BAB 4 REKOMENDASI PROSES YANG DIUSULKAN
4.1
Daftar Proses Daftar proses ini meupakan usulan yang menunjukan proses-proses bisnis yang
berubah ataupun tidak berubah, dan juga menunjukan proses-proses mana saja yang dihilangkan atau tidak dihilangkan. Berikut adalah tabel yang dijadikan acuan/template untuk menyusun daftar proses: Nama Kolom
Keterangan
No.
Nomor proses bisnis
Description
Nama proses bisnis
Old State
Keterangan apakah suatu proses bisnis terdapat
pada
kondisi
sistem
lama
(current), ditandai dengan tanda centang atau checklist (√) bila proses tersebut ada dan tanda garis (-) bila proses tersebut tidak ada. New State
Keterangan apakah suatu proses bisnis terdapat
pada
kondisi
baru
yang
direkomendasikan, ditandai dengan tanda centang atau checklist (√) bila proses tersebut ada dan tanda garis (-) bila proses tersebut tidak ada.
122
123 Keterangan tambahan mengenai proses
Note
binis, apakah proses tersebut merupakan proses yang lama/baru/update. Updated = diperbaharui. New = baru. Deleted = dihapus/dihilangkan. Tanpa keterangan (-) = proses tidak mengalami perubahan. Tabel 4.1 Daftar Proses - Keterangan No.
Old State
New State
Note
Financials 1. Chart of Account
√
√
-
2.
Edit Chart of Account
√
√
-
3.
Journal Entry
√
√
-
4.
Journal Voucher
√
√
-
5.
Posting Template
√
√
Updated
6.
Recurring Posting
√
√
Updated
7.
Reverse Transaction
√
√
Updated
8.
Exchange Rate Difference
√
√
-
9.
Conversion Difference
√
√
Updated
√
√
Updated
10.
Description
Financial Report Template
11.
Document Printing
√
√
Updated
12.
Internal Reconcilitation
√
√
Updated
124 13.
Budget Setup
√
√
Updated
14.
Cost Accounting
√
√
Updated
15.
G/L Accounts and Business Partners
√
√
-
16.
Financial Balance Sheet
√
√
-
17.
General Ledger
√
√
-
18.
Aging
√
√
Updated
19.
Tax
√
√
Updated
Sales –A/R 20.
Sales Quotation
√
√
Updated
21.
Sales Order
√
√
Updated
22.
Delivery
√
√
Updated
23.
Return
√
√
-
24.
A/R Down Payment Request
√
√
Updated
25.
A/R Down Payment Invoice
√
√
Updated
26.
A/R Invoice
√
√
-
27.
A/R Invoice - Payment
√
√
-
28.
A/R Credit Memo
√
√
Updated
29.
A/R Reverse Invoice
√
√
Updated
30.
Document Generation Wizard
√
√
Updated
31.
Document Printing
√
√
Updated
32.
Dunning Wizard
√
√
Updated
33.
Open Item List
√
√
Updated
34.
Document Draft Report
√
√
-
125 35.
Sales Analysis
√
√
Updated
36.
Backorder
√
√
Updated
Purchasing - A/P 37.
Purchasing Order
√
√
Updated
38.
Good Receipt PO
√
√
-
39.
Good Return
√
√
-
40.
A/P Down Payment Request
√
√
Updated
41.
A/P Down Payment Invoice
√
√
Updated
42.
A/P Invoice
√
√
-
43.
A/P Credit Memo
√
√
Updated
44.
A/P Reverse Invoice
√
√
Updated
45.
Landed Cost
√
√
Updated
46.
Document Printing
√
√
Updated
47.
Purchasing Reports
√
√
Updated
Business Partners 48.
Business Partner Master Data
√
√
-
49.
Activity
√
√
Updated
50.
Internal Reconcilitation
√
√
Updated
51.
Business Partner Report
√
√
Updated
Banking 52.
Incoming Payments
√
√
-
53.
Check Register
√
√
Updated
54.
Deposit
√
√
Updated
126 55.
Postdated Check Deposit
√
√
Updated
56.
Postdated Credit Voucher Deposit
√
√
Updated
57.
Outgoing Payments
√
√
-
58.
Check for Payment
√
√
Updated
59.
Void Check of Payment
√
√
Updated
60.
Check for Payment Draft
√
√
Updated
61.
Payment Wizard
√
√
Updated
62.
External √
√
Updated
63.
Bank Statement and Reconciliation Check Number Confirmation
√
√
Updated
64.
Document Printing
√
√
Updated
65.
Banking Reports
√
√
Updated
Inventory 66.
Item Master Data
√
√
-
67.
Item Management
√
√
Updated
68.
Good Receipt
√
√
-
69.
Good Issue
√
√
-
70.
Inventory Transfer
√
√
Updated
71.
Initial Quantities and Inventory Tracking
√
√
Updated
72.
Cycle Count Recommendation
√
√
Updated
73.
Inventory Revaluation
√
√
Updated
74.
Price Lists
√
√
Updated
75.
Pick and Pack
√
√
Updated
76.
Item List
√
√
Updated
127 77.
Document Draft Report
√
√
Updated
78.
List Price Report
√
√
Updated
79.
Inactive Items
√
√
Updated
80.
Inventory Posting List
√
√
-
81.
Inventory Status
√
√
Updated
82.
Inventory in Warehouse Report
√
√
Updated
83.
Inventory Audit Report
√
√
-
84.
Inventory Valuation Report
√
√
Updated
85.
Serial Number Transaction Report
√
√
Updated
86.
Batch Number Transaction Report
√
√
Updated
Human Resources 87.
Employee Master Data
√
√
-
88.
Human Recources Reports
√
√
Updated
Proses Kontrak 89.
Create New Contract
-
√
New
90.
Manage/Display Contract
-
√
New
91.
Entry Quotation
√
√
Updated
92.
Create/Manage Purchase Order
√
√
Updated
93.
Create A/P Invoice
√
√
-
94.
Create Outgoing Payment
√
√
-
95.
Create New Driver Vacancy
-
√
New
96.
Manage/Display Vacancy
-
√
New
97.
Profile MatchUp
-
√
New
128 98.
Entry New Driver
-
√
New
99.
Manage/Display Driver
-
√
New
100. Create New Rental TimeSheet
-
√
New
101. Manage/Display Timesheet
-
√
New
102. Create A/R Invoice
√
√
Updated
103. Create Incoming Payment
√
√
-
104. Customer Receiveable Aging Report
√
√
-
105. Create/Manage Sales Quotation
√
√
Updated
106. Create/Manage Sales Order
√
√
Updated
107. Create/Manage Sales Delivery
√
√
Updated
108. Create A/R Invoice
√
√
-
109. Create Incoming Payment
√
√
-
110. Customer Receiveable Aging Report
√
√
-
111. Create/Manage Purchase Order
√
√
Updated
112. Create/Manage Goods Receipt
√
√
-
113. Create/Manage Goods Return
√
√
-
114. Create A/P Invoice
√
√
-
115. Create Outgoing Payment
√
√
-
116. Vendor Liabilities Aging Report
√
√
-
117. Puchase Order Report
√
√
-
Proses Pembayaran Kontrak
Proses Penjualan Kendaraan
Proses Pembelian Inventory
129 118. Inventory Report-Posting List
√
√
-
119. Inventory in Warehouse Report
√
√
-
120. Inventory Valuation Report
√
√
-
121. Inventory Audit Report
√
√
-
122. Create/Manage Fix Asset
√
√
Update
123. Manage Value Fix Asset
√
√
Update
124. Create/Manage Vehicle Timesheet
-
√
New
125. Create A/P Invoice
√
√
-
126. Create Goods Issue
√
√
-
127. Fix Asset Value Report
√
√
Update
Proses Replacement
Tabel 4.2 Daftar Proses
4.2
Proses Bisnis yang Diperbarui Proses bisnis yang diperbarui atau di-update akan dijelaskan melalui
template/acuan yang terdiri dari elemen-elemen berikut ini: a.
Parent Business Activity/Process Merupakan proses bisnis yang terlebih dahulu harus dijalankan, sehingga input
yang diperlukan dapat diidentifikasi, dan proses bisnis yang terkait/selanjutnya dapat dijalankan. b.
Description Merupakan keterangan tambahan singkat mengenai tujuan/manfaat dari proses
bisnis yang terkait.
130 c.
Primary Product Terdiri dari Primary Product, hasil utama/ produk utama dari proses bisnis yang
terkait; Description, merupakan keterangan singkat tentang Primary Product; dan Customer of Product, merupakan calon pemakai/pengguna (internal) yang akan menggunakan system/transaksi yang terkait nantinya. d.
Trigger(s) Aktivitas atau kejadian yang mendorong terjadinya proses bisnis yang terkait.
e.
Sub-Process Proses lain yang merupakan bagian dari proses bisnis yang terkait.
f.
Standart Path Event/Activities Merupakan alur/aliran proses bisnis yang umum/standart yang dijelaskan di
dalam narasi. Dimulai dengan trigger(s), input yang dibutuhkan, cara proses dijalankan, hasil dari proses serta penggunaan hasil dari proses. g.
Alternative Path Event/Activities Merupakan alur/aliran proses bisnis alternative yang dapat menggantikan
aliran/alur proses bisnis umum/standart. h.
Input(s) Merupakan masukan/data apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan proses
bisnis yang terkait. Terdiri dari inputs, description, dan sources of input, dimana sources of input terdiri dari technical inputs (database SAP) dan non-technical inputs (form, schedule, organization policies, etc). i.
Secondary Product(s) Merupakan hasil tambahan/sampingan dari proses bisnis yang terkait.
j.
Participants
131 Pihak internal perusahaan (bagian atau departemen) yang berperan dalam menyediakan inputs dan menjalankan proses bisnis baik secara langsung berhubungan dengan system maupun tidak langsung. k.
Integration Pengaruh
proses
terhadap
modul
SAP
Business
One
yang
telah
diimplementasikan. Terdiri dari desired function, yang merupakan fungsi yang diperlukan oleh proses yang terkait; dan required component yang merupakan komponen/submodul yang dibutuhkan untuk memenuhi fungsi.
132 4.2.1 Kontrak 4.2.1.1 Create New Contract
Gamabar 4.1 Rancangan User Interface – Contract A. Parent Business Activity/Process: •
Maintain master data.
•
Rental transaction.
•
Contract.
B. Description: Proses ini mendukung pencatatan kontrak rental baru.
133 C. Primary Products: Primary Products Contract record
Description
Customer of Products
Data kontrak rental antara Contract Administrator konsumen
dengan
PT.
ABHITRANS tercatat ke dalam system. Tabel 4.3 Primary Products-Contract
D. Trigger(s): Adanya kontrak rental baru antara konsumen dengan PT. ABHITRANS. E. Sub-process: •
Manage/Display Contract, untuk mengupdate/menampilkan kontrakkontrak yang sebelumnya telah dibuat.
F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mencatat kontrak rental baru, lalu kemudian akan dimulai transaksi Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid. G. Alternative Path Event/Activities: -
134 H. Input(s): Sources of Inputs Inputs
Description Technical
Customer.
ID
atau
nama Customer
master Contract form.
yang data.
customer terkait
Non-technical
di
dalam
kontrak. Validity period.
Periode
waktu Date.
Contract form.
berlakunya kontrak. Document date.
Waktu
dokumen Date
Contract form
kontrak dibuat Contract type.
Jenis kontrak yang Contract type.
Contract form.
berlaku. Car Class / Type.
Jenis mobil yang Car master data..
Contract form
dibutuhkan. Car make.
Merk mobil yang Car master data.
Contract form
dibutuhkan Car model
Model mobil yang Car master data.
Contract form.
dibutuhkan. Purchased year
Tahun mobil dibeli
Car master data.
Contract form
Car license number
Nomor polisi mobil
Car master data
Contract form
Car rate / day
Harga sewa mobil Car rental rate per hari
Contract form
135 Driver (yes/no)
Apakah
mobil Car rental master Contract form
membutuhkan
data
driver Start date
Waktu
awal date
Contract form
penyewaan mobil End date
Waktu
akhir date
Contract form
penyewaan mobil Tax code
Kode pajak
Tax code
Contract form
Tabel 4.4 Input(s) – Contract
I. Secondary Products: Secondary Products Customer payable changed
Description Hutang
Customer of Products
customer Finance department
bertambah. Rental Timesheet changed
Perubahan
di
contract, Contract administrator
seperti penggantian start date/end date/ rate/tax/etc akan
menyebabkan
perubahan
pada
Rental
Timesheet Tabel 4.5 Secondary Products- Contract
136 J. Participant: Participant(s) (Actor) Contract Administrator
Function(s) -Mencatat kontrak ke dalam sistem SAP. -memaintain data kontrak. -menghubungi
Operational
Staff
ketika melakukan perubahan dalam kontrak. Tabel 4.6 Praticipants - Contract
K. Integration: -
137 4.2.1.2 Create New Driver Vacancy
Gambar 4.2 Rancangan User Interface – Job Vacany
A. Parent Business Activity/Process: •
Maintain master data.
•
Rental transaction.
•
Job Vacancy.
B. Description:
138 Proses ini mendukung pencatatan lowongan kerja driver baru sesuai dengan kontrak. C. Primary Products: Primary Products
Description Data
Job vacancy record.
lowongan
Customer of Products kerja
Operational Staff
tercatat ke dalam system. Tabel 4.7 Primary Products-Job Vacany
D. Trigger(s): Adanya kebutuhan untuk driver pada client. E. Sub Process : Manage/Display Vacancy, untuk mengupdate/menampilkan lowongan kerja. F. Standart Path Event/Activities : Proses dimulai ketika adanya kebutuhan akan driver untuk client. Operational staff akan mengentri data driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari. G. Alternative Path Event / Activities : H. Input(s): Inputs
Description
Sources of Inputs
139 Technical Contract No.
Nomor
kontrak Contract
yang
digunakan data.
untuk
membuka
lowongan
Non-technical
master Contract form.
kerja
driver. Validity period.
Periode
waktu Date.
-
berlakunya kontrak. Document date.
Waktu
dokumen Date
-
kontrak dibuat Foreign language.
Bahasa asing yang Driver master data.
Contract form.
dimengerti driver Location
Domisili driver.
Driver master data.. Contract form
Age.
Umur driver.
Driver master data.
Contract form
Sex
Jenis
kelamin Driver master data.
Contract form.
untuk Driver master data.
Contract form
untuk Driver master data
Contract form
driver. Overnight ( yes/ no)
Kesediaan lembur
Out of town ( yes / Kesediaan no)
dinas keluar kota
Experience
Pengalaman sebagai driver.
kerja Driver master data
Contract form
140 Start date
Waktu
awal date
Contract form
penyewaan mobil End date
Waktu
akhir date
Contract form
penyewaan mobil Quantity
Jumlah driver yang Contract dibutuhkan
master Contract form
data
Tabel 4.8 Input(s) – Job Vacancy
I. Secondary product : J. Participant : Participant(s) (Actor) Operational Staff
Function(s) -Mencatat lowongan kerja driver -memaintain data lowongan driver.
Tabel 4.9 Participants – Job Vacancy
K. Integration: -
141 4.2.1.3 Profile MatchUp
Gambar 4.3 Rancangan User Interface – Profile MatchUp (1)
Gambar 4.4 Rancangan User Interface – Profile MatchUp (2)
142 A. Parent Business Activity/Process: •
Maintain master data.
•
Rental transaction.
•
Job Vacancy.
B. Description: Proses ini mendukung pencarian driver yang sesuai dengan lowongan. C. Primary Products: Primary Products
Description
Customer of Products
Data driver yang tersedia Operational staff
Driver waiting list
dan
sesuai
kualifikasi
dengan
tercatat
ke
dalam sistem SAP. Tabel 4.10 Primary Products – Profile MatchUp
D. Trigger(s): Adanya kebutuhan untuk mendapatkan driver yang sesuai dengan kualifikasi lowongan. E. Sub-process: F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mencari driver yang sesuai dengan kualifikasi lowongan, kemudian staff operasional akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan,
143 document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience, ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list. G. Alternative Path Event/Activities: H. Input(s): Sources of Inputs Inputs
Description Technical
Vacancy number
Nomor lowongan
Validity period.
Periode
Job vacancy record
Non-technical Job vacancy form
waktu Date.
Job vacancy form.
dokumen Date
Job vacancy form
berlakunya lowongan. Document date.
Waktu
driver waiting list dibuat Add to waiting list Apakah driver mau Driver (yes / no).
dimasukkan kedalam
record. waiting
master -
144 list. Tabel 4.11 Input(s) – Profile MatchUp
I. Secondary Products: Secondary Products Status
Job
Description
Customer of Products
vacancy Status job vacancy berubah Operational staff
changed
menjadi non aktif.
Status driver changed
Status
driver
berubah Operational staff
menjadi waiting list Tabel 4.12 Secondary Products - Profile MatchUp
J. Participant: Participant(s) (Actor) Operational staff
Function(s) -Mencatat driver ke dalam waiting list dalam sistem SAP.
Tabel 4.13 Participants – Profile MatchUp
K. Integration: -
145 4.2.1.4 Entry New Driver
Gambar 4.5 Rancangan User Interface - Driver
A. Parent Business Activity/Process: •
Maintain master data.
•
Rental transaction.
•
Driver.
B. Description: Proses ini mendukung pembuatan data driver baru. C. Primary Products: Primary Products Driver record
Description Data
driver
yang
Customer of Products baru Operational staff
146 dimasukkan
ke
dalam
sistem SAP. Tabel 4.14 Primary Products - Driver
D. Trigger(s): Adanya driver baru. E. Sub-process: Manage / display driver, untuk mengaupdate atau menampilkan data driver. F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya penerimaan driver baru, kemudian operational staff menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur. G. Alternative Path Event/Activities: H. Input(s): Sources of Inputs Inputs
Description Technical
Frist name
Nama depan driver
Driver record
Non-technical
master Driver recruitment form
147 Last name.
Document date.
Nama
belakang Driver
driver
record
Waktu
master Driver recruitment form.
dokumen Date
Driver recruitment
driver dibuat Tanggal
Start date
form driver Date
Driver recruitment
mulai bekerja Tanggal
End date
formdriver Date
Driver recruitment
berhenti bekerja Tanggal lahir driver
Birth date
form Date
Driver recruitment form
Place of Birth
Tempat lahir driver
Driver
master Driver recruitment
record Alamat driver
Address
Driver
form master Driver recruitment
record Telepon driver yang Driver
Phone
dapat dihubungi Daerah
Location
Sex
driver
record
Jenis kelamin driver
Driver
Nomor SIM driver
expired Masa
form
domisili Driver master
Driver record
License
master Driver recruitment
record
record License number
form
habis
SIM Date
Driver recruitment form
master Driver recruitment form master Driver recruitment form Driver recruitment
148 date
driver
Languange
Bahasa asing yang Driver
Languange level
form
dikuasai driver
record
Tingkatan
Driver
master Driver recruitment form master Driver recruitment
kemampuan driver record dalam
form
menguasai
bahasa asing Out of Town ( yes / Kesediaan
driver Driver
master Driver recruitment
untuk bekerja diluar record
no)
form
kota Ketersediaan driver Driver
Overnight
untuk
master Driver recruitment
bekerja record
form
lembur Tabel 4.15 Input(s) - Driver
I. Secondary Products: J. Participant: Participant(s) (Actor) Operational staff
Function(s) -Mencatat driver ke dalam sistem SAP. -Memaintain data driver.
Tabel 4.16 Participants - Driver
149 K. Integration: -
4.2.1.5 Create New Rental TimeSheet
Gambar 4.6 Rancangan User Interface – Rental Timesheet (1)
150
Gambar 4.7 Rancangan User Interface –Rental Timesheet (2)
A. Parent Business Activity/Process: •
Maintain master data.
•
Rental transaction.
•
Rental Schedule.
B. Description:
151 Proses ini mendukung pembuatan rental timesheet. C. Primary Products: Primary Products Car
Rental
Description
Customer of Products
Timesheet Data kontrak, driver, mobil Operational staff yang bersangkutan dengan
record
kontrak
dimasukan
ke
dalam sistem SAP. Tabel 4.17 Primary Products – Rental Timesheet
D. Trigger(s): Adanya kebutuhan untuk mengelola mobil dan driver untuk memenuhi pesyaratan kontrak. E. Sub-process: Manage / display Rental Timesheet, untuk mengaupdate atau menampilkan data timesheet. F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mengelola kontrak yang ada dengan meng-assign mobil dan driver. Operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down
152 list yang sudah disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, maka staff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet. G. Alternative Path Event/Activities: H. Input(s): Sources of Inputs Inputs
Description Technical
Contract Number
Nomor kontrak.
Contract
Non-technical
master Timesheet form
record Document date.
Waktu
dokumen Date
Timesheet form
driver dibuat License Plate
Nomor polisi mobil
Driver’s Employee Nomor Number
Car master record
induk Driver
pegawai driver.
Timesheet form
master Timesheet form
record
Tabel 4.18 Input(s) - Rental Timesheet
I. Secondary Products: Secondary Products Driver status changed
Description
Customer of Products
Status driver yang terpilih Operational Staff berubah dari waiting list menjadi unavailable. Status
153 driver yang tidak terpilih berubah dari waiting list menjadi available. Status mobil yang terpilih Operational staff
Car status changed
berubah
dari
available
menjadi unavailable. Contract records changed
Perubahan
di
rental Finance department
schedule,
seperti
penggantian start date/end date/ license plate/etc akan menyebabkan
perubahan
pada detail kontrak dan jumlah kontrak. Tabel 4.19 Secondary Products – Rental Timesheet J. Participant: Participant(s) (Actor) Operational staff
Function(s) -Mencatat driver ke dalam sistem SAP. -Memaintain data driver. -menghubungi Administrator
Contract ketika
melakukan
perubahan dalam Rental Timesheet. Tabel 4.20 Participants – Rental Timesheet
154 K. Integration: -
4.2.2 Create/Manage Maintenance Timesheet
Gambar 4.8 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (1)
155
Gambar 4.9 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (2)
156
Gambar 4.10 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (3)
157
Gambar 4.11 Rancangan User Interface – Maintenance Timesheet (4)
A. Parent Business Activity/Process: •
Maintain master data.
•
Rental transaction.
•
Maintenance.
B. Description: Proses ini mendukung pembuatan maintenancetimesheet.
158 C. Primary Products: Primary Products Maintenance
Description
Customer of Products
Timesheet Data mobil, inventory good Dispatcher staff issue,
Record
dan
yang
replacement bersangkutan
dimasukan kedalam SAP Tabel 4.21 Primary Products – Maintenance Timesheet
D. Trigger(s): Adanya kebutuhan untuk mengelola pendataan mobil dan good issue inventory dalam melakukan maintenance dan replacement mobil. E. Sub-process: F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mendata dan mengelola proses maintenance mobil beserta good issue inventory yang berada didalamanya. Operational staff menjalankan transaksi Create/Manage Maintenance Timesheet, kemudian operational staff akan memasukan document date, rental schedule number, demage, description, start maintenance date, end maintenance date, dan apabila diperlukan memilih check box “Yes” apabila replacement diperlukan (”No” bila tidak diperlukan). Apabila replacement diperlukan, maka operational staff akan diminta memasukan alasan replacement serta memasukan nomor polisi, jenis kendaraan yang digunakan untuk replacement serta tanggal mulai dan selesai replacement. Apabila terdapat inventory yang digunakan pada
159 maintenance, operational staff harus mencentang check box “Yes” untuk penggunaan inventory (“No” bila tidak digunakan) dan memilih check box setiap inventory yang akan dipakai serta memasukan quantity inventory yang digunakan. Apabila terjadi replacement ketika mobil sedang dimaintenance maka operational staff harus membuka Create/Manage Maintenance Timesheet lalu memasukan nomor maintenance timesheet, sistem akan otomatis mengeluarkan data timesheet tersebut sehingga operational staff dapat mengubah datanya. G. Alternative Path Event/Activities: H. Input(s): Sources of Inputs Inputs
Description Technical
Document Date
Rental number
Non-technical
Tanggal pembuatan Date
Maintenance
maintenance sheet.
Timesheet form
schedule Nomor
rental Rental
schedule Maintenance
yang master data
schedule
Timesheet form
terkait. Damage
Besar
kerusakan Damage type
yang
terjadi
Maintenance Timesheet form
(low/medium/high) Description
Keterangan
-
tambahan
tentang
kerusakan
yang
Maintenance Timesheet form
160 terjadi Start (Maintenance) End
Date Tanggal
mulai Date
maintenance
Maintenance Timesheet form
Date Terdapat
selesai Date
Maintenance
(Maintenance)
maintenance
Timesheet form
Replacement
Apakah mobil akan -
Maintenance
(yes/no)
diganti
Timesheet form
dengan
mobil lain? Reason
Used (yes/no)
Alasan penggantian -
Maintenance
mobil
Timesheet form
Apakah
inventory -
digunakan
untuk
Maintence timesheet form.
maintenance? Quantity
Jumlah
inventory -
yang digunakan License number
Plate Nomor polisi mobil pengganti
Maintenance timesheet form. Maintence timesheet form.
(Replacement) Start date
End date
Tanggal
mobil date
Maintenance
pengganti dimulai
timesheet form.
Tanggal akhir asli/ date
Maintenance
original mobil yang
timesheet form.
di-replace
161 seharusnya dipakai. Tabel 4.22 Input(s) – Maintenance Timesheet
I. Secondary Products: Secondary Products
Description
Customer of Products
Rental schedule timesheet End date dari mobil yang Operational staff harus
changed
diganti
di
rental
schedule berubah dari end date awal menjadi (start date-1) mobil pengganti. Car status changed
Status
mobil
maintenance
yang dari
di Operational staff non-
aviable berubah menjadi on maintenance Tabel 4.23 Secondary Products – Maintenance Timesheet
J. Participant: Participant(s) (Actor) Dispathcer staff
Function(s) -mendata inventory yang digunakan untuk replacement -menghubungi ketika
operational
terjadi
staff
perubahan
/maintenance timesheet baru dibuat.
162 Operational staff
-Memasukan data mobil replacement -Memasukan
data
mobil
yang
maintenance -mengisi
Technicians
maintenance
timesheet
form. -Menentukan jenis maintenance yang diperlukan Tabel 4.24 Participants – Maintenance Timesheet
K. Integration: -
4.3
Diagram Alur Aktivitas yang Diperbaharui
Diagram ini mendokumentasikan alur aktivitas/event untuk proses bisnis atau sub-proses. 4.3.1 Proses Kontrak 4.3.1.1 Create New Contract Create New Contract merupakan proses yang mendukung pencatatan kontrak baru dengan konsumen/vendor. Proses dimulai ketika calon client menawarkan kerja sama dengan PT. Abhitrans. Ketika mendapat penawaran kerjasama, finance staff akan mencetak laporan keuangan dari sistem SAP B1 untuk diserahkan kepada client. Apabila lolos, top manager PT. Abitrans akan mengikuti proses Pra-Bid berupa presentasi mengenai draft contract yang diminta oleh client. Setelah mendapat draft dan penjelasannya, top manager akan menghitung total nilai kontrak untuk diajukan kepada client.
163 Apabila client menyetujui kontrak yang diajukan, maka top manager dari PT. Abhitrans dan pihak client akan menandatangai perjanjian kontrak. Perjanjian kontrak tersebut dipegang oleh pihak client dan PT. Abhitrans. Ketika kontrak telah di tandatangai, maka contract administrator akan membuka Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid.
164
Gambar 4.12 Activity Diagram Recommendation- Contract
165 4.3.1.2 Create New Driver Vacancy Proses dimulai ketika contract administrator mendapat kontrak baru yang berisi kualifikasi driver yang diperlukan. Maka contract administrator akan mengabarkan kepada operational staff akan adanya kebutuhan diver baru. Ketika mengetahui kebutuhan akan diver baru, operational staff akan mengentri data kualifikasi driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari.
Gambar 4.13 Activity Diagram Recommendation – Driver Vacancy
166 4.3.1.3 Profile MatchUp Proses dimulai ketika operational staff memerlukan driver yang sesuai untuk memenuhi suatu perjanjian kontrak. Operational staff akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan, document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience, ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list.
Gambar 4.14 Activity Diagram Recommendation – Profile MatchUp
4.3.1.4 Entry New Driver
167 Proses dimulai ketika lowongan kerja sebagai driver dibuka, pelamar akan mendatangi operational staff untuk melamar kerja. Ketika data pelamar telah diterima, maka operational staff akan melakukan wawancara untuk mengetahui lebih lanjut kemampuang pelamar. Apabila kemampuan dinilai baik, maka operational staff akan menghubungi pelamar untuk mempersiapkan diri apabila dipanggil bekerja. Setelah mengabarkan, operational staff akan menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur.
168
Gambar 4.15 Activity Diagram Recommendation - Driver
169 4.3.1.5 Create New Rental Timesheet Proses dimulai ketika operational staff mendapat informasi kontrak baru, maka akan dibuat Rental Timesheet. Pertama-tama operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down list yang sudah disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, makastaff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet. Setelah rental timesheet selesai, maka akan diserahkan kepada contrat administrator untuk pengecekan kebenaran rental timesheet tersebut dan apabila terjadi perubahan pada perjanjian kontrak yang mempengaruhi rental timesheet. Apabila rental timesheet sudah dianggap benar, maka rental timesheet akan diberikan kepada driver yang bersangkutan. Ketika waktu yang ditentukan untuk pengiriman telah tiba, dispatcher staff akan memeriksa mobil yang akan dibawa dan membuat STTK (Surat Tanda Terima Kendaraan) yang akan ditandatangai oleh driver yang bertugas sesuai dengan rental timesheet. Setelah mendatangani STTK, driver akan membawa mobil kepada client dan melaksanakan tugas sesuai kontrak.
170
Gambar 4.16 Activity Diagram Recommendation – Rental Timesheet
171 4.3.2 Create New Maintenance Timesheet Maintenance TimeSheet dilakukan ketika maintenance/service dilaksanakan dipool. Proses dimulai ketika driver meminta maintenance atas mobil yang dikendarai. Dispatcher staff akan menjadwalkan maintenance. Ketika waktu maintenance tiba, mobil akan dibawa ke pool lalu technician akan melakukan maintenance serta mengambil inventory yang dibutuhkan, selain itu technician akan melaporkan pelaksanaan maintenance kepada dispatcher staff. Ketika mendapat laporan, dispatcher staff akan mengisi Maintenance TimeSheet Form yang telah disediakan. Form ini kemudian akan diberikan kepada operational staff untuk dimasukan kedalam sistem. Ketika mendapat Maintenance TimeSheet Form yang sudah diisi, Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mendata dan mengelola proses maintenance mobil beserta good issue inventory yang berada didalamanya. Operational staff menjalankan transaksi Create/Manage Maintenance Timesheet, kemudian operational staff akan memasukan document date, rental schedule number, demage, description, start maintenance date, end maintenance date, dan apabila diperlukan memilih check box “Yes” apabila replacement diperlukan (”No” bila tidak diperlukan). Apabila replacement diperlukan, maka operational staff akan diminta memasukan alasan replacement serta memasukan nomor polisi, jenis kendaraan yang digunakan untuk replacement serta tanggal mulai dan selesai replacement. Apabila terdapat inventory yang digunakan pada maintenance, operational staff harus mencentang check box “Yes” untuk penggunaan inventory (“No” bila tidak digunakan) dan memilih check box setiap inventory yang akan dipakai serta memasukan quantity inventory yang digunakan. Apabila terjadi replacement ketika mobil sedang dimaintenance maka operational staff harus membuka Create/Manage Maintenance Timesheet lalu memasukan nomor maintenance timesheet, sistem akan otomatis mengeluarkan data timesheet tersebut sehingga operational staff dapat mengubah datanya. Ketika perbaikan telah selesai, maka technician akan mengabarkan driver bahwa mobil sudah dapat diambil. Driver akan datang mengambil mobil yang telah selesai
dimaintenance
dan
apabila
terdapat
replacement,
mengembalikan mobil replacement disaat yang sama.
driver
juga
akan
172
Gambar 4.17 Activity Diagram Recommendation - Replacement 4.4
Laporan yang Di-customized
4.4.1 Kontrak
173 4.4.1.1 Contract Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan kontrak-kontrak yang dibuat selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci kontrak-kontrak yang dibuat. No.
Field’s Name
Description
1.
Contract Number
Nomor kontrak.
2.
Vendor name
Nama konsumen.
3.
Vendor ID
Id konsumen.
4.
Contract Type
Tipe kontrak.
5.
Original value
Jumlah awal kontrak.
6.
Changes
Jumlah
perubahan
terhadap
kontrak. 7.
Revised Value
Jumlah total termasuk perubahan.
8.
Contract Date
Tanggal kontrak dibuat
9.
Validity Period
Periode validnya kontrak
10.
Contract Status
Status kontrak
Tabel 4.25 Report Recommendation – Contract
174 4.4.1.2 Driver Vacancy Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan lowongan yang dibuat untuk kontrak yang terkait selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci lowongan-lowongan yang telah dibuat. No.
Field’s Name
Description
1.
Contract Number
Nomor kontrak.
2.
Vacancy no.
Nomor lowongan
3.
Vacancy description
Deskripsi lowongan.
3.
Vacancy date
Tanggal lowongan dibuat.
4.
Validity Period
Periode validnya lowongan.
5.
Vacancy Status
Status lowongan.
Tabel 4.25 Report Recommendation – Driver Vacancy
4.4.1.3 New Driver Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan arus masuk driver baru yang direkrut oleh perusahaan selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan semua driver dan status driver yang masuk dalam periode tertentu. No.
Field’s Name
Description
1.
First Name
Nama depan driver.
2.
Last Name.
Nama akhir driver.
3.
Address
Alamat driver.
3.
Birthdate
Tanggal lahir driver.
4.
Phone
Nomor telepon driver.
175 5.
Location
Daerah domisili driver.
6.
NIP
Nomor induk pegawai.
7.
Sex
Jenis kelamin driver.
8.
License No.
Nomor SIM driver.
9.
License Exp. Date
Masa habis driver.
11.
Driver Status
Status driver.
12.
Start Date
Tanggal masuk driver. Tabel 4.26 Report Recommendation - Driver
4.4.1.4 Rental Timesheet Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan jadwal dan schedule rental berdasarkan kontrak yang telah ada. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci jadwal rental beserta dengan mobil, driver yang digunakan. No.
Field’s Name
Description
1.
Contract Number
Nomor kontrak.
2.
Rental Timesheet number.
Nomor rental timesheet.
3.
Customer ID.
Id konsumen.
4.
Customer name.
Nama konsumen.
5.
Document Date.
Tanggal rental timesheet dibuat.
6.
Rental timesheet status.
Status rental timesheet.
Tabel 4.27 Report Recommendation – Rental Timesheet
176 4.4.2 Maintenance Timesheet Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan keterangan maintenance mobil yang dibuat selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci maintenance timesheet yang dibuat. No.
Field’s Name
Description
1.
Contract Number
Nomor kontrak.
2.
Rental Timesheet number.
Nomor rental timesheet.
3.
Maintenance Timesheet number.
Nomor maintenance timesheet.
4.
Document Date.
Tanggal maintenance timesheet dibuat.
5.
Maintenance timesheet status.
Status maintenance timesheet.
Tabel 4.28 Report Recommendation – Maintenance Timesheet
