BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dipaparkan mengenai latar belakang yang mendasari tugas akhir, rumusan masalah, tujuan, dan batasan-batasan dalam tugas akhir serta metodologi yang digunakan selama pelaksanaan tugas akhir. Selain itu juga dipaparkan susunan/sistematika penulisan dokumen.
I.1 Latar Belakang Perkembangan peradaban manusia telah memasuki suatu era yang disebut sebagai era pengetahuan (A. Toffler, 1980), suatu era dimana pengetahuan yang dimiliki oleh manusia merupakan hal yang berperan penting dalam kehidupan. Era pengetahuan ditandai dengan penemuan bidang teknologi informasi – sekitar awal tahun 1990an – yakni teknologi jaringan komputer [TJA06]. Melalui Tabel I-1, seorang pakar manajemen, Jac Fit-enz (2000) menggambarkan perkembangan konsep manajemen hingga saat ini, dan menurut dia masih memungkinkan munculnya konsep-konsep baru di masa mendatang. Perkembangan dunia industri pada era pengetahuan (abad ke-21) melahirkan konsep yang disebut sebagai modal intelektual (intellectual capital) dan organisasi pembelajar (learning organization) [WID05]. Pengetahuan (knowledge) telah menjadi salah satu modal penting dalam dunia industri saat ini dan umumnya disebut sebagai modal intelektual, selain itu konsep organisasi pembelajar diajukan sebagai suatu bentuk organisasi yang dapat terus tumbuh berkembang dan bersaing dalam era pengetahuan. Tabel I-1 Perkembangan konsep manajemen pada bidang industri [WID05] 2000
1990 1982
1970 …
? ? ? ? ? ? ? ? Intellectual Capital – Learning Organization Rightsizing – Balanced Scorecard – EVA TQM – Reengineering – 7 Habits – Delayering Downsizing – Customer Service – Benchmarking Kaizen – Empowerment – Continuous Improvement Corporate Culture – Change Management – MBWA Intrapreneuring – Relationship Marketing – Excellence Quality Circles – Diversification – One Minute Managing …
I-1
I-2
Secara sederhana organisasi pembelajar dapat dipahami sebagai suatu bentuk organisasi dengan anggota-anggota yang selalu belajar bersama mengembangkan kemampuan serta pengetahuan yang dimilikinya untuk pengembangan organisasi tersebut. Dalam hal ini pada suatu organisasi pembelajar, pengetahuan memiliki peran yang penting sehingga dibutuhkan adanya pengelolaan terhadap modal intelektual tersebut. Pentingnya peran pengetahuan dalam organisasi telah melahirkan konsep yang disebut sebagai pengelolaan pengetahuan (knowledge management/KM). Melalui penerapan KM diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan kompetensi suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan bidang teknologi informasi dan komunikasi, proses KM pun dilakukan dengan adanya pemanfaatan teknologi tersebut yang kemudian melahirkan suatu sistem yang disebut sebagai sistem pengelolaan pengetahuan (knowledge management system/KMS). Meskipun mulai banyak kesadaran penerapan KMS, namun tidak sedikit penerapan KMS yang gagal. Kegagalan dalam penerapan KMS umumnya terjadi akibat perhatian yang terlalu ditekankan hanya pada aspek teknologi yang digunakan sehingga melupakan aspek lainnya, yang juga terkait dengan keberhasilan penerapan KMS, yaitu aspek manusia, seperti kepemimpinan dan budaya [EIS02, AKH05]. Hal senada juga disampaikan oleh Karl Wiig (2004) bahwa pemahaman dan penerapan KMS yang efektif seharusnya berfokus
pada
manusia
(people-focused)
karena
pengetahuan
–
beserta
pemberdayaannya – terkait erat dengan manusia [WII04]. McDermott (1999) mengatakan bahwa keberhasilan dalam penerapan KMS lebih bergantung pada proses pembentukan budaya berdasar pada interaksi sosial, komunikasi yang efektif, dan rasa saling percaya – dibandingkan pada aspek teknologi [DEL04b]. Proses KM perlu memperhatikan bagaimana manusia dapat belajar, mendapatkan pengetahuan serta pemanfaatan pengetahuan tersebut. Faktor budaya dan lingkungan sekitar memiliki peran dalam proses pembelajaran manusia. Akan tetapi pertimbangan ataupun pemahaman terhadap aspek-aspek tersebut umumnya terabaikan sehingga terdapat kesulitan dalam penerapan dan pemberdayaan suatu sistem yang ditujukan untuk mengelola pengetahuan.
I-3
I.2 Rumusan Masalah Berdasarkan pada penjelasan sebelumnya dapat dipahami bahwa pengetahuan menjadi hal penting sehingga membutuhkan adanya KM. Untuk melakukan KM dalam suatu organisasi/perusahaan diajukan suatu sistem yang disebut sebagai KMS. Walaupun demikian, belum ditemukan pemaparan ataupun penjelasan untuk memahami suatu KMS dengan mencakup aspek manusia dan aspek teknologi. Oleh karenanya, dalam tugas akhir ini dilakukan penelitian mengenai bagaimana untuk memahami suatu KMS dengan berfokus pada aspek manusia.
I.3 Tujuan Tujuan umum yang ingin dicapai dalam pelaksanaan tugas akhir ini adalah didapatkan rancangan knowledge management system framework dengan fokus pada manusia pada organisasi pembelajar. Melalui framework tersebut – sebagai suatu struktur kognitif yang digunakan untuk mengelola pemikiran mengenai suatu domain tertentu [DAV06] – diharapkan dapat dipahami KMS dengan memperhatikan aspek manusia dan aspek teknologi yang terkandung di dalamnya. Adapun beberapa tujuan khusus yang ingin dicapai adalah sebagai berikut: 1. Memahami proses KM dengan fokus pada manusia. 2. Memahami keterkaitan dan peran teknologi dalam KM. 3. Memahami karakteristik organisasi pembelajar dan proses belajar yang terjadi di dalamnya. 4. Mendapatkan dan memahami kebutuhan suatu sistem yang ditujukan untuk KM. 5. Mendapatkan requirement terhadap framework yang ditujukan untuk KMS. 6. Menghasilkan rancangan KMS framework dengan memperhatikan aspek manusia dan aspek teknologi.
I.4 Batasan Masalah Batasan-batasan yang diambil dalam pelaksanaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Tidak dilakukan kajian yang terkait dengan bagaimana proses pembentukan organisasi pembelajar. Kajian yang dilakukan merupakan kajian untuk mengetahui bagaimana pemberdayaan pengetahuan di dalam suatu organisasi.
I-4
2. Fokus pada manusia pada organisasi pembelajar dalam pelaksanaan tugas akhir ini, ditujukan untuk memahami aspek manusia terkait dengan bagaimana proses belajar manusia dan juga proses pemberdayaan pengetahuan dalam organisasi pembelajar. 3. Pengkajian ditujukan untuk mengetahui bagaimana peran dan keterkaitan aspek manusia dan aspek teknologi dalam melakukan proses KM, bukan untuk menghasilkan perangkat lunak. 4. Rancangan KMS framework yang dihasilkan dimaksudkan untuk menunjukkan keterkaitan aspek manusia dan aspek teknologi, belum sampai langkah-langkah teknis dan juga evaluasi terhadap penerapan suatu KMS. 5. Bidang pengetahuan yang akan dikaji sebagai studi kasus akan spesifik pada bidang tertentu dalam suatu organisasi.
I.5 Metodologi Tahapan-tahapan yang akan dilalui selama pelaksanaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Studi literatur Studi literatur dilakukan dengan menggunakan sumber-sumber dari buku, artikel, papers, dan situs-situs internet. Studi literatur yang dilakukan terkait dengan pemaparan ataupun riset dan kajian mengenai KM, KMS, sistem interaksi manusia dan komputer, dan organisasi pembelajar. 2. Analisis hasil studi literatur Melakukan analisis terhadap hasil studi literatur untuk mengetahui dan mendapatkan pemahaman dasar mengenai proses KM serta mendapatkan kebutuhan terhadap sistem untuk mengelola pengetahuan. 3. Perancangan framework Melakukan perancangan serta pendefinisian framework untuk pengelolaan pengetahuan. Proses perancangan dilakukan berdasarkan hasil analisis studi literatur yang telah didapatkan. 4. Studi Kasus Melakukan pengujian terhadap rancangan framework yang dihasilkan dengan melakukan studi terhadap suatu contoh kasus yang terkait dengan proses KM. Proses studi kasus dilakukan melalui pengamatan ataupun wawancara.
I-5
I.6 Sistematika Pembahasan Pembahasan dalam dokumen tugas akhir ini tersusun sebagai berikut: BAB I – Pendahuluan Bab Pendahuluan membahas mengenai latar belakang tugas akhir, rumusan masalah, tujuan tugas akhir, batasan masalah dalam pelaksanaan tugas akhir, metodologi yang digunakan, dan sistematika pembahasan tugas akhir. BAB II – Tinjauan Pustaka Bab Tinjauan Pustaka memuat berbagai pengetahuan dasar yang digunakan untuk memahami dan menyelesaikan persoalan tugas akhir. Pengetahuan dasar yang tercakup dalam dokumen terkait pemahaman mengenai KM dan organisasi pembelajar. BAB III – Analisis Bab Analisis memuat paparan analisis terhadap berbagai pengetahuan dasar yang telah diperoleh, terkait dengan proses pemahaman dan penyelesaian persoalan tugas akhir. Analisis ditujukan untuk mendapatkan pemahaman dasar terhadap KMS serta identifikasi kebutuhan perancangan framework. BAB IV – Perancangan Bab Perancangan memuat perancangan dan pendefinisian KMS framework fokus pada manusia pada organisasi pembelajar. Selain itu, juga dipaparkan mengenai komponen yang terdapat pada framework. BAB V – Studi Kasus Bab Studi Kasus memaparkan studi kasus yang digunakan untuk melakukan proses pengujian/evaluasi terhadap rancangan KMS framework yang dihasilkan. BAB VI – Penutup Bab Penutup memaparkan kesimpulan yang didapatkan terhadap hasil pelaksanaan tugas akhir dan saran untuk pengembangan lebih lanjut terhadap topik terkait yang dikaji pada tugas akhir.
