BAB I PENDAHULUAN
I.1.
Latar Belakang Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam
dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen Sistem Informasi untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Salah satu peranan teknologi informasi bagi perusahaan yang paling nyata adalah semua pekerjaan akan lebih cepat dan akurat. Penerapan teknologi informasi yang efektif akan mengurangi biaya yang tidak diharapkan dan dapat meningkatkan fleksibilitas. Namun hal itu akan sulit terwujud tanpa didukung dengan kesediaan prasarana dan sarana teknologi informasi yang memadai. Sebagaimana perusahaan lain pada umumnya, perusahaan kertas yang berlokasi di Serang-Banten sering mengalami kendala dalam layanan teknologi informasinya, sehingga menghambat proses bisnis perusahaan baik secara parsial maupun keseluruhan. Beberapa masalah yang sering dihadapi adalah tingginya intensitas kerusakan pada beberapa komponen hardware antara lain : kerusakan printer, power supply, Central Processing Unit (CPU), Barcode Scan, jaringan komputer/LAN, monitor dan harddisk. Selanjutnya dari sejumlah masalah yang ditemukan pada Seksi hardware dilakukan wawancara dengan Kepala Seksi terkait untuk menentukan prioritas masalah yang harus diselesaikan lebih dulu. Berdasarkan hasil wawancara, diputuskanlah untuk prioritas penyelesaian masalah pada jaringan komputer. Adapun salah satu hal yang mendasari pemilihan penyelesaian kerusakan jaringan komputer ini adalah karena stabilitas jaringan
komputer
merupakan
salah
satu
penunjang keberhasilan
Key
Performance Indicator (KPI) Information Technology (IT) Hardware Section yaitu Unscheduled Down Time for LAN.
1 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Tabel 1.1. KPI IT Hardware Section Tahun 2014/ 2015 No
KPI Name
UOM
KPI Sign
1
Fixed Cost
USD
Lower Better (-)
2
Cost Saving Contribution
USD Million
Higher Better (+)
3
Internal Customer Satisfaction (IT)
Scale (max 4) Higher Better (+)
4
Percentage Discipline Person in Section %
Higher Better (+)
5
Reduce Overtime Hours
Hour
Lower Better (-)
6
Safety in Section
%
Higher Better (+)
7
Unscheduled Down Time for LAN
Hour
Lower Better (-)
8
Unscheduled Down Time for Server
Hour
Lower Better (-)
(Sumber : Performance Team, 2015) Berdasarkan Tabel 1.1 KPI Unscheduled Down Time for LAN memiliki KPI Sign yaitu Lower Better yang berarti lebih kecil lebih baik. Sehingga hal ini menjadi fokus manajemen untuk menurunkan angka downtime maupun time to repair untuk perbaikan jaringan LAN.
Selain itu ketersediaan data di lapangan cukup mendukung untuk melakukan penelitian mengenai jaringan LAN tersebut. Setelah proses penentuan prioritas masalah selesai dilakukan, selanjutnya dilakukan inventarisasi banyaknya PC diseluruh area perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui jumlah network yang tersambung kepada PC user di setiap area. Data terbaru yang dikumpulkan selama tahun 2015 terdapat sebanyak 1397 PC yang tersebar di seluruh bagian perusahaan.
2 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Tabel 1.2. 2015 KPI Definition & Setting for IT Hardware No
CR (10)
Weight
1
7
15%
2
8
20%
3
7
20%
4
7
20%
5
5
5%
6
5
15%
7
5
5%
KPI Item Controllable Fixed Cost IT Internal Customer Satisfaction Unscheduled Down Time for Server Unscheduled Down Time for LAN Percentage Discipline Person in Section Zero Accident & Asset Loss in Section Control Overtime Hours
Unit /m
KPI Sign Lower Better (-)
2014 Target
2014 Avg
2014 Best
2015 Target
USD
Higher Better (+)
%
Definition (Must be filled)
Benchmark
Control Fixed Cost
SAP
3,99
4
4
95
Quesioner
Quesioner
Lower Better (-)
Hour
40
9
0
35
Downtimer Server Lotus Notes,file Server,Domain IKS in minute
Case
Lower Better (-)
Hour
4
6
0
4
Downtime LAN
Case
Higher Better (+)
%
100
99
100
100
Reduce indiscipliner NLA and K3 to Zero
Safety and Security data
Higher Better (+)
%
100
100
100
100
Accident Inside and Outside in work hour
Safety Section
7
0
0
Reduce overtime
HR Operation
Lower Better (-)
Hour
(Sumber: Performance Team, 2015)
3 http://digilib.mercubuana.ac.id/
7
Berdasarkan Tabel 1.2. KPI Unscheduled Down Time for LAN tahun 2014 tidak tercapai hal ini dikarenakan rata-rata downtime LAN lebih besar dibandingkan target KPI. Dimana target KPI tahun 2014 yaitu 4 Jam per case sedangkan pencapaian melebihi waktu target yakni 6,2 Jam per case. Dengan tanda KPI (KPI sign) adalah lower better (-) yang berarti lebih kecil lebih baik, maka hasil yang diharapkan dari KPI ini adalah bagaimana mencapai hasil penurunan waktu seminimal mungkin dibawah target. Oleh karena itu pada tahun 2015 manajemen tidak menaikan target untuk KPI tersebut. Namun IT Hardware dituntut untuk terus menurunkan Unscheduled Down Time for LAN sehingga tidak mengganggu aktivitas operasional perusahaan. Secara lebih jelas dibawah ini merupakan data frekwensi kerusakan dan lamanya waktu perbaikan LAN dari Januari sampai dengan Desember 2014 : 1.1.1. Data Frekwensi Kerusakan dan Lamanya Waktu Perbaikan Setiap Bulan Selama Tahun 2014. Hasil pengumpulan data frekwensi dan lama waktu perbaikan jaringan komputer yang dilakukan setiap bulan dari Januari sampai dengan Desember 2014, ditunjukan pada Gambar 1.1. 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Jan
Feb
Mar
Apr Freq.
Mei
Jun
Jul
Agust
Sep
Okt
Nop
Des
Mean Time to Repair (Hour)
Gambar 1.1 Grafik Lamanya Waktu Perbaikan Jaringan Komputer Setiap Bulan Tahun 2014 (Sumber : Data Service IT Hardware, 2014) Menghitung MTTR (Mean Time to Repair) : MTTR = Breakdown Time / Breakdown Freq. = 13330 / 36 = 370,3 minute = 6,2 hour per case
4 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Berdasarkan hasil perhitungan MTTR sebagaimana pada Gambar 1.1,
nilai
MTTR paling tinggi terdapat pada bulan Maret yaitu 35 Jam dengan frekwensi kerusakan sebanyak 1 kali. Hal ini dikarenakan time to repair pada bulan tersebut memakan waktu selama 5 hari kerja dengan total waktu 35 Jam = 2100 menit, dengan rincian perhitungan sebagai berikut : 4 hari x 8 Jam kerja ditambah 3 Jam pada hari ke-5. 1.1.2. Data Frekwensi Kerusakan dan Lamanya Waktu Perbaikan Berdasarkan Hardware Selama Tahun 2014. Untuk data lamanya waktu perbaikan jaringan komputer berdasarkan kerusakan komponen hardware ditunjukan pada Gambar 1.2. 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Kabel UTP
Hub Freq.
RJ 45
Mikrotik
LAN Card
Time to Repair (Hour)
Gambar 1.2. Data Lamanya Waktu Perbaikan Jaringan Komputer Berdasarkan Hardware Tahun 2014. (Sumber : Data Service IT Hardware, 2014) Menghitung MTTR (Mean Time to Repair) : MTTR = Breakdown Time / Breakdown Frequencies = 222,2 / 36 = 6,2 hour per case. Gambar 1.2. menunjukan bahwa kerusakan jaringan selama tahun 2014 banyak diakibatkan oleh adanya kerusakan pada kabel UTP (unshielded twisted pair), dengan total waktu perbaikan (time to repair) yaitu 158,1 jam dan frekwensi sebanyak 5 kali. Berdasarkan hasil pencatatan data di lapangan dibutuhkan waktu perbaikan jaringan rata-rata 6,2 jam per kasus.
5 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Data waktu perbaikan diperoleh dengan cara menghitung waktu adanya komplain sampai dengan perbaikan selesai dilakukan atau jaringan komputer dapat berfungsi kembali seperti semula. Dengan demikian berdasarkan hasil wawancara narasumber dalam hal ini Kepala Seksi IT Hardware, ditambah dengan data-data pendukung, maka peneliti mengambil tema penelitian mengenai waktu perbaikan jaringan komputer dengan menggunakan pendekatan PDCA dan Kaizen. Penelitian menggunakan pendekatan PDCA dan Kaizen karena merupakan salah satu konsep yang fokus pada peningkatan area kerja suatu organisasi. Hal ini telah diterapkan dibanyak perusahaan. Menurut Imai, Kaizen merupakan kunci keberhasilan Jepang pada tahun 1986. Dalam sebuah hasil studi Implementasi PDCA dan kaizen diperusahaan kecil-menengah telah berhasil menurunkan lead time, Puvanasvaran (2010). Disamping itu, dalam studi yang lain implementasi PDCA dan Kaizen telah berhasil menaikan FTT (First Time Through) pada suatu proses industri, Islam et al (2013). I.2.
Rumusan Masalah Perumusan masalah dari penelitian ini adalah : 1. Apa faktor-faktor penyebab lamanya waktu perbaikan jaringan komputer. 2. Bagaimana mengurangi waktu perbaikan jaringan komputer dengan menggunakan pendekatan PDCA & Kaizen (continuous improvement)
I.3.
Tujuan Penelitian 1. Mengetahui faktor-faktor penyebab lamanya waktu perbaikan jaringan komputer. 2. Menentukan langkah-langkah perbaikan untuk mengurangi lamanya waktu perbaikan jaringan komputer dengan menggunakan pendekatan PDCA & Kaizen (continuous improvement)
I.4.
Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari adanya penelitian ini, antara lain : 1. Manfaat Praktis, yaitu sebagai masukan bagi perusahaan terutama IT Hardware dalam rangka mengurangi waktu perbaikan jaringan komputer
6 http://digilib.mercubuana.ac.id/
sehingga dapat mencapai target KPI Unscheduled Down Time for LAN sebagaimana yang diharapkan. 2. Manfaat Teoritis, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi dunia pendidikan khususnya pada disiplin Ilmu Teknik Industri. Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi dokumen akademik yang berguna dalam mengembangkan metode PDCA dan Kaizen.
7 http://digilib.mercubuana.ac.id/
