BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Komunikasi sudah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari, dimanapun dan kapanpun kita dapat melakukan komunikasi. Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan antara dua orang atau lebih dengan cara yang efektif, sehingga pesan yang dimaksud dapat dimengerti. Dalam penyampaian atau penerimaan informasi ada dua pihak yang terlibat yaitu komunikator adalah orang atau kelompok yang menyampaikan informasi atau pesan dan komunikan adalah orang atau kelompok yang menerima pesan. Komunikasi menyatakan
bahwa
pengiriman
sebuah
pesan
adalah
sama
dengan
mengkomunikasikan pesan. Dalam dunia kerja komunikasi merupakan salah satu hal yang penting dan menjadi tuntutan profesi karyawan. Dengan berkomunikasi semua kegiatan dapat berjalan dengan baik walaupun terkadang ada kendala-kendala yang dihadapi ketika berkomunikasi dan sering terjadinya miskomunikasi antara atasan dengan bawahan atau karyawan dengan karyawan.
1
Dalam konteks ini penulis ingin mengambil kaitannya komunikasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan kepada publik internal perusahaan tersebut yaitu karyawan. Cara berkomunikasi dapat dilakukan dengan cara komunikasi langsung dan tidak langsung. Komunikasi langsung adalah komunikasi yang dilakukan dalam menyampaikan informasi atau pesan antara si pengirim informasi (komunikator) kepada si penerima berita (komunikan) diberikan secara langsung, sehingga penerima informasi atau pesan dapat memberikan umpan balik secara langsung pada saat itu juga. Sedangkan komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang terjadi jika informasi atau pesan tidak dilakukan atau disampaikan secara langsung, hanya melalui orang lain atau tertulis, komunikasi ini mengakibatkan umpan balik yang tertunda, contoh komunikasi tidak langsung adalah dengan penggunaan media internal. Komunikasi yang dilakukan bersifat satu arah, yaitu disampaikan oleh mediamedia internal tertentu yang kemudian dibagikan kepada para karyawan dengan tujuan agar mereka mengetahui dan memahami apa yang terjadi di perusahaan tempat mereka bekerja. Idealnya media internal harus bisa mengakomodasi kebutuhan khalayak internal. Pada dasarnya aktivitas public relations meliputi kegiatan mulai dari pembenahan organisasi itu sendiri (The Public Relations begins at home), hingga kegiatan yang bersifat membangun atau menciptakan citra perusahaan (image building & creativity) dan hubungan yang positif di mata publiknya. Jadi menurut
2
pakar public relations, secara struktural, public relations merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi, dan bukan merupakan fungsi yang terpisah dari sistem manajemen suatu perusahaan/organisasi. Hal ini dibuktikan dengan sangat menentukannya upaya public relations dalam menyelenggarakan komunikasi timbal balik antar organisasi/lembaga dengan publiknya dalam upaya meraih citra positif.1 Public Relations merupakan seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik dalam hal ini karyawan terhadap suatu individu/organisasi. Target seorang public relations adalah menjaga suasana diantara para karyawan didalam badan atau perusahaan. Bagaimana menciptakan komunikasi efektif, keserasian hubungan antara pimpinan dan bawahan, baik secara horisontal maupun vertikal, sehingga dapat memperkuat tim kerja perusahaan. Public Relations menjalankan komunikasi kedalam yaitu dengan karyawan disebuah perusahaan/organisasi dan menjalankan komunikasi keluar dengan publik atau media. Dalam hal ini peran public relations menjalankan komunikasi dengan karyawan dengan penggunaan media internal seperti intranet. Media intranet ini merupakan salah satu bentuk komunikasi internal antar karyawan. Media intranet sangat dibutuhkan oleh karyawan untuk mendapatkan berbagai informasi tentang perusahaan, komunikasi dengan media intranet adalah bentuk komunikasi secara tidak langsung dan bersifat satu arah karena informasi yang 1
Rosady Ruslan, Public Relations & Media Komunikasi, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta, hal. 12
3
disampaikan melalui tulisan dan umpan balik akan informasi yang diterima tidak langsung diberikan saat itu juga. Intranet merupakan suatu pemanfaatan teknologi internet dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol internet, untuk membagi informasi perusahaan atau operasi perusahaan tersebut kepada karyawannya. Intranet juga merupakan jaringan khusus untuk penggunaan pada lingkungan di dalam batasan suatu organisasi. Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, intranet digunakan untuk mempercepat prosesproses pertukaran informasi atau data. Dengan intranet sebuah perusahaan dapat mengatasi masalah utama yang biasanya dihadapi oleh institusi besar. Intranet memiliki sarana dan kemampuan untuk melakukan komunikasi, pertukaran data dengan mudah, fleksibel, tidak terkait oleh program tertentu serta mudah dan menarik dalam penggunaannya. Efektifitas intranet lainnya adalah perusahaan dapat mengatasi masalah utama yaitu tentang penyebaran informasi antar sesama karyawan dengan cara yang cepat, mudah dan efektif. Intranet dapat langsung ditaruh pada halaman intranet perusahaan, dan setiap karyawan dapat langsung membacanya di layar komputernya. Perusahaan dapat melihat secara langsung dan cepat jika ada perubahan informasi terjadi dan dari intranet inilah karyawan mendapatkan sumber informasi tentang kegiatan perusahaan. Dengan penyebaran informasi ini, dapat dimanfaatkan untuk mendidik dan melatih para pegawai perusahaan. Halaman intranet bisa digunakan untuk menyebarkan berita
4
informasi tentang perusahaan (artikel perusahaan) dan administrator network dapat menaruh file-file program yang dapat digunakan oleh karyawan pada suatu folder bersama, sehingga dapat di dilihat atau didownload oleh karyawan bagi yang memerlukan informasi tersebut. Padang Karunia Group berdiri pada tahun 2002 memiliki dua induk perusahaan, yaitu PT Padangbara Sukses Makmur dan PT Bumi Alam Sejahtera. Di bawah kedua perusahaan tersebut, terdapat banyak anak perusahaan yaitu perusahaan pertambangan, infrastruktur, perdagangan dan kontraktor, kantor pusat Padang Karunia Group berada di Gedung The East lantai 19 Jl. Lingkar Mega Kuningan Jakarta Selatan. Intranet di Padang Karunia Group sudah berjalan sekitar 4 tahun. Padang Karunia Group memanfaatkan intranet sebagai media komunikasi internal yaitu dengan karyawan, pemanfaatan intranet di Padang Karunia Group baru berjalan di kantor pusat saja yaitu di Jakarta. Fungsi intranet ini merupakan bagian dari pekerjaan seorang public relations, namun di Padang Karunia Group belum memiliki seorang public relations dan pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan peran serta fungsi public relations dikelola oleh Dept HRD yaitu di bagian Employee Relations. Alasan perusahaan menggunakan intranet ini adalah karena biaya yang murah tanpa harus mengeluarkan budget untuk cetak maupun penjilitan dan bisa diakses di komputer mana saja selama berada dilingkungan kantor Padang Karunia Group tanpa
5
mengenal batas waktu yaitu 24 jam. Karyawan dapat menggunakan atau memanfaatkan intranet untuk keperluan komunikasi internal dan menjadikannya sebagai sumber informasi seperti melihat artikel yang berisi berbagai informasi tentang pertambangan, kebijakan perusahaan, tips-tips tentang kesehatan, nomor telepon karyawan, karyawan yang berulang tahun, info department, SOP, cuti karyawan, perjalanan dinas, booking room untuk meeting dan informasi lainnya yang dapat digunakan sehingga terjalin komunikasi yang cepat, mudah, efektif, dan interaktif. Dasar pertimbangan penulis memilih Padang Karunia Group sebagai subyek penelitian adalah karena Padang Karunia Group telah mengimplementasikan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan public relations yang saat ini dikelola oleh Dept HRD yaitu bagian Employee Relations dan telah membuat suatu wadah sebagai pusat informasi dan aspirasi bagi karyawan dan manajemen. Intranet menjadi satu-satunya media yang paling mudah diakses oleh karyawan dan menjadi sumber informasi karyawan, namun dalam penggunaannya masih banyak karyawan yang kurang memaksimalkan penggunaannya. Intranet di Padang Karunia kantor pusat sangat mudah diakses oleh karyawan, dimana di masing-masing komputer karyawan sudah dapat mengakses intranet, karena kemudahannya akan hal tersebut namun dalam penggunaannya masih banyak karyawan yang belum menggunakan intranet secara efektif karena informasi di intranet tidak terupdate. Kebutuhan karyawan akan informasi lainnya juga belum
6
sepenuhnya dimuat didalam intranet seperti kebijakan perusahaan, berita kelahiran dan duka cita, informasi karyawan baru masih diumumkan melalui email kepada seluruh karyawan yang seharusnya informasi-informasi tersebut bisa dimasukkan kedalam intranet sehingga membuat intranet menjadi satu-satunya media internal yang bisa diakses oleh karyawan karena kelengkapan informasi atau beritanya. Sedangkan dasar pertimbangan penulis memilih intranet sebagai subyek penelitian adalah karena intranet Padang Karunia Group mempunyai dasar-dasar yang ideal untuk sebuah media komunikasi internal dan menjadi satu-satunya media internal yang diakses dilingkungan Padang Karunia Group mengenai berbagai macam informasi yang dibutuhkan oleh karyawan dan intranet lebih cepat dan mudah diakses karyawan sebagai sumber informasi bagi karyawan.
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sejauhmana efektifitas intranet sebagai sumber informasi karyawan Padang Karunia Group Jakarta?
7
1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui seberapa efektif media intranet sebagai sumber informasi karyawan Padang Karunia Group Jakarta. 1.4 Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Akademis Penelitian ini dapat memberikan manfaat dan memperkaya ilmu komunikasi tentang media intranet dan efektifitas intranet bagi karyawan sebagai sumber informasi. 1.4.2 Kegunaan Praktis Adapun hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan yang positif dan bahan evaluasi secara khusus bagi Padang Karunia Group untuk memperbaiki kinerja mereka agar lebih baik lagi, dan masukan tersebut diharapkan dapat digunakan untuk membuat strategi yang baru dalam pembentukan intranet yang lebih disesuaikan dengan kebutuhan akan informasi karyawan. Dan untuk secara umum, bagi perusahaan sejenis, dapat juga dijadikan sebagai bahan masukan untuk memperbaiki kinerja departemennya dalam melakukan komunikasi internal.
8
