1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Dewasa ini perusahaan dituntut untuk profesional dalam menjalankan kegiatan operasinya agar dapat bersaing dengan para pesaingnnya dengan menjalankan kontrol yang baik dalam organisasinya agar tercipta efisiensi dan efektivitas kegiatan operasi perusahaan. Pihak manajemen yang bertangggung jawab terhadap pengelolaan kekayaan
perusahaan
akan
mempertanggung
jawabkan
kepada
pemilik
perusahaan dalam bentuk laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut mencerminkan keadaan perusahaan yang sebenarnya, oleh karena itu kualitas informasi yang disajikan oleh pihak manajemen sangat berpengaruh terhadap keandalan dan kebenaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Selain laporan keuangan, kinerja perusahaan dalam kegiatan operasinya juga merupakan tanggung jawab pihak manajemen dengan melakukan pengawasan terhadap masing-masing bagian/divisi dengan sebaik-baiknya dengan tentunya didukung oleh sistem pengendalian intern yang efektif dan efisien. Penerapan sistem pengendalian intern yang baik sangat berpengaruh terhadap kenerja perusahaan dan kualitas laporan keuangan, oleh karena itu jika pengendalian intern yang berlaku dirancang dan diterapkan dengan baik, maka kekayaan perusahaan akan terjamin dan kelangsungan usaha pemilik perusahaan
2
akan berkelanjutan, dengan demikian pihak manajemen maupun pemilik perusahaan akan sangat diuntungkan bila sistem pengendalian intern perusahaan dirancang dan dikelola dengan baik. Dengan melihat Standar Akuntansi (SA) seksi 319 tentang Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan paragraph 06 mendefinisikan pengendalian intern sebagai proses yang dijalankan oleh Dewan Komisaris, Manajemen dan personel lainnya yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut: 1. Laporan keuangan yang keandalan informasinya dapat dipercaya. 2. Tercapainya keefisiensian dan keefektivan operasi perusahaan. 3. Adanya kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Penulis melakukan penelitian pada perusahaan Terra Computer System (TCS) cabang Jogjakarta yang bergerak pada Distribusi komponenkomponen komputer seperti Prosesor (Intel Pentium) Hardisk (Seagate), RAM (Visipro), Mother Board (Intel Pentium) serta melayani instal program Microsoft yang berlisensi (legal) dan komponen lainnya khusus kepada toko-toko komputer yang ada di wilayah Jogjakarta bukan kepada End User (konsumen langsung), hal ini dilakukan untuk menjaga profesionalisme dan kemitraan Terra Computer System dengan toko-toko komputer yang ada di wilayah Jogjakarta khususnya dan seluruh Indonesia pada umumnya, dimana Terra Computer System dikenal sebagai salah satu Main Distributor komponen komputer di Indonesia, penulis
3
mengatakan demikian karena Terra Computer System yang berpusat di Surabaya memiliki cabang hampir disemua kota besar yang ada di Indonesia seperti Medan, Palembang, Padang, Jakarta (4 cabang), Bandung, Semarang, Jogjakarta, Solo, Makasar, Denpasar, Menado dan kota Lainnya. Penulis melihat Terra Computer System (TCS) layak untuk diteliti karena perusahaan ini tersebar diseluruh kota-kota besar di Indonesia, oleh karenanya pasti harus memiliki Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan khususnya ditingkat cabang yang nantinya akan merugikan perusahaan Terra Computer System. Hal ini membuat penulis tertarik untuk meneliti dengan membandingkan apakah SPI Terra Computer System khususnya cabang Jogjakarta sudah sesuai dengan teori yaang ada, agar tercapai kegiatan operasi ditingkat cabang dapat dikontrol dan dikendalikan dengan baik oleh pusat sehingga efektivitas dan efisiensi operasi ditingkat cabang dapat tercipta. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis akan mengambil judul “Analisis Kelayakan Sistem Pengendalian Intern Sebagai Dasar Penilaian Efektivitas Operasional pada Bagian Penjualan” Studi kasus pada perusahaan Terra Computer System cabang Jogjakarta.
4
1.2 Perumusan Masalah Pada penelitian ini penulis merumuskan permasalahan pada Apakah Sistem Pengendalian Intern Bagian Penjualan Terra Computer System cabang Jogjakarta telah efektif?
1.3 Batasan Masalah Dalam penelitian ini, penulis membatasi hanya membahas pada: 1. Meneliti sistem pengendalian intern bagian penjualan pada perusahaan Terra Computer System khususnya cabang Jogjakarta, yang bergerak pada kegiatan Distribusi komponen-komponen komputer kepada toko-toko komputer bukan kepada End User (konsumen langsung) 2. Pengamatan dimulai pada tanggal 1 April 2005 sampai dengan Juni 2005. 3. Bertempat di Terra Computer System cabang Jogjakarta Jl. Jambon Gg. Teratai 578 A. Jogjakarta 55241. Jawa Tengah. Indonesia. Telp. (0274) 547062 Fax.(0274) 553852.
1.4 Tujuan Penelitian Dalam penelitian ini penulis bertujuan untuk menilai efektivitas operasional sistem pengendalian intern bagian penjualan pada perusahaan Terra Computer System cabang Jogjakarta.
5
1.5 Manfaat Penelitian Dalam penelitian ini dapat memberikan manfaat, yaitu: 1. Bagi Penulis, sebagai syarat dalam memperoleh gelar Strata 1 (S1) di Fakultas Ekonomi Program Studi Akuntansi Universitas Kristen Duta Wacana dan menerapkan teori-teori yang didapatkan dibangku kuliah pada praktek senyatanya di lapangan. 2. Bagi Perusahaan Terra Computer System cabang Jogjakarta, diharapkan dari hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan masukan untuk meningkatkan efektivitas sistem pengendalian internnya khususnya bagian penjualan. 3. Bagi pihak lain, sebagai referensi untuk perkembangan penelitian lebih lanjut.
1.6 Kerangka Pemikiran Dalam perusahaan Terra Computer System cabang Jogjakarta yang dipimpin oleh seorang Pimpinan Cabang terdapat 3 Departemen, yaitu: 1. Departemen Penjualan (Sales Dept.) yang terdiri dari 3 orang. 2. Departemen Keuangan (Finance Dept.) 1 orang. 3. Departemen Operasi (Operation Dept.) terdiri dari Bagian Teknisi (1 orang), Bagian Gudang (1 orang), Bagian Pengiriman (2 orang)
Dengan berdasarkan Standar Akuntansi (SAK) seksi 319 tentang Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan paragraph 07 terdapat 5 unsur pokok Pengendalian Intern, yaitu:
6
1. Lingkungan
pengendalian
(Control
Environment),
dalam
lingkungan
pengendalian akan menciptakan suasana pengendalian suatu organisasi dan akan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Lingkungan
pengendalian
merupakan
landasan
untuk
semua
unsur
pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur. Ada beberapa faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain: a. Nilai integritas dan etika. b. Komitmen terhadap kompetensi. c. Dewan Komisaris dan Komite Audit. d. Filosofi dan gaya operasi manajemen. e. Struktur Organisasi. f. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab. g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. 2. Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuan, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. 3. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk entitas dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. 4. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
7
Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan dapat digolongkan kedalam berbagai kelompok. Penggolongannya yaitu: a. Pengendalian pengolahan informasi (1). Pengendalian Umum (2). Pengendalian Aplikasi ada 3 hal yang perlu diperhatikan adalah •
Ada otorisasi yang memadai.
•
Ada perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
•
Ada pengecekan secara Independent.
b. Pemisahan fungsi yang memadai. c. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan yang memadai. d. Review atas kertas kerja. 5. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengandalian, pada waktu yanag tepat, untuk menentukan apakah pengendalian intern beroperasi sebagaimana yang diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan
8
Suatu sistem pengendalian intern yang baik diantaranya mencakup: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
9
Dengan melihat literature diatas, maka penulis mencoba menganalisis kelayakan sistem pengendalian intern bagian penjualan perusahaan tersebut. Adapun kerangka pemikirannya adalah sebagai berikut: Terra Computer System
Bagian penjualan perusahaan:
Unsur Pengendalian Intern: 1. Lingkungan Pengendalian 2. Penaksiran Resiko 3. Informasi dan Komunikasi 4. Aktifitas Pengendalian 5. Pemantauan
Metode dan Alat analisis: 1.Lingkungan Pengendalian: a.Nilai Integritas dan Etika b.Komitmen terhadap kompensasi c.Dewan Komisaris dan Komite Audit d.Filosofi dan gaya operasi manajemen e.Struktur Organisasi f.Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab g.Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. 2.Penaksiran Resiko a.Resiko penjualan b.Resiko fluktuasi kurs dollar $ U.S c.Resiko politik d.Resiko persaingan e.Resiko bisnis 3.Informasi dan Komunikasi 4.Aktivitas Pengendalian 5.Pemantauan. 6.Membandingkan hasil temuan lapangan dengan landasan teori tentang kegiatan operasional perusahaan. 7.Pengujian kelayakan pengendalian intern. 8.Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern.
Menilai operasional sistem pengendalian intern bagian penjualan layak atau tidak sebagai dasar penilaian efektivitas?
10
Penulis menilai sistem pengendalian intern pada bagian penjualan Terra Computer System cabang Jogjakarta dengan melihat 5 unsur sistem pengendalian yaitu 1.Lingkungan Pengendalian 2.Penaksiran Resiko 3.Informasi dan Komunikasi 4.Aktivitas Pengendalian 5.Pemantauan Kelima unsur tersebut dilihat pada bagian penjualan dalam perusahaan kemudian dilakukan analisis. Penilaian kelayakan sistem pengendalian intern sebagai dasar penilaian efektivitas operasional pada bagian penjualan dinilai dari wawancara langsung dan cek dokumen sistem pengendalian intern bagian penjualan, pertanyaan wawancara yang terdiri dari jawaban “ya” atau “tidak”. Jika jawaban-jawaban yang diperoleh >50% (lebih besar dari 50%) menjawab “ya” berarti sistem pengendalian intern perusahaan tersebut baik, tetapi bila jawaban yang diperoleh >50% (lebih besar dari 50%) menjawab “tidak” berarti sistem pengendalian intern pada perusahaan tersebut lemah.
11
1.7 Metode Penelitian Dalam penelitian ini data dikumpulkan melalui beberapa cara, yaitu: 1.7.1 Data Primer Data primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama dan merupakan data mentah yang kelak akan diproses untuk tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan (Umar, 2003:60). Data primer yang digunakan dalam penelitian ini adalah • Wawancara yaitu pengumpulan data dengan melakukan wawancara langsung dengan responden. • Observasi yaitu pengamatan yang dilakukan langsung pada obyek penelitian. • Kuesioner yaitu pengumpulan data dengan menyebarkan pertanyaanpertanyaan kepada responden dengan harapan responden akan memberikan tanggapan atas pertanyaan tersebut. • Dokumentasi yaitu metode pengumpulan data dilakukan dengan pengumpulan dan mempelajari dokumen atau data yang ada dalam perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan operasi guna melengkapi data diatas. 1.7.2 Data Sekunder Merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut. Disatu sisi data ini merupakan suatu informasi juga karena merupakan hasil pengolahan data
12
primer dan sudah lebih informatif. Data-data sekunder ini diambil dari studi pustaka. Studi pustaka adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh peneliti, sifatnya sebagai pendukung. Data ini diperoleh dengan studi kepustakaan dengan arti bahan-bahan yang dibutuhkan diperoleh dari buku-buku literatur, catatan-catatn kuliah dan yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
1.8 Analisis Data Dalam penelitian ini penulis menganalisis data dengan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, yaitu: dengan cara membandingkan antara pemahaman yang diperoleh dari studi literature dengan keadaan perusahaan dilapangan. Penulis menjawab permasalahan yang ada dengan membandingkan sistem pengendalian intern bagian penjualan yang berlaku di TCS cabang Jogjakarta dengan landasan teori, dengan diharapkan akan diperoleh gambaran tentang kekuatan dan kelemahan sistem pengendalian intern bagian penjualan yang ada dalam perusahaan tersebut untuk itu dilaksanakan langkah-langkah analisis sebagai berikut: a. Membandingkan hasil temuan dilapangan dengan landasan teori tentang bagian penjualan. b. Melakukan pengujian kelayakan sistem pengendalian intern dengan melihat jawaban-jawaban wawancara yang diberikan oleh responden
13
yang terdiri dari jawaban “ya” atau “tidak”. Apabila jawaban yang diberikan oleh responden >50% (lebih besar dari 50%) menjawab “ya” hal ini menandakan sistem pengendalian intern perusahaan sudah baik, tetapi bila jawaban yang diberikan oleh responden >50% (lebih besar dari 50%) menjawab “tidak” berarti sistem pengendalian intern klien lemah. Analisis ini dilakukan dengan membuat tabulasi untuk mengetahui prosentase pada tiap-tiap kelompok responden sehingga mendapatkan suatu kesimpulan yang logis dengan rumus:
P=
Nx N
x 100%
Keterangan: P
= Nilai Prosentase
Nx
= Jumlah data berdasarkan profil konsumen
N
= Jumlah data keseluruhan
c. Melakukan pengujian tingkat kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern dengan dilakukannya 5 fase audit kinerja yaitu: 1. Melakukan Survey Pendahuluan (The Preliminary Survey) Tujuan tahap survey pendahuluan dalam fungsi kinerja audit adalah agar auditor mendapatkan latar belakang dan informasi secara umum dalam waktu yang relatif pendek untuk semua aspek organisasi, aktivitas dan sistem/program yang dipertimbangkan
14
didalam pemeriksaan harus mempunyai pengetahuan pekerjaan suatu entitas (hal ini dilakukan dengan berusaha mencari informasi sebanyak-banyaknya dan sasaran audit sementara). Apabila auditor menemukan kelemahan dalam perusahaan tersebut, maka auditor hanya mengidentifikasikan bukti yang relevan dalam sasaran sementara, diperlukan bukti yang cukup, material dan kompeten. 2. Review dan Uji Pengendalian Manajemen (The Review and Testing of Management Control) apabila sudah menentukan sasaran sementara dalam survey pendahuluan maka harus menentukan tujuan audit sebenarnya dengan
mengumpulkan
bukti-bukti
dan
menemukan
inti
permasalahan, dimana tujuan yang kedua ini untuk menguji pengendalian manajemen. 3. Pemeriksaan Rinci (The Detail Examination) Pada tahap pemeriksaan rinci ada dua tahap utama, bagaimanapun juga pemeriksaan rinci sama pentingnya sebab dua tahap ini menetukan pemeriksaan rinci apa yang dilakukan dan bagimana itu dilakukan. Bukti dalam tahap ini harus cukup dan kompeten, material dan relevan untuk nantinya mendapatkan kesimpulan yang bisa diterima pada sasaran audit dan kemudian melaporkan bahwa kesimpulan untuk bagian ketiga.
15
4. Pelaporan (Report Development), melaporkan hasil audit yang dilakukan. 5. Rekomendasi
(Recommendation),
setelah
tahap
pelaporan
dilakukan auditor akan memberikan rekomendasi/nasehat tentang apa saja yang perlu dilakukan oleh klien untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ditemukan.
