BAB I PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Setiap organisasi memiliki strategi-strategi yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi, strategi-strategi tersebut perlu disebarkan kepada semua karyawan sehingga karyawan dapat bekerja secara terarah. Selain itu, faktor lain yang dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi adalah efektifitas kinerja dari fungsi-fungsi yang ada di organisasi, seperti fungsi manajerial, fungsi transaksional, dan lain-lain. Untuk membantu meningkatkan efektifitas kinerja dari fungsi-fungsi ini maka dibutuhkan suatu alat yang dibuat dengan memanfaatkan Teknologi Informasi (TI). Dengan memanfaatkan TI, dalam fungsi transaksional dapat meningkatkan efisiensi waktu, biaya, ketepatan proses, sementara dalam fungsi manajerial dapat digunakan untuk menyediakan data dan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan, pemantauan, dan evaluasi sehingga dapat meningkatkan efektifitas manajemen. Universitas Telkom merupakan Perguruan Tinggi Swasta yang berada di kota Bandung. Perguruan tinggi ini berdiri pada tanggal 14 Agustus 2013 dan diselenggarakan oleh Yayasan Pendidikan Telkom. Universitas Telkom merupakan penggabungan dari empat Perguruan Tinggi Swasta, yaitu Institut Teknologi Telkom (IT Telkom), Institut Manajemen Telkom (IM Telkom), Politeknik Telkom, dan Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia Telkom (STISI Telkom). Universitas Telkom memiliki visi 2018 yaitu menjadi perguruan tinggi berkelas dunia yang berperan aktif dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan seni berbasis TI. Untuk mewujudkan visi tersebut salah satu hal yang harus dicapai oleh Universitas Telkom adalah 50% prodi berakreditasi A Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tingi (BAN-PT). Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tingi (BAN-PT) adalah badan akreditasi yang diakui oleh pemerintah yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan 11
akreditasi pada semua intitusi pendidikan tinggi meliputi Perguruan Tinggi Negeri (PTN), Perguruan Tinggi Swasta (PTS), Perguruan Tinggi Agama (PTA) dan Perguruan Tinggi Kedinasan (PTK), program pendidikan jarak jauh, serta program-program kerjasama dengan institusi pendidikan tinggi di dalam negeri yang ditawarkan oleh institusi pendidikan tinggi dari luar. BAN-PT memiliki 7 standar akreditasi, yaitu: 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian. 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu. 3. Mahasiswa dan lulusan. 4. Sumber daya manusia. 5. Kurikulum, pembelajaran dan suasana akademik. 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi. 7. Penelitian, pelayanan, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama. Universitas Telkom yang merupakan penggabungan dari empat Perguruan Tinggi memiliki 27 prodi yang beragam serta jenjang pendidikan dari D3, S1 dan S2. Seorang rektor Universitas Telkom perlu mengetahui akreditasi dari setiap prodi yang ada dalam Universitas Telkom sehingga dapat mengetahui prodi yang memiliki standar akreditasi baik maupun yang belum baik menurut standar akreditasi BAN-PT. Selain itu, Kaprodi untuk setiap prodi di Universitas Telkom perlu membandingkan standar akreditasi yang mereka punya dengan standar akreditasi prodi lain yang memiliki nilai yang lebih baik, untuk bahan mengevaluasi standar akreditasi mereka. Universitas Telkom juga merupakan sebuah organisasi yang setiap tahun mempunyai tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Tujuan-tujuan ini didokumentasikan pada sebuah berkas kontrak manajemen (KM). Selain itu, dibuat juga KM untuk setiap fakultas, prodi, dan dosen yang berisi tentang tugas-tugas yang harus dicapai untuk mendukung pencapaian tujuan-tujuan Universitas Telkom. KM dibuat berdasarkan pada konsep balanced scorecard (BSC) dengan 4 perspektifnya : perspektif keuangan, perspektif konsumen, perspektif internal, perspektif pembelajaran dan pertumbuhan dan pada masing-masing perspektif tersebut terdapat key performance indicator (KPI) yang digunakan untuk
12
mengukur ketercapaian setiap KM dan target yang harus dicapai untuk setiap KPI. Untuk mengetahui kondisi bisnis Universitas Telkom seorang Rektor harus memantau pencapaian setiap KPI dalam KM Rektor dan setiap dekan, kaprodi dan dosen juga perlu memantau pencapaian KM mereka masing-masing untuk mengetahui tugas yang sudah tercapai dan yang belum tercapai. Perusahaan Garputala mengembangkan aplikasi social enterprise yang memiliki tiga modul utama yaitu : 1. User and Group Management, 2. Event Management, 3. Performance Management (dashboard). Kata social enterprise diambil dari dua kata yaitu social yang diambil dari social media dan enterprise yang merupakan perusahaan yang memiliki struktur organisasi. Sehingga dapat disimpulkan aplikasi social enterprise merupakan aplikasi yang digunakan untuk kebutuhan organisasi yang dirancang berdasarkan konsep dari social media. Untuk membantu kegiatan-kegiatan yang telah dijelaskan, modul yang aplikasi social enterprise yang perlu dikembangkan adalah modul Performance Management (dashboard) yang dapat menampilkan setiap standar akreditasi dari setiap prodi yang berada di Universitas Telkom dan dapat menampilkan setiap KM untuk Rektor, Dekan, Kaprodi, dan dosen beserta KPI, target yang harus dicapai dan pencapaian untuk setiap KPI. Suatu aplikasi dapat dikembangkan dengan berbasiskan web, desktop dan mobile. Perusahaan Garputala sudah melakukan pengembangan aplikasi dashboard berbasiskan website, namun untuk aplikasi dashboard berbasiskan mobile masih belum dilakukan karena perusahaan Garputala masih kekurangan sumber daya manusia. Seperti halnya suatu personal computer (PC) maupun laptop, perangkat mobile juga menggunakan operating system (OS) seperti : Android, IOS, Windows Phone, dan lain-lain. Pada gambar I.1.1 dapat dilihat jumlah pengguna perangkat mobile dengan menggunakan OS Android memiliki pengguna yang lebih banyak bila dibandingkan dengan yang lain. Hal-hal tersebut mendorong aplikasi dashboard dikembangkan pada perangkat mobile yang menggunakan sistem operasi Android. Penelitian ini dilakukan untuk membantu perusahaan Garputala mengembangkan aplikasi social enterprise untuk modul performance management (dashboard) pada perangkat mobile.
13
Gambar I. 1 Pengguna Mobile Sistem Operasi Android (gs.statcounter.com) Aplikasi dashboard dikembangkan menjadi dua jenis yaitu : dashboard untuk menampilkan 7 standar akreditasi setiap prodi dalam Universitas Telkom dan dashboard untuk menampilkan setiap KM untuk Rektor, Dekan, Kaprodi, dan dosen beserta KPI, target yang harus dicapai dan pencapaian untuk setiap KPI. Kedua dashboard ini menampilkan informasi yang berbeda kepada penggunanya. Suatu infomarsi merupakan hasil dari pengolahan data yang dapat memberikan pengetahuan kepada seseorang. Aplikasi dashboard menampilkan informasi kepada pengguna melalui user interface dengan menampilkan diagram ataupun grafik. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan, aplikasi ini perlu melakukan proses perhitungan data. Karena kedua jenis dashboard menampilkan informasi yang berbeda, dalam proses perhitungan data juga membutuhkan model perhitungan yang berbeda untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan jenis dashboard. Proses perhitungan ini menerapkan konsep extract, transform, load (ETL) yaitu mendapatkan data dari sumber data (extract), proses perhitungan data menjadi informasi yang akan ditampilkan dalam grafik ataupun diagram dan perubahan format data yang didapatkan dari sumber data ke format data yang sesuai dengan yang dibutuhkan (transform), menampilkan hasil perhitungan data kedalam grafik ataupun diagram dan menyimpan data yang diambil dari sumber data kedalam sumber data lain (load). Selain perhitungan data, untuk dashboard
14
akreditasi berbagai macam data seperti jumlah mahasiswa, jumlah dosen, dan lain-lain digunakan untuk keperluan penilaian akreditasi sehingga dibutuhkan pemetaan data untuk mengetahui data yang digunakan untuk keperluan dashboard akreditasi dan mengetahui data tersebut dapat diambil dari mana. Pada penelitian ini menggunakan framework scrum karena product backlog atau fitur-fitur untuk aplikasi telah didefinisikan pada awal pengembangan oleh product owner, selain itu dokumentasi setiap tahap pengembangan dilakukan setiap hari sehingga tim pengembang dapat memantau proses pengembangan aplikasi. Dibandingkan dengan metode pengembangan yang lain, framework scrum dipilih karena pada akhir setiap sprint dilakukan rilis sebuah product. I.2. Rumusan Masalah Dalam penelitian ini rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut : 1. Data apa saja yang dapat diambil dari igracias.telkomuniversity.ac.id dan properman.telkomuniversity.ac.id untuk kepentingan dashboard akreditasi. 2. Membuat dokumen SIPOC yang berisikan pemetaan data, proses perhitungan data dan output atau hasil dari proses perhitungan data untuk aplikasi dashboard. I.3. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Menghasilkan
daftar
data
yang
dapat
diambil
dari
website
igracias.telkomuniversity.ac.id dan properman.telkomuniversity.ac.id untuk keperluan dashboard akreditasi. 2. Menghasilkan dokumen SIPOC yang berisikan pemetaan data, proses perhitungan data dan output atau hasil dari proses perhitungan data untuk aplikasi dashboard.
15
I.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang terdapat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Memberikan dokumen SIPOC yang berisikan pemetaan data, proses perhitungan data dan output atau hasil dari proses perhitungan data untuk aplikasi dashboard. 2. Memberikan
daftar
data
yang
dapat
diambil
dari
website
igracias.telkomuniversity.ac.id dan properman.telkomuniversity.ac.id untuk keperluan dashboard akreditasi.
I.5. Batasan Masalah Dalam penelitian ini batasan masalah yang akan dibahas adalah : 1. Hasil dari penelitian ini adalah daftar data yang dapat diambil dari igracias.telkomuniversity.ac.id dan properman.telkomuniversity.ac.id dan dokumen SIPOC yang berisikan pemetaan data, proses perhitungan data dan output atau hasil dari proses perhitungan data untuk aplikasi dashboard. 2. Model perhitungan data dalam dokumen SIPOC dibuat sesuai dengan matrik penilaian borang program studi BAN-PT dan KM setiap Rektor, Dekan, Kaprodi dan dosen. 3. Objek dalam penelitian ini adalah Universitas Telkom.
16
