BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan industri secara global membuat persaingan industri semakin meningkat. Setiap perusahaan harus mengatur strategi dan mengelola perusahaan dengan efektif dan efisien untuk mengelola data secara cepat dan tepat serta real-time. Oleh sebab itu membuat perusahaan membutuhkan suatu teknologi informasi. Teknologi informasi yang sudah banyak digunakan oleh perusahaan saat ini adalah Enterprise Resource Planning (ERP). ERP merupakan sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan data, aliran informasi dan proses bisnis yang berhubungan dengan operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan, produksi, HRD, marketing, rantai pasok, logistik, dll, dimana perusahaan akan terbantu dalam menganalisa dan mengelola informasi yang berkualitas untuk mengambil suatu keputusan. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008, Usaha mikro, kecil dan menengah atau (UMKM) merupakan usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri yang dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha perorangan yang memenuhi kriteria dengan kriteria pertama untuk usaha mikro kriteria asset max Rp 50 juta sedangkan omzet max Rp 300 juta. Kriteria kedua untuk usaha kecil kriteria asset > Rp 50 juta- Rp 500 juta sedangkan omzet > Rp 300 juta – Rp 2,5 M dan kriteria ketiga untuk usaha menengah kriteria asset > Rp 500 juta – Rp 10M sedangkan omzet > Rp 2,5 M – Rp 50 M (UKM, 2014). Usaha mikro, kecil, dan menengah di Indonesia memiliki peran yang sangat strategis. Data Per akhir tahun 2012, jumlah UMKM di Indonesia 56,53 juta unit dengan kontribusi terhadap produk domestik bruto 59,08 persen. Disisi penyerapan tenaga
kerja kontribusi UMKM mampu menyerapan tenaga kerja sekitar 97,16 persen atau 107 juta orang. Pertumbuhan UMKM pada kurun waktu tahun 2009-2013 sebesar 2,3 persen per tahun. Data dari Kementerian Koperasi, lebih dari 96 persen perusahaan di ASEAN adalah UMKM. Sumbangan UMKM di ASEAN terhadap PDB 30-57 persen, sedangkan kontribusi penyerapan tenaga kerja 50-98 persen.Di Indonesia, pertumbuhan UMKM juga signifikan. Tahun lalu, sekitar 7 persen dari total UMKM berhasil meningkatkan statusnya, baik dari mikro menjadi kecil, kecil jadi menengah, maupun menengah jadi komersial atau di luar UMKM (Caksamsul, 2013). Objek penelitian kali ini mengambil UMKM konveksi rajutan home industri bernama Aza Collection. Perusahaan konveksi rajutan ini masuk kategori UMKM kriteria usaha mikro dengan total omzet max Rp 300 juta. Data ini diperoleh dari hasil wawancara bersama pemilik dari UMKM konveksi rajutan Aza Collection. UMKM konveksi rajutan Aza Collection bergerak dibidang memproduksi hasil rajutan. UMKM konveksi rajutan Aza Collection sudah berdiri selama delapan tahun dan memiliki 30 karyawan saat ini. Produk yang dihasilkan dari konveksi rajutan ini adalah cardigan, sweater, dan poco-poco. Pengelolaan order yang digunakan saat ini untuk memproduksi hasil rajutan menggunakan Make to Order (MTO). Perusahaan manufaktur yang termasuk kategori ini ialah perusahaan yang tidak akan memulai mengelola material dan menghasilkan komponen atau produk kecuali setelah menerima pesanan dari konsumennya (Wawan Dhewanto, Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, 2007:18). Hasil dari produksi rajutan yang dihasilkan banyak dikirim ke kota-kota besar di indonesia. UMKM konveksi rajutan Aza Collection di Bandung sedang berkembang dalam bisnis konveksi cardigan saat ini. Produk dari Aza Collection memiliki pangsa pasar di Jakarta, Bandung, dan Surabaya. Tidak hanya itu, rencana ekspansi yang akan dilakukan untuk dapat bersaing menghadapi pasar Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) membutuhkan target produksi dan penjualan yang banyak. Dengan area penjualan yang besar maka UMKM konveksi rajutan Aza Collection harus memproduksi barang dengan jumlah yang banyak. Berikut dibawah ini data yang diperoleh dari hasil
wawancara bersama pemilik, mengambil data produksi dan penjualan dari bulan JuniAgustus 2014.
Tabel I.1 Produksi dan Penjualan Juni-Agustus 2014 Customer
Juni 2014
Juli 2014
Agustus 2014
Surabaya
93 Lusin
178 Lusin
152 Lusin
Bandung
79 Lusin
144 Lusin
117 Lusin
Jakarta
84 Lusin
161 Lusin
121 Lusin
Total
256 Lusin
483 Lusin
369 Lusin
Berdasarkan data permintaan produksi dan penjualan menyebabkan proses pembelian dan pengelolaan bahan baku di gudang tidak tertangani maka diperlukan Warehouse Management dan Purchase Management untuk dapat menangani proses pembelian dan pengelolaan bahan baku di gudang dengan baik sehingga dapat menghindari kerugian waktu produksi dan penurunan omzet penjualan selain itu untuk menghadapi persaingan tingkat ASEAN atau lebih dikenal dengan MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN) maka perlu adanya dukungan teknologi informasi menggunakan konsep ERP yang dapat membantu dalam proses bisnis. Teknologi informasi yang akan diterapkan menggunakan konsep ERP agar tercipta integrasi data dan aliran informasi pada proses bagian Pembelian (Purchasing) dengan Gudang Bahan Baku (Warehouse of Raw Material). Proses integrasi data yang akan dilakukan bagaimana membuat data dan aliran informasi forecast stock pada bagian gudang bahan baku dengan data dan aliran informasi permintaan pembelian (Purchase Order) pada bagian pembelian. Saat bahan baku di gudang bahan baku telah mencapai stok yang telah ditentukan secara otomatis bagian pembelian akan membuat pesanan pembelian (Purchase Order) bahan baku untuk kemudian diserahkan kepada pemasok (Supplier) dengan sebelumnya melakukan permintaan penawaran (Request for Quotation) untuk melakukan perbandingan harga dan termin pembelian lebih dari satu pemasok. Dari proses Request for Quotation dapat dilakukan pengendalian pemasok
juga harus dilakukan untuk mendapatkan kualitas bahan baku yang baik serta kesanggupan dalam mengirimkan bahan baku tersebut secara cepat dan tepat sesuai dengan pesanan. Pada gudang bahan baku akan terdapat laporan pencatatan gudang bahan baku sehingga menghindari ketidaksesuaian jumlah bahan baku secara fisik yang ada digudang bahan baku dengan laporan pencatatan gudang bahan baku. Konsep ERP bisa berjalan dengan baik, jika didukung dengan seperangkat software berupa software sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Kedepannya UMKM konveksi rajutan Aza Collection akan diterapkan konsep ERP yang didukung dengan software berupa software berbasis open source yaitu OpenERP. Modul yang akan digunakan pada OpenERP yaitu modul Purchase Management dan modul Warehouse Management untuk mengintegrasikan kedua proses yaitu di proses pembelian dan proses di gudang bahan baku serta menyelesaikan permasalahan didalamnya. Software OpenERP memiliki fleksibilitas untuk diterapkan pada bisnis skala kecil sampai menegah, memiliki dukungan pengembang, memiliki tampilan yang user friendly, lebih cepat dalam proses dan memiliki modul-modul standar sudah sesuai dengan proses bisnis pada bisnis skala kecil sampai menengah. Software OpenERP dengan basis open source juga memiliki keuntungan tidak adanya lisensi yang harus dibayarkan sehingga sangat cocok untuk diterapkan pada UMKM konveksi rajutan Aza Collection yang masuk kategori usaha skala kecil. Pembiayaan implementasi lebih murah karena implementasi OpenERP tidak banyak melakukan modifikasi pada modul-modulnya yang sudah terstandarisasi dengan proses bisnis pada bisnis skala kecil serta waktu implementasi yang relatif singkat karena pada setiap modul sudah memiliki standar yang sesuai dengan proses bisnis pada bisnis skala kecil. Metode pengembangan yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode Sure Step. Metode Sure Step merupakan pengadopsian dari Microsoft Dynamic AX. Metode Sure Step dari Microsoft ini diambil karena OpenERP tidak memiliki metode pengembangan sendiri. Tahapan metode Sure Step yang digunakan pada penelitian ini yaitu tahap diagnostic, tahap analisis, tahap desain dan tahap development. Alasan
menggunakan metode Sure Step pada penelitian kali ini karena metode pengembanganya dapat digunakan dalam skala apapun serta mudah dipelajari dan diadopsi untuk implementasi dibandingkan dengan metode lain. Berikut dibawah ini merupakan perbandingan metode Sure Step dengan metode pengembangan lain. Tabel I.2 Perbandingan Metode Sure Step dengan Metode AIM Oracle Sure Step
AIM Oracle
Dapat digunakan dalam implementasi Tidak
dapat
digunakan
dalam
ERP pada perusahaan skala kecil implementasi ERP pada perusahaan hingga besar
skala yang kecil
Mudah dipelajari dan diadopsi semua Seharusnya digunakan untuk manajer bagian dalam proyek implementasi proyek ERP
implementasi
ERP
yang
berpengalaman
Waktu Penerapan metode berdasarkan Membutuhkan waktu yang cukup lama tingkat kesulitan studi kasus
untuk menerapkan metode ini, paling tidak menghabiskan waktu 9-12 bulan untuk menjalankannya Diadopsi dari Sandep W.I (2011) dan Oracle.com
Tabel I.3 Perbandingan Metode Sure Step dengan ASAP SAP Sure Step Dapat
disoftwarekan
ASAP SAP pada
semua Digunakan hanya untuk software SAP
software ERP dengan skala apapun
mengingat dalam metode ini terdapat templates,
methods,
tools
dan
accelerators yang ada pada software SAP Diadopsi dari e-book “Implementing SAP R/3 in 21th Century : Methodology and Case Studies Dari penjelasan sebelumnya maka dari itu, akan dilakukan penelitian di UMKM konveksi rajutan Aza Collection, Industri konveksi ini dengan mengusulkan topik tugas akhir tentang “PENERAPAN SISTEM PURCHASE MANAGEMENT DAN
WAREHOUSE MANAGEMENT PADA UMKM KONVEKSI RAJUTAN BERBASIS OPENERP DENGAN METODE SURESTEP” I.2
Perumusan Masalah
Dari hasil permasalahan yang terdapat pada latar belakang penelitian ini, maka dijadikan rumusan masalah sebagai berikut. 1. Bagaimana melakukan penerapan konsep ERP pada perusahaan berskala kecil dan menengah, dalam hal ini adalah UMKM konveksi rajutan Aza Collection? 2. Bagaimana menerapkan software ERP pada proses bisnis di UMKM konveksi rajutan Aza Collection? 3. Bagaimana mengintegrasikan data dan aliran informasi proses yang ada bagian Pembelian (Purchasing) dan Gudang bahan baku (Warehouse of Raw Material) sehingga dapat membuat data dan aliran informasi forecast stock pada bagian gudang bahan baku yang akan diubah menjadi permintaan pembelian (Purchase Order), adanya pengendalian Pemasok (Supplier) pada bagian pembelian dan laporan pencatatan gudang bahan baku untuk menghundari ketidaksesuaian bahan baku secara fisik yang ada digudang bahan baku dengan laporan pencatatan gudang bahan baku? I.3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian tugas akhir ini sebagai berikut. 1. Melakukan penyesuaian software OpenERP terhadap proses bisnis yang ada pada UMKM konveksi rajutan Aza Collection 2. Membuat integrasi bagian pembelian dengan bagian gudang bahan baku sehingga menghasilkan integrasi data dan aliran informasi forecast stock bahan baku pada bagian gudang bahan baku dan permintaan pembelian (Purchase Order) pada bagian pembelian, adanya pengendalian pemasok dan laporan pencatatan gudang bahan baku untuk menghindari ketidaksesuaian bahan baku secara fisik yang ada digudang bahan baku dengan laporan pencatatan gudang bahan baku.
3. Menghasilkan data dan aliran informasi yang detail dan terstruktur dari divisi warehouse of raw material ke divisi purchase untuk kemudian dapat dilihat owner. 4. Membantu UMKM untuk menghadapi pasar Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA) I.4
Batasan Penelitian
Batasan Masalah dari penelitian tugas akhir ini yaitu: 1. Tahap implementasi hanya sampai prototype. 2. Incoming shipment dilakukan sebatas sampai pengecekan barang datang dan melakukan return barang jika barang rusak. 3. Tidak menggunakan Lot Control dan Intelligent Location Assignment. 4. Pada Modul Accounting hanya memvalidasi supplier invoice lalu merubah status pemesanan menjadi telah terbayar. 5. Pada Modul Warehouse Management tidak membahas Receive/Deliver Products 6. Pada Modul Purchase Management tidak membahas submenu Incoming Products. I.5
Manfaat Penelitian
Adapun Manfaat yang didapat diperoleh dari penelitian ini yaitu sebagai berikut. 1. Dapat diterapkannya konsep ERP pada UMKM konveksi rajutan Aza Collection. 2. Terbentuknya integrasi data dan aliran informasi khususnya pada bagian pembelian (Purchasing) dengan gudang bahan baku (Warehouse of Raw Material) sehingga owner dapat memonitor kinerja dari kedua divisi tersebut.. 3. Adanya peningkatan performa pemasok untuk memberikan kualitas bahan baku yang baik serta kesanggupan dalam mengirimkan bahan baku tersebut secara cepat dan tepat sesuai dengan pesanan.
4. Menghindari ketidaksesuaian bahan baku yang ada digudang bahan baku dengan pencatatan. 5. Adanya analisis dari proses pembelian 6. Adanya analisis untuk pengendalian bahan baku. 7. Diharapkan setelah digunakan software OpenERP pada UMKM konveksi rajutan Aza Collection dapat meningkatkan profit serta ada peningkatan efektifitas dan efisiensi I.6
Sistematika Penulisan
Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab I
Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II
Landasan Teori Menjelaskan teori-teori dari judul tugas akhir.
Bab III
Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: tahap merumuskan masalah penelitian, merumuskan hipotesis, dan mengembangkan model penelitian, mengidentifikasi dan melakukan operasionalisasi variabel penelitian, menyusun kuesioner penelitian, merancang pengumpulan dan pengolahan data, melakukan uji instrumen, merancang analisis pengolahan data.
