Bab I. Pendahuluan. 1.1 Latar Belakang

Bab I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pembangunan merupakan salah satu kegiatan utama bagi pemerintah daerah disamping pelayanan dan operasional internal birokrasi. Dalam membangun, pemerintah dituntut untuk melaksanakannya dengan efektif. Artinya, harus tepat sasaran dengan target yang jelas dan bisa diukur hasil dan dampaknya. Selain itu dalam membangun harus tertib administrasi dan keuangan. Sehingga sebagai dampak

akhir

pembangunan akan

bisa

meningkatkan

kesejahteraan

di

wilayahnya. Dalam proses pembangunan dari perencanaan hingga pelaksanaan

kegiatan,

monitoring proyek dan evaluasi hasil pelaksanaan pembangunan menjadi kegiatan yang sangat penting. Aplikasi Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan (SMEP) web based akan diterapkan oleh Pemerintah Kab. Probolinggo untuk mengolah data hasil monitoring pembangunan. Untuk lebih mengoptimalkan hasil, diperlukan penerapan SMEP Webbased ke semua SKPD, hal ini untuk semakin meringankan tugas yang dilakukan oleh Pemerintah Kab. Probolinggo. Di samping itu akan ada keseragaman format laporan dari SKPD sehingga pengolahan data lebih mudah dan optimal.

Buku Panduan SMEP Berbasis Web

Page 1

1.2. Maksud, Tujuan dan Manfaat Maksud dari penerapan Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan (SMEP) Web based adalah membantu mempermudah Pemerintah Kab. Probolinggo dalam

mengolah,

memantau

dan

mengevaluasi

proses

pelaksanaan

pembangunan di Kab. Probolinggo.

Tujuan yang ingin dicapai dari penerapan SMEP

Webbased adalah sebagai

berikut. 1. Untuk memberikan sarana pelaporan kegiatan dari dari SKPD ke bagian Penyusunan Program 2. Untuk memberikan sarana pengolahan data hasil monitoring kegiatan Penyusunan Program 3. Memberikan sarana untuk pimpinan agar mudah melakukan evaluasi hasil Bag. Adm. Pembangunan

Manfaat yang didapatkan dengan penerapan SMEP Web based. 1. Format laporan banyak hanya dengan sekali entry data 2. Format laporan akan seragam 3. Data pembangunan tersimpan dengan baik dalam database 4. Mengetahui rekap permasalahan yang terjadi 5. Mengetahui kinerja kegiatan


Page 2

1.3. Gambaran Sistem SMEP adalah suatu sistem yang memanfaatkan teknologi komputer untuk sarana pelaporan dan evaluasi kegiatan pembangunan. Secara sederhana gambaran alur Sistem Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Pembangunan adalah seperti berikut :

Bag. Pembangunan

Gambar 1.1 Gambaran alur SMEP

Penjelasan gambar. 1. Bag. Pembangunan/Penyusunan Program, dan SKPD lain mempunyai DPA. 2. Data DPA selanjutnya akan dimasukkan ke dalam aplikasi SMEP sebagai data awal dalam bentuk info Program,kegiatan dan sub kegiatan.


Page 3

3. Selanjutnya dari tiap data tersebut, perkembangan fisik, keuangan dan masalah diisikan ke dalam aplikasi SMEP. 4. Aplikasi SMEP akan mengolah data masukan tersebut sehingga akan terkelompokkan mana kegiatan yang baik, cukup dan kurang. 5. Acuan pengelompokan kegiatan adalah bedasarkan perbandingan antara target dan realisasi dari fisik dan keuangan serta efek dari terjadinya masalah terhadap kegiatan. 6. SMEP memproses data masukan hingga menghasilkan berbagai macam variasi cetakan laporan yang dibutuhkan.

1.4. Gambaran Aplikasi SMEP Webbased merupakan aplikasi yang berbasis Web. Sistem ini bisa dijalankan untuk komputer tunggal maupun jaringan lokal (LAN). Berikut adalah gambaran sekilas tentang aplikasi SMEP Web based. 

Bahasa pemrograman adalah PHP 5



Sistem ini bisa berjalan pada Windows 2000 atau yang lebih baru



Pengolah database menggunakan My SQL 5.1



Membutuhkan aplikasi pendukung Microsoft Office ( Microsoft Excel ) sebagai output cetakan


Page 4

1.5. Modul dan Hak Akses Aplikasi Aplikasi terdiri dari modul – modul yang mendukung untuk pelaporan dan evaluasi pembangunan. Berikut adalah di antara modul – modul yang ada di SMEP. 

Modul admin, menampilkan data master admin aplikasi SMEP yang terdiri dari : a. Master User Login b. Master User Group c. Master SKPD



Modul data master, menampilkan data master program pusat, kegiatan pusat, dan SKPD yang antara lain : a. Program pusat b. SKPD



Modul Program, menampilkan proses input program, kegiatan dll. Antara Lain : a. Program pusat per SKPD b. Kegiatan Pusat c. Sub Kegiatan d. Pagu anggaran e. Pagu anggaran per tribulan f. Dan PAPBD ( PAK )



Modul Rincian Kegiatan, menampilkan proses tribulan untuk perencanaan sub kegiatan khusus nya sub kegiatan yang lelang



Modul Realisasi, menampilkan proses input realisasi per bulan, rincian masalah dan solusi, dan rincian belanja langsung tiap minggu


Page 5



Modul laporan, berisikan berbagai macam laporan yang dibutuhkan.

Aplikasi SMEP ini terintegrasi dengan SIMONTEP ( Sistem Monitoring TEPPA ) dimana user SMEP akan mendapati menu – menu apa saja yang boleh digunakan oleh user SMEP, Berikut menu yang boleh di akses oleh user SMEP :


Page 6

Bab II Sekitar Aplikasi SMEP Untuk lebih mengenal antar muka pada Aplikasi Sistem Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Pembangunan ( SMEP ), pada bab ini akan dijelaskan secara khusus tentang beberapa hal sebagai berikut ;  Menggunakan SMEP  Menu dalam SMEP  Tools dalam SMEP

Menggunakan SMEP Untuk aplikasi SMEP yang dikembangkan ini sudah tidak perlu lagi user melakukan instalasi pada setiap komputer jika ingin menggunakan aplikasi ini, hanya cukup membuka aplikasi melalui browser seperti Mozilla firefox, Google chrome, dll seperti halnya membuka facebook dsb. Berikut cara membuka aplikasi SMEP berbasis web ini :

1. Cara membuka aplikasi 

Buka web browser, contoh : Mozilla firefox, google chrome, safari, atau IE.



Ketikkan alamat aplikasi, contoh : smep.probolinggokab.go.id


Page 7



Login ke aplikasi sesuai dengan user SKPD masing-masing. Setting tahun anggaran berdasarkan dengan keinginan.

Silahkan ketik nama alamat aplikasi Ketikkan user anda disini Klik login setelah masuk ke dalam aplikasi Ketikkan tahun anggaran

Gambar 1. Login aplikasi

Pada saat Anda menjalankan SMEP, maka Anda akan ditanya tentang legalitas pemakaiannya (login dan password, tahun), setelah itu Anda akan masuk pada window utama SMEP. Pada window inilah Anda akan melakukan proses manajemen SMEP, termasuk di dalamnya adalah master, data, program, kegiatan den fasilitas cetak. Gambar berikut ini menunjukkan window utama pada SMEP.


Page 8

Tool Bar

Tampilan Utama

Gambar 2. Tampilan Utama

Tool Bar Telah dijelaskan sebelumnya bahwa untuk menjalankan suatu perintah kita dapat memilih menu ataupun sub menu yang sesuai. Untuk beberapa user cara ini sangat menyenangkan, karena user dapat mengetahui secara langsung perintah-perintah yang terdapat pada suatu menu, sehingga user tidak perlu mengingat ataupun menghafal suatu perintah. Untuk beberapa perintah yang sering digunakan juga dibuat dalam Tool. Tool ini dapat mewakili suatu perintah yang terdapat dalam menu. Biasanya sebuah tool disajikan dalam sebuah tombol tertentu yang melambangkan tool tersebut. Dengan adanya tool ini, kita dapat menjalankan sebuah perintah hanya dengan memilih pada tool yang sesuai. Kumpulan tool diletakkan dalam baris tool atau toolbar. Tabel 2-1 menjelaskan fungsifungsi pada toolbar dalam SMEP.

Tombol

Nama

Diskripsi

Keluar

Keluar sementara dari aplikasi dengan operator


Page 9

beda Data Master

Berisi data Master Program dan kegiatan, beserta master SKPD Menampilkan proses pelaporan program SKPD

Program

dimana terdapat input program, kegiatan, sub kegiatan danpagu tribulan Menampilkan realisasi kegiatan, dan sub kegiatan

Realisasi

per bulan, perincian masalah dan solusi beserta rincian belanja langsung

Laporan Admin

Menfasilitasi proses cetak laporan Kurva S, Grafik batang, realisasi fisik dsb Menampilkan pengaturan userlogin dan hak akses setiap pemakai aplikasi

Tabel 2-1 Perintah-perintah pada ToolBar Window utama

Tampilan SMEP Pada tampilan Aplikasi SMEP (Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan) Tersebut akan muncul lembar-lembar SMEP antara lain tambah/edit program, tambah/edit kegiatan dan berbagai macam Proses tentang Aplikasi SMEP. Berikut adalah contoh bentuk form isian SMEP :


Page 10

Gambar 3. Contoh tampilan SMEP

Menggunakan Perintah dalam SMEP

Untuk menggunakan perintah pada toolbar, maka cukup klik tombol perintah yang dimaksud

pada

toolbar.

Misalkan

untuk

Realisasi,

maka

klik

pada

tombol

.

Menu dalam SMEP Telah dijelaskan sebelumnya tentang menu pada menubar. Pada bagian ini akan dijabarkan tentang submenu yang terdapat pada menu-menu tersebut. Penjelasan tentang fungsi dan penggunaan perintah-perintah ini dapat Anda lihat pada bab-bab selanjutnya.


Page 11

Menu Sistem Menu sistem berisi kumpulan perintah yang digunakan sebagai operator menjalankan awal dari Aplikasi SMEP, yaitu antara lain:

 Logout

Menu Data Menu Data berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk melihat Klasifikasi SMEP dan Satuan Kerja, Pada Menu master ini terdapat dua Sub Menu Yaitu:  Data Master Berisi master data yang terdiri dari Program pusat, kegiatan, rekening, dan SKPD dimana untuk menu ini tertutup bagi SKPD. Antara lain : -

Program pusat

-

SKPD

 Admin Berisi pengaturan hak akses berupa user aplikasi, dan group user dimana dimana untuk menu ini tertutup bagi SKPD. Antara lain : -

User login

-

Group User

Menu Proses Menu Proses berisi perintah-perintah yang digunakan untuk membuat program/kegiatan baru atau merubah program/kegiatan pada setiap SKPD, dan juga bisa untuk membuat


Page 12

hasil cetakan proses SMEP. Perintah-perintah dalam menu Proses adalah sebagai berikut ini.  Program  Realisasi  Laporan


Page 13

Bab III Pengoperasian SMEP Pada Bab ini akan dijelaskan secara spesifik bagaimana cara mengoperasikan SMEP sehingga apa yang diharapkan nantinya bisa untuk memasukan data APBD tanpa kendala hanya dengan melihat buku ini, hal pertama yang perlu diperhatikan adalah

login yang akan dipakai disaat waktu pertama kali masuk Aplikasi SMEP.

Pembahasan menu Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan meliputi :  Admin (tidak terbuka untuk SKPD)  Data Master (tidak terbuka untuk SKPD)  Program  Realisasi  Laporan


Page 14

Program Langkah berikutnya adalah mengisikan program, kegiatan dan sub kegiatan pada setiap SKPD yang sesuai. 1.1 Input data program Langkah pengoperasiannya adalah sebagai berikut : 1. Langkah pertama adalah klik program pada toolbar lalu akan muncul tampilan sebagai berikut :

Gambar 4. Program

Gambar 5. Tampilan awal menu program


Page 15

2. Pada langkah awal di simulasikan login sebagai SKPD Bag. Penyusuna Program Sekda Kab. Probolinggo, Klik satuan kerja yang ada pada kolom sebelah kiri, misal : Bagian Penyusunan Program seperti dibawah ini :

Menu pencarian yang digunakan untuk search data program SKPD selama tahun anggaran yang bersangkutan

Klik SKPD nya terlebih dahulu

Gambar 6. Program

Langkah berikutnya adalah klik ikon klik ikon

untuk menambah program baru,

untuk mengedit program, klik ikon

menghapus data, dan 3. Pada saat menambah

untuk

untuk menyimpan data. program akan muncul tampilan sebagai

berikut :

Gambar 7. Tampilan menu tambah program Keterangan : a. Program pusat : Mengambil data program pusat klik ikon

yang sejajar

dengan program pusat dan untuk mengambil data, jika ingin menghapus program yang salah pilih maka klik ikon

, lihat detail seperti dibawah ini :


Page 16

Jika ingin mencari program pusat yang diinginkan tinggal ketik nama program tersebut Jika sudah menemukan tinggal klik pilih

Gambar 8. Pop up data master program b. Silahkan isi Sasaran, Target dan Pagu yang sesuai dengan keinginan user. 4. Setelah

selesai

menambahkan

program

baru

maka

klik

simpan

jika ingin menyimpan data. 5. Jika ingin merubah PAGU Program yang biasa nya di pakai jika ada PAPBD (PAK) maka klik SKPD di kolom sebelah kiri lalu pilihlah program yang akan diubah lalu klik

. Jika ingin menghapus data program maka klik program yang akan

dihapus lalu klik

asalkan program tersebut belum diisi kegiatan dan

sub kegiatan, apabila sudah terlanjur terisi dan mau di hapus maka hapuslah dulu kegiatan dan sub kegiatannya dengan cara yang sama dengan menghapus program. 1.2 Input data Kegiatan Langkah pengoperasiannya tetap pada modul program, adalah sebagai berikut : 1. Langkah

pertama

adalah

klik

tanda

yang terletak sebelah kiri

plus

pada

lalu akan muncul

tampilan sebagai berikut :

Gambar 9. Program pusat SKPD


Page 17

2. Setelah muncul seperti gambar diatas maka langsung klik [1.01.17] Program xxxx (

misal ) dan

akan muncul seperti

dibawah ini dimana setiap kali ingin meginputkan, merubah dan menghapus data kegiatan maka harus klik dulu program pusat yang bersangkutan dengan kegiatan yang di inginkan.

Menu pencarian yang digunakan untuk search data kegiatan SKPD selama tahun anggaran yang bersangkutan

Program

Kegiatan


3. Lalu klik

dan akan muncul inputan kegiatan seperti dibawah ini :


Page 18

Gambar 11. Input kegiatan Keterangan : a. Kegiatan pusat : Mengambil data kegiatan pusat klik ikon

yang sejajar

dengan kegiatan pusat, jika ingin menghapus program yang salah pilih maka klik ikon

, lihat detail seperti dibawah ini :

Secara otomatis pop up kegiatan akan muncul berdasarkan program pusat

Jika ingin mencari kegiatan pusat yang diinginkan tinggal ketik nama kegiatan tersebut tersebut

Jika sudah menemukan tinggal klik pilih

Gambar 12. Pop up kegiatan b. Pagu : Jika ingin menginputkan Jumlah pagu kegiatan maka Secara inputkan pada user otomatis akan mengetahui sisa jenis sumber dana nya langsung seperti dibawah ini :

PAGU program

Ketikkan jumlah pagu dana kegiatan langsung pada Gambar 13. Input Dana kegiatan sumber dana c. Target awal dan target akhir : Silahkan isi sesuai dengan DPA dan pilihlah tanggal – bulan – tahun. d. Target dana : isikan target pertribulan dan bersifat wajib, jika pada tribulan tersebut tidak di anggarkan maka isilah dengan angka NOL seperti dibawah ini :


Page 19

Gambar 14. Target dana tribulan

e. Setelah selesai klik f.

.

klik ikon mengedit

untuk menambah kegiatan baru, klik ikon kegiatan,

klik

ikon

untuk

menghapus

untuk data,

dan

untuk menyimpan data. Jika ingin merubah PAGU kegiatan yang biasa nya di pakai jika ada PAPBD (PAK) maka klik SKPD di kolom sebelah kiri lalu pilihlah program dan pilih kegiatan yang akan diubah lalu klik

. Jika ingin menghapus data program maka klik program yang akan dihapus

lalu klik asalkan kegiatan tersebut belum diisi sub kegiatan, apabila sudah terlanjur terisi dan mau di hapus maka hapuslah dulu sub kegiatan dengan cara yang sama dengan menghapus kegiatan.

1.3 Input data Sub Kegiatan Langkah pengoperasiannya tetap pada modul program, adalah sebagai berikut : 1. Langkah

pertama

adalah

klik

tanda

plus


pada

lalu akan muncul


Gambar 15. Program pusat SKPD 2. Setelah muncul seperti gambar diatas maka langsung klik [1.01.17] Program xxxx (

misal ) dan

akan muncul seperti


Page 20

dibawah ini dimana setiap kali ingin meginputkan, merubah dan menghapus data kegiatan maka harus klik dulu program pusat yang bersangkutan dengan kegiatan yang di inginkan.

Menu pencarian yang digunakan untuk search data kegiatan SKPD selama tahun anggaran yang bersangkutan

Program

Kegiatan


3. Lalu klik

pada kegiatan yang bersangkutan dan akan muncul inputan sub

kegiatan seperti dibawah ini :


Page 21

Gambar 17. Input kegiatan Keterangan : a. Sub Kegiatan : diisi manual baik nama sub kegiatan maupun kode rekening 2 atau 3 digit terakhir. b. Pagu : Jika ingin menginputkan Jumlah pagu kegiatan maka Secara inputkan pada user otomatis akan mengetahui sisa jenis sumber dana nya langsung seperti dibawah ini :

PAGU program

Ketikkan jumlah pagu dana kegiatan langsung pada Gambar 18. Input Dana kegiatan sumber dana c. Target awal dan target akhir : Silahkan isi sesuai dengan DPA dan pilihlah tanggal – bulan – tahun.


Page 22

d. Target dana : isikan target pertribulan dan bersifat wajib, jika pada tribulan tersebut tidak di anggarkan maka isilah dengan angka NOL seperti dibawah ini :

Gambar 19. Target dana tribulan e. Kontrak : pada inputan kontrak ini terdapat inputan nilai kontrak, sisa kontrak, dan rekanan. Lihat gambar dibawah ini :

Gambar 20. Kontrak sub kegiatan Keterangan : -

Nilai kontrak : otomatis, di input dari kolom rekanan

-

Sisa kontrak : otomatis menghitung dari pagu dana sub kegiatan dikurangi dengan nilai kontrak.

Silahkan kolom – kolom diatas di isi sesuai dengan keinginan. f.

Setelah selesai klik

g. klik ikon

.

untuk menambah sub kegiatan baru, klik ikon

mengedit sub kegiatan, klik ikon

untuk

untuk menghapus data, dan

untuk menyimpan data.


Page 23

Realisasi Menu Realisasi digunakan untuk mengisi data realisasi pada setiap kegiatan dan sub kegiatan. 1.1 Input data Realisasi Langkah pengoperasiannya adalah sebagai berikut : 1. Klik menu Realisasi.

Gambar 21. Monitoring realisasi

Gambar 22. Tampilan realisasi


Page 24

2. Langkah

pertama

adalah

klik

tanda

plus


pada

lalu akan muncul


Gambar 23. Program pusat SKPD 3. Setelah muncul seperti gambar diatas maka langsung klik [1.01.17] Program xxxx (

misal ) dan

akan muncul seperti

dibawah ini dimana setiap kali ingin meginputkan, merubah dan menghapus data realisasi maka harus klik dulu program pusat yang bersangkutan dengan kegiatan atau sub kegiatan yang di inginkan.

Kegiatan

Program

SubKegiatan

Monitoring

Gambar 24. Tampilan awal menu realisasi 4. Lalu untuk input realisasi kegiatan atau sub kegiatan, klik kegiatan atau sub kegiatan nya terlebih dahulu lalu setting bulan yang bersangkutan seperti dibawah ini :


Page 25

Bulan pelaporan

Kegiatan dan sub kegiatan Monitoring Kegiatan dan sub kegiatan

Gambar 25. Input realisasi kegiatan dan sub kegiatan Keterangan : a. Bulan : setting bulan sesuai dengan keinginan. b. Lalu menuju ke monitoring kegiatan dan sub kegiatan. Seperti di bawah ini :

Gambar 26. monitoring kegiatan dan sub kegiatan Keterangan : -

Laporan Bulanan : seperti gambar di atas, input annya adalah % Fisik = prosentase fisik kegiatan mencapai berapa persen, Realisasi SP2D = Rupiah yang di realisasikan untuk kegiatan / sub kegiatan ini, Permasalahan = permasalahan dalam hal realisasi,


Page 26

solusi = solusi untuk permasalah realisasi yang ada. Setelah selesai

meginputkan

Laporan

bulanan

langsung

klik

simpan

. -

Rekap Laporan Bulanan : Rekapitulasi realisasi fisik dan keuangan per bulan yang telah di laporkan.

-

Uraian pelaksanaan kegiatan : di gunakan untuk kegiatan dan sub kegiatan yang apabila di realisasikan lebih dari 1 x dalam 1 bulan yang sama, lihat gambar di bawah ini :

Klik ikon ini untuk menambah realisasi

Inputkan rupiah realisasi pada Realisasi belanja, dsb, lalu klik simpan Gambar 27. Uraian pelaksanaan kegiatan -

Lampiran Lap. Kegiatan : digunakan untuk melaporkan realisasi namun di dukung dengan bukti fisik yaitu foto dan status 0%, 50%,100% , Lihat gambar di bawah ini :

Klik open untuk mengupload foto Klik icon ini untuk menambahkan lampiran gambar

Isikan nama foto, dan keterangan di sini

Isikan status foto yang diupload

Browse foto kegiatan

Gambar 28. Lampiran lap. realisasi


Page 27

Scoring Menu Scoring berada pada ketika Login ke aplikasi SMEP Web ini dimana akan disajikan informasi peringkat SKPD 5 teratas dan 5 terbawah dalam perihal pelaporan anggaran. Digunakan untuk melakukan penilaian terhadap seluruh kegiatan berdasarkan jenis kegiatan. Proses penilaian ini berjalan sesuai dengan pengisian Target Realisasi dan Target Fisik.

Gambar 29. Scoring


Page 28

Laporan Menu laporan digunakan untuk mencetak laporan hasil proses data dari aplikasi SMEP. Untuk menggunakan menu ini langkah – langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut. 1. Langkah pertama klik ikon

dan akan muncul tampilan sebagai

berikut.

Gambar 30. Tampilan utama menu cetak Untuk menu cetak ini, hasil cetakan berupa excel dan secara otomatis dapat di download. Jenis laporan sendiri beragam terdiri dari : -

Cetak untuk keperluan Administrator (Pembangunan) : a. Cetak grafik target dan realisasi keuangan. b. Cetak Kurva S Penyerapan dana keg. Belanja langsung. c. Cetak Lap. Fisik dan keuangan semua SKPD d. Cetak Lap. Fisik dan keuangan semua SKPD detil

-

Cetak untuk pelaporan SKPD : a. Cetak Realisasi pelaksanaan APBD. b. Cetak Kurva S Penyerapan dana keg. Belanja langsung. c. Cetak Lap. Fisik dan keuangan. d. Cetak Lap. Kendala dan solusi.


Page 29

2. Untuk mencetak laporan yang diinginkan, klik pada laporan yang ingin ditampilkan, sebelumnya pilih satker yang ingin. ditampilkan laporannya.

2. Setting tanggal – bulan - tahun untuk cetak laporan

1. Klik satker lebih dulu

3. Lalu klik laporan yang anda inginkan

Gambar 31. Laporan fisik SKPD 4. Langkah selanjutnya adalah dari format excell seperti di atas, maka laporan dapat langsung dicetak ataupun di simpan terlebih dahulu.


Page 30

Bab I. Pendahuluan. 1.1 Latar Belakang

Recommend Documents