Bab I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam dunia yang sudah menjadi semakin kompleks dan terus terspesialisasi setiap saat, informasi merupakan faktor mutlak yang diperlukan dalam menunjang suatu bisnis atau usaha. Informasi yang baik dapat mendukung secara positif pula pola-pola kerja yang ada dalam suatu perusahaan, misalnya untuk mendukung pengambilan keputusan dengan lebih cepat dan akurat.
PT.
INDOMOBIL
SUKSES
INTERNASIONAL,Tbk.
(INDOMOBIL
GROUP) merupakan suatu kelompok usaha terpadu dengan menerapkan konsep layanan satu atap yang memiliki beberapa anak perusahaan yang bergerak di bidang otomotif yang terkemuka di Indonesia. Bidang Usaha utama Perseroan dan anak perusahaan meliputi: pemegang lisensi merek, distributor penjualan kendaraan, layanan purna jual, perakitan kendaraan bermotor, produsen komponen otomotif, dan distributor sparepart. Selain itu, untuk membantu konsumen dalam memenuhi kebutuhan kendaraannya, Perseroan dan anak perusahaan juga menawarkan layanan jasa pembiayaan kendaraan bermotor, distribusi minyak pelumas serta kelompok usaha pendukung lainnya.
Sinergi dari 4.974 karyawan tetap yang tersebar di 114 anak perusahaan dan lebih dari 150 cabang di Indonesia telah mampu menopang INDOMOBIL GROUP menjadi salah satu perusahaan di bidang otomotif yang terkemuka. Dimana anak perusahaan terbesar dari INDOMOBIL GROUP dan yang memberikan kontribusi besar bagi INDOMOBIL GROUP saat ini adalah INDOMOBIL NISSAN, perusahaan yang bergerak dibidang penjualan kendaraan roda 4 yang merupakan maindealer dari produk NISSAN.
1
2
Proses bisnis penjualan merupakan hal yang sangat penting dan berperanan pada proses bisnis INDOMOBIL GROUP pada umumnya dan INDOMOBIL NISSAN pada khususnya. Penggunaan kemajuan teknologi informasi dalam mendukung proses bisnis di INDOMOBIL GROUP sudah dilakukan sejak tahun 1990-an, mengingat banyaknya anak perusahaan dan cabang yang ada dibutuhkan suatu sistem yang terintegrasi dengan proses pekerjaan. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan di INDOMOBIL GROUP untuk meningkatkan kemampuan dalam menganalisis
masalah-masalah
yang
dihadapinya
serta
dalam pengambilan
keputusan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap, benar dan tepat sudah menjadi kebutuhan pokok bagi kelangsungan hidup perusahaan INDOMOBIL GROUP. Data dan informasi tersebut diantaranya mengetahui posisi INDOMOBIL GROUP terhadap pasar pesaingnya dan perkembangan perusahaan INDOMOBIL GROUP sendiri.
Tentu saja informasi tersebut perlu di bentuk dari data-data yang akurat pula, di mana nantinya data tersebut akan di proses menjadi informasi yang berguna dalam bentuk laporan atau report, proses pengambilan keputusan serta mendukung strategi bisnis perusahaan supaya tetap berkembang dan bertahan dipersaingan bisnis saat ini.
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk dipergunakan secara langsung oleh para level eksekutif untuk memperoleh informasi dan data dari berbagai sumber baik internal (dalam organisasi) maupun eksternal (diluar organisasi). Informasi dan data yang didapat dari SIE dapat disajikan dalam bentuk report / laporan secara umum maupun spesifik sesuai fitur yang dikehendaki yang kedepannya akan lebih memudahkan para eksekutif dalam menentukan masalah, mengetahu kondisi perusahaan ataupun mengambil keputusan strategis untuk perusahaan.
Salah satu tanggung jawab para eksekutif perusahaan adalah proses pengambilan keputusan, semakin tinggi level eksekutif seseorang maka semakin
3
besar dan penting pengaruh keputusan yang akan diambilnya terhadap kelangsungan operasional perusahaan. Dalam melakukan tugas dan tanggung jawab ini seringkali para eksekutif dituntut untuk mengambil keputusan secara tepat, akurat, reliable, dan relevan dengan masalah yang ada.
Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi Eksekutif (SIE) maka dapat mensentralisasi data dan informasi yang ada, merangkum data dan informasi tersebut kedalam informasi yang ingin dilihat, dianalisa oleh para eksekutif sehingga dapat membantu para eksekutif untuk lebih cepat dalam mengambil keputusan strategis secara tepat dan akurat.
Untuk membangun SIE, dibutuhkan suatu perencanaan yang strategis dan tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis dan teknologi yang ada. Oleh karena itu, penulis ingin membahas mengenai bagaimana tahapan perencanaan guna memberikan suatu solusi yang dapat bermanfaat dalam pembangunan SIE tersebut.
1.2 Perumusan Masalah Dengan kondisi perusahaan yang memiliki banyak anak perusahaan dan cabang diseluruh Indonesia, data yang harus dikelola oleh INDOMOBIL GROUP sangatlah banyak dan kompleks. Baik data penjualan, persediaan, layanan dan sebagainya. Saat ini, kondisi data yang ada sudah terpusat di data center pada kantor pusat INDOMOBIL GROUP. Walaupun data sudah tersentralisasi dipusat, isu para manajerial/eksekutif
masih
INDOMOBIL
GROUP
ada.
Bagi
para
manajerial/eksekutif bukan hanya dibutuhkan data yang terpusat namun bagaimana data dan informasi tersebut dapat diolah menjadi data dan informasi bagi level eksekutif yang mudah diketahui dan dilihat secara cepat (real-time), tepat, lengkap, benar.
Hal ini yang masih menjadi isu dalam INDOMOBIL GROUP khususnya bagi para manajerial/eksekutif. Data dan informasi bagi level eksekutif tersebut sangatlah
4
dibutuhkan bagi para manajerial/eksekutif dalam pengambilan keputusan strategis demi kemajuan dan kelangsungan INDOMOBIL GROUP dalam berkompetisi dengan pesaing lainnya dan mengingat anak perusahaan terbesarnya adalah INDOMOBIL NISSAN dengan tingkat penjualan yang sangatlah tinggi, maka informasi tersebutlah yang sangat penting dibutuhkan oleh para manajerial/eksekutif dalam mengembangkan bisnis.
Bagaimana para manajerial/eksekutif mendapatkan rancangan solusi yang dapat membantu : •
Menilai kinerja penjualan?
•
Mengetahui informasi penjualan INDOMOBIL NISSAN secara cepat dan tepat?
•
Semua pihak yang ada di INDOMOBIL NISSAN agar mampu menyediakan data yang cepat dan tepat?
•
Mengambil keputusan strategis sehubungan dengan informasi penjualan yang ada?
Dalam bagan dapat penulis rangkum secara garis besar analisa penulis mengenai informasi strategi, visi, misi, isu dan solusi yang penulis tawarkan kepada INDOMOBIL NISSAN untuk menjembatani semua aspek tersebut. Serta informasi inilah yang akan menjadi dasar dari cetak biru sistem informasi eksekutif yang akan penulis bahas.
Perspektif Bisnis Visi INDOMOBIL NISSAN: Menjadi perusahaan otomotif terhandal dan terpercaya di dalam negeri. Misi INDOMOBIL NISSAN: • Pengembangan SDM • Kontribusi untuk pengembangan bisnis Indomobil • Komitmen terbaik Tujuan Bisnis INDOMOBIL NISSAN (Value): • Competitive Advantage • Market standing • Innovation • Physical and financial resource • Public Responsibility Masalah Utama bisnis pada INDOMOBIL NISSAN: • Penyedia • Pembeli • Pengganti • Pendatang baru • Pesaing Indikator: • SOP • Kerangka kerja jangka pendek dan panjang
Cetak Biru SIE Alasan: • Keputusan stratejik bisnis. • Informasi bisnis perusahaan dengan cepat, tepat, lengkap dan benar. • Kebutuhan akan sistem yang memampukan bisnis berinovasi
Perspektif IS Visi IS: Menjadi divisi IS yang handal dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Misi IS: • Mendukung penuh kegiatan perusahaan • Memberikan solusi sistem terbaik • Mengambil tindakan yang tepat sehubungan dengan solusi bisnis Permasalahan : Tujuan IS INDOMOBIL NISSAN • Dibutuhkannya rancangan solusi untuk (Value): menjawab kebutuhan para eksekutif dalam • Operational Excellence mendapatkan informasi secara cepat, tepat, • IS sebagai salah satu faktor lengkap dan benar competitive success • Keterbatasan perangkat lunak dan • Informations Provider brainware yang ada di INDOMOBIL NISSAN Masalah Utama IS pada INDOMOBIL NISSAN: • Biaya • Perkembangan IS yang cepat • People Excellence
Existing System: • Dealer Management System • Data center, server, jaringan, konektivitas, perangkat keras
Indikator: • Pengembangan teknologi informasi yang berkesinambungan. • Dealer Management System
5
• Posisi perusahaan didalam dunia bisnis • ERP
Proposed Solution: • Cetak Biru Sistem informasi eksekutif di INDOMOBIL NISSAN
• Posisi IS dalam perusahaan • Perencanaan kerja IS untuk jangka pendek dan panjang. • IT Value
Perencanaan Bisnis • Dapat bersaing didalam dunia bisnis yang makin ketat persaingannya
Perencanaan dan Pengelolaan • Memiliki cetak biru sistem yang dapat mengatasi permasalahan bisnis dan kebutuhan bisnis
Pengelolaan IT • Menyiapkan infrastruktur guna mendukung IS Strategic plan • Membuat rencana kerja jangka panjang dan pendek
Tabel 1 Kerangka Pikir Permasalahan
6
7
1.3 Tujuan Tujuan Group Field Project (GFP) ini adalah: Membuat rancangan cetak biru dari solusi sistem informasi eksekutif yang diajukan kepada INDOMOBIL NISSAN o untuk menilai kinerja penjualan. o mengetahui informasi penjualan INDOMOBIL NISSAN secara cepat dan tepat o semua pihak yang ada di INDOMOBIL NISSAN agar mampu menyediakan data sebagai sumber informasi pada sistem informasi eksekutif o mengambil keputusan strategis sehubungan dengan informasi penjualan yang ada
1.4 Manfaat Manfaat Group Field Project (GFP) ini adalah: 1. Bagi INDOMOBIL NISSAN, Para eksekutif mendapatkan rancangan cetak biru dari solusi sistem informasi eksekutif yang diajukan kepada INDOMOBIL NISSAN o untuk menilai kinerja penjualan. o mengetahui informasi penjualan INDOMOBIL NISSAN secara cepat dan tepat o semua pihak yang ada di INDOMOBIL NISSAN agar mampu menyediakan data sebagai sumber informasi pada sistem informasi eksekutif o mengambil keputusan strategis sehubungan dengan informasi penjualan yang ada
2. Bagi Akademik, GFP ini memberikan wawasan lebih mengenai sebuah rancangan SIE berdasarkan benchmark yang ada serta keadaan dilapangan bisnis.
8
3. Bagi Penelitian berikutnya, thesis ini dapat berguna dalam penelitian mengenai SIE baik penerapan, teori pendukung dan sebagainya pada penelitian selanjutnya.
1.5 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penelitian mengenai pengembangan sistem informasi eksekutif adalah sebagai berikut : 1. Menganalisa dan merancang cetak biru sistem informasi eksekutif pada INDOMOBIL NISSAN dan sebagai pilot project, serta data yang diolah terbatas pada modul Sales Marketing dan data yang ditampilkan bersifat history (H-1). 2. Memberikan cetak biru Sistem Informasi Eksekutif untuk divisi penjualan INDOMOBIL NISSAN.
1.6 Sistematika Penulisan Dalam tesis ini, penulisan terbagi atas 5 bab penulisan, sebagai berikut : 1. Pendahuluan Membicarakan mengenai latar belakang masalah yang dihadapi, dan mengapa penulis memilih topik SIE sebagai topik yang relevan untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Lalu dilanjutkan dengan perumusan perusahaan, tujuan serta manfaat dan pembahasan masalah laporan, serta memberikan pembatasan ruang lingkup penulisan dan sistematika penulisan tesis ini. 2. Landasan Teori Akan mengulas mengenai dasar-dasar teori yang relevan untuk mendukung pembahasan topik SIE ini. Dalam hal ini penulis membahas mengenai teori sistem informasi, cetak biru, IS Framework, teori executive information system, teori penjualan, dan pendekatan untuk membangun Sistem Informasi Eksekutif dan beberapa pendekatan lainnya. 3. Metodologi Penelitian
9
4. Pada bab ini akan diuraikan mengenai langkah-langkah penelitian yang meliputi analisa perusahaan, analisa sistem yang berjalan saat ini, serta rekomendasi cetak biru. 5. Hasil dan Pembahasan Pada bab ini akan menguraikan hasil analisis dan perancangan sistem berdasarkan teori dan metodologi yang sudah dibahas pada bab sebelumnya. 6. Kesimpulan Bab 5, disini penulis berusaha memberikan kesimpulan mengenai tesis ini, dimana setelahnya diberikan pula saran-saran mengenai tesis ini yang ditujukan untuk pengembangan lebih lanjut mengenai tesis ini.
