BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam
dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan bisnis. Selain itu, penerapan teknologi informasi modern khususnya di bidang elektronika membawa kemudahan dalam melaksanakan kegiatan perkantoran. Kehadiran komputer dan jaringan komputer sebagai salah satu kemajuan teknologi di bidang
elektronika ikut berperan dalam mempermudah pelaksanaan kegiatan kantor.
Komputer beserta jaringan komputer tersebut dirumuskan dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM). Menurut Laksmi, Gani, dan Budiantoro (2008), SIM adalah ilmu yang mempelajari mengenai manajemen suatu sistem informasi dalam mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Sehingga jelas bahwa SIM berfungsi untuk mempercepat alur informasi agar pekerjaan kantor dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi. Selain itu, penerapan sistem informasi manajemen berbasis web menjadi suatu kebutuhan yang mutlak bagi sebuah perusahaan untuk dapat memproses informasi bisnis secara cepat dan tepat dalam jangkauan yang luas. Dalam prakteknya, penggabungan komputer dan jaringan komputer yang tersusun dalam sebuah SIM dapat diterapkan pada pekerjaan-pekerjaan kantor yang sifatnya routine activity, salah satunya adalah dalam kegiatan penanganan surat. Untuk mencapai tujuan organisasi, penanganan surat sangat memegang peranan penting dalam penyampaian informasi dari sebuah perusahaan, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Penanganan surat meliputi berbagai kegiatan yang dimulai dari penerimaan,
penyortiran, pencatatan, penyimpanan surat,
penyimpanan disposisi serta pengontrolan disposisi sampai kepada pengeluaran surat maupun pencarian kembali surat tersebut. Namun, sangat disayangkan kegiatan penanganan surat sebagai kegiatan penting dalam sebuah perusahaan di beberapa perusahaan masih dilakukan secara manual dan belum teroganisasi dengan baik. Hal tersebut tentu tidak sejalan
1
dengan pendapat Sedarmayanti (2005) yang menyatakan bahwa walaupun
penanganan surat di suatu kantor dengan kantor berbeda-beda, tidak dipungkiri
bahwa penanganan surat membawa pengaruh yang cukup besar dalam perusahaan. Contoh nyata bahwa penanganan tersebut belum terorganisasi dengan baik terjadi di Dana Pensiun Telkom. Proses pencatatan, penyimpanan, dan penyampaian
surat ke dalam buku-buku agenda oleh satu orang petugas (sekretaris) akan menyebabkan lamanya surat-surat masuk atau keluar untuk tiba ke tujuan. Hal serupa terjadi dengan disposisi yang tidak terorganisasi dengan baik, sehingga terjadi kehilangan pada disposisi dan surat tersebut. sering
Dana Pensium Telkom merupakan suatu Badan Hukum Dana Pensiun
yang dibentuk dengan merujuk pada UU No.11 Tahun 1992 tentang Dana Pensiun. Bentuk Dana Pensiun ini adalah Dana Pensiun Tenaga Kerja (DPPK) yang menyelenggarakan Program Pensiun Manfaat Pasti, dengan tujuan memelihara kesinambungan pembayaran Manfaat Pensiun secara tepat waktu, jumlah, dan penerima, mengembangkan dana secara optimal dan aman serta selalu memberikan pelayanan terbaik kepada peserta penerima manfaat pensiun secara berkala di seluruh Indonesia. Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, Dana Pensiun Telkom terbagi atas lima Direktorat, yaitu Direktorat Internal Audit, Direktorat Investasi, Direktorat
Kepesertaan, Direktorat
Keuangan & SDM, dan Direktorat
Kesekretaritan Dapentel. Dari kelima Direktorat tersebut, Direktorat Kepesertaan merupakan bagian yang memiliki tugas, tanggung jawab, dan volume pekerjaan cukup banyak dibandingkan dengan Direktorat yang lain. Hal ni disebabkan karena sirkulasi kegiatan administrasi dan korespondensi yang terjadi cukup padat. Hal tersebut dapat terlihat dari banyaknya jumlah surat yang masuk dan keluar per harinya. Berdasarkan informasi yang didapat dari wawancara (transcript interview dapat dilihat pada lampiran 5), di Direktorat Kepesertaan jumlah surat yang masuk sekitar 15 - 30 surat per hari atau 15-20 surat per hari, sedangkan jumlah surat keluar dapat mencapai lebih dari 100 surat untuk suatu keperluan tertentu, dan 15 surat sehari jika tidak ada keperluan tertentu.
2
Pada Dana Pensiun Telkom komputer dan LAN serta Intranet telah
digunakan untuk kegiatan administrasi. Namun, penanganan surat mulai dari
pencatatan, penyimpanan, penyampaian disposisi, pencarian kembali surat, sampai pengontrolan surat berdisposisi masih menggunakan buku agenda, belum memanfaatkan fasilitas komputer dan jaringan komputer tersebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen (SIM) secara optimal. Padahal fasilitas tersebut telah tersedia di lingkungan kantor Dapentel. Dengan jumlah surat masuk dan surat keluar yang cukup banyak, maka pencarian surat beserta disposisi dengan mempergunakan buku agenda akan menghabiskan waktu dan tenaga.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa
pembuatan proyek tugas akhir ini dilakukan sebagai solusi dari permasalahan penanganan surat yang terjadi di Direkorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom. Program yang akan dibuat berbasis web dengan menggunakan ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional sebagai editor sekaligus database. Oleh karena itu, maka dipilihlah “ Pembuatan Program Aplikasi Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom ” sebagai judul laporan Tugas Akhir ini.
1.2
Identifikasi Proyek Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka identifikasi
masalah yang dibahas adalah sebagai berikut: a. Bagaimana kondisi awal penanganan surat di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom? b. Bagaimana merancang program aplikasi penanganan surat masuk dan surat keluar berbasis web di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom? c. Bagaimana membuat program aplikasi penanganan surat masuk dan surat keluar berbasis web di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom? d. Bagaimana hasil uji coba pembuatan program aplikasi penanganan surat masuk dan surat keluar berbasis web di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom?
3
1.3
Tujuan Proyek
Tujuan yang hendak dicapai dari proyek Tugas Akhir ini adalah sebagai
berikut: a. Untuk mengetahui kondisi awal penanganan surat masuk dan surat keluar
di Direktorat Kepersertaan Dana Pensiun Telkom.
b. Untuk merancang program aplikasi penanganan surat masuk dan surat
keluar berbasis web di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom.
c. Untuk membuat program aplikasi penanganan surat masuk dan surat
keluar berbasis web di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom.
d. Untuk mengetahui hasil uji coba program aplikasi penanganan surat masuk
dan surat keluar berbasis web yang telah dibuat di Direktorat Kepesertaan
Dana Pensiun Telkom.
1.4
Manfaat Proyek Adapun manfaat yang dapat diambil dari proyek Tugas Akhir ini adalah : 1) Bagi penulis a. Hasil proyek ini digunakan untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan Diploma III, Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung. b. Hasil proyek ini dapat menambah wawasan penulis mengenai penanganan surat yang dilakukan di perusahaan. 2) Bagi perusahaan/Instansi a. Dapat
memberikan
saran-saran
yang
membangun
mengenai
penanganan surat masuk dan surat keluar di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom. b. Dapat memiliki program aplikasi penanganan surat masuk dan surat keluar berbasis web di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom. c. Hasil proyek ini dapat menjadi pertimbangan perusahaan dalam melakukan penanganan surat yang lebih baik.
4
3) Pembaca
Dapat digunakan sebagai dasar pengetahuan bagi pembaca yang memerlukan informasi sama dengan masalah yang dibahas pada proyek
ini.
5
