BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang Dalam Supply Chain, gudang memiliki peranan yang penting untuk meningkatkan keberhasilan bisnis dalam tingkat biaya dan pelayanan pelanggan. Pergudangan adalah salah satu kegiatan dalam logistik yang paling penting dan kritis dalam sistem industri dan juga jasa (Manzini, 2012). Gudang terbagi menjadi beberapa jenis menurut peran gudangnya, yaitu raw material warehouse, semi finished warehouse,
finished good warehouse,
distribution warehouses and distribution centers, fulfillment warehouses and fulfillment centers, dan local warehouse (Frazelle E. , 2002). PT XYZ adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang farmasi atau obat yang fokus dalam meneliti, mengembangkan, dan mendistribusikan obat, terutama dalam hal kesehatan. PT XYZ tersebar di seluruh wilayah Indonesia dan salah satu cabangnya berada di dalam Kota Bandung. Cabang dari PT XYZ yang berada di Bandung memiliki badan yang mengatur persediaan dan pengiriman untuk wilayah Bandung dan sekitarnya yang bernama BM (Business Manager) PT XYZ. BM PT XYZ Bandung memiliki gudang untuk menyimpan dan mendistribusikan obat-obat yang ada di beberapa wilayah Jawa Barat. Gudang ini berfungsi sebagai gudang pusat yang berisikan finished good obat-obatan, alat kesehatan dan kebutuhan harian yang sebelumnya sudah dikirm dari supplier PT XYZ yang bernama PBF (Pabrik Besar Farmasi). Gudang BM PT XYZ mendistribusikan beberapa produk yang dibagi menjadi 5 (lima) jenis kategori produk yaitu obat keras, obat bebas terbatas, obat bebas, alat kesehatan, dan kebutuhan harian. Produk-produk tersebut dipesan dan dikirim dalam kurun waktu tertentu. Jumlah SKU (Stock Keeping Unit) aktif yang ada pada gudang BM PT XYZ adalah sebanyak 2867 jenis. Total dari SKU yang dimiliki terbagi menjadi beberapa kategori yaitu kategori obat keras, obat bebas terbatas, obat bebas, alat kesehatan dan kebutuhan harian. Aktivitas umum yang terdapat dalam gudang BM PT XYZ adalah inbound dan outbound. Aktivitas inbound terdri dari aktivitas penerimaan
1
barang dari PBF (receiving), aktivitas penyortiran produk sebelum disimpan (sortation), dan aktivitas penyimpanan barang ke slot atau bin (storage). Aktivitas outbound terdiri dari aktivitas pengambilan barang (order picking) sesuai dengan picking list (droping), aktivitas pengepakan (packaging), dan aktivitas pengiriman barang (loading).
RECEIVING
SORTING
STORAGE
ORDER PICKING
PACKAGING
LOADING
Gambar I.1 Aktivitas Inbound dan Outbound Gudang BM PT XYZ a. Receiving: Menerima produk dari supplier atau PBF (Pabrik Besar Farmasi), kegiatan ini dlakukan di area penyimpanan. b. Sorting: Menyortir produk yang akan disimpan ke slot dan bin pada rak sesuai dengan kategori produk yang telah ditentukan. c. Storage: Meletakkan produk-produk di slot dan bin pada rak sesuai dengan kategori produk yang telah ditentukan. d. Order picking: Proses pengambilan produk dari slot dan bin sesuai dengan picking list (droping) tiap apotek. e. Packaging: Proses pengepakan produk yang telah diambil dan dicampur sesuai dengan picking list (droping). f. Loading: Proses pemindahan produk yang telah dikemas dari dalam gudang ke dalam armada untuk dikirim sesuai dengan tujuan. Gudang BM PT XYZ memiliki permintaan yang tinggi karena BM PT XYZ bertanggung jawab untuk mendistribusikan produknya ke 37 apotek sesuai dengan pesanan setiap apotek. Lokasi apotek tersebut berada di beberapa wilayah Jawa Barat seperti Bandung, Tasikmalaya, Cimereme, Garut, dan sekitarnya. Dengan permintaan yang tinggi maka diperlukan aktivitas dalam gudang yang optimal agar dapat memenuhi permintaan dengan tepat dan cepat. Hal itu dapat dilihat pada Gambar I.2 halaman 3 di mana banyaknya PO (Purchase Order) yang harus dipenuhi oleh gudang BM PT XYZ dan DO (Delivery Order) yang telah dilakukan oleh gudang BM PT XYZ selama bulan Mei 2014 sampai Oktober 2014.
2
DATA PERBADINGAN PO-DO BM PT XYZ 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 MEI
JUNI
JULI
AGUSTUS
PO
2009372
1675188
1381598
1635867
SEPTEMBE R 1413705
DO
1936042
1616375
1328810
1576794
1366774
944648
GAP
3.649%
3.511%
3.821%
3.611%
3.320%
2.905%
OKTOBER 972915
Gambar I.2 Data Perbandingan PO dan DO di Gudang BM PT XYZ Pada gambar I.2 terlihat bahwa banyaknya PO (Purchase Order) yang tidak seimbang dengan DO (Delivery Order), dimana jumlah PO (Purchase Order) lebih tinggi daripada jumlah DO (Delivery Order). Hal itu menunjukkan bahwa jumlah PO terjadi gap dengan jumlah DO di mana banyaknya PO yang tidak terkirim setiap bulannya, dengan nilai rata-rata persentase jumlah PO yang tidak terpenuhi sebesar 3,47% atau 53.201 produk. Hal ini tentu akan merugikan perusahaan akibat tidak terkirimnya produk setiap bulannya. Dari gambar tersebut memperlihatkan bahwa tingginya PO yang tidak diimbangi dengan pemenuhan DO. Salah satu penyebab tidak tepenuhinya PO adalah dikarenakan delay pada aktivitas gudang yang mengakibatkan aktivitas pada gudang lebih lama untuk melakukan pemenuhan pada gudang. Delay yang terjadi pada proses ini disebabkan oleh aktivitas pencarian lokasi penyimpanan setiap SKU (Stock Keeping Unit) pada rak yang berada di dalam gudang BM PT XYZ. Lamanya aktivitas pencarian lokasi setiap SKU dikarenakan seringnya operator yang menyimpan produk-produk berdasarkan tempat yang kosong pada slot dan bin di dalam rak, sehingga menyebabkan sulitnya pencarian setiap lokasi SKU pada rak yang ada di gudang BM PT XYZ Bandung. Sulitnya pencarian setiap lokasi SKU
3
pada rak yang ada, menyebabkan operator mengasumsikan bahwa produk yang diminta dalam PO tidak tersedia dalam gudang sehingga PO tidak terpenuhi. Gudang BM PT XYZ Bandung memiliki total 51 rak, 147 slot dan 2.616 bin untuk menyimpan produk-produknya. Lamanya aktivitas pada gudang BM PT XYZ dibuktikan dengan perbandingan waktu proses yang telah diamati sebanyak 30 kali dan dibandingkan dengan waktu standar. Dibawah ini adalah data hasil pengamatan langsung presentase waktu proses dengan waktu standar pada gudang BM PT XYZ yang ditunjukkan pada gambar I.3.
Persentase Waktu Proses pada Gudang BM PT XYZ 110% 105% 100% 95% 90% 85%
80%
RECEIVI SORTAT STORAG ORDER PACKIN NG ION E PICKING G waktu proses 104% 100% 93% 89% 100% waktu standar 100% 100% 100% 100% 100%
LOADIN G 100% 100%
Gambar I.3 Gambar Process Time Pada Aktivitas di Gudang BM PT XYZ Dari gambar I.3 diatas dapat dilihat bahwa presentase waktu proses pada aktivitas storage dan aktivitas order picking berada dibawah rata-rata waktu standar. Waktu pengamatan pada aktivitas inbound (receiving, soratation, storage) berdasarkan jumlah box masuk yang sama, sedangkan aktivitas outbound (order picking, packing, loading) dilakukan dengan PO dari konsumen yang sama agar rata-ratanya tidak terlalu jauh. Waktu standar ditentukan sesuai waktu per aktivitas masingmasing ditambah dengan allowance setiap aktivitas. Di mana waktu standar receiving didapat dari waktu penerimaan packing list hingga pengecekan packing
4
list ditambah dengan allowance. Sortation didapat dari waktu pemindahan produk sampai penyortiran produk ditambah allowance. Storage didapat dari waktu pencarian lokasi hingga penyimpanan ditambah allowance. Order Picking didapatkan dari waktu penerimaan picking list hingga pengambilan produk ditambah allowance. Packing didapat dari waktu pengecekan produk hingga mixing produk ditambah allowance. Loading didapatkan dari waktu pemindahan produk hingga penumpukan di dalam armada ditambah allowance. sesuai dengan data yang diambil yaitu sesuai pada PO yang sama. Persentase waktu proses pada aktivitas storage dan order picking masing-masing sebesar 93% dan 89% dari waktu standar. Dengan permasalahan yang telah dijabarkan, maka perlunya perbaikan pada gudang BM PT XYZ Bandung agar aktivitas gudang lebih optimal sehingga waktu aktivitas pada gudang dapat lebih cepat. Usulan yang diberikan adalah pengalokasian produk dengan melakukan klasifikasi berdasarkan karakteristik dan kecepatan setiap produk. Selain itu, melakukan penataan dan penyusunan jumlah produk pada setiap slot dan bin di setiap rak pada gudang. Untuk menyusun dan menata penyimpanan di rak sehingga dapat memaksimalkan pemakaian rak perlu dilakukannya penataan produk sesuai dengan klasifikasi yang telah dilakukan untuk mengetahui letak produk yang akan disimpan. Dengan adanya solusi yang diusulkan sebagai output dari kegiatan penelitian ini, diharapkan dapat memberikan perbaikan yang optimal di gudang BM PT XYZ. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, masalah yang dirumuskan adalah sebagai berikut: a. Bagaimana penentuan alokasi penyimpanan produk di gudang BM PT XYZ sehingga dapat mengurangi waktu delay?
5
Tujuan Penelitian Tujuan kegiatan penelitian ini dilakukan adalah: a. Mendapatkan penentuan alokasi penyimpanan produk di gudang BM PT XYZ sehingga dapat mengurangi waktu delay. Batasan Penelitian Agar penelitian dilakukan secara terfokus terhadap tujuan yang ingin dicapai, maka penelitian ini memiliki batasan-batasan sebagai berikut: 1. Penelitian hanya dilakukan pada gudang milik BM PT XYZ 2. Proses bisnis kondisi aktual pada gudang BM PT XYZ dianggap tetap. 3. Penelitian tidak termasuk pada perhitungan biaya. 4. Penelitian tidak mengubah kebijakan penyimpanan berdasarkan kategori dan layout gudang, hanya mengubah susunan di dalam rak. 5. Penelitian hanya pada tahap usulan tidak sampai pada tahap implementasi. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini sebagai berikut: 1. Meminimasi waktu delay yang terjadi pada gudang BM PT XYZ 2. Menata ulang rak-rak yang menyimpan obat berdasarkan karakteristik dan kecepatan produk sehingga susunan dalam rak lebih teratur dan terorganisir.
6
