BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Perkembangan Sistem Informasi (SI) terus berkembang seiring dengan kebutuhan perusahaan untuk mendukung bisnis dari perusahaan tersebut yang dapat memberikan pengaruh terhadap pengambilan keputsusan yang cepat dalam persaingan bisnis secara global. SI menjadi fasilitator utama bagi kegiatan proses bisnis yang memiliki andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar seperti stuktur, operasi, dan manajemen organisasi. Kemudahan serta kualitas yang ditawarkan oleh kemajuan teknologi informasi menjadi nilai plus bagi perusahaan. Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan yang memiliki proses bisnis yang cukup kompleks dapat membantu perusahaan dalam operasi bisnis seperti memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas perusahaan. Salah satu perusahaan yang memiliki proses bisnis yang cukup kompleks yaitu PT. Primarindo Asia Infrastructure Tbk. PT. Primarindo Asia Infrastructure Tbk bergerak dalam bidang industri sepatu, khususnya sepatu olahraga yang memproduksi dalam berbagai fungsi dan ukuran. Perusahaan ini pertama kali didirikan pada tahun 1988 yang telah memproduksi sepatu yang telah menarik minat beberapa produsen sepatu internasional seperti Reebok, FILA, Wilson, Puma, LA Gear, Umbro, Diadora, Polo, dan beberapa produsen lainnya untuk konsumen dalam pasar internasional. Pada tahun 2003 perusahaan ini mengembangkan produk sepatu yang kemudian diberi label Tomkins. Ternyata produk ini mendapat perhatian yang cukup besar dari para konsumen. Hal ini dibuktikan dengan produksi pabrik hingga mencapai 400.000 pasang sepatu setiap bulannya pada tahun 2013. Produksi sepatu di PT. Primarindo Asia Infrastructure Tbk dibagi dua kategori yaitu lokal dan ekspor. Dimana proses produksi, sepatu Tomkins dikerjakan oleh tenaga-tenaga ahli di bidangnya sehingga menghasilkan produk yang memiliki nilai jual yang tinggi. Produksi sepatu Tomkins dibagi menjadi dua bagian yaitu bagian upper dan bottom. Bagian upper menggunakan bahan baku utama seperti kulit sapi olahan, kulit sintetis (PU/PVC), dan kain canvas. Bagian bottom menggunakan bahan baku utama seperti karet,
1
karet sintetis, bahan-bahan kimia, Ethilini Vinil Asetat (EVA) dan lain-lain. Sedangkan untuk lapisan bagian dalam atau tatak sepatu adalah nylex, visapille dan foam halus. Kebutuhan bahan baku sebesar 85% diperoleh dari supplier lokal sedangkan 15% sisanya import dari Cina. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku produksi perusahaan memiliki lebih dari satu supplier. Supplier bekerja sesuai dengan job order dan non job order yang diberikan oleh perusahaan. Supplier job order merupakan supplier yang menangani kebutuhan material sepatu, sedangkan supplier non job order yaitu untuk memenuhi kebutuhan seperti chemical, Alat Tulis Kantor (ATK), masker, dan lain-lain. Masing-masing kebutuhan bahan baku material harus memiliki supplier minimal dua dan maksimal tiga agar dapat terpenuhi bahan baku material yang dibutuhkan oleh bagian produksi. Untuk pemilihan supplier baru, supplier harus memiliki beberapa tahapan sebelum bekerja sama dengan perusahan yaitu tahap uji lab material, uji material menjadi sepatu, apabila material sesuai maka tahap terakhir yaitu penentuan harga. Semua supplier yang telah bekerja sama dengan perusahaan harus berdasarkan harga yang telah disepakati oleh dua belah pihak serta memiliki kulitas material yang terbaik. Pada perusahaan bagian pengadaan bahan baku produksi dipegang oleh bagian purchase. Purchase merupakan kegiatan pengadaan material yang diperlukan untuk kebutuhan proses produksi dalam jumlah yang mencukupi dengan kulitas yang sudah ditetapkan, harga beli yang layak, dan penyerahan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan (Suprianto & Masruchah, 2000). Pada perusahaan proses purchasing diawali dengan pembuatan dokumen quotation ke supplier, setelah itu pembuatan PO (Purchase Order) berdasarkan data permintaan pembelian yang telah dibuat oleh bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control) serta melihat kondisi bahan baku dan stok bahan baku yang tersisa. Untuk melihat stok bahan baku dapat dilihat di bagian gudang bahan baku. Gudang merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi. Apabila bahan baku produksi tersedia di bagian gudang bahan baku maka bahan baku produksi dikirimkan ke bagian produksi untuk diproses hingga menjadi sebuah produk sepatu. Produksi sepatu diperusahaan terbilang tinggi, seperti data berikut yang menunjukkan jumlah produksi sepatu pada tahun 2012-2014 (PT Primarindo Asia Infrastructure Tbk, 2015).
2
Tabel I. 1 Jumlah Produksi Sepatu Tahun 2012-2014 Tahun
Produksi
2012
2013
2014
Jumlah Pasang Sepatu
Lokal
1.066.512
Ekspor
1.263.440
Lokal
1.106.445
Ekspor
948.752
Lokal
1.160.582
Ekspor
691.278
Tabel I. 1 menunjukkan bahwa produksi sepatu Tomkins (lokal) setiap tahunnya selalu meningkat sehingga permintaan bahan baku produksi terus meningkat untuk memenuhi kebutuhan produksi. Berikut merupakan grafik permintaan bahan baku produksi untuk jeni canvas dan PPC dari bulan September samai November 2015.
Permintaan Bahan Material Canvas dan PPC 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0
8000
5000
4860 3543
3000
2500
Canvas
PPC
September
Canvas
PPC
Oktober
Canvas
PPC
November
Gambar I. 1 Grafik Permintaan Bahan Material Canvas dan PPC Berdasarkan Gambar I. 1 menunjukan bahwa permintaan bahan baku di perusahaan cukup tinggi. Dimana bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membuat sebuah sepatu bukan hanya bahan baku canvas dan PPC saja tetapi masih banyak bahan baku lainnya yang dibutuhkan untuk menunjang pembuatan sepatu. Tetapi pada proses bisnis perusahaan untuk pengadaan bahan baku yang dipegang oleh bagian purchase memiliki permasalahan.
3
Permasalahan yang ada pada bagian purchase yaitu pada proses pembuatan quotation dan PO belum terintegrasi sehingga bagian purchase menginputkan kembali data bahan baku yang ingin dibeli ke supplier sesuai dengan penawara yang telah disepakati sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama untuk pembuatan PO. Selain itu permasalah yang ada di bagian purchase yaitu data supplier, dokumen quotation dan dokumen PO belum tersimpan di satu database. Masalah yang ada pada perusahaan bukan hanya pada bagian purchase tetapi pada bagian gudang bahan baku juga memiliki permasalahan. Permasalahan yang ada pada bagian gudang bahan baku yaitu tidak adanya sistem yang terintegrasi antar bagian gudang bahan baku dengan purchase. Dimana ketika gudang bahan baku memberikan memo kepada bagian purchase jika barang yang datang tidak sesuai dengan barang yang dipesan oleh bagian purchase. Selain itu bagian gudang bahan baku juga belum adanya sistem yang terintegrasi dengan bagian yang berkaitan seperti data stok material yang ada di gudang. Dimana update data stok material yang ada digudang dibutuhkan oleh bagian purchase untuk pengecekan stok material sebelum pembuatan quotation dan PO dilakukan. Dengan masalah yang dialami oleh bagian purchase dan gudang bahan baku seperti yang telah dijelaskan diatas maka dibutuhkan sebuah sistem yang dapat terintegrasi antar bagian purchase dan gudang bahan baku agar proses bisnis dan aliran informasi dapat berjalan secara realtime. Pendekatan untuk pengembangan sistem yang terintegrasi yaitu penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). ERP merupakan transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi, kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, serta keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O'Brien, 2005). Dalam penerapannya ERP tidak mudah, karena membutuhkan biaya yang cukup tinggi, teknologi yang memadai, dan peran sumber daya manusia yang menjalankanya. Namun hingga saat ini ERP masih menjadi solusi bisnis dalam mengatasi masalah yang ada di perusahaan. Dengan penerapan ERP dapat membantu perusahaan dalam menciptakan peningkatan produktifitas dan
4
meningkatkan kulitas produk. Dengan penggunaan ERP pencarian data lebih mudah dan cepat, karena semua data telah didokumentasikan dan dikoordinasikan dengan baik oleh pusat data yang telah terbentuk dalam sistem ERP. Saat ini sudah banyak perusahaan besar di Indonesia yang telah menggunakan sistem ERP sebagai solusi bisnis dan pencapaian tujuan perusahaan. Software ERP yang banyak digunakan oleh perusahaan baik perusahaan skala kecil atau perusahaan bersekala besar yaitu seperti Microsoft Dynamics AX, SAP dan Odoo. Berdasarkan kebutuhan perusahaan, software ERP yang dapat dirancang di PT. Primarindo Asia Infrastructure Tbk yaitu dengan software Odoo. Odoo merupakan salah satu software enterprise resource planning opensource yang berguna untuk mengotomisasi seluruh organisasi meliputi sebagian besar kebutuhan dan proses perusahaan yang terintegrasi dengan pengguna yang cukup besar di dunia. Odoo cocok digunakan pada perusahaan kecil hingga menengah karena memiliki beberapa kelebihan, antara lain biaya lisensi yang tidak berbayar dan dapat diinstalasi secara modular. Modul yang terdapat dalam aplikasi adalah: akuntansi, Human Resource (HR), penjualan, Customer Relationship Management (CRM), pembelian, manajemen produksi, manajemen proyek, dan pengelolaan sumber daya. Pemilihan software Odoo didasarkan dari sejauh mana dukungan perangkat keras yang tersedia di perusahaan dengan aplikasi yang diimplementasikan, serta keterbatasan biaya dalam penelitian ini menjadi aspek penentu dalam memilih suatu aplikasi. Berdasarkan kebutuhan tersebut, maka penelitian ini menggunakan software Odoo. Pengembangan sistem dengan software Odoo hanya fokus pada suatu proses bisnis tertentu sehingga hanya melibatkan beberapa modul saja, dikarenakan penulis hanya memiliki waktu yang singkat dalam penelitian ini. Pengimplementasian yang dilakukan pada penelitian ini yaitu menggunakan Accelerated SAP (ASAP) methodology. Penggunaan ASAP Methodology membantu agar implementasi ERP memberikan hasil yang lebih baik terutama dalam hal waktu, biaya, kualitas, kesesuaian dengan kebutuhan serta pemanfaatan sumber daya yang ada. Berdasarkan latar belakang tersebut, penerapan Odoo merupakan salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan dalam bidang produksi & logistik perusahaan
5
PT. Primarindo Asia Infrastructure Tbk khususnya mengenai purchasing dan warehouse management. Sehingga penulis melakukan penelitian mengenai hal tersebut dengan judul “Implementasi Sistem Purchasing dan Warehouse Management Berbasis Odoo Pada PT. Primarindo Asia Infrastructure Tbk Dengan Metodologi ASAP” I.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana mengimplementasikan integrasi pada proses purchase? 2. Bagaimana mengimplementasikan integrasi pada proses gudang bahan baku? 3. Bagaimana implementasi modul purchase dan warehouse management yang terintegrasi dengan modul produksi? I.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang ada, tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Mengimplementasikan integrasi pada proses purchase. 2. Mengimplementasikan integrasi pada proses gudang bahan baku. 3. Implementasi modul purchase dan warehouse management yang terintegrasi dengan modul produksi. I.4 Batasan Penelitian Batasan dari penelitian yang dilakukan adalah: 1. Dalam menerapkan sistem hanya sampai pada tahap final preparation, tidak sampai tahap go-live & support. 2. Pembahasan hanya pada bagian pembelian dan gudang bahan baku produksi sepatu. 3. Tidak membahas Bahasa pemograman phyton pada Odoo. 4. Tidak membahas pengolahan database pada PostgreSQL. 5. Hasil dari penelitian ini berupa prototype. I.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
6
Bagi Perusahaan: 1. Memberikan solusi pada PT. Primarindo Asia Infrastructure Tbk dalam proses purchasing dan warehouse. 2. Pendataan secara realtime sehingga dapat menjamin keakuratan data dan memudahkan pelaporan. 3. Dapat tercipta integrase data dan informasi antar proses khususnya purchasing dan warehouse raw material. Bagi Penulis: 1. Mengetahui sistem purchasing dan warehouse di PT. Primarindo Asia Infrastructure Tbk. 2. Menambah wawasan tentang proses purchasing dan warehouse managenet. I.6 Sistematika Penelitian Pada penelitian ini diuraikan dengan sistematika penelitian sebagai berikut: Bab I
Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penelitian.
Bab II
Tinjauan Pustaka Pada bab ini berisikan profil perusahaan, teori-teori dasar yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan membahas hasil penelitian terdahulu yang berkaitan dengan penelitian ini.
Bab III
Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: tahap project preparation, lalu dilanjutkan dengan tahap business blueprint, kemudian tahap realization, selanjutnya final preparation, hingga diakhiri dengan tahapan akhir penelitian yaitu closing.
Bab IV
Business Blueprint Pada bab ini berisi uraian mengenai metode penelitian yang dilakukan meliputi: analisis proses bisnis As Is, analisis proses bisnis
7
aplikasi Odoo (To Be), analisis form yang digunakan dan yang disediakan oleh Odoo, analisis gap, analisis risiko, proses bisnis usulan serta serta menggambarkan use case diagram dan activity diagram. Bab V
Realization dan Final Preparation Pada bab ini dilakukan instalasi aplikasi Odoo, penyesuaian aplikasi Odoo, dan konfigurasi modul purchase management dan warehouse management. Setelah itu melakukan pengujian aplikasi dan migrasi data.
Bab VI
Penutup Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penelitian yang dilakukan.
8
