BAB 4 SETTING AND TESTING. selanjutnya adalah melakukan perbaikan setting. Kegiatan setting yang

BAB 4 SETTING AND TESTING 4.1

Pengenalan Setting dan Testing Setting bertujuan untuk menyesuaikan kebutuhan perusahaan ke dalam sistem SAP, sehingga ketika menjalankan transaksi, kebutuhan akan proses dan informasi dapat dipenuhi oleh sistem SAP. Setelah melakukan analisis dan pemeriksaan berdasarkan dokumentasi setting yang sudah disediakan, langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan setting. Kegiatan setting yang dilakukan berkaitan pada bagian Finished Unit, Finance, Spareparts, dan Service. Testing dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan transaksi telah berjalan dengan baik. Pada kegiatan testing ini diambil sampel beberapa plant pada bagian Finished Unit, Spareparts, dan Service

untuk dilakukan

pengetesan transaksi. Hal ini dilakukan karena plant yang ada terlalu banyak oleh karena itu diambil beberapa sampel yang digunakan untuk pengetesan kegiatan transaksi. Adapun tahap - tahap proses setting dan testing sebagai berikut: Proses Setting 1.

M emahami dokumentasi setting yang ada pada PT Astra International Pemahaman dokumentasi setting merupakan hal yang paling penting dalam proses ini. Hal ini dikarenakan bila terjadi kesalahan 132

133

pemahaman akan mempengaruhi proses pemeriksaan dan perbaikan setting dari kantor cabang yang ada. 2.

M engecek sistem SAP Dalam tahap ini, pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bila tidak ada tahapan dokumentasi setting yang terlewatkan. Pemeriksaan dilakukan pada seluruh cabang Toyota yang ada di bawah tanggung jawab PT.Astra International. Pemeriksaan dilakukan pada client 120 dan 140.

3.

M emperbaiki setting SAP Setelah melakukan pemeriksaan biasanya akan ditemukan kesalahan dalam proses pengaturan, misalnya saja ada bagian yang tidak dibuat atau di-define. M aka dari itu perbaikan pun dilakukan pada cabang yang bersangkutan. Perbaikan sistem SAP biasanya dilakukan pada client 120 dan nantinya akan di-transport kepada client 140.

4.

M endokumentasikan hasil pemeriksaan dan perbaikan setting yang dilakukan pada PT Astra International Dokumentasi perbaikan sangat diperlukan agar memudahkan pencarian kesalahan di kemudian hari. Dokumentasi juga dibuat

134

informatif agar bisa dimengerti dan dipahami oleh orang yang membacanya. Proses testing 1.

M emahami Proses Bisnis Pemahaman proses bisnis merupakan tahap awal yang harus dilakukan sebelum melakukan proses testing karena transaksi yang akan dilakukan berdasarkan proses bisnis yang ada.

2.

M embuat UA Test Case Proses ini dilakukan untuk membuat alur pengujian transaksi berdasarkan proses bisnis yang terjadi.

3.

M elakukan Pengetesan Pada tahap ini dilakukanlah testing transaksi berdasarkan test case yang telah dibuat.

4.

M endokumentasikan Hasil Testing Proses ini dilakukan untuk mendokumentasikan proses dan hasil testing transaksi yang dilakukan.

5.

M emberikan Kesimpulan Hasil Testing Proses ini dilakukan untuk memberikan kesimpulan dari hasil testing yang dilakukan.

135

4.2

Perbaikan Setting S AP Tahap ini merupakan kegiatan pemeriksaan dan perbaikan setting yang dilakukan pada sistem SAP pada bagian Finished Unit, Finance, Spareparts, dan Service.

4.2.1

Finished Unit Finished Unit merupakan bagian pada kantor cabang yang dimiliki oleh PT. Astra International untuk melayani penjualan kendaraan bermotor dari kantor - kantor cabang seperti Toyota, Honda, Daihatsu, BM W, Isuzu, Peugeot, dan UD Truck. Kegiatan setting dilakukan pada menu spro SAP pada menu Astra Customizing yang merupakan menu yang dibuat khusus untuk PT. Astra International. Berikut adalah langkah - langkah setting pada bagian finished unit. Untuk melakukan setting ulang, pada client 120 harus dihapus terlebih dahulu dan kemudian dibuat kembali.

4.2.1.1 Define, Copy, Delete, Check Plant Tabel 4.1 Define, Copy, Delete, Check Plant Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Define, Copy, Delete, Check Plant

Deskripsi

Langkah ini merupakan langkah yang bertujuan untuk membuat plant yang baru. Plant ini hanya dapat di-assign pada satu

136

company code saja.

Pada PT Astra

International plant dilambangkan sebagai tempat yang digunakan untuk menyimpan dan mendistribusikan material. Penamaan plant dan kantor cabang pada PT Astra International biasanya sama. Data Input

Pengaruh

-

Plant Name Plant Address

Setelah melakukan langkah - langkah Define,Copy,Delete,Check Plant tersebut maka plant yang ingin dibuat sudah terbuat pada sistem SAP untuk kemudian dapat digunakan dalam transaksi yang digunakan untuk tempat penyimpanan material dan untuk

mendistribusikan

barang

ke

pelanggan User

BPA Staff

Perbaikan yang dilakukan

T001, T003, T005, T006, T054, T061, T062, T105, T118, T154, T159, T214, T215, T216, T253, T268, T272, T451, T458, T465, T466, T474, T541, T542, T561, T568, dan T569

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ Definition Æ Define,Copy,Delete,Check Plant

137

Gambar 4.1 Path SPRO untuk Define Plant 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Pilih 4. Klik pada gambar

( copy org.object (F6) )

5. M asukan inputan untuk men-copy plant yang diinginkan dan klik

Gambar 4.2 Copy Plant Setelah proses copy berhasil dilakukan maka plant yang ingin dibuat telah tercreate. Kemudian lakukan langkah - langkah berikut untuk mengganti alamat dari plant baru yang telah dibuat : 1. 2. 3. 4. 5.

Kembali ke layar sebelumnya dan klik Pilih untuk mencari plant yang telah dibuat (Address) Select plant yang diinginkan pada tampilan dan klik Ganti alamat yang ada dengan alamat yang benar dan dan klik Kemudian klik save

138

Hasil Setting

Gambar 4.3 Hasil Setting untuk Define Plant

4.2.1.2 Define Location Tabel 4.2 Define Location Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Define Location

Deskripsi

Langkah

ini

merupakan

langkah

selanjutnya dalam melakukan setting dari cabang

baru

yang

bertujuan

untuk

mendefinisikan lokasi dari sebuah plant yang telah dibuat sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk menyamakan alamat dari plant yang telah dibuat sehingga data alamat yang ada menjadi konsisten. Data Input Pengaruh

-

Plant Address

Setelah langkah define location dilakukan

139

maka alamat plant yang didefinis ikan telah sama dengan alamat yang plant yang telah didefinisikan terlebih dahulu pada langkah Define,Copy,Delete,Check Plant sehingga data alamat pada plant yang ada menjadi konsisten . User

BPA Staff

Perbaikan dilakukan


Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ Definition Æ Define Location

Gambar 4.4 Path SPRO untuk Define Location

140

2. Klik pada gambar 3. Pilih

(jangan klik ganda pada tulisan) untuk mencari plant yang telah dibuat

Gambar 4.5 Select Plant 4. Select plant yang diinginkan pada tampilan dan klik

(Address)

5. Ganti alamat yang ada dengan alamat yang benar dan dan klik 6. Kemudian klik save

141

Hasil Setting

Gambar 4.6 Hasil Setting untuk Define Location

4.2.1.3 Maintain Storage Location Tabel 4.3 Maintain Storage Location Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Maintain Storage Location

Deskripsi

Storage

Location

merupakan

tempat

dimana stok disimpan secara fisik pada sebuah

plant.

Pada

sebuah

plant

memungkinkan terdapat lebih dari satu storage location.

Langkah ini bertujuan

untuk mentukan jenis penyimpanan stok kendaraan pada plant yang terdapat pada

142

PT Astra International. Data Input

Pengaruh

-

Kode Storage Location Description

Setelah langkah maintain storage location dilakukan maka pada plant sudah terdapat jenis - jenis penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan kendaraan pada masing - masing company code yang dimiliki oleh PT Astra International.

User

BPA Staff

Perbaikan dilakukan


143

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ Definition Æ Maintain Storage Location

Gambar 4.7 Path SPRO untuk Maintain Storage Location 2. Klik pada gambar

(jangan klik ganda pada tulisan)

3. Input plant yang ingin di setting

Gambar 4.8 Input Plant 4. Pilih gambar untuk membuat jenis storage location yang baru atau dapat menggunakan fungsi copy untuk membuat jenis yang baru dengan memilih gambar ( copy org.object (F6) ) 5. Input deskripsi dari storage location yang telah ditentukan pada plant 6. Ganti dengan deskripsi yang telah ditentukan 7. Kemudian klik save

144

Hasil Setting

Gambar 4.9 Hasil Setting untuk Maintain Storage Location

4.2.1.4 Maintain Sales Office Tabel 4.4 Maintain Sales Office Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Maintain Sales office

Deskripsi

Sales office dapat dilihat sebagai kantor yang aktual atau dapat sebagai region atau wilayah. Sales office

dapat di-

assign ke beberapa sales area. Jika sales order dibuat untuk suatu sales office dalam suatu wilayah sales area tertentu, sales office tersebut harus diizinkan oleh sales area yang ada. Langkah

ini

bertujuan

untuk

menentukan sales office yang di-assign pada sales area yang terdapat pada masing - masing company code yang dimiliki oleh PT Astra International.

145

Data Input

Pengaruh

-

Description Address

Setelah langkah maintain sales office dilakukan maka sudah terdapat sales office

yang digunakan untuk tempat

dimana kegiatan penjualan berlangsung pada masing - masing company code yang

dimiliki

oleh

PT

Astra

International. Penamaan sales office disamakan

dengan penamaan plant

yang telah dibuat sebelumnya. User

BPA Staff

Perbaikan dilakukan

T002, T105, T216, T272, T465, T466, T474, dan T543

146

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ Definition Æ Maintain Sales Office

Gambar 4.10 Path SPRO untuk Maintain Sales Office 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) untuk mencari plant yang dijadikan acuan untuk men3. Pilih copy 4. Select plant yang diinginkan pada tampilan dan kemudian klik pada gambar ( copy org.object (F6) ) 5. Input Sales Office dan description dengan data yang sudah ditentukan. (Address) untuk mengganti alamat 6. Select Plant kembali dan kemudian klik dari sales office 7. Kemudian klik save

147

Hasil Setting

Gambar 4.11 Hasil Setting untuk Maintain Sales Office

4.2.1.5 Define, Copy, Delete, Check Shipping Point Tabel 4.5 Define, Copy, Delete, Check Shipping Point Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Define, Copy, Delete, Check Shipping Point

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk membuat shipping point yang bertanggung jawab dalam outbound delivery yang mencakup mengatur barang keluar dari gudang, waktu tempuh barang, dan rute yang digunakan untuk pengiriman kendaraan kepada pelanggan.

Data Input

-

Kode Shipping Point Description

148

Pengaruh

Setelah langkah Define,Copy,Delete,Check Shipping Point dilakukan maka sudah terdapat shipping point yang bertanggung jawab terhadap kegiatan outbound delivery yang berlangsung dari plant yang ada. Pada PT Astra International, setiap plant memiliki shipping point masing - masing.

User

BPA Staff

Perbaikan dilakukan

T002, T062, T105, T216, T255, T263, T265, T268, T272, T463, T465, T466, T474, T543, T567, dan T582

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ Definition Æ Define,Copy,Delete,Check Shipping Point

Gambar 4.12 Path SPRO untuk Define Shipping Point 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan)

149

3. Klik pada gambar

( copy org.object (F6) )

4. M asukan inputan untuk men-copy shipping point yang diinginkan dan klik

Gambar 4.13 Copy Shipping Point

Setelah proses copy berhasil dilakukan maka shipping point yang ingin dibuat telah ter-create. Kemudian lakukan langkah - langkah berikut untuk mengganti description dari shipping point baru yang telah dibuat : 5. Klik define shipping point 6. 7. 8. 9.

Pilih untuk mencari shipping point yang telah dibuat Select shipping point yang diinginkan pada tampilan Ganti description yang ada dengan description yang benar Kemudian klik save

150

Hasil Setting

Gambar 4.14 Hasil Setting untuk Define,Copy,Delete,Check Shipping Point

4.2.1.6 Define Shipping Data for Plants Tabel 4.6 Define Shipping Data for Plants Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Define Shipping Data for Plants

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk me-maintain shipping data pada plant untuk proses perpindahan

stock.

Disini

dilakukan

maintain customer number plant, sales

151

organization, dan distribution channel. Data Input

-

Pengaruh

Cust No Plant Sales Organization Distribution Channel Int Co Billing Div

Setelah langkah Define Shipping Data for Plants dilakukan maka dengan data ini, sistem menentukan shipping data untuk material yang akan di-transfer.

User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T001, T005, T006, T010, T054, T062, T104, T105, T107, T216, T255, T263, T265, T268, T272, T463, T465, T466, T474, T543, T567, dan T582

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ Definition Æ Define,Copy,Delete,Check Shipping Point

Gambar 4.15Path SPRO untuk Define Shipping Data for Plants

152

2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) untuk mencari plant yang diinginkan 3. Pilih 4. Select plant yang diinginkan pada tampilan dan double klik untuk memaintain data. 5. Input data dan klik 6. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.16 Hasil Setting untuk Define Shipping Data for Plants

4.2.1.7 Create Purchasing Groups Tabel 4.7 Create Pu rchasing Group Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Create Purchasing Group

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk membuat purchasing

group

yang

mewakili

153

karyawan yang bertanggung jawab dalam beberapa tipe aktivitas pembelian dalam plant

yang

ada

pada

PT

Astra

International. Data Input

Pengaruh

-

Purchasing Group Description Fax Number

Setelah langkah create purchasing group dilakukan maka purchasing group yang bertanggung pembelian

jawab sudah

dalam terbuat

kegiatan dan

dapat

digunakan untuk menentukan tanggung jawab pembelian dari suatu kantor cabang pada PT Astra International. User

BPA Staff

Perbaikan pada

T001, T003, T004, T005, T006, T007, T105, T216, T255, T257, T272, T465, T466, T474, T543, dan T582

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ Definition Æ Create Purchasing Group

154

Gambar 4.17Path SPRO untuk Create Purchasing Group 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Select purchasing group yang diinginkan sebagai acuan copy pada tampilan dan kemudian klik pada gambar ( copy org.object (F6) ) 4. Input purchasing group, description, dan fax number (untuk purchasing group cari kode yang belum terpakai)

Gambar 4.18 Tampilan Input Create Purchasing Group 5. Kemudian klik save

155

Hasil Setting

Gambar 4.19 Hasil Setting untuk Create Pu rchasing Group

4.2.1.8 Assign Plant to Company Code Tabel 4.8 Assign Plant to Company Code Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Assign Plant to Company Code

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan assign

masing - masing

plant yang

telah dibuat pada langkah sebelumnya ke company code yang ada pada PT Astra International yaitu : -

0002 Astra Intrl - Toyota SO

-

0003 Astra Intrl - Daihatsu SO

156

-

0004 Astra Intrl - Isuzu SO

-

0172 Astra Intrl - Nissan Diesel SO

-

0173 Astra Intrl - BM W SO

-

0174 Astra Intrl - Peugeot SO

Plant yang di-assign ke company code harus terdapat pada negara yang sama dengan negara company code tersebut berasal. Satu plant hanya bisa di-assign ke satu company code. Pada company code dilakukan kegiatan pelaporan transaksi yang dibuat. Jika plant tidak di-assign maka catatan pelaporan tidak bisa dibuat pada company code. Data Input Pengaruh

-

Assign Plant

Setelah langkah assign plant to company code dilakukan maka plant yang ada sudah di-assign ke company code yang ada dan kegiatan pelaporan dari transaksi yang terjadi dapat dilakukan pada company code.

User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T002, T105, T216, T255, T272, T466, dan T474

157

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ AssignmentÆ Assign Plant to Company Code

Gambar 4.20 Path SPRO untuk Create Purchasing Group

2. 3. 4. 5. 6.

Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) Klik company code yang ingin di-assign Klik untuk melakukan assign plant ke company code Pilih plant yang ingin di-assign dengan menselect plant. Kemudian klik Kemudian klik save

158

Hasil Setting

Gambar 4.21 Hasil Setting untuk Assign Plant to Company Code

4.2.1.9 Assign Business Area to Plant/Valuation Area and Division Tabel 4.9 Assign Business Area to Plant/ Valuation Area and Division Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Assign Business Area to Plant/ Valuation Area and Division

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan assign business area ke plant/valuation area dan division yang bertujuan untuk mengaktifkan fungsi automatic business area account assignment. Terdapat dua langkah yang dilakukan yaitu : -

Kombinasi plant - divison Sistem SAP menggunakan plant dan division untuk menemukan business area yang relevan untuk melakukan account assignment untuk revenue

159

posting. -

Kombinasi valuation area - division Sistem SAP menggunakan valuation area - division untuk menemukan business area yang relevan untuk melakukan account assignment ketika material posting dibuat (contohnya invoice

receipt

ketika

invoice

verification. Data Input

- Valuation Area - Business Area - Description

Pengaruh

Setelah langkah Assign Business Area to Plant/Valuation

Area

and

Division

dilakukan maka business area sudah diassign untuk plant - division dan valuation area - division sehingga sistem SAP sudah dapat

melakukan

account

assignment

ketika dilakukan material posting

dan

revenue posting. User

BPA Staff

Perbaikan dilakukan

T001, T003, T004, T005, T006, T062, T105, T216, T272, T466, dan T474

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ AssignmentÆ Assign Business Area to Plant/Valuation Area and Division

160

Gambar 4.22 Path SPRO untuk Assign Business Area to Plant/Valuation Area and Division 2. Klik pada gambar 3. Klik pada


4. Kemudian klik untuk mencari plant yang ingin di customize 5. Ganti business area dengan business area yang diinginkan 6. Kemudian klik save & back 7. Klik pada 8. Kemudian klik untuk mencari valuation area yang ingin di customize 9. Ganti business area dengan business area yang diinginkan 10. klik save

161

Hasil Setting

Gambar 4.23 Hasil Setting untuk Assign Plant - Division

Gambar 4.24 Hasil Setting untuk Assign Valuation Area - Division

162

4.2.1.10 Assign Purchasing Organization to Plant Tabel 4.10 Assign Purchasing Organization to Plant Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Assign Purchasing Organization to Plant

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan assign purchasing organization yang telah di-define

pada

langkah

customizing

sebelumnya kepada plant

yang ada.

Dalam langkah ini terdapat tiga pilihan dalam

melakukan

assign

purchasing

organization yaitu : -

Satu

purchasing

melakukan

kegiatan

organization pengadaan

untuk satu plant -

Satu

purchasing

melakukan

kegiatan

organization pengadaan

untuk beberapa plants. Beberapa

purchasing

organization

melakukan kegiatan pengadaan untuk satu plant. Data Input Pengaruh

Setelah

Assign Plant langkah

assign

purchasing

organization to plant dilakukan maka sudah terdapat purchasing organization yang menjadi standar pada plant - plant tersebut yang digunakan dalam transaksi

163

pengadaan, pengiriman, dan perpindahan stok antar plant. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T062, T105, T216, T255, T272, T466, dan T474

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ AssignmentÆ Assign Purchasing Organization to Plant

Gambar 4.25 Path SPRO untuk Assign Purchasing Organization to Plant 2. 3. 4. 5.

Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) Klik purchasing organization yang ingin di-assign untuk melakukan assign plant ke purchasing organization Klik Pilih plant yang ingin di-assign dengan menselect plant. Kemudian klik

164

Gambar 4.26 Tampilan untuk assign Plant

6. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.27 Hasil Setting untuk Assign Purchasing Organization to Plant

165

4.2.1.11 Assign Standart Pu rchasing Organization to Plant Tabel 4.11 Assign Assign Standart Purchasing Organization to Plant Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Assign Standart Purchasing Organization to Plant

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan assign standart purchasing organization ke plant yang ada. Dalam langkah ini dilakukan

assign

satu

purchasing

organization yang bertanggung jawab dalam kegiatan pengadaan pada masing masing plant yang dimiliki oleh company code yang ada pada PT Astra International. Data Input Pengaruh

-

Purch Organization

Setelah Purchasing

langkah

Assign

Organization

Standart to

Plant

dilakukan maka pada plant - plant yang ada pada PT Astra International akan memiliki satu purchasing organization yang menjadi standar dalam kegiatan pengadaan pada plant tersebut. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T010, T105, T216, T255, T272, T466, dan T474

166

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ AssignmentÆ Assign Standart Purchasing Organization to Plant

Gambar 4.28Path SPRO untuk Assign Standart Purchasing Organization to Plant 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Kemudian klik untuk mencari plant yang ingin di customize 4. Ganti purchasing organization dengan purchasing organization yang diinginkan 5. Kemudian klik save

167

Hasil Setting

Gambar 4.29 Hasil Setting untuk Assign Standart Purchasing Organization to Plant

4.2.1.12 Assign Shipping Point to Plant Tabel 4.12 Assign Assign Shipping Point to Plant Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Assign Shipping Point to Plant

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan assign shipping point kepada plant yang ada pada masing - masing company code yang dimiliki oleh PT Astra International. Satu shipping point dapat di-assign

ke

beberapa plant. Data Input Pengaruh

-

Assign Shipping Point

Setelah langkah Assign Shipping Point to

168

Plant dilakukan , maka pada plant sudah terdapat shipping point yang digunakan untuk mengatur outbound delivery dari plant yang ada. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T007, T105, T216, T255, T272, T466, dan T474

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit

Æ Standard Customizing Æ AssignmentÆ Assign Purchasing Organization to Plant

Gambar 4.30 Path SPRO untuk Assign Shipping Point to Plant 2. 3. 4. 5.

Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) Klik plant yang ingin di-assign Klik untuk melakukan assign shipping point ke plant Pilih shipping point yang ingin di-assign dengan menselect shipping point.

Kemudian klik 6. Kemudian klik save

169

Hasil Setting

Gambar 4.31 Hasil Setting untuk Assign Shipping Point to Plant

4.2.1.13 Assign Sales Organization - Distribution Channel - Plant Tabel 4.13 Assign Sales Organization - Distribution Channel - Plant Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Assign Sales Organization - Distribution Channel - Plant

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan assign plant ke sales organization distribution channel yang terdapat pada masing - masing company code yang dimiliki oleh PT Astra International. Plant dapat di-assign lebih dari satu kali . Jika

170

langkah ini tidak dilakukan maka sales office yang ada tidak akan mempunyai stok barang. Data Input

-

Pengaruh

Assign Plants

Setelah langkah Assign sales org - dist channel - plant dilakukan , maka pada distribution chain yang dimiliki oleh masing - masing company code sudah terassign plant sehingga sales office yang ada sudah memiliki stok barang / kendaraan.

User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T062, T105, T216, T255, T272, T466, dan T474

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ AssignmentÆ Assign Sales Organization distribution channel - plant

Gambar 4.32 Path SPRO untuk Assign Sales Org - dist channel - plant

171

2. 3. 4. 5.

Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) Klik sales organization yang ingin di-assign Klik untuk melakukan assign plamt ke sales orgnization Pilih plant yang ingin di-assign dengan menselect plant yang ada. Kemudian

klik 6. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.33 Hasil Setting untuk Assign Sales Org - dist channel - plant

4.2.1.14 Assign Business Area to Plant and Division Tabel 4.19 Assign Business Area to Plant and Division Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Assign Division

Business

Area

to

Plant and

172

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan assign business area kepada kombinasi dari plant dan division untuk melakukan automatic

business

area

account

assignment.

Hal ini dilakukan

untuk

pelaporan keuangan pada setiap plant dan division yang ada. Data Input

Pengaruh

-

Plant Business Area

Setelah langkah Assign business area to plant and division dilakukan , maka business

area

sudah

ter-assign pada

kombinasi plant dan division

sehingga

account assignment dalam revenue posting dapat dilakukan. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T001, T004, T006, T062, T105, T216, T255, T272, T462, T466, T474, dan T565.

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Standard Customizing Æ AssignmentÆ Assign Business Area to Plant and Division

173

Gambar 4.34Path SPRO untuk Assign Business Area to Plant and Division 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Kemudian klik untuk mencari plant yang ingin di customize 4. Ganti business area dengan business area yang diinginkan 5. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.35Hasil Setting untuk Assign Business Area to Plant and Division

174

4.2.1.15 Ho branch description Tabel 4.15 Ho Branch Description Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Ho Branch Description

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan customizing dari kode - kode kantor cabang yang dimiliki oleh ATPM

(

company code ) yang terdapat pada PT Astra

International

sehingga

terdapat

persamaan maksud dari kode - kode kantor cabang yang ada. Data Input

Pengaruh

-

Sa Brncod Kode Sa Brncod Sa Description

Setelah langkah ini dilakukan maka kantor - kantor cabang yang ada (sales office) yang terdapat pada PT Astra International sudah memiliki kode - kode yang yang digunakan untuk mengidentifikasi kantor cabang tersebut antara ATPM dan PT Astra International.

User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T004 dan T208

175

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Enhancement TableÆHO Branch Description

Gambar 4.36 Path SPRO untuk HO Branch Description 2. Klik pada gambar


3. Kemudian klik Branch Code) yang diinginkan.

untuk mencari SA brncod (Sole Agent

4. Select SA brncod dan kemudian klik pada gambar ( copy org.object (F6) ) 5. Input SA brncod, kode SA brncod, dan SA description

Gambar 4.37 Tampilan Input Data SA Brncod 6. Kemudian klik save

176

Hasil Setting

Gambar 4.38 Hasil Setting untuk HO Branch Description

4.2.1.16 Plant Code Reference Tabel 4.16 Plant Code Reference Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Plant Code Reference

Deskripsi

M erupakan

sebuah

tabel

yang

menunjukkan apakah pengurusan suratsurat kendaraan pada

sales office ,

ditangani CAO atau tidak. Jika iya, maka dalam tabel ini dilakukan customizing CAO cabang mana yang akan membantu pengurusan surat-surat kendaraan pada sales office. Tabel ini juga menunjukkan apakah sales office terentu live sap atau

177

tidak. Data Input

Pengaruh

-

Company code Kode Sa Brncod Plant LVNL Flag

Setelah

langkah

ini dilakukan

maka

kepengurusan surat - surat kendaraan pada sales office yang dikerjakan oleh kantor cabang CAO sudah dapat dilakukan dan juga sudah terlihat sales office yang sudah live sistem SAP nya. Setelah langkah ini dilakukan, terlihat mapping antara kode kode kantor cabang yang telah dibuat sebelumnya. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T001 dan T004

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Enhancement TableÆPlant Code Reference

178

Gambar 4.39 Path SPRO untuk Plant Code Refenrence

2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Kemudian klik selection pada menubar dan kemudian pilih bycontents 4. Klik dan input plant yang ingin dicari kemudian tekan enter 5. Klik choose dan select plant yang ingin dijadikan acuan copy ( copy org.object (F6) ) 6. klik pada gambar 7. Input Company Code, SA brncod, Plant, LVNL, dan Flag

Gambar 4.40Tampilan Input Data Plant Code Reference 8. Kemudian klik save

179

Hasil Setting

Gambar 4.41 Hasil Setting untuk Plant Code Reference

4.2.1.17 Central Stock Allocation Tabel 4.17 Central Stock Allocation Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Central Stock Allocation

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk menunjukkan bagaimana kegiatan matching dilakukan di suatu sales office yang ada pada PT Astra International apakah 1 step matching and alocation atau 2

step

matching

and

allocation. Matching merupakan proses mengidentifikasikan unit kendaraan yang ada,

warnanya

apa,

dll.

Allocation

merupakan proses pencarian nomer rangka yang cocok

setelah

proses

dilakukan. Data Input

-

Sales Organization Central Plant Branch Plant

matching

180

Pengaruh

Setelah

Mode langkah

kegiatan matching

ini dilakukan,

maka

pada kantor cabang

yang ada sudah ter-define apakah one step atau two step. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T062, T105, T216, T255, T272, T466, dan T474

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Enhancement TableÆCentral Stock Allocation

Gambar 4.42 Path SPRO untuk Central Stock Allocation 2. Klik pada gambar 3. Kemudian klik

(jangan klik ganda pada tulisan) untuk mencari Central Plant

( copy org.object 4. Select Central Plant dan kemudian klik pada gambar (F6) ) 5. Input Sales Organization, Central P,Branch P, dan Mode

181

Gambar 4.43 Tampilan Input Data Central Stock Allocation 6. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.44 Hasil Setting untuk Central Stock Allocation

4.2.1.18 Table for Material Data Creation -> Plant Default Tabel 4.18 Table for Material Data Creation -> Plant Default Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Table for Material Data Creation -> Plant Default

182

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan assignment profit center ke plant dan division yang ada.

Data Input

-

Pengaruh

Sales Organization Division Profit Center

Setelah langkah ini dilakukan maka profit center sudah ter-assign pada setiap plant dan

division

digunakan

yang

dalam

kemudian

kegiatan

dapat

pelaporan

keuangan / transaksi pada plant tersebut. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T002, T118 dan T159

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Enhancement TableÆTable for Material Data Creation -> Plant Default

Gambar 4.45 Path SPRO untuk Table for Material Data Creation Plant Default

183

2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Kemudian cari Plant yang diinginkan untuk acuan copy 4. Select plant dan kemudian klik pada gambar ( copy org.object (F6) ) 5. Input Sales Organization,Plant, Division, dan Profit Center

Gambar 4.46 Tampilan Input Data Material Data Creation Creation Plant Default 6. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.47 Hasil Setting untuk Data Material Creation Plant Default

4.2.1.19 Number range for logistic Tabel 4.19 Number range for Logistic Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Number range for Logistic

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan customizing number range yang digunakan untuk penomoran document type. Number

184

range ini di-customizing per document type dan per plant dari plant yang terdapat pada PT Astra International Data Input

Pengaruh

-

Sales Office Sales Area Kode NR int As

Setelah

langkah

penomoran

ini dilakukan,

nomor

dokumen

maka yang

dihasilkan pada saat melakukan transaksi sudah sesuai dengan masing - masing plant yang ada. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T004

185

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra CustomizingÆ New Branch ÆFinished Unit Æ Enhancement TableÆ Number Range for Logistic

Gambar 4.48 Path SPRO untuk Number Range for Logistic 2. Kemudian klik dan input Tcode VF01 3. Cari Sales office yang diinginkan sebagai acuan copy 4. Select Sales Office dan kemudian klik pada gambar ) 5. Input Sales Office dan kode NR Int.As.

( copy org.object (F6)

Gambar 4.49 Tampilan Input Data Number Range for Logistic 6. Kemudian klik save

186

Hasil Setting

Gambar 4.50 Hasil Setting untuk Number Range for Logistic

4.2.1.20 Define Authorization Group Tabel 4.20 Define Authorization Group Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Define Authorization Group

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk menentukan authorization

group

mengelompokkan

grup

untuk

otorisasi pada

setiap kantor cabang yang ada dengan tujuan

untuk

menghindari

kesalahan

pemilihan sales office pada saat melakukan transaksi dan juga hal ini dilakukan untuk membatasi user melihat stok material pada kantor cabang yang lain. Data Input

-

Kode Authorization Group Authorization Group Desc

187

Pengaruh

Setelah langkah define authorization group dilakukan, maka pada setiap

kantor -

kantor cabang (sales office) yang ada sudah memiliki gruo otorisasinya masing masing

sehingga

dapat

mengurangi

kesalahan dalam pengaksesan data dalam kegiatan transaksi. User

BPA Staff

Perbaikan Dilakukan

T002

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Plant Maintenance and Customer ServiceÆ Work Clearence Management ÆMaster Data Æ General DataÆ Define Authorization Group

188

Gambar 4.51 Path SPRO untuk Define Authorization Group 2. Kemudian klik dijadikan acuan untuk copy

dan input authorization group yang

3. Select authoriztion group dan kemudian klik pada gambar org.object (F6) ) 4. Input authorization group dan authorization group text

( copy

Gambar 4.52Tampilan Input Data Define Authorization Group 5. Kemudian klik save

189

Hasil Setting

Gambar 4.53 Hasil Setting untuk Define Authorization Group

4.2.1.21 Assign shipping Points Tabel 4.21 Assign Shipping points Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Assign Shipping points

Deskripsi

Langkah

ini

dilakukan

mengalokasikan shipping

untuk

point untuk

kombinasi dari shipping condition dan loading group untuk setiap plant yang ada. Sebelum melakukan alokasi dari shipping point, plant dan shipping point harus di define terlebih dahulu. Data Input

-

Shipping Condition Loading Group Plant Shipping Point Proposal

190

Pengaruh

Setelah langkah assign shipping points dilakukan, maka sudah terdapat shipping condition, loading group, untuk setiap plant yang terdapat pada masing - masing company code yang dimiliki oleh PT Astra International sehingga kegiatan pengiriman kendaraan dapat berlangsung.

User

BPA Staff

Perbaikan Pada

T007, T105, T216, T255, T272, T466, dan T474

191

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Logistic ExecutionÆ Shipping ÆBasic Shipping Function Æ Shipping Point and Goods Receiving Point DeterminationÆ Assign Shipping Points

Gambar 4.54 Path SPRO untuk Assign Shipping Points 2. Kemudian cari plant yang dijadikan acuan untuk copy 3. Select plant dan kemudian klik pada gambar ( copy org.object (F6) ) 4. Input shipping condition, loading group, plant, dan prshp ( shipping point proposal)

Gambar 4.55Tampilan Input Data Assign Shipping Points 5. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.56 Hasil Setting untuk Assign Shipping Points

192

4.2.1.22 Transport to Client 140-Finished Unit Tabel 4.22 Assign Shipping points Bagian

Fiished Unit

Aktivitas

Transport to Client 140

Deskripsi

Setelah melakukan penyettingan ulang pada client 120, maka data-data tersebut harus dipindahkan ke client 140.

Data Input

-

Pengaruh

Transport Request

Client 120 dan client 140 akan memiliki data yang konsisten.

User

BPA Staff

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan SCC1 2.M asukkan transport request

Gambar 4.57 Copy as per Tran sport Request-Finished Unit 3.Centang pada checkbox including request subtasks dan klik start immediately

193

Gambar 4.58 Checkbox including request subtasks-Finished unit 4. Akan muncul kotak dialog, lalu pilik yes.

Gambar 4.59 Copy Confirmation-Finished unit

194

4.2.2

Finance Finance merupakan bagian yang pasti selalu ada pada semua cabang. Berikut adalah langkah-langkah setting finance.Untuk melakukan setting ulang,pada client 120 harus dilakukan penghapusan dan kemudian dibuat kembali. Setelah itu dilakukan transport ke client 140.

4.2.2.1 Define Business Area Tabel 4.23 Define Business Area Bagian

Finance

Aktivitas

Define Business Area

Deskripsi

Business Area merupakan cabang yang berada pada tanggung jawab PT. Astra International

Tbk.

Business

Area

ditetapkan agar pelaporan tentang suatu cabang bisa dilakukan lebih terarah dan detil

per

cabang yang dibuka.M aka

diperlukan langkah ini. Data Input

Pengaruh

Setelah

Business Area Description melaksanakan

langkah-langkah

Define Business Area maka business area sudah terbentuk dan akan mewakili suatu cabang yang dibuka. Sehingga pelaporan, pemantauan, dan transaksi yang berfokus pada hal akuntansi sudah bisa dilakukan

195

User

BPA Staff

Perbaikan yang Dilakukan

T008,T160, dan T544

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Enterprise Structure Æ Definition Æ Financial AccountingÆ Define Business Area

Gambar 4.59 Path S pro untuk Define Business Area 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Select salah satu Business Area lalu pilih Copy As 4. Setelah itu ganti Business Area dan Description dengan yang seharusnya 5. Lalu klik save

.

196

Hasil Setting

Gambar 4.60 Hasil Setting untuk Define Business Area

4.2.2.2 Membuat Master data : Profit Center Tabel 4.24 Membuat Profit Center Bagian

Finance

Aktivitas

M embuat M aster Data : Profit Center

Deskripsi

Setiap cabang mempunyai profit center yang berbeda-beda macamnya.Adapun jenis profit center yang ada adalah: 1. 900-xx-xxx Profit center dengan angka 900 di depannya melambangkan profit center untuk divisi unit. 2. 910-xx-xxx Profit center dengan angka 910 di depannya melambangkan profit center untuk divisi service. 3. 930-xx-xxx

197

Profit center dengan angka 930 di depannya melambangkan profit center untuk divisi sparepart. Sedangkan 2 digit berikutnya akan diisi oleh angka yang mewakili suatu company code. Dalam hal ini pengkodean yang digunakan adalah sebagai berikut: a.

10 : untuk Honda Sales Office

b.

20 : untuk Toyota Sales Office

c.

30 : untuk Daihatsu Sales Office

d.

40: untk Isuzu Sales Office

e.

50: untuk UD Trucks Sales Office

f.

60: untuk BM W Sales Office

g.

70 :untuk Peugeot Sales Office

Untuk 3 digit terakhir akan diisi oleh urutan cabang yang telah ditetapkan. Data Input

Pengaruh

-

Profit Center Analysis Period Name Long Text Person Basic Data

Setelah

membuat

diperlukan

untuk

semua

profit

suatu

cabang,

center maka

yang alur

pendapatan dan keuntungan dari suatu cabang akan bisa diketahui secara lebih detil lagi.

198

User

BPA Staff


T001,T009,T052,T055,T058,T100,T102,T110,T118, T155, T156, T158,T214, T255, T600, T477, T566, T602.

Dalam pembuatan profit center bisa dilakukan dengan berbagai cara, antara lain: a. KE51 Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka AccountingÆControlling Æ Profit Center Accounting Æ Master DataÆ Profit Center Æ Individual Processing Æ Create

Gambar 4.61 SAP Easy Access Menu untuk Create Profit Center 2. Lalu akan muncul tampilan Create Profit Center

199

Gambar 4.62 Create Profit Center 3. Tekan enter 4. Isikan Name, Long Text, dan Basic data

Gambar 4.63 Create Profit Center-Tab Basic Data 4. Pindahkan tab ke arah company codes dan pastikan hanya Toyota SO yang tercentang

Gambar 4.64 Tab Company Codes-KE51 5. Setelah itu klik save

200

Hasil Setting

Gambar 4.65 Hasil Setting untuk Create Profit Center

b. KCH5N Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Ketikkan KCH5N 2. M aka akan muncul tampilan

Gambar 4.66 Standard Hierarchy for Profit Center Dalam menggunakan hierarki, harus mencari wilayah sales office yang sedang

201

dibuat profit center-nya. Contoh, TSO-Palembang Achmad Yani maka harus dicari dalam wilayah TSO- Sumatera. 3. Setelah itu, bisa membuat profit center dengan cara klik kanan pada tree 20-plb600.Isi basic data sesuai dengan ketentuan yang ada, dan tab company codes hanya untuk TSO saja

Gambar 4.67 Tab Company Codes-KCH5N

4. Lalu tekan tombol active 5. Dan klik save

Hasil Setting

Gambar 4.68 Hasil Setting untuk Create Profit Center-KCH5N

202

4.2.2.3 Membuat Master Data : Cost Center

Table 4.25 Membuat Cost Center Bagian

Finance

Aktivitas

M embuat M aster Data : Cost Center

Deskripsi

Setiap

cabang

mempunyai cost center

yang

berbeda-beda

macamnya.Adapun jenis cost center yang ada adalah: 1. 900-xx-xxx Cost center dengan angka 900 di depannya melambangkan cost center untuk divisi unit. 2. 910-xx-xxx Cost center dengan angka 910 di depannya melambangkan cost center untuk divisi service. 3. 915-xx-xxx Cost center dengan angka 910 di depannya melambangkan cost center untuk divisi service tetapi memiliki deskripsi service direct. 3. 930-xx-xxx Cost center dengan angka 930 di depannya melambangkan cost center untuk divisi sparepart. 4. 940-xx-xxx Cost center dengan angka 940 di depannya melambangkan cost center untuk divisi unit tetapi memiliki deskripsi untuk admin.

203

Sedangkan 2 digit berikutnya akan diisi oleh angka yang mewakili suatu Sales Office. Dalam hal ini pengkodean yang digunakan adalah sebagai berikut: a. 10 : untuk Honda Sales Office Adapun terkadang ditemukan format cost center dengan 1x,1y, 1z, 1a,1b,... Format seperti ini dimiliki oleh Honda Sales Office. b. 20 : untuk Toyota Sales Office c. 30 : untuk Daihatsu Sales Office d. 40: untk Isuzu Sales Office e. 50: untuk UD Trucks Sales Office f. 60: untuk BM W Sales Office g. 70 :untuk Peugeot Sales Office Untuk 3 digit terakhir akan diisi oleh urutan cabang yang telah ditetapkan Data Input

Pengaruh

-

Cost Center Analysis Period Name Long Text Person Basic Data

Setelah semua cost center terbentuk untuk suatu cabang maka lokasi timbulnya biaya dari suatu cabang akan lebih bisa diketahui dan nantinya akan berhubungan dengan masalah anggaran yang harus dialokasikan.

204

User

BPA Staff

Perbaikan

yang T003, T009, T052, T055, T058, T100, T205, T206, T207, T210,

Dilakukan

T211, T213, T214, T215, T251, T252, T253, T261, T262, T450, T451, T452, T453, T540, T542, T583, T600, T601,T602.

Dalam pembuatan cost center dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: a. KS01 Langkah-langkah yang harus dilakukan 1. Buka Accounting Æ Controlling Æ Profit Center Accounting Æ M aster Data Æ Profit Center Æ Individual Processing Æ Create

Gambar 4.69 SAP Easy Access Menu untuk Create Cost Center 2. M asukkan Controlling Area – AI01 3. Akan muncul tampilan seperti dibawah ini:

Gambar 4.70 Create Cost Center 4. Lalu tekan enter 5.Isikan deskripsi yang sesuai dengan cost center yang akan dibuat

205

Gambar 4.71 Cost Center-Basic Data 6. Setelah basic data sudah terisi, tahap selanjutya adalah save

Hasil Setting

Gambar 4.72 Hasil Setting untuk Create Cost Center-KS01

206

b. OKEON Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Ketikkan OKEON 2. M aka akan muncul tampilan

Gambar 4.73 Standard Hierarchy for Cost Center Dalam menggunakan hierarki, harus mencari wilayah sales office yang sedang dibuat cost center-nya. Contoh, TSO-Palembang Achmad Yani maka harus dicari dalam wilayah TSO- Sumatera. 3. Setelah itu, bisa membuat cost center dengan cara klik kanan pada tree 20-plb600.Isi basic data sesuai dengan ketentuan yang ada

Gambar 4.74 Tab Basic Data Cost Center-OKEON 4. Dan klik save

207

Hasil Setting

Gambar 4.75 Hasil Setting untuk Create Cost Center-OKEON

4.2.2.4 Membuat Master Data : Fund Center

Tabel 4.26 Membuat Fund Center Bagian

Finance

Aktivitas

M embuat M aster Data : Fund Center

Deskripsi

Pada PT. Astra International, Tbk pembuatan dan penamaan fund center akan sama seperti cost center yang ada pada suatu cabang tersebut. Fund center akan berhubungan dengan anggaran dan melaporkan penggunaan anggaran untuk suatu area tertentu, memantau pergerakkan dana .

Data Input

-

Fund Center

208

Pengaruh

FM Area Fiscal Area Name Long Text Basic Data Person Responsible

Setelah funds center telah terbuat dan sesuai dengan cost center yang ada, maka anggaran bisa dibuat untuk masing-masing funds center yang ada..

User

BPA Staff

Perbaikan

T002, T004, T003, T009, T052, T055, T058, T100, T205, T206, T207,

yang

T210, T211, T213, T214, T215, T251, T252, T253, T261, T262, T450,

Dilakukan

T451, T452, T453 , T456, T457, T458, T463, T540, T542, T583, T600, T601, T602

Langkah-langkah yang harus dilakukan 1. Buka Accounting ÆPublic Sector Management Æ Funds ManagementÆ Master Data Æ Funds Center Æ Individual Processing Æ Create

209

Gambar 4.76 SAP Easy Access Menu untuk Create Funds Center 2. Setelah itu isikan FM Area dengan AI01 dan isikan funds center dan fiscal year sesuai dengan permintaan yang ada

Gambar 4.77 FM Area-Funds Center 3. Isikan basic data sesuai dengan kebutuhan

210

Gambar 4.78 Tab Basic Data-Funds Center 4. Lalu klik save

211

Hasil Setting

Gambar 4.79 Hasil Setting untuk Create Funds Center

4.2.2.5 ZPYGHBK_RGGBS 200

Tabel 4.27 ZPYGHBK_RGGBS 200 Bagian

Finance

Aktivitas

M aintain cost center service dan part

Deskripsi

T-code SM 30 merupakan t-code untuk melakukan display,maintain

212

terhadap

table.

Biasanya

table

tersebut

merupakan

hasil

customizing dari PT.Astra International Tbk. Dimana penamaan table

biasanya

diawali

dengan

huruf

Z.

Untuk

table

ZPYGHBK_RGGBS200 akan memuat tentang cost center(910 dan 930) dan PO type berfungsi untuk menentukan pembebanan internal consumption.Internal consumption adalah pembelian yang dilakukan oleh distributor dan bukan end-customer. Selain itu hanya cabang live SAP dan memiliki part dan service yang akan dimasukkan ke dalam table ini.PO type 002 adalah memo for parts, 003 adalah memo for service. Data Input

Pengaruh

-

bussines area plant division cost center

Dengan melakukan mapping cost center maka mapping antara company code,business area, plant, division, PO type, cost center telah selesai dilakukan.Hanya plant yang memiliki service dan part yang akan di-mapping pada table ini.Selain itu juga akan membantu dalam pembebanan internal consumption.

User Perbaikan Dilakukan

BPA Staff yang T001, T004, T006, T009, T005, T012, T050, T052, T054, T059, T103, T111, T118, T155, T163, T213, T253, T459, T567, T602.

213

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan sm30 2. M asukkan nama table - ZPYGHBK_RGGBS200

Gambar 4.80 Table View ZPYGHBK_RGGBS200 3. Lalu klik Maintain 4. M aka akan muncul table seperti di bawah ini:

Gambar 4.81 Mapping of CO/BA to CCTR 5. Block salah satu baris yang ada lalu klik copy as 6. Ganti bussines area, plant, division dan cost center sesuai dengan yang diminta 7. Setelah itu klik save

dan pastikan customizing request benar

214

Hasil Setting

Gambar 4.82 Hasil Setting S M30- ZPYGHBK_RGGBS200

4.2.2.6 Transport to Client 140-Finance Tabel 4.28 Transport to 140-Finance Bagian

Finance

Aktivitas


Deskripsi


Data Input

Pengaruh

-

Transport Request


User

BPA Staff

215


Gambar 4.83 Copy as per Tran sport Request-Finance 3.Centang pada checkbox including request subtasks dan klik start immediately

Gambar 4.84 Checkbox including request subtasks-Finance 4. Akan muncul kotak dialog, lalu pilik Yes.

216

Gambar 4.85 Copy Confirmation-Finance

4.2.3

Spareparts Pengecekan pada bagian spareparts ini dilakukan pada client 120 dan client 140. Pada spareparts terdapat dua distribution channel yang dibagi atas Direct dan Indirect. Direct adalah suatu cabang yang langsung menjual material / spareparts kepada customer. M isalnya pada cabang Toyota terdapat penjualan unit mobil, service dan spareparts. Jika ada pelanggan yang datang lalu ingin mengecek kondisi kendaraannya dan ternyata harus melakukan penggantian suku cadang pada kendaraan, maka cabang tersebut bisa langsung menawarkan suku cadang yang dibutuhkan kepada pelanggan. Jika pelanggan setuju, maka cabang tersebut bisa langsung mengganti suku cadang ke kendaraan pelanggan. Kemudian pelanggan akan langsung membayar biaya jasa dan biaya suku cadang

217

ke bagian kasir. M aka distribution channel ini dinamakan direct. Distribution channel indirect adalah cabang / kantor pusat seperti Toyota Auto2000. Cabang ini biasanya menyalurkan material – material / spareparts ke dealer – dealer yang ada dan nanti dealer tersebut akan menjual spareparts kepada customer. Contohnya jika terdapat pelanggan yang ingin membeli spareparts kepada dealer Toyota. Jika dealer tersebut kekurangan stock akan spareparts tertentu maka dealer tersebut akan memesan kepada ToyotaAuto2000 atau plant T001. Kemudian, cabang tersebut akan memproses transaksi dan mengirimkan spareparts ke dealer tersebut. Jika spareparts sudah tiba maka pelanggan bisa membeli spareparts yang dibutuhkan. Berikut merupakan langkah – langkah perbaikan pada bagian spareparts :

4.2.3.1 Maintain Storage Location Tabel 4.x Maintain Storage Location Bagian

Spareparts

Aktivitas

Maintain Storage Location

Deskripsi

Storage location merupakan tempat untuk menaruh stock / barang – barang yang disimpan

bersamaan

di dalam plant.

Storage Location selalu dibuat untuk plant. Storage location mempunyai description tetapi tidak memiliki address. Data Input

- Description

218

Pengaruh

Material – Material yang ada akan terdaftar dan bisa dipakai di plant tersebut. Dan jika bagian sparepart membuat / mencreate satu material baru maka dimulai dari Sloc “1”

User

BPA Staff


T002, T112, T058, T452, T464, T701, T471, T470, T450, T566, T540, T453, T560, T600, T661

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Enterprise Structure Æ Definition Æ Materials Management Æ Maintain Storage Location

Gambar 4.86Path SPRO untuk Maintain Storage Location 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan)

219

Gambar 4.87 Maintain View Cluster 3. M asukkan Plant yang ingin di tampilkan ( copy org.object (F6) ) 4. Klik pada gambar 5. Gantilah Description yang ada dengan description yang diinginkan. 6. Dan Klik Save

Hasil Setting

Gambar 4.88Hasil Setting untuk Maintain Storage Location

220

4.2.3.2 Define,copy,delete, check shipping point Tabel 4.x Define, copy, delete check shipping point Bagian

Spareparts

Aktivitas

Define, copy, delete, check shipping point

Deskripsi

Shipping point di suatu perusahaan bisa di definisikan atau di diubah dengan data yang sudah ada. Jika menggunakan fungsi dari shipping point harus menjalankan : 1. Shipping tertinggi

point di

merupakan

dalam

level

pengiriman

/

shipping. 2. Shipping point bisa di alokasikan di beberapa plant yang berbeda. 3. Shipping point bisa di alokasi ke beberapa point. 4. Shipping point harus memiliki alamat. Data Input

- Description

Pengaruh

Jika shipping point telah di-define maka akan

mempermudah

dalam

alur

pengiriman barang melalui shipping point yang ada sehingga barang akan sampai di cabang dengan benar. User

BPA Staff

Pengecekan yang dilakukan

T002, T058, T050, T264, T701, T472, T459, T455, T261, T540, T560, T661

221

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Enterprise Structure Æ Definition Æ Logistic Execution Æ Define, copy, delete, check shipping point

Gambar 4.89Path SPRO untuk Define, copy, delete, check Shipping point 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan 3. Klik pada gambar ( copy org.object (F6) ) 4. Gantilah Description yang ada dengan description yang diinginkan. 5. M asukan inputan untuk men-copy shipping point yang diinginkan dan klik

Gambar 4.90 Copy Shipping Point

Setelah proses copy berhasil dilakukan maka shipping point yang ingin dibuat telah ter-create. Kemudian lakukan langkah - langkah berikut untuk mengganti description dari shipping point baru yang telah dibuat : 6. Klik define shipping point 7. Select shipping point yang diinginkan pada tampilan. 8. Isi bagian description sesuai yang diinginkan.

222

9. Dan Klik Save

Hasil Setting

Gambar 4.91 Hasil Setting untuk Define,copy,delete, check shipping point

4.2.3.3

Assign Standard Purchasing Organization to Plant Tabel 4.x Assign Standard Purchasing Organization to Plant

Bagian

Spareparts

Aktivitas

Assign Standard Purchasing Organization to Plant

Deskripsi

Pada langkah ini, jika terdapat beberapa purchasing organizations di plant – plant tertentu maka bisa di define pada salah satu purchasing organizations menjadi suatu standarisasi untuk transaksi alur pembelian / procurement,

consignment

dan

stock

transfer. Data Input

- Purchasing Organization

Pengaruh

M enstrandarisasikan dari semua Purchasing Organization yang ada pada plant – plant yang ada ke satu Purchasing Organization

223

saja. User

BPA Staff


T002, T052, T009, T250, T267

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Enterprise Structure Æ Assignment Æ Materials Management Æ Assign Standard Purchasing Organization to Plant

Gambar 4.92 Path SPRO untuk Assign Standard Purchasing Organization to Plant 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Pilih Plant, Porg ( Plant Organization ) dan Plant Description yang diinginkan. 4. Pilih 5. Kemudian input Plant Organizationnya (POrg) 6. Kemudian klik save

224

Hasil Setting

Gambar 4.93 Hasil Setting untuk Assign Standard Purchasing Organization to Plant

4.2.3.4 Define Authorization Group Tabel 4.x Define Authorization Group Bagian

Spareparts

Aktivitas

Define Authorization Group

Deskripsi

Authorization Group lebih menyederhanakan penyusunan konsep otorisasi dalam Funds Management

dengan

mengelompokkan

bersama untuk master records atau dengan release maintain transaction untuk user – user tertentu. Data Input

- Authorization Grouping Code

Pengaruh

M engelompokan user – user yang diberi hak akses untuk bisa melihat master record – master record yang sesuai. Pada contoh plant B207 yang dimana diberikan hak akses untuk

225

bisa melihat data – data master record yang berhubungan dengan BM W dan tidak bisa melihat ke plant – plant lain. User

BPA Staff


T009, T055, T209, T259, T566, T580, T600, T661

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Plant Maintenance and Customer Service Æ Work Clearance Management Æ Master Data Æ General Data Æ Define Authorization Groups

Gambar 4.94 Path SPRO untuk Define Authorization Groups 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Pilih dan block AuthorizGroup ( Authorization Group ) yang sesuai. 4. Pilih 5. Input AuthGroup Text yang diinginkan.

226

6. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.95 Hasil Setting untuk Assign Standard Purchasing Organization to Plant

4.2.3.5

SD Plant/Sales Off/Div (Business Area Determination) Tabel 4.x SD Plant/Sales Off/Div (Business Area Determination)

Bagian

Spareparts

Aktivitas

SD Plant/Sales Off/Div (Business Area Determination)

Deskripsi

Pengelompokkan untuk Plant, Division, dan Sales Office ke satu Business Area di modul

227

Finance.

Dan

nanti akan

berhubungan

dengan cost center dan profit center dimana cost center dan profit center berada di modul Controlling. Data Input

- Authorization Grouping Code

Pengaruh

M endaftarkan

dan

mengecek

di bagian

Spareparts pada business area sehingga bisa mempermudah dalam transaksi dan pelaporan ke bagian keuangan. User

BPA Staff


T003, T052, T153, T012, T158, T160, T250, T252, T267, T701, T472, T456, T459, T455, T660, T261, T700.

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra Customizing Æ New Branch Æ Finished Unit Æ Enhancement Tabel Æ SD Plant / Saless Off / Div ( Business Area Determination )

Gambar 4.96 Path SPRO untuk SD Plant / Saless Off / Div ( Business Area Determination 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan)

228

3. Pilih dan cari Plant, Division yang diinginkan. 4. Input Business Area. 5. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.97 Hasil Setting untuk SD Plant / Saless Off / Div ( Business Area Determination

4.2.3.6

Legacy Branch Code Tabel 4.x Legacy Branch Code

Bagian

Spareparts

Aktivitas

Legacy Branch Code

Deskripsi

Legacy Branch Code merupakan customizing yang dibuat dari PT Astra International yang digunakan untuk membuat / men-define plant menjadi sebuah nomor yang nanti bisa diambil untuk Purchasing Group.

Data Input

- Text

Pengaruh

Saat telah terdatar di sistem, Legacy Branch Code bisa digunakan dan membantu pada tahap Plant Code Reference. Seperti Contoh

229

TSO Kapuk yang penomoran merupakan OB dan nanti bisa diambil di Purchasing Group dan dipakai pada Plant Code Reference. User

BPA Staff


T009, T207, T052, T158, T205, T259, T260, T701, T262, T566, T660, T700, T477, T580, T660, T661

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra Customizing Æ New Branch Æ Spareparts Æ Enhancement Tabel Æ Legacy Branch Code

Gambar 4.98 Path SPRO untuk Legacy Branch Code 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Pilih dan cari Legacy yang diinginkan. 4. Pilih tombol ( Copy org.object (F6) ) 5. Input Legacy dan masukkan text / penjelasan dari kode legacy tersebut. 6. Kemudian klik save

230

Hasil Setting

Gambar 4.99 Hasil Setting untuk Legacy Branch Code

4.2.3.7

Leveling – Plant Code Reference Tabel 4.x Leveling – Plant Code Reference

Bagian

Spareparts

Aktivitas

Legacy Branch Code

Deskripsi

Untuk mengelompokkan dan mengarahkan plant – plant yang ada ke Plant yang baku baku. Seperti contoh Toyota plant yang baku adalah T002, T009 dan untuk cabang Depo sendiri adalah T454.

Data Input

- Live/ Non Live - Part Departement

Pengaruh

Pada saat pembuatan plant – plant baru maka tidak perlu untuk men-define dari awal karena pengaturan untuk semua cabang sama

231

sesuai dengan plant referencenya sehingga cukup untuk copy dari plant yang sudah baku maka plant yang baru telah tersimpan di Sistem. Seperti contoh pada T055 yang dimana pembuatan nya itu mengacu pada T009. User

BPA Staff


T111, T207, T052, T153, T102, T012, T009, T158, T160, T205, T250, T251, T267, T661

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Buka menu path IMG Æ Astra Customizing Æ New Branch Æ Spareparts Æ Enhancement Tabel Æ Leveling - Plant Reference for Leveling

Gambar 4.100 Path SPRO untuk Levelling – Plant Reference For leveling 2. Klik pada gambar (jangan klik ganda pada tulisan) 3. Pilih dan cari Plant dan Plant Referrence yang diinginkan 4. Pilih tombol ( Copy org.object (F6) ) 5. Input Plant yang ditentukan. 6. Kemudian klik save

232

Hasil Customizing

Gambar 4.101 Plant Reference for Levelling

4.2.3.8

S M30 - Tabel ZPYGHBK_RGGBS200 Tabel 4.x SM 30

Bagian

Spareparts

Aktivitas

SM 30

Deskripsi

SM 30

merupakan

Enhanched

Table

Maintenance yang memiliki fungsi tambahan yang dimana tabel tersebut di customize sesuai dengan kebutuhan. Di PT Astra International Tbk pada bagian Spareparts menggunakan Tabel

ZPYGHBK_RGGBS200

ZPYGSDT_BA_View Data Input

- Cost Center - Business Area

dan

233

Pengaruh

Pengaruh pada tahap ini : a Untuk Tabel ZPYGHBK_RGGBS_200 untuk mengelompokkan

/

mapping

antara

Company Code, Plant, Division ke suatu Cost Center untuk pembebanan beban / biaya transaksi. Pada contoh gambar Plant : T002

untuk

division

:02

maka

cost

centernya adalah 930 – 20 – 000 User

BPA Staff


T004, T058, T155, T211, T153, T012, T259, T477

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Pada Kolom T-code, ketik sm30, dan masukkan nama tabel ZPYGHBK_RGGBS200

Gambar 4.102 Maintain Tabel ZPYGHBK_RGGBS 200 2. Klik pada Maintain

234

3. 4. 5. 6.

Pilih dan cari Company Code, Business Area, Plant dan Division yang diinginkan. Pilih gambar ( Copy Org.Object (F6)). M asukkan cost center yang ditentukan. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.103 Setting untuk Tabel ZPYGHBK_RGGBS200

4.2.3.9

SNRO - Table ZPYG_PCLPC Tabel 4.x SNRO

Bagian

Spareparts

Aktivitas

SNRO – ZPYG_PCLPC

Deskripsi

Pada Tahap ini, untuk maintain table SNRO hanya bisa dilakukan pada user client 300 yaitu Production yang dimana memiliki hak akses secara langsung untuk dapat me-maintain dan melakukan tahap ini. Di tahap ini, hanya diberikan number range untuk pembuatan laporan yang dimana setiap laporan memiliki

235

number range yang berbeda – beda untuk mengidentifikasi laporan tersebut. Pada tahap ini digunakan untuk laporan Part Claim Data Input

- Number - FromNumber - ToNumber

Pengaruh

Untuk penomoran setiap laporan yang dibuat per bulan pada setiap tahunnya.

User

BPA Staff

Perbaikkan yang dilakukan

T002, T111, T012, T209, T160, T259, T267, T264, T452, T464, T450, T477

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Pada Kolom T-code, ketik SNRO, dan masukkan nama table ZPYG_PCLPC

Gambar 4.104 Maintain Table ZPYG_PCLPC

236

2. Klik pada Interval 3. Klik Number Ranges 4. M asukkan Plant yang diinginkan.

Gambar 4.105 Input Plant Table 5. Pilih gambar 6. Lalu, pilih 7. M aka akan muncul tampilan

Gambar 4.106 Insert Interval 8. M asukkan No, From Number, To Number dan Current Number sesuai yang ditentukan. 9. Kemudian klik

lalu klik

237

Hasil Setting

Gambar 4.107 Setting untuk SNRO - Table ZPYG_PCLPC

4.2.3.10 SNRO - Table ZPYG_PCLMC Tabel 4.x SNRO Bagian

Spareparts

Aktivitas

SNRO – ZPYG_PCLM C

Deskripsi

Pada Tahap ini, untuk maintain table SNRO hanya bisa dilakukan pada user client 300 yaitu Production yang dimana memiliki hak akses secara langsung untuk dapat me-maintain dan melakukan tahap ini. Di tahap ini, hanya diberikan number range untuk pembuatan

238

laporan yang dimana setiap laporan memiliki number range yang berbeda – beda untuk mengidentifikasi laporan tersebut. Pada tahap ini digunakan untuk laporan Memo Claim. Data Input


Pengaruh


User

BPA Staff


T002, T058, T111, T153, T012, T102, T209, T259, T267, T452

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Pada Kolom T-code, ketik SNRO, dan masukkan nama table ZPYG_PCLMC

Gambar 4.108 Maintain Table ZPYG_PCLMC 2. Klik pada Interval

239

3. Klik Number Ranges 4. M asukkan Plant yang diinginkan.



lalu klik

240

Hasil Setting

Gambar 4.111 Setting untuk SNRO - Table ZPYG_PCLMC

4.2.3.11 SNRO - Table ZPYG_PCLSP Tabel 4.x SNRO – Table ZPYG_PCLSP Bagian

Spareparts

Aktivitas

SNRO – ZPYG_PCLSP

Deskripsi

Pada Tahap ini, untuk maintain table SNRO hanya bisa dilakukan pada user client 300 yaitu Production yang dimana memiliki hak akses secara langsung untuk dapat me-maintain dan melakukan tahap ini. Di tahap ini, hanya

241

diberikan number range untuk pembuatan laporan yang dimana setiap laporan memiliki number range yang berbeda – beda untuk mengidentifikasi laporan tersebut. Pada tahap ini digunakan untuk laporan SPPB . Data Input


Pengaruh


User

BPA Staff


T002, T058, T111, T153, T012, T102, T209, T259, T267, T452

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1.

Pada Kolom T-code, ketik SNRO, dan masukkan nama table ZPYG_PCLSP

Gambar 4.112 Maintain Table ZPYG_PCLSP

242

2. Klik pada Interval 3. Klik Number Ranges 4. M asukkan Plant yang diinginkan.



lalu klik

243

Hasil Setting

Gambar 4.115 Setting untuk SNRO - Table ZPYG_PCLSP

4.2.3.12 SNRO - Table ZPYG_PCLNT Tabel 4.x SNRO – Table ZPYG_PCLNT Bagian

Spareparts

Aktivitas

SNRO – ZPYG_PCLNT

Deskripsi


244

laporan yang dimana setiap laporan memiliki number range yang berbeda – beda untuk mengidentifikasi laporan tersebut. Pada tahap ini digunakan untuk laporan Nota Retur . Data Input


Pengaruh


User

BPA Staff


T002, T110, T058, T155, T207, T211, T052, T153, T012, T156, T209, T160, T205, T250, T267, T472, T456.

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Pada Kolom T-code, ketik SNRO, dan masukkan nama table ZPYG_PCLNT

Gambar 4.116 Maintain Table ZPYG_PCLNT 2. Klik pada Interval

245

3. Klik Number Ranges 4. M asukkan Plant yang diinginkan.



lalu klik

246

Hasil Setting

Gambar 4.119 Setting untuk SNRO - Table ZPYG_PCLNT

4.2.3.13

Table ZPYG_PCLPB Tabel 4.x SNRO – Table ZPYG_PCLNT

Bagian

Spareparts

Aktivitas

SNRO – ZPYG_PCLNT

Deskripsi


247

laporan yang dimana setiap laporan memiliki number range yang berbeda – beda untuk mengidentifikasi laporan tersebut. Pada tahap ini digunakan untuk laporan PBC . Data Input


Pengaruh


User

BPA Staff


T002, T058, T155, T111, T207, T211, T052, T153, T102, T156, T055, T160, T205, T267

Langkah – Langkah yang harus dilakukan 1. Pada Kolom T-code, ketik SNRO, dan masukkan nama table ZPYG_PCLPB

Gambar 4.120 Maintain Table ZPYG_PCLPB 2. Klik pada Interval 3. Klik Number Ranges

248

4. M asukkan Plant yang diinginkan.



lalu klik

249

Hasil Setting

Gambar 4.123 Setting untuk SNRO - Table ZPYG_PCLPB

4.2.3.14 Transport Client 120 to Client 140 - Spareparts Tabel 4.x Transport to Client 140 - Spareparts Bagian Spareparts Aktivitas


Deskripsi


Data Input

Pengaruh

-

Transport Request


250

User

BPA Staff


Gambar 4.124 Copy as per Tran sport Request-Spareparts 3.Centang pada checkbox including request subtasks dan klik start immediately 4. Akan muncul kotak dialog, lalu pilik OK.

Gambar 4.125 Copy Confirmation-Spareparts 5. Jika muncul tampilan diatas, tekan yes maka data dari client 120 akan di transport ke client 140.

251

4.2.4 Service Service memiliki beberapa jenis pelayanan yang bisa diberikan dari suatu cabang. Jenis-jenis service yang ada adalah: 1.

Body-Painted M erupakan cabang hanya dipersiapkan untuk body repair saja seperti proses pengecatan ulang. M isalnya, mobil yang baru saja mengalami kecelakaan dan mengakibatkan body mobil rusak. M aka cabang body-painted yang akan membetulkannya. Pekerjaan di cabang ini dibagi menjadi bagian dempul, cat, dan polish.

2.

Regular Service M erupakan cabang yang dipersiapkan hanya untuk melayani service mesin saja, misalnya service untuk 10.000 km.

3.

Body- Painted and Regular Service M erupakan cabang yang menyediakan jasa service secara lengkap. Cabang tersebut bisa melakukan service mesin maupun pembetulan body kendaraan.

4.

Live Contract M erupakan

cabang yang menerima kontrak service dari

pelanggannya. Pelanggan bisa membuat perjanjian dengan spesifikasi dan jangka waktu tertentu untuk memakai jasa service pada cabang tersebut.

252

Setiap jenis service nantinya akan mempunyai beberapa setting yang berbeda, walaupun sebagian besar akan sama satu sama lain. Selain itu tidak semua cabang akan memiliki service sebagai divisinya. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam setting yang berhubungan dengan service. Untuk melakukan setting ulang,pada client 120 harus dilakukan penghapusan dan kemudian dibuat kembali. Setelah itu dilakukan transport ke client 140. 4.2.4.1 Define,copy,delete,check Plant Tabel 4.x Define,copy,check Plant Bagian

Service

Aktivitas

Define,copy,delete,check plant

Deskripsi

Langkah bertujuan

ini merupakan untuk

langkah

membuat

yang

plant yang

baru. Plant ini hanya dapat di-assign pada satu company code saja. Pada PT. Astra International plant dilambangkan sebagai kantor cabang yang dimiliki oleh Toyota, Honda, Daihatsu, BM W, Isuzu, Peugeot, dan UD Truck Data Input

Pengaruh

-

Plant Name Plant Address

Setelah melakukan langkah - langkah Define,Copy,Delete,Check Plant tersebut maka plant yang ingin dibuat sudah terbuat pada sistem SAP untuk kemudian dapat digunakan dalam transaksi service yang

253

ada. User

BPA Staff


T009 ,T050, T058, T701

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Spro ÆSAP Reference IMG Æ Enterprise StructureÆ DefinitionÆLogistics General Æ Define, copy, delete, check plant

Gambar 4.126 Path Spro Define Plant-Service 2. Klik pada gambar 3. Akan muncul beberapa alternatif pilihan,dan pilih 4. M asukan inputan untuk men-copy plant yang diinginkan dan klik

Gambar 4.127 Copy Plant-Service

254

Setelah proses copy berhasil dilakukan maka plant yang ingin dibuat telah ter-create. Kemudian lakukan langkah - langkah berikut untuk mengganti alamat dari plant baru yang telah dibuat : 5. Kembali ke layar sebelumnya dan klik untuk mencari plant yang telah dibuat

6. Pilih

7. Select plant yang diinginkan pada tampilan dan klik 8. Ganti alamat yang ada dengan alamat yang benar dan dan klik 9. Kemudian klik save

Hasil Setting

Gambar 4.128 Hasil Setting untuk Create Plant-Service

4.2.4.2 OX 18 – Assign Plant to Company Code Tabel 4.x Assign Plant to Company Code Bagian

Service

Aktivitas

Assign Plant to Copmany Code

255

Deskripsi

Langkah ini digunakan untuk assign plant to company code. Jadi plant yang telah ditetapkan akan di-assign/dijodohkan ke dalam

company

code

yang

tertentu.

Company code yang berlaku pada PT. Astra International Tbk adalah: 1.

Toyota SO

2.

Honda SO

3.

Isuzu SO

4.

Daihatsu SO

5.

UD Trucks SO

6.

BWM SO

7. Data Input Pengaruh

Peugeot SO -

Pilih Plant

Setelah melakukan allocation plants to company code, maka setiap plant yang ada sudah

dimasukkan

ke

dalam

suatu

company code tertentu yang bertanggung jawab.M isalnya, T008 akan berada pada company code Toyota-002 User

BPA Staff


T012, T053, T008, T100, T212, T450, T661, T707

256

Langkah – Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ox18

Gambar 4.129 T-Code OX18 2. M aka akan muncul tampilan

Gambar 4.130 Allocation of Plants -> Company Code 3. Posisikan kursor pada Company Code yang sesuai 4. Pilih Assign 5. M aka akan muncul window baru seperti di bawah ini:

Gambar 4.131 Pilihan Plants ->Company Code 6. Centang pada plant yang dinginkan , klik 7.Lalu klik save

257

Hasil Setting

Gambar 4.132 Hasil Setting untuk Allocation Plants ->Company Code

4.2.4.3 Maintain Sales Office Tabel 4.x Maintain Sales Office Bagian

Service

Aktivitas

Maintain Sales Office

Deskripsi

Sales office dapat dilihat sebagai kantor yang aktual atau dapat sebagai region atau wilayah. Sales office dapat di-assign ke beberapa sales area. Jika sales order dibuat untuk suatu sales office dalam suatu

258

wilayah sales area tertentu, sales office tersebut harus diizinkan oleh sales area yang ada. Langkah ini bertujuan untuk menentukan sales office

yang di-assign

pada sales area yang terdapat pada masing - masing company code yang dimiliki oleh PT Astra International. Data Input

Pengaruh

-

Description Address

Setelah langkah maintain sales office dilakukan maka sudah terdapat sales office yang digunakan untuk tempat dimana kegiatan

penjualan

berlangsung

pada

masing - masing company code yang dimiliki oleh PT Astra International. Penamaan sales office disamakan dengan penamaan

plant

yang

telah

dibuat

sebelumnya. User

BPA Staff


T004, T100, T008, T566

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path spro Æ SAP Reference IMGÆ Enterprise Structure Æ Definition Æ Sales and DistributionÆ Maintain Sales Office

259

Gambar 4.133 Menu Path Maintain Sales Office-Service 2. Klik pada gambar 3. Pilih

(jangan klik ganda pada tulisan) untuk mencari plant yang dijadikan acuan untuk membuat sales

office yang baru 4. Select plant yang diinginkan pada tampilan dan kemudian klik pada gambar 5. Input Sales Office dan description dengan data yang sudah ditentukan. 6. Select Plant kembali dan kemudian klik office 7. Kemudian klik save

(Address) untuk mengganti alamat dari sales

260

Hasil Setting

Gambar 4.134 Hasil Setting untuk Maintain Sales Office-Service

4.2.4.4 Assign Sales Group to Sales Office Tabel 4.x Assign Sales Group to Sales Office Bagian

Service

Aktivitas

Assign Sales Group to Sales Office

Deskripsi

Dalam langkah ini akan menggunakan TCode OVXJ, dan akan berisi sales group

261

yang berada pada suatu sales office pada suatu company code tertentu. Sales group yang ada pada service adalah regular service dan body repair. Karyawan dari sebuah sales office dapat di-assign ke sales group yang sudah dibuat untuk setiap divisi atau distribution channel . Sales Group di-assign ke Sales office Data Input

Pengaruh

-

Sales Group

Setelah dilakukan assign sales group maka suatu sales office akan terlihat jelas layanan

service apa saja yang bisa

dilakukan, seperti Regular Service, Body Repair, atapun bisa melakukan keduanya. User

BPA Staff


T003, T009, T012, T003

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1.ketikkan OVXJ ataupun membuka menu path SPRO Æ SAP Reference IMGÆ Enterprise StructureÆ AssignmentÆ Sales And DistributionÆ Assign Sales Office to Sales Area

262

Gambar 4.135 Menu Path Assign Sales Group to Sales Office 2. Tempatkan kursor pada bagian Sales Office yang ingin di-maintain 3. Klik Assign 4. M aka akan muncul pilihan sales group yang bisa dipilih 5. Setelah itu klik tanda centang 6.Lalu klik save

263

Hasil Setting

Gambar 4.136 Hasil Setting untuk Assign Sales Group to Sales Office

4.2.4.5 Assign Sales Office to Sales Area

Tabel 4.x Assign Sales Office to Sales Area Bagian

Service

Aktivitas

Assign Sales Office to Sales Area

Deskripsi

Pada langkah ini akan dilakukan assign sales

office

tertentu.Sales gabungan

kepada

sales

area

area sendiri merupakan

dari

sales

organization,

264

distribution channel, dan division. Selain itu, dalam langkah ini akan melakukan assign hanya khusus untuk division service saja. Karena untuk divisi yang lain akan dilakukan oleh bagian yang lain. Untuk melakukan assign sales office to sales area akan menggunakan t-code OVXM .Setiap sales office yang ada dapat dimiliki oleh beberapa sales area yang berbeda. Data Input

-

Pengaruh

Pilih Sales Office

Setelah melakukan langkah ini maka sales office yang memiliki division service(03) telah berhasil di-assign kepada sales area tertentu.Sedangkan

untuk

Sales

organization adalah Astra International. User

BPA Staff


T011, T103, T156, T211, T252, T580, T661, T061, T562

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan OVXM 2. Selanjutnya akan muncul tampilan, seperti di bawah ini:

265

Gambar 4.137 Maintain Sales Office Æ Sales Area 3. Posisikan kursor pada sales area yang dituju, lalu klik assign 4. M aka akan muncul tampilan window baru

Gambar 4.138 Pilihan Sales Offices Æ Sales Area 5. Berikan tanda centang untuk sales office yang diinginkan ,lalu klik 6. Lalu klik save

266

Hasil Setting

Gambar 4.139 Hasil Setting Sales Offices Æ Sales Area

4.2.4.6 Define Maintenance Planner Groups Tabel 4.x Assign Maintenance Planning Plant to Maintenance Plant Bagian

Service

Aktivitas

Assign Maintenance Planning Plant to Maintenance Plant

Deskripsi

Setelah melakukan assign planning plant yang ada , maka langkah ini akan melakukan planner planning

assign

group

untuk maintenance

untuk

plant.Planner

bertanggung perencanaan

jawab dan

masing-masing group

untuk

disini

melakukan pemprosesan

267

maintenance task pada plant tertentu. Data Input

Pengaruh

-

Planning Plant PG Name Telephone

Setiap planning plant telah memiliki maintenance planner group yang akan bertanggung

jawab

untuk

melakukan

perencanaan maintenance task. User

BPA Staff


T003, T102, T103, T580, T662, T262, T055, T111, T112, T209, T210

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Buka menu path Spro Æ SAP Reference IMG Æ Plant Maintenance and Customer ServiceÆ Maintenance Plans, Work Centers, Task Lists and PRTs Æ Basic SettingsÆ Define Maintenance Planner Groups

268

Gambar 4.140 Menu Path Define Maintenance Planner Groups 2. Akan muncul tampilan seperti

Gambar 4.141 Maintenance Planner Groups 3. Block salah satu baris dan pilih copy as 4. Ganti data sesuai dengan yang diminta 5. Setelah itu save (ctrl+s)

269

Hasil Setting

Gambar 4.142 Hasil Setting Maintenance Planner Groups

4.2.4.7 Assign Order Types to Maintenance Plant Tabel 4.x Assign Order Types to Maintenance Plant Bagian

Service

Aktivitas

Assign Order Types to Maintenance Plant

Deskripsi

Setiap planning plant yang ada akan ditetapkan tipe order yang bisa dilakukan. Tipe order yang ada adalah: SM 01: Service Order – with Service Contract SM 02: Service Order – non Service Contract

Data Input

Pengaruh

-

PlPl Type

Dengan melakukan customizing ini maka

270

order yang dibuat pada suatu planning plant, akan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.M isalnya bila suatu planning plant tidak bisa melayani contract service. M aka order tidak akan mungkin bisa dilakukan yang diberikan maintenance plant. User

BPA Staff


T009, T055, T153, T156, T158, T160, T21, T252, T257, T262, T452, T453, T700

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan OIOD Gambar 4.143 T-Code OIOD 2. Akan muncul menu change view “Valid Order Types by Planning Plant” 3. Block salah satu baris yang ada

Gambar 4.144 Valid Order Types by Planning Plant 4. pilih copy as 5. Ganti data sesuai dengan yang diminta

271

6. Setelah itu save (ctrl+s)

Hasil Setting

Gambar 4.145 Hasil Setting Order Types

4.2.4.8

Business Area Determination

Tabel 4.x Business Area Determination Bagian

Service

Aktivitas

Business Area Determination

Deskripsi

Setiap plant yang ada akan di-assign kepada business area yang bersangkutan dan divison yang ada. Penamaan division adalah 01: Finished Units, 02: Spareparts, 03: Service.Dalam hal ini, setiap business area

bisa

memiliki

banyak

division

sehingga diperlukan assign yang berulang, tetapi dengan hanya mengganti division saja.Assign business area akan dilakukan pada table hasil customizing PT.Astra International Tbk. Data Input

-

Business Area

272

Pengaruh

Maintain

business

area telah

selesai

dilakukan, terutama untuk division service dan plant yang memang melayani service di proses bisnisnya.Proses transaksi yang akan berkaitan dengan akuntasi akan bisa dilakukan dengan baik, seperti pada saat pembuatan billing. User

BPA Staff


T002, T004, T003, T058, T110, T207, T562, T260

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan SM 30 2. M asukkan nama table ZPYGSDT_BA_VIEW 3. Pilih maintain 4. M aka akan muncul tampilan

Gambar 4.146 Bu siness Area Determination 5. Lalu block salah satu baris yang ada, dan klik copy as 6. Ganti data sesuai dengan yang diminta 7. Simpan data yang baru

273

Hasil Setting

Gambar 4.147 Hasil Setting Business Area Determination

4.2.4.9 Assign Number Range for Nota Barang-Nota Jasa

Tabel 4.x Assign Number Range for Nota Barang-Nota Jasa Bagian

Service

Aktivitas

Assign Number Range for Nota BarangNota Jasa

Deskripsi

Bagian

ini

merupakan

table

hasil

customizing PT. Astra International Tbk. Berfungsi sebagai memberikan

urutan

untuk Nota barang-jasa. Data Input

Pengaruh

-

Sales Office NR int as

Number range dari nota barang-jasa telah menggambarkan plant tertentu. Dengan melihat nomor nota maka sudah bisa

274

diketahui plant mana yang mengeluarkan nota tersebut.Item category zrin untuk jasa, sedangkan na untuk material. User

BPA Staff


T012, T009, T100

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan SM 30 2. M asukkan nama table ZPYGLDT_NUM RANGE 3. Pilih maintain 4. M aka akan muncul tampilan

Gambar 4.148 Number Range for Logistic 5. Lalu block salah satu baris yang ada, dan klik copy as 6. Ganti data sesuai dengan yang diminta 7. Simpan data yang baru

275

Hasil Setting

Gambar 4.149 Hasil Setting Number Range for Logistic

4.2.4.10

Assign number for PKB(Perintah Kerja Bengkel)

Tabel 4.x Assign Number Range for PKB Bagian Service Aktivitas Deskripsi

Assign Number Range for PKB Bagian

ini

merupakan

table

hasil

customizing PT. Astra International Tbk. Berfungsi sebagai menentukan number range PKB dari suatu cabang. PKB adalah

276

Perintah Kerja Bengkel. Data Input

-

Pengaruh

Plant NR int as

Number

range

dari

PKB

telah

menggambarkan plant tertentu. Dengan melihat nomor PKB maka sudah bisa diketahui plant mana yang mengeluarkan perintah tersebut. User

BPA Staff


T012, T050, T052, T103, T110, T111, T600, T660, T566, T580, T605, T707

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan SM 30 2. M asukkan nama table ZPYGLDT_PKBRANGE 3. Pilih maintain 4. M aka akan muncul tampilan

Gambar 4.150 Number Range for PKB 5. Lalu block salah satu baris yang ada, dan klik copy as 6. Ganti data sesuai dengan yang diminta

277

7. Simpan data yang baru

Hasil Setting

Gambar 4.151 Hasil Setting Number Range for PKB

4.2.4.11 Transport to Client 140-Service Tabel 4.x Transport to Client 140-Service Bagian

Service

Aktivitas


Deskripsi


Data Input

Pengaruh

-

Transport Request


User

BPA Staff

278


Gambar 4.152 Copy as per Tran sport Request-Service 3.Centang pada checkbox including request subtasks dan klik start immediately

Gambar 4.153 Checkbox including request subtasks-Service 4. Akan muncul kotak dialog, lalu pilik OK.

279

Gambar 4.154 Copy Confirmation-Service

286

4.3

Testing Transaksi Langkah testing bertujuan untuk memastikan apakah proses transaksi yang ada pada kantor cabang dapat berjalan dengan baik. Berikut ini adalah tahapan - tahapan testing yang dilakukan pada bagian Finished Unit, Finance, Spareparts, dan Service. Testing yang dilakukan adalah user acceptance test (UAT) untuk memastikan bahwa kegiatan transaksi dapat dilakukan.

4.3.1

Finished Unit Berikut ini merupakan langkah - langkah testing transaksi dilakukan pada bagian finished unit.

Gambar 4.155 Langkah - Langkah Transaksi pada Finished Unit

287

Gambar diatas merupakan gambar T - Code

yang digunakan untuk

melakukan testing pada client 140 untuk melakukan pembuatan Quotation(SPK), Sales Order Issue Queue Number to Sales Order, Central Stock Allocation, Outbound Delivery, Create Police Invoice, dan pembuatan Billing dengan menggunakan sistem SAP. Setelah dilakukan setting pada client 120 maka akan dilakukan testing pada client 140 untuk memastikan bahwa setting sudah benar dan dapat dijalankan dengan sempurna. 4.3.1.1 Create Customer Master Tabel 4.54 UAT Create Customer Master Scope

UAT ( User Acceptance Test)

Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Create Customer Master

Deskripsi

Create Customer Master digunakan untuk membuat data customer di sistem apabila customer

tersebut

belum pernah

ada

datanya dan kemudian akan menghasilkan nomor customer

yang dipakai untuk

membuat Quotation(SPK). Trigger Data Input

Customer membeli kendaraan -

Dokumen Referensi

Data customer (nama, alamat, no telpon Data pendukung customer master -

288

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Customer Master berhasil dibuat

Actual Result

Data customer tersimpan dan dihasilkan nomer customer

Pass / Fail

‐

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik XD01 -> Tekan enter, kemudian akan muncul layar sebagai berikut :

Gambar 4.156 Tampilan Create Customer Master Setelah muncul tampilan seperti gambar diatas kemudian isi textbox yang ada dengan isian sebagai berikut :

289

‐ ‐

Account Group : Astra 3rd Pty Domestic Company Code : Isi salah satu dari Company Code yang ada : o 0001 - Astra Intrl Head Office o 0002 - Astra Intrl Toyota SO o 0003 - Astra Intrl Daihatsu SO o 0004 - Astra Intrl Isuzu SO o 0172 - Astra Intrl UD Trucks SO o 0173 - Astra Intrl BM W sales o 0174 - Astra Intrl Peugeot sales Option isian company code dapat dilihat dengan menekan tombol F4 untuk melakukan search isian yang telah disediakan dalam sistem.

‐

Sales Organization : Isi salah satu dari Sales Organization yang tersedia : o 0001 - Astra Intrl Head Office o 0002 - Astra Intrl Toyota SO o 0003 - Astra Intrl Daihatsu SO o 0004 - Astra Intrl Isuzu SO o 0172 - Astra Intrl UD Trucks SO o 0173 - Astra Intrl BM W sales o 0174 - Astra Intrl Peugeot sales Option isian Sales organization dapat dilihat dengan menekan tombol F4 untuk melakukan search isian yang telah disediakan dalam sistem.

‐ ‐

Distribution Channel : 02 - Direct End Customer Division : 01 - Finished Unit

Setelah itu klik execute atau dengan menekan tombol enter. Setelah tombol enter akan masuk ke layar penginputan data - data dari customer untuk di input ke dalam sistem. General Data A. Tab Address

290

Gambar 4.157 Tampilan Create Customer Master General Data Setelah muncul tampilan diatas pastikan berada pada tab Address. Kemudian isi tampilan dengan data sebagai berikut : ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Title

: Mr,Mrs, Company ( pilihan dapat dipilih dengan mengklik combobox maka akan muncul pilihan yang ada) Name : Isi dengan nama customer Search Term : Isi kata kunci untuk mencari customer tersebut. M isalnya : ABT Street / House Number : Isi alamat dan nomer rumah Postal / City : Isi dengan kode pos / Nama kota Country : ID (Untuk memiliih id country dapat dilakukan dengan menklik bulatan atau dengan menggunakan tombol F4.) Region : 01 - DKI Jakarta Untuk memiliih region dapat dilakukan dengan menklik bulatan atau dengan menggunakan tombol f4

Setelah mengisi data - data di atas scroll layar ke bawah untuk mengisi nomer telpon dari pelanggan.

291

Gambar 4.158 Tampilan Create Customer Master General Data Telephone Number Setelah melakukan scroll kebawah maka akan ada tampilan untuk menginput nomer telpon dari customer. Klik icon panah kuning di samping textbox Extension, kemudian akan muncul tampilan Maintain Telephone Number Seperti Diatas. Setelah itu masukkan nomer telpon dari customer. Nomer Telpon harus terdiri dari 3 jenis R (Rumah), H (Handphone), K (Kantor). Setelah itu klik tanda centang. B. Tab Control Data Setelah melakukan pengisian pada tab address kemudian lakukan pengisian pada tab control data.

292

Gambar 4.159 Tampilan Create Customer Master tab Control Data Isi tampilan dengan data sebagai berikut : ‐ ‐

Industry VAT reg no

: 12 - 3rd pty - Domestic Others : Isi dengan nomer NPWP ( kalau tidak ada diisi dengan angka 0)

C. Tab Contact Person Setelah melakukan pengisian pada tab control data, lakukan pengisian pada tab item dengan cara mengklik tab Contact Person. Tab ini hanya diisi apabila memerlukan nama contact person misalnya untuk PT.(nama purchasing). Company Code Data Setelah melakukan pengisian pada General data, kemudian harus dilanjutkan dengan pengisian pada Company Code Data. Tampilan ini dapat diakses dengan menklik button Company Code Data pada tampilan layar atas. A. Tab Account Management

293

Gambar 4.160 Tampilan Create Customer Master Company Code Data Setelah menklik button Company Code Data, maka akan muncul tampilan seperti gambar diatas pada tab Account Management. Isi field - field pada tab ini dengan data sebagai berikut : ‐ ‐ ‐

Rec. Account : 1080102000 - AR Trade New Unit 3rd Party (pilihan dapat diakses dengan mengklik bulatan atau tombol F4) Sort Key : 013 - Reference (Header) (pilihan dapat diakses dengan mengklik bulatan atau tombol F4) Cash Mngmnt Group : A06 - AR Other AR Third party dom.other

Setelah melakukan pengisian, pindah ke tab Payment Transaction. B. Tab Payment Transaction Setelah mengklik tab payment transaction maka akan muncul tampilan seperti berikut

294

Gambar 4.161 Tampilan Create Customer Master Company Code Data tab Payment Transaction Isi field - field yang terdapat pada tab Payment Transaction dengan data sebagai berikut : ‐ ‐

Terms of Payment F4) Payment Method

: Z010 (pilihan dapat dipilih dengan mengklik bulatan atau : Klik bulatan, kemudian akan muncul tampilan pilihan lalu tanda checklist di setiap kotak untuk : C - Check, E - Cash Payment, T - Bank Transfer.

Setelah melakukan pengisian, pindah ke Tab Correspondence C. Tab Correspondence Setelah mengklik tab Correspondence akan muncul tampilan sebagai berikut

295

Gambar 4.162 Tampilan Create Customer Master Company Code Data tab Correspondence Pada tab Correnspondence ini hanya isi bagian payment notices to (bagian paling bawah) dengan memberikan tanda checklist pada Customer (with Cl), Sales, Accounting, Legal Department. Setelah melakukan pengisian pada seluruh tab yang ada kemudian klik button sales area data pada tampilan di atas untuk pindah ke bagian Sales Area Data. S ales Area Data Langkah selanjutnya setelah pengisian Company Code Data adalah pengisian Sales Area Data yang dapat diakses di tampilan bagian atas. A. Tab Sales

296

Gambar 4.163 Tampilan Create Customer Master Sales Area Data tab Sales Pada bagian Sales Area Data maka akan muncul tampilan seperti gambar di atas. Setelah itu isi Field - Field yang ada pada tab Sales dengan isian sebagai berikut : ‐

Sales District

‐ ‐ ‐

Customer Group Cust Price Proc Cust Stats Group

: Z00002 - Jakarta (pilihan dapat diakses dengan klik bulatan atau tombol F4) : 09 - End Customer : 1 - Standard : 1 - Update SIS

Setelah pengisian selesai kemudian pindah ke tab Shipping. B. Tab Shipping Setelah masuk ke tab Shipping akan muncul tampilan seperti gambar berikut

297

Gambar 4.164 Tampilan Create Customer Master Sales Area Data tab Shipping Isi field - field yang ada pada tab Shipping dengan isian sebagai berikut : ‐

Shipping Condition

: 01 - Standard

Setelah mengisi field tersebut kemudian lanjut ke tab Billing Document. C. Tab Billing Document

298

Gambar 4.165 Tampilan Create Customer Master Sales Area Data tab BillingDocument Pada tab Billing Document, isi field - field yang ada dengan data sebagai berikut : ‐ ‐ ‐ ‐

Incoterms Terms of Payment Acct Assign Grp Kolom TAX

: EXW Jakarta (input kota secara manual) : Z010 - Within 10 days due net : Z1 - 3rd Party Customer : 1 - Non Goverment

Setelah mengisi field - field tersebut kemudian klik save / ctrl + S dan kemudian data otomatis akan tersimpan dan membuat nomer customer seperti 53000xxxxx.

4.3.1.2 Create Quotation (S PK) Tabel 4.55 UAT Create Quotation Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

299

Aktivitas

Create Quotation

Deskripsi

Untuk membuat quotation berdasarkan form SPK dari Salesman yang sudah terisi untuk menghasilkan nomor quotation yang akan digunakan untuk membuat sales order berdasarkan nomor customer yang sudah dibuat sebelumnya.

Trigger Data Input

Customer membeli kendaraan -

Kode customer Kode Kendaraan, quantitiy Spesifikasi Kendaraan Data pendukung lainnya

Dokumen Referensi

-

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Quotation dapat dibuat untuk pemesanan kendaraan

Actual Result

Quotation

berhasil

dibuat

menghasilkan nomer quotation Pass / Fail

Pass

dan

300

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik VA21 -> Kemudian tekan enter dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

Gambar 4.166 Tampilan Create Quotation Setelah M uncul tampilan seperti diatas, isi field - field yang ada dengan data sebagai berikut : ‐ ‐

Quotation : ZFQT - FU Spes / SPK Sales Organization : Isi salah satu dari Sales Organization yang tersedia : o 0001 - Astra Intrl Head Office o 0002 - Astra Intrl Toyota SO o 0003 - Astra Intrl Daihatsu SO o 0004 - Astra Intrl Isuzu SO o 0172 - Astra Intrl UD Trucks SO o 0173 - Astra Intrl BM W sales o 0174 - Astra Intrl Peugeot sales Option isian Sales organization dapat dilihat dengan menekan tombol F4 untuk melakukan search isian yang telah disediakan dalam sistem.

‐ ‐ ‐

Dist Channel : 02 - Direct End Customer Division : 01- Finished Unit Sales Office : T002 - Yos Sudarso ( pilihan dapat dicari dengan mengklik bulatan atau tombol F4)

Setelah melakukan pengisian pada field - field yang tersedia kemudain tekan tombol enter

301

untuk masuk ke layar berikutnya.

A. Create FU Spes / SPK : Overview

Gambar 4.167 Tampilan Create Quotation Overview Pada tampilan Overview isi tampilan dengan data sebagai berikut : ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Sold To Party : 53000xxxxx ( Isi dengan nomer Customer) Ship To Party : Tidak perlu diisi dulu, akan terisi secara otomatis PO Number : Isi dengan nomer SPK sales ( nomer PO dapat diakses pada T- Code ZPYFSDE00031 - Surat Pesanan (Spes) Distribution - List - M asukkan Plant dan Status K (empty). Material : T - SV206XNM (input kode dummynya dulu ) Order quantity : 1 ( isi dengan banyaknya unit Pesanan) Plant : Isi dengan plant sesuai dengan Sales Office

Setelah mengisi semua field yang tersedia kemudian tekan enter, maka otomatis layar akan pindah tampilan sebagai berikut :

302

Gambar 4.168 Tampilan Create Quotation Characteristic Value Assignment Setelah tampilan Characteristic Value Assignment muncul masukkan Color dari material / barang yang diinginkan. Klik bulatan / tombol F4 pada keyboard untuk memilih warna yang diinginkan. Setelah itu klik gambar kertas pada tampilan ujung kiri atas (next screen) untuk kembali ke layar pertama. Setelah kembali ke layar Overview kemudian harus melakukan pengisian data pada Header material yang ada dengan mengklik button di samping textbox PO Date. Setelah itu akan masuk ke tampilan header data dan pilih tab Partner seperti gambar berikut.

303

Gambar 4.169 Tampilan Create Quotation Header Data tab Partners Pada tab partner header data isi data dengan melakukan langkah - langkah sebagai berikut ‐ ‐ ‐ ‐

Klik combobox pada kolom paling kiri (Partner Funct) dan kemudian akan muncul pilihan untuk dipilih. Pilih untuk mengisi dengan pilihan Salesman dan Supervisor. Setelah itu isi kolom kedua (Partner) dengan kode Salesman dan kode Supervisornya Tekan enter

Setelah melakukan tahapan - tahapan diatas klik tab Additional data B untuk melengkapi data pada Header Data seperti tampilan berikut

304

Gambar 4.170 Tampilan Create Quotation Header Data tab Additional Data B Pada tab Additional Data B lengkapi data pada bagian Astra World Data dengan isian sebagai berikut ‐

‐

V – card : Tekan bulatan atau dengan menekan tombol F4 untuk memilih pilihan isian data. P - Produced N - Not Produced Nama Pendaftar Astraworld : Tekan bulatan atau dengan menekan tombol F4 untuk memilih pilihan isian data.

‐

A - Sold to Party Name B - Stnk Name Fungsi Credit Card : Tekan bulatan atau dengan menekan tombol F4 untuk memilih pilihan isian data. Y - Yes Credit Card Function N - No without CC Function 3 - Astraworld Card 7 - BCA Prepaid 8 - BCA Credit Card

Setelah field pada Astra World data dilengkapi kemudian lengkapi field pada OPD Data dengan isian sebagai berikut : ‐

OPD Voucher : Tekan bulatan atau dengan menekan tombol F4 untuk memilih

305

pilihan isian data.

‐

Yes - With Voucher No - Without Voucher Pengurus OPD: Isi dengan Sales Office yang dimasukkan pada awal pembuatan Quotation.

Setelah pengisian data pada Header Data selesai, Klik Back untuk kembali ke layar Overview awal. Setelah itu double klik Material Item 10 setelah itu 20 untuk melengkapi data seperti tampilan berikut

Gambar 4.171 Tampilan Create Quotation Item Data tab Partners Pilih tab Partners kemudian lengkapi data dengan langkah - langkah sebagai berikut : ‐ ‐ ‐ ‐

Klik combobox pada kolom paling kiri (Partner Funct) dan kemudian akan muncul pilihan untuk dipilih. Pilih untuk mengisi dengan pilihan Police Invoice data dan Vehicle User. Setelah itu isi kolom kedua (Partner) dengan kode pelanggan Tekan enter

Setelah melakukan tahapan - tahapan diatas klik tab Additional data A untuk melengkapi data pada item data seperti tampilan berikut

306

Gambar 4.172 Tampilan Create Quotation Item Data tab Additional Data A Pada Additional data A lengkapi bagian additional data pada material group 3 dengan mengklik combobox yang ada untuk memilih pilihan yang tersedia. Setelah melengkapi data - data pada Item data di material 10 dan 20 setelah itu klik save maka quotation akan tersimpan yang akan digunakan untuk membuat Sales Order. Gambar 4.173 Tampilan Quotation Number

4.3.1.3 Change Customer Additional Data Tabel 4.56 UAT Customer Additional Data Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Change Customer Additional Data

Deskripsi

Sebelum pembuatan Sales Order terlebih dahulu harus melengkapi data - data dari

307

customer yang telah dicantumkan dalam pembuatan Quotation. Trigger

Quotation telah dibuat

Data Input

-

Data customer spesifik ( no ktp, agama, pekerjaan, kabupaten, kecamatan, kodepos, propinsi, dll)

Dokumen Referensi

Quotation

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Data lengkap customer dapat tersimpan (mengupdate customer master data)

Actual Result

Data customer tersimpan

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik ZIVCCAE00001 -> kemudian tekan enter maka akan masuk ke tampilan sebagai berikut

Gambar 4.174 Tampilan Change Customer Additional Data Setelah muncul tampilan seperti gambar diatas isi field No. Quotation dengan nomor quotation yang telah dibuat. Untuk proses testing, pilih jenis penjualan pada radio button

308

ke empat - Sales without TAFS, ACC and AAB. Kemudian klik button ok dan akan muncul ke tampilan selanjutnya.

Gambar 4.175 Tampilan Change Customer Additional Data tab Astraworld Pada tampilan tab Astraworld isi dengan data - data sebagai berikut : ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Astraworld CC Name : Isi dengan nama customer ID Type :Klik combobox dan kemudian pilih berdasarkan pilihan ID yang ada ID Number :Isi dengan ID number yang dimiliki customer Pekerjaan :Isi dengan pekerjaan dari customer dengan mengklik combobox Agama :Isi dengan agama dari customer dengan mengklik combobox Jenis Kelamin : Isi dengan jenis kelamin customer

Setelah melengkapi data - data di atas, kemudian pindah ke tab data pribadi untuk melengkapi data selanjutnya seperti pada tampilan berikut

309

Gambar 4.176 Tampilan Change Customer Additional Data tab Data Pribadi Pada tab data pribadi, lengkapi field - field yang ada dengan data sebagai berikut : ‐ ‐ ‐

Nama Panggilan : Isi dengan nama panggilan customer ID Type : Isi dengan jenis ID yang dimiliki customer dengan mengklik combobox ID Number : Isi dengan ID number dari customer

Data - data yang lain sudah muncul secara otomatis. Setelah itu lanjutkan dengan pengisian tab Home Address pada bagian bawah dengan isian sebagai berikut ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Alamat : Isi dengan alamat dari customer Kelurahan : Isi dengan kelurahan dari alamat yang dimiliki customer Kabupaten : Isi dengan kabupaten dengan mengklik bulatan atau tombol F4 Postal Code : Isi dengan kode pos Kecamatan : Isi dengan kecamatan dari customer Propinsi : Klik combobox untuk memilih propinsi Beri tanda centang pada checkbox flag correspondence

Setelah melakukan pengisian semua data yang diminta setelah itu klik save untuk menyimpan data customer. Gambar 4.177 Tampilan Change Customer Additional Data Berhasil Disimpan

310

4.3.1.4 Create Sales Order Tabel 4.57 UAT Create Sales Order Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Create Sales Order

Deskripsi

Setelah

melengkapi data - data dari

customer,

barulah

masuk

ke

dalam

pembuatan

sales

order

berdasarkan

quotation yang telah dibuat agar customer mendapatkan antrian untuk mendapatkan mobil pesanannya. Trigger Data Input

Quotation telah dibuat -

Organizational Data Quotation Number

Dokumen Referensi

Quotation

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Sales Order dapat terbuat secara otomatis oleh sistem SAP

Actual Result

Sales order berhasil dibuat

Pass / Fail

Pass

311

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik ZPYGL_TYT_CRSO -> tekan enter kemudian akan muncul layar sebagai berikut

Gambar 4.178 Tampilan Sales Order Creation Setelah masuk pada layar sales order creation isi dengan isian sebagai berikut : ‐


‐ ‐ ‐

Dist Channel Division Sales Office

‐

Quotation Number

: 02 - Direct End Customer : 01- Finished Unit : T002 - Yos Sudarso ( pilihan dapat dicari dengan mengklik bulatan atau tombol F4) : Isi dengan quotation number yang telah dibuat

Setelah mengisi semua field - field yang ada, klik tombol execute (centang) pada kiri atas. Pembuatan sales order akan dibuat secara otomatis oleh sistem SAP berdasarkan nomer quotation yang telah dibuat sebelumnya. Seperti pada gambar berikut

312

Gambar 4.179 Tampilan Sales Order Creation Berhasil

4.3.1.5 Issue Queue Number to Sales Order Tabel 4.58 UAT Issue Queue Number to Sales Order Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Issue Queue Number to Sales Order

Deskripsi

M ode ini digunakan untuk memberikan nomer antrian kepada sales order dan untuk dalam beberapa kasus tertentu dapat digunakan dimana

dalam proses customer

yang nyata

memiliki

suatu

keistimewaan sehingga customer tersebut dapat

mendapatkan

nomer

antrian

pembelian mobil tanpa perlu melakukan DP terlebih dahulu.

313

Trigger

Sales Order telah dibuat dan setelah menerima DP dari customer

Data Input

-

Organizational Data Sales order Number

Dokumen Referensi

Sales Order

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Sales Order dapat ter-update sehingga mendapatkan nomer antrian

Actual Result

Sales order berhasil ter-update

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik ZPYGL_TYT_QUSO -> klik enter dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.180 Tampilan Issue Queue Number to Sales Order Setelah muncul tampilan program to issue queue number to sales order,isi field - field yang tersedia dengan isian sebagai berikut : ‐

Sales Organization : Isi salah satu dari Sales Organization yang tersedia : o 0001 - Astra Intrl Head Office o 0002 - Astra Intrl Toyota SO o 0003 - Astra Intrl Daihatsu SO o 0004 - Astra Intrl Isuzu SO o 0172 - Astra Intrl UD Trucks SO

314

o 0173 - Astra Intrl BM W sales o 0174 - Astra Intrl Peugeot sales Option isian Sales organization dapat dilihat dengan menekan tombol F4 untuk melakukan search isian yang telah disediakan dalam sistem. ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Dist Channel Division Sales Office

: 02 - Direct End Customer : 01- Finished Unit : T002 - Yos Sudarso ( pilihan dapat dicari dengan mengklik bulatan Atau tombol F4) Sales Document : Isi dengan sales order number yang telah dibuat Klik checkbox management override untuk memberi tanda centang

Setelah melakukan pengisian seluruh field, klik tanda centang pada tampilan kiri atas untuk execute. Setelah execute maka sales order akan mendapatkan nomer antrian seperti pada tampilan berikut

Gambar 4.181 Tampilan Sales Order Ter-update

315

4.3.1.6 Central Stock Allocation Tabel 4.59 UAT Central Stock Allocation Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas


Deskripsi

Central stock allocation dilakukan untuk melakukan matching antara kendaraan yang diminta pada sales order dengan stock yang ada pada sales office yang bersangkutan. Matching digunakan untuk menyamakan kendaraan pada sales order dengan nomer rangka kendaraan yang tersedia pada gudang.

Trigger

Data Input

Sales Order telah mendapatkan queue number. -

Organizational Data (sales org, central stock plant, central storage location)

Dokumen Referensi

Sales Order

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Dapat melakukan matching antara sales order, no rangka, dan warna kendaraan

Actual Result

Proses dilakukan

matching

kendaraan

berhasil

316

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik ZPYGL_CSAL -> tekan enter dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.182 Tampilan Central Stock Allocation Setelah muncul tampilan seperti pada gambar, isi dengan isian sebagai berikut : ‐


‐

Central stock plant

‐

Central storage loc

: T002 - Yos Sudarso ( pilihan dapat dicari dengan mengklik bulatan Atau tombol F4) : 2000 - New Car

317

Setelah melakukan pengisian isian tersebut, tekan tanda centang (execute) pada tampilan kiri atas untuk melanjutkan ke layar berikutnya.

Gambar 4.183 Tampilan Central Stock Allocation S tatus Kendaraan Setelah muncul tampilan seperti pada gambar klik button by type pada tampilan kiri atas untuk melakukan matching kendaraan. Tampilan ini menggambarkan jenis kendaraan serta stock kendaraan yang tersedia untuk dilakukan matching.

Gambar 4.184 Tampilan Central Stock Allocation Matching Kendaraan

318

Pada tampilan stock allocation di atas menampilkan jenis - jenis kendaraan yang dipesan, nama customer, dan nomer rangka dari kendaraan. Apabila kendaraan yang dipesan tidak tersedia maka checkbox pada bagian kiri tidak dapat di centang. Untuk melakukan matching, beri tanda centang pada checkbox bagian kiri dari pesanan yang diinginkan. Setelah itu klik save untuk melakukan matching.

Gambar 4.185 Tampilan Central Stock Allocation Matching Kendaraan S ukses Setelah melakukan save maka proses matching juga akan dilakukan. Jika matching sukses maka akan muncul tampilan seperti gambar di atas.

4.3.1.7 Konfirmasi Pesanan Tabel 4.60 UAT Konfirmasi Pesanan Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Konfirmasi Pesanan

Deskripsi

Setelah melakukan matching kendaraan, langkah selanjutnya melakukan konfirmasi pesanan. Langkah ini dilakukan untuk meng-update sales order yang telah dibuat sebelumnya sehingga dapat proses outbound delivery.

dilakukan

319

Trigger Data Input

Proses matching telah dilakukan -

Sales Order Number

Dokumen Referensi

Sales Order

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Konfirmasi berhasil dilakukan sehingga status sales order berubah (sales order terupdate)

Actual Result

Konfirmasi berhasil dilakukan sehingga status sales order ter-update

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Klik VA02 -> tekan enter dan kemudian akan muncul tampilan seperti berikut

Gambar 4.186 Tampilan Change Sales Order Setelah muncul tampilan seperti gambar, isi textbox order dengan nomer sales order yang telah dibuat dan kemudian tekan enter kemudian akan muncul tampilan change sales order. Lakukan langkah yang sama seperti ketika pembuatan Create FU Spes / SPK : Overview.

320

M asuk ke bagian header data -> pilih tab status -> klik button object status dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.187 Tampilan Change Sales Order Header Data tab Status Setelah muncul tampilan seperti gambar, lakukan langkah berikut : ‐ ‐ ‐

Ubah radio button menjadi 20 CNF Confirmed Hilangkan tanda centang pada checkbox POLI Blocked due to PO Lease Klik back dan kemudian save

Setelah klik save maka sales order akan terupdate.

321

4.3.1.8 Proses Untuk S TNK Tabel 4.61 UAT Proses Untuk S TNK Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Proses Untuk STNK

Deskripsi

Langkah ini dilakukan untuk melakukan proses STNK dari kendaraan yang dipesan oleh pelanggan berdasarkan nomer rangka kendaraan

yang

sudah

di

matching

sebelumnya. Trigger Data Input

Proses Konfirmasi telah dilakukan -

No Rangka Data customer ( no ktp, area PO) Effective & Delivery date

Dokumen Referensi

Sales Order

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Data pelanggan yang digunakan untuk kepengurusan

STNK

dapat tersimpan

dalam sistem. Actual Result

Data kepengurusan STNK berhasil dibuat dan disimpan dalam sistem

Pass / Fail

Pass

322

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik ZPYGL_TYT_PIO1 -> kemudian tekan enter dan akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.188 Tampilan Create Police Invoice Data Setelah muncul tampilan seperti gambar, isi Frame No dengan nomer rangka dari kendaraan yang telah di matching. Setelah itu tekan enter untuk masuk ke layar berikutnya.

Gambar 4.189 Tampilan Create Police Invoice Data Overview Setelah muncul tampilan seperti gambar di atas, isi dengan isian sebagai berikut : ‐ ‐ ‐ ‐

No. KTP Effective Date Delivery Date Area PO

: Isi dengan nomer KTP dari customer : Isi dengan tanggal efektif dari faktur : Isi dengan tanggal pengiriman STNK ke customer : Isi dengan Area PO ( klik bulatan atau F4 untuk memilih pilihan)

Setelah mengisi isian tersebut klik save dan data pembuatan STNK akan tersimpan.

323

4.3.1.9 Outbound Delivery Tabel 4.62 UAT Outbound Delivery Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Outbound Delivery

Deskripsi

Sebelum mencetak mencetak

outbound

faktur

jual harus

delivery

dimana

nomor outbound delivery dipergunakan untuk mencetak faktur jual Trigger Data Input

Proses Untuk STNK telah dilakukan -

Shipping Point Sales Order Data

Dokumen Referensi

Sales Order

User

Bagian Gudang

Expected Result

Outbound delivery berhasil dibuat dengan adanya nomor outbound delivery

Actual Result

Proses

outbound

delivery

berhasil

dilakukan pada sistem dan menghasilkan nomer dokumen untuk outbound delivery Pass / Fail

Pass

324

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik VL01N -> tekan enter dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.190 Tampilan Create Outbound Delivery Setelah muncul tampilan seperti tampilan di atas, isi dengan isian sebagai berikut : ‐ ‐

Shipping Point Selection Date

‐

Order

: T002 ( isi dengan kode cabang yang digunakan) : Isi dengan tanggal delivery yang sama dengan pada schedule line : Isi dengan nomor sales order yang telah dibuat

Setelah mengisi semua field yang ada, tekan enter dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.191 Tampilan Create Outbound Delivery Overview

325

Setelah masuk ke tampilan overview, klik save untuk menyimpan outbound delivery. Setelah itu maka akan terbuat nomor outbound delivery secara otomatis.

Gambar 4.192 Tampilan Create Outbound Delivery Number

4.3.1.10 Download Police Invoce Data for CAO Tabel 4.63 UAT Download Police Invoce Data for CAO Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Download Police Invoice Data for CAO

Deskripsi

Setelah

pembuatan outbound

delivery

dilanjutkan dengan langkah berikut ini. Untuk langkah ini hanya dilakukan pada sales office Toyota saja.

Langkah ini

dilakukan untuk pengurusan STNK serta pencetakan faktur jual secara otomatis oleh sistem. CAO merupakan kantor cabang yang

bertugas

untuk

mengurusi

kepengurusan STNK kendaraan. Trigger Data Input

Proses Outbound Delivery telah dilakukan -

Plant

Dokumen Referensi

Police Invoice Data

User

Admin Finished Unit

Expected Result

Data

kepengurusan

STNK

dapat

di

download oleh kantor cabang CAO dan

326

faktur secara otomatis dapat dicetak Actual Result

Data berhasil di download dan faktur berhasil dicetak secara otomatis

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik ZPYGL_TOB_PICAO -> tekan enter, dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.193 Tampilan Police Invoice Download Setelah muncul tampilan seperti pada gambar, isi dengan isian sebagai berikut : ‐

Plant : Isi dengan plant yang digunakan

Kemudian klik tanda centang jam (execute) di tampilan kanan atas untuk masuk ke layar berkikutnya.

Gambar 4.194 Tampilan Police Invoice Download Data Setelah muncul tampilan seperti pada gambar, pilih data yang ingin di save dan dicetak fakturnya secara otomatis oleh sistem. Setelah dicentang klik save untuk menyimpan dan kemudian akan muncul tampilan: Information : File C:/inv1073.163 is created lalu klik

327

tanda centang (enter). Setelah itu faktur akan secara otomatis tercetak pada printer.

4.3.1.11 Change Outbound Delivery Tabel 4.64 UAT Change Outbound Delivery Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finished Unit

Aktivitas

Change Outbound Delivery

Deskripsi

Setelah

melakukan

secara

otomatis

pencetakan yang

ZPYGL_TOB_PICAO pembuatan

faktur

faktur

menggunakan atau

setelah

(billing),

langkah

selanjutnya yang harus dilakukan adalah melakukan post good issue. Trigger Data Input

Proses pencetakan billing telah dilakukan -

Outbound Delivery Number

Dokumen Referensi

Sales Order

User

Bagian gudang

Expected Result

Proses Good Issue dapat dilakukan yang menandakan barang keluar dari gudang.

Actual Result

Good Issue berhasil dilakukan sehingga dokumen oubound delivery ter-update

328

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketik VL02N -> tekan enter, dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.195 Tampilan Change Outbound Delivery Setelah tampilan pada gambar di atas muncul, isi Outbound Delivery dengan nomor Outbound delivery yang telah dibuat sebelumnya. Setelah itu tekan enter.

Gambar 4.196 Tampilan Change Outbound Delivery Overview Setelah muncul tampilan overview klik post good issue dan kemudian dokumen akan terupdate menandakan barang sudah keluar dari gudang dan stok berkurang Setelah semua siklus selesai maka dokumen flow yang ada seperti gambar berikut

329

Gambar 4.197 Tampilan Document Flow

Dari kegiatan testing yang dilakukan dapat terlihat bahwa seluruh kegiatan pengetesan transaksi yang dilakukan pada plant T002, T267, T541 berjalan dengan baik. Oleh karena itu disimpulkan untuk proses transaksi bagian finished unit berjalan sesuai dengan ketentuan yang ada dan tidak terjadi masalah.

Tabel 4.65 Hasil UAT Aktivitas

Result

Aktivitas

Result

Create Customer Master

Pass

Konfirmasi Pesanan

Pass

Create Quotation

Pass

Proses Untuk STNK

Pass

Pass

Outbound Delivery

Pass

Pass

Download

Change

Customer

Additional

Data Create Sales Order

Police

Invoice

Pass

Data for CAO Issue Queue Number to Sales Order

Pass

Change Outbound delivery

Pass

330


Pass

331

4.3.2

Finance Dalam melakukan transaksi Finance akan berhubungan dengan account payable

dan account receivable dari PT. Astra International Tbk.Selain itu juga akan membuat laporan hutang dagang yang berkaitan dengan used car, service, dan juga part.

4.3.2.1 Penerimaan pembayaran lunas/partial dengan debit card Tabel 4.66 Penerimaan Pembayaran lunas/partial debit card Scope UAT ( User Acceptance Test) Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Penerimaan

pembayaran

lunas/partial

dengan debit card Deskripsi

Penerimaan pembayaran bisa diterima sebagai pelunasan ataupun sebagian dari jumlah yang telah ditetapkan.Penerimaan pembayaran dapat berasal dari penjualan unit,

service,

ataupun

parts.

Dalam

transaksi ini pembayaran dilakukan lewat kartu debit, dan menggunakan t-code F-30. Trigger

Data Input

Dokumen Referensi

Adanya penjualan dan pembayaran lewat debit. -

Header Data Jumlah pembayaran Due date Business area

SPK/PKB/SO

332

User

Bagian Akuntansi Keuangan

Expected Result

Pembayaran dicatat dengan baik

Actual Result

Pembayaran

telah

tersimpan

dan

didapatkan nomor untuk cetak kuitansi. Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan F-30 pada command field yang ada. 2. M aka akan muncul tampilan:

Gambar 4.198 Post with Clearing: Header Data 3. Pada header data isikan: - Reference : nomor SPK/PKB/SO. - Doc.header text : nomor debit card. - Clearing text : keterangan dari pembayaran yang bersangkutan. - PstKy : 09 – Special G/L Debit. - Account : nomor customer bank debit card. - Sp.G/L : N- AR Non-trade . 4. Setelah mengisikan semua data yang diperlukan, klik tanda centang 5. Isikan jumlah pembayaran, business area tertentu, due on(tanggal jatuh tempo pembayaran debit card), text(keterangan pembayaran).

333

Gambar 4.199 Post with Clearing : Add Customer Item 6. Pilih choose open items . 7. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

Gambar 4.200 Post with Clearing: Select Open Items 8. Account merupakan nomor customer. 9. Sp G/L diperuntukkan agar DP ikut terproses. M emiliki macam: - 1: New Units

334

-

3: Parts 4: Service 5: Others

10. Pilih 11. Pastikan amount entered dan assigned sudah balance.

Gambar 4.201 Process Open Items 12. Pilih gambar . 13. Pilih document Æ simulate. 14. M aka akan muncul jurnal seperti:

335

Gambar 4.202 Post with Clearing : Display Overview 15. Simpan . 16. Nomor dokumen yang terbentuk akan digunakan untuk mencetak kuitansi.

4.3.2.2 Pembuatan Kuitansi dengan Dokumen Posting Pembayaran Tabel 4.67 Pembuatan Kuitansi dengan Dokumen Posting Pembayaran Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Pembuatan Kuitansi dengan Dokumen Posting Pembayaran.

Deskripsi

Kuitansi yang dibuat akan berdasarkan nomor dokumen dari posting pembayaran

336

yang dilakukan. Pembuatan kuitansi akan dibuat dengan t-code

ZPYGF_ARCR1,

transaksi ini merupakan customizing dari PT.Astra International Tbk sendiri. Trigger Data Input

Adanya pembayaran yang dilakukan -

Company Code Year No.posting pembayaran No. SPK/PKB/SO Keterangan

Dokumen Referensi

Posting Pembayaran

User


Expected Result

Kuitansi tercetak

Actual Result

Kuitansi tercetak

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGF_ARCR1. 2. Isikan nomor konsumen,nomor dokumen(posting pembayaran). 3. Untuk layout set. Terdapat 2 pilihan yaitu: - Preprinted Receipt : untuk kuitansi unit. - Non-Preprinted Receipt : untuk kuitansi selain unit.

337

Gambar 4.203 Create Payment Receipts 4. Pilih tanda centang

.

338

Gambar 4.204 Create Payment Receipts-Tab Clearing Details 5. AI-00001-0001 : M erupakan nomor SPK/PKB/SO, dan Pembayaran unit AI-000010001: merupakan keterangan pembayaran yang akan muncul di cetakan kuitansi. 6. Pindahkan ke tab Receipt Details dan klik icon

- Insert Line.

339

Gambar 4.205 Create Payment Receipts – Tab Receipt Details 7. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

340

Gambar 4.206 Payment Receipt-Insert Line 8. Akan muncul kotak dialog. Apakah ingin preview(melihat tampilan kuitansi),print(mencetak kuitansi),cancel(batal ke layar berikutnya).Sebelum pilih kuitansi, simpan terlebih dahulu.

341

Gambar 4.207 Payment Receipt Print 9. Tampilan preview dari kuintansi adalah

Gambar 4.208 Kuitansi-Preview

342

4.3.2.3 Pembuatan BTUKB(Bukti Terima Uang Kas/ Bank) Tabel 4.68 Pembuatan BTUKB(Bukti Terima Uang Kas/Bank Scope UAT ( User Acceptance Test) Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Pembuatan BTUKB

Deskripsi

Pembuatan

BTUKB

berdasarkan

akan

dokument

dibuat posting

pembayaran. Bukti Terima Uang Kas/ Bank

akan

dibuat

ZPYGF_BTUKB.

pada Transaksi

t-code ini

merupakan customizing dari PT.Astra International Tbk, jadi buka merupakan transaksi standar SAP. Trigger Data Input

Adanya pembayaran yang dilakukan -

No.posting pembayaran Fiscal year Nama konsumen

Dokumen Referensi

Posting Pembayaran

User


Expected Result

BTUKB dapat dilakukan display maupun cetak.Tergantung dari pilihan user.

Actual Result

BTUKB terbuat

Pass/Fail

Pass

343

1. 2. 3. 4.

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketikkan ZPYGF_BTUKB. M asukkan nomor dokumen(posting pembayaran). BTUKB number, hanya diisi khusus untuk pencetakkan ulang. Centang display only jika hanya ingin display. Jangan centang jika ingin mencetak.

Gambar 4.209 Bukti Tanda Terima Uang Kas/Bank 5. Setelah itu klik execute . 6. M aka BTUKB akan ter-display. 7. Untuk multiple selection nomor dokumen , maka pilih icon .

, lalu klik copy

344

Gambar 4.210 BTUKB- Multiple Selection 8. Isikan nama konsumen yang ingin ditampilkan pada BTUKB.

Gambar 4.211 BTUKB- Cu stomer Name 9. Setelah itu klik execute . 10. M aka BTUKB akan ter-display.

345

4.3.2.4 Down Payments Unit Cash/Transfer Tabel 4.69 DP Unit Cash/Transfer Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

DP Unit Cash / Transfer

Trigger

Adanya pembayaran DP kendaraan

Data Input

-

document date posting date reference(nomor SPK) Account customer (nomor konsumen), Account bank(cash/transfer) Business Area Special G/L Ind(1: unit)

Dokumen Referensi

SPK

User


Expected Result

Pembayaran DP unit dapat disimpan dengan baik.

Actual Result

DP unit dapat dicatat dengan baik dan menghasilkan nomor dokumen untuk cetak BTUKB

Pass/Fail

Pass

346

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGF_DP. 2. M asukkan document date, posting date, reference(nomor SPK), Account customer (nomor konsumen),Account bank(cash/transfer),Special G/L Ind(1: unit).

Gambar 4.212 DP Unit- Header Data 3. Klik tanda centang . 4. Akan muncul tampilan:

Gambar 4.213 DP Unit- Add Customer Item

347

5. Pmnt method terdapat dua pilihan: - E : Cash Payment - T : Bank Transfer 6. Sales doc merupakan nomor sales order 7. Lalu klik 8. Akan muncul tampilan jurnal:

Gambar 4.214 DP Unit -Display 9. Simpan posting DP yang dilakukan. 10. Nomor dokumen ini akan digunakan untuk cetak kuitansi dan BTUKB.

348

4.3.2.5 Down Payments Service Cash/Transfer Tabel 4.70 DP Service Cash/Transfer Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

DP Service Cash / Transfer

Trigger

Adanya pembayaran DP service

Data Input

-

document date posting date reference(nomor PKB) Account customer (nomor konsumen), Account bank(cash/transfer) Amount Special G/L Ind(4: services)

Dokumen Referensi

PKB

User


Expected Result

Pembayaran DP service dapat disimpan dengan baik.

Actual Result

DP service dapat dicatat dengan baik dan menghasilkan nomor dokumen untuk cetak BTUKB

Pass/Fail

Pass

349

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan F-29. 2. M asukkan document date, posting date, reference(nomor PKB), Account customer (nomor konsumen),Account bank(cash/transfer),Special G/L Ind(4: services).

Gambar 4.215 DP Services- Header Data 3. Klik tanda centang . 4. M aka akan muncul tampilan:

350

Gambar 4.216 DP Services- Correct Cu stomer Item 5. Order diisi dengan nomor PKB. 6. Pmnt meth.supl diisi dengan D-Downpayments for customer. . 7. Klik icon 8. Akan menampilkan jurnal sebagai berikut:

351

Gambar 4.217 DP Services-Display 9. Simpan DP Services yang dibuat . 10. Nomor dokumen akan digunakan dalam mencetak kuitansi dan BTUKB.

4.3.2.6 Down Payments Part Cash/ Tran sfer Tabel 4.71 DP Part Cash/Tran sfer Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

DP Part Cash / Transfer

Trigger

Adanya pembayaran DP part

Data Input

-

document date posting date reference(nomor SO/Surat Pesanan Suku Cadang)

352

-

Account customer (nomor konsumen), Account bank(cash/transfer) Amount Special G/L Ind(3: part)

Dokumen Referensi

SO/Surat Pesanan Suku Cadang

User


Expected Result

Pembayaran DP part dapat disimpan dengan baik.

Actual Result

DP part dapat dicatat dengan baik dan menghasilkan nomor dokumen untuk cetak BTUKB

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGFIE00007. 2. M asukkan nomor sales order/ surat pesanan suku cadang.

Gambar 4.218 Post and Check Customer Down Payment(Part) 3. Lalu pilih execute 4. M asukkan document date, posting date, reference(nomor SO), Account customer (nomor konsumen),Account bank(cash/transfer),Special G/L Ind(3: parts).

353

Gambar 4.219 DP Parts- Header Data 5. Klik tanda centang

.

Gambar 4.220 DP Parts- Add Cu stomer Item

354

6. Lalu klik icon . 7. Akan muncul jurnal:

Gambar 4.221 DP Parts- Display 8. Simpan DP Parts yang ada. 9. Nomor dokumen ini akan digunakan untuk cetak kuitansi dan BTUKB.

4.3.2.7 Pengakuan Hutang Tabel 4.72 Pengakuan Hutang Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Pengakuan Hutang

Trigger

Adanya claim hutang yang masuk

Data Input

-

document date

355

-

vendor reference payment control

Dokumen Referensi

PO

User


Expected Result

Claim tagihan yang masuk dapat dimaintain dengan baik.

Actual Result

M unculnya

nomor

dokumen

untuk

membuat TTDT ataupun BPH. Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan M R41. 2. M asukkan document date, posting date,reference(nomor PO atau nomor tagihan), purchase order(nomor PO),vendor(nomor vendor).

Gambar 4.222 Park Document- Initial Screen

356

3. Lalu klik tanda centang . 4. Isikan amount(jumlah), business area,assignment(nomor PO), dan text.

Gambar 4.223 Park Document- Vendor Line Item 5. Lalu klik tanda centang

.

Gambar 4.224 Park Document-Selection Screen for Order Item 6. a. M encetak TTDT(Tanda Terima Dokumen Tagihan), maka yang harus dilakukan adalah:

357

- Klik save . - M aka akan muncul nomor dokumen untuk mencetak TTDT. b. M encetak BPH ,maka langkah yang harus dilakukan adalah: -

M emilih icon . Lalu document Æ complete(jangan save) dan dokumen sudah tidak bisa dilakukan perubahan lagi. Akan muncul nomor dokumen untuk cetak BPH(Bukti Pencatatan Hutang).

4.3.2.8 Mengubah Parked Document (biasanya setelah cetak TTDT) Tabel 4.73 Mengubah Parked Document Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

M engubah Parked Document

Bagian

Finance

Trigger

Adanya TTDT

Data Input

-

document date company code fiscal year doc.header text amount cost center

Dokumen Referensi

No.Pengakuan Hutang

User


Expected Result

Akan terbentuk nomor dokumen untuk BPH dan dokumen tidak dapat dilakukan perubahan

Actual Result

BPH siap untuk dicetak

358

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan FBV2. 2. Isikan nomor dokumen(hasil dari M R41-Pengakuan Hutang) ataupun nomor TTDT

Gambar 4.225 FBV2- Initial Screen 3. Pilih tanda

, maka akan muncul tampilan:

Gambar 4.226 FBV2- Overview 4. Account merupakan G/L account biaya.PstKy 40 merupakan debit entry. 5. Pilih tanda

, maka akan muncul tampilan:

359

Gambar 4.227 FBV2- Enter G/L Account Item 6. Pilih icon 7. M aka muncul window

Gambar 4.228 FBV2- Document Complete

360

8. M aka akan muncul nomor dokumen yang bisa digunakan untuk cetak BPH.

Gambar 4.229 FBV2- Document Number

4.3.2.9 Pembuatan TTDT(Tanda Terima Dokumen Tagihan) Tabel 4.74 Membuat TTDT Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

Pembuatan

Tanda

Terima

Tagihan Bagian

Finance

Trigger

Adanya tagihan yang masuk

Data Input

-

document date fiscal year company code yang menyerahkan

Dokumen

361

-

yang menerima

Dokumen Referensi

No.Pengakuan Hutang

User


Expected Result

TTDT dapat dicetak

Actual Result

TTDT siap untuk dicetak

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGF_TTDT. 2. Isikan nomor dokumen(hasil dari M R41-Pengakuan Hutang), yang menyerahkan(nama pembawa tagihan), yang menerima. 3. Centang display only bila hanya ingin men-display, jangan centang jika ingin mencetak.

Gambar 4.230 Tan da Terima Dokumen Tagihan 4. Lalu klik execute 5. Simpan.

.

362

4.3.2.10 Pembuatan BPH(Bukti Pencatatan Hutang) Tabel 4.75 Membuat BPH Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

M embuat BPH

Trigger

Adanya tagihan yang masuk

Data Input

-

document date fiscal year company code pemohon pemimpin keuangan

Dokumen Referensi

No.Pengakuan Hutang

User


Expected Result

BPH dapat dicetak

Actual Result

BPH siap untuk dicetak

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGF_BPH. 2. Isikan nomor dokumen(hasil dari M R41-Pengakuan Hutang atau dari FBV2), pemohon,pimpinan,keuangan. 3. Centang display only bila hanya ingin men-display, jangan centang jika ingin mencetak.

363

Gambar 4.231 Bukti Pencatatan Hutang 4. Lalu klik execute 5. Simpan.

.

4.3.2.11 Post/Delete BPH Tabel 4.76 Post/Delete BPH Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Post / Delete BPH

Trigger

Adanya BPH yang harus disetujui/ditolak

Data Input

-

document date fiscal year

364

-

document number

Dokumen Referensi

No.BPH

User


User


Expected Result

Adanya keputusan BPH disetujui atau tidak

Actual Result

BPH deleted/posted

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan FBV0 2. M asukkan nomor BPH

Gambar 4.232 BPH Post/Delete: Initial Screen 3. Jika ingin melakukan penghapusan maka document Æ delete, jika BPH disetujui maka save

365

Gambar 4.233 BPH Statu s Delete/Post

4.3.2.12 Pembayaran ke Vendor (Internal/External) Cash/Transfer/Giro Tabel 4.77 Pembayaran ke Vendor Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

Pembayaran ke Vendor

Bagian

Finance

Trigger

Adanya BPH yang harus disetujui

Data Input

-

document date reference no.vendor account fiscal year

366

-

document number

Dokumen Referensi

No.kuitansi/nama vendor/nomor BPH

User


Expected Result

Pembayaran dapat dicatat dengan baik

Actual Result

M uncul nomor dokumen untuk cetak BKU

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan F-53. 2. Isikan document date, posting date,reference(nomor kuitansi vendor/nomor BPH),account bank data(cash/transfer),account selection(nomor vendor).

tagihan/nama open item

Gambar 4.234 Post Outgoing Payments: Header Data 3. Klik tanda centang . 4. Isikan nomor BPH pada document number.

367

Gambar 4.235 Post Outgoing Payment- Enter Selection Criteria 5. Pilih . 6. Pastikan amount entered dan assigned balance.

Gambar 4.236 Post Outgoing Payments – Process Open Items 7. Pilih icon . 8. Setelah itu akan muncul tampilan seperti:

368

Gambar 4.237 Post Outgoing Payments- Display 9. Lalu klik document Æ simulate. 10. Jurnal yang terbentuk adalah:

369

Gambar 4.238 Post Outgoing Payments-Simulate 11. Setelah itu simpan Keluar Uang).

.Nomor dokumen ini akan digunakan untuk cetak BKU(Bukti

4.3.2.13 Pembuatan BKU(Bukti Keluar Uang) Tabel 4.78 Pembuatan BKU Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Pembuatan BKU ( Bukti Keluar Uang )

Trigger

Adanya pembayaran yang dilakukan

Data Input

-

document date reference yang menerima pembayaran

370

Dokumen Referensi

No.post outgoing payment

User


Expected Result

BKU tercetak

Actual Result

BKU tercetak

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGF_BKU. 2. Isikan nomor dokument(hasil dari post outgoing payments), company code, fiscal year, keuangan, dan yang menerima pembayaran. 3. Centang display only bila ingin melakukan display, jangan mencentang jika ingin mencetak BKU.

Gambar 4.239 Bukti Keluar Uang 4. Klik execute

.

371

4.3.2.14 Report Aging Schedule AR Tabel 4.79 Report Aging Schedule AR Scope


Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Report Aging Schedule AR

Trigger

Adanya requirement untuk menampilkan piutang dari unit,service, maupun part

Data Input

-

Business area Tanggal open item Selection view

Dokumen Referensi

Billing

User


Expected Result

Report AR terbuat

Actual Result

Report AR terbuat

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGL_AGING_SCH. 2. M asukkan business area,tanggal open item, tanggal jatuh tempo(due date),dan selection view yang diinginkan.

372

Gambar 4.240 AR Report - Selection 3. Klik execute

Gambar 4.241 AR Report- View

4.3.2.15 Report Aging Schedule AP Used Car Tabel 4.80 Report Aging Schedule AP Used Car Scope UAT ( User Acceptance Test) Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Report Aging Schedule AP Used Car

373

Trigger

Adanya requirement untuk menampilkan hutang used car

Data Input

-

Business area Posting date Company code

Dokumen Referensi

PO

User


Expected Result

Report Ap Used car terbuat

Actual Result

Report AP Used Car terbuat

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGL_AS_USED_CAR. 2. M asukkan business area,posting date(sampai pada tanggal tersebut akan terdisplay),company code.

Gambar 4. 242 AP Report(Used Car)- Selection 3. Klik execute

.

374

Gambar 4.243 AP Report(Used Car)-View

4.3.2.16 Report Aging Schedule AP Service Tabel 4.81 Report Aging Schedule AP Service Scope UAT ( User Acceptance Test) Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

Report Aging Schedule AP Service

Bagian

Finance

Trigger

Adanya requirement untuk menampilkan hutang service

Data Input

-


Dokumen Referensi

Order Pekerjaan Luar

User


Expected Result

Report AP service terbuat

Actual Result

Report AP service terbuat

Pass/Fail

Pass

375

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGL_AS_SERVICE. 2. M asukkan business area,posting date(sampai pada tanggal tersebut akan terdisplay),company code.

Gambar 4. 244 AP Report(Service)- Selection 3. Klik execute

.

Gambar 4.245 AP Report(Service)-View

4.3.2.17 Report Aging Schedule AP Part Tabel 4.82 Report Aging Schedule AP Part Scope UAT ( User Acceptance Test) Plant yang dites

T002, T267, T541

Bagian

Finance

Aktivitas

Report Aging Schedule AP Part

376

Trigger

Adanya requirement untuk menampilkan hutang part

Data Input

-


Dokumen Referensi

PO

User


Expected Result

Report AP part terbuat

Actual Result

Report AP part terbuat

Pass/Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGL_AS_PART. 2. M asukkan business area,posting date(sampai pada tanggal tersebut akan terdisplay),company code,document date,due date.

Gambar 4. 246 AP Report(Part)- Selection 3. Klik execute

.

377

Gambar 4.247 AP Report(Part)-View

Dari kegiatan testing yang dilakukan(cabang T002,T267,T541) dapat terlihat bahwa seluruh kegiatan pengetesan transaksi yang dilakukan berjalan dengan baik. Oleh karena itu disimpulkan untuk proses transaksi bagian finance berjalan sesuai dengan ketentuan yang ada dan tidak terjadi masalah. Tabel 4.83 Hasil UAT-Finance Aktivitas

Result

Penerimaan Pembayaran

Aktivitas

Result

Pass

Post/Delete BPH

Pass

Pass

Pembayaran ke Vendor

Pass

Pembuatan BTUKB

Pass

Pembuatan BKU

Pass

DP Unit Cash/Transfer

Pass

Report Aging Schedule AR

Pass

Lunas/Partial dengan Debit Card Pembuatan

Kuitansi

dengan

Posting Pembayaran

378

DP Service Cash/Transfer

Pass

Report Aging Schedule AP

Pass

Used Car Pengakuan Hutang

Pass


Pass

Service M engubah Parked Document

Pass


Pass

Used Part Pembuatan TTDT

Pass

Pembuatan BPH

Pass

4.3.3

Sparepart Testing pada sparepart ini dimulai dari cabang yang membutuhkan barang / material yang memiliki langkah seperti berikut

4.3.3.1

Create Sales Order

Tabel 4.84 Create Sales Order Scope

UAT ( User Acceptance Testing )

Bagian

Spareparts

Plant yang di tes

T002, T267, T541

Aktivitas

M embuat Sales Order 3rd Party.

Deskripsi

Pembuatan Sales Order ini dilakukan saat terdapat Customer yang ingin membeli barang / sparepart di cabang tetapi tidak mempunyai stok. M aka dibuat Sales Order berdasarkan data Customer tersebut.

379

Trigger

Adanya pelanggan yang ingin membeli barang / spareparts di cabang tersebut.

Data Input

-

Dokumen Referensi

-

User

Part Admin Cabang

Expected Result

Sales Order terbentuk.

Actual Result

Sales Order telah terbentuk dan harus

Sales Organization Distribution Channel Division Sales Office No. Customer Material Quantitiy Order Reason Deliver Plant

melakukan Release Credit Management. Pass / Fail

Pass

380

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan VA01 Æ tekan enter. M aka akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.248 Create Sales Order 2. M asukkan data berikut : a. Sales Organization : Unit organisasi yang akan dibuat sales order Contoh : 0002 untuk organisasi Toyota b. Distribution Channel : Jenis saluran penjualan yang dipilih oleh organisasi Contoh : 01 untuk Indirect – Dealer/ Sub Dealer c. Division : Divisi penjualan. Contoh : 02 untuk Spare Part d. Sales office : Kode cabang Contoh : T002 untuk Toyota Sunter 3. M asukkan order type yang akan dibuat. Yaitu : a. ZP3R untuk regular sales b. ZP3V untuk VOR c. ZP3E untuk emergency sales 4. Klik Enter atau button 5. Lalu, masukkan data untuk Sold to Party, PO Number, Delivering Plant, Order Reason, Material dan Order Quantity. 6. M aka akan muncul tampilan dibawah ini

381

Gambar 4.249 Tampilan Sales Order 7. Lalu tekan tombol save 8. Jika, saat membuat sales order credit limit pada cabang tersebut telah sampai pada batas maka akan muncul tampilan

Gambar 4.250 Tampilan Status Credit Limit

9. Dan nanti akan muncul peringatan tidak complete, karena itu credit limiti harus di release setelah sales order terbentuk. 10. Lalu, tekan tombol save

382

4.3.3.2

Release Credit Limit

Tabel 4.85 Release Credit Limit Scope


Bagian

Spareparts

Aktivitas

M elakukan Release Credit Limit.

Plant yang di tes

T002, T267, T541

Deskripsi

Proses ini dilakukan jika batasan credit limit pada suatu cabang telah sampai pada titik batas kredit dan tetap ingin melakukan pembuatan

sales

order.

Proses

ini

dilakukan oleh ADH Cabang ( Admin Head Cabang). Trigger

Credit Limit pelanggan yang telah mencapai batas dan harus melakukan release untuk kelengkapan sales order.

Data Input

- Sales Document

Dokumen Referensi

-

User

ADH Cabang ( Admin Head Cabang )

Expected Result

Sales Order terbentuk.

Actual Result

ADH Cabang telah melakukan persetujuan untuk credit limit pelanggan.

Pass / Fail

Pass

atas

sales

order

383

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan VKM 3 Æ tekan enter. M aka akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.251 Release Sales O rder 2. M asukkan Nomor Sales Order yang akan di-release. 3. Klik button Execute 4. Beri tanda centang, check box pada sales order yang akan di-release. untuk me-release dokumen tersebut. 5. Lalu klik

Gambar 4.252 Proses Release Document

6. Lalu, tekan tombol save 7. Jika, sudah berhasil maka akan muncul pesan bahwa dokumen telah di-release.

384

Gambar 4.253 Konfirmasi Dokumen telah di-release

4.3.3.3

Checking Purchase Requisition

Tabel 4.86 Checking Purchase Requisition Scope


Bagian

Spareparts

Aktivitas

M engecek Purchase Requisition.

Plant yang di tes

T002, T267, T541

Deskripsi

Proses ini dilakukan untuk mengecek sales order yang telah terbuat sehingga tidak terjadi salah input / kurang data dan juga melihat document number untuk purchase requisition itu sendiri.

Trigger

Untuk mengetahui nomor dari purchase requisition yang dibentuk bersamaan saat proses Sales Order

Data Input

- Order

Dokumen Referensi

-

User

Part Admin Cabang

Expected Result

Nomor Purchase Requisiton diketahui.

Actual Result

Nomor Purchase Requisiton diketahui.

385

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan VA03 Æ tekan enter. M aka akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.254 View Sales Order 2. M asukkan Nomor Sales Order yang akan di tampilkan. 3. Klik enter dan akan muncul tampilan seperti ini

386

Gambar 4.255 Display Sales Order 4. Lalu, double – click pada salah satu material. 5. Lalu pilih tab schedule lines. 6. Lalu, lihat document number untuk purchase requisition pada field PR.

Gambar 4.256 Display Sales Order – Pu rchase Requisition

387

4.3.3.4 Assign Purchase Requisition and Convert to Pu rchase Order Tabel 4.87 Assign Purchase Requisition and Convert to Purchase Order Scope


Bagian

Spareparts

Plant yang di tes

T002, T541, T267

Aktivitas


Deskripsi

Proses ini dilakukan untuk mengecek dan meng-assign purchase requisition yang ada

yang

requisition

nantinya

data

purchase

tersebut

bisa

langsung

dikonversikan menjadi sebuah purchase order. Trigger

Adanya proses untuk pembuatan purchase order.

Data Input

-

Dokumen Referensi

Purchase Requisition

User

Part Admin Cabang

Expected Result

Purchase Order terbentuk.

Actual Result

Purchase Order terbentuk.

Pass / Fail

Pass

Order Order Type PO Date Purchasing Group Purchasing Organization

388

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan M E57 Æ tekan enter. M aka akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.257 Assign and Process Purchase Requisitions 2. Input data pada Purchasing Group, Scope of List, Plant,dan centang pada Assigned Purchase Requisitions. 3. Klik enter dan akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.258 Display Sales Order 4. Lalu, centang pada data purchase requisition dan vendor. 5. Lalu pilih assignment. 6. Lalu, pilih process assignment seperti gambar di bawah ini.

389

Gambar 4.259 Process Assignment pada Assign Purchase Requisitions 7. Lalu, akan masuk tampilan pada Create PO. 8. Input data pada order type, purchase order date, purchasing group, dan purchasing organization.

Gambar 4.260 Create PO 9. Lalu klik dan pilih new purchase order. 10. M aka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

390

Gambar 4.261 Adopt Purchase Requisition to Purchase Order

11. Block pada data yang sudah ada lalu klik button adopt + details. 12. Lalu, tekan enter 13. Pilih tombol save dan akan terbentuk dokumen purchase order tersebut.

4.3.3.5 Download data Purchase Order Tabel 4.88 Download data Purchase Order Scope


Bagian

Spareparts

Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas


Deskripsi

Proses ini dilakukan oleh bagian Logistic HO pada ATPM yang dimana setiap cabang – cabang astra yang membutuhkan material spareparts akan meminta dan

391

memesan kepada ATPM sebagai contoh Toyota dengan ATPM nya itu TAM / Toyota Astra M otor. Trigger

Adanya proses untuk pembuatan purchase order.

Data Input

-

Dokumen Referensi

Purchase Order

User

Logistic HO

Expected Result

Data PO terambil semua.

Actual Result

Data PO telah berhasil di-download.

Pass / Fail

Pass

Vendor Download Date PO Date PO Number

392

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGL_HTT Æ tekan enter. M aka akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.262 Download PO from TAM 2. Input data pada Vendor,PO date dan PO Number untuk output file dan download date akan langsung dimunculkan oleh sistem. Dan untuk wilayah bisa dipilih berdasarkan wilayah DKI saja, diluar DKI, atau sales office yang spesifik. 3. Klik dan akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.263 Display Purchase O rder 4. Pilih tombol download . 5. Lalu, semua purchase order akan ter-download.

393

4.3.3.6 Mencetak Invoice / Faktur Tabel 4.89 Mencetak Invoice / Faktur Scope


Bagian

Spareparts

Aktivitas

M encetak Faktur

Plant yang dites

T002, T541, T267

Deskripsi

Proses ini dilakukan untuk membuat faktur ke cabang / membuat tagihan atas transaksi yang dilakukan.

Trigger

Adanya proses penagihan pembayaran

Data Input

- Output Type - Billing Document

Dokumen Referensi

Purchase Order

User

Admin Part HO

Expected Result

Invoice Tercetak.

Actual Result

Invoice telah terbuat dan tercetak.

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan VF31 Æ tekan enter. M aka akan muncul tampilan seperti ini

394

Gambar 4.264 Output from Billing 2. Input untuk output type nya, masukkan nomor untuk billing documentnya, sales organization, distribution channel dan division. 3. Klik dan akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.265 Display Output from Billing 4. Lalu centang pada billing document untuk memproses lebih lanjut. 5. Untuk mencetak document pilih tombol

395

Gambar 4.266 Faktur S uku Cadang Tercetak

4.3.3.7 Membuat Billing Tabel 4.90 Membuat Billing Scope


Bagian

Spareparts

Plant yang dites

T002, T541, T267

Aktivitas

M embayar Tagihan / M embuat Billing

Deskripsi

Proses ini untuk pembayaran atas transaksi dan tagihan yang dikirimkan kantor pusat.

Trigger

Adanya penagihan dari tagihan kantor pusat untuk melakukan pembayaran

396

transaksi. Data Input

-

Company Code Sales Organization Distribution Channel Division TAM File Name.

Dokumen Referensi

Purchase Order

User

Part Admin Cabang

Expected Result

Billing terproses.

Actual Result

Billing terproses dan pembayaran berhasil dilakukan.

Pass / Fail

Pass

397

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGL_BILL_CUST Æ tekan enter. M aka akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.267 Upload Invoice from TAM 2. Input data pada company code, sales organization, distribution channel, division, plant, purchasing organization. Untuk Skip Material Check bisa di centang atau tidak, jika di centang maka tidak terjadi pengecekan pada material dan jika dicentang terdapat pengecekkan pada material. 3. Isi price valid till yang dimana sampai kapan invoice tersebut berlaku. 4. Klik dan akan muncul tampilan seperti ini

398

Gambar 4.268 Display Customer Billing from TAM 5. Lalu pilih tombol Create PO/ SO, Create Non-Live Billing, Extend PO / SO dan Create Live Billing secara berurutan untuk memastikan tidak ada lagi data untuk cabang tersebut meminta pembelian barang / sparepart dan nanti akan muncul pesan ”No data found” yang memastikan tidak ada data lagi dan nomor billing bisa terbentuk. 6. Lalu, akan muncul pesan bahwa “ The sales order / PO is complete”

Gambar 4.269 Konfirmasi Billing Terbuat

399

4.3.3.8

Invoice List

Tabel 4.91 Invoice List Scope


Bagian

Spareparts

Aktivitas

M embuat Invoice List

Plant yang di test

T002, T541, T267

Deskripsi

Proses ini dilakukan oleh Part Admin Cabang untuk memproses output dari pembuatan invoice – invoice yang ada.

Trigger

Banyak nya tagihan transaksi yang dilakukan pelanggan, maka dibuat invoice list untuk mempermudah pelanggan dalam menerima dan melihat tagihan.

Data Input

-

Dokumen Referensi

Invoice

User

Part Admin Cabang

Expected Result

Invoice List terbentuk.

Actual Result

Invoice List terbentuk.

Pass / Fail

Pass

Billing Date Sales Organization Distribution Channel Division

400

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan ZPYGSDE00038 Æ tekan enter. M aka akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.270 Output from Billing 2. Input untuk Billing Date, Billing Type, dan Billing Document, lalu input Sales Organization, Distribution Channel, Division. 3. Klik dan akan muncul tampilan seperti ini

Gambar 4.271 Display Output from Billing 4. Lalu pilih button Collective Billing doc./online. 5. M aka akan muncul tampilan seperti ini

401

Gambar 4.272 Create Invoice List 6. Pilih tombol save

untuk menyimpan invoice list tersebut.

Dari kegiatan testing pada bagian sparepart dapat terlihat bahwa seluruh kegiatan pengetesan transaksi yang dilakukan berjalan dengan baik. Pengetesan dilakukan untuk tiga cabang dan semua cabang telah berjalan dengan baik. M aka dapat disimpulkan, testing untuk bagian sparepart baik dan tidak ada error / bug.

402

Tabel 4.92 Hasil UAT Aktivitas

Result

Aktivitas

Result

Create Sales Order

Pass

M embuat Billing

Pass

Release Credit Limit

Pass

Invoice List

Pass

Checking Purchase Requisition

Pass

Assign Purchase Requisition ad

Pass

Download data Purchase Order

Pass

M encetak Invoice / Faktur

Pass

Convert to Purchase Order

403

4.3.4

Service Proses transaksi yang dilakukan adalah proses regular service normal pada PT.Astra International Tbk. Transaksi dimulai dengan membuat master data konsumen dan sampai pada pembuatan billing

4.3.4.1 Membuat master data konsumen dan equipment Tabel 4.93 Membuat master data konsumen dan equipment Scope User Acceptance Testing Bagian

Service

Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

M embuat master data konsumen dan equipement

Deskripsi

Konsumen yang datang untuk melakukan service kendaraan akan didata unt. Selain biodata diri tentang konsumen, kendaraan/ equipment yang di-service juga akan didata.

Hal

memudahkan

ini

dilakukan transaksi

selanjutnya.Bila sudah

terdaftar

untuk service maka

Perintah Kerja Bengkel bisa segera dibuat. Trigger

Data Input

Adanya pelanggan baru yang datang ingin melakukan regular service -

Company code Plant,division,sales organisation Kelompok konsumen Data konsumen Data equipment

404

Dokumen Referensi

-

User

Service Advisor

Expected Result

Customer Master dan Equipment berhasil dibuat

Actual Result

Data customer dan equipment tersimpan dan dihasilkan nomer customer

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan zpyl_cust_create. 2. Isikan company code, plant,sales organization, division, dan kelompok konsumen. 3. Kelompok konsumen terdiri dari: - 03 : AFFCO - 06 : Dealer Finance-VSP - 08 : Employee - 09 : End-Customer - 10 : Fleet User - 12 : Sub Dealer - 14 : Government - 19 : Dealer non fin-Excls - 22 : End Cust- A 2000 club - 35 : Employee SO - AW: End Cust.AWSO Member

405

Gambar 4.273 Program to Search and Create Customer&Equipment 4. Pencarian konsumen dan equipment sudah terdata atau belum bisa menggunakan search by customer ataupun seacrh by equipment. 5. Setelah itu klik execute 6. Bila konsumen dan equipment belum terdata, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

Gambar 4.274 Pencarian Konsumen dan Equipment 7. Pilih icon untuk menambah master data konsumen 8. M aka akan muncul tampilan untuk mengisi detil dari konsumen yang bersangkutan

406

Gambar 4.275 Create Customer Master-Detil 9. Klik tanda centang, akan muncul kotak dialog konfirmasi apakah ingin membuat konsumen baru?. Lalu pilih Yes.

407

Gambar 4.276 Confirmation Create a New Cu stomer 10. Setelah konfirmasi maka akan muncul tampilan seperti:

Gambar 4.277 Cu stomer Master List 11. Langkah selanjutnya adalah membuat equipment master dari konsumen yang bersangkutan. Pastikan checkbox yang tercentang merupakan konsumen yang benar. 12. Pembuatan equipment dilakukan dengan memilih icon 13. Akan muncul tampilan untuk mengisikan detil equipment yang bersangkutan.

408

Gambar 4.278 Create Equipment Master-Detil 14. Klik tanda centang, akan muncul kotak dialog konfirmasi apakah ingin membuat equipment baru?. Lalu pilih Yes.

409

Gambar 4.279 Confirmation Create a New Equipment 15. Langkah selanjutnya memastikan master data konsumen dan equipement telah terbuat dengan baik dan benar. 16. M asukkan no. Rangka kendaraan yang baru didata.

410

Gambar 4.280 Equipment-Check 17. Bila pembuatan master data tepat maka akan muncul tampilan master data konsumen yang memiliki kendaraan yang seharusnya.

Gambar 4.281 Display Konsumen dan Equipment

4.3.4.2 Membuat Order-Perintah Kerja Bengkel(PKB) Tabel 4.94 Membuat PKB Scope

User Acceptance Testing

Bagian

Service

Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

M embuat Perintah Kerja Bengkel(PKB)

Deskripsi

M embuat order dalam divisi service akan menggunakan

T-code IW31.Order

ini

411

nantinya akan berisi tentang service yang dilakukan dan material apa saja yang diperlukan. Trigger

Adanya pelanggan regular service.

Data Input

-

yang

melakukan

order type planning plant, businees area. - Material data

Dokumen Referensi

-

User

Service Advisor

Expected Result

Perintah Kerja Bengkel dapat terbuat dengan lancar.

Actual Result

PKB terbuat dan dihasilkan nomor PKB

Pass / Fail

Pass

1. 2. 3.

4.

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Ketikkan IW 31 pada command field yang tersedia. Isikan order type, planning plant, dan businees area. Order tye memiliki pilihan sebagai berikut: - PM 01 : Ongoing M aintenance Order - PM 02 : Preventive M aintenance Order - PM 04 : Refurbisment Order(Reconditioning) - SM 01 : Service Order – with Service Contract - SM 02 : Service Order – non Service Contract Akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

412

Gambar 4.282 Create Order-Service 5. Lalu tekan enter, maka akan muncul tampilan

413

Gambar 4.283 Create Service Order- Header 6. Pada tampilan di atas yang pertama kali dilengkapi adalah konsumen yang bersangkutan dan work center. Work center memiliki 2 macam, yaitu: - Service, untuk regular service - Service B, untuk body repair 7. Bila PKB memerlukan material, maka harus diisikan pada tab components dan gambaran tentang service yang dilakukan akan ada pada tab operations

Gambar 4.284 Components-O rder

414

Gambar 4.285 Operations-Order 8. Setelah itu PKB yang ada harus di-release. Gunakan icon 9. M aka akan muncul confimation dialog, yang berisi tentang status dari konsumen

Gambar 4.286 Confirmation Dialog- Customer Statu s 10. Simpan PKB yang dibuat.

4.3.4.3 Membuat Good Issue Tabel 4.95 Membuat Good Issue Scope

User Acceptance Testing (UAT)

Bagian

Service

Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

M embuat GI

Deskripsi

Setelah membuat order/ PKB(Perintah Kerja Bengkel) dan di dalam order

415

diperlukan material, maka proses good issue perlu untuk dilakukan. Good issue menandakan material yang diinginkan keluar

dari

gudang

material

yang

bersangkutan.Good Issue akan dilakukan dengan t-code M B1A.Jika PKB tidak memerlukan material maka good issue tidak perlu dilakukan. Trigger

Data Input

Adanya material yang dikeluarkan dari gudang -

Document date Default for document items Order number Qty Recipient

Dokumen Referensi

No. order

User

Bagian Gudang

Expected Result

Barang bisa dikeluarkan dari gudang dan dicatat dengan baik.

Actual Result

GI terbuat dan dihasilkan nomor GI

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan M B1A pada command field yang tersedia. 2. M aka akan muncul tampilan:

416

Gambar 4.287 Enter Good Issue 3. Isikan document date, movement type, plant dan storage location. Untuk movement type pilih 261- consumption for order from warehouse. 4. Storage location memiliki pilihan: - 1000: spareparts - 3000: consumable 5. Lalu klik

. M aka akan muncul tampilan:

Gambar 4.288 Reference:O rder 6. M asukkan nomor order yang sudh dibuat sebelumnya.Lalu klik tanda centang. 7. Akan muncul tampilan :

417

Gambar 4.289 Good Issue – Selection Screen 8. Isikan recipient yang bersangkutan, dan pastikan material yang akan keluar dari gudang tercentang. 9. Simpan good issue

.

4.3.4.4 Mengubah status order Tabel 4.96 Mengubah S tatus Order Scope

User Acceptance Testing

Bagian

Service

Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

M engubah status order

418

Deskripsi

Dalam langkah ini, order yang dibuat akan diubah menjadi WIP- Work in Process. Ini berarti service sudah mulai dilakukan oleh mekanik yang bersangkutan dan

jika

membutuhkan material sudah tersedia part yang dibutuhkanya. Pengubahan status order dilakukan lewat t-code IW32. Trigger

Data Input

Order yang dikerjakan -

dibuat

sedang

mulai

Order number

Dokumen Referensi

No. order

User

PTM

Expected Result

Status order dapat di-update menjadi WIP

Actual Result

Order memiliki status WIP

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan IW32 pada command field yang ada. 2. Ubah status dengan mengklik icon . 3. Lalu pilih status WIP-Work in Progress.

419

Gambar 4.290 Service O rder-WIP 4. Simpan perubahan yang ada

.

4.3.4.5 Order Confirmation Tabel 4.97 Order Confirmation Scope


Bagian

Service

Aktivitas

M engkonfirmasi order

Plant yang dites

T002, T267, T541

Deskripsi

Order confirmation dimaksudkan dengan pekerjaan service yang dilakukan telah selesai dilakukan. Order confirmation akan

420

menggunakan t-code IW41. Trigger

Order yang bersangkutan telah selesai dikerjakan

Data Input

-

Order number Check final confirmation Check no remain woerk

Dokumen Referensi

No. order

User

Service advisor

Expected Result

Status order dapat di-update , yang menggambarkan service telah selesai

Actual Result

Final confirmation telah terbentuk

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan IW41 pada command field yang ada. 2. M asukkan nomor order yang akan dilakukan order confirmation

Gambar 4.291 Create Order Confirmation- Initial Screen

421

3. Tekan enter. 4. Lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

Gambar 4.292 Create Order Confirmation: Actual Data 5. Pastikan final confirmation dan no remain work tercentang. 6. Simpan order confirmation yang dibuat

.

4.3.4.6 Melakukan TECO pada order Tabel 4.98 TECO pada order Scope


Bagian

Service

Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

TECO

Deskripsi

TECO

dilakukan

pada

saat

order

422

confirmation selesai dilakukan. Hal ini akan menandakan order betul-betul selesai dilakukan dan setelah melakukan proses TECO maka proses billing request dan billing baru bisa dilakukan,selain

itu

TECO juga menandakan GI sudah selesai dilakukan ,dan bila terdapat OPL(Order Pekerjaan Luar) telah terselesaikan. Trigger

Data Input

GI telah dilakukan, pekerjaan service selesai, jika ada OPL sudah selesai -

Sales organization data Reference date and time Complete notification

Dokumen Referensi

No. order

User

Service advisor

Expected Result

Status order dapat di-update , yang menggambarkan service telah selesai,OPL and GI done,

Actual Result

TECO berhasil dilakukan

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan IW32. 2. Lalu pilih lambang bendera hitam putih Æ extras Æ sales data. 3. M aka isikan sales org, distribution channel, division, sales office, dan sales group.

423

Gambar 4.293 TECO- Sales Organization Data 4. Isikan waktu mulai dan waktu selesai pengerjaan service.

Gambar 4.294 TECO- Time 5. Lalu simpan

.

424

4.3.4.7 Membuat Billing Request Tabel 4.99 Billing Request Scope


Bagian

Service

Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

Billing Request

Deskripsi

Proses Billing request dibuat sebelum dilakukannya proses billing.Billing request nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam membuat billing. Billing request berisikan seluruh tagihan yang ada dan pada tahap ini bisa dilakukan pemilihan terhadap

tagihan

mana

yang

ingin

dibayar.Billing request dilakukan pada tcode DP90. Trigger

Data Input

Pelanggan ingin memilih service yang akan dilakukan pembayaran -

Service order Posting date Amount to be billed

Dokumen Referensi

No. order

User

Service advisor

Expected Result

Terjadi pemilihan tagihan yang akan dibayar oleh konsumen.

Actual Result

Pemilihan telah dilakukan dan terbentuk billing request.

425

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan DP90 pada command field yang ada. 2. M asukkan nomor service order yang bersangkutan.

Gambar 4.295 Billing Request 3. Klik expenses Æ billing request 4. Akan muncul tampilan:

Gambar 4.296 Billing Request- Expenses

426

Gambar 4.297 Contoh Billing Request Jasa 5. Amount to be billed adalah jumlah yang akan dibayar, amount postponed adalah jumlah yang akan ditunda pembayarannya, amount rejected adalah jumlah yang tidak akan dibayar. 6. Simpan billing request yang ada.

4.3.4.8 Membuat Billing Tabel 4.100 Billing Scope


Bagian

Service

Plant yang dites

T002, T267, T541

Aktivitas

Billing

Deskripsi

Setelah membuat billing request, maka langkah

selanjutnya

adalah

membuat

billing. Dalam pembuatan billing, t-code yang digunakan adalah VF01. Trigger Data Input

Pelanggan ingin melakukan pembayaran -

Billing request number

Dokumen Referensi

No. Billing request

User

Service advisor

427

Expected Result

Billing

terbentuk

request. Actual Result

Billing terbentuk

Pass / Fail

Pass

Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan 1. Ketikkan VF01. 2. M asukkan nomor billing request yang sudah dbuat sebelumnya.

Gambar 4.298 Create Billing Document 3. Lalu klik enter. 4. M aka akan muncul tampilan seperti:

Gambar 4.299 Overview Billing Request

berdasarkan

billing

428

5. Lalu simpan billing yang ada

.

Dari kegiatan testing yang dilakukan dapat terlihat bahwa seluruh kegiatan pengetesan transaksi yang dilakukan berjalan dengan baik. Oleh karena itu disimpulkan untuk proses transaksi bagian service berjalan sesuai dengan ketentuan yang ada dan tidak terjadi masalah.Testing yang juga dilakukan untuk plant T267 dan T541 memiliki hasil yang sama seperti T002. Di mana seluruh transaksi dapat berjalan dengan baik dan benar. Tabel 4.101 Hasil UAT Aktivitas M embuat Master Data

Result

Aktivitas

Result

Pass

Order Confirmation

Pass

Pass

M elakukan

Konsumen dan Equipment M embuat Order- Perintah Kerja Bengkel

TECO

pada

Pass

Order

M embuat Good Issue

Pass

M embuat Billing Request

Pass

M engubah status order

Pass

M embuat Biling

Pass

BAB 4 SETTING AND TESTING. selanjutnya adalah melakukan perbaikan setting. Kegiatan setting yang

Recommend Documents