BAB I PENDAHULUAN A.
Latar Belakang Penelitian Di era globalisasi ini, cepatnya perkembangan bisnis di berbagai sektor
membuat persaingan antar perusahaan menjadi semakin tajam. Persaingan usaha yang semakin tajam ini disebabkan oleh banyaknya perusahaan yang bergerak di sektor usaha yang sama dan memproduksi serta menjual barang yang sama. Untuk dapat mempertahankan kelangsungan usahanya perusahaan dituntut untuk bisa mencapai laba yang optimal, namun karena kondisi persaingan yang ketat menyebabkan perusahaan sulit untuk menaikkan penjualannya. Dalam usahanya mencapai laba yang optimal banyak kendala yang harus dihadapi perusahaan, diantaranya adalah besarnya biaya produksi, pembelian perlengkapan yang tidak perlu, tenaga kerja yang terlalu banyak, dan biaya-biaya lainnya. Dengan efisiensi dan efektifitas, biaya-biaya akan berkurang sehingga laba yang didapat akan lebih besar. Efisiensi dan efektifitas harus dilakukan dalam berbagai fungsi pada perusahaan seperti fungsi penjualan, fungsi pembelian, fungsi persediaan, fungsi produksi dan fungsi administrasi. Dalam fungsi administrasi salah satu cara efisiensi adalah dengan membuat sistem administrasi terpusat, dimana seluruh kegiatan administrasi dalam satu grup perusahaan di pusatkan di induk perusahaan atau di tempat yang sudah disepakati. Tujuannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari aktivitas administrasi di dalam perusahaan (back office), memback up semua aktivitas 1
2
administrasi dari fungsi yang lain, sehingga fungsi lain dapat fokus terhadap tugasnya, melakukan penyeragaman administrasi setiap transaksi unit bisnis dan tentu saja penghematan biaya administrasi di dalam perusahaan. Kegiatan administrasi yang dilakukan secara terpusat ini tentu saja membawa banyak keuntungan, namun juga dapat menimbulkan masalah jika kegiatan yang dilakukan menyalahi prosedur, tingginya aktivitas administrasi dalam satu bagian memungkinkan terjadi penyelewengan jika pengawasannya kurang optimal, keterlambatan proses pembayaran kepada unit bisnis yang dapat menghambat kegiatan operasional, keterlambatan pembayaran kepada vendor yang dapat mengakibatkan hilangnya kepercayaan supplier dan mempengaruhi nama baik perusahaan. Laporan keuangan yang kurang valid akibat sistem administrasi yang buruk, bahkan efisiensi yang menjadi tujuan pihak perusahaan tidak akan tercapai akibat tingginya overtime dari karyawan. Untuk pemberlakuan sistem administrasi terpusat harus dijaga agar berjalan secara efektif dan efisien. Maka sangat diperlukan adanya pengawasan secara terus-menerus. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan menerapkan pengendalian intern yang ketat untuk memastikan semua proses berjalan sesuai dengan prosedur dan tidak terdapat penyimpangan, selain itu dilakukan evaluasi secara terus menerus untuk mengetahui proses-proses yang harus diperbaiki, proses apa yang tidak perlu dilakukan atau harus ditambahkan sehingga sistem administrasi yang berjalan efektif dan efisien. Dalam perusahaan terjadi perdebatan tentang bagaimana
melanjutkan
sistem terbaik dengan perkembangan insfrasutruktur baru yang diperlukan untuk
3
menghubungkan antar bisnis unit dalam induk perusahaan. Suatu inovasi baru untuk memperoleh efisiensi adalah dengan pendirian Shared Service Center (SSC) atau Pusat Pelayanan Bersama. Pendirian Shared Service Center (SSC) dapat dilihat sebagai jenis yang baru dari sumber pengaturan yang memiliki dampak jangka panjang dan strategi yang menyatakan bahwa pelayanan bersama seperti ini merupakan strategi kolaboratif dimana Bisnis Unit dari fungsi bisnis yang ada dapat berkonsentrasi kepada kelanjutan bisnis mereka untuk penemuan hal yang baru, Bisnis Unit juga memiliki struktur manajemen yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi, nilai generasi, penghematan biaya dan peningkatan layanan bagi costumer internal maupun costomer eksternal perusahaan dan bisnis unit. Shared Service Center (SSC) adalah merupakan suatu unit yang terpisah yang akuntabel dalam satu entitas organisasi, digunakan untuk mempersatukan kegiatan dan menyediakan layanan tertentu yang telah ditetapkan untuk unit operasional dalam bentuk interorganisasi perusahaan berdasarkan kondisi yang disepakati. Shared Service Center (SSC) sangat cocok untuk administrasi terpusat seperti dalam praktek saat ini masing-masing Bisnis Unit mengembangkan dan memelihara sistem dan pelayanan sendiri. Dengan mempersatukan pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan layanan, biaya dapat dibagi kepada masing-masing Bisnis Unit. Shared Service Center (SSC) bukan merupakan bisnis seperti biasa (Bergeron, 2003) dan berbeda dari model terpusat dan model outsourcing (Ulbrich, 2003). Posisi dari Shared Service Center (SSC) berbeda dengan model terpusat dan outsourcing skematis. 3
4
Shared Service Center (SSC) dapat digunakan untuk berbagi layanan antar departemen dalam suatu bisnis unit atau antar bisnis unit. Pada jenis pertama SSC dapat disebut SSC intra company dan yang jenis kedua disebut SSC Inter Company. Perusahaan PT Astra Otoparts Tbk memiliki beberapa Bisnis Unit, dengan dibangunakan Shared Service Center (SSC) dapat menangkap manfaat dari sentralisasi dan desentralisasi. Stakeholder memiliki kebutuhan yang berbeda dan harapan mengenai apa yang harus dicapai dengan adanya SSC. Shared Service Center (SSC) harus dapat melayani berbagai pelanggan dan harus memenuhi berbagai kebutuhan mereka. Pengenalan SSC adalah keputusan penting pada tingkat strategis. Ini menjelaskan keputusan jangka panjang dengan kompleksitas dan risiko yang signifikan. Shared Cervice Center (SSC) dipandang sebagai jenis tertentu pengaturan sumber antara banyak klien dan satu penjual intern. Makalah ini membahas konsep Shared Service Center (SSC) dengan menyelidikan studi kasus dan menganalisa motif pendirian SSC, mengetahui tentang efektifitas dan efisiensi dalam operasional Shared Service Center (SSC) dan membandingkan pengendalian intern sebelum dan sesudah perusahaan mendirikan SSC. Berdasarkan uraian di atas serta pertimbangan penulis tertarik untuk melakukan penulisan skripsi dengan judul “Analisis Motif Pendirian Pusat Pelayanan Bersama ( Shared Service Center ) pada PT. Astra Otoparts Tbk”
5
B.
Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah maka permasalahan yang dibahas dapat
dirumuskan sebagai berikut: 1.
Apa motif PT. Astra Otoparts Tbk dalam mendirikan Shared Service Center (SSC)bagian Finance and Accounting Invoice & Payment?
2.
Apakah Proses Operasional pembayaran terpusat dari Shared Service Center (SSC) bagian Finance and Accounting Invoice & Payment telah berjalan efektif dan efisien pada PT. Astra Otoparts Tbk ?
3.
Bagaimana perbedaan pengendalian internal sebelum dan sesudah didirikannya Shared Service Center (SSC)bagian Finance and Accounting Invoice & Payment PT. Astra otoparts Tbk ?
C.
Tujuan dan Kontribusi Penelitian
1.
Tujuan Penelitian a.
Untuk mengetahui motif PT. Astra Otoparts Tbk dalam mendirikan Shared Service Center (SSC) bagian Finance and Accounting Invoice & Payment.
b.
Untuk mengetahui
Proses Operasional pembayaran terpusat dari
Shared Service Center (SSC) bagian Finance and Accounting Invoice & Payment telah berjalan dengan efektif dan efisiensi pada PT. Astra Otoparts Tbk. c.
Menganalisis perbedaan pengendalian internal sebelum dan sesudah didirikannya Shared Service Center (SSC) bagian Finance and 5
6
Accounting Invoice & Payment pada PT. Astra Otoparts Tbk. 2.
Kontribusi Penelitian Sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini, maka kontribusi yang
diharapkan dapat diperoleh adalah: a.
Bagi Perusahaan Penelitian ini akan memberikan suatu gambaran yang jelas akan pentingnya prosedur dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan evaluasi diri dan mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki prosedur yang ada saat ini.
b.
Bagi Pembaca Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan kajian ataupun study komparatif dalam mengevaluasi prosedur pembayaran perusahaan pada umumnya. Melalui penelitian ini diharapkan pembaca dapat memperoleh masukan yang berarti dalam mengimplementasikan ilmu yang telah dipelajari.
c.
Bagi Penulis Penelitian ini akan menambah ilmu penulis, khususnya mengenai aspek pengendalian dalam hal prosedur pembayaran, dan meimplementasikan ilmu yang telah dipelajari
