BAB I PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang Di era globalisasi saat ini, persaingan bisnis yang terjadi antar perusahaan
semakin meningkat dan setiap perusahaan pun kini dituntut untuk dapat bertahan dan tampil menjadi yang terbaik di bidangnya. Politeknik Caltex Riau sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan tentunya tidak bisa lepas dari persaingan tersebut. Persaingan yang terjadi adalah dalam usaha memperebutkan brand terbaik sebagai perguruan tinggi favorit yang unggul dalam mencetak mahasiswa berdaya saing tinggi dalam memenuhi kebutuhan industri. Salah satu strategi untuk memenangkan persaingan tersebut, Politeknik Caltex Riau memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan proses bisnis perusahaan. Pemanfaatan teknologi informasi merupakan salah satu cara yang banyak digunakan di berbagai perusahaan untuk meningkatkan efektifitas kinerja perusahaan. Efektifitas kerja ini sangat berpengaruh pada kinerja dosen dan karyawan untuk meningkatkan kualitas layanan dalam memenuhi kebutuhan mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan, pencarian kerja para alumni maupun layanan yang sifatnya eksternal misalnya dengan calon mahasiswa, publikasi umum dan yang lainnya. Dalam pelaksanaan lebih lanjut, Fenomena “ketidakcocokan” atau “ketidakseimbangan” antara besaran investasi yang dikeluarkan untuk keperluan teknologi informasi (TI) dengan ukuran keluaran yang dihasilkan. Hal ini dideskripsikan
sebagai
sebuah
“IT
Productivity
Paradox”
(paradoks
produktivitas). Dari hasil kajian beberapa pakar, alasan mengapa terjadinya paradoks tersebut dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori, yaitu masingmasing mengkristal menjadi kesimpulan sebagai berikut [54]: 1. Permasalahan analisa dan representasi data tidak memperlihatkan terjadinya peningkatan produktivitas; 2. Manfaat yang diperoleh oleh TI tidak terlihat karena adanya kerugian di area
1
lain; 3. Peningkatan produktivitas tidak terlihat karena adanya kegagalan penerapan TI atau tingginya alokasi biaya TI. Analisis terhadap investasi TI perlu dilakukan untuk mengetahui apakah suatu proyek pengembangan TI yang baru dapat memberikan manfaat yang sesuai (baik manfaat yang bersifat tangible maupun intangible) dengan biaya yang telah dikeluarkan, karena investasi TI seringkali hanya dipandang sebagai suatu biaya yang harus dikeluarkan tanpa tahu manfaat apa yang akan diperoleh [55]. Dalam kaitannya dengan analisis cost-benefit, manfaat sebuah pengembangan teknologi informasi dianggap menemukan titik optimasinya – artinya proyek penerapan tersebut dianggap berhasil – apabila gap “ekspektasi” antara kondisi saat ini dengan kontribusi strategi perusahaan sangat kecil. Dengan kata lain, biaya investasi yang dikeluarkan dianggap sepadan dengan manfaat yang diperoleh sejauh tidak terdapat gap konflik kepuasan atau efektivitas penerapan dari ketiga stakeholders tersebut. Adapun ketiga stakeholders yang dimaksud [54] adalah: a. Pimpinan dan Manajemen, yang dianggap sebagai “sponsor” dari setiap inisiatif penerapan teknologi informasi karena dari merekalah aspek “business value of information technology” menemukan konteksnya; b. Pengelola Teknologi Informasi, yang merupakan pihak paling bertanggung jawab terhadap implementasi pembangunan aplikasi teknologi informasi; dan c. Pengguna atau Pemakai (user), yang berperan aktif sebagai pemakai teknologi informasi yang dibangun untuk membantu aktivitasnya seharihari. Saat ini, jumlah sistem informasi yang sudah ada dan dikembangkan sejak berdirinya Politeknik Caltex Riau berjumlah 14 sistem informasi (Web PCR, Web PMB, Web QA, Meeting Management, SIAK-SIS-EPSBED, Email, Tracer Study, Facility Management, Student Career Center, E-Library, Payroll, Kepegawaian, Inventory, Web Jurnal) yang terbagi sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Sebagai perguruan tinggi swasta yang bergerak dibidang pendidikan,
2
Politeknik Caltex Riau tentunya tidak memiliki anggaran yang banyak untuk pengembangan sistem informasi karena sesuai aturan pemerintah bahwa lembaga pendidikan memang tidak boleh berorientasi pada keuntungan. Selain itu, perusahaan ini masih dalam proses tumbuh dan berkembang sehingga masih banyak alokasi anggaran yang teralokasikan ke pos-pos yang lain sehingga porsi pengembangan sistem informasi memiliki porsi yang tidak terlalu besar. Minimnya anggaran yang dialokasikan untuk pengembangan ini tentunya tidak sebanding dengan banyaknya sistem informasi yang dimiliki oleh Politeknik Caltex Riau sehingga diperlukan sebuah metode yang tepat untuk membuat prioritas penggunaan anggaran. 1.2.
Perumusan Masalah Dalam rangka memberikan hasil seimbang untuk ketiga stakeholders
(Pimpinan dan manajemen, Pengelola, serta Pengguna) diperlukan sebuah penyelerasan perencanaan TI dengan tujuan bisnis dan kebutuhan bisnis. Keselarasan ini meliputi kontribusi TI terhadap kriteria IT Balanced Scorecard (untuk memenuhi kontribusi terhadap kemajuan perusahaan, orientasi operasional, orientasi pengguna, dan orientasi masa depan). Untuk itu, diperlukan proses pengukuran yang tepat untuk melakukan evaluasi efektifitas dari TI sehingga usaha-usaha real yang dilakukan karyawan dapat mencapai sasaran-sasaran TI yang berimplikasi pada meningkatnya kinerja TI. Dalam mengevaluasi manfaat dari investasi TI, terdapat beberapa kendala di dalam manfaat investasi TI untuk menjadikan investasinya lebih efektif dan efisien. Adapun beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: 1.
Hal pertama dari evaluasi TI sulit dibuat karena jenis keuntungan yang didapat perusahaan berasal dari penerapan aplikasinya. Manfaat ini berasal dari peningkatan efisiensi dan efektivitas.
2.
Pemahaman terhadap efisiensi dan efektifitas memegang yang banyak dalam evaluasi investasi TI karena sering terjadi pertentangan pendapat antar stakeholders terhadap manfaat penggunaan TI terutama yang bersifat intangible.
3
Berdasarkan uraian sebelumnya, permasalahan yang akan diselesaikan dalam penelitian ini adalah bagaimana menentukan prioritasi investasi TI dengan: 1.
Melakukan evaluasi pengukuran kemanfaatan dari investasi TI dari sudut pandang ekonomis menggunakan Cost-benefit Analysis. Hal ini dilakukan untuk mengukuran manfaat penggunaan dari segi efisiensi penggunaan TI.
2.
Menggunakan IT Balanced Scorecard untuk mempersempit gap atau kesenjangan antara strategi dan aksi. Caranya adalah dengan menterjemahkan kedalam inisiatif strategis dan sasaran personal. Inisiatif strategis menjelaskan apa yang perlu dilakukan secara korporat untuk mencapai visi perusahaan sedangkan sasaran personal menjelaskan apa yang harus dilakukan oleh personal dalam perusahaan untuk mendukung tercapainya visi perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengukuran manfaat penggunaan dari segi efektifitas pemanfaatan TI untuk mendukung strategi bisnis perusahaan.
3.
Mengunakan
Fuzzy AHP
untuk
mengatasi kesamaran
(vagueness),
ketidakpastian, ketidaktepatan dan subjektivitas pada penilaian yang dilakukan oleh beberapa orang dalam hal ini adalah pertentangan yang sering terjadi diantara antara ketiga stakeholders (Pimpinan dan manajemen, Pengelola, serta Pengguna) dalam mendefinisikan efisiensi dan efektifitas penggunaan TI. Sebagai sebuah institusi yang bergerak di bidang pendidikan, maka Politeknik Caltex Riau yang dikelola oleh PT Chevron Pacivic Indonesia (CPI) dan Pemerintah Provinsi Riau dipilih sebagai objek studi kasus. Alasan pemilihan institusi pendidikan tinggi ini karena PCR memiliki kelengkapan dokumen dan data pendukung yang diperlukan dalam penelitian ini. Alasan lain adalah karena rata-rata per tahun investasi dan belanja rutin bidang TI cukup signifikan yaitu mencapai kurang lebih 10% dari total pengeluarannya. Selama ini PCR menetapkan prioritas investasi bidang TI menggunakan analisa biaya saja sehingga banyak menemui kesulitan saat mengevaluasi investasi TI dari yang tidak mudah untuk diukur (intangible)[23]. Penelitian ini diharapkan bisa menjawab permasalahan dari obyek studi kasus yang digunakan.
4
1.3.
Keaslian Penelitian Penelitian-penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya yang memiliki
kesamaan dalam bidang Investasi TI maupun metode yang digunakan dapat dilihat dalam Tabel 1.1. berikut ini: Tabel 1.1. Keaslian penelitian No 1.
Peneliti
Lee et al. Fuzzy-AHP, (2008) BSC [18]
2.
Metode
Sanjaya (2011) [27]
Tujuan
Keterangan
Mengevaluasi sebuah departemen TI dalam industri manufaktur di Taiwan
- Fuzzy-AHP sebagai metode untuk tidak mentolerir ketidakjelasan dan ambiguitas informasi. - Konsep ini diterapkan untuk menentukan hirarki dengan empat perspektif utama (keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan), dan indikator kinerja yang dipilih untuk masing-masing perspektif.
IT Balanced Analisa efektifitas Scorecard, kinerja departemen AHP, CMM IT pada Vi8e Interactive Pte. Ltd.
- IT Balance Scorecard (BSC) diperlukan untuk mengukur efektifitas pemanfaatan TI di perusahaan. - IT Balanced Scorecard diperlukan untuk memantau kinerja departemen TI yang selanjutnya dapat dilakukan perbaikan secara berkala.
5
3.
Munoz (2006) [22]
ANP, BSC, Real Option, Monte Carlo Simulation
Analisis ROI untuk menyeleksi Proyek TI pada pengembangan EGoverment di NASA, USA
- Pendekatan ROSS yang dikembangkan memungkinkan manajer untuk lebih membandingkan dan peringkat proyek dalam portofolio TI, mengoptimalkan analisis ROI dan pemilihan proyek sistem informasi - Menggunakan dua aspek sebagai indikator pemilihan proyek yakni aspek finansial (Real Option Valuation dan Monte Carlo) dan aspek non finansial yakni (ANP dan BSC)
4.
Nugroho (2010) [23]
5.
Sisilia (2010) [26]
Quality Function Deployment (QFD) dan SAM
Penentuan prioritas investasi TI dengan mempertimbangkan tujuan bisnis, respon terhadap kompetisi di lingkungan bisnis, efisiensi dan fleksibilitas di Politeknik Caltec Riau
- Model yang diajukan dalam penelitian ini hanya memperhatikan aspek strategis, perlu dikembangkan model yang memperhatikan aspek strategis, aspek financial, dan aspek teknis secara simultan.
Information Economics, Critical Success Factor, Return On Investment
Evaluasi Terhadap Penerapan Investasi Teknologi Informasi pada PT. Intermedia Promosindo
- Melakukan analisis investasi TI berdasarkan nilai guna ekonomis
6
- Evaluasi perlu dilakukan dengan menentukan tingkat prioritas sehingga dapat mengurangi beberapa investasi yang dianggap kurang penting
6.
Rahma (2012) [20]
Val IT
Perancangan manajemen portofolio investasi pada bidang teknologi informasi perbankan
- Memfokuskan pada penelitian investasi dari segi value governance, portofolio management dan investment management.
Model atau metode tradisional yang banyak dipakai sektor industri adalah dengan menggunakan kriteria finansial [8] dimana kriteria utama yang digunakan berdasarkan biaya-keuntungan (cost-benefit) [32]. Penggunaan tunggal ini tidak dapat menilai semua keuntungan yang didapat dari sebuah investasi [17]. Semua ini dapat terjadi apabila perusahaan hanya melihat fungsi TI sebagai pendukung daripada strategis. Sebab lain adalah para eksekutif tidak memahami bagaimana TI dapat diimplementasikan dengan efektif sehingga pada akhirnya TI hanya dilihat dari segi teknis daripada pendekatan bisnis [32]. Saat ini paradigma yang digunakan dalam memposisikan TI mengalami perubahan. TI ditempatkan pada posisi strategis yang mendukung bisnis daripada sekedar teknis [31]. Adanya perubahan paradigma ini menuntut untuk dilakukannya metode evaluasi investasi TI yang memperhatikan integrasi strategis dan memasukkan pengukuran non-finansial. Seperti yang terdapat dalam Tabel 1.1, banyak peneliti yang mencoba menggabungkan aspek finansial dan nonfinansial atau memakai lebih dari satu macam agar dapat menghasilkan keputusan investasi yang lebih baik. Berawal dari alasan ini, maka dibuatlah sebuah metode yang mampu untuk menghasilkan keputusan sebaik mungkin dengan meninjau kelebihan-kelebihan dari metode-metode yang digunakan yakni analisis finansial mengunakan Cost Benefit Analysis dan untuk non-finansial menggunakan IT Balanced Scorecard. Selain itu dalam model ini, untuk membandingkan antar proyek TI dalam proses penentuan prioritas investasi yang akan dilakukan kedepan menggunakan Fuzzy AHP. Berikut ini penjelasan singkat mengenai alasan penggabungan metode-metode tersebut. Menurut Indrajit [49] kekuatan utama dari metode Cost Benefit Analysis
7
karena “Berhasilnya manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat kualitatif maupun intangible”. Sedangkan kelemahannya Indrajit [49] mengungkapkan “Menurut kejadian yang sudah-sudah, sering terjadi perselisihan atau perdebatan dalam menentukan teknik yang sesuai dalam mencari value elemen yang nilainya tidak jelas tersebut.” Dalam rangka lebih memperjelas nilai value elemen yang tidak jelas di metode cost benefit analysis, dalam menilai sebuah investasi TI perlu didukung dengan melakukan skoring dengan memperhatikan empat perspektif dalam Balance Scorecard yang mencakup perspektif manajer papan atas dan operasional pengguna sistem informasi. Manajer papan atas merupakan perwakilan yang tentunya paham dengan pengalokasian anggaran yang efisien (perspektif finansial) dan penentuan arah perkembangan perusahaan ke depan (perspektif knowledge) serta operasionalitas pengguna sistem informasi sebagai pihak yang paham tentang kebutuhan penunjang efektifitas proses bisnis (perspektif operasional) dan paham dengan kekurangan yang dihadapi ketika menggunakan sistem informasi (persektif user/pengguna). Adapun kelebihan dari penggunaan IT Balanced Scorecard adalah: a. Perusahaan dapat mengembangkan analisis kinerja TI mereka secara luas dan spesifik yaitu dari beberapa perspektif orientasi pelanggan atau pengguna, kontribusi perusahaan, kesempurnaan operasional, dan orientasi masa depan. b. Meningkatkan efektifitas proyek TI untuk memenuhi kebutuhan strategi perusahaan. c. Memberikan pengertian yang lebih luas dan penerimaan dari insiatif TI melalui komunikasi yang jelas dan komprehensif. d. Meningkatkan hubungan dan dialog antara TI dengan perusahaan serta unit bisnis pelanggan. e. Teknologi lebih diposisikan untuk meningkatkan keunggulan bersaing. Selain kunggulan yang dimilikinya, terdapat kelemahan IT Balanced Scorecard, yaitu hasil dari analisa IT Balanced Scorecard tidak dapat dibandingkan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, karena hasilnya sebagian besar berlainan antara perusahaan satu dengan lainnya kecuali
8
pembandingan dilakukan antara anak perusahaan yang memiliki kebijakan perusahaan yang sama. Selain itu, dalam membuat sebuah keputusan, alat bantu pengambilan keputusan biasanya bertujuan untuk dapat mengakomodir konflik pendapat dan subjektivitas dari penilaian beberapa orang yang berbeda dari masing-masing perspektif Balanced Scorecard (Financial, Operational, Customer/User, dan Knowledge). Tidak seperti pengambilan keputusan sederhana (yang hanya terdiri dari satu kriteria), pada dunia nyata pastilah banyak kriteria dan altenatif yang terlibat dalam pengambilan keputusan. Hal ini membuat proses pengambilan keputusan semakin rumit karena terjadinya konflik pendapat seperti ketidak samaan pendapat mengenai tingkat prioritas dari setiap kriteria. Hal ini tentunya dapat berpotensi menurunkan tingkat kegunaan sistem informasi karena rendahnya tingkat penerimaan pengguna sistem informasi akibat konflik yang terjadi. Oleh karena itu AHP yang mampu memecah masalah kompleks menjadi elemen – elemen yang lebih kecil dalam bentuk hierarki yang lebih sederhana dinilai dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dengan jumlah kriteria yang lebih dari satu atau yang sering disebut multi criteria decision making. Namun pada perkembangan selanjutnya, AHP dinilai masih memiliki beberapa kelemahan yaitu ketidakmampuan untuk meng-capture kesamaran (vagueness), ketidakpastian, ketidaktepatan dan subjektivitas pada penilaian yang dilakukan oleh beberapa orang. M Buckley (dalam Hsieh [10]) mengembangkan konsep
Fuzzy-AHP
(FAHP)
yaitu
pengembangan
dari
AHP
dengan
mengintegrasikan AHP dengan fuzzy synthectic evaluation (FSE). Pada FAHP menggunakan rasio fuzzy untuk menggantikan rasio eksak pada AHP dan juga digunakan operasi dan logika matematika fuzzy untuk menggantikan operasi matematika biasa pada AHP. Pengguna rasio fuzzy pada FAHP karena ketidakmampuan AHP untuk mengakomodir faktor ketidaktepatan (imprecision) dan subjektivitas pada proses pairwise comparison atau perbandingan berpasangan untuk setiap kriteria dan altenatif. Kekurangan dari metode ini terletak pada kerumitan dalam proses perhitungan kalkulasi skoring investasi TI
9
sehingga seseorang pemegang keputusan membutuhkan seorang konsultan yang paham betul dengan metode ini. Namun untuk sebuah industri atau perusahaan kelemahan ini tidaklah substansial karena dapat dengan mudah melakukan outsourcing ataupun menyewa konsultan terbaik di bidangnya. Dengan memperhatikan kelebihan-kelebihan yang terdapat pada masingmasing metode mampu mengatasi kekurangan dari metode yang lain maka dengan ini penelitian dilakukan dengan menggabungkan ke empat metode tersebut (Cost Benefit Analysis, IT Balaced Scorecard, AHP dan Fuzzy) kedalam satu metode yang disebut Fuzzy Multi Criteria Decision Making. Metode Fuzzy Multi Criteria Decision Making ini diharapkan dapat meningkatkan nilai efektifitas dan efisiensi penggunaan sistem informasi untuk mendukung keselarasan strategi bisnis perusahaan dengan strategi TI. 1.4.
Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk mengamati dan menganalisis penerapan
investasi sistem informasi dan teknologi informasi di Politeknik Caltex Riau, apakah biaya investasi yang dikeluarkan dianggap sepadan dengan manfaat yang diperoleh.
Lalu,
dilanjutkan
dengan
menyusun
strategi
prioritas
pengembangannya sistem informasi dengan menggunakan Fuzzy Multi Criteria Decision Making. 1.5. 1.
Manfaat Penelitian Bagi pihak Perusahaan Hasil penelitian ini dapat memberikan masukan bagi manajemen di perusahaaan mengenai analisis dan evaluasi terkait dengan proses penentuan prioritas investasi sistem informasi dan teknologi informasi. Hal ini dibutuhkan
untuk
menyeimbangkan
dan
memudahkan
pengukuran
keberhasilan investasi pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi dalam mendukung layanan yang efektif dan efisien serta sebagai pertanggungjawaban kepada para stakeholder. 2.
Bagi penulis
10
Hasil
penelitian
ini
memberikan
kesempatan
untuk
menambah,
membandingkan dan menerapkan ilmu yang selama ini diperoleh di bangku kuliah untuk diaplikasikan langsung ke dalam dunia kerja. 3.
Bagi pembaca Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah khasanah pengetahuan tentang analisis dan stretegi dalam menentukan prioritas investasi pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi di perusahaan.
11
