BAB I PENDAHULUAN Bab I ini akan membahas tentang latar belakang pembuatan laporan tugas akhir dan latar belakang pemilihan judul serta membahas rumusan masalah, tujuan, dan manfaat yang dapat diambil dari pembuatan laporan tugas akhir ini. Terdapat batasan-batasan masalah yang akan membatasi pembahasan laporan akhir ini. 1.1
Latar Belakang Integrasi data merupakan proses mengkombinasikan dua atau lebih set
data agar mempermudah dalam berbagi dan analisis, dalam rangka mendukung manajemen informasi di dalam sebuah lingkungan kerja. Integrasi data menggabungkan data dari berbagai sumber database yang berbeda ke dalam sebuah penyimpanan seperti gudang data (datawarehouse).Alasan perlunya dilakukan integrasi data adalah: 1.
Data yang sama (misalnya: data penduduk) dapat dipakai bersama antar bagian organisasi (antar instansi).
2.
Data suatu instansi dapat dipakai bersama oleh instansi-instansi lain yang memerlukan (tidak perlu ada duplikasi data dalam suatu lingkungan organisasi).
3.
Meskipun fokus integrasi adalah data, tapi perlu juga integrasi hal-hal lain yang terkait.
4.
Integrasi data perlu dilakukan secara cermat karena kesalahan pada integrasi data bisa menghasilkan output/keluaran yang menyimpang dan bahkan menyesatkan pengambilan keputusan nantinya. Bali adalah salah satu pulau di Indonesia yang sangat terkenal dengan
pariwisatanya. Ada begitu banyak penginapan seperti guest house, villa, bahkan hotel yang sangat cepat pertumbuhannya di Bali. Banyak pengusaha yang berlomba-lomba berinvestasi di bidang property terutama hotel dan villa.
1
2
Berdasarkan data yang terdapat pada Badan Pusat Statistik Provinsi Bali tentang jumlah hotel yang terdapat di Bali menurut daerah dan kelasnya sampai pada tahun 2013 adalah sebanyak 146 dari 227 hotel dengan berbagai tingkat kelas tersebar di Kabupaten Badung. Sedangkan di kabupaten lainnya seperti Denpasar hanya terdapat 31 hotel. Setelah Kabupaten Denpasar, Kabupaten Gianyar menempati posisi selanjutnya dengan jumlah 18 hotel, Kabupaten Buleleng dengan jumlah 14 hotel, Kabupaten Klungkung dengan jumlah 7 hotel. Posisi kedua terbawah adalah Kabupaten Jembrana dan Kabupaten Tabanan dengan jumlah masing-masing 2 hotel. Kabupaten yang sama sekali tidak memiliki hotel adalah Kabupaten Bangli. Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan persentase penyebaran hotel bintang 1 sampai dengan bintang 5 di Kabupaten Badung adalah sebesar 64%, Kabupaten Denpasar sebesar 13%, Kabupaten Gianyar sebesar 7%, Kabupaten Jembrana dan Tabanan sebesar 0,8% serta Kabupaten Bangli yang memiliki persentase terkecil yaitu sebesar 0%. Banyaknya pembangunan hotel tidak menjamin keberadaan hotel tersebut terlepas dari jumlah kamar yang sedikit. Data yang terdapat pada Badan Pusat Statistik Bali juga menunjukkan bahwa pada Tahun 2013 keberadaan hotel dengan kapasitas kamar lebih kecil dari 10 sebanyak 926 hotel. Dapat dipastikan bahwa sistem operasional hotel tersebut menggunakan sistem konvensional. Banyaknya pembangunan hotel dan villa tidak menjamin keberadaan hotel dan villa tersebut terlepas dari jumlah kamar yang sedikit. Data yang terdapat pada Badan Pusat Statistik Bali juga menunjukkan bahwa pada Tahun 2013 keberadaan hotel dan villa dengan kapasitas kamar lebih kecil dari 10 sebanyak 926 hotel. Dapat dipastikan bahwa sistem operasional hotel tersebut menggunakan sistem konvensional. Dapat disimpulkan bahwa persentase kelompok kamar hotel lebih kecil dari adalah sebesar 50%. Tidak jauh berbeda jika dibandingkan dengan jumlah villa yang terdapat di Bali. Jumlah villa kecil pada Tahun 2014 berdasarkan data Bali Villa Association adalah sebanyak 811 villa. Villa-villa tersebut adalah villa yang hanya terdiri dari tidak lebih dari 10 kamar. Manajemen villa juga tidak memiliki standar tertentu.
3
Banyaknya hotel kecil dan villa yang terdapat di Kabupaten Badung adalah salah satu alasan yang melatarbelakangi dilakukannya penelitian ini. Penulis mencoba untuk menerapkan sistem terintegrasi dengan biaya terjangkau pada hotel kecil dan villa yang ada. Tugas akhir ini akan membahas integrasi data yang dilakukan di sebuah villa dengan menggunakan Software OpenERP. Penulis menemukan beberapa kekurangan pada kinerja villa seperti belum adanya pencatatan data tamu(hanya sebatas meng-copy passport tamu yang menginap, membuat bill tamu secara manual dengan Ms. Excel, memakai tanda terima manual pada saat distribusi gaji karyawan, dsb. Semua laporan dan kinerja yang dilakukan di villa ini masih bersifat konvensional sehingga kinerja kerjanya sangat tidak efektif. Fitur-fitur yang terdapat pada OpenERP diharapkan mampu mengubah sistem konvensional tersebut menjadi lebih sistematis. Diharapkan dengan adanya laporan tugas akhir ini, dapat membantu pihak pengelola villa-villa yang ada untuk meningkatkan keefektifan kinerja mereka. Alasan penulis menggunakan OpenERP dalam mengerjakan tugas akhir ini adalah OpenERP mampu menjawab kebutuhan dari prinsip ERP. OpenERP menyediakan paket integrasi data yang sesuai dengan kebutuhan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Hasil akhir dari penelitian ini adalah terciptanya sistem yang terintegrasi dengan menggunakan Software OpenERP 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan sebelumnya, maka
dapat dirumuskan permasalah sebagai berikut: 1.
Bagaimana pemodelan proses bisnis yang terdapat pada Villa X sebelum OpenERP diimplementasikan.
2.
Bagaimana penerapan software OpenERP di Villa X.
3.
Bagaimana perbedaan sebelum dan sesudah penerapan software OpenERP pada Villa X.
4
1.3
Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang sudah dipaparkan sebelumnya, ada
tujuan yang ingin dicapai yaitu: 1.
Mengetahui pemodelan proses bisnis pada Villa X sebelum OpenERP diimplementasikan.
2.
Mengubah sistem konvensional Villa X menjadi sistem terintegrasi melalui OpenERP.
3.
Mengetahui perbedaanyang terdapat pada villa setelah penerapan OpenERP pada Villa X.
1.4
Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan yang sudah dipaparkan sebelumnya, manfaat yang
dapat dirasakan oleh berbagai pihak yaitu: 1.
Mampu memahami pemodelan proses bisnis yang terdapat di villa sehingga bisa diterapkan di villa lain.
2.
Mampu menerapkan OpenERP dalam pembuatan sistem terintegrasi pada villa.
3.
Villa dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja dengan sistem yang terintegrasi.
1.5
Batasan Masalah Batasan masalah digunakan sebagai pengendali penelitian pada laporan
tugas akhir ini. Batasan masalah yang terdapat pada laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1.
Implementasi konsep ERP dilakukan dengan menggunakan OpenERP 7.0
2.
Sistem informasi yang terdapat pada Villa X disesuaikan dengan konsep ERP yang akan dibangun.
3.
Implementasi konsep ERP dilakukan pada modul Human Resource, Purchase, Sales, Warehouse, dan Accounting.
5
1.6
Sistematika Penulisan Penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari 6 bab dengan tujuan agar
penulisan laporan tugas akhir lebih terstruktur dan mudah dipahami. BAB I : PENDAHULUAN Bab I terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, batasan masalah, dan sistematika penulisan. BAB II: TINJAUAN PUSTAKA Bab II berisi teori-teori pendukung pembahasan yang terdapat pada laporan tugas akhir ini. Teori pendukung yang dimaksud antara lain pengertian dan penjelasan sistem informasi, ERP, OpenERP dan lain sebagainya. BAB III: METOLOGI PENELITIAN Bab III ini berisi tahapan awal dari implementasi konsep ERP pada Villa X seperti analisis, pengumpulan data, pengolahan data, serta gambaran umum sistem yang sedang terjadi bahkan rancangan gambaran umum sistem yang diharapkan setelah implementasi konsep ERP pada sistem informasi Villa X. BAB IV: ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab IV berisi pembahasan secara detail mengenai penelitian dan analisis dari hasil penelitian yaitu bagaimana konsep ERP dapat diimplementasikan pada OpenERP pada villa BAB V : PENUTUP Bab V berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan dan saran yang disertakan untuk pengembangan penelitian lebih lanjut.
