BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi sekarang ini kebutuhan atas informasi yang cepat dan tepat merupakan suatu keharusan. Proses pengolahan informasi, penyimpanan informasi, interaksi informasi dengan manusia maupun antar lembaga dan instansi memegang peran yang sangat besar dalam kehidupan manusia. Suatu sistem informasi yang merupakan kumpulan dari semua komponen yang menunjang dalam suatu sistem nyata
yang saling berinteraksi dalam upaya menghasilkan suatu
informasi yang dibutuhkan, memegang peranan penting dalam menunjang subsistem lainnya dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Perusahaan Dagang Setiadi Jaya Rubber merupakan unit usaha yang tergolong kedalam usaha menengah kecil yang bergerak pada industri percetakan karet. Perusahaan dagang ini walaupun tergolong usaha kecil menengah tetapi jika dilihat dari proses yang terlibat di dalamnya hampir sama dengan proses yang terdapat pada perusahaan besar lainnya. Bagian bagian yang menunjang aktifitas dari perusahaan dagang ini adalah bagian pembelian, bagian kepegawaian, bagian penyediaan barang, bagian penjualan dan bagian keuangan. Prospek bisnis yang luas yang memungkinkan perusahaan ini berkembang dengan pesat, jika pengolahan proses yang terjadi tidak didukung dengan bantuan teknologi komputer maka perkembangan dari perusahaan ini dapat terhambat. Melihat latar belakang diatas, maka dalam proyek akhir ini dibuat suatu perangkat lunak yang dapat menangani permasalahan yang terdapat pada bagian penyediaan dan penjualan barang yang selama ini masih dilakukan secara manual, sehingga perangkat lunak ini diharapkan dapat menunjang aktifitas perusahaan secara keseluruhan. Disamping itu juga perangkat lunak ini diharapkan dapat mempermudah pemasukan, penghitungan dan memperoleh data yang cepat dan akurat pada bagian penyediaan dan penjualan barang.
I.2 Perumusan Masalah
Dari penjelasan latar belakang yang telah diuraikan diatas, masalahmasalah yang sering timbul dalam proses penyediaan dan penjualan barang diantaranya adalah : 1) kesulitan bagian penyediaan barang untuk mengetahui jumlah barang secara keseluruhan, sehingga jenis barang dan jumlah yang tersedia tidak dapat diketahui. 2) Kesulitan untuk menyimpan data penyediaan dan penjualan barang dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga jika terjadi suatu kesalahan atau kehilangan dapat menyebabkan permasalahan tersebut sulit untuk diselesaikan, atau dengan kata lain data yang disimpan tidak memiliki keteraturan. 3) Kesulitan
untuk
melakukan
pencarian
terhadap
data
dari
penyediaan, penjualan dan pelanggan. 4) Kesulitan untuk melakukan perhitungan dari jumlah transaksi penjualan yang telah dilakukan dalam jangka waktu tertentu. 5) Tidak adanya validasi data terhadap seluruh proses yang terjadi, sehingga
memungkin
karyawan
yang
bekerja
didalamnya
melakukan tindakan yang curang. 6) Resiko kehilangan dan perubahan terhadap data proses yang terjadi sangat tinggi. 7) Kesulitan dalam pengambilan keputusan untuk proses-proses lainnya disebabkan informasi mengenai penyediaan dan penjualan barang kurang. 8) Tidak dapat diketahui secara jelas keuntungan atau kerugian yang dialami setelah proses penjualan.
I.3 Tujuan
Tujuan dari pembuatan proyek akhir ini adalah untuk membangun suatu aplikasi sistem informasi penyediaan barang dan penjualan pada Perusahaan Dagang Setiadi Jaya yang dapat memberikan segala kemudahan dalam pengerjaan proses-proses yang terjadi pada perusahaan ini, aplikasi ini dirancang dengan kemampuan untuk : 1) memberikan kemudahan bagi para karyawan pada bagian penyediaan barang untuk menngetahui jumlah barang dan jenis barang apa saja yang tersedia secara keseluruhan. 2) Memberikan kemudahan untuk melakukan penyimpanan terhadap data penyediaan dan penjualan barang dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga tingkat kesalahan dapat diminimalisasi. Penyimpanan data barang yang keluar masuk di pergudangan, penjualan, dan pelanggan dapat tersimpan secara teratur. Hal ini dilakukan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan di kemudian hari. 3) Memberikan kemudahan pencarian terhadap data yang dibutuhkan baik itu pada bagian penyediaan maupun penjualan barang. 4) Memberikan
kemudahan
untuk
proses
perhitungan
jumlah
transaksi penjualan yang terjadi dalam selang waktu tertentu, dimana proses perhitungan dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem. 5) Validasi dilakukan secara manual dengan mencocokkan data yang tersimpan dalam basis data sistem dengan bukti dari setiap proses yang terjadi, sehingga jika terjadi kesalahan dapat langsung diketahui. 6) Mengurangi resiko kehilangan dan perubahan data persediaan barang, data penjualan, dan data pelanggan secara tidak sengaja maupun
sengaja
dilakukan
oleh
pihak-pihak
yang
tidak
berkepentingan, dengan pemberian hak akses ke sistem yang berbeda.
7) Memberikan kemudahan untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan, karena data tersebut telah diolah menjadi suatu informasi yang tepat dan akurat dan dengan penyampaian yang cepat. 8) Dapat memberikan laporan dari transaksi yang terjadi selama selang waktu tertentu secara cepat dan akurat kepada pimpinan perusahaan, sehingga keadaan untung-rugi perusahaan dapat diketahui
secara
cepat.
Hal
ini
memenungkinkan
untuk
menghindari kerugian yang lebih besar lagi.
I.4 Batasan Masalah Batasan permasalahan pengolahan data
penyediaan dan penjualan
barang yang akan ditangani adalah : 1) Menangani proses pemasukkan, perubahan, dan penghapusan data penyediaan barang dan data dari transaksi penjualan yang telah dilakukan. 2) Harga untuk tiap-tiap barang berbeda berdasarkan sasaran penjualan, sasarana penjualan terbagi menjadi 2 yaitu partai kecil(eceran) dan Partai besar(grosir). 3) Pelanggan digolongkan kedalam 2 bagian yaitu pelanggan tidak tetap dan pelanggan tetap, data pelanggan tetap akan dimasukkan kedalam basisdata sistem. 4) Menangani transakasi penjualan mulai dari proses pemasukan data kedalam basis data sampai perhitungan dari jumlah transaksi yang ada. 5) Proses-proses yang lain yang terdapat dalam perusahaan ini dan berhubungan dengan bagian penyediaan dan penjualan barang diasumsikan sistemnya telah ada. 6) Pembuatan laporan persediaan barang, laporan barang yang tingkat penjualannya tinggi, laporan penjualan dalam jangka waktu tertentu.
7) Proses pengolahan data dilakukan secara bersama-sama oleh server dan client sedangkan untuk tempat penyimpanan datanya dilakukan secara terpusat. 8) Tidak menangani masalah sekuritas jaringan.
I.5 Metodologi Pemecahan Masalah
Dalam pembuatan perangkat lunak sistem informasi penjualan dan penyediaan barang PT.Setiadi Jaya Rubber ini menggunakan metodologi yang melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Pengumpulan data Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan pada saat pembuatan perangkat lunak ini. 2. Analisa sistem Data dan informasi yang telah diperoleh pada tahap pengumpulan data, yang selanjutnya dianalisa untuk mendapatkan kerangka global yang kemudian dipergunakan sebagai acuan pemodelan sistem. 3. Perancangan Pada tahap ini, akan dibuat aliran informasi, struktur aliran data, spesifikasi proses dan perancangan aplikasi. 4. Implementasi Awal Pada tahap ini, aplikasi akan diimplementasikan ke dalam bentuk program berdasarkan hasil analisa dan perancangan yang telah diperoleh dari tahap sebelumnya. 5. Evaluasi Pada tahap ini, aplikasi yang telah selesai diimplementasikan akan dievaluasi, dimana akan dilakukan koreksi dan penyempurnaan program jika diperlukan. 6. Implementasi Akhir Aplikasi ini telah selesai dibangun dan siap untuk diserahkan kepada End-User.
I.6 Sistematika Penulisan Adapun sistematika pembahasan yang akan digunakan dalam pengerjaan Proyek Akhir ini dapat dijelaskan sebagai berikut : BAB I
PENDAHULUAN Bab ini mencakup latar belakang penulisan, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, metodologi serta sistematika pembahasan.
BAB II
LANDASAN TEORI Bab yang merupakan tinjauan teori yang digunakan dalam membangun suatu sistem atau perangkat lunak.
BAB III
ANALISA SISTEM Bab ini berisi hasil analisa terhadap sistem yang dinyatakan dalam bentuk konteks diagram, data flow diagram, dan diagram Entity Relationship yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan user.
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi arsitektur pemrograman atau aplikasi dari sistem, perancangan secara detail yang meliputi perancangan pemrograman Delphi, basis data, prosedur, dan user interface.
BAB V
IMPLEMENTASI Bab ini berisi tentang implementasi hasil analisa dan perancangan sistem ke dalam bentuk pemrograman aplikasi.
BAB VI
PENUTUP Berisi kesimpulan dan penulisan Proyek Akhir ini serta saran-saran yang diperlukan untuk pengembangan aplikasi sistem lebih lanjut.
