BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Proses menyediakan barang/jasa di perusahaan merupakan proses yang
tidak bisa lepas dari perusahaan yang memproduksi barang/jasa. Hal ini dikarenakan proses produksi akan terganggu jika material produksi dari pemasok tidak tersedia tepat waktu. PT TSPM merupakan perusahaan penerbit buku yang mencetak buku sendiri. Sehingga kebutuhan akan bahan baku buku seperti kertas dan tinta menjadi kebutuhan pokok dari perusahaan. Selama ini PT. TSPM telah melaksanakan sebuah sistem pengadaan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan bahan baku. Kegiatan pengadaan barang/jasa tidak hanya ditujukan pada satu departemen saja, ada beberapa departemen yang bertugas untuk proses pangadaan barang/jasa. Setiap departemen memiliki catatan tersendiri dalam bentuk excel. Data tersebut dipegang oleh masing-masing departemen sehingga untuk proses sinkornisasi data maka setiap departemen yang bertugas harus bertemu satu dengan yang lainnya. Hal ini kurang efisien karena dibutuhkan waktu dan tempat untuk proses sinkronisasi data. Proses pengadaan barang/jasa masih cukup rumit karena memerlukan komunikasi yang intensif antar departemen dalam PT. TSPM maupun antara PT. TSPM dengan supplier yang memasok bahan baku. Komunikasi antara PT. TSPM dengan supplier dilakukan untuk pemenuhan bahan baku produksi yang dipasok oleh supplier tersebut. Komunikasi ini dilakukan melalui telepon maupun, fax dan email yang data-data dan proses pengiriman dikendalikan oleh manusia. karena proses dan data masih dikendalikan oleh manusia maka human error akan sering terjadi didalamnya. Web service merupakan sebuah teknologi yang menyediakan fungsifungsi untuk saling berinteraksi antara perusahan satu dengan perusahaan lain secara lebih fleksibel. Perusahaan dapat dengan mudah melihat kondisi suatu
1
2
proses pengiriman hanya dengan memanfaatkan fungsi dari web service tersebut. Untuk itu, penelitian tentang web pengadaan barang/jasa dirancang dan dibuat sesuai dengan kebutuhan dan desain dari PT. TSPM. Sedangkan web service dibangun untuk proses pemenuhan barang/jasa. Fungsi dari web service yang akan dibangun adalah fungsi-fungsi untuk mengirimkan informasi tentang stok yang dipasok oleh PT. TSPM maupun informasi tentang berapa stok yang telah dikirim oleh supplier terkait dengan stok yang dipasok oleh supplier tersebut.
1.2
Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut ini: Apakah web eprocurement PT. TSPM yang akan dibangun dapat menyediakan layanan pencatatan dan menyimpanan data pada proses pengambilan kertas untuk diproduksi dan proses perencanaan kebutuhan kertas untuk setiap buku serta dapat menyediakan layanan web service untuk proses pengiriman informasi stok barang yang dipasok oleh PT. TSPM?
1.3
Batasan Masalah Untuk mendapatkan hasil yang lebih terarah, maka diberikan batasan-
batasan dalam menyelesaikan penelitian. Batasan-batasannya adalah : 1.
Hasil dari penelitian ini adalah software pengadaan barang/ jasa yang dapat diakses secara langsung oleh petugas dari Departemen SCM, Departemen Purchaser dan Unit Logistik.
2.
Data supplier kertas digunakan hanya untuk proses simulasi. Data didapat berdasarkan proses bisnis yang terjadi pada pengadaan PT. TSPM.
3.
Penelitian fokus pada proses pengadaan dan pemenuhan stok kertas
3
produksi dan tidak menangani masalah pembayaran. 4.
Penelitian menfokuskan penelitian pada pengadaan material kertas untuk percetakan buku pada PT. TSPM.
5.
Hasil penelitian untuk pembangunan web service hanya dapat diakses oleh supplier yang telah terikat kontrak kerja dengan PT. TSPM.
1.4
Tujuan Penelitian Tujuan
dari
penelitian
ini
adalah
untuk
merancang
dan
mengimplementasikan proses pengadaan barang/jasa dengan studi kasus PT. TSPM yang memiliki fitur layanan sebagai berikut ini: 1.
Dapat melakukan proses pencatatan data kertas keluar untuk diproduksi dan kertas masuk dari supplier.
2.
Dapat melakukan konversi data kebutuhan kertas dari oplah menjadi gram untuk setiap rencana buku
3.
Web service untuk mengetahui stok barang dan rencana produksi PT. TSPM oleh supplier yang memasok kertas.
1.5
Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat dirasakan dengan adanya penelitian ini adalah
sebagai berikut : 1.
Memberikan referensi bagi perusahaan yang akan membangun sistem yang saling terintegrasi.
2.
Memberikan referensi terhadap penggunaan web services untuk sistem pengadaan barang/jasa
3.
Memberikan referensi untuk proses pengadaan yang berbasis pada penyediaan material saat proses produksi akan dilaksanakan.
4
1.6
Metode Penelitian Dalam menyelesaikan penelitian ini, peneliti menggunakan metode-
metode sebagai berikut : 1.
Studi dan pendalaman pustaka Mempelajari berbagai referensi yang terkait dengan web service, eprocurement dan sistem otentikasi web service.
2.
Pengumpulan data. Pengumpulan data yang dibutuhkan diperoleh dengan cara wawancara dengan pihak pengadaan barang dan jasa di PT. Tiga Serangkai Pustaka Mandiri dan Manager dari departemen TI.
3.
Analisa kebutuhan sistem, Dalam membangun sebuah sistem diperlukan analisa terhadap kebutuhan fungsional yang meliputi aturan-aturan yang berlaku dalam sebuah pengadaan barang/jasa PT. TSPM, maupun non fungsional untuk development sistem yang akan dibuat.
4.
Perancangan sistem, setelah melakukan analisa sistem, maka selanjutnya dilakukan proses perancangan sistem yang meliputi: Diagram Use case, diagram activity, ERD ( Entity Relationship Diagram ), skema tabel dan mapping tabel.
5.
Desain Antarmuka. Pada tahap ini yang dilakukan adalah merancang antarmuka sistem serta arsitektur sistem yang dikembangkan.
6.
Pembuatan sistem, Pada tahap ini yang dilakukan adalah pembuatan dan pengembangan sistem ke dalam sebuah bentuk aplikasi yang berbasis web dengan dibantu beberapa teknologi pengembangan seperti MySql dan PHP.
7.
Pengujian Pengujian hasil pembuatan sistem dilakukan secara langsung terhadap berbagai fitur yang dikembangkan.
5
1.7
Sistematika Penelitian Berikut ini adalah sistematika penulisan dari penelitian yang telah dibuat : BAB I
: PENDAHULUAN Bab ini mencakup latar belakang,perumusan masalah dalam penelitian, batasan-batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
keaslian
penelitian,
metode
penelitian
dan
sistematika penulisan. BAB II
: TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi tentang uraian sistematis informasi hasil penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya dan disajikan dalam pustaka serta menghubungkannya dengan masalah penelitian yang sedang diteliti.
BAB III
: LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori dan referensi-referensi serta pengertian dasar yang berkaitan dengan topik penelitian dan analisa data dalam penyusunan tesis initerkait dengan judul.
BAB IV
: ANALISA DAN PERANCANGAN Bab ini berisi tentang analisa kebutuhan dan desain untuk membangun sebuah sistem yang sedang diteliti.
BAB V
: IMPLEMENTASI Bab ini berisi langkah-langkah implementasi pengembangan aplikasi rancang bangun e-procurement menggunakan web service.
BAB VI
: HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas analisa sistem yang telah dibangun, menganalisa validitas sistem serta keuntungan dan kerugian.
BAB VII
: KESIMPULAN DAN SARAN
6
Bab ini merupakan kesimpulan dari keseluruhan implementasi sistem yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.
