BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Hotel merupakan suatu industri atau usaha jasa yang dikelola secara komersial. Artinya dalam menyediakan jasa yang biasa juga dsebut sebagai “product” kepada calon konsumen dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya. Dalam suatu usaha, hotel juga tidak terlepas dari kebutuhan barang-barang untuk menjalankan operasional usaha tersebut. Penerimaan barang-barang tersebut ditangani oleh bagian receiving dimana sebelumnya telah ada pengadaan atau pembelian oleh bagian purchasing dari permintaan department atau outlet yang membutuhkan. Hendaknya sebuah hotel terutama di beberapa departement khususnya Purchasing Departement yaitu yang berhubungan dengan pengadaan semua barang yang dibutuhkan oleh hotel memiliki standar tersendiri yang ditekankan kepada setiap karyawan dalam memberikan layanan kepada pelanggan khususnya aspek instangible produk sebagai salah satu jasa yang siap dinikmati, utamanya pada bagian dapur (kitchen) restoran hotel perihal kesehatan dan kebersihan (sanitasi, hygiene) dalam pengelolaan makanan. Dengan melihat keterlibatan perlunya Purchasing Departement dalam menjaga dan menerapkan Higiene Sanitasi Hotel dalam proses pengadaan barang,
1
maka penulis merasa tertarik untuk mengambil judul “Upaya Penerapan Higiene Sanitasi Dalam Proses Pengadaan Bahan Makanan di Purchasing Departement Hyatt Regency Yogyakarta Hotel Secara Optimal” dalam Tugas Akhir ini. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan pada latar belakang masalah yang diuraikan di atas, maka permasalahan dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Upaya apa saja yang telah dilaksanakan guna menerapkan Higiene Sanitasi Hotel di area Purchasing Departement ? 2. Bagaimanakah Peran Supplier dalam menerapkan Higiene Sanitasi Hotel ? 3. Masalah-masalah apa saja yang menghambat proses penerapan Higiene Sanitasi Hotel di area Receiving dan Bagaimanakah Cara Penanggulangan untuk mengatasi masalah tersebut? 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun Tujuan yang penulis dapat sampaikan dari tugas akhir ini yaitu sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui upaya apa saja yang telah dilaksanakan oleh Hyatt Regency Yogyakarta menerapkan Higiene Sanitasi Hotel 2. Mengetahui Peran dari Supplier dalam menerapkan Hiegine Sanitasi Hotel 3. Mengetahui masalah-masalah yang menjadi penghambat dalam proses penerapan Higiene Sanitasi Hotel dan Mengetahui Bagaimana cara penanggulangan untuk mengatasi masalah tersebut.
2
1.4 Tinjauan Pustaka Pertama, Siti Rohani dalam Karya Tulisnya yang berjudul “Penerapan Higiene Sanitas Pada Kitchen Departement Hotel Grand Antares Indonesia” dimana menjelaskan tentang bagaimana peran Kitchen Departement dalam menjaga Higiene Sanitasi dapur untuk menghasilkan makanan yang baik dan sehat yang layak disajikan kepada para tamu hotel. Kedua, karya tulis yang disusun oleh Shelly Artha Novany yang berjudul “Peran Housekeeping Departement Dalam Menangani Higiene Sanitasi Kamar Di Emeral Graden Internasional Hotel” mengenai masalah-masalah yang terjadi dalam hiegine sanitasi kamar, dan juga bagaimana pelaksanaan hiegine sanitasi pada Room Boy dan Room Maid. Ketiga, Caryanto, dalam jurnal pribadinya yang menjelaskan mengenai Pengertian Hygiene di Main Kitchen Food Pruduct. Dan juga menjelaskan mengenai bagaimana cara menerapkan Hygiene di Main Kitchen Food Pruduct dalam mencegah resiko keracunan. Dari ketiga penelitian terdahulu itu terlihat bahwa penelitian sesuai dengan judul “Upaya Penerapan Higiene Sanitasi Hotel dalam Proses Pengadaan Bahan Makanan di Purchasing Departement Hyatt Regency Yogyakarta Hotel secara optimal” belum pernah dikerjakan oleh siapapun.
3
1.5 Landasan Teori 1. Pengertian Hiegine dan Sanitasi Definisi hotel menurut Buku Managing Front Office Operations dari AHMA (American Hotel & Motel Association) yang ditulis oleh Charles E. Steadman dan Michael L. Kasavana (1998: 4) “Hotel dapat didefinisikan sebagai sebuah bangunan yang dikelola secara komersial dengan memberikan fasilitas penginapan untuk umum dengan fasilitas pelayanan sebagai berikut: pelayanan makan dan minum, pelayanan kamar, pelayanan barang bawaan, pencucian pakaian dan dapat menggunakan fasilitas perabotan dan menikmati hiasan-hiasan yang ada di dalamnya”. (2003 : 8). Sanitasi menurut WHO (World Health Organisation) adalah “suatu usaha untuk mengawasi beberapa faktor lingkungan fisik yang berpengaruh kepada manusia, terutama pada hal-hal yang mempunyai efek merusak perkembangan fisik, kesehatan, dan kelangsungan hidup. Sedang hygiene adalah suatu ilmu pengetahuan yang mempelajari kesehatan. Higiene erat hubungannya dengan perorangan, makanan dan minuman karena merupakan syarat untuk mencapai derajat kesehatan.
Menurut SK Dirjen Pariwisata, sanitasi higiene adalah meliputi perorangan, makanan dan minuman serta lingkungan, dan tujuan diadakannya usaha sanitasi dan higiene adalah untuk mencegah timbulnya penyakit dan keracunan serta gangguan kesehatan lain sebagai akibat dari adanya interaksi faktor-faktor lingkungan hidup manusia. 4
Ruang lingkup sanitasi dan higiene di tempat kerja meliputi :
a. Higiene perorangan : Hal terpenting yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan makanan adalah higiene perorangan dalam hal ini petugas atau karyawan yang berhubungan langsung dengan bahan-bahan makanan, baik sebelum, sedang dan sesudah bahan makanan diolah, sehingga makanan yang dihasilkanpun adalah makanan yang aman, bebas dari pencemaran dan bakteri atau lainnya yang mungkin bisa timbul dari rangkaian kegiatan tersebut. a. Higiene perorangan mencakup semua segi kebersihan dari pribadi karyawan
(penjamah
makanan)
tersebut.
Menjaga
higiene
perorangan berarti menjaga kebiasaan hidup bersih dan menjaga kebersihan seluruh anggota tubuh yang meliputi : Mandi dengan teratur, bersih dan sehat sebelum memasuki ruangan dapur, mencuci tangan sebelum dan sesudah menjamah makanan, kuku dipotong pendek dan tidak di cat (kutex), rambut pendek dan bersih (selalu memakai karpus (topi khusus juru masak atau penutup kepala lainnya, wajah tidak menggunakan kosmetik secara berlebihan, hidung tidak meraba-raba hidung sambil bekerja dan tidak menyeka wajah dengan menggunakan tangan tetapi menggunakan sapu tangan,mulut menjaga kebersihan mulut dan gigi, tidak merokok saat mengolah makanan, jangan batuk menghadap makanan, tidak mencicipi makanan langsung dari alat
5
memasak, kaki mempergunakan sepatu dengan ukuran yang sesuai, kaos kaki diganti setiap hari, kuku jari harus dipotong pendek b. Higiene makanan : Bahan makanan yang dipergunakan dalam pengelolaan makanan sebagian besar berupa bahan makanan nabati yang berasal dari tumbuh-tumbuhan seperti sayur, buah. Sedang bahan hewani berasal dari binatang seperti daging, unggas, ikan dan lain-lain. Bahan makanan hewani lebih mudah busuk/rusak jika dibandingkan dengan bahan makanan nabati. Namun demikian, dengan kemajuan teknologi saat ini, banyak ditemukan teknik pengawetan bahan makanan sehingga dapat mempertahankan dan memperpannjang masa penyimpanan bahan makanan
tersebut.
Penyimpanan
bahan
makanan
dikelompokkan
berdasarkan : a. Bahan tahan lama (Groceries) :Bahan tahan lama; beras, gula, bumbu kering, minyak goreng, dan makanan dalam kaleng atau botol. b. Bahan mudah rusak (Perishables) :Bahan ini sebagian besar terdiri dari bahan makanan segar dan mudah rusak seperti : sayuran dan buah segar, telur , susu segar, daging dan unggas, ikan dan hasil laut lainnya. c. Sanitasi dan higiene tempat kerja : Pakaian kerja harus dalam kondisi bersih dan rapi. Tidak menggunakan aksesoris secara berlebihan dan menggunakan pengharum badan yang baunya tidak terlalu tajam dan menyengat saat akan menyajikan makanan, makanan terlebih dahulu harus
6
diperiksa, untuk menghindari adanya kotoran seperti debu atau rambut pada makanan. d. Sanitasi dan higiene barang dan peralatan : Sebagaimana telah dikemukakan bahwa jika hygiene menitik beratkan pada kesehatan dan kebersihan perorangan dan makanan, sedang sanitasi menitik beratkan pada peralatan dan lingkungan kerja. Setiap pelaksanaan suatu kegiatan pasti masih terdapat kekurangan. Biasa masih ada karyawan yang tidak melengkapi pakaian kerjanya atau masih tidak sesuai dengan kondisi lingkungan dapur, dan ini biasanya terjadi pada siswa-siswa praktek /magang. Sepatu yang seharusnya digunakan adalah sepatu karet, tapi mereka umumnya menggunakan sepatu kulit. Tapi selalu saya tegur supaya terhindar dari kecelakaan kerja akibat lantai dapur yang licin.
2. Peranan dan Manfaat Hiegine Sanitasi Hotel Penerapan Higiene dan Sanitasi perlu dilakukan diantaranya penerapan Higiene Sanitasi Purchasing Department atau pengadaan semua barang yang di butuh oleh hotel, serta penerapan Higiene Sanitasi pada ruang lingkup proses penerimaan barang dan juga proses storing barang atau penggudangan harus memperhatikan segala sesuatu yang akan dikerjakan dan dihasilkan, sehingga segala sesuatu yang dijual kepada tamu baik berupa makanan dan minuman adalah hasil pilihan dan olahan yang baik. Jasa pelayanan hotel disamping mempunyai dampak positif sebagai tempat istirahat yang baik dan kesenangan hidup juga dapat menimbulkan dampak
7
terhadap masalah kesehatan masyarakat misalnya, para wisatawan juga dapat membawa penyakit yang belum ada didaerah yang dikunjungi, misalnya penyakit AIDS. Oleh karena itu perlu sekali dilakukan usaha desinfeksi semua peralatan bekas pakai, seperti tempat tidur, kamar mandi, jamban, perlatan makan dan minum. Hotel yang saniter akan sangat menunjang dalam memberikan kepuasan kepada para pengunjung. Dalam hal ini sanitasi dapat mempunyai peranan Phisik dan Psikologi. a) Peranan Phisik Sanitasi diharapkan dapat memberikan jaminan kebersihan umum di luar atau di dalam bangunan hotel. Pengertian kebersihan disini dalam arti luas yang meliputi : kebersihan air, makanan-minuman, kuman – kuman dapur, WC, peralatan serta bebas dari ganguan serangga dan binatang pengerat (Tikus). b) Peranan Psikologis Peranan sanitasi hotel disini adalah dapat menjamin rasa kepuasan dari para tamu/pengunjung hotel tersebut maupun para karyawan/pengelolaan hotel. Kepuasan tersebut dalam arti memberikan rasa “relax”, comfort, security, safety dan privacy. Adapun manfaat dari Hiegine Sanitasi Hotel adalah sebagai berikut :
a)
Manfaat dari segi kesehatan
b)
Menjamin lingkungan kerja yang saniter.
8
c)
Melindungi tamu maupun karyawan hotel dari gangguan faktor lingkungan yang merugikan kesehatan fisik maupun mental
d)
Mencegah terjadinya penularan penyakit dan penyakit akibat kerja
e)
Mencegah terjadinya kecelakaan.
f)
Manfaat dari segi “Business Operational” Hotel
g)
Keadaan hotel yang saniter sangat berguna untuk “Sales Promotion” yang secara tidak langsung dapat meningkatkan jumlah tamu.
h)
Meningkatkan nilai peringkat dari hotel tersebut.
3. Pengertian Purchasing Departement
Purchasing Departement adalah salah satu bagian yang mempunyai peranan penting yang berada dalam satu departemen dengan Accounting Departement. Dimana Purchasing memiliki fungsi yaiutu suatu bagian yang berperan dalam memenuhi segala kebutuhan hotel. Atau bisa juga disebut dengan bagian yang menangani atau melakukan pembelian atau Procurement Department (Bagian Pengadaan).
Menurut Richard Sihite (2005:4) bahwa "Bagian Purchasing bertugas dalam hal pengadaan bahan dan barang untuk semua keperluan atas dasar permintaan". Pengadaan barang diadakan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari Chief Accounting dan General Manager kemudian baru mencarikan penawaran kepada supplier. Pembelian bahan harus diatur dengan spesifikasi tertentu sehingga didapat bahan dengan kualitas dan kuantitas yang baik, atau sesuai dengan
9
Standard Purchase Specification (SPS). Setelah terjadi kesepakatan antara petugas Purchasing dengan supplier maka pengiriman barang dilakukan.
Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh bagian pembelian. Bagian pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah hotel, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu hotel tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan antar hotel yang efektif dan tanggung jawab dari segi kepuasaan dan keselamatan untuk tamu hotel.
Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan tanggung jawab atas keselamatan tamu hotel. Oleh karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan/hotel.
Adapun menurut Nazib Mundandar dalam jurnal pendidikan yang berjudul Hotel Store dan Purchasing Departement bagian dari Purchasing Departement yang memiliki peranan penting adalah Purchasing staff yaitu melakukan proses pembelian barang agar tersedianya barang sesuai dengan permintaan kebutuhan
10
setiap departemen, agar operasional perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan,membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke supplier, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan, membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.
Penerima Barang / Receiving adalah bagian yang juga mempunyai peran penting dalam bagian pembelian, receiving bertugas menerima dan mengecek barang-barang yang dipesan oleh Purchasing, dimana barang-barang tersebut harus sesuai dengan kualitas dan kuantitas barang yang diminta. Jika tidak sesuai, maka Receiving akan memberitahukan hal tersebut kepada Purchasing. Dan Purchasing akan meminta kepada Supplier untuk menukar atau bahkan menarik kembali barang tersebut. Apabila barang-barang yang diterima itu sudah disetujui baik kuantitas maupun kualitasnya, maka bagian Receiving menandatangani dan membubuhkan cap/stempel pada nota pengiriman barang dari supplier.
4. Pengertian Supplier
Supplier merupakan suatu perusahaan atau individu yang menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan atau hotel dan para pesaing untuk memproduksi barang dan jasa tertentu. Untuk membuat keputusan dalam pembelian suatu barang diperlukan pemilihan supplier yang berkualitas. Suatu hotel akan mencari supplier yang mutu dan efisiensinya dapat dipertahankan. Pemilihan supplier menjadi salah satu aktifitas yang sangat penting. Hal ini
11
berkaitan dengan tujuan perusahaan atau untuk mampu membuat produk yang berkualitas. Pelaku industri mulai sadar bahwa untuk menyediakan produk yang murah, berkualitas, dan cepat, perbaikan di internal sebuah perusahaan tidaklah cukup. Ketiga aspek tersebut membutuhkan peran serta dari semua pihak diantaranya supplier. Perusahaan melakukan efisiensi internal secara terus menerus dengan meningkatkan kinerja perusahaan serta membangun hubungan eksternal
baik
dengan
konsumen
maupun
dengan
supplier-supplier
perusahaan.Suatu perusahaan atau hotel membutuhkan para supplier yang memahami apa yang diharapkan dan dibutuhkan oleh hotel. (sumber: http/www.wikipedia.com)
1.6 Metode Penelitian Data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, dimana data primer dikumpulkan melalui proses wawancara dan observasi langsung dengan melakukan Praktek Kerja Lapangan di Hotel Hyatt Regency Yogyakarta, sedangkan data sekunder yang berupa data tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, laporan pembelian, dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistem pembelian, data pembelian dalam komputer, gambaran proses pengriman barang, data tentang sistem dan prosedur pembelian barang serta prosedur pengiriman dan pemesanan barang sampai barang diterima. Metode Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi:
12
a) Metode dokumentasi yaitu metode pengumpulan data yang diperoleh dari catatan-catatan atau sumber tertulis dari objek penelitian yang dapat dipercaya kebenarannya. b) Metode observasi yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan langsung di dalam objek yang diteliti. Dimana penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Hotel Hyatt Regency Yogyakarta selama 6 bulan. c) Metode wawancara yaitu suatu metode pengumpulan data dengan bertanya langsung kepada responden. Wawancara dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada manager purchasing departement,staff purchasing yaitu receiving clerk,storekeeper, dan supervisor purchasing.
1.7 Analisis Data Untuk menganalisis data dipakai metode analisis data deskriptif yang bermaksud untuk mendeskripsikan atau menggambarkan permasalahan yang ada di dalam hotel yang berhubungan denga Higiene Sanitasi di area pengadaan barang atau Purchasing Area. Dalam melakukan penelitian penerapan Higiene Sanitasi Hotel Purchasing Area ini perlu
mengidentifikasikan informasi-
informasi mengenai standar prosedur keamanan dan kebersihan dalam proses pengiriman barang dan proses penggundangan yang diterapkan oleh Hotel Hyatt Regency Yogyakarta. Penelitian ini sendiri dimaksudkan untuk mengetahui apakah standar prosedur yang diterapkan telah mampu menghasilkan informasi yang diperlukan. Salah satu tolok ukur yang dipakai dalam penelitian ini adalah
13
elemen-elemen pengendalian intern yang dipergunakan untuk mengetahui apakah penyelenggaraan hiegine sanitasi pengadaan barang sudah sangat dilaksanakan oleh pihak Purchasing Departement. Adapun elemen-elemen pengendalian intern pada Penerapan Higiene Sanitasi meliputi struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang tepat dan praktek yang benar dalam melaksanakan tugas tiap-tiap bagian pembelian dan mutu karyawan yang dapat melaksananan tugas tanggung jawabnya. Dalam analisis ini juga akan diuraikan mengenai kendala yang mungkin dihadapi oleh bagian pembelian dan penerimaan barang / Receiving dalam melaksanakan prosedur Hiegine Sanitasi yang sudah ada. Kendala tersebut mungkin
dapat
berasal
dari
kesalahan
prosedur
peneriman
barang,
ketidakpahaman supplier pengirim barang tentang Higiene Sanitasi ataupun kendala-kendala lain yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan Prosedur Higiene Sanitasi di Hotel Hyatt sendiri. Dan dari data diatas kemudian dapat mengungkapkan solusi untuk memecahkan masalah yang ada di Hotel Hyatt.
1.8 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Pada Bab ini berisikan tentang bagaimana Latar Belakang Penelitian, dimana terdapat hal-hal yang melatar belakangi masalah, Rumusan Masalah, Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian, Manfaat yang dapat diambil dari penlitian,
14
Tinjauan Pustaka dimana terdapat teori-teori pendukung yang digunakan dalam menyelesaikan permasalahan, Landasan Teori, Metode Penelitian menjelaskan mengenai langkah-langkah dalam melakukan penelitian, mulai dari perumusan masalah, studi pustaka dan lapangan dan juga menjelaskan mengenai langkahlangkah dalam melakukan pengumpulan data,dan yang terakhir adalah Sistematika Penulisan. BAB II GAMBARAN UMUM Pada Bab ini menjelaskan mengenai Gambaran Umum Perusahan/Hotel, dimana bab ini berisi mengenai Sejarah Hyatt Regency Yogyakarta, Deskripsi Hotel yang terdiri dari penjelasan Visi dan Misi, Logo Hyatt Regency Yogyakarta, Sub Logo, Produk apa sajakan yang ditawarkan, Fasilitas reakreasi yang dapay dinikmati oleh para tamu hotel, Pelayanan yang tersedia, dan juga Unique Selling Point dari Hyatt Regency Yogyakarta. Dan Struktur Organisasi Hotel Hyatt Regency Yogyakarta. Dan juga pembahasan mengenai Purchasing Departement yang menjadi pokok bahasan dalam penelitian ini, dalam pembahasan ini terdapat peran dan fungsi Purchasing Departement dan juga Struktur Organisasi dari Purchasing Departement. BAB III PEMBAHASAN MASALAH Dalam Bab ini menjelaskan mengenai pembahasan yang menjadi objek penelitian, yaitu memaparkan masalah apa saja yang terjadi sampai pemecahan masalah dan solusi yang dapat dilakukan untuk meminimalisir permasalahan yang terjadi.
15
BAB IV KESIMPULAN Pada Bab Kesimpulan ini merupakan hasil penelitian yang digunakan untuk mencapai tujuan penelitian. Sedangkan saran diberikan kepada pihak-pihak yang terkait dengan obyek penelitian dan bagi peneliti berikutnya yang mengangkat topik serupa. LAMPIRAN Dalam Lampiran ini berisikan peta/denah hotel yang dapat membantu para pembaca untuk memahami letak Hotel Hyatt Regency Yogyakarta. DAFTAR PUSTAKA Berisi referensi dan narasumber yang membatu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Daftar Pustaka terdiri dari Karya Tulis, Tugas Akhir, Jurnal, Media Internet.
16
