1
BAB I PENDAHULUAN 1.1
LATAR BELAKANG
Arsip merupakan suatu aset berharga yang dimiliki oleh suatu perusahaan di dunia. Sebelum adanya komputer, pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual. Untuk saat ini di negara – negara maju sudah banyak yang mengadopsi teknologi informasi untuk mengelola arsip secara terkomputerisasi. Di indonesia sendiri teknologi tersebut masih sangat kurang untuk digunakan, seperti dibidang –
bidang
yang
berhubungan
dengan
kearsipan
masih
sedikit
yang
mengaplikasikan teknologinya.
Arsip merupakan sumber informasi yang memiliki peran penting untuk proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah institusi atau perusahaan. Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan, baik berupa proposal, surat – surat ataupun dokumen – dokumen lain akan menjadi yang namanya arsip. Informasi yang tersimpan merupakan bukti dan memori bagi perusahaan yang bersangkutan. Arsip akan terus bertambah dengan berjalannya waktu serta semakin kompleksnya kegiatan dan fungsi pada perusahaan. Maka dari itu, arsip perlu ditata dengan baik, dengan terkomputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan produktif demi kemajuan suatu perusahaan. Hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya.
Jika informasi telah dikomputerisasi, maka untuk mengaksesnya akan lebih mudah dan cepat. Hal ini menjadi suatu kelebihan dari teknologi informasi. Dengan
demikian,
teknologi
informasi
memberikan
keuntungan
bagi
penggunanya dari berbagai perusahaan, baik negeri maupun swasta akan terbantu 1
2
dengan adanya teknologi informasi. Informasi sendiri berperan penting dalam pengambilan keputusan. Pada perusahaan – perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi memiliki arsip – arsip penting dalam setiap pekerjaannya yang pernah dikerjakan. Salah satunya perusahaan pada PT. Elabram Systems Indonesia. Perusahaan ini memiliki arsip-arsip penting pada bagian outsource orang atau penyedia tenaga kerja, sistem kearsipannya masih secara fisik yakni berupa kertas - kertas dokumen yang tersimpan di dalam rak kearsipan sehingga dapat memungkinkan sulit dalam mencari dokumen yang diperlukan, kurang aman dari segi lingkungan, tidak enak dilihat, dan juga menambah biaya pengeluaran kertas - kertas kearsipan.
Oleh karena itu agar manajemen kearsipan pada PT. Elabram Systems Indonesia dapat berjalan sesuai prosedur dan dapat memanfaatkan teknologi informasi dengan baik, maka berniat untuk membahas masalah ini dengan judul tugas
akhir
sebagai
berikut:
“ANALISA
INFORMASI
DOKUMENTASI
KARYAWAN
EXPATRIATE
PERANCANGAN
PENGARSIPAN PADA
PT.
SISTEM
LAPORAN
ELABRAM
DATA
SYSTEMS
INDONESIA”. Dengan adanya sistem tersebut maka diharapkan akan terciptanya sebuah website dan database kearsipan, dengan pencarian, penghapusan dan penyimpanan dengan mudah, tepat, dan bermanfaat.
1.2
RUMUSAN MASALAH
Dengan melihat latar belakang di atas, adapun perumusan masalah pada PT. Elabram Systems Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana cara mengelola suatu pengarsipan yang teratur dan terarah pada PT. Elabram Systems Indonesia ? 2
3
2. Bagaimana cara melakukan pencarian laporan data karyawan pada PT. Elabram Systems Indonesia sehingga mudah untuk dilakukan? 3. Bagaimana cara melakukan pembuatan laporan data karyawan pada PT. Elabram Systems Indonesia ? 4. Bagaimana cara mencetak laporan data karyawan pada PT. Elabram Systems Indonesia ?
1.3
BATASAN MASALAH
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini, yaitu : 1. Membahas mengenai proses pembuatan sistem informasi pengarsipan dokumen laporan data karyawan pada PT. Elabram Systems Indonesia. 2. Melakukan analisa sistem manajemen pengarsipan yang berjalan. 3. Membangun suatu rancangan sistem pengarsipan dengan menggunakan aplikasi VB.NET dan database MySQL.
1.4
RUANG LINGKUP
Untuk menghasilkan penelitian yang lengkap dan akurat, maka batasan ruang lingkup penelitian ini hanya mencakup pada karyawan atau staff yaitu kegiatan pendokumentasian yang dilakukan pada PT. Elabram Systems Indonesia dan bagaimana mengelola arsip dokumentasi laporan data karywan tersebut.
3
4
1.5
TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1. Membangun sebuah penyimpanan arsip secara komputerisasi yaitu dengan menggunakan aplikasi database, sehingga mudah di akses ketika dibutuhkan. 2. Membuat sistem kearsipan yang mudah digunakan.
Manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1. Memberi kemudahan dalam pencarian, penyimpanan, dan penghapusan arsip – arsip yang dibutuhkan. 2. Mengurangi penggunaan berkas – berkas arsip dalam pendataan laporan data karyawan. 3. Menyediakan informasi laporan, pendokumentasian atau arsip – arsip yang mudah untuk di akses.
1.6 METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang dilakukan dalam proses pengumpulan data pada penelitian ini yaitu: 1. Studi Lapangan Studi lapangan yaitu studi yang dilakukan dengan cara : a. Pengamatan pengamatan
secara dilakukan
langsung
dengan
(observasi)
memperoleh
data
dengan
mengamati dan memahami secara langsung proses bisnis yang berjalan. b. Wawancara(interview) Wawancara bersangkutan
dilakukan di
kepada
bagian 4
staff
pengarsipan
atau
karyawan
dengan
yang
mengajukan
5
pertanyaan yang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan dalam proses penelitian. 2. StudiKepustakaan Studi kepustakaan dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan kearsipan dan manajemen arsip (buku – buku, internet, dan lain – lain). 1.7
SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN
Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberi gambaran secara global atau ringkas yang dibuat, dan membagi hal ini dalam lima bab :
BAB I :
PENDAHULUAN
Bab ini mengemukakan pendahuluan penulisan. Bab ini terdiri dari latar belakang
masalah, identifikasi masalah, ruang lingkup permasalahan,
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika
BAB II :
penulisan.
LANDASAN TEORI
Berisi pengertian – pengertian pokok yang berhubungan dengan permasalahan. Pada bab ini terdapat penjelasan secara ilmiah dan akademis yang terdapat pada buku referensi – referensi yang penulis peroleh.
5
6
BAB III :
ANALISA DAN PERANCANGAN
Bab ini berisi mengenai tinjauan organisasi, uraian prosedur, analisa proses, analisa keluaran, analisa masukan, identifikasi kebutuhan, use case sistem usulan dan deskripsi use case.
BAB IV :
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini berisi tentang implementasi dari sistem yang dibuat yaitu apakah sistem yang dibuat dapat dijalankan, sedangkan pengujian adalah memberikan nilai dan evaluasi terhadap sistem apakah telah sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjalankan fungsinya dengan sebagaimana mestinya.
BAB V :
PENUTUP
Pada bagian ini memberikan suatu kesimpulan dari penelitian dan dari kesimpulan yang diperoleh, memberikan alternatif pemecahan masalah atau saran yang mungkin bermanfaat bagi lembaga pemerintahan dimasa yang akan datang.
6
