BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Arsip merupakan bukti otentik atau asset yang sangat penting bagi setiap Perusahan. Apabila arsip yang dimiliki oleh Perusahan tidak dikelola dengan baik, kemungkinan arsip tersebut akan hilang, rusak atau disalah gunakan akan menjadi masalah yang vatal bagi perusahaan nantinya, karena arsip merupakan alat vital pada sebuah perusahaan atau organisani yang harus di jaga dan disimpan yang bebas dari ancaman terhadap hilangnya arsip akibat bencana alam seperti kebakaran, banjir dan sebagainya. Dan kalau arsip tersebut disimpan dalam bentuk kertas secara otomatis perusahaan atau organisasi memerlukan biaya yang sangat besar untuk pembelian kertas dan penyediaan ruang arsip sebagai tempat penyimpanan. Sistem pengelolaan arsip seperti ini juga memerlukan proses yang panjang dan akan mengalami kesulitan dalam menemukan suatu arsip yang diinginkan nantinya. Saat ini sistem penyimpanan arsip pada Perusahan umumnya dan khususnya PT. XYZ masih menggunakan kertas, arsip yang hendak disimpan dicetak terlebih dahulu lalu disimpannya. Hal seperti ini sudah pasti membutuhkan banyak biaya pengeluaran untuk kebutuhan pembelian kertas, penyediaan gudang untuk penyimpanan arsip-arsipnya dan mengalamai kesulitan untuk mencari arsip-arsip yang dibutuhkan dalam waktu singkat terutama terhadap arsip-arsip lama. Disamping itu juga sangat rentan sekali terhadap kehilangan, rusak baik disebabkan oleh manusianya maupun akibat bencana alam, seperti : Banjir, kebakaran, Gempa Bumi dan lain-lain. Cara-cara tersebut merupakan cara manual dan hal ini dirasa oleh penulis memiliki banyak kekurangan diantaranya keefesienan dan keefektifan yang belum dicapai. Dengan mempelajari dan melihat kenyataan bahwa pentingnya bagi perusahaan untuk mengengola arsip yang efesien dan efektif, maka penulis ingin
2
membuat suatu aplikasi pengelolaan arsip secara digital agar semua arsip-arsipnya terkelola dengan baik dan aman.
1.2. Perumusan Masalah 1. Bagaimana membuat suatu sistem manual menjadi sebuah sistem aplikasi berbasis web. 2. Bagaimana mendesain aplikasi yang dapat digunakan oleh Perusahaan atau Organisasi sebagai media penyimpanan arsip yang aman, efektif dan efesien. 3. Bagaimana
mendesain
Sistem
Manajemen
Arsip
berbasis
web
menggunakan PHP dan MYSQL.
1.3. Tujuan Adapun tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk merancang dan menghasilkan suatu aplikasi Manajemen Arsip untuk mengelola sistem kearsipan di PT. XYZ khususnya dibagian Personalia dan General Affair (PGA) agar tersusun
dengan
rapi
dan
dapat
dengan
mudah
ditemukan
apabila
membutuhkannya. Dimana arsip yang dimaksud tersimpan, mudah ditemukan dan untuk keamanan akan diberikan hak akses setiap usernya sesuai dengan otoritas.
1.4. Manfaat Sedangkan mamfaatnya adalah arsip dapat ditemukan dengan mudah karena Setiap arsip yang tersimpan tertera lokasi simpan dengan detail. Mengurangi biaya cetak dan menghemat ruang untuk penyimpanan arsip, juga terjaga dari ancaman hilangnya arsip akibat bencana alam seperti kebakaran, banjir dan sebagainya.
3
1.5. Batasan Masalah Dengan tetap mempertahankan keutuhan dari pokok permasalahan yang telah di kemukakan diatas sehingga skripsi yang dikerjakan dapat dipelajari secara keseluruhan maka perlu dibatasi permasalahannya sebagai berikut : 1. Untuk tahap pertama aplikasi ini dirancang khusus untuk bagian PGA perusahaan PT. XYZ. 2. Aplikasi ini harus dapat membatasi hak akses kepada masing-masing pengguna sesuai dengan otoritas yang di berikan; a. Administrator adalah pengguna level Admin yang mendapat akses untuk mengelola Pengguna, mengelola gudang, mengelola Media dan mengelola Kategori. Yaitu menambah, mengubah serta menghapus data user, data gudang, data media serta kategori arsip. b. Supervisor adalah level sebagai pemberi persetujuan simpan dan pinjam arsip yang masukkan oleh user, yaitu memberikan persetujuan simpan untuk data arsip yang dimasukkan oleh user dan memberikan persetujuan pinjam arsip oleh user untuk keperluan tertentu. Serta mengelola data arsip yang telah retensi apakah mau disimpan ulang atau dihapus. c. User adalah Pengguna Level terendah dalam sistem manajemen arsip ini, otoritas yang diberikan adalah hanya kelola arsip saja, yaitu memasukkan data arsip ke sistem, meminjam arsip dan melihat Arsip yang tersimpan dalam database. 3. Aplikasi ini dirancang agar bisa dimasukkan data arsip dalam database dengan menentukan lokasi simpan serta lama simpan oleh usernya dan disetujui oleh supervisor. User juga diperbolehkan meminjam arsip untuk keperluan tertentu dengan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu. 4. Aplikasi ini harus dapat menampilkan data arsip yang sudah retensi untuk dilakukan eksekusi oleh supervisor.
4
1.6.Metodologi 1.6.1. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Studi Literature. Adalah cara pengumpulan data dengan cara melihat dan mengamati langsung di perusahaan PT. XYZ bagaimana kalau arsipnya yang di kelola sekarang dirubah kedalam aplikasi yang berbasis web. 2. Rekayasa sistem dan pemodelan sistem informasi. Rekayasa dan sistem analisis termasuk pencarian data yang dibutuhkan pada sistem analisis yang dilakukan serta desain tingkat puncak. a. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak. Suatu proses pengumpulan yang mendefinisikan semua yang dibutuhkan aplikasi yang akan dibuat. b. Desain. Proses berfokus pada tiga atribut dalam sebuah aplikasi antara struktur data, perancangan menu dan perancangan antar muka. c. Kode. Desain yang ditetapkan untuk struktur data, perancangan menu dan perancangan antar muka diterjemahkan kedalam bentuk program, dengan bahasa pemrograman PHP. d. Pengujian. Mengarah pada logika internal aplikasi yang menyakinkan bahwa semua pernyataan telah diuji, dan pada eksternal fungsional yang lebih mengarahkan pada penemuan kesalahan dan memastikan input yang dimaksudkan akan memberikan hasil yang diinginkan.
5
3. Penulisan Laporan. Perangkat lunak yang telah dirancang akan dibuatkan laporannya agar aplikasi yang telah dirancang kelihatan perbedaan / perubahan dari sistem manual ke sistem digital. 1.7. Sistematika Penulisan Penggambaran secara umum dan singkat mengenai bab – bab yang ada dalam tugas akir ini adalah sebagai berikut : BAB I
PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan mamfaat, metode penulisan, batasan masalah, dan sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai landasan – landasan teori yang digunakan dalam pembangunan aplikasi.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan membahas mengenai analisa sistem, yang digunakan sebagai dasar pembangunan aplikasi yang akan dibangun. Disamping itu juga pemodelan sistem yang menggambarkan muatan dan aliran informasinya.
BAB IV
IMPLEMENTASI APLIKASI DAN PENGUJIAN Bab ini menguraikan tentang pengujian sistem yang penulis buat, apakah sistem sudah berjalan dengan baik.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan terhadap uraian yang tekah diberikan pada bab – bab sebelumnya.
