BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Pada era globalisasi saat ini, persaingan untuk mendapatkan kepercayaan
konsumen sangatlah ketat. Produk yang berkualitas dan kemampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan adalah kunci untuk mendapatkan kepercayaan konsumen. Suatu hasil produk yang baik sangatlah ditentukan oleh input yang baik pula. Sedangkan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu dibutuhkan kedatangan bahan baku yang tepat pula waktunya, sehingga proses produksi tidak terganggu. Dengan itu maka pengadaan bahan baku saat ini mulai dipandang berpengaruh besar dalam bidang industrialisasi saat ini. Untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dan datang tepat pada waktunya sangatlah dipengaruhi oleh pemasok yang mau bekerjasama, terpercaya dan memiliki komitmen. Maka pemilihan pemasok sangatlah mempengaruhi dalam memaksimalkan kinerja dari suatu perusahaan.
1.2
Perumusan Masalah Masalah yang ditemukan dari CV.Rungrat adalah : o
Apakah
pemasok-pemasok
yang
dimiliki
perusahaan
merupakan
pemasok-pemasok yang sudah memberikan input yang berkualitas, tepat waktu dan dengan jumlah yang tepat ?
2 o
Bagaimana sistem informasi yang dapat membantu proses pengadaan bahan baku yang berjalan didalam perusahaan agar dapat dilakukan dengan lebih cepat dan lebih mudah?
1.3
Ruang Lingkup Agar penyelesaian masalah dapat lebih terarah pada tujuan pembuatan skripsi ini
maka ruang lingkup pengerjaan skripsi ini akan dibatasi sebagai berikut: o
Data kebutuhan bahan baku untuk membuat produk-produk yang ada pada CV. Rungrat.
o
Data pemasok yang memenuhi kebutuhan bahan baku pada CV. Rungrat.
o
Data pembelian bahan baku CV. Rungrat satu tahun terakhir.
o
Data kriteria yang didapatkan dari hasil brainstorming dengan pihak perusahaan dan daftar pustaka yang mendukung.
o
Data biaya kualitas yang akan digunakan dalam perhitungan didapatkan dari pengisian tabel kuesioner yang dilakukan oleh manajer produksi.
o
Pembahasan
perancangan
sistem
pengadaan
bahan
baku
atau
procurement hanya dibatasi dari pemilihan pemasok, permintaan bahan baku sampai pada penerimaan bahan baku. o
Pendekatan dalam menganalisa kinerja dari pemasok yang dimiliki perusahaan dengan pemberian bobot kriteria yang ada dengan metode AHP serta mengevaluasi pemasok dengan menggunakan metode supplier performance rating tool.
3 o
Perancangan sistem pembelian terfokus pada sistem pengadaan bahan baku yang berbasis web sehingga mempercepat perusahaan dalam mendapatkan informasi dari pemasok dan melakukan pemesanan.
1.4
Tujuan dan Manfaat Penulisan Skripsi
1.4.1
Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan ini adalah: o
Menganalisa pemilihan pemasok-pemasok yang ada sehingga sesuai dengan standar dan spesifikasi yang diinginkan perusahaan baik secara kualitas dan ketepatan pengiriman.
o
Menganalisa dan merancang sistem pengadaan bahan baku yang sesuai untuk diterapkan di CV. Rungrat.
1.4.2
Manfaat Manfaat yang diharapkan dapat dicapai dengan penulisan ini adalah: o
Bagi Perusahaan 1.
Mengurangi pemasok yang tidak sesuai standar CV. Rungrat sehingga
pemasok
yang
bekerjasama
dengan
perusahaan
merupakan pemasok yang dapat memberikan bahan baku yang berkualitas dengan kuantitas yang tepat serta dapat mengirimkan bahan baku dengan tepat waktu. 2.
Perusahaan dapat melakukan seluruh proses pengadaan bahan baku dengan lebih cepat dan lebih mudah.
4 o
Bagi pihak lain atau pembaca laporan Sebagai referensi dan bahan masukan dalam pembelajaran ilmu, dalam hal ini mengenai pengadaan bahan baku atau procurement.
1.5
Gambaran Umum Perusahaan
1.5.1
Sejarah Umum Perusahaan CV. Rungrat resmi didirikan pada tahun 1989. Perusahaan ini didaftarkan pada
notaris dengan akte pendirian no 1 tertanggal 1 September 1989 dan melakukan penggantian anggota sebanyak dua kali dalam akte perubahan no 78 tertanggal 17 Januari 1992 dan no 23 tertanggal 11 Januari 2006. Kondisi terakhir pemegang saham dipegang oleh dua orang yaitu Mr. Henky Chandra sebesar 75% kepemilikan selaku anggota aktif dan Mrs. Juddy Wijaya sebesar 25% kepemilikan selaku anggota pasif. Produk yang dibuat antara lain adalah minuman kemasan. Produk tersebut kemudian dipasarkan di warung-warung, toko, serta minimarket, supermarket dan hypermarket yang berada di Indonesia. CV. Rungrat terdaftar pada Departemen Perindustrian R.I. dalam Surat Tanda Pendaftaran Industri Kecil dengan no 0900/PENDF/JT/0008/91 serta terdaftar dalam Departemen Perdagangan R.I. dalam Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan no 23.102/09-01/PK/1993. CV. Rungrat memiliki tiga hak paten merek antara lain Vita Sunny, Pan dan Pokka serta tujuh hak paten desain industri yaitu dalam bidang desain kemasan. Pada mulanya CV. Rungrat berada di kawasan industri Pulo Gadung dengan alamat Jl. Pulo Gadung Raya Standard Factory Building (SFB) blok I no 3 dan berkantor di Jl. Kwitang Raya no 31a. Seiring dengan berjalan waktu, jenis produk yang
5 dikeluarkan bertambah dan lokasi perusahaan ini berpindah lokasi ke Jl. Karang Satria no 31 RT 02/ RW 01 Desa Satria Jaya, Bekasi, dimana kantor dan pabrik berada di lokasi tersebut.
1.5.2
Struktur Organisasi CV. Rungrat merupakan perusahaan keluarga yang termasuk industri kecil
sehingga bersifat birokrasi sederhana. Dalam sistem tersebut sentralisasi sangatlah tinggi yaitu pengambilan keputusan di tangan atasan. Pada mulanya jumlah karyawan CV. Rungrat hanya sekitar 20 orang, seiring dengan bertambahnya jenis produk jumlah karyawan pun terus bertambah. Jumlah karyawan saat ini mencapai 53 orang. Struktur organisasi CV. Rungrat dapat dilihat pada gambar 1.1 berikut ini.
Direktur
General Manager
Finance & Administration Manager
Staff Administrasi
Marketing Manager
Kasir
Salesman
Manager Produksi
Kepala Seksi Produksi
Kepala Gudang
Gambar 1.1 Struktur Organisasi CV. Rungrat Sumber : CV Rungrat (2008) Adapun uraian jabatan dan spesifikasi jabatan pada CV. Rungrat, sebagai berikut:
6 o
Director, merupakan pemilik perusahaan tersebut dan mempunyai wewenang sebagai berikut : 1.
Menetapkan
kebijakan
yang
menyangkut
seluruh
operasi
perusahaan baik jangka panjang maupun jangka pendek untuk pengembangan perusahaan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 2.
Menetapkan tanggung jawab, wewenang dan hubungan timbal balik diantara personel dalam manajemen.
Dan memiliki tugas sebagai berikut: 1.
Meninjau kesesuaian dan efektivitas dari manajemen
2.
mengangkat perwakilan manajemen untuk menyusun, menerapkan, menjaga serta melaporkan pelaksanaan dari sistem.
o
General Manager, mempunyai wewenang sebagai berikut : 1.
Melakukan peninjauan secara berkala dan melakukan tindakan korektif yang dibutuhkan.
Dan memiliki tugas sebagai berikut : 1.
Membuat inovasi-inovasi baru untuk kemajuan perusahaan baik dari segi pemasaran, produksi, dan keuangan.
2. o
Mengawasi kinerja para manager.
Finance & Administration Manager, mempunyai wewenang sebagai berikut: 1.
Menetapkan kebijakan-kebijakan yang terkait dengan kegiatankegiatan yang ada dibawahnya.
7 2.
Melakukan peninjauan secara berkala dan melakukan tindakan korektif yang dibutuhkan.
Dan memiliki tugas sebagai berikut : 1.
Mengatur dan mengawasi kinerja dari administrasi dan kasir.
2.
Membuat laporan keuangan yang baik dan benar.
3.
Menjamin bahwa semua kegiatan yang berada dibawahnya telah tepat berjalan dibawah pengendalian dengan dilengkapi dokumen instruksi kerja.
o Marketing Manager, mempunyai wewenang sebagai berikut: 1.
Mengatur dan menetapkan strategi pemasaran yang baik untuk memasarkan produksinya baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
2.
Menentukan harga jual sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.
Dan memiliki tugas sebagai berikut : 1.
Mengusahakan
pemenuhan
order
langganan
agar
dapat
dilaksanakan tepat waktu, baik kualitas maupun kuantitasnya. 2.
Menyusun dan mempertahankan kontrak dengan pelanggan dan membuat produk sesuai dengan permintaan.
o
Production Manager, mempunyai wewenang sebagai berikut: 1.
Mengesahkan dokumen permintaan bahan baku.
Dan memiliki tugas sebagai berikut : 1.
Mengawasi kinerja dari para kepala seksi bagian produksi dan menjamin semuanya berjalan dengan baik.
8 2.
Memelihara suatu kondisi yang telah ditetapkan dengan jelas dan kondisi aktual secara wajar serta melakukan peninjauan secara berkala.
3.
Memberikan kesesuaian pemeliharaan peralatan dan pencatatan untuk menjamin kelangsungan proses produksi.
1.5.3
Produk dan Bahan Baku
1.5.3.1 Produk CV. Rungrat menghasilkan berbagai jenis produk antara lain : o
Minuman boneka bermerek Vita Sunny dengan lisensi : DEPKES RI no. SP 023801/09/90 mempunyai empat macam kemasan antara lain : handphone, doraemon, teletabis, kura-kura ninja.
o
Pokka Jelly Drink dengan lisensi : BPOM RI MD 234209020214, 234209021214, 234209022214 mempunyai tiga jenis rasa : Strawberry, Orange, dan Grape.
o
Vita Sunny Ice Tea dengan lisensi : DEPKES RI no. SP 023802/09/90
o
Vita Sunny Fresh Drink dengan lisensi : DEPKES RI no. SP 023804/09/90 mempunyai tiga jenis rasa: Strawberry, Orange, dan Cola.
1.5.3.2 Bahan Baku 1.5.3.2.1
Bahan Baku Utama
Jenis bahan baku utama yang digunakan untuk membuat Vita Sunny Fresh Drink adalah air, gula pasir, citrit acid, sodium benzoate, sodium cyclmate, dan essens (strawberry, orange dan cola).
9 Jenis bahan baku yang digunakan untuk membuat Vita Sunny adalah air, gula pasir, citrit acid, sodium benzoate, dan essens (strawberry dan orange). Jenis bahan baku yang digunakan untuk membuat Pokka Jelly Drink adalah air, gula pasir, citrit acid, sodium benzoate, dan essens (strawberry, orange dan grape) Jenis bahan baku yang digunakan untuk membuat Vita Sunny Ice Tea adalah air, gula pasir, citrit acid, sodium benzoate, essens (tea).
1.5.3.2.2
Bahan Baku Pembantu
Sedangkan bahan baku penunjang yang digunakan untuk membuat Vita Sunny antara lain botol plastik, box dan Poly Vinyl Chloride (PVC). Bahan baku penunjang yang digunakan untuk membuat Vita Sunny Fresh Drink, Vita Sunny Ice tea dan Pokka Jelly Drink antara lain cup plastik dan box. Contoh produk Vita sunny:
Gambar 1.2 Produk Vita Sunny
10 Contoh produk Vita Sunny Fresh Drink :
Gambar 1.3 Produk Vita Sunny Fresh Drink 1.5.4
Pemasok Bahan Baku Perusahaan Pemasok-pemasok yang dimiliki oleh perusahaan untuk masing-masing bahan
baku adalah : Tabel 1.1 Pemasok dan Bahan Baku Utama BAHAN BAKU
GULA
Citrit Acid
Essens
Sodium Benzoate
PEMASOK PT.A (PT. Olam Indonesia) PT.B (PT Nusa Indah) PT.C (CV Sumber Makmur) PT.D (PT Pilar Sakti) PT.E (PT Crown Pratama) PT.F (PT Wadah M Kencana) PT.G (PT Lam Seng Hang) PT.H (PT Hade Putera Persada) PT.I (PT Mandala Cahaya Sentosa) PT.J (CV Pasifik Indochem) PT.K (PT Sumber Aroma) PT.L (Roton International Co) PT.M (PT Mane Indonesia) PT.N (PT Sumber Indokemjaya) PT.O (UD kaka) PT.P (PT Chemifin) PT.Q (Primamedikem) PT.R (PT Nirwana Indah Raya) PT.S (PT Aneka Kimia Inti) PT.T (CV Riau Marshall Perkasa)
11 Tabel 1.1 Pemasok dan Bahan Baku Utama (lanjutan)
Sodium Cyclmate
PT.P (PT Chemifin) PT.Q (Primamedikem) PT.R (PT Nirwana Indah Raya) PT.S (PT Aneka Kimia Inti) PT.T (CV Riau Marshall Perkasa)
Tabel 1.2 Pemasok dan Bahan Baku Pembantu BAHAN BAKU PEMBANTU
Poly Vinyl Chloride
Botol
Cup Plastik
Kardus
1.5.5
PEMASOK PT Wirausaha P PD Manara Plastic PT WMK Indonesia PT Sanko Material Indonesia PT Multi Tara PT Asia Afrika PT Pyramid PD Manara Plastic PT Maplas Indokemas PT Anugerah Sejati Multiplast PT Asia Afrika PT Pyramid PD Manara Plastic PT Maplas Indokemas PT Anugerah Sejati Multiplast CV Indarso PT RodaBox CV Krisna Mandiri Utama CV Box Indah Gala Sejati CV Global Packacing Service
Analisis Sistem Berjalan Berikut merupakan penjelasan rich picture (gambar 1.4 ) : 1.
Penggambaran sistem akan dimulai dari kepala gudang yang bertugas melakukan stock opname setiap dua minggu sekali untuk mengetahui ketersediaan bahan baku di gudang. Pada saat bahan baku di gudang telah menipis dan tidak dapat memenuhi kebutuhan produksi untuk satu sampai
12 dua bulan kedepan maka bagian gudang akan memberitahu kondisi bahan baku dan meminta bahan baku kepada manajer produksi. 2.
Setelah mengetahui kondisi bahan baku maka manajer produksi akan memberikan perintah kepada kasir atau bagian pembelian untuk melakukan pembelian bahan baku sehingga proses produksi tetap berjalan dengan lancar.
3.
Setelah mendapatkan perintah dari manajer produksi, kasir akan melakukan kontak dengan pemasok-pemasok baik dengan telepon maupun faks untuk mendapatkan informasi ketersediaan bahan baku dan harga bahan baku.
4.
Pemasok akan melakukan konfirmasi dengan memberikan informasi ketersediaan bahan baku dan harga bahan baku.
5.
Setelah mendapatkan informasi dari pemasok-pemasok maka kasir akan akan memilih pemasok yang tepat untuk memenuhi permintaan bahan baku perusahaan. Hal ini dilihat dari segi harga dan ketersediaan bahan baku. Pemasok dipilih adalah pemasok yang dapat memenuhi bahan baku dengan jumlah yang tepat, harga yang murah dan dapat mengirimkan bahan baku tepat pada waktu yang diperlukan.
6.
Setelah kasir mendapatkan pemasok yang tepat maka kasir akan mengirimkan purchase order melalui faks kepada pemasok yang dipilih.
7.
Pemasok akan mengirimkan bahan baku yang dipesan dengan membawa surat jalan berdasarkan purchase order yang dikirimkan melalui faks.
8.
Saat bahan baku datang maka kepala gudang akan mengawasi dan membantu menurunkan bahan baku ke dalam gudang.
13 9.
Setelah bahan baku telah dimasukan ke dalam gudang maka kepala gudang akan membuat form penerimaan bahan baku yang akan diberikan kepada pemasok sebagai bukti penerimaan bahan baku.
10.
Bagian bahan baku akan membuat rangkap penerimaan bahan baku serta informasi retur bahan baku tersebut yang diketahui seiring dengan penggunaan bahan baku apabila kualitasnya kurang baik.
11.
Penagihan akan dilakukan oleh pemasok sesuai dengan tanggal pembayaran yang telah disepakati pada saat pemesanan dilakukan. Biasanya pembayaran akan dilakukan 30 hari setelah bahan baku diterima.
12.
Bagian kasir akan melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan bahan baku yang digunakan dan akan mengembalikan bahan baku yang tidak sesuai dengan standar perusahaan. 5 pilih supplier mana ya?
1 Informasi Stok & permintaan bahan baku
Finance
Manager Gudang
8 Menerima & mengecek bahan baku
9. memberikan bukti penerimaan bahan baku
7 mengirimkan bahan baku Suppliers Surat Jalan Inventory
Gambar 1.4 Rich Picture sistem berjalan CV Rungrat
6 Mengirim Purchase order dengan faks
$
4. Konfirmasi ketersediaan dan harga
10 memberikan rangkap bukti penerimaan bahan baku + retur
$
Manger produksi
10 Melakukan Pembayaran
Kualitas bahan baku buruk
3 . Melakukan Kontak
Bahan baku terlambat
2 perintah lakukan Pembelian bahan baku
11. Menagih Pembayaran
14 1.5.6
Analisis Masalah Masalah-masalah yang terjadi pada proses pengadaan bahan baku di perusahaan
adalah : o Perusahaan sulit melakukan pemilihan pemasok dengan baik karena belum menemukan metode yang cocok sehingga perusahaan seringkali melakukan pemilihan pemasok hanya berdasarkan harga bahan baku. o Kegiatan produksi seringkali terhambat karena pemasok yang tidak dapat mengirimkan bahan baku tepat pada waktunya. o Seringkali bahan baku yang diterima tidak sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan. o Biaya kualitas yang meningkat akibat dari kualitas bahan baku yang buruk. o Mengalami lost sales apabila tidak dapat memenuhi deadline dan menghasilkan produk yang berkualitas untuk pelanggan.
1.5.7
Usulan Pemecahan Masalah Usulan yang akan diberikan untuk memecahkan masalah yang dialami oleh
perusahaan adalah : o Menggunakan metode supplier performance rating tool untuk mengevaluasi kinerja pemasok selama ini dan mendapatkan preffered supplier untuk bekerja sama dengan perusahaan. o Membangun sistem yang dapat membantu perusahaan untuk melakukan pemilihan pemasok dengan metode supplier performance rating tool. o Membangun sistem yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan pengadaan bahan baku.
