BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan dan perintah ( aturan ) yang di berikan. Dalam hal ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah organisasi. Pengawasan dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila organisasi tersebut akan mencapai tujuan organisasi. Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan. Tetapi dalam melakukan pengawasan pimpinan akan dibantu oleh beberapa manajer yang bertugas pada bidangnya masing- masing sehingga proses pengawasan dapat lebih efektif dan lebih efisien. Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun , dalam organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari
Universitas Sumatera Utara
pentingnya fungsi kontrol itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen yntuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya. Perkembangan organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi yang berkaitan dengan kontrol ini menyebabkan fungsi kontrol juga berkembang dari segi teori maupun penerapannya. Mulanya kontrol dianggap sebagai kegiatan yang sifatnya pemaksaan kekuasaan sampai akhirnya merupakan fungsi yang difokuskan pada sikap prilaku individu yang mempunyai multidimensi dan berbagai sifat. Teknik kontrol semakin diperjelas dan disederhanakan. Pentingnya pengawasan administrasi karena beberapa alasan berikut ini: Pengawasan digunakan untuk membuat standar prestasi yang dimaksudkan untuk menaikkan efesiensi dan menekan biaya. Misalnya penggunaan time and motion studies, pelaksanaan pemeriksaan, dan pembuatan pedoman tertulis. Pengawasan digunakan untuk mengamankan asset perusahaan dari kemungkinan pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan. Misalnya dengan penekanan tanggung jawab divisi, pemisahan tugas, pengamanan harta dan pencatatan, penetapan prosedur otoritas. Pengawasan didesain untuk menetapkan batas wewenang yang didelegasikan oleh top manajemen. Pengawasan digunakan untuk mengukur prestasi kerja karyawan. Pengawasan digunakan untuk perencanaan dan peyusunan program kegiatan. Pengawasan administrasi mempunyai peranan penting untuk mencapai tujuan organisasi, namun pelaksanaannya tidak mudah. Pengawasan administrasi dapat dikatakan berhasil apabila memenuhi kriteria: proses pengawasan telah
Universitas Sumatera Utara
memungkinkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki individu dari pekerjaan dapat digunakan untuk memodifikasi tujuan organisasi. Terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk melakukan pengawasan. Pengawasan akan sulit terlaksana tanpa dukungan dan komitmen dari manajemen puncak. Proses pengawasan dapat disesuaikan dengan pekerjaan sebenarnya dari organisasi. Apabila sistem pengawasan berjalan baik maka akan diperoleh berbagai keuntungan mapun kelebihan dari proses pengawasan yaitu sebagai berikut: Tujuan akan diwujudkan lebih cepat, murah dan lebih mudah dicapai. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran dan transparan. Menimbulkan saling percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam organisasi. Menumbuhkan perasaan aman dihati setiap orang dalam organisasi sehingga mendorong kondisi jiwa yang sehat. Memupuk perasaan memiliki atas perusahaan atau oganisasi. Meningkatkan rasa tanggung jawab personil. Meningkatkan rasa percaya diri dan meningkatkan produktivitas yang akhirnya mempercepat pencapaian tujuan. Top pimpinan akan lebih memfokuskan perhatian kepada masalah yang lebih besar untuk kepentingan jangka panjang perusahaan karena operasi dan kegiatan perusahaan diasumsikan sudah dalam pengawasan yang baik. Walaupun pengawasan begitu penting dalam fungsi manajemen dan bagi pimpinan maupun organisasi, Namun sepertinya pelaksanaan pengawasan itu belum begitu efektif dan memuaskan. Ada beberapa kendala maupun kelemahan dalam pelaksanaan pengawasan antara lain: Pelaksanaan pengawasan terlalu ditekankan pada tujuan jangka pendek. Penerapan sistem pengawasan dapat
Universitas Sumatera Utara
menimbulkan frustasi dan semangat kerja. Pelaksanaan sistem pengawasan dapat mempersempit pandangan terhadap organisasi/perusahaan. Kontrol dianggap sebagai tujuan bukan alat mencapai tujuan. Hal yang perlu diingat bahwa pengawasan itu merupakan suatu “cost item”, artinya memerlukan biaya yang besar dari awal sampai akhir. Karena itu sangat diperlukan efisiensi dalam penggunaan dana dan material, dengan dana yang tersedia, metoda yang baik serta peralatan yang efektif, pemecahan masalah yang tidak pilih kasih, bisa mencapai sasaran yang luas. Janganlah suatu obyek dilakukan pengawasan berulang-ulang disuatu atau beberapa tempat dalam waktu yang lama, sebaliknya banyak obyek lain yang tak tersentuh pengawasan. Atau ada suatu kelompok menjadi sasaran kambing hitam pelanggaran, sebaliknya ada kelompok lain yang tak tersentuh atau terlindung dari pengawasan. Dengan terlaksananya efisiensi dan efiktifitas maka kepercayaan pada pimpinan organisasi dari yang rendah sampai yang tertinggi ada dan terpelihara dengan baik. Berdasarkan uraian diatas, maka dapat dilihat bahwa pentingnya pengawasan administrasi guna mengontrol kinerja pegawai sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu penulis akan membahas masalah tentang: “Bagaimana Pengawasan Administrasi Yang Dilakukan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Permasalahan
Universitas Sumatera Utara
Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian, perlengkapan, humas dan sebagainya. Yang semua itu tidak terlepas dan kegiatan administrasi perkantoran. Walupun demikian yang dilakukan oleh suatu kantor tidaklah sama meskipun dibidang usaha yang sejenis. sebuah organisasi harus menyusun sistem administrasi yang sesuai dengan kebutuhannya agar dapat memperlancar kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga Permasalahan yang akan diambil dari penulisan tugas akhir ini adalah “Bagaimana Pengawasan Administrasi Yang Dilakukan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengawasan administrasi yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
Universitas Sumatera Utara
c. Agar penulis lebih memahami system pengawasan administrasi yang lebih efektif dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu organisasi
2. Bagi Instansi. a. Sebagai masukan untuk meningkatkan pengawasan Administrasi untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini. b. Sebagai bahan perbandingan pengawasan administrasi pada tahun- tahun sebelumnya dan mengharapkan lebih maju untuk yang akan datang. 3. Bagi Peneliti yang Akan Datang a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. b. Sebagai bahan perbandingan terhadap perkembangan pengawasan administrasi.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
N O
KEGIATAN
1.
Pengajuan Judul
2.
Pengajuan Dosen Pembimbing Pengumpulan Data Pengolahan dan Analisis Data Penyusunan Tugas Akhir Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir Pengesahan Tugas Akhir
3. 4. 5. 6.
7.
Oktober III IV
I
November II III
IV
I
Desember II III IV
F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat
penelitian,
dan
rencana
yang
terdiri
dari
jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan. BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian pengawasan, proses pengawasan, pengawasan yang efektif dan pelaksanaan pengawasan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB IV : PENUTUP Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.
Universitas Sumatera Utara
