BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Rekening tamu merupakan rekening yang paling aktif. Dikatakan demikian karena dalam satu hari bisa terjadi beberapa kali transaksi, debet dan kredit pada rekening ini. Sifat aktif rekening tamu memerlukan pencatatan dan pemantauan yang akurat dan ketat. Rekening tamu ditutup setiap hari. Artinya, siklus rekening ini berusia satu hari. Saldo rekening tamu hari ini dilanjutkan keesokan harinya. Manajemen hotel memerlukan laporan harian mengenai perkembangan setiap rekening tamu karena berkaitan dengan kebijakan kredit hotel. Pada materi ini akan dibahas salah satu piutang hotel, yaitu rekening tamu. Pada umumnya piutang rekening tamu berusia sangat pendek dengan rentang 3 sampai 7 hari. Dengan usia piutang yang sangat pendek ini, ada yang menyebutkan piutang tunai. Bahasan akuntansi rekening tamu pada bab ini antara lain mekanisme pembebanan rekening tamu, laporan penerimaan kas, penanganan rekening city ledger, penanganan hal-hal khusus, dan night auditing. Transaksi-transaksi yang dicatat pada rekening tamu merupakan piutang hotel kepada tamu-tamu yang masih tinggal di hotel. Sifat tagihan ini sangat singkat sehingga piutang ini dapat diklasifikasikan sebagai piutang tunai. Bila tamu telah meninggalkan hotel (check-out) dan rekeningnya ditagihkan atau dibebankan ke perusahaan atau kantor dan atau diselesaikan dengan kartu kredit maka piutang ini diklasifikasikan sebagai city ledger. Rekening tamu merupakan dokumen hotel untuk mencatat transaksi yang terjadi. Artinya, semua jasa hotel yang dinikmati oleh tamu akan dibukukan pada rekening tamu yang bersangkutan. Pencatatan transaksi pada rekening tamu harus segera dilakukan begitu transaksi terjadi sehingga data yang disajikan pada rekening tamu merupakan data termutahir. Pemutahiran rekening harus selalu dilakukan mengingat bahwa tamu bisa sewaktu-waktu meninggalkan hotel (check-out) dan menyelesaikan rekeningnya. Rekening tamu disiapkan setelah tamu mendaftar (check-in) dan melengkapi kartu registrasi. Berikut akan dibahas dokumen-dokumen pendukung untuk pencatatan rekening tamu dan mekanisme pencatatan transaksi pada rekening tamu.
1
1.2 Rumusan Masalah 1. Apa kelengkapan dan fungsi kartu registrasi? 2. Apa saja yang dicantumkan dalam rekening tamu? 3. Bagaimana mekanisme pencatatan transaksi pada rekening tamu? 4. Apa saja hal-hal khusus yang mungkin terjadi pada rekening tamu? 5. Bagaimana laporan penerimaan kas pada rekening tamu? 6. Bagaimana transaksi city ledger pada rekening tamu? 7. Bagaimana proses night auditing pada rekening tamu? 8. Bagiamana cara menguji ketetapan piutang rekening tamu? 9. Bagaimana transkrip rekening tamu pada hotel? 1.3 Tujuan 1. Untuk mengetahui kelengkapan dan fungsi kartu registrasi. 2. Untuk mengetahui apa saja yang dicantumkan dalam rekening tamu. 3. Untuk mengetahui mekanisme pencatatan transaksi pada rekening tamu. 4. Untuk mengetahui hal-hal khusus yang mungkin terjadi pada rekening tamu. 5. Untuk mengetahui laporan penerimaan kas pada rekening tamu. 6. Untuk mengetahui transaksi city ledger pada rekening tamu. 7. Untuk mengetahui proses night auditing pada rekening tamu. 8. Untuk mengetahui cara menguji ketetapan piutang rekening tamu. 9. Untuk mengetahui transkrip rekening tamu pada hotel.
BAB II PEMBAHASAN 1.1 Kartu Registrasi Kartu registrasi dilengkapi oleh tamu ketika mendaftar (check-in) di hotel. Pada kartu ini informasi yang didapat: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Nama tamu Jumlah orang Tujuan berkunjung Lama tinggal Alamat tamu Kebangsaan tamu Tanda Identitas tamu (KTP, Paspor, SIM) 2
8. Jenis kamar yang diminta 9. Harga kamar 10. Tanda tangan tamu 11. Tanda tangan karyawan hotel (receptionist) yang melayani saat check-in 12. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh tamu selama tinggal di hotel. Fungsi kartu registrasi bagi pihak hotel dapat dinyatakan sebagai berikut: 1. Sebagai dasar dalam membebankan jasa kamar dan jasa-jasa lainnya yang telah dinikmati oleh tamu ke dalam rekeningnya selama tinggal di hotel. 2. Petugas hotel dengan mudah membebankan biaya kamar ke rekening tamu sesuai dengan harga kamar yang dicantumkan pada kartu registrasi. 3. Dapat dijadikan alat informasi untuk mengetahui segmen tamu hotel dengan perilaku serta tujuan berkunjung. 4. Bila terjadi keraguan dalam mencatat suatu transaksi lain di luar jasa kamar maka petugas hotel dapat membandingkan tanda tangan tamu yang tercantum di kartu registrasi dengan tanda tangan pada voucher jasa yang dinikmati tersebut.
3
Gambar 1. Contoh kartu registrasi 1.2 Rekening Tamu Seperti yang dinyatakan di atas, rekening tamu disiapkan oleh hotel setelah tamu melengkapi kartu registrasi. Informasi yang dicantumkan pada rekening tamu didasarkan atas informasi yang tercantum pada kartu registrasi. Pada rekening tamu informasi yang akan dicantumkan di antaranya: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Nomor kamar Nama tamu Jumlah tamu dalam kamar yang dihuni Kebangsaan tamu Harga kamar per malam Tanggl check-in dan check-out Alamat tamu Informasi lain seperti nomor kertu kredit, alamat perusahaan penanggung rekening dan lain sebagainya.
Contoh rekening tamu seperti pada Gambar 2 dibawah ini: Hotel Gandapura JL. Pantai Melati 107 Seminyak Kuta Bali - Indonesia
Tanggal
Dibebankan ke :
210
Keterangan
Tn. Yakin(1) Indonesia JL. Gondilala 27 Jakarta10120 Rp 220.000
Debet
05/05/2006 03/05/2006
Kredit
Tanda tangan tamu :
Gambar 2. Contoh rekenig tamu Bentuk rekening tamu dapat berbeda-beda terlebih dengan kemajuan teknologi informasi atau komputerisasi. Namun, secara garis besar, rekening tamu mencantumkan tanggal transaksi, keterangan untuk transaksi, debet, kredit, dan saldo. Hal penting yang harus dicatat dalam penyiapan rekening tamu adalah bahwa tanggal check-out tamu 4
harus dicantumkan di atas tanggal check-in tamu. Artinya, ketika tamu telah check-in di hotel, informasi tanggal check-out menjadi lebih penting daripada tanggal check-in terutama dalam penyiapan beban tamu ke rekeningnya. 2.3 Meknisme Pencatatan Transkasi pada Rekening Tamu Pada rekening tamu semua jasa-jasa hotel yang telah dinikmati oleh tamu dan dibebankan rekening kamarnya merupakan transkaksi debet. Penjelasannya adalah transaksi ini merupakan beban yang harus diselesaikan oleh tamu pada saat chek-out. Misalnya, tamu dari kamar 323 makan malam di restoran seharga Rp150.000. Tamu ini tidak membayar rekening makan malamnya di restoran, melainkan dibebankan ke rekening kamarnya, yaitu kamar 323. Di restoran tamu tersebut hanya menandatangani rekening restoran dan mencatumkan nomor kamar 323. Atas dasar rekening restoran ini kemudian dicatat ke rekening tamu pada sisi debet karena merupakan beban tagihan yang harus dibayar oleh tamu. Jasa-jasa hotel yang dibebankan dan dicatat pada sisi debet pada rekening tamu antaranya: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Kamar Restoran Room service Laundry and dry cleaning Telepon Diskotik Spa dan jasa lainnya
Perhatikan contoh pembukaan transkasi pada rekening tamu. 2.4 Transaksi Debet Hotel Gandapura Jl. Pantai Melati 107 Seminyak Kuta Bali-Indonesia Tanggal Keterangan 3/5/06 Room service 3/5/06 Kamar
210.
Tn. Yakin H. (1) Indonesia Jl. Godilala 27 Jakarta 10120 Rp220.000 Debet 44.000 220.000
5/5/06 3/5/06
Kredit -
Saldo 44.000 264.000
5
Dari contoh transaksi pada rekening tamu, dapat dijelaskan bahwa pada tanggal 3 Mei 2006 Tuan Yakin H telah menikmati jasa Room service sebesar Rp44.000 yang dibebankan ke rekening kamarnya. Jasa Room service ini merupakan beban yang harus dibayar oleh Tuan Yakin H. Ole karena itu, pada rekening kamarnya dicatat pada kolom debet. Perlakuan yang sama diterPKn untuk transaksi kamar dan transaksi lain yang merupakan beban bagi Tuan Yakin H. Dari conoh transaksi-transaksi debet diatas, jumlah beban Tuan Yakin H. Sampai 3 Mei 2006 sebesar Rp246.000. Dengan kata lain, piutang hotel kepada Tuan Yakin H sampai dengan 3Mei 2006 sebesar Rp264.000. Pada akuntansi, rekening tamu yang termasuk transaksi debet adalah seluruh jasa hotel yang dinikmati oleh tamu hotel, yang dibebankan ke rekening kamarnya. 2.5 Transaksi Kredit Pembayaran tunai merupakan pembayran kredit pada rekening tamu. Prembayaran tuani dapat dilakukan oleh tamu bila tamu membayar tunai seluruh rekeningnya (paid in full) pada saat ini chek-out, atau dapat membayar tuanai sebagian dari rekeningnya karena msih tinggal di hotel dan sisanya akan dilunasi pada saat chek-out. Pembayaran tunai untuk pemesana kamar dilakukan agar kamar yang dipesan sudah pasti didapat oleh tamu pada saat chek-in. Jenis pembayaran tunai yang dilakukan untuk pemesanan kamar dalam bahs Inggris lazim disebut Advance Reservation Deposit (ARD). Melanjutkan contoh diatas, pada 4 Mei 2006 Tuan Yakin H membayar tunai sebaian (biasa disebut istilah teknis prepayment) rekening kamar sebesar Rp100.000. Transaksi ini mengurangi beban tagihan kepada Tuan Yakin H sehingga dicatat disisi kredit. Dengan transaksi pembayaran tunai ini, saldo rekening kamar Tuan Yakin H pada 4 Mei 2006 menjadi sebesar Rp164.000. Jumlah ini merupakan beban yang harus diselesaikan oleh Tuan Yakin H kepada Hotel Gandapura. Denga kata lain, piutang/tagihan hotel kepada Tuan Yakin H pada tanggal 4 Mei 2006 sebesar Rp164.000 Bila ternyata pada saat Tuan Yakin H chek-out manajemen hotel memberikan discount hanya dicatat pada harga kamar sebesar Rp20.000 per malam maka discount ini harus dicatat agar mengurangi beban kamar Tuan Yakin H. Perlu diingat bahwa discount hanya dapat dicatat pada rekening tamu bila telah mendapatkan persetujuan tertulis dari pejabat hotel yang berwenang untuk itu (misalnya Front office manager, General Manager, dan pejabat yang berwenang lainnya). Pada rekening tamu, discount dicatat 6
dengan penyesuaian (adjustment) yang merupakan transaksi kredit kepada akuntansi rekening tamu. Perhatikan rekening 210 dari Tuan Yakin H setelah transaksi prepayment dan adjustment karena pemberian diskon harga kamar pada 4 Mei 2006. Hotel Gandapura
210. Tn. Yakin H. (1) 5/5/06
Jl. Pantai Melati 107
Indonesia
Seminyak Kuta
Jl. Godilala 27
Bali-Indonesia
Jakarta 10120
3/5/06
Rp220.000 Tanggal 3/5/06 3/5/06 4/5/06 4/5/06 4/5/06
Keterangan Room service Kamar Pembayaran tunai Kamar Penyesuaian harga kamar
Debet 44.000 220.000 220.000 -
Kredit 100.000 40.000
Saldo 44.000 264.000 164.000 384.000 340.000
2.6 Hal-Hal Khusus Yang Mungkin Terjadi 1. TAMU MENINGGALKAN HOTEL TANPA MENYELESAIKAN REKENING Ada kalanya tamu meninggalkan hotel tanpa alasan dan tanpa membayar rekeningnya. Dalam bahasa teknis tamu yang meninggalkan hotel tanpa membayar rekeningnya disebut skipper. Bila kondidi ini dibiarkan berlanjut maka beban yang ditagih kepada tamu yang bersangkutan akan membesar, sedangkan di sisi lain peluang untuk mendapatkan penjualan dari kamar tersebut tertutup. Untuk menghindari hal ini, sebaiknya petugas hotel yang berhubungan dengan dengan kondisi tersebut (tata graha, resepsionis, kasir kantor depan dan petugas hotel lainnya) mengamati setiap hari pergerakan transaksi tamu hotel. Dengan pengamatan oleh setiap petugas hotel, peluang kerugian hotel akibat skipper bisa ditekan. Bila terjadi skipper maka penanganan rekening tamu tersebut dapat dilaksanakan seperti di bawa ini. a. Koordinasi dengan pejabat tata graha (house keeping) yang berkompeten mengenai b.
status kamar tamu tersebut. Hubungi pejabat kantor depan (front office) yang berkompeten untuk memastikan bahwa tamu memang merupakan seorang skipper.
7
c. Dapatkan persetujuan dari pejabat hotel yang berkopeten untuk mengeluarkan tamu skipper dimaksud dari kamar yang dihuni. d. Rekening skipper ini dikeluarkan dari daftar rekening tamu dan dipindahkan ke rekening city ledger untuk ditindaklanjuti olr petugas hotel yang berkompetendi bagian akuntansi. 2. SALAH PEMBEBANAN UNTUK JASA-JASA HOTEL Kekeliruan terjadi akrena bersifat manusiawi. Tamu dari kamar 201 salah menuliskan nomor kamar ketika makan malam di restoran, yaitu 210. Oleh petugas hotel, beban restoran ini dibebankan ke rekening kamar 210. Tamu kamar 210 tentu akan menolak beban restoran ini. Untuk mengoreksi kekeliruan pembebanan ini, petugas hotel (kasir kantor depan) dapat melakukan langkah-langkah berikut : a. Keluarkan beban restoran ini dari kamar 210. b. Telusuri tanda tangan tamu yang tertera di rekening restoran dengan tanda tangan tamu yang tertera di kartu registrasi untuk semua tamu yang tinggal di hotel. Tugas ini memang memerlukan waktu, tetapi sangatlah penting menciptakan kesan baik kepada tamu yang tinggal di hotel. c. Bila tanda tangan yang tertera di rekening restoran telah sesuai dengan yang tercantum pada kartu kartu registrasi maka petugas hotel membebankan rekening restoran tersebut pada kamar dimaksud. 3. TAMU MEMBERIKAN TIPS PADA SAAT CHECK-OUT Ada beberapa tamu yang memberikan tips (tips = to improve prompt service) tunai pada saat check-out dengan uang rupiah. Untuk pemberian tips ini, tamu memerlukan sejumlah uang rupiah dari kasir kantor depan dan di bebankan ke rekening kamarnya. Untuk situasi ini, kasir kantor depan dapat mengeluarkan uang tunai (kas) dengan beban paid-out. Jumlah paid-out ini dicantumkam pada formulir paid-out dan harus ditandatangani oleh tamu yang bersangkutan dan diotorisasi oleh pejabat hotel yang berkompeten (misalnya front office manager). Uang tunai (paid-out) ini kemudian diberikan kepada tamu , sedangkan jumlah paid-out dibebankan pada rekening tamu pada sisi debet. 4. PENANGANAN REKENING TAMU ROMBONGAN Jumlah tamu dalam satu kelompok diketegorikan sebagai satu rombongan (group) bila jumlahnya minimal 15 orang. Penanganan rekening tamu rombongan berbeda dengan tamu 8
individual. Perlakuan berbeda (khusus) dimaksud adalah untuk beban-beban yang terjadi selama rombongan tersebut tinggal di hotel. Misalnya beban kamar akan ditanggung oleh lembaga/perusahaan rombongan tersebut. Beban-beban lain seperti telepon, cucian, makan siang, dan beban lainnya menjadi tanggungan pribadi tamu rombongan tersebut. Bila hanya beban kamar yang menjadi tanggungan lembaga/perusahaan rombongan maka harus didiapkan 2 jenis rekening tamu pada saat check-in. a. Satu rekening untuk mencatat beban kamar (dan makan pagi) untuk seluruh anggota rombongan selama tinggal di hotel. Rekening ini biasa disebut master bill, diletakkan pada tempat rekening ketua rombongan . pada saat check-out ketua rombongan menandatangani master bill ini yang kemudian akan dipindahkan ke rekening city ledger untuk diproses lebih lanjut. Contoh master bill seperti pada Gambar 3
Hotel Gandapura Jl. Pantai Melati 107 Seminyak Kuta Bali-Indonesia
212 Tn. Budi Daya (15) MASTER BILL
Tanggal 05/05/06 06/05/06
Debet 3,000,000 3,000,000
Keterangan Kamar Kamar
Dibebankan ke :
05/05/06 03/05/06
Rp 3.000.000 Kredit
Saldo 3,000,000 6,000,000
Tanda tangan tamu
GAMBAR 3 Contoh isian rekening master bill
b. Satu rekening untuk mencatat beban lain selain beban kamar seperti restoran, cucian, telepon dan beban lainnya. Jenis rekening ini lazim disebut extra bill. Extra bill ini merupakan beban pribadi anggota rombongan sehingga harus di selesaikan/dibayar tunai oleh anggota rombongan masing-masing pada saat check-out. Contoh extra bill seperti pada Gambar 4
9
Hotel Gandapura Jl. Pantai Melati 107 Seminyak Kuta Bali-Indonesia
212 Tn. Budi Daya (1) EXTRA BILL Jalan Jati Diri 128 Jakarta 10220
05/05/06 03/05/06
Tanggal 05/05/06 06/05/06
Debet 44,000 36,000
Saldo 44,000 80,000
Keterangan Room Service Room Service
Dibebankan ke :
Kredit
Tanda tangan tamu
GAMBAR 4 Contoh isian rekening extra bill
6.8 Laporan Penerimaan Kas Hotel memberikan jasa 24 jam untuk tamunya yang dibagi menjadi tiga waktu tugas ( shift ). Setiap akhir waktu tugas, petugas kasir membuat laporan penerimaan kas ( Cash Receipt Report ). Artinya, petugas kasir yang bertugas pada shift A, pagi hari, dari pukul 07.00-15.00 akan melaporkan jumlah kas yang diterima. Laporan penerimaan kas dibuat oleh petugas kasir dengan sumber dokumen berikut: 1. Rekening tamu dan atau kuitansi untuk penerimaan kas 2. Formulir ( Voucher ) paid-out untuk kas yang dikeluarkan 3. Formulir penukaran uang asing untuk penerimaan uang asing Informasi yang dicantumkan dalam laporan penerimaan kas seperti di bawah ini : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Nomor kamar dan nama tamu Jumlah dan jenis pembayaran yang diterima Jumlah kas yang dikeluarkan (paid-out) Jenis mata uang yang diterima Nama petugas kasir kantor depan Waktu petugas (shift) Hari/Tanggal laporan Perlu dicatat agar laporan penerimaan kas dari tamu yang check-out dibuat secara kronologis berdasarkan waktu check-out tamu tersebut.
10
Jumlah uang kas yang harus disetorkan oleh kasir kantor depan adalah jumlah penerimaan dikurangi jumlah pengeluaran (paid-out) untuk satu waktu tugas pada tanggal tertentu.
Penjelasan Gambar 6.5. di atas untuk laporan penerimaan kas sebagai berikut: Penerimaan Kas: 1. Nomor Voucher merupakan bukti pendukung untuk penerimaan tunai seperti kuitansi dan atau rekening tamu. 2. Nomor kamar merupakan nomor kamar yang melakukan pembayaran tunai, misalnya kamar 201. 11
3. Nama tamu: merupakan nama tamu yang menghuni kamar 201 4. Jumlah : merupakan jumlah uang tunai yang diterima oleh kasir atau jumlah uang tunai yang dibayar oleh tamu 5. Keterangan : merupakan keterangan yang dapat ditambahkan seperti misalnya ARD untuk Advance Reservation Deposit, CL untuk pembayaran city ledger. GB untuk pembayaran rekening tamu yang check-out. CS untuk penjualan tunai jasa-jasa hotel lainnya. Pengeluaran Kas : 1. Nomor Voucher merupakan bukti pendukung untuk pengeluaran tunai seperti paidout 2. Nomor kamar merupakan nomor kamar tamu yang tinggal di hotel. Perlu dicatat bahwa hotel hanya melayani paid-out terutama hanya untuk tamu hotel dan juga manajemen hotel. Dengan kata lain, hotel tidak memberikan paid-out. 3. Nama tamu merupakan nama tamu yang menerima paid-out dari hotel. 4. Jumlah merupakan jumlah uang kas yang dikeluarkan oleh kasir, yang diterima oleh tamu hotel. Laporan Penukaran Uang Asing Hotel hanya memberikan layanan penukaran uang asing bagi tamu yang tinggal di hotel. Layanan ini merupakan layanan tambahan bagi tamu hotel. 1. Nomor voucher merupakan bukti pendukung untuk penukaran uang asing, dalam hal ini nomor urut formulir penukaran uang asing. 2. Nomor kamar merupakan nomor kamar yang dihuni oleh tamu hotel. 3. Nama tamu merupakan nama tamu hotel yang menukarkan uang asing. 4. Jumlah uang asing merupakan jumlah uang asing yang ditukarkan denga hotel ( kasir kantor depan ) 5. Jumlah rupiah merupakan nilai tukar dalam rupiah. Misalnya, jika pada kolom jumlah uang asing tercantum USD 100 maka pada kolom ini dicantumkan jumlah Rp 900.000. artinya, nilai tukar pada saat itu untuk 1 USD = Rp 9.000.
Rekapitulasi Penyetoran Uang Asing
12
Pada bagian ini dicantumkan rekapitulasi penukaran uang asing yang harus disetorkan oleh kasir kantor depan pada akhir tugasnya. Misalnya, pada saat itu diterima tiga jenis mata uang asing : USD, Yen Jepang, dan Euro. Pada kolom jenis uang asing misalnya dicantumkan USD, pada kolom Jumlah Uang Asing dicantumkan 200 USD, dan pada kolom jumlah rupiah dicantumkan Rp 1.800.000. Hal yang sama dilakukan untuk Yen Jepang dan Euro.
6.9 Transaksi City Ledger Transaksi city ledger terjadi untuk transaksi-transaksi berikut : 1. Tamu hotel tidak menyelesaikan rekening kamarnya dengan tunai ketika check-out, melainkan dibebankan ke perusahaannya dan atau dengan kartu kredit. 2. Tamu restoran menyelesaikan rekening restoran dengan kartu kredit dan atau dibebankan ke perusahaannya ( instansinya ) City ledger merupakan terminologi yang digunakan untuk menyatakan bahwa rekening ini tidak aktif di piutang rekening tamu. City ledger merupakan rekening piutang hotel yang dapat diklasifikasikan lebih lanjut di antaranya kartu kredit, perusahaan-perusahaan yang ada kemitraan dengan hotel, dan sebagainya.
6.10 Perlakuan Rekening City Ledger untuk Tamu Hotel 1. Pada saat check-out petugas kasir kantor depan hotel harus meneliti semua dokumen yang diperlukan. Misalnya, jika tamu hendak membebankan rekeningnya ke perusahaan maka harus ada surat jaminan ( guarantee letter ) yang telah diotorisasi oleh pejabat hotel yang berwenang ( misalnya manajer kredit, kantor depan, pemasaran dan pejabat lainnya ). Bila semua dokumen telah sesuai dengan ketentuan hotel maka petugas kasir kantor depan menyilahkan tamu untuk menandatangani rekening kamarnya. 2. Selanjutnya, petugas kasir kantor depan mengeluarkan rekening ini dari daftar rekening tamu untuk kemudian dipindahkan ke rekening piutang lain, yaitu ke city ledger.
13
2.10 Perlakuan City Ledger Untuk Tamu yang Tidak Tinggal di Hotel Ada transaksi city ledger untuk tamu yang tidak tinggal dihotel. Misalnya, tamu yang makan di restoran dengan tujuan perjamuan membebankan rekening restoran ke kartu kreditnya. Untuk transaksi ini, ketika transaksi terjadi dibebankan sebagai penjualan restoran. Langkah selanjutnya adalah membebankan transaksi ini ke rekening city ledger untuk diproses lebih lanjut. Rekening city ledger dengan demikian terdiri dari beberapa rekening tamu yang check-out yang membebankan rekeningnya ke perusahaan dan transaksi outlet hotel yang juga diselesaikan tunai di kemudian hari. No.Rek. No.Kmr.
Nama Tamu
Debet
Kredit
Saldo
03251
Mr Sun K.C
3,185,000
3,185,000
03271 Dst
Tn Antonio K.
2,421,750
2,421,750
Gambar 6 Contoh isian rekening City ledger
2.11 Night Auditing Night auditing merupakan proses pengujian kepatuhan transaksi agar sesuai dengan ketentuan yang ditentukan oleh mnajemen hotel. Proses night auditing merupakan bagian dari kegiatan pengendalian internal (internal control) hotel. Night auditing dilakukan malam hari, setelah proses penjualan dalam satu hari berakhir. Seperti dinyatakan sebelumnya, siklus penjualan hotel adalah harian karena memberikan layanan selama 24 jam. Penjualan hotel ditutup dan dilaporkan setiap hari. Jangka waktu satu hari ditentukan dari pukul 07.00 sampai pukul 23.00. dengan kata lain, penjualan hotel ditutup pada pukul 23.00 dan laporan penjualan dalam satu hari mencakup penjualan dari pukul 07.00 sampai pukul 23.00. Dalam proses night auditing yang dilakukan adalah : 1. Membebankan harga kamar kepada setiap rekening tamu. Harga kamar dibebankan malam hari karena jasa kamar baru dinikmati pada malam hari. Bila tamu belum
14
sempat menikmati jasa kamar pada malam hari maka dibebankan sebagai day-use. Lazimnya, day-use tidak dibebankan penuh. 2. Menentukan neraca percobaan (trial balance) untuk piutang rekening tamu. Dengan neraca percobaan akan didapat piutang hotel kepada tamu dalam sehari. Artinya, jumlah seluruh saldo rekening hotel pada hari tertentu merupakan piutang hotel kepada tamu yang tinggal pada hari itu. 3. Meneliti jika semua laporan dalam satu hari telah dibuat dan dilengkapi dengan benar dengan dokumen pendukung yang diperlukan oleh semua unit/seksi hotel yang menghasilkan penjualan. Laporan – laporan yang harus diselesaikan dalam satu hari penjualan di antaranya laporan penerimaan kas, laporan penjualan untuk makanan dan minuman dari semua restoran dan bar hotel, laporan penjualan dari outlet lain seperti laundry and dry cleaning, spa, laporan rekening city ledger, laporan penjualan kamar (room sales recapitulation), laporan mengenai kondisi kamar dari tata graha (house keeping report), dan lainnya. 4. Meneliti jika semua dokumen pendukung yang disertakan dalam laporan harian di atas dicatat kronologis sesuai dengan nomor urut yang ada pada dokumen pendukung setiap outlet hotel. Jadi, setiap dokumen pendukung yang dibatalkan karena sesuatu dan lain hal, sehingga mengakibatkan nomor dokumen pendukung yang dilaporkan tidak berurutan secara krologis, harus mendapatkan persetujuan dari manajer outlet yang bersangkutan. Misalnya, jika nomor urut restaurant check mulai nomor 11001 dan hanya ada 25 tamu yang dilayani maka dalam laporan penjualan restoran nomor restaurant check yang dilaporkan adalah mulai dari 11001 sampai dengan 11025. Kondisi yang sama berlaku untuk outlet hotel yang lain. 5. Membuat laporan penjualan pada hari itu yang lazim disebut D card report. Dengan D card report, manajemen hotel mendapat informasi jumlah penjualan harian, penerimaan kas pada hari tertentu, dan sekaligus juga mengetahui jumlah piutang/tagihan hotel kepada tamu pada tanggal tertentu. Artinya, dengan D card report manajemen hotel mendapatkan informasi jumlah piutang rekening tamu pada hari/tanggal tertentu. 2.12 Uji Ketepatan Piutang Rekening Tamu Dengan proses night auditing, akan didapatkan jumlah piutang rekening tamu pada hari/tanggal tertentu. Jadi, bila ada 100 kamar yang terhuni pada hari/tanggal tertentu dengan night auditing maka akan didapatkan jumlah piutang hotel dari kamar ke-1
15
sampai ke-100. Pada saat night auditing dilakukan pula proses neraca percobaan untuk piutang rekening tamu hotel. Transaksi debet minus transaksi kredit = saldo hari ini. Saldo hari ini ditambah saldo kemarin = Jumlah piutang rekening tamu sampai hari ini. Jumlah piutang rekening tamu sampai hari ini harus sama dengan jumlah saldo seluruh rekening hari ini (trial balance) Bila formula di atas diterapkan dan jumlah kedua pendekatan telah sama, berarti ketepatan
piutang
rekening
tamu
telah
terujidan
kebenarannya
dapat
dipertanggungjawabkan. Night Auditor: Nomor 1 2 3 4 5 6 7
Keterangan Debet
Tanggal : Jumlah
Kamar Restoran Room Service Spa Paid-out Transfer debet Total debet Kredit
8 Pembayaran tunai 9 City ledger 10 Transfer credit 11 Adjustment 12 Total kredit 13 Saldo hari ini (7-12) 14 Saldo kemarin 15 Saldo sampai dengan hari ini (13 + 14) 16 Trial balance (15 = 16) Night Auditor yang bertugas:
(……………………... ..........)
(……………………………………….)
(……………………… ………..)
Gambar 7 Contoh D card report 16
2.13 Transkip Rekening Tamu D card report melaporkan seluruh transaksi rekening tamu dalam sehari untuk debet dan kredit. Untuk laporan harian yang lebih rinci mengenai transaksi seluruh rekening tamu, dapat diterapkan laporan transkrip rekening tamu. Fungsi transkrip ini tidak jauh berbeda dengan D card report. Hanya saja, penyiapannya dilakukan dengan manual. Dengan transkrip rekening tamu, didapat pula saldo setiap rekening tamu dari saat check-in sampai dengan tanggal transkrip dibuat. Jadi, dengan transkrip rekening tamu tersebut, dapat diketahui pula jumlah piutang seluruh rekening tamu pada hari dan tanggal tertentu. Dalam transkip ini dilaporkan semua rekening tamu seperti rekening tamu aktif, yaitu untuk tamu yang masih tinggal di hotel, rekening city ledger, dan rekening tamu yang check-out dengan membayar tunai. Contoh transkrip rekening tamu seperti pada gambar di atas. Pada contoh transkrip rekening tamu, kolom (3) sampai (7) merupakan jasa yang dibebankan kepada tamu, jadi merupakan transaksi debet. Adapun kolom (8) sampai (10) merupakan transaksi yang mengurangi rekening tamu; jadi, merupakan transaksi kredit. Kolom (11), saldo hari ini, merupakan selisih antara jumlah debet ((3) sampai dengan (7)) minus jumlah kredit (kolom (8) sampai dengan (10)). Kolom (12) merupakan penjumlah kolom (2) dengan (11). Jumlah vertical kolom (12) merupakan jumlah piutang hotel kepada seluruh tamu pada tanggal tertentu. Night Auditor: No
Saldo
Kamar Kemaren (1) (2)
Tanggal: Kamar Rest.
(3)
(4)
RS
(5)
Spa Telp Pemb. Adjustm
(6)
(7)
tunai (8)
(9)
City ledger (10)
Saldo hari ini (11)
Saldo s.d hari ini (12)
Night Auditor: (…………………… ………..)
(………………………… ………)
(…………………………… ……)
Gambar 8 Contoh transkrip rekening tamu 17
KESIMPULAN Akuntansi rekening tamu merupakan piutang tunai hotel yang ditutup per hari. Dengan ditutup setiap hari, manajemen hotel mendapatkan informasi jumlah piutang kepada tamu hotel secara harian. Informasi harian diperlukan mengingat transaksi yang terjadi pada rekening tamu memiliki perputaran yang sangat tinggi. Dalam akuntansi rekening tamu, semua jasa hotel yang dinikmati oleh tamu dicatat pada kolom debet. Hal ini dapat dijelaskan karena jasa hotel yang telah dinikmati oleh tamu merupakan beban yang harus diselesaikan ketika tamu check-out. Adapun pada sisi kredit rekening tamu dicatat transaksi-transaksi yang mengurangi beban tamu seperti pembayaran tunai (paid) dan penyesuaian (adjustment). Proses night auditing dilakukan pada malam hari sebagai bagian dari pengendalian internal hotel. Dalam proses ini dilakukan pemeriksaan jika semua laporan harian penjualan seperti penjualan makanan dan minuman di restoran telah dibuat dengan benar dan disertai dengan dokumen pendukung yang diperlukan. Demikian pula, pada saat proses night auditing diperiksa apakah laporan penerimaan kas untuk setiap shift telah dibuat dan disertai dengan dokumen pendukung yang sah dan benar. Pada proses night auditing, jasa kamar dibebankan ke setiap rekening tamu yang sekaligus mendapatkan neraca percobaan untuk piutang rekening tamu pada tanggal tertentu. Laporan penjualan hotel harian dapat dibuat secara keseluruhan seperti pada D card report dan secara manual dengan lebih rinci seperti pada transkip rekening tamu.
18
