BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Informasi merupakan sarana penting dalam menjalankan suatu aktifitas
perusahaan terutama dalam pencapain tujuan. Dalam suatu perusahan ataupun
organisasi, data dan informasi menjadi bagian yang penting, karena salah satu informasi yang penting bagi kegiatan organisasi adalah rekaman kegiatan orgainsasi itu sendiri. Salah satu bahan informasi yang mempunyai peran penting adalah arsip.
Arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegaitan
terdepan sampai kepada kegiatan pengambilan keputusan (Amsyah, 2005). Kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai perusahan pemerintah maupun swasta. Kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah menyimpan dan memelihara warkat, arsip, ataupun dokumen penting dengan baik. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi untuk melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban kerja yang baik dan efisien. Sistem kearsipan yang baik merupakan kunci penunjang keberhasilan perusahaan ke depannya. Kearsipan mengandung proses penyusunan, penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Titik berat dari sistem kearsipan ini adalah pada segi penemuan kembali (Sugiarto Wahyono, 2005). Oleh karena itu, sistem kearsipan dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan dengan baik, agar dapat membatu kelancaran aktivitas didalam perusahaan atau unit kerja tersebut. Penggunaan sistem kearsipan dapat dikatakan baik apabila dalam proses penemuan arsipnya mudah dilakukan dan hanya membutuhkan waktu yang singkat, misalnya waktu penemuan kembali arsip kurang dari satu menit (Amsyah, 2005). Dalam melaksanakan sistem kearsipan, dibutuhkan teknik dan keterampilan tertentu, karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak
1
terbatas jumlahnya. Untuk itu dalam melakukan kegiatan ini harus didukung dengan
fasilitas yang baik pula. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja,
sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem atau penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang bertumpuk
didalam gudang maupun meja kerja seseorang sehingga arsip tersebut mudah rusak
dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerajaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan. Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan
penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari diri para
pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Dan kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten,Tbk. (bank bjb) Cabang Sukajadi KCP Pasteur adalah salah satu Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang bergerak dalam bidang perbankan dan berperan sebagai lembaga keuangan. PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat, Tbk. (bank bjb) Cabang Sukajadi KCP Pasteur memiliki fasilitas layanan kredit yang merupakan salah satu produk yang paling diminati. Bank Jabar Banten yang kini berubah call name menjadi bank bjb memiliki berbagai macam layanan kredit diantaranya Kredit Guna Bakti, Kredit Koperasi Karyawan, Kredit Modal Kerja Konstruksi, Kredit Modal Kerja Umum, Kredit Investasi. Bank bjb KCP Pasteur mempunyai bagian khusus yang menangani dokumen kredit yaitu bagian Adminstrasi Kredit (Loan Administration). Salah satu kegiatan Bagian administrasi kredit ini adalah menyimpan dan mengelola berkas-berkas supervise kredit. Pekerjaan dari staf dokumen itu sendiri adalah menangani dokumen pokok kredit yang masuk baik dari developer, notaris, atau asuransi.
2
Salah satu arsip yang ada di bagain administrasi kredit bank bjb adalah
dokumen pokok kredit. Dokumen pokok kredit adalah seluruh dokumen-dokumen bank yang terkait dengan penyedian fasilitas kredit seperti Perjanjian Kredit (PK),
Akta Jual Beli (AJB), Sertifikat (STF), Kartu Keluarga, Kelengakapan Usaha, Surat Keputusan Kredit, SP3K (Surat pemberitauan Kredit), Pembahasan Kredit, Penilaian
Jaminan, Perjanjian Kredit, Peningkatan Jaminan Kredit, Surat Kuasa Membebankan
Hak Tanggungan (SKMHT), Polis Asuransi Kebakaran, dan Polis Asuransi Jiwa. Semua dokumen ini harus diarsipkan karena dokumen ini termasuk dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dokumen ini merupakan dokumen
jaminan nasabah yang sudah menjadi debitur perusahaan.
Banyaknya layanan kredit yang ditawarkan akan menimbulkan bertambahnya jumlah calon debitur bank bjb dan otomatis dokumen pokok kredit semakin bertambah. Dengan bertambahnya dokumen pokok kredit maka diperlukan penanganan dokumen yang efektif. Dalam penanganan arsipnya PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, menerapkan sistem pengorganisasian arsip secara sentralisasi. Untuk sistem penyimpanan arsip, bank bjb KCP Pasteur menerapkan sistem berdasarkan nomor, dalam hal ini merupakan nomor perjanjian kredit debitur. Semua dokumen pokok kredit setiap debiturnya disimpan di dalam sebuah amplop yang ditulis identitas debitur serta nomor perjanjian kredit debiturnya. Dalam satu berkas/amplop, berisi semua dokumen-dokumen pokok yang telah disebutkan di atas. Berkas/amplop disimpan di lemari arsip
dan di filing cabinet. Namun dalam
praktiknya, pelaksanaan sistem pengelolan arsip di PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten,Tbk Kantor Cabang Sukajadi KCP Pasteur belum sepenuhnya dilaksanakan dengan baik. Hal ini diindikasikan dengan penyimpanan dokumen pokok kredit yang terbagi menjadi dua tempat penyimpanan yaitu diruang arsip dan dilaci meja kerja karyawan. Hal ini menyebabkan penemuan kembali arsip memerlukan waktu yang cukup lama, dan terkadang harus melibatkan beberapa pegawai lain.
3
Dalam penyimpanan dokumen pokok kredit di masukan ke dalam satu map,
dimana setiap debitur mempunyai map masing-masing yang diberi nama dan nomor debitur, kemudian disimpan di filing cabinet. Namun, filing cabinet yang
dipergunakan tidak diberi kode yang jelas sehingga proses penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Hal ini sangat mengahambat pada
pekerjaan lain yang harus segera diselesaikan. Adanya dokumen yang belum datang baik dari developer, notaries, atau
asuransi tetapi sudah disimpan ditempat penyimpanan, mengakibatkan frekuensi keluar masuknya map dari lemari arsip semakin sering dan hal tersebut menyebabkan
resiko hilangnya dokumen semakin tinggi pula.
Oleh Karena itu, penulis mewawancarai staf administrasi kredit untuk mencari informasi lebih jelas tentang sistem kearsipan di bagian Adminstrasi Kredit PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk Kantor Cabang Sukajadi KCP Pasteur. Atas dasar pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kearsipan dalam suatu perusahaan atau oraganisasi, maka penulis mengambil judul “ PERANCANGAN PENANGANAN ARSIP DOKUMEN POKOK KREDIT DI BAGIAN ADMINISTRASI KREDIT PT BANK PEMBANGUNAN DAERAH JAWA BARAT DAN BANTEN, TBK. KANTOR CABANG SUKAJADI KCP PASTEUR ”
1.2
Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis
membatasi masalah menjadi: 1.
Bagaimana kondisi awal sistem penanganan arsip dokumen pokok kredit di bagian Administrasi Kredit PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Kantor Cabang Sukajadi KCP Pasteur?
4
2.
Bagaimana rancangan sistem kearsipan dokumen pokok kredit yang sesuai
pada bagian Administrasi Kredit PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat
dan Banten, Tbk. Kantor Cabang Sukajadi KCP Pasteur?
1.3
Tujuan
Adapun tujuan dari rancangan sistem kearsipan dokumen pokok kredit ini adalah : 1.
Mengetahui kondisi awal sistem penanganan arsip dokumen pokok kredit di
bagian Administrasi Kredit PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan
Banten, Tbk. Kantor Cabang Sukajadi KCP Pasteur.
2.
Untuk menghasilkan rancangan sistem kearsipan dokumen pokok kredit yang sesuai dan bermanfaat di bagian Administrasi Kerdit PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat dan Banten, Tbk. Kantor Cabang Sukajadi KCP Pasteur.
1.4
Manfaat Proyek ini diharapkan memikan berguna bagi semua orang. Hal terutama yang
diharapkan adalah :
Manfaat bagi penulis: Memberikan wawasan yang lebih luas dari penerapan ilmu-ilmu yang sudah diperoleh dalam perkuliahan khususnya mengenai sistem kearsipan. Laporan proyek ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung Hasil proyek ini dapat menambah pengetahuan dalam perancangan pengelolaan arsip yang baik.
5
Manfaat bagi Perusahaan: Proyek ini diharapkan dapat dijadikan masukan dan bahan pertimbangan bagi
perusahaan dalam menentukan sistem pengelolaan arsip yang baik.
Manfaat bagi Pembaca:
Hasil proyek ini diharapan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan
informasi yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perancangan lain yang berkaitan dengan kearsipan.
6
