BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia bisnis yang semakin pesat membuat setiap perusahaan
berlomba-lomba menyediakan pelayanan yang terbaik bagi pelanggannya sehingga dapat menciptakan loyalitas dari pelanggan terhadap perusahaan. Oleh karena itu, untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing, perusahaan harus berusaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitasnya dalam proses bisnis. Untuk membantu perusahaan, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mendukung segala aktifitas dalam perusahaan untuk bersaing dengan perusahaan lain baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Perusahaan tidak hanya membutuhkan modal yang kuat, akan tetapi juga memerlukan sistem yang handal dalam menghasilkan informasi yang akurat dan membantu perusahaan dalam melakukan kegiatan opersionalnya. Salah satu sistem informasi yang penting dan menunjang aktifitas perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi ini dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat, selain itu juga dapat mendukung pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen. Kegiatan yang penting bagi perusahaan adalah kegiatan penjualan dan persediaan. Penjualan yang terjadi di dalam perusahaan dapat berupa penjualan tunai dan penjualan kredit. Perusahaan melakukan penjualan kredit dengan harapan meningkatkan volume penjualan dan meningkatkan pangsa pasarnya. Walaupun dengan tingkat penjualan yang
tinggi, tidak menjamin bahwa perusahaan memiliki untung yang besar karena belum tentu arus kas perusahaan berjalan lancar, karena penjualan secara kredit memiliki resiko antara lain keterlambatan pembayaran dari pelanggan hingga adanya piutang dagang tidak tertagih. Persediaan yang terjadi di dalam perusahaan dapat berupa persediaan bahan baku, persediaan bahan pembantu, dan persediaan bahan jadi. Walaupun dengan tingkat stok persediaan yang tinggi, tidak menjamin bahwa perusahaan tidak akan kehabisan stok barang karena belum tentu barang yang ada di gudang sama dengan yang ada di pembukuan atau sebagain barang yang ada di gudang sudah kadarluasa sehingga menyebabkan transaksi penjualan menjadi semakin kacau karena informasi yang diberikan kepada pelanggan atas kuantitas barang tidak sesuai dengan kenyataan. Oleh karena itu lebih baik jika perusahaan menyediakan sistem informasi yang menangani penjualan dan persediaan yang akan dapat membantu aktifitas perusahaan. PT. Sparta Prima merupakan suatu perusahaan perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang usaha produksi dan distribusi berbagai jenis perekat (lem) dan barang jadi karet. Bahan perekat (lem) tersebut antara lain berupa : Eha Bond, Primer SP, Segitiga, Swallow dan berbagai jenis lem lainnya, yang dikemas dari ukuran kecil sampai ukuran besar, sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan barang jadi karet yang dihasilkan berupa : karpet, simplex, fiber sepatu, dan lembaran karet. PT. Sparta Prima didirikan di daerah Karet Tengsin, Jakarta Pusat, pada tahun 1954, berdasarkan Akte Notaris No.319 tanggal 3 Maret 1954. Pelanggan dari PT.Sparta Prima dapat perorangan maupun perusahaan yang ingin membeli lem dimana cara pembayarannya adalah dengan angsuran secara
kredit. PT.Sparta Prima memiliki kantor pusat di jakarta, pabrik di tanggerang, kantor cabang di Surabaya, dan kantor cabang di Semarang. Masalah terbesar yang sedang dihadapi oleh PT. Sparta Prima adalah retur penjualan yang semakin besar. Hal itu disebabkan karena Bagian Penjualan tidak mendapatkan konfirmasi baik dari pelanggan, dari Bagian Pengiriman, maupun dari Bagian Gudang, maka pihak manajemen resiko berusaha untuk meminimalkan resiko tersebut. Selain itu, minimnya Sistem Pengendalain Internal dalam persediaan membuat potensi kecurangan personil dalam hal pencurian persediaan menjadi sangat besar sehingga mengakibatkan transaksi penjualan yang semakin kacau karena informasi yang diberikan kepada pelanggan atas kuantitas barang berdasarkan sistem ternyata tidak sesuai dengan kenyataan. Selain itu juga, pihak manajemen saat ini mengalami kesulitan dalam menentukan piutang jatuh tempo yang berpotensi tidak tertagih. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang mengatur tentang penjualan dan persediaan. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan hal-hal di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan Pada PT.Sparta Prima.
1.2.
Identifikasi Masalah
Identifikasi Masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
− Identifikasi Masalah Penjualan: Adanya retur penjualan yang semakin besar. Hal itu sebabkan karena Bagian Penjualan tidak mendapatkan konfirmasi baik dari pelanggan, dari Bagian Pengiriman, maupun dari Bagian Gudang. Adanya piutang tidak tertagih sehingga mengakibatkan kesulitan dalam pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan yang akan berdampak pula pada arus kas perusahaan.
− Identifikasi Masalah Persediaan: Minimnya Sistem Pengendalian Internal dalam persediaan yang membuat potensi kecurangan personil dalam hal pencurian persediaan menjadi sangat besar sehingga mengakibatkan transaksi penjualan yang semakin kacau karena informasi yang diberikan kepada pelanggan atas kuantitas barang berdasarkan sistem ternyata tidak sesuai dengan kenyataan.
1.3.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian meliputi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan Pada PT. Sparta Prima. Proses bisnis yang terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan yang akan dibahas meliputi: − Ruang lingkup penjualan meliputi penjualan tunai, penjualan kredit, penagihan, dan retur penjualan. Penjualan tunai meliputi dari pemesanan sampai pembayaran. Ruang lingkup penjualan kredit meliputi status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Ruang lingkup penagihan meliputi pembuatan Faktur Penjualan sampai pembuatan Bukti Pembayaran berdasarkan Faktur Penjualan. Ruang lingkup retur penjualan meliputi pemotongan piutang dengan
membuat Surat Retur, sampai pengembalian barang yang telah dibeli dengan membuat Surat Jalan Retur. − Ruang lingkup persediaan meliputi stok barang jadi, pembuatan Surat Penerimaan Barang, sampai pembuatan Surat Pemberian Barang. Proses bisnis yang tidak dibahas dalam ruang lingkup adalah bagian persediaan bahan baku, bagian pajak serta bagian-bagian lain yang tidak terkait dengan kegiatan penjualan dan persediaan dalam perusahaan.
1.4.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai dan manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.4.1. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: − Mengidentifikasikan dan menganalisis kebutuhan informasi serta memperbaiki kelemahan yang ada pada proses penjualan dan persediaan yang sedang berjalan saat ini untuk meningkatkan kinerja PT. Sparta Prima. − Merancang Sistem Informasi Akuntansi untuk penjualan dan persediaan pada PT.Sparta Prima. − Meromendasikan Sistem Pengendalian Internal dalam proses penjualan dan persediaan pada PT.Sparta Prima.
1.4.2. Manfaat Manfaat yang diharapkan akan diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: − Mengetahui adanya masalah-masalah dalam hal penjualan dan persediaan yang terjadi di perusahaan, − Menghasilkan
sistem yang
dapat
melakukan
pemrosesan
transaksi
secara
terkomputerisasi secara lebih cepat dalam proses penjualan tunai, penjualan kredit, penagihan penjualan, retur penjualan, dan persediaan. Selain itu, membantu untuk mempermudah dan mempercepat sistem persediaan sehingga kantor cabang dapat mengetahui stok barang yang ada di gudang tanpa perlu berkomunikasi langsung dengan kantor pusat. − Membantu pihak manjemen dalam pengambilan keputusan secara cepat dan tepat yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan.
1.5.
Metodologi Penulisan
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai beriku: − Penelitian Kepustakaan (Library Research) Dalam penelitian ini dilakukan kegiatan pengumpulan data atau pencarian referensi dan informasi yang relevan tentang sistem informasi akuntansi untuk penjualan dan persediaan yang berasal dari buku-buku ilmiah, karya ilmiah lain, dan hasil penelitian orang lain. − Penelitian Lapangan (Field Research) Dalam penelitian ini dilakukan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan:
o Wawancara terhadap pihak dalam perusahaan secara langsung yang berkaitan dengan proses penjualan dan persediaan. o Pengumpulan informasi melakui bukti-bukti fisik tentang proses penjualan dan persediaan. − Metode Analisis dan Perancangan Dalam metode analisis dan perancaangan yang dilakukan adalah analisis dan perancangan berorientasi objek dengan pendekatan Mathiassen.
1.6.
Jurnal dari Emerald mengenai Penjualan, Persediaan, Hubungan antara Penjualan dengan Persediaan, Akuntansi, Sistem Informasi, dan Sistem Informasi Akuntansi. Relationship between Inventory, Accounting, Information Systems and Accounting
Information Systems. According to John C. Groth, the increased sales are the factors that can influence purchase decisions. Focusing on a specific subset of the factors that influence the length of our inhibitor. Recognizing and disarming inhibitors by removing, neutralizing or using them to gain a person's extremely important in terms of sales to collect. Also, it can lead to added customer satisfaction. An effective marketing strategy and sales efforts will take into account the inhibitor for several reasons: to increase sales; to improve customer perception of value and thus allows for a higher price, to increase the value of the product realization. From the company perspective, greater value to cost ratio enables a higher price, larger units of sales, or both. The net result is: the larger the contribution margin on aggregate, sometimes decrease business risk, and the generation of greater value.
According to Massimo Bertolini and Antonio Rizzi, in this paper we introduce a simulative models, designed and developed optimally manage finished goods inventory system integrated, and is suitable for adoption in a wide range of manufacturing companies make to stock. The purpose of the model is to optimally manage inventory levels of finished goods, in order to minimize costs from inventory and from adjustment of the master production schedule (MPS) to prevent stock-outs. Sought a trade off between cost components. Input variables of this model are: the level of safety stock, assessed through coefficients k1, k2 and k3, and distribution functions of stochastic demand for the product. Model performance assessed considering the total annual cost for inventory management. This model is then tested by a numerical application. Case considered refers to the large companies operating in the zootechnical feeds production industry.
According to Chris Dubelaar, Garland Chow, Paul D. Larson, the relationship between inventory and sales and service are critical to retail success. Effective inventory management is critical to retail success. Surprisingly, there is little published empirical research examining the relationship between retail inventory, sales and customer service. Based on a survey of 101 chain store units, this paper develops and tests a series of hypotheses about retail inventory. Seventy-five percent of store owners / managers responded to the survey mail. As expected, a significant positive relationship was found between the supply, service and sales. In particular, support was found for the theory that the stock is a function of the square root of sales. Also, a greater variety of products lead to higher inventories, and service levels is an exponential function of inventory. Finally,
demand uncertainty was found to have no obvious effect on inventory levels.
According to Jayne Bisman, (Charles Sturt University, Bathurst, Australia), Old fossils and accounting history: 1. Purpose - This poem aims to present a defense of satire and criticism of the role of accounting historians. 2.
Design / methodology / approach - this approach takes the form of a traditional Italian form ottava rima poetry of the thirteenth century and fourteenth. It features an eight-line stanza with six, 11-tribe (hendecasyllable) alternating verse, rhyming couplets conclude with.
3. Findings - The work explores the common stereotypes and misconceptions about the accounting historian and address by explaining the value of accounting historians in providing "insight into the accounting of present and future through the past". 4. Originality / value - By using a form of poetry that developed around the time (and place) of the "birth" of double entry accounting, there is a resonance form with the theme, given the focus on accounting historians.
According to Craig Standing and Paul Jackson, An approach to sustainability for information systems: 1. Purpose - The purpose of this paper is to propose the principles of sustainability to the organization's information systems function.
2. Design / methodology / approach - The author uses the principles of the approach taken to define a set of sustainability principles of sustainability and maturity models. 3. Findings - The principles include awareness, alternative economic perspective, a systems approach, minimizing waste, consider the future, avoid mode, the sustainability of the link to the IT governance framework. 4. Research limitations / implications - The paper calls for a new line of research investigating the contribution that IS can be made with sustainability issues. 5. Practical implications - The principles and maturity models can be used by practitioners to embed sustainability into the process of their organization. 6. Originality / value - The issue of sustainability and the IS is still in its infancy as a research topic. The authors define a set of basic principles of sustainability and increase the number of governance issues related to sustainability.
According to Roger K Doost (School of Accountancy and Legal Studies, Clemson University, Clemson, South Carolina, USA), one in the accounting field that shows signs of volatility, unsettlement, and continuous change is the accounting information system. While the book has been revised and updated in line with changes in technology, additional teaching materials do not seem to have kept pace. Teachers teaching the course may be challenged by their own shortcomings and inadequacy of additional material. Emphasis on database and database management should be equipped with relevant software and teaching materials to make the program more meaningful and more rewarding effort. One tool that is available with easy access. Merging Access into
these courses provide an excellent demonstration into application and database management system utility.
