BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dewasa ini dimana ilmu pengetahuan dan teknologi memegang andil yang sangat besar dalam kehidupan manusia, tidak jarang bahkan hampir ditemukan di setiap
tempat dimanapun, masyarakat sangat tergantung dengan teknologi, baik untuk
mempermudah, melancarkan usaha maupun mempercepat pekerjaan yang sedang dikerjakan. Sehingga dengan menggunakan teknologi, pekerjaan yang berat akan menjadi lebih mudah dan cepat diselesaikan. Adanya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi ini adalah untuk membuat informasi menjadi sangat penting untuk digunakan sebagai dasar melakukan aktivitas-aktivitas organisasi. Informasi yang cepat, tepat, dan akurat akan mendukung kelancaran suatu aktivitas di dalam organisasi. Oleh sebab itu diperlukan pengelolaan informasi secara cermat sehingga informasi tersebut dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Penggunaan teknologi untuk dunia pengadiministrasian surat juga mutlak diperlukan. Keberadaan teknologi ini sebagai sumber informasi menawarkan suatu konsep baru tehadap pengelolaan surat. Sistem informasi mampu menjadi wadah informasi yang dapat dimanfaatkan kepada para pengguna. Solusi ini dapat berguna karena pada kenyataannya banyak informasi dari pengadministrasian surat itu ada yang belum dapat diinformasikan secara akurat. Setiap perusahaan tidak lepas dari kegiatan pengadministrasian surat dimana setiap departemen memiliki hubungan satu sama lain dan informasi menjadi pendukung dalam melakukan hubungan tersebut. Surat merupakan salah satu bagian terpenting, baik bagi pihak perusahaan ataupun pihak luar perusahaan sebagai sarana komunikasi kedinasan. Dalam arti sebenarnya surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan 1
sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya. Untuk memudahkan dalam penanganan surat dibutuhkan sistem administrasi yang cepat dan mudah digunakan oleh staf administrasi. Sistem sekarang ini banyak dipakai untuk
memenuhi kebutuhan. Sistem merupakan suatu group dari elemen-elemn baik yang
berbentuk fisik maupun non fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem ( Wahyono, 2004: 12). Sistem surat menyurat di lingkup pemerintahan maupun instansi swasta bukan
hal yang mudah mengaturnya dengan baik. Birokrasi yang berbelit membuat surat harus melalui prosedur yang panjang. Aturan yang berlaku, surat yang masuk akan melalui sejumlah meja atau unit kerja tertentu, begitu pun dengan surat keluar. Akibatnya pencarian keberadaan sebuah surat tidak bisa diketahui seketika, harus melacaknya terlebih dahulu dari satu meja ke meja lain. PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Cabang Area Tasikmalaya yang berkedudukan di Jl. Mayor Utarya No. 28 Tasimalaya yang mempunyai misi “menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lainnya yang terkait berorientasi kepada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham”. PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten mempunyai kantor cabang di beberapa kota. PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya memiliki beberapa divisi atau bagian yang sangat penting diantaranya adalah bagian pelayanan dan administrasi. Bagian administrasi di PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran dalam proses administrasi yang dilakukan oleh pegawai. Selama ini proses administrasi surat di PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya masih menggunakan sistem manual untuk penanganan surat keluar, sedangkan untuk penanganan surat masuk sudah menggunkan sistem elektronik. Hal ini dikarenakan kegiatan surat masuk lebih banyak daripada kegiatan surat keluar maka diperlukan penanganan yang baik yaitu menggunakan sistem elektronik. Tapi akhir-akhir ini penanganan surat keluar perlu diperhatikan, karena tidak melaksanakan prosedur yang sudah berlaku di perusahaan tersebut. Seharusnya untuk penanganan surat 2
keluar dilakukan pada bagian administrasi PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya, tetapi sekarang di setiap departemen membuat surat sendiri-sendiri dan untuk penomoran surat diserahkan kepada bagian administrasi yang seringkali mengalami
kesulitan.
Prosedur penanganan surat keluar yang dilakukan di perusahaan yaitu pertama pembuatan konsep surat, persetujuan konsep, pengetikan konsep surat dilakukan oleh unit pengolah. Sedangkan dalam penomoran surat diserahkan kepada unit tata usaha dan pengagendaan surat dicatat oleh unit tersebut. Prosedur tersebut mengakibatkan
kesalahan dalam penomoran surat, karena menurut teori penomoran surat diberikan ketika persetujuan konsep sudah dilakukan dan pada saat pengetikan nomor surat sudah ada. Sehingga dalam pencatatan surat ke buku agenda tidak terjadi kesalahan khususnya pada urutan nomor agenda. Menurut Yatimah (2009) prosedur penanganan surat keluar dengan buku agenda yaitu pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat, penomoran surat, pengetikan surat, penandatanganan surat, pemberian stempel organisasi, pengagendaan surat keluar dan pengiriman surat. Jika dibandingkan dengan teori, penanganan surat keluar di PT PLN (Persero) tidak mengikuti prosedur yang sudah ada. Oleh karena itu, penulis mewawancarai beberapa pegawai untuk mencari informasi lebih jelas tentang sistem penanganan surat-menyurat di PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya khususnya untuk surat keluar dan sekaligus mengajukan suatu perancangan program penanganan surat keluar biasa. Setelah mengajukan beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan sistem penanganan surat yang dibutuhkan oleh PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya apakah secara manual atau elektronik, ternyata diketahui bahwa sistem penanganan yang dibutuhkan adalah sistem penanganan surat elektronik yang disebabkan oleh jumlah surat yang dibuat sbanyak dalam sehari untuk pembuatan surat keluar ± 15 surat yang ditangani oleh satu karyawan. Selain itu PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya menginginkan surat-surat yang dimiliki dapat terorganisir dengan baik.
3
Mengacu pada pembahasan sebelumnya mengenai proses penanganan surat
keluar biasa maka Penulis tertarik untuk mengambil judul proyek dengan merancang suatu sistem di PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya dengan judul “Perancangan
dan Pembuatan Sistem Penanganan Surat Keluar Biasa Berbasis Web di Bagian
Pelayanan dan Administrasi
PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan
Banten Area Tasikmalaya”. 1.2 Identifikasi Proyek
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas serta untuk memberikan arah dan memperjelas tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan tugas akhir ini maka penulis memberikan batasan yang meliputi:
Bagaimana kondisi awal sistem penanganan surat keluar biasa di bagian Pelayanan dan Administrasi PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya ?
Bagaimana perancangan dan pembuatan aplikasi penanganan surat keluar biasa di bagian Pelayanan dan Administrasi PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya?
Bagaimana kelebihan dan kekurangan hasil dari perancangan dan pembuatan aplikasi sistem penanganan surat biasa di bagian Pelayanan dan Administrasi PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya?
1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek
Hasil dari rancangan aplikasi sistem Penanganan Surat Keluar ini memiliki tujuan dan manfaat sebagai berikut: 1.3.1
Tujuan Proyek Tujuan dari proyek ini adalah:
Mengetahui kondisi awal sistem penanganan surat keluar di PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya
4
Menghasilkan aplikasi sistem penanganan surat keluar biasa di bagian Pelayanan dan Adminstrasi PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya
Mengetahui hasil kelebihan dan kekurangan dari perancangan dan pembuatan
aplikasi sistem penanganan surat keluar biasa di bagian Pelayanan dan
Administrasi PT PLN (Persero) Area Tasikmalaya
1.3.2 Manfaat Proyek Manfaat proyek ini adalah:
Bagi penulis Sebagai salah satu syarat akademis untuk menyelesaikan pendidikan D III di Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung. Juga sebagai tambahan
ilmu
pengetahuan
untuk
diaplikasikan
kedalam
praktik
sesungguhnya, yaitu membandingkan teori yang telah dipelajari sebelumnya dengan praktik yang dilakukan di perusahaan.
Bagi Perusahaan Hasil penulisan diharapkan dapat memberikan informasi yang berguna bagi institusi juga referensi mengenai sistem penanganan surat keluar agar tertangani dengan baik.
Bagi Pembaca Proyek ini diharapkan dapat menjadi bahan referensi untuk menambah ilmu pengetahuan mengenai sistem penanganan surat keluar.
5
