1
Bab I Pendahuluan
Dalam bab I ini akan dijelaskan latar belakang yang mendasari munculnya ide pembuatan rancangan IT Governance dengan mengacu pada kerangka kerja COBIT. Disamping itu akan dibahas juga rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, kegunaan hasil penelitian, metodologi penelitian dan terakhir sistematika penulisan.
I.1 Latar Belakang Teknologi informasi (TI) saat ini menjadi teknologi yang banyak diadopsi oleh hampir seluruh organisasi dan dipercaya dapat membantu meningkatkan efisiensi proses yang berlangsung, tak terkecuali di Institusi pendidikan. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan suatu pengelolaan TI yang ada secara terstruktur. Kesuksesan enterprise governance didapatkan melalui peningkatan dalam efektivitas dan efisiensi dalam proses organisasi yang berhubungan. IT Governance yang menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI dan informasi bagi strategi dan tujuan organisasi. IT Governance memungkinkan organisasi untuk memperoleh keuntungan penuh dari suatu informasinya, dengan memaksimalkan keuntungan dari peluang dan keuntungan kompetitif yang dimiliki. Oleh karenanya IT Governance juga harus dilakukan pada lingkungan perguruan tinggi. Perguruan tinggi merupakan sebuah institusi dengan salah satu tugas yang diembannya adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk menyiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) masa depan yang bermutu dan berdaya guna. Dalam prosesnya, perguruan tinggi membutuhkan sumber informasi yang mutakhir dan selalu terkini. Pengembangan implementasi teknologi informasi dan komunikasi di perguruan dilakukan.
tinggi merupakan upaya yang sudah seharusnya
2
Aktivitas utama dalam perguruan tinggi sesuai dengan fungsi utamanya yaitu sebagai penyelenggara pendidikan adalah layanan akademik. Dalam pelaksanaan layanan akademik ini perlu adanya penggunaan TI yang dapat mendukung tercapainya sasaran dari layanan akademik tersebut. Hal tersebut juga berlaku pada layanan akademik di UNIKOM. UNIKOM sebagai salah satu lembaga pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi di Bandung, menggunakan teknologi informasi sebagai : 1. Inti usahanya, yaitu memberikan pendidikan berdasarkan kurikulum yang berbasis kompetensi teknologi informasi dan komputer. 2. Penunjang usahanya, yaitu menggunakan teknologi informasi sebagai sarana dan prasarana untuk memberikan layanan kepada mahasiswa, dosen dan seluruh stafnya serta membantu terlaksananya aktivitas di seluruh unit kerja yang ada.
Dalam melakukan aktivitas utamanya dimana UNIKOM sebagai perguruan tinggi yang memberikan jasa pendidikan, didukung oleh suatu biro akademik yaitu Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) yang mempunyai tujuan sebagai biro pemberi layanan administrasi dan informasi akademik yang cepat, akurat, tertib dan ramah. Kedudukan dan tugas dari BAAK yaitu sebagai unsur pembantu pimpinan universitas yang tugas utamanya memberikan layanan administratif di bidang akademik. BAAK dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat oleh Rektor. Tugas administratif dari BAAK UNIKOM antara lain : a. Bersama Pembantu Rektor I, menyiapkan konsep kalender akademik dan buku pedoman akademik. b. Mengelola dan menyiapkan data induk mahasiswa dan data akademik mahasiswa untuk keperluan Pimpinan Universitas, Jurusan, Program Studi, dan Biro/Lembaga/Unit di lingkungan UNIKOM. c. Persiapan
perkuliahan
yaitu
melayani
pendaftaran
ulang
(registrasi)
mahasiswa baru dan lama, perencanaan beban studi, perubahan rencana studi, cuti akademik, dan pencetakan kartu mahasiswa.
3
d. Proses perkuliahan yaitu melayani pencetakan kartu ujian tengah semester dan akhir semester, dan pencetakan daftar hadir ujian tengah semester dan akhir semester. Pengelolaan data yaitu melayani pemasukan data hasil ujian tengah semester dan akhir semester. e. Penerbitan dokumen akademik yaitu melaksanakan penerbitan dan pembagian Kartu Hasil Studi (KHS), transkrip akademik, dan ijazah.
Dalam melakukan tugasnya ini, BAAK sudah didukung oleh TI berupa suatu sistem informasi akademik, dimana untuk pengadaan TI ini dilakukan oleh suatu divisi tersendiri yaitu UNIKOM Center. Namun terdapat permasalahan dalam sistem informasi akademik yang ada saat ini antara lain : a. Proses pengelolaan data akademik yang dilakukan di masing-masing jurusan yang ada di lingkungan UNIKOM belum terintegrasi
dengan BAAK di
tingkat universitas maupun ke unit kerja lain sehingga belum dapat memenuhi kepuasan dari pengguna layanan akademik dari segi waktu respon, efektifitas dan prosesnya. Dilihat dari sudut pandang pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akademik, dimana informasi yang dihasilkan sangat lambat dan sering terjadi kesalahan, misalnya mengenai nilai mata kuliah yang ditempuh mahasiswa pada suatu semester. Permasalahan ini juga berkaitan dengan pelatihan yang didapat oleh karyawan yang bersinggungan dengan layanan akademik, dimana pelatihan yang diadakan saat ini belum dapat dikatakan memenuhi kebutuhan karyawan terkait dengan tugas kerjanya. b. Pengawasan maupun penilaian terhadap kinerja TI khususnya sistem informasi akademik yang digunakan dan evaluasi kinerja sistem maupun karyawan baik karyawan non TI maupun karyawan TI yang terlibat dalam sistem informasi akademik tersebut belum dilakukan secara optimal dari pihak universitas karena pengawasan dan penilaian terhadap TI hanya dilakukan jika ada keluhan dari unit kerja mengenai layanan TI tersebut.
Permasalahan tersebut berkaitan dengan pelayanan yang perlu diberikan terhadap pengguna dari sistem informasi akademik, mulai dari operasi yang perlu
4
dilakukan terhadap keamanan data akademik yang ada dan aspek kesinambungan sampai pelatihan sumber daya manusia yang mendukung proses dari sistem informasi akademik tersebut. Selain itu permasalahan tersebut berhubungan dengan proses pendukung yang semestinya terlebih dahulu harus ditetapkan untuk dapat memberikan pelayanan. Dengan adanya permasalahan tersebut, maka penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu rekomendasi pengelolaan TI yang tepat sehingga dapat dijadikan panduan yang dapat digunakan pemakainya serta dapat meningkatkan penggunaan fasilitas tersebut secara optimal.
Pembuatan IT Governance dalam tesis ini menggunakan kerangka kerja COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology), dimana konsep dasar kerangka kerja COBIT adalah bahwa penentuan kendali dalam TI didasarkan kepada informasi yang diperlukan untuk mendukung tujuan bisnis dan informasi yang dihasilkan dari gabungan penerapan proses TI dan sumber daya terkait. I.2 Rumusan Masalah Penerapan TI untuk setiap organisasi terkait dengan strategi dan tujuan masingmasing organisasi, oleh karenanya penerapan suatu TI harus diselaraskan dengan strategi bisnis dan tujuan organisasi. Keselarasan antara penerapan TI dengan strategi bisnis dan tujuan organisasi dapat dicapai melalui pengelolaan TI yang baik.
Berdasarkan uraian tersebut maka dirumuskan permasalahan yang nantinya akan diuraikan solusinya sebagai berikut : 1. Bagaimana menerapkan IT Governance pada UNIKOM terutama yang berhubungan dengan TI yang digunakan dalam layanan akademik? 2. Bagaimana merancang IT Governance yang menghubungkan domain Deliver and Support (DS) dengan Monitor and Evaluate (ME) yang ada di COBIT dimana masing-masing domain terdiri dari beberapa proses?
5
3. Bagaimana pengendalian proses TI Institusi berdasarkan Key Goal Indicator (KGI), Key Performance Indicator (KPI) untuk setiap control process ? 4. Bagaimana memetakan tingkat maturity prosess TI Institusi saat ini sehinggga dapat diukur posisi proses saat ini? 5. Apakah rekomendasi IT Governance yang dibuat untuk control process yang diprioritaskan selaras dengan strategi bisnis Institusi?
I.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian tesis ini sebagai berikut : 1. Mengembangkan IT Governance yang sudah ada di Institusi melalui Deliver and Support (DS), Monitor and Evaluate (ME). 2. Membuat sebuah rekomendasi pengelolaan TI yang sesuai dengan strategi bisnis dan tujuan UNIKOM berdasarkan KGI dan KPI. Nantinya diharapkan rekomendasi pengelolaan TI ini dapat dijadikan sebagai pertimbangan pihak manajemen TI
bagaimana sebaiknya pengelolaan TI untuk mendukung
kinerja layanan akademik yang dilakukan oleh BAAK terutama dalam pelayanan dan monitoring dari TI tersebut.
I.4 Batasan Masalah Batasan masalah dalam tesis ini sebagai berikut : 1. Rekomendasi pengelolaan TI dalam penelitian tesis ini hanya dibatasi pada domain DS dan ME karena pada domain ini dari hasil pengamatan awal di UNIKOM belum jelas bahkan pengawasan dan penilaian TI untuk layanan akademik belum optimal. Namun control process yang terdapat di domain DS dan ME akan difokuskan pada control process yang ditentukan berdasarkan pada hasil perhitungan skala prioritas masing-masing control process menggunakan metode pengukuran skala prioritas AHP (Analytic Hierarchy Process). Skala prioritas tertinggi tersebut merupakan tingkat kepentingan yang diutamakan untuk dibuatkan KGI, KPI dan pemetaan level maturity dari pengelolaan TI pada control process tersebut serta rekomendasi pengelolaan
6
TI. Hal yang berkaitan dengan keuangan tidak dibahas dalam pembuatan rekomendasi IT Governance ini. 2. Pembahasan IT Governance difokuskan pada management guidelines dimana nantinya dapat membantu pihak manajemen menyeimbangkan risiko dan pengendalian yang tidak diprediksi oleh lingkungan TI. Sedangkan bagi users diharapkan nantinya membantu untuk mendapatkan jaminan atas keamanan dan pengendalian dalam pelayanan TI . 3. Dalam kerangka COBIT yang dibahas hanya pada tahap domain dan control process dan tidak dibahas mengenai aktivitas yang berada pada masing– masing control process. 4. Dalam penelitian ini tidak membahas mengenai implementasi IT Governance di institusi, tapi sebatas langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan oleh UNIKOM Center dalam melakukan IT Governance untuk mencapai sasaran dari layanan akademik yang telah ditetapkan.
I.5 Kegunaan Hasil Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu usulan pengelolaan TI, sehingga nantinya UNIKOM dapat melakukan pengaturan kembali pengelolaan TI yang telah ada maupun mengubahnya sesuai dengan kebijakan pengelolaan TI maupun kebutuhannya. Selain itu meningkatkan efisiensi dan produktifitas kegiatan BAAK yang ada di UNIKOM dalam rangka meningkatkan layanan akademik bagi penggunanya.
I.6 Metodologi Penelitian Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pembuatan rekomendasi pengelolaan TI ini sebagai berikut : 1. Melakukan studi lapangan mengenai proses penggunaan TI yang sedang berjalan dan mengumpulkan dokumen mengenai visi, misi, strategi, tujuan, dan struktur institusi UNIKOM. 2. Analisis data yang berkaitan dengan domain DS dan ME.
7
3. Membuat kuesioner skala prioritas menggunakan metode AHP yang ditujukan bagi Kepala BAAK sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam kegiatan layanan akademik dan Kepala UNIKOM Center sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan pengelolaan TI yang ada di UNIKOM. Selain itu pada tahap ini dilakukan persiapan wawancara dengan pihak pengguna yang ada di bagian akademik UNIKOM maupun users yang menggunakan hasil dari layanan akademik. 4. Analisis data hasil kuesioner, hasil pengamatan langsung dan pengalaman yang dirasakan oleh penulis baik sebagai users yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh layanan akademik maupun keterlibatan dalam pembuatan sistem informasi akademik yang digunakan, data yang berkaitan dengan pengelolaan TI saat ini yang terdokumentasi, penghitungan skala prioritas masing-masing control process yang terdapat pada domain DS dan ME. 5. Membuat kuesioner untuk control process dengan skala prioritas tertinggi dengan pertanyaan yang disusun berdasarkan management guidelines COBIT yang disesuaikan dengan keadaan pengelolaan TI saat ini. Setiap pertanyaan yang diajukan diuji validitas dan reliabilitasnya. Validitas menunjukkan sejauh mana suatu alat pengukur, dapat mengukur berdasarkan apa yang ingin diukur. Sedangkan reliabilitas merupakan suatu istilah yang dipakai untuk menunjukkan sejauh mana suatu hasil pengukuran hasil diulangi dua kali atau lebih. Uji validitas dan reliabilitas dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada pertanyaan yang ambigu menurut responden. 6. Analisis hasil kuesioner, dimana pada tahap ini dilakukan pemetaan pengelolaan TI layanan akademik UNIKOM dengan mengacu pada COBIT. 7. Pembuatan rekomendasi pelaksanaan IT Governance untuk masing-masing control process.
I.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan menguraikan masalah-masalah yang akan dibahas pada tiap-tiap bab. Berikut uaraian masalah tersebut :
8
BAB I
Pendahuluan, menjelaskan isi penelitian secara umum yakni latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, kegunaan hasil, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
Tinjauan Pustaka, dimana untuk mencapai tujuan penelitian diperlukan tinjauan teori yang akan menjelaskan teori-teori yang relevan dengan kasus penelitian.
BAB III
Analisis Lingkungan TI, berisi uraian mengenai gambaran institusi, analisa umum TI institusi dan analisis pengendalian TI serta hasil pengukuran skala prioritas dari control process yang ada masingmasing domain DS dan ME.
BAB IV
Rekomendasi IT Governance, dalam bab ini akan dibahas mengenai perancangan IT Governance, model maturity dan pembuatan rekomendasi
IT Governance dan tanggapan dari
pimpinan UNIKOM Center sebagai pihak yang bertanggung dalam hal pengadaan dan pengelola TI dan pimpinan BAAK sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam aktivitas layanan akademik di lingkungan Institusi mengenai rekomendasi IT Governance yang dibuat. BAB V
Penutup, berisi mengenai kesimpulan dan saran dari hasil penelitian dalam tesis ini.
