentasikan
“lifetime” objek dan sumbu horizontal menunjukan sekumpulan objek. Diagram ini juga menyatakan interaksi khusus diantara objek yang terjadi pada beberapa tempat selama fungsi tertentu dijalankan. Komunikasi diantara objek direpresentasikan dengan garis horizontal disertai dengan nama operasinya.
Gambar 2.5 Sequence Diagram
2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entitas perusahaan
Relationship dengan
Diagram
(ERD),
mengidentifikasikan
jenis
adalah dan
“mendokumentasikan
data
hubungannya” (Leod 1995,
h:385). Komponen-komponen ERD dimana Langkah-langkah teknis yang dapat dilakukan untuk menghasilkan diagam E-R adalah sebagai berikut : a. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh entitas yang akan terlibat
14
b. Menentukan atribut-atribut key (primary key) dari masing- masing entitas c. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh relasi diantara entitas-entitas yang ada beserta foreign key-nya d. Menentukan derajat atau kardinalitas relasi untuk setiap relasi
2.5.1 Komponen-komponen ERD Berikut
penjelasan
dari
komponen-komponen
yang
ada
dalam
Entity
Relationship Diagram (ERD) yang digambarkan dalam tabel berikut. Tabel 2.1 Simbol dan Fungsi Komponen-komponen ERD
Simbol
Fungsi Entity, suatu simbol yang menyatakan entitas. Entitas adalah sebuah obyek yang memiliki atribut. Relationship, simbol yang menyatakan hubungan atau relasi diantara beberapa entity. Line, merupakan simbol penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dari atribut. Atribut, merupakan simbol untuk mewakili suatu entity. Atribut dilambangkan dengan bentuk elips.
2.5.2 Kardinalitas atau Derajat Relasi Hubungan antar entitas ditandai oleh derajat kardinalitas. Fungsi dari derajat kardinalitas ini adalah untuk menentukan entitas kuat dan entitas lemah. Empat jenis kardinalitas atau derajat relasi tersebut, diantaranya :
15
a. Relasi satu menuju satu (One to One) Setiap anggota entitas pertama hanya bisa dipetakan kesatu elemen dari entitas kedua dan sebaliknya. Notasi kardinalitas ini dilambangkan dengan 1:1. Contoh : Satu Mahasiswa mempunyai satu NIM. b. Relasi satu menuju banyak (One to Many) Setiap anggota entitas pertama boleh dipetakan pada beberapa elemen dari entitas kedua. Notasi tersebut dilambangkan dengan 1:M. Contoh : Satu Jurusan mempunyai banyak Mahasiswa. c. Relasi banyak ke satu (Many to One) Beberapa anggota entitas pertama boleh dipetakan ke satu elemen yang sama dari entitas kedua. Notasi tersebut dilambangkan dengan M:1. Contoh : Dalam perundang-undangan Indonesia setiap penduduk hanya boleh memeluk satu agama. d. Relasi banyak ke banyak (Many to Many) Beberapa anggota entitas pertama boleh dipetakan lebih dari satu pada elemen entitas kedua dan sebaliknya. Notasinya dilambangkan dengan M:M atau M:N. Contoh : Pada sistem pengajaran di Perguruan Tinggi setiap Mahasiswa dapat mengambil mata kuliah lebih dari satu dan setiap mata kuliah dapat diambil oleh lebih dari satu Mahasiswa.
2.5.3 Normalisasi Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Dalam proses normalisasi juga
16
membutuhkan beberapa tahap
sebelum nantinya akan diimplementasikan dalam
program. Tahap-tahap normalisasi adalah sebagai berikut : a. Bentuk tidak normal Bentuk tidak normal adalah suatu bentuk dimana semua data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu. b. Bentuk normal pertama Suatu bentuk dimana data dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang dan tiap field hanya mempunyai satu pengertian. c. Bentuk normal kedua Bentuk normal kedua ini adalah yang memenuhi syarat-syarat yakni : a. Sudah memenuhi kriteria sebagai bentuk normal pertama. b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer. d. Bentuk normal ketiga Bentuk normal ketiga memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Relasi antar file sudah merupakan bentuk normal kedua. b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer.
2.6 Oracle Database Oracle adalah Database relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen Database RDBMS. Perusahaan Software Oracle memasarkan jenis Database ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform). Database Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya bernama Software Development
17
Laboratories (SDL) pada tahun 1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang. Oracle
merupakan
software
database
yang
menggunakan
bahasa
SQL
(Structured Query Language), di dalam dunia database istilah query dapat diartikan “Permintaan Data”. Saat ini SQL merupakan bahasa query standard di berbagai software database. Berbagai software database dapat diakses menggunakan bahasa SQL. Sehingga selain di Oracle, anda dapat menggunakan SQL di software database yang lain seperti Microsoft SQL Server, MySQL, Informix, DB2, Interbase dan software database yang lain.
2.6.1 Keistimewaan Oracle Oracle
dikenal
sebagai
database
server
untuk
internet
dan
jaringan.
Keistimewaan Oracle cukup banyak, yaitu : 1. Client/Server Environtment Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstall Oracle bertanggung jawab menangani proses
database,
sementara
workstation/client
yang menjalankan
aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangi kemacetan data. 2. Ukuran database yang besar dan pengaturan space Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space di harddisk sehingga ruang harddisk termanfaatkan dengan efisien.
18
3. Multiuser Oracle dapat melayani banyak user yang terkoneksi dalam waktu yang sama dan mengakses data yang sama, sehingga mampu menghindari konflik data. 4. Connectibility Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan untuk mengakses data. 5. High Transaction Processing Performance Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan database berjalan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak dalam suatu waktu. 6. Availability Oracle dapat menjalankan database 24 jam sehari tanpa istirahat. Pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara Online tanpa harus mematikan database. 7. Standar industri yang terbuka Oracle diterima oleh berbagai standar industri untuk mengakses data, sistem operasi, user interface dan protokol jaringan. 8. Manajemen keamanan yang sangat baik Untuk menghindari akses database dari pihak yang tidak diinginkan, Oracle memiliki fitur untuk membatasi dan memonitor akses data. 9. Database Enforced Integrity Oracle memiliki kontrol untuk mengendalikan data mana saja yang dapat diterima di database. Anda tidak perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di satu database Oracle.
19
10.Portabilitas Oracle dapat berjalan di berbagai sistem opersi baik Linux, Windows, Unix dan masih banyak lagi. Aplikasi yang menggunakan database Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan di sistem operasi apa pun. 11.Distributed System Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang secara fisik terpisah, namun secara logis terlihat seperti satu database. Semua user dalam jaringan dapat mengakses data tersebut seolah-olah mengakses satu database. 12.Replicated Environtment Oracle mampu menduplikasi database objek dalam lokasi server yang berbedabeda. Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak dan server lain langsung menggantikan fungsinya.
2.6.2 Tipe Data dalam Oracle Tipe data yang didukung dalam Oracle antara lain : Table 2.2 Tipe Data pada Oracle
Tipe data
Deskripsi
VARCHAR2 CHAR
Berisi variabel karakter dengan panjang maksimal 400 karakter. Berisi karakter berukuran tetap dengan panjang maksimal 2000 Bytes. Berisi data numerik. Berisi data tanggal. Berisi data binary hingga ukuran 2000 bytes. Berisi data teks hingga ukuran 2 GigaBytes. Berisi data binary hingga ukuran 2 GigaBytes. Berisi nilai id dari suatu baris tabel. Berisi obyek binary hingga ukuran 4 GigaBytes. Berisi obyek karakter hingga ukuran 4 GigaBytes. Berisi eksternal binary file, ukuran dibatasi oleh sistem operasi.
NUMBER DATE RAW LONG LONG RAW ROWID BLOB CLOB BFILE
20
2.7 Java Bahasa Pemrograman Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan Java tidak hanya terfokus pada satu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai sistem operasi dan bersifat open source.
Java didesain sedemikian rupa
sehingga ukurannya kecil, sederhana, dan portable (dapat dipindah-pindahkan di antara bermacam platform dan sistem operasi). Program yang dihasilkan dengan bahasa Java dapat berupa applet (aplikasi kecil yang jalan di atas web browser) maupun berupa aplikasi mandiri yang dijalankan dengan program Java Interpreter. Bahasa JAVA dikembangkan oleh Sun Microsystem Corp. Keunggulan bahasa JAVA seperti : 1. Berorientasi Objek 2. Mendukung pemakaian terdistribusi, baik dalam jaringan maupun Internet serta bersifat open system. 3. Tingkat performasi dari sistem yang dihasilkan juga optimal. 4. Pemrograman Java banyak dikembangkan untuk pengembangan situs web yang aman dan interaktif. 5. Disamping itu dengan memakai bahasa pemrograman java, kita dapat memasukkan berbagai macam program aplikasi animasi, multimedia, dan database ke dalam situs web.
21
BAB III TINJAUAN UMUM DINAS
3.1 Kondisi Geografis Secara geografis Kabupaten Sumedang berbatasan dengan beberapa kabupaten di Provinsi Jawa Barat. Sebelah utara berbatasan dengan Kabupaten Indramayu, sebelah timur berbatasan dengan Kabupaten Majalengka, sebelah selatan berbatasan dengan Kabupaten Garut dan sebelah barat berbatasan dengan Kabupaten Bandung. Kabupaten Sumedang memiliki wilayah seluas 152.220 km2 dengan kecamatan paling luas adalah Kecamatan Buahdua dan Kecamatan paling kecil adalah Kecamatar Cisarua. Jumlah seluruh Kecamatan di Kabupaten Sumedang sebanyak 26 kecamatan. Jumlah penduduk Kabupaten Sumedang seluruhnya adalah 1.084.326 jiwa. Terdiri dari penduduk beragama islam sebanyak 1.080.686 jiwa, Kristen 2.129 jiwa, katolik 1.136 jiwa, hindu 179 jiwa dan budha 196 jiwa. Dengan rumah dibadah terdiri dari 2.210 mesjid, 16 gereja Kristen, 2 gereja katolik, 2 pura dan 2 wihara.
3.2 Kondisi Existing Keberadaan Kementerian Agama di tengah-tengah masyarakat Kabupaten Sumedang yang agamis dan kaya akan budaya daerah menghasilkan konsekuensi logis di mana kementerian Agama Kabupaten Sumedang harus mampu menciptakan implementasi praktis dalam hal memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Sebagai penyelenggara Negara yang diharapkan menjadi pelopor dalam upaya pembenahan pemerintah dan masyarakat, Kementerian Agama Kabupaten Sumedang dituntut untuk bisa mengoptimalkan segenap potensi yang dimilikinya. Kementerian
22
Agama
Kabupaten
Sumedang
harus
mampu
berperan
sebagai
mobilisator,
komunikator serta evaluator dalam membina dan memadukan segenap unsur potensi ke dalam sebuah sistem kerja yang dapat berperan secara maksimal.
3.3 Kelembagaan Kementerian Agama Kantor Kabupaten Sumedang membawahi 11 satuan kerja dan 26 KUA kecamatan. Yang terdidi dai 2 MIN, 7 MTsN dan 2 MAN. Potensi pendidikan swasta baik madrasah maupun pondok pesantren di bawah Kementerian Agama terdiri dari RA sebanyak 167 lembaga. MIS 53 lembaga, MTsS 55 lembaga dan MAS 14 lembaga. Sedangkan pendidikan Pesantren Salafiyah terdiri 5 lembaga dan penyetaraan Paket B 3 lembaga, penyetaraan Paket C 6 lembaga.
3.4 Potensi SDM Potensi sumber daya manusia yang dimiliki oleh Kementerian Agama Kantor Kabupaten Sumedang terdiri dari guru, penyuluh, penghulu dan tenaga administrasi kantor. Tenaga guru seluruhnya berjumlah 5.486 orang, yang terdiri atas : guru RA/BA 98 orang, guru MI 683 orang, guru MTs 774 orang, guru MA 145 orang, guru Pendidikan Agama Islam 1.602 orang, pesantren Salafiyah 36 orang, penyetaraan 86 orang dan pengawas berjumlah 6 orang. Dari jumlah tersebut, guru PNS yang telah bersertifikasi berjumlah 1.550 orang, sedangkan guru non PNS berjumlah 2.929 orang. Pada sector lainnya, jumlah tenaga penyuluh Agama Islam sebanyak 292 orang, sedangkan jumlah pegawai tenaga administrasi adalah 625 orang pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang dan 238 orang pada KUA kecamatan.
23
Di Kabupaten Sumedang, terdapat beberapa aspek yang perlu dijadikan dasar pertimbangan bagi perumusan strategi yang tepat dalam membangun kehidupan spiritual masyarakat, yaitu : a. Kabupaten Sumedang dikenal sebagai daerah yang memiliki keberagaman etnis, budaya dan bahasa sesuai dengan posisi geografis Kota Sumedang yang berada diantara 4 kota pasundan yaitu Bandung, Cirebon, Garut dan Subang yang memiliki corak dan ciri khas budaya masing- masing. b. Daerah wisata pendidikan Jatinangor sebagai pusat pendidikan berskala nasional dengan mahasiswa yang datang dari berbagai penjuru nusantara atau bahkan mancanegara dapat membuka peluang terwujudnya transformasi budaya. c. Masyarakat Kabupaten Sumedang memiliki sifat yang ramah, terbuka dan demokratis sangat memungkinkan bagi tumbuh kembangnya berbagai aliran/ajaran keagamaan di Kabupaten Sumedang. Potret dan Peta Budaya selintas seperti ini, tentu menuntut kearifan local berbasis agama yang dikelola oleh institusi yang berwenang yakni Kementerian Agama sebagai salah satu Kementerian perjuangan yang berakar dari sifat dasarkarakteristik masyarakat sesuai dengan realisasi dan komitmen dari penjabaran idologi Pancasila dan UUD 1945. Dalam hal ini, Kementerian Agama Kantor Kabupaten Sumedang dengan segenap potensi yang dimilikinya dituntut untuk mampu melaksanakan pembangunan keagamaan
secara
Kabupaten Sumedang.
optimal sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masyarakat
24
3.5 Visi dan Misi 3.5.1 Visi Visi
Kementerian
Agama
Kabupaten
Sumedang
adalah
“Terwujudnya
Masyarakat Sumedang yang Agamis, Cerdas dan Demokratis”. 3.5.2 Misi Sejauh dengan visi dimaksud, misi Kementerian Agama Kabupaten Sumedang adalah : a. Meningkatkan kualitas SDM aparatur Departemen Agama Kantor Kabupaten Sumedang. b. Meningkatkan kualitas pelayanan penyelenggaraan haji. c. Meningkatkan fungsi dan peran penyelenggara zakat / wakaf lebih professional, amanah dan transparan. d. Meningkatkan
kualitas
pembinaan
dan
bimbingan dan pelayanan kehidupan
beragama. e. Meningkatkan nilai-nilai keimanan melalui pembinaan, penyuluhan dan dakwah. f. Peningkatan kualitas SDM para santri. g. Meningkatkan kualitas pendidikan pada jenjang RA dan Madrasah serta Pendidikan Agama Islam pada sekolah umum jenjang tingkat dasar dan menegah serta SLB.
3.6 Tujuan a. Meningkatkan
pengetahuan
dan
kemampuan
Aparatur
Kabupaten Sumedang. b. Meningkatkan kualitas mental dan etos kerja pegawai. c. Meningkatkan pelayanan penyelenggaraan Ibadah Haji.
Departemen
Agama
25
d. Meningkatkan peran KBIH dan IPHI dalam mendukung penyelenggaraan Ibadah Haji. e. Meningkatkan kualitas dan peran lembaga pengelola zakat dan wakaf. f. Meningkatkan tertib administrasi zakat dan wakaf. g. Meningkatkan pemahaman, pengelolaan dan pemberdayaan zakat dan wakaf. h. Meningkatkan kualitas Lembaga Urusan Agama Islam. i. Meningkatkan kualitas pelayanan urusan agama Islam kepada masyarakat. j. Meningkatkan kualitas kerukunan dan kehidupan beragama di masyarakat. k. Meningkatkan kualitas dan peran lembaga penerangan agama Islam. l. Meningkatkan kualitas dan peran SDM di bidang penerangan agama Islam. m. Meningkatkan Ukhuwak Islamiyah melalui silaturahmi dan dialog keagamaan. n. Meningkatkan
nilai-nilai
keianan
masyarakat
Kabupaten
Sumedang
melalui
pembinaan, penyuluhan dan dakwah. o. Meningkatkan kualitas dan peran lembaga pendidikan Pesantren dan Madrasah Diniyah. p. Meningkatkan kualitas tenaga kependidikan Pesantren dan Madrasah Diniyah. q. Meningkatkan
kualitas
penyelenggaraan
pendidikan
pesantren dan Madrasah
Diniyah. r. Meningkatkan kesejahteraan pendidikan dan tenaga kependidikan Pesantren dan Madrasah Diniyah. s. Meningkatkan kualitas dan peran lembaga pendidikan Madrasah dan kependidikan Islam. t. Meningkatkan kualitas tenaga kependidikan Madrasah dan Kependidikan Islam.
26
u. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan Madrasah dan Kependidikan Islam. v. Meningkatkan kesejahteraan pendidik dan tenaga kependidikan Madrasah dan Kependidikan Islam.
3.7 Sasaran Sasaran Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang adalah : a.
Meningakatnya kualitas pendidikan / pelatihan / pembinaan SDM aparatur.
b.
Meningkatnya kualitas kompetensi pegawai sesuai tupoksisnya masing- masing.
c.
Terwujudnya sikap, motivasi dan etos kerja paratur yang mampu mendukung peningkatan kinerja.
d.
Meningkatnya ketersediaan sarana dan prasarana.
e.
Tersedianya standar pelayanan minimal.
f.
Tersedianya standar pelayanan operasional.
g.
Tercapainya integritas aparatur dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan.
h.
Meningkatnya kualitas pengelolaan data dan informasi haji.
i.
Meningkatnya sarana dan prasarana penyelenggaraan ibadah haji.
j.
Meningkatnya kualitas pembinaan pelaksanaan ibadah haji.
k.
Meningkatnya kualitas penyelenggaraan ibadah haji.
l.
Meningkatnya koordinasi antar Kankemenag, KBIH dan IPHI.
m. Meningkatnya pembinaan lembaga pengelola zakat dan wakaf. n.
Meningkatnya kualitas bimbingan dan penyuluhan zakat dan wakaf.
o.
Tercapainya kepastian hukum dari tanah wakaf.
27
p.
Meningkatnya pengelolaan dan pemberdayaan zakat dan wakaf.
q.
Meningkatnya pembinaan lembaga Urusan Agama Islam.
r.
Meningkatnya sarana dan prasaran lembaga Urusan Agama Islam.
s.
Meningkatnya kualitas pelayanan Urusan Agama Islam kepada masyarakat.
t.
Meningkatnya bimbingan dan pembinaan masyarakat di bidang Urusan Agama Islam.
u.
Meningkatnya pembinaan lembaga penerangan agama Islam.
v.
Meningkatnya kualitas dan peran penyuluh, amil ulama dan tokoh masyarakat.
w. Meningktanya sarana dan prasarana lembaga penerangan agama Islam. x.
Meningkatnya silaturahmi dan dialog keagamaan.
3.8 Kebijakan a. Meningkatkan kualitas kompetensi aparatur dalam rangka mewujudkan good government di lingkungan pemerintah. b. Meningkatkan
iman
dan
takwa
masyarakat
pemeluk
agama
yang
lebih
dianugerahkan kepada terciptanya kerukunan antar umat beragama dalam rangka menciptakan suasana tentram dan damai. c. Meningkatkan kualitas pelayanan di bidang keagamaan kepada masyarakat. d. Meningkatkan peran alim ulama dan tokoh masyarakat melalui dakwah dan pendidikan untuk mencapai masyarakat yang cerdas dan demokratis dengan suasana yang sejuk. e. Memelihara kerukunan umat beragama. f. Meningkatkan kualitas pelayanan penyelenggaraan haji dan umrah. g. Meningkatkan sarana dan prasarana yang dapat menunjang kualitas pelayanan prima kepada masyarakat.
28
3.9 Program a. Pembinaan kerukunan hidup umat beragama. b. Pembinaan administrasi kepegawaian. c. Pembinaan administrasi keuangan dan BMN. d. Pelayanan perkantoran. e. Pembinaan Administrasi Perencanaan. f. Data dan Informasi Perencanaan. g. Penyusunan / pengumpulan / pengolahan / updating / analisis data. h. Penyusunan dokumen rencana kerja dan anggaran. i. Penyusunan program dan rencana kerja. j. Penyusunan RKAKL dan DIPA. k. Pembinaan administrasi umum. l. Penyelenggaraan perpustakaan / kearsipan / dokumentasi. m. Akuntasnsi keuangan Negara dan IKN. n. Penyusunan program dan rencana kerja teknis. o. Penyelenggaraan humas dan pemberitaan.
29
BAB IV ANALISIS PERANCANGAN
4.1 Analisi Sistem Analisis sistem yaitu suatu proses penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian
komponen
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasi
dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi pada kebutuhankebutuhan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikannya.
4.1.1 Deskripsi Masalah Berdasarkan analisa yang penulis lakukan dan diskusi dengan pembimbing kerja praktik, masalah yang ada dalam pengarsipan surat adalah dalam mencatatan identitas surat seperti nomor surat, tanggal surat, keterangan surat, dan lain-lain yang masih ditulis dalam kertas, sehingga kinerja pencatatan tidak efektif dan efisien. Perubahan sistem pencatatan arsip surat dari penulisan diatas kertas ke dalam sistem
komputerisasi
diharapkan
bisa
meminimalisir
kesalahan
pencatan
dan
menghindari bila terjadi kerusakan pada buku pencatatan.
4.1.2 Pemecahan Masalah Sebagaimana pendeskripsian masalah-masalah yang telah dipaparkan di atas, maka solusi yang ditawarkan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut adalah sebagaia berikut: 1. Untuk memudahkan dalam proses pencatatan arsip surat, menyimpanan arsip surat dan pelaporan arsip surat dengan menggunakan sistem komputerisasi. 2. Memastikan mengaksesnya.
data
tersimpan
secara
aman
dan
tidak
semua
orang
bisa
30
4.1.3 Sistem yang Diharapkan Sistem yang dirancang harus dapat memenuhi kebutuhan user seperti yang telah dipaparkan dalam poin-poin diatas. Namun sistem yang benar-benar diharapkan untuk menyelesaikan permasalahan dalam pengarsipan surat di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang ini diantaranya : 1. Sistem yang baru dapat menggantikan sitem lama, menjadi sistem berbasi desktop. 2. Sistem yang baru harus mampu mengoptimalkan kinerja dalam pengarsipan surat. 3. Sistem yang baru harus lebih secure dari sistem yang lamu, agar tidak setiap orang bisa mengaksesnya, apalagi merubahnya.
4.2 Perancangan Sistem 4.2.1 Use Case Diagram Pada bagian use case diagram ini menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh aplikasi yang akan dibangun dan siapa saja yang akan berinteraksi dengan aplikasi. Use case diagram menjadi aktifitas pengguna. Login input «extends» edit «extends» «extends» Menu Surat Masuk «extends» delete report
«extends» «extends» «extends» Menu Surat Keluar «extends»
input edit delete report
Pegawai Tata Usaha Menu Inventaris Barang
«extends» «extends» «extends» «extends»
input edit delete report
Exit
Gambar 4.1 Rancangan Use Case Diagram
31
4.2.2 Skenario Use Case A. Use Case Login Nomor
: KP001
Nama Use Case : Login Aktor
: Pegawai Tata Usaha
Tujuan
: Untuk masuk menu utama, terlebih dahulu memasukan username dan password.
Kondisi awal
: Pegawai tata usaha belum masuk dalam menu utama.
Kondisi akhir
: pengguna telah masuk menu utama aplikasi. Table 4.1 Skenario Use Case Login
SKENARIO USE CASE LOGIN Main Flow Event Actor Action 1. Pegawai tata usaha username dan password.
Application Response memasukan 1. Aplikasi mengecek username dan password.
autentifikasi
B. Use Case Menu Surat Masuk Nomor
: KP002
Nama Use Case : Menu Surat Masuk Aktor
: Pegawai Tata Usaha
Tujuan
: Untuk
menginput, mengedit, mendelet dan mengeprint
laporan surat masuk. Kondisi awal
: Pegawai tata usaha belum mengolah data surat masuk.
Kondisi akhir
: Pegawai tata usaha telah mengolah data surat masuk.
32
Table 4.2 Skenario Use Case Menu Surat Masuk
SKENARIO USE CASE MENU SURAT MASUK Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Pegawai tata usaha bisa menginput, 1. Aplikasi menyimpan data surat mengedit, mendelet dan menampilkan masuk, mengedit data surat masuk, data surat masuk. mendelet data surat masuk dan menampilkan daftar surat masuk. 2. Pegawai tata usaha memilih tombol 2. Aplikasi print untuk mengeprin laporan surat masuk. masuk.
mencetak
laporan
surat
C. Use Case Menu Surat Keluar Nomor
: KP003
Nama Use Case : Menu Surat Keluar Aktor
: Pegawai Tata Usaha
Tujuan
: Untuk
menginput, mengedit, mendelet dan mengeprint
laporan surat keluar. Kondisi awal
: Pegawai tata usaha belum mengolah data surat keluar.
Kondisi akhir
: Pegawai tata usaha telah mengolah data surat keluar.
Table 4.3 Skenario Use Case Menu Surat Keluar
SKENARIO USE CASE MENU SURAT KELUAR Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Pegawai tata usaha bisa menginput, 1. Aplikasi menyimpan data surat mengedit, mendelet dan menampilkan keluar, mengedit data surat keluar, data surat keluar. mendelet data surat keluar dan menampilkan daftar surat keluar. 2. Pegawai tata usaha memilih tombol 2. Aplikasi print untuk mengeprin laporan surat keluar. keluar.
mencetak
laporan
surat
33
D. Use Case Menu Inventaris Barang Nomor
: KP004
Nama Use Case : Menu Inventaris Barang Aktor
: Pegawai Tata Usaha
Tujuan
: Untuk
menginput, mengedit, mendelet dan mengeprint
laporan barang inventaris. Kondisi awal
: Pegawai tata usaha belum mengolah data inventaris.
Kondisi akhir
: Pegawai tata usaha telah mengolah data barang inventaris.
Table 4.4 Skenario Use Case Menu Inventaris Barang
SKENARIO USE CASE MENU INVENTARIS BARANG Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Pegawai tata usaha bisa menginput, 1. Aplikasi menyimpan data barang mengedit, mendelet dan menampilkan inventaris, mengedit data barang data barang inventaris. inventaris, mendelet data barang inventaris dan menampilkan daftar barang inventaris. 2. Pegawai tata usaha memilih tombol 2. Aplikasi mencetak print untuk mengeprin laporan barang inventaris. inventaris.
laporan
barang
E. Exit Nomor
: KP005
Nama Use Case : Exit Aktor
: Pegawai Tata Usaha
Tujuan
: Untuk keluar dari aplikasi.
Kondisi awal
: Pegawai tata usaha belum masuk dalam menu utama.
Kondisi akhir
: pengguna telah masuk menu utama aplikasi.
34
Table 4.5 Skenario Use Case Exit
SKENARIO USE CASE EXIT Main Flow Event Actor Action 1. Pegawai aplikasi.
tata
usaha
Application Response keluar
dari 1. Aplikasi akan keluar .
4.2.3 Activity Diagram Perancangan activity diagram menggambarkan berbagai alir aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
login
login sukses
surat masuk
surat keluar
login gagal
inventaris barang
finish
4.2 Rancangan Activity Diagram
35
4.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Setelah merancang DFD, akan dilanjutkan dengan perancangan E-RD (Entitas Relationship Diagram). ERD merupakan metode untuk merancang database secara sistematis yang berisi komponen-komponen. Himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing- masing dilengkapi dengan atribut. Nama_brg
Jmlh_brg username
Id_brg
keadaan
password
Id_user
Barang
Laporan Inventaris Baran
n
1
Petugas Tata Usaha 1
No_sm
pengirim
Id_sm
tgl_masuk
n
Surat Masuk
Id_sk
n no_sk
Surat Keluar penerima
tgl_keluar
Gambar 4.3 Perancangan ERD
4.2.5 Struktur Tabel Struktur tabel merupakan kumpulan tabel yang menyusun basis data, tabel tersusun atas sejumlah record dan sebuah record mengandung sejumlah field, sebuah field disimpan dalam bentuk kumpulan bit. Struktur tabel dari sistem informasi ini adalah : 1. Tabel user Tabel 4.6 Struktur Tabel User
No
Nama Field
Tipe Data
Panjang
1
Username
Varchar
20
2
Password
Varchar
20
36
a. Username
: berfungsi untuk menyimpan username user.
b. Password
: berfungsi untuk menyimpan password user.
2. Tabel surat_masuk Tabel 4.7 Struktur Tabel Surat Masuk
No
Nama Field
Tipe Data
Panjang
1
Kode_masuk
Varchar
3
2
No_masuk
Varchar
3
3
Nama_masuk
Varchar
50
4
Tanggal_masuk
Varchar
10
a. Kode_masuk
: berfungsi untuk menyimpan kode surat yang masuk.
b. No_masuk
: berfungsi untuk menyimpan nomor surat yang masuk.
c. Nama_masuk
: berfungsi untuk menyimpan nama instansi pada surat masuk.
d. Tanggal_masuk : berfungsi untuk menyimpan tanggal surat masuk.
3. Tabel surat_keluar Tabel 4.8 Struktur Tabel Surat Keluar
No
Nama Field
Tipe Data
Panjang
1
Kode_keluar
Varchar
3
2
No_keluar
Varchar
3
3
Nama_keluar
Varchar
50
4
Tanggal_keluar
Varchar
10
a. Kode_keluar
: berfungsi untuk menyimpan kode surat yang keluar.
b. No_keluar
: berfungsi untuk menyimpan nomor surat yang keluar.
c. Nama_keluar
: berfungsi untuk menyimpan nama instansi pada surat keluar.
d. Tanggal_keluar : berfungsi untuk menyimpan tanggal surat keluar.
37
4. Tabel inventaris Tabel 4.9 Struktur Tabel Inventaris Barang
No
Nama Field
Tipe Data
Panjang
1
Nama_barang
Varchar
50
2
Kode_barang
Varchar
3
3
Jumlah_barang
Int
3
4
Keadaan_barang
Varchar
10
a. Nama_barang
: berfungsi untuk menyimpan nama barang inventaris.
b. Kode_barang
: berfungsi untuk menyimpan kode barang inventaris.
c. Jumlah_barang
: berfungsi untuk menyimpan jumlah barang inventaris.
d. Keadaan_barang
: berfungsi untuk mendefinisikan keadaan barang inventaris.
4.3 Perancangan Antar Muka 4.3.1 Menu Login Saat pertama kali dijalankan, aplikasi akan langsung memunculkan form login, sehingga user diharuskan memasukkan username dan password untuk dapat masuk dalam aplikasi. Bila username dan password tidak cocok, maka user tidak dapat mengakses aplikasi. Hal ini dilakukan agar tidak setiap orang bisa mengakses aplikasi. Login Aplikasi Pengarsipan Suran Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang Username Password OK
Cancel
Gambar 4.4 Perancangan Antar Muka Menu Login
38
4.3.2 Menu Utama Perancangan tampilan pada menu utama tidak jauh berbeda dengan tampilan aplikasi pada umumnya. Pada menu utama ini terdiri dari beberapa menu, diantaranya: 1. Surat Masuk Menu ini digunakan bila akan mencatat surat yang berasal dari instansi luar yang diterima oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang. 2. Surat Keluar Menu ini digunakan untuk mencatat surat yang akan diedarkan dari Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang ke instansi luar. 3. Inventaris Barang Menu ini digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris yang ada di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang. 4. Laporan Menu melihat laporan dari surat yang telah diinputkan. Berupa laporan data surat masuk, surat keluar dan inventaris barang. 5. About Menu ini menampilkan keterangan aplikasi dibuat. Aplikasi Pengarsipan Surat Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang Surat Masuk
Surat Keluar
Inventaris Barang
Laporan
About
Gambar 4.5 Perancangan Antarmuka Menu Utama
39
4.3.3 Menu Input Surat Masuk Bila user memilih menu Surat Masuk, maka user diperkenankan untuk menginputkan
identitas
surat
yang
diterima
oleh Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Sumedang. Data yang diinputkan berupa nomor surat, kode surat, tanggal surat dan instansi pengirim. Surat Masuk
Nomor Surat Kode Surat Tanggal Surat
Tambah Bersih
Instansi Pengirim
Gambar 4.6 Perancangan Antarmuka Input Surat Masuk
4.3.4 Menu Input Surat Keluar Bila user memilih menu Surat Keluar, maka user diperkenankan untuk menginputkan identitas surat yang akan diedarkan oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang ke instansi maupun ke perorangan. Data yang diinputkan berupa nomor surat, kode surat, tanggal surat dan instansi penerima. Surat Keluar
Nomor Surat Kode Surat Tanggal Surat
Tambah Bersih
Instansi Penrima
Gambar 4.7 Perancangan Antarmuka Input Surat Keluar
40
4.3.5 Menu Input Inventaris Barang Bila user memilih menu Inventaris Barang, maka user diperkenankan untuk menginputkan barang yang dimiliki oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang. Data yang diinputkan berupa nama barang, kode barang, jumlahdan keadaan barang. Inventaris Barang
Nama Barang Kode Barang Jumlah
Tambah Bersih
Keadaan
Gambar 4.8 Perancangan Antarmuka Input Barang Inventaris
41
BAB V IMPLEMENTASI
Implementasi aplikasi adalah tahap peletakan dan penyesuaian aplikasi berdasarkan analisis dan perancangan supaya dapat dioperasikan dengan baik. Dalam menjalankan implementasi “Aplikasi Kementerian Agama
Pengarsipan Surat dan Inventaris
Barang
di Kantor
Sumedang” ini ada beberapa tahapan yang harus dilalui
diantaranya: 1. Persiapan aplikasi 2. Pengoperasian aplikasi 3. Pengujian aplikasi
5.1 Persiapan Aplikasi Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mempersiapkan aplikasi terlebih dahulu. Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan adalah sebagai berikut: 5.1.1 Spesifikasi Perangkat Keras Hardware
pendukung
yang
mempunyai spesifikasi sebagai berikut: a. Processor Intel Pentium 4 b. RAM 1 Gb c. Monitor LCD 14 inch d. Keyboard 86 key dan mouse USB e. Printer
dipakai
selama
pembuatan
aplikasi
42
5.1.2 Spesifikasi Perangkat Lunak Dalam aplikasi ini , perangkat lunak yang digunakan adalah : a. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate b. Java 1.6.0 c. Oracle Database 10g Express Edition d. XPS Viewer
5.2 Pengoperasian Aplikasi 5.2.1 Splash Screen Saat pertama menjalankan aplikasi, pertama kali muncul adalah splash screen. Berupa animasi sederhana sebelum aplikasi dijalankan. Pada splash screen ini menampilkan gambar logo kementerian agama dan nama aplikasi.
Gambar 5.1 Splash Screen
5.2.2 Tampilan Login Setelah tampilan splash screen selesai, alur program akan mengarahkan pada menu login. Sehingga user diharuskan memasukkan username dan password yang valid untuk bisa mengakses aplikasi.
Gambar 5.2 Tampilan Login
43
5.2.3 Tampilan Menu Utama Setelah menginputkan username dan password yang valid, maka program langsung mengarahkan ke menu utama. Dimana menu utama sebagai berikut.
Gambar 5.3 Tampilan Menu Utama
Interface yang disajikan sesuai dengan rancangan design, menu utama terdiri dari menu Surat Masuk, Surat Keluar, Inventaris Barang, Report dan About. 1. Menu Surat Masuk, terdiri dari : a. Input Surat Masuk. b. Edit Surat Masuk. c. Daftar Surat Masuk. 2. Menu Surat Keluar, terdiri dari : a. Input Surat Keluar. b. Edit Surat Keluar. c. Daftar Surat Keluar.
44
3. Menu Inventaris Barang, terdiri dari : a. Input Inventaris Barang. b. Edit Inventaris Barang. c. Daftar Inventaris Barang. 4. Report, terdiri dari : a. Print Laporan Surat Masuk. b. Print Laporan Surat Keluar. c. Print Laporan Inventaris Barang. 5. About, menjelaskan info tentang apliksi pengarsipan.
5.2.4 Tampilan Menu Input Surat Masuk
Gambar 5.4 Tampilan Menu Input Surat Masuk
Pada saat memilih input surat masuk,
maka kita diperkenankan untuk
menginputkan detail surat yang ditujukan kepada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang. Detail surat berupa nomor surat, kode surat, nama instansi pengirim dan tanggal surat.
45
5.2.5 Tampilan Menu Input Surat Keluar
Gambar 5.5 Tampilan Menu Input Surat Keluar
Pada menu input surat masuk, maka kita diperkenankan untuk menginputkan detail surat yang dikeluarkan oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang. Detail surat berupa nomor surat, kode surat, nama instansi tujuan dan tanggal surat.
5.2.6 Tampilan Menu Input Inventaris Barang Pada
menu
input
inventaris
barang,
maka
kita
diperkenankan
untuk
menginputkan barang-barang apa saja yang dimiliki oleh Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang.
Gambar 5.6 Tampilan Menu Input Inventaris Barang
46
5.3 Pengujian Aplikasi Pengujian yang akan digunakan
untuk menguji kualitas Sistem Pencatatan dan
Pelaporan Puskesmas adalah metode pengujian
black box. Pangujian black box
berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak, dengan cara melakukan aksiaksi kepada aplikasi, sehingga pengujian ini berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut : fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan kinerja, inisialisasi, dan kesalahan terminasi. Langkah – langkah pengujian yang akan dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Menetapkan semua use case yang akan diuji. 2. Menetapkan tujuan setiap tahap pengujian. 3. Membuat rancangan pengujian dan menentukan kategori hasil pengujian. 4. Mengeksekusi aplikasi Aplikasi Pengarsipan Surat dan Inventaris Barang di Kantor Kementerian Agama Sumedang. 5. Melakukan verifikasi terhadap proses yang terjadi yang mengacu kepada spesifikasi kebutuhan yang telah ditetapkan. 6. Membuat kesimpulan terhadap keseluruhan hasil pengujian 5.3.1 Menetapkan Use Case yang akan diuji Pengujian aplikasi akan dilakukan terhadap use case yang telah didefinisikan pada tahap analisis dan perancangan, yaitu : 1. Use Case Login 2. Use Case Menu Surat Masuk 3. Use Case Menu Surat Keluar 4. Use Case Menu Inventaris Barang 5. Use Case Exit
47
5.3.2 Tujuan Pengujian Tujuan pengujian yang akan dicapai pada pengujian aplikasi ini sebagaimana diperlihatkan pada tabel 5.1 Tabel 5.1 Tujuan Pengujian
Nomor
Use Case
KP001
Login
KP002
Menu Surat Masuk
KP003
Menu Surat Keluar
KP004
Menu Inventaris Barang
KP005
Exit
Tujuan Pengujian Menguji kinerja aplikasi dalam melakukan keamanan aplikasi 1. Validasi Username dan password Menguji kinerja aplikasi dalam mengolah data surat masuk 1. Menambah data surat masuk 2. Mengedit data surat masuk 3. Menghapus data surat masuk 4. Melihat laporan surat masuk 5. Mencetak laporan surat masuk Menguji kinerja aplikasi dalam mengolah data surat keluar 1. Menambah data surat keluar 2. Mengedit data surat keluar 3. Menghapus data surat keluar 4. Melihat laporan surat keluar 5. Mencetak laporan surat keluar Menguji kinerja aplikasi dalam mengolah data barang inventaris 1. Menambah data barang inventaris 2. Mengedit data barang inventaris 3. Menghapus data barang inventaris 4. Melihat laporan barang inventaris 5. Mencetak laporan barang inventaris Menguji kinerja aplikasi untuk mengakhiri proses
5.3.3 Rancangan dan Hasil Pengujian Rancangan dan hasil pengujian yang telah dicapai dari hasil pengujian diperlihatkan pada tabel 5.2
48
Tabel 5.2 Hasil Rancangan Pengujian
Nomor
Kode Uji
Kasus Uji Login,
KP001
KP002
KP003
KP004
KP005
1
memasukan
username
password
Hasil Uji dan Berhasil
2.1
Menambah data surat masuk
Berhasil
2.2
Merubah data surat masuk
Berhasil
2.3
Menghapus data surat masuk
Berhasil
2.4
Melihat laporan surat masuk
Berhasil
2.5
Mencetak laporan surat masuk
Berhasil
3.1
Menambah data surat keluar
Berhasil
3.2
Merubah data surat keluar
Berhasil
3.3
Menghapus data surat keluar
Berhasil
3.4
Melihat laporan surat keluar
Berhasil
3.5
Mencetak laporan surat keluar
Berhasil
4.1
Menambah data barang inventaris
Berhasil
4.2
Merubah data barang inventaris
Berhasil
4.3
Menghapus data barang inventaris
Berhasil
4.4
Melihat laporan barang inventaris
Berhasil
4.5
Mencetak laporan barang inventaris
Berhasil
Exit
Berhasil
5
5.3.4 Evaluasi dan Kesimpulan Terhadap Hasil Pengujian Berdasarkan hasil dari pengujian dengan semua uji kasus seperti yang diperlihatkan pada tabel pengujian 5.2, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pelaksanaan pengujian terhadap Aplikasi Pengarsipan Surat dan Inventaris Barang di Kantor Kementerian Agama Sumedang sesuai dengan spesifikasi pengujian yang telah ditentukan, dan untuk semua uji kasus yang telah dilakukan dinyatakan “Berhasil”.
49
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan Pengarsipan
merupakan proses yang tidak
bisa dianggap
enteng dalam
pelaksanaannya, karena dibutuhkan ketelitian dan keuletan untuk bisa melakukannya. Dengan
kemajuan
teknologi proses
pengarsipan
bisa
dilakukan
dengan
cara
komputerisasi yakni dengan cara memanfaatkan komputer sebagai media pengolahan dan penyimpanannya. Untuk bisa membantu proses pengarsipan, sebelumnya diperlukan tahapan spesipikasi kebutuhan sistem yang akan dibangun. Agar sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan tidak sembarangan. Proses analisa kebutuhan merupakan proses yang sangan penting dalam membangun sistem komputerisai, agar nantinya sistem berjalan sesuai harapan. Sistem yang sudah terkomputerisasi lebih mudah untuk digunakan sehingga proses pengarsipan tidak terlalu menyita waktu dan tenaga. Berbeda dengan sistem yang
dilakukan
dengan
pencatatan
dengan
buku.
Bila
sistem
yang
telah
terkomuterisasi maka user tidak perlu menulis dalam kertas, dan tidak perlu pusing dalam hal pelaporan. Karena dengan menggunakan sistem terkomputerisasi data-data yang telah dimasukan secara otomatis diolah oleh komputer.
50
6.2 Saran Dalam pelaporan kerja praktik ini, penulis menyadari masih belum sempurna. Begitupula dalam pengembangan aplikasi masih banyak yang harus disempurnakan, agar aplikasi dapat menjadi lebih bermanfaat. Maka dari itu dalam pengembangan aplikasi ini perlu mendapat dukungan dari berbagai pihak terutama pihak dari Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sumedang.
