BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT Federal International Finance merupakan anak perusahaan Group Astra yang bergerak di bidang usaha pembiayaan ritel khususnya sepeda motor Honda yang diproduksi oleh PT Astra Honda Motor, anak perusahaan PT Astra International Tbk. Sejalan dengan kemajuan usahanya, Perseroan mengembangkan usahanya di bisnis pembiayaan motor bekas Honda (FIF UMC) dan pembiayaan produk elektronik (SPEKTRA). (FIFCLUB, 2011) Bertepatan dengan hari jadinya yang ke-24, PT Federal International Finance (FIF) perusahaan pembiayaan terbesar di Indonesia secara resmi meluncurkan nama dan logo baru kepada masyarakat luas. (otosia.com, 2013) FIFGROUP adalah grup manajemen dari beberapa perusahaan yang memiliki unit bisnis yang berbeda-beda. FIFGROUP saat ini menaungi PT Federal International Finance dan PT Astra Multi Finance. (FIFGROUP, 2013) FIFGROUP memiliki 182 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Apabila cabang melakukan pengajuan ke HO (Head Office),seperti permintaan login ke aplikasi untuk karyawan baru atau pengajuan pergantian printer, cabang harus membuat memo pengajuan terlebih dahulu. Memo tersebut berupa kertas dan harus ditanda tangani oleh BM(Branch Manager)/MM(Marketing Manager)/Kawil(Kepala Wilayah) untuk selanjutnya dibuatkan tiket ITSM (Information Technology Service Management). ITSM atau helpdesk system ticketing merupakan aplikasi yang memudahkan user dalam mengajukan case berupa insiden(problem) ataupun service(pelayanan).
1
Pengajuan memo dari cabang ke HO dibuatkan tiket ITSM dengan kategori service. Setelah user cabang membuat tiket, kemudian tiket tersebut harus mendapat persetujuan dari pihak BOM (Branch Operational Management) agar tiket sampai ke IT Service Desk. Service Desk selanjutnya melakukan pengecekan terhadap pengajuan yang dilakukan oleh cabang. Apabila terdapat kekurangan atau kesalahan data pada memo, misalnya kurang tanda tangan, Service Desk mengembalikan tiket ITSM ke pihak BOM dan pihak BOM mengembalikan tiket ke user cabang. User cabang melakukan kelengkapan atau perbaikan data pada memo dan selanjutnya melakukan pengajuan ulang. Proses pembuatan memo pengajuan yang saat ini masih menggunakan kertas, membuat proses pengajuan menjadi cukup lama. Selain harus menginput manual nomor memo, juga harus mengetahui bagaimana format penulisan memo untuk setiap pengajuan. Memo tersebut harus dicetak untuk selanjutnya ditanda tangani, dilampirkan saat membuat tiket ITSM. Jika data pada memo pengajuan belum lengkap, memo tersebut dikembalikan dan tentu memo dilakukan perubahan kembali. Ini salah satu pemborosan kertas dan membuat proses menjadi cukup lama. Skripsi dengan judul “Sistem Informasi Pengajuan dan Persetujuan Memo Branch Operation Management (BOM) pada PT. FIFGROUP” yang akan dibangun, dapat membantu memudahkan proses pengajuan memo. Dengan adanya sistem ini, proses pengisian data, persetujuan dari BM/MM/Kawil, persetujuan dari BOM yang otomatis ter-generate menjadi tiket ITSM dapat dilakukan melalui sistem ini. Sehingga dapat membantu mempercepat proses pengajuan dan juga dapat menghemat penggunaan kertas.
2
1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah yang dibahas adalah : 1. Bagaimana membuat sistem agar membantu memudahkan karyawan dalam mengajukan memo BOM? 2. Bagaimana
membuat
sistem
yang
dapat
membantu
memudahkan
BM/MM/Kawil dan BOM dalam proses persetujuan memo BOM? 3. Bagaimana membantu departemen BOM untuk membuat laporan pengajuan memo BOM? 4. Bagaimana cara untuk mengetahui status dari memo BOM yang telah diajukan?
1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam pembuatan skripsi ini adalah : 1. Sistem dibuat berdasarkan kebutuhan dari user PT FIFGROUP dalam pengajuan dan persetujuan memo BOM 2. Ruang lingkup Memo BOM yang ditujukan untuk dapat diproses oleh IT Department. Seperti : Login Aplikasi, reset password, instalasi software, Akses
Folder,
Akses
Penambahan/Pemutusan/Pergantian
Toad, jaringan,
Akses
Internet,
perbaikan/pengecekan
hardware 3. Pengguna dari sistem ini adalah karyawan cabang yang sudah didaftarkan oleh departemen BOM. Sedangkan admin sistem adalah karyawan departemen BOM 4. Sistem belum dihubungkan dengan aplikasi yang ada di PT FIFGROUP (berdiri sendiri).
3
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah : 1. Membuat sistem berbasis web yang dapat membantu memudahkan karyawan cabang dalam mengajukan memo BOM 2. Membuat sistem berbasis web agar dapat membantu memudahkan BM/MM/Kawil dan BOM dalam proses persetujuan memo 3. Membuat sistem berbasis web yang dapat membantu departemen BOM dalam pembuatan laporan pengajuan memo BOM 4. Membuat sistem berbasis web yang dapat memberikan informasi status memo BOM yang telah diajukan
Manfaat pembuatan sistem ini adalah : 1. Bermanfaat bagi perusahaan untuk meningkatkan efesiensi operasional, memperoleh informasi status pengajuan memo secara akurat serta meningkatkan kinerja karyawan dengan adanya persetujuan memo 2. Bermanfaat dibidang pendidikan sebagai referensi dalam pembuatan aplikasi sistem informasi.
1.5 Metodelogi Penelitian Metodelogi penelitian yang digunakan adalah : 1. Metode pengumpulan data Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data atau materi penulisan dengan cara : a. Observasi Pengamatan dan pengumpulan data langsung ke lokasi untuk menganalisa cara pengajuan dan persetujuan memo BOM. Bagaimana alur prosedur pembuatan memo dan tingkatan dari persetujuan memo BOM.
4
b. Wawancara Pengumpulan data dan informasi melalui tanya jawab langsung kepada karyawan cabang dan karyawan HO. Mengetahui apa saja kendala yang dirasakan pada saat pengajuan memo saat ini serta yang diharapkan dalam sistem yang akan dibangun. c. Metode Pustaka Metode yang dilakukan dengan cara mencari, mengumpulkan dan mempelajari teori – teori dan informasi dari bahan – bahan referensi seperti buku pemrograman, buku pemodelan sistem, artikel sistem informasi, serta dokumen-dokumen yang memiliki keterkaitan dengan permasalahan yang dibahas. 2. Metode pembangunan sistem a. Metode perancangan perangkat lunak Perancangan perangkat lunak menggunakan metode waterfall yaitu melalui tahap perencanaan, analisis kebutuhan, desain, implementasi dan pengujian. b. Pemodelan sistem Pemodelan sistem yang digunakan dalam pembangunan sistem ini menggunakan diagram Flow Map, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD). c. Pembuatan Sistem Pembuatan
sistem
berbasis
web
ini
menggunakan
bahasa
pemrograman HTML, PHP, Javascript, CSS dengan MySQL sebagai Database Management Sistem (DBMS)
5
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat dari penelitian yang dilakukan, metode yang akan digunakan dalam penelitian, serta sistematika penulisan yang digunakan didalam menyusun skripsi ini. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan teori-teori yang mendukung penelitian yang menjadi dasar bagi pemecahan masalah dan didapat dengan melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi penjelasan tentang struktur organisasi perusahaan, analisa pada sistem berjalan dan rancangan sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan diagram Flow Map, Entity Relationship Diagram (ERD), normalisasi, Data Flow Diagram (DFD), struktur basis data. Bab ini juga berisi tentang perancangan website, mulai dari perancangan tampilan yang akan dibuat.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini berisi tentang hasil pengujian keseluruhan sistem apakah sesuai dengan skenario atau keinginan yang diharapkan. Termasuk sarana dan prasarana yang dibutuhkan sistem. BAB V PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saransaran untuk mendukung pengembangan dari sistem yang dirancang.
6
