BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Bisnis proses merupakan komponen penting dalam dunia bisnis masa kini. Proses bisnis bukan hanya sebagai alat dalam perusahaan untuk menjadi standar perusahaan tersebut berjalan melainkan menjadi faktor penentu kelancaran, performa, dan keberhasilan perusahaan. Berdasarkan jurnal yang dikeluarkan oleh Falahah (2012) menyatakan, pengeloaan proses bisnis yang tepat dapat meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Proses bisnis terdiri dari sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan yang memanfaatkan sumber daya dari perusahaan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan dalam mendukung organizations process (Harrington, 1991). Organizations process yang baik tentu saja memiliki proses bisnis yang baik pula di belakangnya untuk menopang segala kegiatan bisnisnya secara terkonsep, terstruktur dan berjalan secara berurut dari setiap prosesnya dengan minimum terjadinya kesalahan. Hal ini penjaminan mutu untuk suatu organisasi atau yayasan diperlukan agar mencapai tujuan dan menghasilkan jasa produk atau jasa yang berkualitas. Berdasarkan jurnal yang dikeluarkan oleh Wahab (2011) menyatakan 80% masalah mutu
berada
pada
manajemen
pengelolaannya.
Diperlukan
standar
yang
menghasilkan system penjaminan mutu yang optimal seperti ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 merupakan standar yang dapat digunakan untuk membantu manajemen organisasi dalam mentapkan dan mengembangkan system manajemen kualitas untuk peningkatan
proses
terus
menerus
(continual
processes
improvement),
(Gaspersz,2013). YPT merupakan salah satu yayasan pendidikan yang telah berganti nama menjadi Telkom Foundation. Telkom Foundation merupakan gabungan dari YPT dan YSPT yang diprakarsai oleh PT. Telkomunikasi Indonesia Tbk (PT.Telkom) dimana mempunyai 5 Direktorat yaitu Direktorat Primary & Secondary Education, Higher
1
Education, General Affair, Foundation Affair, dan Bussines Development Cooperation. Pada Direktorat General Affair bertanggung jawab dalam kegiatan pengembangan human capital dan administrasi umum lainnya di kantor Yayasan. Pada penelitian ini difokuskan pada Direktorat General Affair bagian Human Capital. Direktorat tersebut terdiri dari beberapa tingkatan jabatan yaitu Direktur General Affair, VP Human Capital dan AVP Human Capital Development. Direktur GA merupakan jabatan tertinggi pada yang bertanggung jawab dalam menentukan kebijakan pengembangan pegawai di lingkungan yayasan. Vice President (VP) merupakan jabatan manajerial setingkat Senior Manajer yang memimpin bidang di lingkungan Yayasan yang berada dibawah supervises seorang Direktur. Asisstant Vice President (AVP) adalah jabatan manajerial setingkat Manajer yang memimpin bagian di lingkungan Yayasan, yang berada di bawah supervise seorang Vice President. Penggabungan kedua yayasan tersebut menghasilkan struktur organisasi dan proses bisnis yang baru sehingga banyak proses bisnis tidak berjalan sesuai dengan fungsi dan standar yang ada. Pada kondisi SOTK existing Direktorat General Affair berdasarkan tingkat jabatannya terdapat tiga jenis manajemen level yaitu strategi, taktis, dan operasional (Stoner, 1996). Berikut ini merupakan review tabel SOTK Direktorat General Affair (HC) di Telkom Foundation. Tabel I. 1 Review SOTK Existing (Lampiran C) Jabatan
Jumlah Job pada SOTK
Direktur General Affair (Strategi)
2
VP Human Capital (Taktis)
7
AVP Human Capital Development
8
(Operasional)
Tabel I.1 menjelaskan bahwa setiap tingkat jabatan memiliki SOTK (tupoksi) dengan jumlah yang telah ditentukan oleh Telkom Foundation yaitu Direktur GA memiliki 2 tupoksi, VP 7 tupoksi dan AVP 8 tupoksi. Dari setiap tupoksi tersebut Direktorat 2
General Affair memiliki satu Standard Operating Prosedure (SOP) Pengembangan Pegawai yang meliputi Pendidikan Lanjut, Pelatihan, dan Mutasi Jabatan. Seperti yang diatur dalam ISO 9001:2008 klausul 6.2, pada SOP Pelatihan existing masih belum memenuhi dikarenakan tidak ada penentuan kebutuhan pelatihan dan beberapa aktivitas yang tidak memiliki rekaman. Selain itu dalam perumusan KPI (Key Performance Indicator) nya ada tetapi bukan variable terukur yang menunjukkan pada tujuan proses. Dan ukuran ukuran proses untuk memperbaiki proses bisnis pelatihan tidak ada. Oleh karena itu sebelum dibuat standar yang baku berupa SOP, perlu dilakukan identifikasi terlebih dahulu terhadap proses bisnis dari segi manajemen level. Pada penelitian ini proses bisnis yang di identifikasi adalah proses bisnis pelaksanaan pelatihan di Telkom Foundation menggunakan metode APQC (American Productivity and Quality Center) sehingga menghasilkan output yang menunjang keberhasilan pelaksanaan pelatihan di Telkom Foundation. I.2 Perumusan Masalah Berdasarkan Uraian yang telah dibahas dalam latar belakang, maka perumusan masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Proses bisnis apa saja yang terkait pelatihan pada level strategic, taktis, dan operasional di Telkom Foundation menurut framework APQC (American Productivity and Quality Center) untuk memenuhi requirement ISO 9001:2008 klausul 6.2? 2. Bagaimana rancangan Standard Operating Procedure (SOP) usulan untuk proses bisnis pelatihan pada level operasional dan KPInya di Telkom Foundation? I.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi proses bisnis pelatihan pada level strategic, taktis, dan operasional di Telkom Foundation menurut framework APQC (American Productivity and Quality Center) untuk memenuhi requirement ISO 9001:2008 klausul 6.2.
3
2. Merancang Standard Operating Procedures (SOP) usulan pada lavel operasional dan KPInya untuk menjamin bertahan dan berkembangnya pegawai di Telkom Foundation. I.4 Batasan Penilitian Agar penelitian yang dilakukan dapat terfokus pada satu tujuan yang telah ditetapkan, maka diperlukan beberapa batasan masalah, yaitu: 1. Penelitian ini dilakukan hanya berfokus pada pengembangan pegawai melalui pelatihan di Kantor Yayasan Telkom Foundation. 2. Hasil dari penelitian ini sebatas rancangan proses bisnis SOP usulan pada level operasional beserta KPI nya tidak sampai pada tahap implementasi. I.5 Manfaat Penelitian Melalui hasil penelitian ini, adapun beberapa manfaat untuk Telkom Foundation diantaranya: 1. Mengetahui proses bisnis apa saja yang terkait Pelatihan di Telkom Foundation menurut framework APQC (American Productivity and Quality Center) untuk memenuhi requirement ISO 9001:2008 klausul 6.2. 2. Meberikan dan membantu Telkom Foundation dalam merancang perbaikan Standard Operating Procedures (SOP) dan KPI nya. I.6 Sistematika Penulisan Pada penelitian ini sistematika penulisan yang diuraikan adalah Bab I
Pendahuluan Bab ini berisi uraian latar belakang yang menjadi landasan penelitian “Analisis Perbaikan Proses Bisnis dan Perancangan SOP Pelaksanaan Pelatihan untuk memenuhi Requirement ISO 9001:2008 klausul 6.2” berdasarkan latar belakang tersebut akan terbentuk rumusan masalah yang akan dikaji, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika Penulisan
4
Bab II
Landasan Teori Bab ini berisi tentang uraian dasar teori dari studi literature relevan yang digunakan untuk acuan dalam menyelesaikan masalah dalam penelitian ini. Uraian yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah mengenai pengertian proses bisnis, framework APQC (American Productivity and Quality Center) dan ISO 9001:2008 klausul 6.2.
Bab III
Metodologi Penelitian Bab ini berisi langkah langkah yang akan dilakukan dalam penelitian ini meliputi : pengumpulan data, pengolahan data, evaluasi proses bisnis sesuai requirement ISO klausul 6.2 dan framework APQC, analisis dan rancanaan SOP Usulan serta tahap kesimpulan dan saran
Bab IV
Pengumpulan dan Pengolahan Data Bab ini berisi hasil pengumpulan dan pengolahan data berupa prosedur existing pengembangan pegawai melalui pelatihan, framework APQC dan ISO 9001:2008 klausul 6.2. Kemudian dilakukan evaluasi GAP existing dengan Framework APQC (American Productivity and Quality Center) dan evaluasi GAP existing dengan requirement ISO 9001:2008 klausul 6.2.
Bab V
Analisis dan Usulan Bab ini berisi identifikasi proses bisnis pada level strategi, taktis, dan operasional. Kemudian dilakukan perancangan SOP pelaksanaan pelatihan pada level operasional. Tahap ini menunjukkan perbaikanperbaikan yang akan dilakukan di Direktorat General Affair serta mengusulan perbaikan berdasarkan kondisi actual direktorat di Telkom Foundation
Bab VI
Kesimpulan dan Saran Bab ini berisi tentang kesimpulan-kesimpulan yang menjawab tujuan penelitian tugas akhir dan saran-saran bagi penelitian selanjutnya.
5
6
