BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi sudah diatur dalam tugas pokok dan fungsi organisasi masing–masing instansi. Dalam menjalankan tugasnya, instansi menghasilkan arsip. Dengan menjalankan tertib arsip maka kegiatan dan perkembangan suatu instansi akan berjalan dengan baik. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi. Mulai dari kegiatan yang dilakukan di depan sampai kepada kegiatan–kegiatan pengambilan keputusan. Arsip sebagai data diolah secara manual atau otomatis menggunakan komputer supaya menjadi sebuah informasi. Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dan keputusan yang akan diambil.1 Penggolongan arsip dapat dilihat dari segi peninjauannya, yaitu menurut subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya, keseringan penggunaannya, fungsinya, tingkat penyimpanan dan
1
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta:PT. Gramedia Pustaka Utama.,2001) hlm. 2
1
pemeliharaannya, dan keasliannya. 2Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua jenis yaitu arsip dinamis atau records dan arsip statis atau archives. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan secara langsung dalam pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara, sehingga arsip dinamis masih dapat dijumpai di berbagai kantor, baik kantor pemerintahan, swasta atau organisasi kemasyarakatan. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang jarang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang–undang.3 Setiap jenis arsip perlu diolah supaya menjadi lebih tertata dan lebih mudah dalam proses penemuan kembali ketika arsip tersebut dibutuhkan. Pengolahan merupakan proses atau tahapan yang digunakan untuk mencapai tujuan supaya lebih baik. Dalam kaitannya dengan arsip inaktif, pengolahan arsip inaktif adalah proses atau tahapan dalam penataan arsip inaktif, mulai dari pemilihan arsip hingga pembuatan daftar arsip. Tidak semua organisasi atau instansi yang memiliki arsip inaktif teratur, salah satunya adalah Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali yang memiliki arsip inaktif tidak teratur.
2
Ig Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta:Kanisius., 1991) hlm. 21
3
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:PT. Gramedia Pustaka Utama.,2003) hlm. 287
2
Salah satu instansi yang melakukan pengolahan terhadap arsip inaktif adalah Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali yang merupakan Unit Pelaksana Teknis pada dinas yang dipimpin oleh seorang Kepala UP3AD yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas. 4 Unit Pelaksana Teknis Dinas adalah instansi yang melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan/atau teknis kegiatan penunjang yang mempunyai wilayah kerja satu atau beberapa daerah kabupaten/kota.5 Dari latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana pengolahan arsip dinamis inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan
Aset
Daerah (UP3AD)
Kabupaten Boyolali? 2. Apa saja sarana dan prasarana penunjang dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali? 3. Apa saja kendala yang dihadapi selama proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali?
4
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 40 Tahun 2008 pasal 3.
5
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 70 Tahun 2008 pasal 1.
3
B. Keaslian Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali belum pernah digunakan sebagai Praktik Kerja Lapangan oleh mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. Akan tetapi, tema tentang penataan arsip dinamis inaktif sebelumnya sudah pernah dibahas. Penulisan Tugas Akhir dengan tema yang serupa pernah ditulis dengan judul “Penataan Arsip Dinamis di Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero) Cabang Yogyakarta” oleh Dyah Samahita pada tahun 2014 yang menjelaskan bahwa kondisi arsip di PT. TASPEN (Persero) Cabang Yogyakarta secara keseluruhan dalam keadaan baik, meskipun dalam penataan dan pemeliharaannya belum dilakukan secara maksimal. Masih ada beberapa arsip yang penempatannya tidak sesuai dengan kesamaan masalah atau subjeknya. Hal ini membuat proses temu baliknya memerlukan waktu yang lumayan lama. Di Bidang Umum dan SDM ini tidak dibedakan mana yang merupakan arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Penyusutan arsip tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga banyak arsip yang seharusnya sudah musnah namun tetap disimpan di ruangan tersebut. Penyimpanan arsip dilakukan di ruang perpustakaan. Sebenarnya penyimpanan arsip di perpustakaan tidak layak dan tidak memenuhi prosedur dalam pengelolaan arsip. Lintang Kresna Murti dalam “Pengolahan Arsip Inaktif Tidak Teratur Seksi Program DAS di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Serayu Opak Progo” pada tahun 2015 menjelaskan bahwa
4
kondisi arsip inaktif di Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Serayu Opak Progo belum teratur karena arsip dan non arsip masih tercampur. Tahapan pengolahan arsip inaktif yang dilakukan adalah pemilahan antara arsip dan non arsip, pengelompokkan arsip sesuai dengan permasalahan seksi program, pendiskripsian arsip menggunakan kartu deskripsi, pembungkusan arsip menggunakan kertas casing dan penomoran, memasukkan arsip ke dalam boks arsip dan pelabelan arsip, dan yang terakhir adalah pembuatan daftar arsip untuk memudahkan dalam proses penemuan kembali. Dalam menjalankan tahapan–tahapan tersebut diperlukan sarana dan prasarana rak arsip, boks arsip, kertas casing, dan ruang ruang simpan arsip inaktif. Adapun kendala yang dihadapi selama proses pengolahan arsip inaktif di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Serayu Opak Progo adalah belum tersedianya komputer di ruang simpan arsip untuk mengentri daftar arsip, jumlah tenaga arsip masih terbatas, AC tidak menyala selama 24 jam dan tidak ada tabung kebakaran dan alarm kebakaran. Dari data di atas dapat dilihat bahwa cara penyimpanan dan pengelolaan arsip di setiap instansi memiliki cara yang berbeda. Oleh karena itu, sangat memungkinkan untuk melakukan penulisan Tugas Akhir dengan tema Pengolahan Arsip Inaktif. Hal yang membedakan Tugas Akhir yang saya tulis dengan kedua data di atas adalah kondisi arsip inaktif yang terdapat di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali merupakan arsip yang belum teratur atau belum diolah. Selain itu, cara pengolahan yang dilakukan juga berbeda dari kedua data di atas, hal tersebut
5
dikarenakan keterbatasan sarana yang ada di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali.
C. Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan Tujuan dilaksanakan Praktik Kerja Lapangan adalah: 1. Menjelaskan proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali. 2. Menjelaskan sarana dan prasarana penunjang dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali. 3. Menjelaskan kendala yang dihadapi selama proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali.
Manfaat yang diperoleh dari Praktik Kerja Lapangan adalah :
1. Mendapatkan pengalaman nyata serta permasalahan yang dihadapi di dunia kerja.
2. Menumbuhkan rasa tanggungjawab profesi. 3. Menambah dan meningkatkan keterampilan serta keahlian di bidang praktek.
6
4. Mampu mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang diperoleh di bangku perkuliahan.
D. Sistematika Penulis Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab. Secara keseluruhan laporan Tugas Akhir ini membahas mengenai pengolahan arsip inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali. Pengolahan ini dilakukan supaya menjadikan arsip inaktif yang lebik tertata dengan baik agar mudah ditemukan dalam proses temu kembali dan dapat menyelamatkan informasi dan fisik arsip. Bab satu terdiri dari latar belakang dan permasalahan, keaslian, tujuan dan manfaat praktek kerja lapangan,dan sistematika penulis. Sub bab latar belakang dan permasalahan berisikan alasan penulis memilih tema Pengolahan Arsip Inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali. Sub-bab keaslian berisikan perbedaan antara laporan Tugas Akhir yang sebelumnya dengan laporan Tugas Akhir penulis dengan tema pengolahan arsip inaktif. Sub bab tujuan dan fanfaat berisikan tentang tujuan yang dicapai dan manfaat yang diperoleh oleh penulis selama proses pengolahan arsip inaktif. Tujuan yang dicapai adalah mengetahui proes pengolahan arsip inaktif, sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip inaktif, dan kendala yang dihadapi selama proses pengolahan arsip inaktif.
7
Bab dua terdiri dari tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Subbab tinjauan pustaka menjelaskan tentang kata kunci yang terdapat pada intisari yang diambil dari berbagai sumber yang relevan. Pada sub-bab metode pengumpulan data, penulis menggunakan metode observasi dan partisipasi, studi pustaka, dan wawancara. Bab tiga menjelaskan tentang gambaran umum Unit Pelayanan Pendapatan Dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali, pengelolaan arsip, dan pengolahan arsip inaktif. Sub-bab gambaran umum Unit Pelayanan Pendapatan Dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali memaparkan tentang profil instansi, tugas pokok dan fungsi instansi, dan pengorganisasian yang diterapkan di instansi. Pada sub bab pengelolaan arsip menjelaskan tentang kondisi arsip sejak pemindahan ke record center sampai dengan pemusnahan dan kondisi ruang penyimpanan arsip inaktif. Sub bab pengolahan arsip inaktif dijelaskan tahap pengolahan arsip inaktif dan kendala yang dihadapi selama proses pengolahan arsip inaktif. Bab empat berisikan kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari permasalahan yang ada. Saran merupakan masukkan yang diberikan oleh penulis guna mendapatkan solusi dari kendala yang dihadapi oleh penulis selama proses pengolahan arsip inaktif di Unit Pelayanan Pendapatan Dan Pemberdayaan Aset Daerah (UP3AD) Kabupaten Boyolali.
8
