BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Departemen Perencanaan dan Gudang Material (PGM) merupakan
salah satu Departemen di PT Petrokimia Gresik yang bertugas untuk menangani dan mengelola kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan pengadaan material, baik kuantum, due date, dan harga sesuai dengan reorder level, intransit, non stock item, insurance parts melalui evaluasi administrasi pengadaan, pengaturan pengambilan barang, pengelolaan kontrak induk, balancing persediaan, serta review nilai/data inventori untuk kelancaran pengadaan material. Evaluasi administrasi pengadaan menjadi inti proses bisnis yang ada di Departemen PGM PT Petrokimia Gresik, sekaligus memegang peranan penting dalam proses pengadaan, baik itu material maupun bahan baku. Proses ini merupakan kegiatan melakukan evaluasi harga dan spesifikasi suatu barang/ material/ bahan baku yang ditawarkan oleh pemasok (supplier). Awal mula proses ini diawali oleh user yang memerlukan material atau bahan baku yang dibutuhkan untuk menjaga kelangsungan produksi. User tersebut kemudian akan mengirimkan permintaan pembelian (purchase requisition) ke Departemen Pengadaan. Kemudian Departemen Pengadaan akan melakukan kontak ke pemasok. Dari proses kontak tersebut Departemen Pengadaan akan mendapatkan bendel yang berisi tentang segala hal yang berkaitan dengan barang atau bahan baku yang ditawarkan oleh pemasok. Dokumen bendel inilah yang kemudian dikirim ke Departemen Perencanaan dan Gudang Material untuk dilakukan evaluasi. Proses evaluasi bendel di PT Petrokimia sering disebut dengan proses evaluasi administrasi pengadaan. Proses evaluasi ini terbagi menjadi dua kegiatan utama, yaitu evaluasi harga dan evaluasi teknis atau spesifikasi. Proses evaluasi harga dilakukan oleh staf Perencanaan Material (Canmat), sedangkan evaluasi teknis / spesifikasi dilakukan oleh staf Identifikasi dan Evaluasi Teknis (IET).
1
2
Proses evaluasi administrasi pengadaan ini memegang peranan penting dalam rangka pemenuhan permintaan material maupun bahan baku yang diminta user. Jika proses evaluasi administrasi pengadaan tidak berjalan efektif dan terlalu lama, maka pihak perusahaan akan semakin terkejar dengan deadline pemenuhan barang yang dibutuhkan, sehingga pada kondisi ekstrim, bisa saja barang yang dibutuhkan oleh user belum juga tersedia sampai batas waktu yang ditentukan. Sejauh ini proses evaluasi administrasi pengadaan di Departemen PGM PT Petrokimia Gresik belum sepenuhnya berjalan efektif. Berdasarkan wawancara dengan beberapa pegawai, termasuk manager departemen, proses evaluasi administrasi pengadaan beberapa kali mengalami keterlambatan dari batas waktu yang diberikan, sehingga dokumen bendel yang dievaluasi telat dikirim kembali ke Departemen Pengadaan. Hal ini disebabkan oleh total waktu evaluasi administrasi pengadaan terlalu lama yang disebabkan oleh waktu tunggu dokumen terhadap pegawai yang available cukup tinggi. Komposisi waktu evaluasi administrasi pengadaan ditunjukkan Gambar 1.1. Komposisi Waktu Evaluasi Administrasi Pengadaan (Oktober 2014) Dokumen UM Dokumen NP Dokumen ROL Dokumen P3 Dokumen P2 Dokumen P1 0% Waktu Operasi
20%
40%
60%
80%
100%
Waktu Tunggu Dokumen terhadap Resource
Gambar 1.1. Komposisi Waktu Evaluasi Administrasi Pengadaan Bagi Departemen Pengadaan, keterlambatan tersebut tentu akan menyebabkan mereka terlambat untuk mengirim balasan atau jawaban final ke pemasok. Untuk beberapa kasus, pemasok masih mau menerima keterlambatan itu, apalagi kalau waktu keterlambatan hanya berkisar satu atau beberapa hari,
3
tidak sampai berhari-hari bahkan sampai berminggu-minggu. Pemasok yang demikian biasanya adalah pemasok tetap yang sudah sering menjadi partner perusahaan, sehingga sudah ada kontrak yang memungkinkan memasukkan pasal dispensasi keterlambatan, baik keterlambatan pengiriman balasan oleh pihak perusahaan maupun keterlambatan pengiriman barang oleh pemasok. Namun untuk kasus tertentu, misalnya pada pemasok (supplier) baru, keterlambatan pengiriman balasan tidak akan diterima sehingga pemasok akan mengalihkan material atau bahan baku ke pembeli lain. Jika sudah demikian, maka mau tidak mau Departemen Pengadaan harus segera mencari pemasok baru dengan semakin sedikit waktu yang dimiliki. Pada kasus yang ekstrim -dan beberapa kali terjadi-, perusahaan tidak dapat menemukan pemasok yang sesuai sehingga jika pada saat yang bersamaan stock barang atau bahan baku juga sedang menipis, maka produksipun terpaksa terhenti selama beberapa waktu. Keterlambatan proses evaluasi administrasi juga akan membawa dampak bagi pegawai Departemen PGM sendiri, karena dengan semakin molornya waktu yang dihabiskan, maka waktu untuk menyelesaikan evaluasi dokumen-dokumen berikutnya pun menjadi semakin sempit dan terkejar deadline. Hal ini akan semakin menjadi beban dan tekanan tersendiri bagi para pegawai. Berdasarkan pengamatan, ternyata terdapat sejumlah dokumen yang menumpuk di meja pegawai untuk menunggu diproses dikarenakan pegawai tersebut masih atau sedang melalukan proses terhadap dokumen lain yang masuk lebih dulu. Jumlah dokumen yang menunggu untuk diprosespun jumlahnya cukup bervariasi antar setiap pegawai. Ada pegawai dimana jumlah dokumen yang mengantre proses di mejanya lumayan banyak, namun ada juga yang sedikit, bahkan pada momen tertentu ada pegawai dimana di mejanya tidak ada dokumen yang mengantre untuk diproses.
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka perlu dilakukan penelitian
mengenai hal-hal sebagai berikut.
4
a. Bagaimana mensimulasikan dan mengkaji kondisi existing alokasi pegawai pada proses evaluasi administrasi pengadaan. b. Bagaimana mengembangakan dan mensimulasikan skenario perbaikan alokasi pegawai pada proses evaluasi administrasi pengadaan. c. Bagaimana perbandingan pengaruh sistem antara kondisi existing dengan skenario perbaikan.
1.3
Asumsi dan Batasan Masalah Asumsi dan batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Penentuan alokasi pegawai hanya dilakukan terhadap pegawai yang terlibat dalam proses evaluasi administrasi pengadaan di Departemen Perencanaan dan Gudang Material PT Petrokimia Gresik. 2. Data yang digunakan untuk membangun model adalah data bulan November 2014 sampai Maret 2015. 3. Re-alokasi pegawai hanya dilakukan dengan perpindahan posisi antar pegawai. Posisi/ pekerjaan yang dianggap memiliki jumlah pegawai berlebih akan dipindahkan ke posisi lain yang dianggap perlu penambahan jumlah pegawai, atau sebaliknya. 4. Jumlah total pegawai setelah dilakukan re-alokasi tidak melebihi jumlah total pegawai yang ada saat ini. Selain untuk mengindari dampak finansial jika harus merekrut tambahan pegawai baru, hal ini juga dikarenakan keterbatasan space ruang kantor yang sudah penuh dengan jumlah pegawai saat ini. 5. Perpindahan pegawai ke posisi/ pekerjaan tertentu hanya dilakukan terhadap pegawai yang memiliki riwayat pernah ditempatkan di posisi tersebut sebelumnya (rolling posisi), dimana sebagian besar pegawai pernah ditempatkan di berbagai posisi yang berbeda. 6. Selain berdasarkan riwayat posisi/pekerjaan yang pernah dijalankan, perpindahan posisi juga dilakukan terhadap pegawai dimana data-data saat dia menjalankan suatu posisi yang berbeda tersebut tersedia. Data tersebut adalah data waktu proses seorang pegawai terhadap dokumen yang dikerjakan.
5
1.4
Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Mensimulasikan dan mengkaji kondisi existing system alokasi pegawai pada proses evaluasi administrasi pengadaan. 2. Mengembangkan dan mensimualsikan skenario perbaikan alokasi pegawai pada proses evaluasi administrasi pengadaan 3. Membandingkan
existing
system
dengan
skenario
perbaikan
yang
dikembangkan.
1.5
Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Mengetahui alternatif alokasi pegawai yang dapat menurunkan waktu proses evaluasi administrasi pengadaan di Departemen PGM PT Petrokimia Gresik 2. Memberikan pertimbangan kepada Departemen Perencanaan dan Gudang Material PT Petrokimia Gresik dalam pengambilan keputusan mengenai sistem rolling pegawai maupun rekrutmen pegawai.
