BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Kegagalan pengembangan proyek IT dalam sebuah bank realitanya dapat
memberikan pengaruh besar terhadap kelangsungan bisnis bank tersebut. Kegagalan IT dari segi teknologi maupun kegagalan Manajemen Information System dari segi penyediaan data dan informasi, terbukti dapat meningkatkan buruknya pengambilan keputusan strategis serta tingginya resiko operasional seperti perbedaan angka laporan, kesulitan melakukan rekonsiliasi antar rekening, dan sebagainya. Dampak akhirnya adalah menurunnya reputasi dan kepercayaan nasabah terhadap bank, yang selanjutnya diikuti dengan pindahnya nasabah ke bank lain dan hilangnya kesempatan bank memperoleh keuntungan. Untuk menghindari hal tersebut maka harus dipastikan bahwa produk yang dihasilkan dalam sebuah proyek pengembangan IT telah memenuhi standar kualitas produk dan informasi. Kualitas produk IT dicirikan dengan terpenuhinya spesifikasi yang diinginkan oleh customer (dalam hal ini user internal perusahaan), sedangkan kualitas informasi dicirikan dengan penyediaan data dan informasi yang benar dan up to date. Bank XYZ adalah salah satu bank di Indonesia yang memiliki concern cukup tinggi terhadap perkembangan dan penggunaan IT dalam proses bisnisnya. Salah satunya dibuktikan dengan munculnya Bank XYZ sebagai bank pionir yang memperkenalkan jasa ATM di jajaran perbankan nasional pada tahun 1987. Kini
1
2
IT department di bank ini telah menjadi bagian dari jantung perusahaan yang memegang peranan besar khususnya dalam mendukung kegiatan strategis dan operasional bank. Sejalan dengan hal ini, tuntutan akan pemanfaatan IT secara maksimal juga semakin besar. Dewasa ini, pemanfaatan Corporate Information System menyebabkan sejumlah permintaan akan penyediaan sistem analisa informasi yang cepat, tepat, dan berkesinambungan bagi para pengambil keputusan semakin meningkat. Tujuan akhirnya sangat jelas, yakni bagaimana analisa informasi yang dihasilkan sistem dapat mendukung pengambilan keputusan yang tepat untuk berbagai strategi bisnis perusahaan. Seperti halnya yang tengah terjadi pada Direktorat Corporate Banking dan Business Banking Bank XYZ. Sebagai dua direktorat utama yang memegang andil besar dalam menyokong aset perusahaan, para pengambil keputusan di dalamnya seringkali mengalami kesulitan khususnya dalam menentukan pricing strategy, cross selling product, serta penentuan pemberian jumlah reward/intensive untuk nasabah dan Account Officer (AO). Pada akhirnya hal ini mempengaruhi performance kedua direktorat yang semakin menurun. Ditelusuri penyebab utamanya adalah karena tidak tersedianya informasi yang memadai dalam mengambil keputusan khususnya informasi mengenai Account Profitability Ratio (APR) dari setiap nasabah. Secara singkat APR dapat diartikan sebagai suatu rasio pengukuran untuk profit yang didapat dari setiap rekening/account yang dimiliki oleh setiap nasabah bank. Kebutuhan informasi mengenai APR ini menjadi sangat penting mengingat adanya behavior yang cukup unik pada Bank XYZ. Pada bank ini setiap nasabah dapat memiliki lebih dari satu nomor rekening/account yang
3
tersebar di beberapa jenis produk. Selanjutnya sejumlah account untuk nasabah yang sama tersebut dapat dimaintain oleh beberapa AO sekaligus. Dengan adanya behavior ini informasi profit yang dibutuhkan tidak lagi cukup hanya sebatas profit per nasabah, namun harus lebih detail yakni profit per account. Dengan APR pada akhirnya perusahaan dapat mengukur potensi pengembalian yang dapat diharapkan dari setiap accountnya. Lebih jauh lagi perusahaan dapat mengambil berbagai keputusan strategi lainnya dengan lebih tepat seperti pricing strategy, cross selling product, dan tentu saja pengukuran performance setiap AO yang menjadi lebih mudah dan realistis. Perlu diketahui saat ini perhitungan APR masih dilakukan secara manual oleh Business Unit terkait yang mengakibatkan tidak standarnya pola perhitungan, tingginya kemungkinan oversight dan human error selama perhitungan, serta lamanya waktu ketersediaan informasi. Semuanya ini yang pada akhirnya menyebabkan sulit didapatkannya data profit dan APR yang benar-benar relevan dan real time. Dengan mempertimbangkan keberadaan data warehouse sebagai lumbung penyimpanan data yang saat ini sudah dimiliki oleh Bank XYZ, sebuah pengembangan aplikasi berbasis Business Intelligence akhirnya dipilih dan diharapkan sebagai solusi tepat yang dapat menjawab seluruh permasalahan kedua direktorat yang telah dijabarkan sebelumnya. Selanjutnya pengembangan aplikasi ini dirangkum dalam sebuah proyek yang kemudian disebut proyek e-CPR (Electronic Customer Profitability Ratio). Jadi secara singkat, proyek e-CPR dapat dijabarkan sebagai suatu proyek pengembangan sistem informasi otomatis berbasis web yang dibuat dengan berdasar pada prinsip-prinsip dasar Business
4
Intelligence. Empat karakteristik utama BI yang digunakan sebagai pegangan dasar dalam pengembangan e-CPR system antara lain: 1. Menyuguhkan beragam informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap user 2. Ketersediaan data yang relevan 3. Memberikan kemudahan akses informasi terbaru dari bisnis yang berjalan serta peluang yang diproyeksikan, juga dapat memenuhi kapabilitas untuk melakukan analisis dan memenuhi permintaan user 4. Dalam BI, sistem pendukung di dalamnya tidak hanya terdiri dari hardware dan software, namun juga terdiri dari suatu proses yang dibuat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik serta untuk menentukan strategi untuk misi dan tujuan ke depan. Beberapa manfaat utama yang diharapkan dapat diperoleh nantinya dari pengembangan e-CPR system ini dijabarkan sebagai berikut: 1. Untuk Account Officer •
Evaluasi pemenuhan minimum ratio APR
•
Memudahkan penentuan pricing strategy untuk nasabah
•
Cross-selling produk yang belum dimanfaatkan
2. Untuk Manajemen •
Memberikan informasi relevan dan up to date mengenai profit dan portfolio per nasabah dan per account
•
Memberikan informasi sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan kredit
•
Mengetahui performance AO aktual (tahun kalender berjalan)
5
•
Memudahkan pengambilan keputusan terutama dalam pemberian insentif dan reward yang dapat diberikan baik ke nasabah maupun Account Officer
3. Untuk Proses Bisnis •
Mengurangi proses administratif yang dilakukan Account Officer
•
Mengurangi kemungkinan oversight dan human error
Pada akhir Oktober 2009 pengembangan e-CPR system telah diselesaikan dan sejak awal November 2009, proyek e-CPR telah memasuki tahap Pilot Implementation yang dimulai dari beberapa cabang besar Bank XYZ. Sejalan dengan masa implementasi ini, penulisan dibuat dengan fokus utama guna mengetahui tingkat efektivitas e-CPR system, melalui pengukuran pengaruh kepuasan penggunaan sistem terhadap produktivitas user serta pengukuran tingkat pemenuhan harapan user dari sistem ini
1.2.
Rumusan Permasalahan Terdapat beberapa permasalahan pokok yang dihadapi oleh Direktorat
Business Banking dan Corporate Banking pada Bank XYZ yaitu proses pengambilan keputusan terkait pricing strategy dan cross-selling product sulit dilakukan. Adapun keputusan yang diambil seringkali terlambat atau bersifat high risk, karena tidak didasarkan pada informasi-informasi yang kuat. Pada akhirnya juga mempengaruhi performance direktorat terkait yang semakin menurun. Permasalahan lain adalah tidak transparannya performance AO dan nasabah sehingga sulit menentukan jumlah reward/intensive yang tepat bagi setiap AO dan nasabah. Pada dasarnya penyebab timbulnya segala permasalahan di atas adalah
6
tidak tersedianya informasi yang relevan mengenai APR (Account Profitability Ratio). Perhitungan APR saat ini masih dilakukan secara manual oleh Business Unit
mengakibatkan
tidak
standarnya
pola
perhitungan
dan
besarnya
kemungkinan oversight serta human error. Selain itu perhitungan APR juga tergolong rumit karena melibatkan integrasi beberapa sistem sekaligus seperti Core Banking, FTP System, dan Fee Based. Hal ini menyebabkan lamanya waktu ketersediaan informasi, padahal pada kenyataannya frekuensi permintaan informasi APR tergolong tinggi dan cepat, karena digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan, baik untuk pricing strategy, crossselling product, maupun melihat performance AO. Permasalahan lainnya adalah sulitnya mendapatkan informasi mengenai portofolio dan profit setiap nasabah pada posisi tertentu. Bilamana ada, data yang didapat masih berupa data mentah yang harus diolah/dihitung manual. Hal ini mengakibatkan performance setiap nasabah yang juga menjadi tidak transparan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibuatlah e-CPR system sebagai solusi sistem yang ditawarkan. Pada akhirnya pihak manajemen perlu mengetahui apakah e-CPR system yang telah dibangun ini telah mendukung pekerjaan dari para pekerjanya dalam meningkatkan produktivitas dan memenuhi kebutuhan mereka. Selain itu perlu juga diketahui bagaimana tanggapan pengguna/user atas sistem ini. Untuk mengakomodir dan menjawab keingintahuan pihak manajemen tersebut maka penelitian ini dilakukan dengan rumusan permasalahan seperti yang digambarkan pada beberapa pertanyaan berikut ini: 1. Apakah ada hubungan antara kepuasan user pada e-CPR system dengan motivasi kerja?
7
2. Apakah ada hubungan antara kepuasan user pada e-CPR system dengan kualitas kerja? 3. Apakah ada hubungan antara kepuasan user pada e-CPR system dengan kecepatan kinerja? 4. Apakah ada hubungan antara kepuasan user pada e-CPR system dengan produktivitas? 5. Apakah ada dampak yang signifikan antara kepuasan user pada e-CPR system dengan motivasi kerja? 6. Apakah ada dampak yang signifikan antara kepuasan user pada e-CPR system dengan kualitas kerja? 7. Apakah ada dampak yang signifikan antara kepuasan user pada e-CPR system dengan kecepatan kinerja? 8. Apakah ada dampak yang signifikan antara kepuasan user pada e-CPR system dengan produktivitas? 9. Hal-hal apa saja yang belum memenuhi harapan user dan harus ditingkatkan dari e-CPR system?
1.3.
Tujuan dan Manfaat Tujuan utama dari proyek e-CPR adalah memberikan suatu solusi sistem
otomasi yang dapat menyediakan analisa informasi yang relevan dan cepat sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan atas pricing strategy, cross selling product, serta penentuan pemberian jumlah reward/intensive untuk
8
nasabah dan Account Officer (AO) dengan tepat. Sedangkan tujuan akhir penulisan ini adalah untuk mengukur dan menganalisa tingkat efektivitas e-CPR system melalui pengukuran besarnya pengaruh kepuasan penggunaan sistem terhadap produktivitas user serta pengukuran tingkat pemenuhan harapan user dari sistem tersebut. Sedangkan dari segi manfaatnya, penulisan ini diharapkan dapat memenuhi beberapa point di bawah ini: 1. Membantu perusahaan dalam me-review dan mengevaluasi e-CPR system yang telah diimplementasi. 2. Memberikan informasi dan hasil temuan serta hubungan antara faktor kepuasan user terhadap sistem dengan produktivitas. 3. Hasil
dari
penelitian
dapat
digunakan
sebagai
referensi
untuk
pertimbangan perbaikan e-CPR system di masa mendatang.
1.4
Ruang Lingkup Ruang lingkup penulisan dibatasi pada pengamatan dan evaluasi proyek
e-CPR tahap I, yang memiliki rincian fungsi dan feature sebagai berikut: I. Analisa Informasi 1. Portfolio 1.1.Portfolio Account Officer Menyediakan informasi outstanding account under manajemen AO yang bersangkutan pada posisi tertentu.
9
1.2.Portfolio Customer Menyediakan informasi outstanding customer atas pemanfaatan produk Bank XYZ pada posisi tertentu. 2. Profitability 2.1.Profitability Account Officer Menyediakan informasi profit dari pemanfaatan produk oleh semua customer yang berada dalam account assignment AO tersebut. 2.2.Profitability Customer Menyediakan informasi profit yang diperoleh dari masing-masing customer berdasarkan pemanfaatan produk Bank XYZ oleh customer tersebut. 3. FTP 3.1.Inquiry FTP Menyediakan informasi Daily Fund Transfer Pricing (FTP) Rate ALM Treasury (Cost Of Fund, Cost For Fund, Liquidity Premium) sesuai jangka waktunya pada posisi tertentu 4. CPR (Customer Profitability Ratio) 4.1.Actual CPR Menyajikan Return On Risk Asset yaitu besarnya persentase keuntungan yang didapat oleh Business Unit terhadap satu Debitur dalam kurun waktu tertentu. 5. Customer Information Menyajikan Basic Customer Data.
10
II. Simulasi Penyediaan aplikasi untuk simulasi perhitungan CPR (CPR Projection). Formulasi dan data yang ditampilkan sama dengan formulasi Actual CPR, namun menyediakan fungsi meng-edit data untuk melakukan simulasi dan remarks yang bisa diinput oleh user menjelaskan data-data simulasi. III. Reporting Menyediakan fasilitas reporting seperti di bawah ini, yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dan jabatan user. 1. Portofolio Account Officer 2. Portofolio Customer 3. Profit per Account Officer 4. Profit per Customer 5. Actual CPR 6. CPR Projection Secara umum pembahasan akan meliputi keseluruhan tahap implementasi dan evaluasi e-CPR system. Fokus dari penulisan ini adalah analisa dan evaluasi sistem dari sisi kepuasan user dan bukan dari sisi teknis. Jadi detail teknis yang digunakan selama proses pengembangan aplikasi tidak akan diikutsertakan dalam penulisan ini. Pengguna dari sistem ini adalah user internal Bank yang berada di bawah manajemen Direktorat Corporate Banking dan Business Banking secara bank wide, sehingga meliputi user internal di Kantor Pusat maupun cabang-cabang di seluruh Indonesia. Pada dasarnya sistem ini digunakan oleh semua level mulai dari Direktur sampai dengan Account Officer dengan total keseluruhan user
11
sebanyak 265 orang. Namun yang perlu menjadi catatan, level user yang dilibatkan dalam penelitian ini hanya dibatasi pada level Branch Manager dan Account Officer dari kedua direktorat, sehingga jumlah populasi yang diambil hanya dari total jumlah Branch Manager dan Account Officer yakni 230 orang. Dikarenakan sistem ini hanya digunakan untuk user internal dan tidak memberi dampak signifikan terhadap kepuasan nasabah, maka evaluasi dan pengukuran efektivitas sistem hanya akan diujicobakan kepada user internal sebagai pengguna langsung sistem ini.
