BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor pendukung terbesar dalam meningkatkan kinerja suatu perusahaan. Pengelolaan sumber daya manusia yang baik merupakan hal penting yang perlu untuk diperhatikan. Pengelolaan sumber daya manusia merupakan salah satu bentuk cara dalam meningkatkan produktivitas karyawan dalam suatu organisasi. Departemen pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia merupakan salah satu departemen yang sangat penting dalam menentukan produktivitas karyawan pada perusahaan. Departemen pengelolaan dan pengembangan SDM diharapkan mempunyai sistem dan strategi yang baik dalam melakukan pengelolaan terhadap aktivitas sumber daya manusia pada suatu organisasi/perusahaan. Terutama pengelolaan informasi sumber daya manusia pada suatu organisasi. Pengelolaan informasi karyawan pada suatu perusahaan menjadi penting karena informasi karyawan yang dapat dikelola dengan baik dapat mempermudah perusahaan dalam melakukan kegiatankegiatan yang bertujuan menunjang SDM suatu perusahaan.
Sangat penting bagi manajemen sumber daya manusia untuk menjadi komperehensif, tinggi dalam kualitas, cepat, fleksibel dan sesuai dengan tren yang akan datang, karena itu merupakan salah satu parameter dari bisnis yang sukses. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi menjadi penting bagi HRM, serta kegiatan lain dalam perusahaan (Dusmanescu Dorel & Aleksandra, 2001). Pengelolaan informasi menjadi penting untuk diperhatikan khusunya perusahaan yang memiliki karyawan lebih dari 1000 karyawan. Pengelolaan informasi karyawan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem informasi merupakan kombinasi dari beberapa komponen yaitu manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan
1
sumber daya yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi di dalam suatu organisasi (O’Brien, 2010). Sistem informasi SDM dapat membantu suatu perusahaan dalam menghasilkan informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu dan membantu proses pengambilan keputusan yang tepat terkait SDM. Pentingnya penggunaan sistem infromasi SDM ialah untuk membantu mengelola, mengontrol, menilai dan menolak dengan tepat. Seperti pada PT Adetex Filament, perusahaan yang bergerak dibidang tekstil ini memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak. Jumlah karyawan pada PT Adetex Filament mengalami peningkatan setiap tahunnya. Peningkatan jumlah karyawan ini menyebabkan perlunya pengelolaan sumber daya manusia pada PT Adetex Filament. PT Adetex Filament merupakan
perusahaan
tekstil
multi-produk
berskala besar
yang
memproduksi kain memiliki jumlah karyawan hampir 3500 orang. PT Adetex Filament berlokasi di Jl. Raya Banjaran No. 509, Kabupaten Bandung.
Tabel 1.1 Tabel peningkatan jumlah pegawai pada PT.Adetex Filament. No
Bagian
2011
2012
2013
2014
2015
2530
2600
2750
2985
3121
35
35
40
43
50
40
40
40
40
60
35
35
35
35
45
55
60
65
68
70
25
27
30
30
35
2720
2797
2960
3201
3381
Pekerja 1
Bagian produksi
2
Bagian Logistik
3
Bagian utility
4
Bagian Keuangan
5
Bagian Umum
6
Bagian Weaving Jumlah
2
PT Adetex Filament belum menggunakan sistem informasi dalam mengelola sumber daya manusianya. Pengelolaan informasi yang digunakan oleh PT Adetex Filament masih dilakukan secara manual. Data riwayat setiap karyawan masih disimpan dalam bentuk hardcopy yang disimpan di dalam satu arsip. Pencatatan data yang masih dilakukan dengan menggunakan kumpulan kertas dapat menimbulkan kendala ketika bagian SDM ingin melakukan pencarian data mengenai karyawan tertentu. Pencarian data karyawan akan membutuhkan waktu yang lama dan sulit untuk dilakukan jika proses penyimpanan data riwayat karyawan masih menggunakan kertas. Pencarian data riwayat karyawan biasanya dilakukan untuk beberapa hal seperti ingin mengetahui riwayat karyawan sebagai acuan untuk promosi jabatan, penilaian karyawan, dan lain lain. Pencatatan data karyawan dengan menggunakan kertas juga dapat meyebabkan kemungkinan redudansi data karyawan sehingga akan membingungkan bagian SDM ketika melakukan pencarian dan mengontrol jumlah karyawan. Selain data karyawan yang ganda, pencatatan data dengan menggunakan kertas menyebabkan data-data karyawan mudah hilang dan tidak terdapat data salinannya. Cara pengelolaan data yang seperti ini dapat menimbulkan beberapa kendala dalam melakukan aktivitas SDM.
Selain pendataan karyawan yang kurang baik pengelolaan absensi dan pengajuan izin kerja pada PT.Adetex Filament juga belum terkelola dengan baik. Pengelolaan proses absensi dan pengajuan izin kerja yang kurang baik dapat menimbulkan masalah pada kinerja perusahaan dan mengurangi kedisplinan dari karyawan serta dapat menyebabkan tidak akuratnya data penggajian karyawan. Sehingga perlu adanya teknologi yang membantu departemen PSDM pada PT Adetex Filament untuk mengelola data karyawan untuk menunjang aktivitas yang terjadi pada departemen PSDM. Selain itu PT.Adetex Filament berencana untuk menerapkan ISO 9001 versi 2008 yang merupakan standar international yang mengatur tentang sistem manajemen mutu. Untuk menerapkan ISO tersebut PT Adetex Filament harus memenuhi beberapa syarat untuk membuktikan kualitas sistem
3
pengelolaan SDM pada perusahaannya. Berikut beberapa persyaratan umum dan persyaratan pengelolaan sumber daya manusia yang harus dipenuhi oleh suatu organisasi/perusahaan untuk menerapkan ISO 9001 versi 2008.
Tabel 1.2 Tabel persyaratan penerapan ISO 9001:2008 NO
Persyaratan Umum
1
Apakah organisasi telah : • Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan oleh SMM serta aplikasinya diseluruh bagian organisasi. • Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut. • Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan dan pengendalian prosesproses ini berjalan secara efektif • Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini • Memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses. • Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan • dari proses-proses ini Persyaratan Pengelolaan Sumber Daya Manusia
2
4
Apakah organisasi telah menentukan dan menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan : • Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan meningkatkan efektivitasnya secara berkesimambungan dan. • Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Apakah personel yang bertanggungjawab untuk melakukan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk telah memiliki kompetensi berdasarkan : • Kesesuaian pendidikan dan pelatihan. • Keahlian dan ketrampilan. • Pengalaman.
4
Dari Tabel 1.2 dapat dilihat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh PT. Adetex Filament untuk menerapkan ISO 9001:2008. Salah satunya ialah harus tersimpannya data karyawan dengan baik dan rapi. Untuk memudahkan proses pencarian, data karyawan dan dokumentasi mengenai data aktivitas karyawan harus tersimpan rapi. Oleh karena itu, penerapan teknologi informasi yang berkaitan dengan pengelolaan SDM sangat penting untuk membantu terciptanya proses pencarian karyawan yang efektif dan efisien dan menjamin keamanan dokumentasi mengenai data aktivitas karyawan untuk membantu keberhasilan penerapan ISO 9001:2008 pada PT Adetex Filament.
Sistem ERP dapat membantu untuk mengelola pencatatan data karyawan dengan teratur, mengelola proses pengolahan data karyawan, proses rekruitasi karyawan, serta mengelola skill pekerja yang dapat membantu pengambilan
keputusan
yang
berhubungan
dengan
kontrak
dan
evaluasi/penilaian karyawan pada PT Adetex Filament. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu sistem informasi dalam perusahaan yang dapat membantu suatu industri untuk mengelola sumber daya, informasi, dan akivitas yang ada serta mengendalikan dan mengintegrasikan informasi pada setiap fungsional area pada suatu perusahaan ke dalam suatu sistem komputer agar berjalan lebih efisien. Sehingga ERP dapat membantu perusahaan untuk mengelola proses bisnis dengan menggunakan database bersama dan berbagi alat pengelola pelaporan perusahaan. Oleh karena itu, penggunaan software ERP pada bagian HRD dapat membantu perusahaan untuk memperoleh informasi dari bagian lain pada perusahaan yang terkait dengan kebutuhan pengelolaan SDM sehingga dapat menciptakan proses bisnis yang efisien.
Pada penelitian kali ini, pengimplementasian software ERP akan dilakukan dengan menggunakan software ERP yang bersifat opensource yaitu Odoo.
5
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan sebelumnya, maka dapat dirumuskan
masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Proses bisnis dan kegiatan SDM yang berjalan pada PT Adetex Filament? 2. Bagaimana mengimplementasikan software Odoo modul employee management, attendance management, dan leave management pada PT.Adetex Filament? 3. Bagaimana mengintegrasikan proses employee management dengan proses recruitment dan proses appraisal pada PT.Adetex Filament?
1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan Rumusan Masalah yang ada, maka tujuan dari penelitian ini sebagai berikut: 1. Memperoleh gambaran proses bisnis dan kegiatan yang berjalan pada PT Adetex Filament. 2. Menerapkan sistem pengelolaan data karyawan dan pengelolaan aktivitas karyawan pada PT.Adetex Filament. 3. Menerapkan dan menyesuaikan sistem pengelolaan SDM yang dapat meningkatkan kinerja, kualitas mutu, keandalan, dan efisiensi waktu pengelolaan data karyawan PT Adetex Filament.
1.4 Batasan Penelitian Batasan masalah dari penelitian ini sebagai berikut: 1. Penelitian ini hanya membahas pembuatan profil karyawan, pengelolaan status karyawan, pengelolaan waktu, pengelolaan kehadiran, dan pengelolaan izin cuti. 2. Pengelolaan kehadiran tidak mengimplementasikan timesheet management pada Odoo. 3. Proses iterasi hanya dilakukan maksimum sebanyak 2 kali. 4. Penelitian ini tidak memperhitungkan biaya untuk penerapan sistem. 6
1.5 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini ialah: 1. Membantu mempermudah pengelolaan data karyawan, mengelola proses rekruitasi, dan proses pengambilan keputusan terhadap evaluasi karyawan. 2. Memudahkan proses pencarian data karyawan pada kondisi tertentu. 3. Memudahkan proses transfer data pegawai antar bagian.
1.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab I
Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II
Landasan Teori Pada bab ini berisi literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan pula hasil-hasil penelitian terdahulu. Membahas hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian dan uraian kontribusi penelitian.
Bab III Metodologi Penelitian Pada bab ini menjelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: tahap diagnosis, tahap analysis, tahap desain, tahap development dan tahap pengambilan kesimpulan dan saran. Bab IV
Analisa dan Perancangan Pada bab ini berisi penjelasan mengenai proses bisnis yang sedang berjalan dan form yang terdapat pada PT.Adetex Filament. Selain itu terdapat pula proses bisnis usulan dan desain form usulan berdasarkan analisis gap dengan menggunakan software odoo.
7
Bab V Konfigurasi dan Implementasi Pada bab ini berisi penjelasan mengenai pengaturan dan penyesuaian Odoo yang dilakukan pada aplikasi. Sehingga aplikasi dapat memenuhi kebuthan user. Selain itu terdapat pula penjelasan mengenai tahapan implementasi aplikasi. Bab VI Kesimpulan dan Saran Pada bab ini berisi penutup yang memberikan informasi mengenai kesimpulan dari penelitian dan saran untuk penelitian selanjutnya.
8
