BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Saat ini industri farmasi di Indonesia ataupun di dunia sedang mengalami
pertumbuhan yang cukup pesat. Secara garis besar industri farmasi di Indonesia saat ini dibagi menjadi dua kelompok, yaitu
produsen dalam negeri dengan total
penjualan sebanyak Rp. 5,6 T atau 70% dan produsen luar negeri yang tergabung dalam International Pharmaceutical Manufacturing Group ( IPMG ) dengan total penjualan sebanyak Rp. 2,4 T atau sebanyak 30% (Data International Market Share (IMS), 2012 ) seperti yang ditunjukkan dalam gambar 1.1
69,67%
30,33% LOCAL
FOREIGN
Gambar 1.1 Grafik Pasar Produk Farmasi Indonesia per November 2012 (Sumber: Data International Market Share (IMS), November 2012)
PT Rx adalah salah satu anggota IPMG di Indonesia. Perusahaan ini merupakan satu dari dua pemimpin industri farmasi di dunia yang berkantor pusat di London Inggris dengan jaringan yang tersebar di lima benua. PT Rx memiliki latar belakang perusahaan farmasi yang memproduksi dan mematenkan produk Amoxicilin pertama kali di dunia. Setelah didirikan di akhir abad 19, kini perusahaan ini tidak saja mengasilkan produk-produk farmasi (Rx)
namun juga termasuk produk
16
consumer (Cx) misalnya, pasta gigi, dan obat tetes mata dengan merek dagang INSTO. Saat ini pertumbuhan pasar lokal Perusahaan Rx di Indonesia berada pada posisi keempat dengan pertumbuhan sebesar Rp.158 M atau 6,49 %, di atas pertumbuhan rata–rata nasional untuk industri farmasi yang berkisar 3,95%. Gambar 1.2 menunjukkan peringkat produsen luar negeri yang tergabung dalam IPMG
Gambar 1.2 Grafik Pertumbuhan Farmasi Asing di Indonesia November 2012 (Sumber: Data International Market Share (IMS), November 2012)
Perusahaan Rx adalah sebuah badan hukum yang didirikan di wilayah negara Republik Indonesia yang secara badan hukum tercatat dalam berita negara Republik Indonesia tertanggal enam november seribu sembilan ratus sembilan puluh delapan (6-11-1998) nomor 89. Tambahan pada Nomor 6181 dan telah disesuaikan dalam akta no 21 tanggal sepuluh Juli dua ribu delapan (10-7-2008). Perusahaan ini terbagi menjadi tiga bagian unit bisnis dengan pasar yang spesifik. Pertama, Cx untuk pasar produk consumer. Kedua, GW untuk pasar farmasi
17
(Rx) dan ketiga SB untuk pasar vaksin (Rx). Dalam keseharian operasional bisnisnya GW dan SB karena produk yang di jual adalah produk kesehatan yang harus menggunakan resep maka selanjutnya keduanya lalu disebut PT Rx. PT Rx menekankan pentingnya kekuatan merek (Brand Equity) melalui strategi menempatkan Tenaga Profesional Kesehatan (TPK) sebagai titik tolak ke dalam pasar. Menurut SOP PT Rx-Med-01-04 tahun 2012 TPK adalah para dokter, dokter gigi, tenaga farmasi, dan siapa saja yang sesuai hasil kualifikasi pekerjaannya mereka mampu memberikan resep, merekomendasikan, membeli, menyediakan atau melakukan administrasi obat-obatan. Kesadaran terhadap suatu produk dibentuk melalui pendekatan kegiatan untuk mengenali produk itu sendiri. Kegiatan tersebut dilakukan melalui inisiatif brand detailing ataupun dengan memberikan kegiatan pendukung atau sponsor lainnya seperti: simposium, event, seminar, ataupun pelatihan. Semua kegiatan tersebut dikategorikan dalam unsur iklan dan promosi (SOP PT Rx-Cmp-01-03, 2009). Kegiatan iklan dan promosi (A&P) terutama untuk mendukung dokter atau TPK lainnya secara tidak langsung memberikan korelasi dengan jumlah penjualan sesuai jumlah sales out. Hal ini dikarenakan sales out adalah penjualan sekunder yang berupa penjualan dari distributor kepada rumah sakit atau apotek. (SOP PT Rx-Fin19-01, 2009). Dengan demikian jumlah obat PT Rx yang diresepkan TPK merupakan jumlah indikator terhadap penjualan produk PT Rx itu sendiri atau dikenal dengan istilah Sales In. Pengertian Sales In merupakan penjualan primer dari PT Rx kepada distributor yang telah ditunjuk, (SOP PT Rx-Fin-19-01, 2009). Untuk melakukan penetrasi sales in tersebut perusahaan diperkenankan untuk melakukan strategi penjualan dengan memfasilitasi TPK dalam rangka mengikuti
18
simposium, seminar, event, ataupun training (SOP PT Rx-Cmp-01-03, 2009). Dengan memberikan fasilitas A&P kepada stakeholder produk PT Rx seperti dokter dan bidan, para target TPK tersebut akan mendapatkan informasi tambahan sebagai pembanding nyata terhadap sebuah produk. Dalam hal ini termasuk inovasi obatobatan yang ada. Peraturan PT Rx mengenai persetujuan promosi dan non promosi menjelaskan bahwa A&P adalah aktivitas yang dilakukan, diorganisir atau disponsori oleh PT Rx yang mana diberikan langsung kepada TPK untuk meningkatkan pemberian resep, rekomendasi, pendistibusian, administari ataupun konsumsi obat–obatan tersebut melalui semua media termasuk internet. (SOP PT Rx-Med-01-04, 2012) Pemberian fasilitas A&P diharapkan dapat meningkatkan pemahaman tentang hubungan antara komposisi didalam sebuah produk farmasi atau obat PT Rx untuk dibandingkan dengan pengetahuan pengobatan yang sedang berkembang di dunia kesehatan. Prevailing International Pharmaceutical Manufactures Group code of Pharmaceutical
Marketing
Practice
in
Indonesia
(IPMG
Prevailing,2012)
menjelaskan beberapa hal yang mendukung perlunya pemberian fasiltas A&P antara lain adalah ditujukan untuk mempromosikan kesadaran terhadap sebuah penyakit dalam konteks pengetahuan sebuah penyakit serta memberikan referensi terkini terhadap penyakit itu sendiri. Dengan terbentuknya Brand Equity maka dengan sendirinya akan menimbulkan kepercayaan TPK terhadap produk PT Rx. Keyakinan TPK dalam meresepkan produk PT Rx pada akhirnya merupakan keberhasilan terhadap reputasi global sebuah merek yang diyakini oleh para TPK dalam kegiatan pemberian resep.
19
Kegagalan dalam memfasilitasi kegiatan yang menunjang A&P seperti keterlambatan atau ketiadaan memberikan respon tersedianya tiket dan akomodasi hotel untuk mengikuti kegiatan A&P memiliki konsekuensi adanya resiko berkurangnya reputasi perusahaan di mata TPK. Selanjutnya, untuk mendukung hal tersebut PT Rx melalui bagian procurement membuat suatu media untuk menunjang aktivitas order travel dengan cara membuat kontrak payung terhadap beberapa pemasok, salah satunya adalah perusahaan V. Perusahaan V adalah sebuah perusahaan penyedia jasa travel termasuk kegiatan perjalanan yang membutuhkan tiket pesawat terbang, tiket kereta api, tiket kapal laut dan kebutuhan akomodasi hotel. Perusahaan V ini tergabung dalam konsorsium Hogg Robinson Group (HRG) – Worldwide yang berkantor pusat di Singapura. Perusahaan HRG ini juga ditunjuk secara global untuk menangani kegiatan travel bagi kantor pusat PT Rx. Di dalam kontrak payung yang tertuang dalam perjanjian NO. 013/G V/Travel/I/10 Tahun 2013 dibuat mengikuti syarat dan kondisi yang sudah disepakati sebelumnya oleh kedua belah pihak seperti kutipan berikut. “ Vendor V setuju untuk menyediakan jasa perjalanan dan jasa lainnya
yang terkait dengan jasa perjalanan (selanjutnya disebut sebagai “Jasa”) untuk PT Rx dan perusahaan afiliasinya dan PT Rx setuju untuk membeli jasa dari Vendor V” (perjanjian NO. 013/G V/Travel/I/10,2013)
Selanjutnya dalam pasal 6 perjanjian NO. 013/G -V/Travel/I/10,2013, pokok perjanjian kerjasama kegiatan A&P ini adalah para pihak bersepakat untuk mengadakan aktivitas penyediaan layanan jasa travel termasuk tiket transportasi dan akomodasi hotel yang akan dibayarkan dengan pemberian batasan kredit senilai Rp.
20
3.5 Milyar rupiah yang ditujukan untuk ketiga unit bisnis PT Rx selama satu tahun periode perjanjian. Batasan kredit juga disepakati dengan batasan pembayaran kredit 45 hari setelah proses invoices selesai diterima pihak penerima jasa. Kedua batasan kredit ini akan berlaku apabila salah satu dari batasan kredit tercapai lebih dahulu. Tujuan dibuatnya syarat dan kondisi ini adalah memberikan kecepatan dalam pemesanan dan pengadaan order sehingga dapat memangkas proses birokrasi pengadaan travel itu sendiri. Merujuk pada surat peringatan dari perusahaan V selaku pemasok (SP Vendor Travel, 2012) diketahui bahwa pada periode Januari–November 2012 telah terjadi pemblokiran untuk pemesanan order travel. Pihak vendor mengeluarkan surat peringatan dan pemblokiran order tersebut di bulan Juni dan Oktober 2012 dikarenakan banyaknya jumlah tagihan yang telah melewati masa jatuh tempo meskipun secara nilai binis masih dalam batasan kredit yang disepakati. Tabel 1.1 memperlihatkan jumlah hari jatuh tempo untuk total keterlambatan pembayaran dari jasa yang sudah disediakan kepada PT Rx selama periode Januari– November 2012. Jumlah ini sesuai dengan besarnya klaim dari perusahaan V dalam surat peringatan yang diberikan kepada PT Rx.
21
Tabel 1.1 Daftar Hari Jatuh Tempo PT Rx Periode Januari–November 2012 Hari Keterlambatan
Qty
100 – 200
IDR
USD
Jumlah
%
Jumlah
%
61
153,132,590.45
33,75%
14,553.00
24,60%
90 – 99
9
19,473,680.00
4,29%
2,758.00
4,66%
80 – 89
12
22,907,418.84
5,05%
1,055.00
1,78%
70 – 79
6
11,502,900.00
2,54%
0.00
0,00%
60 – 69
5
15,159,127.00
3,34%
0.00
0,00%
50 - 59
5
2,015,300.00
0,44%
24,955
42,18%
40 - 49
3
1,939,300.00
0,43%
1,670.00
2,82%
30 - 39
2
1,266,200.00
0,28%
1,343.00
2,27%
20 - 29
13
3,5342,602.52
7,79%
1,528.00
2,58%
10 – 19
12
45,097,750.00
9,94%
2,995.00
5,06%
0–9
50
145,848,396.00
32,15%
8,300.00
14,03%
Total
178
453,685,264.81
100%
59,157.00
100%
(Sumber: Data klaim Vendor Travel, 8 november 2012)
Dari sajian data di tabel 1.1 terlihat bahwa keterlambatan pembayaran mencapai 178 kasus dengan total nilai jatuh tempo sebesar Rp. 1,015 Milyar. Dalam suatu perjanjian apabila terjadi suatu kegagalan prestasi diantara kedua pihak yang bersepakat dapat memunculkan konsekuensi sanksi. Kaitannya dengan keterlambatan pembayaran dalam tabel 1.1 diatas adalah dengan adanya keterlambatan pembayaran tersebut rupanya dijadikan alasan oleh pihak penyedia jasa untuk melakukan blokir order. Namun demikian perlu diurai untuk diketahui akar permasalahan yang sesungguhnya. Sehingga dapat diketahui pokok permasalahan mengapa gagal order dapat terjadi. Dampaknya akan sangat besar, karena pemblokiran order terjadi di saat jumlah kegiatan travel baik permintaan tiket transportasi dan akomodasi hotel sedang mencapai puncaknya.
22
1.2
Perumusan Masalah Berdasarkan paparan di atas, intinya selama Januari sampai dengan November
2012 telah terdapat dua kali keadaan blokir order yaitu di Juni dan Oktober 2012 . (SP Vendor Travel,2012). Hal ini memicu munculnya permasalahan kegagalan order yang berdampak pada berkurangnya reputasi perusahaan akibat terjadinya penundaan sponsorship. Terutama
terhadap seluruh pihak TPK yang berhubungan dengan
kegiatan A&P. Efek domino yang harus ditanggung untuk mempertahankan operasional bisnis adalah perusahaan harus melakukan pembayaran dimuka dan atau memakai fasilitas kartu kredit. Namun penyedian dana untuk pembayaran dimuka ini dapat mengakibatkan terjadinya pembengkakan internal cash flow perusahaan yang sebenarnya memiliki fasilitas pembayaran kredit. Dalam penelitian ini ditujukan untuk menyelesaikan kegagalan pemesanan travel melalui analisa penyebab kegagalan hasil dari analisa operasi order A&P yang saat ini sedang dipakai. Penelitian juga dirancang agar didapatkan analisa perbaikan yang paling memadai untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dengan baik dan memungkinkan. Perlu dilakukan penyelesaian terhadap permasalahan ini, karena dampak masalah yang terjadi menimbulkan kerugian dari sisi operasional perusahaan yang diantaranya adalah berkurangnya jumlah obat yang di resepkan oleh TPK. Hal ini adalah konsekuensi yang mungkin muncul akibat lunturnya kepercayaan karena terjadinya keterlambatan sponsorship itu sendiri.
23
1.3
Pertanyaan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang ada maka penelitian ini memiliki
pertanyaan: faktor-faktor apa sajakah yang dapat mempengaruhi kegagalan proses order travel pada pada PT Rx ? 1.4
Tujuan Penelitian Penelitian ini ditujukan untuk: 1. Mengidentifikasi penyebab terjadinya kegagalan pemesanan order travel pada pada PT R 2. Merekomendasikan proses perbaikan yang paling memungkinkan untuk diterapkan secara nyata dalam keseharian kegiatan operasional.
1.5
Manfaat Penelitian Tujuan akhir penelitian ini diharapkan membantu perusahaan dalam
menyelesaikan permasalahan mengapa terjadi kegagalan order travel sehingga dapat berimbas pada jumlah penjualan secara keseluruhan. Dalam hal akademis penelitian ini dapat memberikan contoh tambahan metode perbaikan pada manajemen operasi yang mudah dan aplikatif.
1.6.
Sistimatika Penulisan Penulisan tesis ini direncanakan untuk dibagi ke dalam lima bagian yang
terdiri dari pendahuluan, landasan teori, metode penelitian, hasil penelitian dan pembahasannya serta bagian kesimpulan. BAB I menjelaskan latar belakang penelitian, rumusan masalah dan pertanyaan penelitian, tujuan serta manfaat penelitian serta sistimatika penulisan.
24
penelitian, rumusan masalah dan pertanyaan penelitian, tujuan serta manfaat penelitian serta sistimatika penulisan. Selanjutnya BAB II mengupas tinjauan literatur dan landasan teori tentang pengadaan termasuk pengadaan tidak langsung atau Indirect procurement beserta proses diagram alir. Selain itu, diagram sebab-akibat (cause-effect diagram) dan diagram pohon logika (logic tree). BAB III membahas metode penelitian yang berisi penjelasan mengenai metode penelitian kualitatif, metode pengumpulan data, metode analisis data dan alat yang dipakai untuk menganalisis data. Analisis dan pembahasan penelitian untuk menjawab pertanyaan penelitian yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya akan dibahas di BAB IV. Pada akhirnya sebagai penutup pada BAB V menyajikan simpulan penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang harus diperhatikan untuk memperbaiki sistem order travel.
25
